第12章 科技情報(bào)檢索與利用 于雙成

第十二章個人信息管理【內(nèi)容框架】2第一節(jié)個人信息管理概述一、個人信息管理的概念個人信息(PersonalInformation)包括3層意思：一是個人為方便日后使用而保存的信息；二是關(guān)于個人資料的一些信息；三是已被個人所接收的信息。個人信息管理(PersonalInformationManagement，PIM)是為實(shí)現(xiàn)一定目標(biāo)而對各種個人信息進(jìn)行獲取、組織、維護(hù)、檢索以及利用的行為過程。通過個人信息管理實(shí)現(xiàn)對支持自己工作和生活的信息(如文件、電子郵件和書簽等)的有效管理，并通過存儲、組織和檢索這些信息為自己所使用。狹義上，PIM可理解為對個人計(jì)算機(jī)中的信息進(jìn)行管理的過程；廣義上，指對所有與個人學(xué)習(xí)、工作、生活等有關(guān)信息的管理過程。自20世紀(jì)80年代誕生以來，它經(jīng)歷了從手工式管理到單機(jī)環(huán)境，再到網(wǎng)絡(luò)化的歷程；也從僅供個人使用擴(kuò)展到集體共享。3二、個人信息管理的作用1.對個人的文獻(xiàn)資料進(jìn)行組織整理2.評估個人的知識結(jié)構(gòu)，開展建構(gòu)性學(xué)習(xí)3.將個人隱性知識及時轉(zhuǎn)化為顯性知識，激發(fā)個人知識的創(chuàng)新4三、個人信息管理常用軟件個人信息管理常用軟件很多，其中最常用的文獻(xiàn)信息管理軟件就是參考文獻(xiàn)管理軟件，又稱為書目管理軟件。國外參考文獻(xiàn)管理軟件較多，有EndNote、ProCite、ReferenceManager、RefViz、Refworks等。國內(nèi)的參考文獻(xiàn)管理文獻(xiàn)軟件有NoteExpress、醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王、PowerRef參考文獻(xiàn)管理系統(tǒng)和文獻(xiàn)之星等。這些參考文獻(xiàn)管理軟件的基本功能相似，主要包括以下幾項(xiàng)。(1) 建庫(2) 檢索(3) 儲存(4) 管理(5) 輸出5第二節(jié)EndNote一、簡介1.EndNote的特點(diǎn)(1) 英文文獻(xiàn)兼容性好(2) 輔助寫作(3) 自動調(diào)整參考文獻(xiàn)格式(4) 建立個人參考文獻(xiàn)與圖像數(shù)據(jù)庫(5) EndNote分單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版2.EndNoteX5版的新功能(1) EndNote可以與EndNoteWeb交換文獻(xiàn)及附件，支持文件的雙向傳遞。(2) 直接在EndNote中查看、批注PDF文件，搜索包括注釋在內(nèi)的PDF文件所有內(nèi)容。(3) 自動在線檢索、更新現(xiàn)有參考文獻(xiàn)。(4) 新的參考文獻(xiàn)格式化功能，可用數(shù)據(jù)自動替代空字段。在MicrosoftWord中選擇新的參考文獻(xiàn)格式，如作者(年)；新的參考文獻(xiàn)類型，如音樂。(5) 期刊格式增加到5000多種。(6) 查找重復(fù)記錄時，高亮顯示相似的位置。6二、使用界面打開EndNote，新建空白數(shù)據(jù)庫到指定目錄，新建的空白數(shù)據(jù)庫默認(rèn)名為MyEndNoteLibrary，也可以重新命名，建立一個.enl文件。EndNote文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫界面如圖12-1所示7三、建立數(shù)據(jù)庫1.手工輸入2.聯(lián)網(wǎng)檢索3.導(dǎo)入在線數(shù)據(jù)庫的檢索結(jié)果4.格式轉(zhuǎn)換8四、管理數(shù)據(jù)庫1.管理群組2.文獻(xiàn)排序3.查找、刪除、編輯重復(fù)記錄4.附件管理5.數(shù)據(jù)庫內(nèi)搜索6.數(shù)據(jù)庫文件壓縮7.文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)9五、輔助寫作1.插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)2.格式化參考文獻(xiàn)3.利用模板撰寫論文10第三節(jié)NoteExpress一、特點(diǎn)NoteExpress是一款通用的參考文獻(xiàn)管理軟件，由北京愛琴海軟件公司研制開發(fā)，與EndNote等同類軟件相比，能更好地支持中文信息環(huán)境，具有針對中文用戶習(xí)慣的獨(dú)特功能，適合國內(nèi)科研人員使用。在NoteExpress的官方網(wǎng)站(/)可下載該軟件，了解其功能及獲得技術(shù)支持。當(dāng)前最新版為858，新增內(nèi)嵌瀏覽器，便于檢索文獻(xiàn)；改進(jìn)了導(dǎo)入文件操作，并增強(qiáng)了輔助寫作功能。11二、建立數(shù)據(jù)庫(一)新建數(shù)據(jù)庫(二)建立并維護(hù)數(shù)據(jù)庫1.手工錄入2.數(shù)據(jù)庫檢索結(jié)果批量導(dǎo)入3.數(shù)據(jù)庫在線檢索后直接導(dǎo)入4.本地文件全文導(dǎo)入12三、閱讀管理文獻(xiàn)(一)添加全文附件(1) 單篇添加。(2) 批量鏈接。(3) 全文下載。(二)根據(jù)重要性設(shè)置級別標(biāo)識(三)建立閱讀筆記(四)題錄的檢索、保存與自動更新(五)參考文獻(xiàn)題錄的導(dǎo)出與交換13四、輔助寫作與EndNote的CWYW功能基本類似，NoteExpress安裝后在Word上會出現(xiàn)其插件工具欄，如圖12-26所示，利用它可以進(jìn)行邊寫邊引，并在文章末尾按照各個期刊的格式自動生成參考文獻(xiàn)列表。與EndNote的不同之處在于，NoteExpress內(nèi)置大量的中文期刊的輸出格式，如果啟用多國語言模板，可以自動按照中英文參考文獻(xiàn)的不同要求輸出參考文獻(xiàn)，這對中文投稿有很大幫助。投稿時雜志社通常要求清除域代碼和去除格式化，單擊快捷工具欄上的“去除格式化”圖標(biāo)即可實(shí)現(xiàn)，把清除代碼的文檔另存為其他名字，保存未清除代碼的文檔供以后編輯使用。14第四節(jié)醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王是北京金葉天翔科技有限公司研發(fā)的文獻(xiàn)檢索和管理軟件，2008年9月推出V3.0版。該軟件主要用于整理、調(diào)用分布在不同信息源中的各類文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對文獻(xiàn)的管理。它具有檢索文獻(xiàn)、管理文獻(xiàn)、獲取全文及論文寫作等功能，且