秘書服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作標(biāo)準(zhǔn)

第十七章 秘書服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作原則第一節(jié)tc"第一節(jié)" 處好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系這個題目重要是在秘書的日常工作中完畢的，解決好這個問題，也就是解決好了為領(lǐng)導(dǎo)的日常工作服好務(wù)的問題。一、建立和諧關(guān)系tc"一、建立和諧關(guān)系"秘書要擺正自己的位置，努力保持與領(lǐng)導(dǎo)者之間的和諧關(guān)系。秘書工作最基本的任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)。如不能保持和諧統(tǒng)一、默契配合的關(guān)系，秘書人員的一切努力往往會成為無效勞動。所謂和諧，即兩者之間的默契、合拍統(tǒng)一。秘書含有的特性之一的中介性決定了秘書的參謀、助手的作用。這種作用的發(fā)揮使秘書在一定程度上含有有影響領(lǐng)導(dǎo)的能力，領(lǐng)導(dǎo)往往能接受秘書的對的思想影響，在一定條件下采納秘書的對的意見和方案。依存性決定了秘書應(yīng)在工作辦法上和某些生活習(xí)慣上也力求與領(lǐng)導(dǎo)保持和諧。秘書要善于學(xué)習(xí)，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作辦法，要善于變化自己的生活習(xí)慣而適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的生活習(xí)慣。并主動地搞好領(lǐng)導(dǎo)工作、生活諸方面的服務(wù)。具體辦法是：1.要善于掌握領(lǐng)導(dǎo)者行為規(guī)律每一種領(lǐng)導(dǎo)都有一套自己的工作和生活的規(guī)律。何時工作，何時休息，何時鍛煉，性格、思想有什么特點，辦事有什么習(xí)慣，工作有什么規(guī)定等等，各有不同，秘書必須熟悉領(lǐng)導(dǎo)的行為規(guī)律、性格特點，才容易領(lǐng)略領(lǐng)導(dǎo)意圖，工作起來才干夠得心應(yīng)手、事半功倍。秘書要盡量做到：(1)知心首先領(lǐng)略領(lǐng)導(dǎo)意圖，對領(lǐng)導(dǎo)思想活動、情緒反映等有一種精確的理解，通過領(lǐng)導(dǎo)的一舉一動能夠體察出“心”之所在，從而竭力同領(lǐng)導(dǎo)者保持思想上的一致，成為領(lǐng)導(dǎo)的貼心人，得到領(lǐng)導(dǎo)的信任。另首先是要對領(lǐng)導(dǎo)者的行為作出一定的揣想、假設(shè)，就其行為可能產(chǎn)生的反映作出預(yù)測預(yù)計，從而對的選擇參謀手段、時機和方案。(2)知情對領(lǐng)導(dǎo)者的思想修養(yǎng)、工作狀況、身體素質(zhì)、文化水平、個性特點、家庭狀況、社會關(guān)系以及交際人員、日常生活起居規(guī)律及飲食習(xí)慣等有盡量全方面的理解，從而酌情解決、形成默契。(3)知時要掌握領(lǐng)導(dǎo)者動機的激勵規(guī)律，適時地實施參謀。必須理解領(lǐng)導(dǎo)者的思想，掌握其動機的變化規(guī)律，從而謀求在領(lǐng)導(dǎo)者思想狀況和動機基礎(chǔ)上的激勵和調(diào)節(jié)。普通的領(lǐng)導(dǎo)者都存在有動機的“興奮點”，這個興奮點能夠是某項決策的舉動，或者是對某個愿望的追求。秘書能夠適時地精確地把握時機啟動“興奮點”是保持和諧的一種重要手段。2.要努力提高本身的素質(zhì)，不?？s小工作差距即令秘書含有很高的必須的素質(zhì)，但由年紀(jì)和經(jīng)驗的限制也必然地與領(lǐng)導(dǎo)者存在著工作水平上的差距，秘書在完善提高本身素質(zhì)的過程中要善于發(fā)現(xiàn)差距，不停調(diào)節(jié)、完整自己，盡量縮小差距以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作需要，完畢領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)。3.要注意謀求保持和諧的恰當(dāng)辦法由于領(lǐng)導(dǎo)者的個性特別不同，保持和諧的辦法也千差萬別。歷史上東方朔用滑稽詼諧的辦法，使?jié)h武帝從中采納有益的經(jīng)驗，魏征的直言勸諫也使唐太宗引為鑒戒。可見保持和諧的辦法應(yīng)是因人而異、因事而異、因時而異的?，F(xiàn)提出下列某些辦法，可供借鑒。(1)初次強烈印象法即初次同領(lǐng)導(dǎo)接觸，初次完畢任務(wù)，要力求給領(lǐng)導(dǎo)留下好印象。第一印象即使不會完全對的，但往往強烈、鮮明、牢固，并在一定程度上決定后來的關(guān)系。在心理學(xué)上稱之為“初次效應(yīng)”。