第二章 利用 Word2010高效創(chuàng)建電子文檔

計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí)MSOffice高級(jí)應(yīng)用第二章利用Word2010高效創(chuàng)建電子文檔在OfficeWord2010中，提供了功能更為全面的文本和圖形編輯工具，并同時(shí)采用了以結(jié)果為導(dǎo)向的全新用戶(hù)界面，以此來(lái)幫助用戶(hù)創(chuàng)建、共享更具專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)的文檔。第二章利用Word2010高效創(chuàng)建電子文檔掌握以下功能：創(chuàng)建并編輯文檔美化文檔外觀(guān)長(zhǎng)文檔的編輯與管理文檔的修訂與共享使用郵件合并技術(shù)批量處理文檔第二章利用Word2010高效創(chuàng)建電子文檔一、功能區(qū)與選項(xiàng)卡傳統(tǒng)的菜單和工具欄已被功能區(qū)所代替。功能區(qū)是一種全新的設(shè)計(jì)，它以選項(xiàng)卡的方式對(duì)命令進(jìn)行分組和顯示。同時(shí)，功能區(qū)上的選項(xiàng)卡在排列方式上與用戶(hù)所要完成任務(wù)的順序相一致，并且選項(xiàng)卡中命令的組合方式更加直觀(guān)，大大提升應(yīng)用程序的可操作性。第一節(jié)以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面第一節(jié)以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面功能區(qū)顯示的內(nèi)容并不是一成不變的，Office2010會(huì)根據(jù)應(yīng)用程序窗口的寬度自動(dòng)調(diào)整在功能區(qū)中顯示的內(nèi)容。在當(dāng)功能區(qū)較窄時(shí)，一些圖標(biāo)會(huì)相對(duì)縮小以節(jié)省空間，如果功能區(qū)進(jìn)一步變窄，則某些命令分組就會(huì)只顯示圖標(biāo)。第一節(jié)以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面二、上下文選項(xiàng)卡有些選項(xiàng)卡只有在編輯、處理某些特定對(duì)象的時(shí)候才會(huì)在功能區(qū)中顯示出來(lái)，以供用戶(hù)使用三、實(shí)時(shí)預(yù)覽當(dāng)用戶(hù)將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到相關(guān)的選項(xiàng)后，實(shí)時(shí)預(yù)覽功能就會(huì)將指針?biāo)傅倪x項(xiàng)應(yīng)用到當(dāng)前所編輯的文檔中來(lái)。第一節(jié)以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面四、增強(qiáng)的屏幕提示MicrosoftOffice2010提供了比以往版本顯示面積更大、容納信息更多的屏幕提示。這些屏幕提示還可以直接從某個(gè)命令的顯示位置快速訪(fǎng)問(wèn)其相關(guān)幫助信息。第一節(jié)以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面第一節(jié)以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面五、快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄六、后臺(tái)視圖Office后臺(tái)視圖是用于對(duì)文檔或應(yīng)用程序執(zhí)行操作的命令集。在Office2010應(yīng)用程序中單擊“文件”選項(xiàng)卡，即可查看Office后臺(tái)視圖。在后臺(tái)視圖中可以管理文檔和有關(guān)文檔的相關(guān)數(shù)據(jù)第一節(jié)以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面七、自定義Office功能區(qū)第一節(jié)以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面一、使用模板快捷創(chuàng)建文檔1、創(chuàng)建空白文檔2、利用模板才創(chuàng)建新文檔使用模板可以快速創(chuàng)建出外觀(guān)精美、格式專(zhuān)業(yè)的文檔，Word2010提供了多種模板，用戶(hù)可以根據(jù)具體的應(yīng)用需要選用不同的模板。