辦公室工作的服務(wù)性職能

辦公室工作的服務(wù)性職能

辦公室處在連接領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)機(jī)關(guān)的重要地位，肩負(fù)著承上啟下、溝通內(nèi)外、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務(wù)保障等職能。職能范疇廣、工作頭緒雜、敏感問(wèn)題多、協(xié)調(diào)任務(wù)重是辦公室的工作特點(diǎn)。含有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、表率等多個(gè)職能，是我局工作的樞紐和窗口。形勢(shì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步、黨執(zhí)政方式的轉(zhuǎn)變，對(duì)辦公室工作提出了新的規(guī)定，如何主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，不停改善服務(wù)方式，提速工作流程，提高工作質(zhì)量，我感覺(jué)應(yīng)當(dāng)解決好“三種關(guān)系”，強(qiáng)化“五種意識(shí)”，提高“六種能力”，著力建設(shè)“五型”辦公室。

一、解決好“三種矛盾”

解決大局和小局的矛盾。辦公室作為一種綜合部門(mén)，其性質(zhì)重要體現(xiàn)在綜合協(xié)調(diào)上，體現(xiàn)在服務(wù)上，重要是為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)服好務(wù)。這就規(guī)定辦公室把“一切服從大局”作為辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，當(dāng)辦公室工作與機(jī)關(guān)的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時(shí)候，自覺(jué)地做到小局服從大局、局部服從整體；當(dāng)個(gè)人利益與辦公室工作發(fā)生沖突的時(shí)候，要服從全局利益，勇于舍小家而顧大家，勇于犧牲自己的利益，服從全局利益。

解決主動(dòng)和被動(dòng)的矛盾。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動(dòng)性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮主動(dòng)性，善于在被動(dòng)中求主動(dòng)，變被動(dòng)為主動(dòng)。對(duì)某些常規(guī)性、階段性工作，不應(yīng)消極等待，要主動(dòng)著手，提前準(zhǔn)備。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非擬定性工作，要有靈活的應(yīng)變能力，做到忙而不亂。

解決政務(wù)和事務(wù)的矛盾。政務(wù)和事務(wù)是辦公室工作的兩個(gè)輪子，政務(wù)工作重要是決策參謀、調(diào)查研究、政務(wù)信息、文電解決、督促檢查、機(jī)要檔案保密等工作。事務(wù)工作普通是除政務(wù)以外的其它各項(xiàng)工作，涉及行政服務(wù)，諸如接待應(yīng)酬、安全衛(wèi)生、行政管理等。事務(wù)工作是搞好政務(wù)工作的先決條件，不能把政務(wù)當(dāng)作是大事，把事務(wù)當(dāng)作是小事或可有可無(wú)的一事。更不能把政務(wù)當(dāng)作是高層次的，把事務(wù)當(dāng)作是低層次的。辦公室工作無(wú)小事，不能有半點(diǎn)疏忽和懈怠，稍有不慎，必將影響全局。

二、強(qiáng)化“五種意識(shí)”

強(qiáng)化參謀意識(shí)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手

辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”，參謀意識(shí)的強(qiáng)與弱、參謀作用的好與差、參謀質(zhì)量的高與低，是影響局領(lǐng)導(dǎo)決策水平、決策速度、決策質(zhì)量的重要因素。因此，辦公室要想領(lǐng)導(dǎo)所想、急領(lǐng)導(dǎo)所急，不停增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、超前性和預(yù)見(jiàn)性。一是要樹(shù)立大局意識(shí)。辦公室認(rèn)識(shí)問(wèn)題、思考問(wèn)題、解決問(wèn)題，不能只站在本部門(mén)、本單位和個(gè)人角度去考慮，而是應(yīng)高起點(diǎn)、高站位、通盤(pán)考慮、綜合權(quán)衡，只有這樣才干為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的參考意見(jiàn)。二是要主動(dòng)轉(zhuǎn)變思維方式。辦公室工作事務(wù)繁雜，工作忙亂，不能陷入事務(wù)主義,疲于應(yīng)付,而應(yīng)在忙亂中找規(guī)律,在繁雜中理頭結(jié)緒,在被動(dòng)中求主動(dòng),主動(dòng)實(shí)現(xiàn)思維方式的轉(zhuǎn)變，經(jīng)常思考“現(xiàn)在的中心工作是什么?領(lǐng)導(dǎo)急需解決的問(wèn)題有哪些?解決問(wèn)題的切入點(diǎn)在哪里?如何才干把工作做的更加好?”，使思維的火花時(shí)常處在活躍狀態(tài)。三是要進(jìn)一步調(diào)查研究。要經(jīng)常有針對(duì)性地進(jìn)行調(diào)查研究，切實(shí)掌握司法行政發(fā)展?fàn)顩r和制約發(fā)展的瓶頸所在，做到有的放矢、一語(yǔ)中的，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了豐富翔實(shí)的第一手資料和科學(xué)合理的建議，充足發(fā)揮了參謀助手作用。