（2）迂回法通過此事而導(dǎo)入彼事，能夠借喻或通過第三者架設(shè)互相理解的橋梁。如將自己的某些不夠成熟的見解先講給某一經(jīng)驗比較成熟又與領(lǐng)導(dǎo)能夠交心的同事聽。（3）環(huán)境適應(yīng)法要選擇適應(yīng)于領(lǐng)導(dǎo)者本身特點的外部環(huán)境，涉及所處的不同時間、地點、范疇等。一種領(lǐng)導(dǎo)在不同的時間、不同的環(huán)境，接受同等輸入量，其反映程度是不同的。秘書要學(xué)會選擇和發(fā)明符合領(lǐng)導(dǎo)者習(xí)慣的最佳環(huán)境。（4）娛樂法政治思想工作常采用寓教于樂的辦法。秘書人員也能夠采用類似的辦法，通過某種媒介相似的娛樂愛好等，溝通兩者之間的情感交流，造成和諧的心理反映。（5）心理相通法即通過多種條件造成秘書同領(lǐng)導(dǎo)者思想、心理的互相諧調(diào)。例猶如領(lǐng)導(dǎo)者保持相似的觀點、態(tài)度、愛好、動機目的等等，從而互相信賴、支持、適應(yīng)建立心理相通關(guān)系。二、贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任tc"二、贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任"建立了和諧關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)信任的成果，但贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任又是和諧關(guān)系的基礎(chǔ)。秘書要贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任，必須做到下列幾點：1.真正熱愛秘書工作，含有強烈的工作責(zé)任感秘書工作是一項光榮、重要又很辛苦的工作，需要有一種獻(xiàn)身精神。經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，可能有更多的機會學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的優(yōu)秀品質(zhì)，謙虛的工作作風(fēng)和科學(xué)的工作辦法，不能存在私心雜念，要保持一種緊張興奮而又輕松愉快的心情。2.實事求是地反映狀況，絕不順情說好話不管對人的評價，對事的評價，不能以自己或揣測領(lǐng)導(dǎo)的好惡親疏為原則。一是一，二是二，不夸張，不縮小，客觀、公正、實事求是，要能夠經(jīng)得起考驗。3.深刻領(lǐng)略領(lǐng)導(dǎo)意圖平時要留心領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常說的，想的，然后把這些東西聯(lián)系起來考慮，重復(fù)琢磨，時間久了就能比較容易地抓住重點，也能更深刻地領(lǐng)略領(lǐng)導(dǎo)意圖。這是做秘書的獨有的條件，一定要充足地運用。對領(lǐng)導(dǎo)意圖領(lǐng)略得深刻，工作起來才干更主動、更得心應(yīng)手。還要善于及時將領(lǐng)導(dǎo)意圖完善和豐富起來，盡量使之深化、細(xì)化、具體化。4.在多種場合都要注意言行得體、謙虛謹(jǐn)慎秘書要特別注意自己的影響。這種影響好壞無論屬于什么性質(zhì)就會使人們立刻同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系起來。因此，到處都要謹(jǐn)慎。要注意以下某些問題：(1)宴會普通不參加。(2)參加領(lǐng)導(dǎo)的多種會議要認(rèn)真聽、記、想，普通不要講話，但要隨時準(zhǔn)備講話。一旦被問到，能簡要、清晰地回答下列問題或闡明自己的意見。如果確有某些重要的意見，普通可在會后適宜的時機說。(3)待人接物要熱情、謙和、禮貌，但為了確保領(lǐng)導(dǎo)的工作和休息，該擋駕的要擋駕。(4)參加活動應(yīng)盡量靠邊靠后，找不顯眼的地方，但注意力要集中，隨時準(zhǔn)備應(yīng)付多種狀況。(5)出去辦事，除特別需要，普通不要闡明自己是某某領(lǐng)導(dǎo)的秘書。另外還規(guī)定秘書嚴(yán)于律己，不運用職權(quán)謀私利。辦事要認(rèn)真、快速、精確、穩(wěn)當(dāng)、高效率。(6)但凡領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情原則上都要有回音，自己代為解決的事情，事后都要報告。