Office2010已將MicrosoftOfficeOnline上的模板嵌入到了應(yīng)用程序中，以使用戶(hù)可以在新建文檔時(shí)快速瀏覽并選擇適用的模板使用。第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔二、輸入文本創(chuàng)建了新文檔后，在文本編輯區(qū)域中將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)閃爍的光標(biāo)，它表明了目前文檔的輸入位置，用戶(hù)可由此開(kāi)始輸入文檔內(nèi)容。只要安裝了語(yǔ)言支持的功能，就可以在文檔中輸入各種語(yǔ)言的文本。在Word程序中輸入文本時(shí)，不同內(nèi)容的文本輸入方法會(huì)有所不同，而針對(duì)普通文本（例如漢字、英文、阿拉伯?dāng)?shù)字等）通過(guò)鍵盤(pán)就可以直接輸入。第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔使用“微軟拼音“輸入使用shift按鍵實(shí)現(xiàn)中英文的切換輸入過(guò)程中可以通過(guò)回車(chē)鍵實(shí)現(xiàn)換行操作第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔三、選擇并編輯文本拖動(dòng)鼠標(biāo)選擇文本選擇一行選擇一個(gè)段落選擇不相鄰的多段文本選擇垂直文本選擇整片文檔選擇較大塊文本使用鍵盤(pán)選擇文本第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔選擇操作右側(cè)的一個(gè)字符按【Shift】+向右方向鍵。左側(cè)的一個(gè)字符按【Shift】+向左方向鍵。一個(gè)單詞（從開(kāi)頭到結(jié)尾）將插入點(diǎn)放在單詞開(kāi)頭，再按【Ctrl】+【Shift】+向右方向鍵。一個(gè)單詞（從結(jié)尾到開(kāi)頭）將指針移動(dòng)到單詞結(jié)尾，再按【Ctrl】+【Shift】+向左方向鍵。一行（從開(kāi)頭到結(jié)尾）按【Home】鍵，然后按【Shift】+【End】組合鍵。一行（從結(jié)尾到開(kāi)頭）按【End】鍵，然后按【Shift】+【Home】組合鍵。下一行按【End】鍵，然后按【Shift】+向下方向鍵。上一行按【Home】鍵，然后按【Shift】+向上方向鍵。一段（從開(kāi)頭到結(jié)尾）將指針移動(dòng)到段落開(kāi)頭，再按【Ctrl】+【Shift】+向下方向鍵。一段（從結(jié)尾到開(kāi)頭）將指針移動(dòng)到段落結(jié)尾，再按【Ctrl】+【Shift】+向上方向鍵。選擇操作一個(gè)文檔（從結(jié)尾到開(kāi)頭）將指針移動(dòng)到文檔結(jié)尾，再按【Ctrl】+【Shift】+【Home】組合鍵。一個(gè)文檔（從開(kāi)頭到結(jié)尾）將指針移動(dòng)到文檔開(kāi)頭，再按【Ctrl】+【Shift】+【End】組合鍵。從窗口的開(kāi)頭到結(jié)尾將指針移動(dòng)到窗口開(kāi)頭，再按【Alt】+【Ctrl】+【Shift】+【PageDown】組合鍵。整篇文檔按【Ctrl】+【A】組合鍵。垂直文本塊按【Ctrl】+【Shift】+【F8】組合鍵，然后使用箭頭鍵。按【Esc】鍵可關(guān)閉選擇模式。最近的字符按【F8】鍵打開(kāi)選擇模式，再按向左方向鍵或向右方向鍵；按【Esc】可關(guān)閉選擇模式。單詞、句子、段落或文檔按【F8】鍵打開(kāi)選擇模式，再按一次【F8】鍵選擇單詞、按兩次選擇句子、按三次選擇段落，或者按四次選擇文檔。按【Esc】鍵可關(guān)閉選擇模式。四、復(fù)制與粘貼文本1、通過(guò)鍵盤(pán)復(fù)制文本【Ctrl】+【C】【Ctrl】+【V】2、通過(guò)命令操作復(fù)制文本第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔3、格式復(fù)制格式復(fù)制就是將文本的字體、字號(hào)、段落設(shè)置等重新應(yīng)用到目標(biāo)文本4、選擇性粘貼選擇性粘貼提供了更多的粘貼選項(xiàng)，該功能在跨文檔之間進(jìn)行粘貼時(shí)非常實(shí)用第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔五、刪除與移動(dòng)文本用戶(hù)在編輯文檔的過(guò)程中，可能發(fā)現(xiàn)某段已輸入的文字放在其他位置會(huì)更合適，這時(shí)就需要使用移動(dòng)文本功能。