強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，做好綜合協(xié)調(diào)

協(xié)調(diào)、服務(wù)是辦公室的重要職能，只有服務(wù)到家、協(xié)調(diào)到位才干為領(lǐng)導(dǎo)分解壓力，確保政令暢通，使各項(xiàng)工作落到實(shí)處。一是要主動(dòng)服務(wù)。要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，做領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為該做而沒(méi)精力做的事、做牽扯領(lǐng)導(dǎo)精力的事、做給領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)臺(tái)的事。要吃透上情、掌握下情，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供充足的材料和多方面信息，為領(lǐng)導(dǎo)起草高質(zhì)量的會(huì)議文稿。要服務(wù)機(jī)關(guān),經(jīng)常傾聽(tīng)各處室的意見(jiàn)和建議，協(xié)助解決工作中碰到的實(shí)際困難和問(wèn)題；要服務(wù)鞋眾，對(duì)來(lái)訪群眾要熱情接待，衷心辦事。對(duì)群眾來(lái)信，要認(rèn)真閱讀，逐個(gè)貫徹。二是要善于協(xié)調(diào)。對(duì)事關(guān)全局的重點(diǎn)工作，在正式上會(huì)前，要主動(dòng)協(xié)調(diào)有關(guān)處室做好前期準(zhǔn)備工作，提供多套方案，供領(lǐng)導(dǎo)參考；

對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示,會(huì)議決定的工作,要盯住不放,主動(dòng)督促貫徹．讓領(lǐng)導(dǎo)騰出時(shí)間和精力，謀全局、抓大事。

強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，提高工作質(zhì)量

創(chuàng)新是工作邁進(jìn)的持久動(dòng)力。面對(duì)日新月異的新形勢(shì)、層出不窮的新問(wèn)題，如果一味因循守舊、固步自封，工作效率和工作質(zhì)量就難以提高。因此，必須解放思想、更新觀念、勤于思考、勇于實(shí)踐，善于用發(fā)展的眼光和改革的方法來(lái)解決問(wèn)題。一是創(chuàng)新工作機(jī)制。辦公室負(fù)責(zé)繁重的日常工作，經(jīng)常碰到急需解決的問(wèn)題，必須有一套科學(xué)合理的工作機(jī)制作確保。要進(jìn)一步改善和規(guī)范公文制發(fā)、會(huì)議組織、機(jī)要值班、督查貫徹、協(xié)調(diào)服務(wù)等各項(xiàng)工作流程，使每項(xiàng)工作都有明確的崗位職責(zé)、工作時(shí)效、運(yùn)轉(zhuǎn)程序，做到常事快辦、急事急辦、特事特辦，確保機(jī)關(guān)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。二是創(chuàng)新激勵(lì)約束機(jī)制。辦公室人員多、事務(wù)雜，以人管人難以獲得良好效果，必須依靠科學(xué)完善的制度來(lái)激勵(lì)人、約束人，完善對(duì)辦公室人員的考核獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)每個(gè)同志的工作按照德、勤、能、績(jī)進(jìn)行嚴(yán)格考核，并將考核成果與評(píng)優(yōu)評(píng)先、提拔任用掛鉤，真正做到獎(jiǎng)勤罰懶、獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。三是創(chuàng)新工作手段?！肮び破涫卤叵壤淦鳌?，先進(jìn)的辦公硬件能夠起到事半功倍的效果，不僅節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，并且能大大提高工作效率和工作質(zhì)量。

強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，提高隊(duì)伍素質(zhì)