第二節(jié)tc"第二節(jié)" 服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作辦法一、向領(lǐng)導(dǎo)報告工作的辦法tc"一、向領(lǐng)導(dǎo)報告工作的辦法"秘書向領(lǐng)導(dǎo)報告工作是最起碼、最經(jīng)常的工作之一，也是秘書的基本功之一。1.做好準(zhǔn)備無論是對領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)完畢之后或半途的工作報告，都翻開本子回想對照一下領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)時的批示，檢查一下準(zhǔn)備報告的內(nèi)容與否符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖。大致考慮一下報告問題所需要的時間。如果時間較長，則要事先與領(lǐng)導(dǎo)打好招呼或商定時間，待同意后，準(zhǔn)時去報告。較復(fù)雜的問題或向幾個領(lǐng)導(dǎo)同時報告時，要打好腹稿或擬好報告提綱，以免遺漏。2.要開門見山即直截了當(dāng)，干脆利落，突出重點。領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，要節(jié)省時間，普通以半小時以內(nèi)為宜，過久易分散精力。報告時普通只談一種問題，如需報告幾個問題，報告之前先點題目。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的年紀(jì)、習(xí)慣、特點，掌握好報告速度。報告中談到觀點、數(shù)字時要放慢速度，必要時還可將事先準(zhǔn)備好的文字闡明和數(shù)據(jù)呈上，使領(lǐng)導(dǎo)邊聽邊看，加深印象。3.要有論據(jù)反映狀況或提出議論要有充足的理由，狀況要屬實，精確，不能講“大概”、“可能”、“差不多”等含糊不清、模棱兩可的狀況。對沒有通過核算、沒有把握的事情，要按事情的原來面目反映其真實的狀況，并闡明狀況來源和可靠程度。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)提問答不上來時，不可隨意編造，要記下待事后補充報告。4.要選好時機普通狀況下，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、思考問題、接待客人、閱文、休息時，不去打擾。有時限的狀況報告要及時，失去時機，狀況本身就可能失去使用價值。報告時要舉止大方、明快、談吐清晰，不必拘謹(jǐn)，更不必唯唯諾諾、卑躬屈膝。二、觀察問題的辦法tc"二、觀察問題的辦法"作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書，隨領(lǐng)導(dǎo)外出的機會多，有諸多的觀察社會現(xiàn)象的條件，秘書必須含有一定的觀察能力，及時發(fā)現(xiàn)并向領(lǐng)導(dǎo)提供一切有價值的信息，從而對領(lǐng)導(dǎo)的決策和工作產(chǎn)生主動作用。秘書觀察辦法的特殊性體現(xiàn)為觀察辦法的兩極性或稱二重性。1.客觀觀察與微觀觀察前者的任務(wù)是發(fā)現(xiàn)全局性的、綜合性的、規(guī)律性的東西，后者的任務(wù)是發(fā)現(xiàn)局部的、單項的、特殊的東西。2.表面觀察與進一步觀察前者揭示事物的表象、形式，后者揭示事物的實質(zhì)，內(nèi)在聯(lián)系及其變化規(guī)律。3.定性觀察與定量觀察前者揭示對象的屬性，后者揭示量的變化。4.縱向觀察與橫向觀察前者觀察對象的歷史發(fā)展，現(xiàn)在狀況與發(fā)展方向，后者觀察對象與周邊同類事物的聯(lián)系與同異。5.上向觀察與下向觀察前者觀察決策者意圖或上級領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)的布署，后者觀察決策具體實施者的行為動態(tài)和反映。6.正向觀察與反向觀察前者觀察決策實施中的經(jīng)驗和成果，后者觀察決策實施中反映出來的教訓(xùn)、缺點和失誤。7.直接觀察與間接觀察前者秘書人員親自對對象進行觀察，后者是運用下級機關(guān)和有關(guān)對象的資料、報表、錄像等媒介進行觀察。8.受命觀察與主動觀察前者觀察領(lǐng)導(dǎo)指定的對象，后者觀察領(lǐng)導(dǎo)未指定而又與秘書工作有關(guān)的對象。9.長久觀察與短期觀察前者是對對象進行系統(tǒng)的持續(xù)觀察，后者是對對象進行臨時的短暫觀察。上述這些觀察辦法，規(guī)定秘書根據(jù)觀察目的的需要，有選擇地、靈活地交替運用，切忌生搬硬套。

第三節(jié)tc"第三節(jié)" 具體服務(wù)工作規(guī)定一、下鄉(xiāng)外出時的服務(wù)tc"一、下鄉(xiāng)外出時的服務(wù)"1.做好準(zhǔn)備工作首先在接受領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)之后，要理解領(lǐng)導(dǎo)同志外出時的任務(wù)、意圖、時間、方向和地點，然后根據(jù)任務(wù)做必要的學(xué)習(xí)和研究，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)考慮完畢任務(wù)的方法。要做好多種具體的準(zhǔn)備，選帶有關(guān)的文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)材料、參考資料、地圖和所去單位重要領(lǐng)導(dǎo)的名單等；要安排好車輛，提示司機做好應(yīng)有的準(zhǔn)備。如不帶車，就要提前購置好車、機、船票，熟記發(fā)車(機、船)時間，座位號數(shù)，與否有送行人員，與否有接站人員，旅行中領(lǐng)導(dǎo)的飲食安排，下車后第一站去向等等，均要提前檢點。同時還要注旨在臨行前一、兩天，將領(lǐng)導(dǎo)的出發(fā)時間，所乘車(機、船)次、座號，一行人數(shù)(涉及司機)，所到地點和所需理解狀況或準(zhǔn)備解決什么問題等基本狀況及時告知給對方領(lǐng)導(dǎo)或單位。外出即將結(jié)束返回，要提前告知本單位，以使本單位做好必要的接應(yīng)準(zhǔn)備。2.外出期間(1)對領(lǐng)導(dǎo)的活動日程(如聽取報告、調(diào)查研究、座談走訪、看望人員、參觀及行動路線)進行周密細(xì)致的安排。在征得領(lǐng)導(dǎo)的同意后，告知有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)，并告有關(guān)單位做好應(yīng)有的組織和準(zhǔn)備工作?；顒又幸鶕?jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的習(xí)慣，及時提供有關(guān)資料，如所去單位領(lǐng)導(dǎo)的姓名及重要狀況等。(2)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，圍繞外出的任務(wù)，搞好調(diào)查研究，掌握第一手材料，為編寫專項調(diào)查報告和綜合報告材料打好基礎(chǔ)。如果有單位規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)講話，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的授意或與領(lǐng)導(dǎo)溝通意見，認(rèn)真準(zhǔn)備好講話提綱。二、參觀學(xué)習(xí)的服務(wù)tc"二、參觀學(xué)習(xí)的服務(wù)"1.做好準(zhǔn)備工作出發(fā)前的準(zhǔn)備，涉及思想準(zhǔn)備、資料準(zhǔn)備和后勤物質(zhì)準(zhǔn)備。(1)思想準(zhǔn)備秘書要對即將開始的參觀學(xué)習(xí)目的，所走的路線，到些什么地方和單位，需要多長時間，要領(lǐng)略領(lǐng)導(dǎo)的意圖，避免盲目、被動。(2)資料準(zhǔn)備對參觀學(xué)習(xí)地區(qū)、單位的重要經(jīng)驗、重要特點要有所理解；對該地區(qū)、單位領(lǐng)導(dǎo)組員、姓名，重要負(fù)責(zé)人愛好等也應(yīng)有所理解；對該地區(qū)、該單位的生產(chǎn)形勢、規(guī)模、技術(shù)設(shè)備條件，歷年來重要經(jīng)濟技術(shù)指標(biāo)，對該地自然環(huán)境、風(fēng)土人情、歷史、現(xiàn)狀、物產(chǎn)資源方面的狀況等，均應(yīng)尋找基本的狀況和資料并力求熟悉。同時也要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的目的有針對性地索取某些本地、本單位這些方面的基本狀況，方便在領(lǐng)導(dǎo)參觀學(xué)習(xí)過程中分析比較，使學(xué)習(xí)更有針對性。同時還需要掌握近年來上級有關(guān)會議的精神、批示、文獻(xiàn)等方面的資料。有的要盡量爛熟于胸，有的則必須作為資料攜帶。(3)后勤物質(zhì)準(zhǔn)備除了準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)的辦公用品、生活用品、必備藥品外，還要預(yù)支足夠的經(jīng)費。如果帶專車，還應(yīng)關(guān)照司機提前檢修好車輛，并準(zhǔn)備好所需要的備用器材。2.參觀學(xué)習(xí)期間在參觀學(xué)習(xí)中，秘書要注意眼明、多思、善于分析狀況。在參觀學(xué)習(xí)現(xiàn)場，秘書要眼看心想，靈活敏捷，善于觀察并盡量進行較深層次的思考，從現(xiàn)象中捕獲含有典型意義的經(jīng)驗。對領(lǐng)導(dǎo)提出的問題和對方的解釋要及時統(tǒng)計，現(xiàn)場解答不了或解答得不完全而又比較重要的狀況，事后要找有關(guān)人員理解。在聽取經(jīng)驗介紹時，首先要做好統(tǒng)計，另首先注意索要對方有關(guān)的文字材料，發(fā)現(xiàn)狀況有矛盾的地方，要進行核算。在個別走訪時，秘書免不了與別人接觸，言談要樸實、態(tài)度要謙虛和藹。有時對方也探詢本地、本單位的狀況，要如實介紹，不要故弄玄虛或言不及義。參觀學(xué)習(xí)返回后，認(rèn)真做好總結(jié)。總結(jié)有時不一定秘課本人動手，也可交給隨行的其別人員去搞，但總結(jié)材料呈送領(lǐng)導(dǎo)之前，秘書一定要認(rèn)真閱讀，看總結(jié)與否講清晰，如有關(guān)參觀學(xué)習(xí)所在地區(qū)、單位的基本狀況、重要經(jīng)驗。