辦公室涉及機(jī)關(guān)等方方面面的工作，建設(shè)一支高素質(zhì)的隊(duì)伍是做好辦公室工作的前提和確保。因此，必須強(qiáng)化辦公室的學(xué)習(xí)意識(shí)，教育每個(gè)同志樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的觀念，主動(dòng)創(chuàng)立學(xué)習(xí)型機(jī)關(guān)。一是要培養(yǎng)良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣。要堅(jiān)持學(xué)習(xí)制度，定時(shí)組織學(xué)習(xí)，使學(xué)習(xí)成為每個(gè)人的自覺(jué)行動(dòng)。除政治理論學(xué)習(xí)外，還要學(xué)習(xí)法律法規(guī)、行政管理、公文寫(xiě)作等知識(shí)。二是要培養(yǎng)勤于實(shí)踐的習(xí)慣?！凹埳系脕?lái)終覺(jué)淺，絕知此事需躬行”。多為同志們提供實(shí)踐機(jī)會(huì)，讓大家在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)、增加閱歷，逐步提高公文寫(xiě)作、組織協(xié)調(diào)、社會(huì)交往等各方面能力，使全體同志都成為辦公室工作的行家里手。三是要培養(yǎng)扎實(shí)的工作作風(fēng)。辦公室是一種需要付出的崗位，沒(méi)有忘我的精神是難以做好工作的。要教育廣大干部職工視工作為事業(yè)，始終保持蓬勃的朝氣、昂揚(yáng)的銳氣、旺盛的士氣，把工作放在第一位，只要有任務(wù)不管什么時(shí)候加班，招之即來(lái)，不講任何條件；但凡接手的工作，不管有多少困難，也要想方設(shè)法做到最佳。平時(shí)要做到“四勤’’即：“腦勤”，多思考，善于在雜亂瑣碎事務(wù)中尋找工作規(guī)律，提高工作效率；“腿勤”，不怕多跑路、多流汗，把工作做細(xì)做實(shí)；“手勤”，多動(dòng)筆、勤練筆、廣泛多收集材料，做到精益求精；“嘴勤”，多向其它處室同志理解狀況、多向內(nèi)行學(xué)習(xí)本領(lǐng)，不停提高工作水平。四是要發(fā)明干部成長(zhǎng)的條件和環(huán)境。要關(guān)心干部職工的成長(zhǎng)和進(jìn)步，堅(jiān)持用事業(yè)留人、條件留人、待遇留人，為他們的進(jìn)步成長(zhǎng)發(fā)明良好的條件。

強(qiáng)化表率意識(shí)，樹(shù)立良好形象

辦公室是局機(jī)關(guān)的重要窗口，每個(gè)同志的一言一行事關(guān)機(jī)關(guān)形象。因此，要教育辦公室工作人員牢固樹(shù)立表率意識(shí)，時(shí)常反省自己、磨練意志、提高修養(yǎng)，保持良好形象，爭(zhēng)做機(jī)關(guān)的表率。一是提高政治理論修養(yǎng)。要經(jīng)常組織大家學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，增強(qiáng)政治敏銳性和政治鑒別力，做到立場(chǎng)堅(jiān)定、旗幟鮮明、大事清晰，做政治上的明白人。二是善于團(tuán)結(jié)協(xié)作。教育大家做事先做人，大事講原則、小事講風(fēng)格，與人為善、表里如一，取人之長(zhǎng)、補(bǔ)已之短，做生活上的實(shí)在人。三是堅(jiān)持廉潔自律。教育大家堂堂正正做人、清清白白做事，自重、自省、自警、自勵(lì)，嚴(yán)格恪守黨章黨紀(jì)規(guī)定，不該說(shuō)的不說(shuō)，不該做的不做，做生活上的清白人。

三、提高“六種能力”

提高文字體現(xiàn)能力。辦公室是出材料、出政策、出思路的地方，大到領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、報(bào)告材料，小到會(huì)議紀(jì)要、擬發(fā)告知等，辦公室每天在和資料打交道，如果不會(huì)?！肮P桿子”，其價(jià)值就不會(huì)太大，很難發(fā)揮重大作用。提高文字體現(xiàn)能力的途徑有四點(diǎn)：一是勤學(xué)。要堅(jiān)持學(xué)理論、學(xué)政策、學(xué)業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)多個(gè)新知識(shí)，不停提高理論政策和知識(shí)水平，提高分析和解決問(wèn)題的能力，為寫(xiě)材料打下良好的基礎(chǔ)。二是多實(shí)踐。要多想多思、多寫(xiě)多練，在實(shí)踐中不停提高。要堅(jiān)持自我加壓，勇挑重任，多寫(xiě)“大塊頭”材料，多寫(xiě)讀書(shū)筆記，多寫(xiě)心得體會(huì)，這樣長(zhǎng)久堅(jiān)持下去，就能練就一手過(guò)硬的“筆功”，成為一名名符其實(shí)的“筆桿子”。三是善觀察。辦公室工作人員的特殊性規(guī)定其工作人員必須站在全局的高度去觀察、分析問(wèn)題，既要善于觀察分析宏觀形勢(shì)，從中把握大的發(fā)展方向，又要善于觀察分析某方面、某領(lǐng)域的微觀形勢(shì)，盡量掌握多的狀況；既要善于觀察分析領(lǐng)導(dǎo)的言行，從中搜尋決策的前沿信息，又要善于聽(tīng)民聲、察民意，在“結(jié)合”上做好文章，使自己所寫(xiě)的材料有高度和深度。四是重研究。材料是一種人綜合素質(zhì)的體現(xiàn)，寫(xiě)好材料既需要有較高的文字體現(xiàn)水平，也要有較高的政治水平、思想水平，更需要吃透狀況、熟悉工作，這就規(guī)定辦公室人員注意研究工作，研究形勢(shì)，研究實(shí)際問(wèn)題，特別是對(duì)全局重點(diǎn)工作的跟蹤監(jiān)控，掌握進(jìn)度，這樣寫(xiě)出來(lái)的材料才有較強(qiáng)的針對(duì)性、指導(dǎo)性和可操作性。