及在參觀學(xué)習(xí)中的重要感受，有無提出學(xué)習(xí)的重要方法和意見等內(nèi)容，如果不盡如意，秘書要補充完善。及時結(jié)算多種賬目。三、視察工作時的服務(wù)tc"三、視察工作時的服務(wù)"領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常就自己所分管的工作的某方面進行視察，秘書跟隨領(lǐng)導(dǎo)視察就成為一項經(jīng)常性的工作，做好領(lǐng)導(dǎo)視察時的服務(wù)工作，是秘書工作中的一項重要任務(wù)，這方面的工作經(jīng)驗和辦法是：1.視察前問清視察的內(nèi)容和指導(dǎo)思想、視察的對象和重點、視察的程序和時間安排、參加視察的陪伴人員、規(guī)定被視察的單位提供什么狀況、視察前需要查閱什么文獻(xiàn)資料、或是需要召開什么預(yù)備會議等等。掌握視察的要點和狀況之后，要安排隨行有關(guān)人員或自己動手針對不同的視察內(nèi)容和規(guī)定擬定出不同的視察方案，提請領(lǐng)導(dǎo)審查擬定。方案同意后，可安排視察前的小型預(yù)備會議，印發(fā)視察方案和日程安排。如果需要分組，可根據(jù)陪伴人員的具體狀況和領(lǐng)導(dǎo)的意見，分成幾個小組，并擬定小組帶隊人員，明確各組的視察范疇、重點和程序。提前告知被視察單位安排有關(guān)事宜，檢點配備各組的視察統(tǒng)計人、聯(lián)系人，及食宿交通等問題。2.視察中視察中，要注意分別將視察程序、時間告知各被視察單位。視察過程中，領(lǐng)導(dǎo)可能做出臨時性的安排，甚至變化原有的日程，并有可能提出更新一步的安排。秘書要及時將這些變化中的細(xì)致的狀況告知各小組或陪伴人員。必要時組織臨時碰頭會做一種安排；檢查貫徹被視察單位的準(zhǔn)備狀況，及被訪人員的動向和聯(lián)系方法。做好統(tǒng)計和有關(guān)重要資料的收集，并注意隨時掌握各視察組的進度，不要失掉聯(lián)系，并及時向領(lǐng)導(dǎo)報告。3.視察后視察后應(yīng)做到：指定專人及時聚集各陪伺人員或各視察小組的狀況小結(jié)；及時審查其整頓寫好的視察報告初稿，并提交領(lǐng)導(dǎo)審定；安排印發(fā)視察報告；及時理解視察報告所提問題的解決貫徹狀況。這類視察活動有時以一名領(lǐng)導(dǎo)為主，有時有多位領(lǐng)導(dǎo)同時進行(但也有一名為主的領(lǐng)導(dǎo))，為主領(lǐng)導(dǎo)的秘書還要注意加強與其它各位領(lǐng)導(dǎo)的秘書的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，并將為主領(lǐng)導(dǎo)的意圖特別是變化中的意圖、思路和想法首先告知到其它各位領(lǐng)導(dǎo)。

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具1秘書工作條例tc"秘書工作條例"第一章

秘書的任務(wù)第一條秘書的任務(wù)是替代公司經(jīng)理解決那些能夠由其別人完畢的工作和為經(jīng)理的工作做好準(zhǔn)備。這些工作不管大小，都應(yīng)看做是經(jīng)理的重要工作來接受。為使經(jīng)理的工作得以順利進行，對經(jīng)理的工作進行計劃和準(zhǔn)備是秘書的重要職責(zé)。第二條我司秘書的工作有諸多項內(nèi)容，簡樸地表達(dá)以下：1.傳達(dá)2.運轉(zhuǎn)3.助手4.書籍、文獻(xiàn)整頓5.室內(nèi)整頓6.代行事務(wù)7.會計事務(wù)8.調(diào)查9.統(tǒng)計10.接待第三條以上工作的內(nèi)容以及分量根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項工作的具體內(nèi)容決定。第二章秘書的工作內(nèi)容第四條傳達(dá)事務(wù)傳達(dá)事務(wù)的工作內(nèi)容具體以下：1.接待來訪來訪者形形色色，現(xiàn)有政府官員、大公司的經(jīng)理，也有普通的職工，另外尚有預(yù)約會見的申請人，報紙雜志的記者等。他們有的是有要緊的事情，有的是遞交文獻(xiàn)，也有的僅僅是問候。秘書要有區(qū)別看待來訪者的能力。與對方會見時，在未充足理解以往交際關(guān)系的狀況下，聽取了姓名和所規(guī)定后，普通是請對方稍候，而不直接說經(jīng)理在或不在、見還是不見。對應(yīng)當(dāng)會見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對方的意圖，并引其進入會客室或經(jīng)理辦公室，不管對方規(guī)定見面還是僅僅預(yù)約。對不適宜會見的人，在請示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由，回絕對方，或是將個人意見報經(jīng)理后接受回復(fù)。2.接聽電話接聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”或“這里是經(jīng)理室”，然后記下對方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對方狀況，不妨礙時可明確回答，但普通不說經(jīng)理與否在。3.轉(zhuǎn)達(dá)需要轉(zhuǎn)達(dá)時要對的聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，根據(jù)狀況問清晰并精確、快速地轉(zhuǎn)達(dá)。4.文獻(xiàn)的收發(fā)及分送收到的郵件或送來的文獻(xiàn)首先要區(qū)別是要直接送呈經(jīng)理的，還是需秘書再進行處置和整頓的，或者是私用文書(這些辨別的范疇需事先請示經(jīng)理)，需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。如遇經(jīng)理正在出差途中，而不能擬定與否應(yīng)將郵件送至出差地時可與副經(jīng)理協(xié)商。經(jīng)理不在時如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報、快遞，可用電話告知。第五條日常運轉(zhuǎn)工作這項工作的具體內(nèi)容涉及出席會議、旅行、參加宴會、拜訪、起草文獻(xiàn)等各方面。1.日程的設(shè)計及其安排對所擬定的經(jīng)理應(yīng)解決的事項如會見、出席高層職工會、總會等會議的日期和時間進行統(tǒng)計整頓，并隨時進行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制訂出的日程表。日程計劃應(yīng)記入每月日程表必要時在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更狀況。2.準(zhǔn)備及安排有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排，這些工作普通都有一定的時間限制，因此必須提前做好適宜的準(zhǔn)備。第六條用品的整頓秘書應(yīng)將經(jīng)理工作中所需的文獻(xiàn)資料、各項用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全。這一工作根據(jù)經(jīng)理具體執(zhí)行公務(wù)狀況的不同而有所不同。1.在辦公室內(nèi)日常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在適宜的地方放置適宜的數(shù)量，為此，應(yīng)設(shè)計一張用品及備用品的明細(xì)表，在上面記下品種、一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期，最佳能做到事先心中有數(shù)。有了明細(xì)表，還必須存有一定量的備用品，方便隨時補充。2.經(jīng)理外出時經(jīng)理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)注意事先準(zhǔn)備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問過經(jīng)理后制作一張明細(xì)表事先貼在那里以防遺漏。如果是出差，還應(yīng)考慮出差地點和天數(shù)等，更要經(jīng)常咨詢經(jīng)理意圖以準(zhǔn)備好所需用品。3.文獻(xiàn)、資料的準(zhǔn)備首先要清晰哪些文獻(xiàn)是要用的，如不明白，要具體詢問，方便將可能會用的文獻(xiàn)材料一并準(zhǔn)備齊全。然后畫一張文獻(xiàn)明細(xì)表以方便使用。機密文獻(xiàn)能夠直接交經(jīng)理或是用封袋密封好后等待經(jīng)理的批示。第七條文獻(xiàn)整頓業(yè)務(wù)1.為使經(jīng)理解決完畢或正在使用的文獻(xiàn)不丟失、散亂，并且隨時能夠根據(jù)需要對這些文獻(xiàn)進行整頓。整頓工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文獻(xiàn)分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整頓，做到很容易查到文獻(xiàn)。2.整頓工作的核心是分類項目的擬定，保管及整頓文獻(xiàn)用品的選擇和整頓、借閱手續(xù)的完善。3.業(yè)務(wù)用的文獻(xiàn)分為正在解決的文獻(xiàn)，正在運行的現(xiàn)行文獻(xiàn)和已解決完畢的文獻(xiàn)，另外尚有機密類文獻(xiàn)。根據(jù)應(yīng)用狀況還能夠分為每日必用、慣用和不慣用三種。4.通過這樣的整頓后，有必要對其進行裝訂，并給每一種文獻(xiàn)集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文獻(xiàn)分類的明細(xì)表，將表張貼在保管場合或保管人的桌子上便于參考。第八條整頓、清掃工作此項工作應(yīng)由秘書督促事務(wù)員和勤雜工來完畢。