提高口頭體現(xiàn)能力。在辦公室工作，口頭體現(xiàn)是一項(xiàng)基本功，要做到待人、辦事體現(xiàn)精確、非常得體。辦公室人員在向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告時(shí)，不僅要用“口”說(shuō)，還要用“腦"說(shuō)，要對(duì)報(bào)告的內(nèi)容精心篩選，報(bào)告的語(yǔ)言重復(fù)演習(xí)。既為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的信息，而又不由于報(bào)告過(guò)多、過(guò)濫，說(shuō)話(huà)羅嗦，體現(xiàn)不精確，為領(lǐng)導(dǎo)?！疤韥y”，牽扯領(lǐng)導(dǎo)精力。一是多請(qǐng)示多報(bào)告。但并非教條主義的事事都請(qǐng)示、環(huán)環(huán)都報(bào)告，要盡量多地向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告重要工作或核心問(wèn)題的進(jìn)展?fàn)顩r，及時(shí)得到領(lǐng)導(dǎo)的最新批示。固然，對(duì)某些問(wèn)題、某些時(shí)候應(yīng)充足發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策的總體規(guī)定，在一定的原則范疇內(nèi)自行裁量；二是要會(huì)請(qǐng)示會(huì)報(bào)告。要發(fā)揮空間、時(shí)間和心理“距離”短的優(yōu)勢(shì)，瞅準(zhǔn)機(jī)會(huì)，盡量多地重復(fù)向領(lǐng)導(dǎo)陳說(shuō)或報(bào)告某一項(xiàng)自己認(rèn)為同時(shí)也是大家認(rèn)為比較成熟的對(duì)的意見(jiàn)或建議，從而贏得領(lǐng)導(dǎo)支持，推開(kāi)工作開(kāi)展；三是要區(qū)別狀況，少請(qǐng)示、多報(bào)告，或多請(qǐng)示、少報(bào)告。要根據(jù)工作的實(shí)際狀況以及領(lǐng)導(dǎo)者的工作風(fēng)格，適時(shí)選擇報(bào)告請(qǐng)示的頻度、深度和廣度。