工作中須注意以下幾點：1.清理桌面。臺歷和墻上掛的日歷要每天調(diào)節(jié)日期。桌子要擦抹干凈。墨水瓶、筆桿、筆盒、吸墨紙、剪刀、裁紙刀、印泥及其它規(guī)定的慣用品及用紙要準(zhǔn)備好。墨水、筆尖、筆桿、糨糊、別針、印臺、鉛筆、活動鉛筆、圓珠筆、裁切刀、釘書機、吸墨紙、橡皮等都要按規(guī)定備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文獻(xiàn)放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。2.室內(nèi)的雜物、家具如桌子、煙灰缸、椅子、煙盒等，都要放在固定的地方。3.根據(jù)當(dāng)天的天氣狀況隨時調(diào)節(jié)空調(diào)和窗簾。第九條代行業(yè)務(wù)秘書能夠代行的事務(wù)重要有：1.參加慶典、喪禮等典禮這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語。因此，也能夠平時將多種不同場合的范例及原則寒暄用語綜合歸納，方便查閱。2.轉(zhuǎn)達(dá)經(jīng)理意見或命令轉(zhuǎn)達(dá)是將經(jīng)理意見的原話轉(zhuǎn)達(dá)給對方，不能夾雜個人的感情和意見。體現(xiàn)經(jīng)理意見要完整精確，一旦馬虎將會引發(fā)不一致的后果。針對工作的命令，在轉(zhuǎn)達(dá)時要注意簡潔、快速。有時根據(jù)狀況，還要將對方的回復(fù)向經(jīng)理報告。第十條會計事務(wù)該項事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾個賬目的管理，涉及：各項物品的購入及發(fā)放、資產(chǎn)的調(diào)配及運用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目統(tǒng)計及管理。1.有關(guān)資產(chǎn)狀態(tài)及收支狀況要制作明細(xì)表，最少一種月要制作一張月報表，在特殊狀況下，要隨時根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理的規(guī)定拿出報表。2.解決資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意下列幾點：(1)支出及收入能夠根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記入現(xiàn)金出納賬中?，F(xiàn)金出納賬與現(xiàn)金余額的多少應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責(zé)任，每月應(yīng)有兩三次，將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。(2)日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量，除此之外，若有特殊項目，應(yīng)申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。(3)開具支票需有收據(jù)或其它憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章。(4)資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價證券、備用品及多種家具雜物的押金等。應(yīng)設(shè)立多種資產(chǎn)的臺賬及有價證券簿具體統(tǒng)計多種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價、數(shù)量，現(xiàn)有額及出入額等。(5)銀行存款及郵政儲蓄要設(shè)存款底賬。接受款項者應(yīng)按名稱分別立賬并明示余額。3.多種物品的購入和發(fā)放應(yīng)特別注意有無使用申請和手續(xù)與否齊備，并及時入賬以免遺忘和推遲記賬。第十一條協(xié)助調(diào)查公司的調(diào)查普通分為特命調(diào)查和普通性調(diào)查兩類。公司在開展多種調(diào)查工作時，辦公室秘書須做好協(xié)助工作。1.進行調(diào)查工作時，秘書應(yīng)選擇適宜的專家、顧問進行委托或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持日常聯(lián)系，需要時提出調(diào)查課題請他們完畢。2.有些專業(yè)事項的調(diào)查，秘書也能夠親自聽取專家和當(dāng)事人的意見，或在調(diào)查各方面狀況后，將意見和調(diào)查狀況匯總后報告給經(jīng)理。第十二條文書工作文書工作有三個方面，涉及信函寫作、起草文獻(xiàn)、以及謄清或印刷文獻(xiàn)。1.信函的完畢信件的寫作首先要準(zhǔn)備有不同內(nèi)容的信件范文，同時還應(yīng)備有辭典等工具書。對經(jīng)理經(jīng)常會使用的信件種類可事先聚集為“原則通信范例”，需要時選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。2.文獻(xiàn)的謄清及印刷文獻(xiàn)的謄清及印刷重要涉及將草案以筆記形式謄清、用打字機打印、直接印刷以及輯錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等四項工作。第十三條聯(lián)系業(yè)務(wù)聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達(dá)某項事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖，聽取對方的回復(fù)，有時還要將這種回復(fù)再次告訴經(jīng)理，進行反饋。第十四條招待事務(wù)招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來完畢?？畲婕跋?qū)А⑹沾鏀y帶物品，奉送茶點，迎來送往等。1.為經(jīng)理服務(wù)為經(jīng)理服務(wù)的工作內(nèi)容重要有下列某些：(1)經(jīng)理外出時應(yīng)備好車輛。(2)回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔這些衣物。(3)從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天應(yīng)立刻遞上熱茶和咖啡。(4)還要視天氣狀況調(diào)好空調(diào)。2.為客人服務(wù)除對經(jīng)理進行服務(wù)外，秘書還必須對客人進行服務(wù)，例如出入公司時參考對經(jīng)理的服務(wù)進行接待。若需要來訪者等待時，應(yīng)遞上報紙、畫報等。炎熱的時候，可請客人脫掉外衣等。

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具2秘書事務(wù)解決規(guī)定tc"秘書事務(wù)解決規(guī)定"第一條普通信件的解決1.書信在社會生活中對于聯(lián)系人們感情、解決多種事務(wù)有著重要的作用。秘書必須能寫美麗的信件。2.信件只有一頁時，應(yīng)在信封內(nèi)再放入一張白紙更為妥帖。信封的正面右側(cè)寫收件人地址、中間寫收件人姓名，應(yīng)有尊敬的稱呼。收件人姓名下方可寫“足下”、“秘書”等字樣表達(dá)尊重，也能夠根據(jù)信件內(nèi)容寫上“親啟”、“親閱”、“急件”等字樣。信封背面封口處普通用“×”符號或“封”、“緘”等字。3.信件要寫得平易、精確，文字寫得對的、易讀。第二條英文信件的解決秘書到機要室發(fā)出英文信件時，應(yīng)根據(jù)下列辦法進行：1.信紙和信封普通采用白色，有時也可使用淺色調(diào)。信的構(gòu)造分為書頭(Heading)、起句(Opening)、正文(Body)、結(jié)句(Ending)、收件人地址(Address)和簽名(Signature)六部分。（1）書頭(Heading)將發(fā)信人的住址、日期寫在左上角，日期也可寫在右上角。商業(yè)信件和公用信件標(biāo)記普通寫在右上或中間處。(2)起句(Opening)普通在信件開頭寫上“Dear××”。美式信件多采用MyDear、或MyTanka等形式，而在英國使用“My”是親近的體現(xiàn)，對地位高的一方應(yīng)用“Sir”。(3)正文(Body)直接寫重要內(nèi)容。(4)結(jié)句(Ending)在正文內(nèi)容結(jié)束后寫上Yourssincerely,Yourstruly，更親切時可用Lovinglyfaithfully。對不認(rèn)識的人普通用Yoursfaithfully。(5)收件人地址(Address)在社交用信件中，收件人姓名已寫在信封上，因此正文中可省略。而公務(wù)信件應(yīng)在信紙第一頁的左下方寫上收件人姓名。(6)簽名(Signature)簽名要使用全稱，以示正式和尊重如用T·Yamada，就不如用Taro·Yamada。2.信封的寫法信封的格式以下所示：Mr.TaroKobayasi2TaisidoSetagayaTokyoJapan另外，信封中尚有某些慣用詞，例如轉(zhuǎn)送(Pleaseforward)、親啟(Private)、加急(Immediate)、把××轉(zhuǎn)交(KindlyforwardedbyMr××)等。第三條祝詞及禮儀信件的解決秘書經(jīng)常要為多種各樣的典禮、典禮寫祝辭。祝辭的要領(lǐng)是簡短，但重要的內(nèi)容不能遺忘。公司備有祝辭禮儀大全，秘書可增刪后使用。第四條郵寄物品的解決秘書必須理解有關(guān)郵寄物品如信件、電報、包裹的常識。1.普通郵件(1)第一種郵件(信件)①定形郵件重量分25g、50～100g、100～250g、250～500g、1kg、2kg、3kg、4kg。②簡便信件(2)第二種郵件(明信片)①明信片 ××元②賀年卡 ××元③來回明信片 ××元④小盒明信片 ××元(3)第三種郵件通報、公報、每月發(fā)行三次以上