提高協(xié)調(diào)督導(dǎo)能力。協(xié)調(diào)、督導(dǎo)是辦公室工作的重要內(nèi)容。辦公室所從事的協(xié)調(diào)是一種“無(wú)權(quán)力協(xié)調(diào)’’，只有協(xié)調(diào)服務(wù)的責(zé)任，而沒(méi)有決策拍板的權(quán)利，規(guī)定服務(wù)到位而不越位。協(xié)調(diào)中要不停提高政治意識(shí)，增強(qiáng)協(xié)調(diào)的主動(dòng)性，解決好三個(gè)方面的關(guān)系。一是解決好重點(diǎn)和普通的關(guān)系。辦公室服務(wù)的對(duì)象諸多，現(xiàn)有上級(jí)，也有同級(jí)，尚有下級(jí)，多個(gè)關(guān)系的協(xié)調(diào)中，要既保重點(diǎn)又兼顧普通，努力掌握‘‘彈鋼琴’’的藝術(shù)。二是解決好對(duì)上負(fù)責(zé)和對(duì)下負(fù)責(zé)的關(guān)系。對(duì)上要寓參謀于服從之中，做到服務(wù)與參謀兩不誤，既堅(jiān)持真知灼見(jiàn)，又果斷執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決定；對(duì)下要寓服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)之中，領(lǐng)導(dǎo)與服務(wù)雙推動(dòng)，既要按照領(lǐng)導(dǎo)的批示精神加強(qiáng)對(duì)下級(jí)的協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)，又要牢固樹(shù)立服務(wù)的思想意識(shí)。三是解決好中心工作和日常工作的關(guān)系。既要抓住中心工作，又要抓好日常工作，兩者不可偏廢；既要抓好中心工作的重要環(huán)節(jié)，又要抓住日常工作的重要事項(xiàng)，把兩者統(tǒng)一起來(lái)。督導(dǎo)工作要堅(jiān)持抓好三個(gè)環(huán)節(jié)。一是防止督查。年初，將局黨組擬定的重點(diǎn)工作細(xì)化分解，對(duì)工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，提前策劃，做好預(yù)案。二是跟蹤督查。按照年初的目的分解狀況，運(yùn)用多個(gè)形式對(duì)重點(diǎn)工作和階段性中心工作，跟蹤督查，及時(shí)通報(bào)進(jìn)度，解決問(wèn)題。三是督查反饋。對(duì)局黨組的重大決策貫徹狀況和領(lǐng)導(dǎo)批辦事項(xiàng)進(jìn)行督查反饋，明確督核對(duì)象，限定辦解時(shí)限，對(duì)完畢狀況及時(shí)通報(bào)，督促工作貫徹。

提高行政管理能力。行政管理工作內(nèi)容繁雜，任務(wù)繁重，文稿起草、辦文辦會(huì)、值班接待、機(jī)要保密、行政后勤、安全保衛(wèi)等工作，每一種環(huán)節(jié)都要有對(duì)應(yīng)的制度規(guī)范，確保程序暢通，環(huán)環(huán)相扣，各司其職，親密配合，高效運(yùn)轉(zhuǎn)。首先要建章立制。根據(jù)新形勢(shì)、新任務(wù)規(guī)定，制訂并不停充實(shí)、完善辦公室工作制度。在具體工作中，培養(yǎng)按制度辦事的自覺(jué)意識(shí)，增進(jìn)辦公室工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。另首先要嚴(yán)加管理。一是建立完善崗位責(zé)任制。運(yùn)用當(dāng)代管理辦法，科學(xué)界定各個(gè)崗位和人員的工作職責(zé)，做到職責(zé)分明，分工明確，強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識(shí)。在辦公室內(nèi)部，要以“德、能、勤、績(jī)、廉”為重要內(nèi)容，明確規(guī)定崗位責(zé)任制的具體目的、任務(wù)和共同恪守的行為準(zhǔn)則，對(duì)日常工作進(jìn)行科學(xué)安排、合理分工，把辦公室工作細(xì)化成有數(shù)量、有質(zhì)量、有可比度的具體崗位責(zé)任，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓貫徹。二是建立公平合理的考核、獎(jiǎng)懲機(jī)制。按照崗位責(zé)任制的具體內(nèi)容，制訂科學(xué)的考核方法，做到月有考核，季有考核，年終有總評(píng)，做到考核有原則，獎(jiǎng)罰有根據(jù)，杜絕主觀隨意性。三是完善監(jiān)督機(jī)制。對(duì)辦公室機(jī)關(guān)工作中的單薄環(huán)節(jié)，建立信息反饋制度、工作報(bào)告制度、跟蹤檢查制度和責(zé)任追究制度等，把制度的規(guī)范性、程序的嚴(yán)密性和紀(jì)律的約束性有機(jī)結(jié)合起來(lái)，調(diào)動(dòng)機(jī)關(guān)工作人員的主動(dòng)性，努力提高工作質(zhì)量和效率。

提高參謀決策能力。辦公室作為政府的“參謀部”、“智囊團(tuán)”，要發(fā)揮其應(yīng)有作用，必須在“肯謀”、“善謀，上下功夫。一是知識(shí)要廣。要廣學(xué)博采，對(duì)古今中外、天文地理、邊沿科學(xué)、前沿知識(shí)等都要有所研究和涉獵，努力成為包羅萬(wàn)象的“百科全書(shū)”和方方面面的“百事通”。二是信息要靈。辦公室人員要成為信息靈通人士，對(duì)我市發(fā)生的重要事件要及時(shí)理解，始終掌握最新信息，特別是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策有重要參考價(jià)值的信息要快速反饋，及時(shí)提供。三是狀況要