BackSpace按鍵Delete按鍵第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔六、查找宇替換文本1、查找文本查找文本功能可以幫助用戶(hù)快速找到指定的文本以及這個(gè)文本所在的位置，同時(shí)也能幫助核對(duì)該文本是否存在。第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔2、替換文本使用“查找”功能，可以迅速找到特定文本或格式的位置。而若要將查找到的目標(biāo)進(jìn)行替換，就要使用“替換”命令。第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔七、檢查問(wèn)的那個(gè)中文字的拼寫(xiě)和語(yǔ)法在編輯文檔時(shí)，用戶(hù)經(jīng)常會(huì)因?yàn)槭韬龆斐梢恍╁e(cuò)誤，很難保證輸入文本的拼寫(xiě)和語(yǔ)法都完全正確。Word2010的拼寫(xiě)和語(yǔ)法功能開(kāi)啟后，將自動(dòng)在它認(rèn)為有錯(cuò)誤的字句下面加上波浪線(xiàn)，從而提醒用戶(hù)。如果出現(xiàn)拼寫(xiě)錯(cuò)誤，則用紅色波浪線(xiàn)進(jìn)行標(biāo)記；如果出現(xiàn)語(yǔ)法錯(cuò)誤，則用綠色波浪線(xiàn)進(jìn)行標(biāo)記。第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔八、保存文檔1、手動(dòng)保存新文檔2、自動(dòng)保存文檔“自動(dòng)保存”是指Word會(huì)在一定時(shí)間內(nèi)自動(dòng)保存一次文檔。這樣的設(shè)計(jì)可以有效地防止用戶(hù)在進(jìn)行了大量工作之后，因沒(méi)有保存而又發(fā)生意外（停電、死機(jī)等）而導(dǎo)致的文檔內(nèi)容大量丟失。雖然仍有可能因?yàn)橐恍┮馔馇闆r而引起文檔內(nèi)容丟失，但損失可以降到最小。第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔九、打印文檔打印文檔在日常辦公中是一項(xiàng)很常見(jiàn)而且很重要的工作。在打印Word文檔之前，可以通過(guò)打印預(yù)覽功能查看一下整篇文檔的排版效果，確認(rèn)無(wú)誤后再打印。打印打印預(yù)覽第二節(jié)創(chuàng)建并編輯文檔一、設(shè)置文本格式1、設(shè)置字體和字號(hào)2、設(shè)置字形3、設(shè)置字體顏色、文字效果4、設(shè)置字符間距第三節(jié)美化文檔外觀(guān)第三節(jié)美化文檔外觀(guān)二、設(shè)置段落格式段落是指以特定符號(hào)作為結(jié)束標(biāo)記的一段文本，用于標(biāo)記段落的符號(hào)是不可打印的字符。在編排整篇文檔時(shí)，合理的段落格式設(shè)置，可以使內(nèi)容層次有致、結(jié)構(gòu)鮮明，從而便于用戶(hù)閱讀。Word2010的段落排版命令總是適用于整個(gè)段落的，因此要對(duì)一個(gè)段落進(jìn)行排版，可以將光標(biāo)移到該段落的任何地方，但如果要對(duì)多個(gè)段落進(jìn)行排版，則需要將這幾個(gè)段落同時(shí)選中。第三節(jié)美化文檔外觀(guān)1、段落對(duì)齊Word2010一共提供了5種段落對(duì)齊方式：文本左對(duì)齊、居中、文本右對(duì)齊、兩端對(duì)齊和分散對(duì)齊2、段落縮進(jìn)文本的輸入范圍是整個(gè)頁(yè)面除去頁(yè)邊距以外的部分。但有時(shí)為了美觀(guān)，文本還要再向內(nèi)縮進(jìn)一段距離，這就是段落縮進(jìn)。增加或減少縮進(jìn)量時(shí)，改變的是文本和頁(yè)邊距之間的距離。默認(rèn)狀態(tài)下，段落左、右縮進(jìn)量都是零。第三節(jié)美化文檔外觀(guān)所謂首行縮進(jìn)就是每一個(gè)段落中第一行第一個(gè)字符的縮進(jìn)空格位。中文段落普遍采用首行縮進(jìn)兩個(gè)字符。懸掛縮進(jìn)是指段落的首行起始位置不變，其余各行一律縮進(jìn)一定距離。這種縮進(jìn)方式常用于如詞匯表、項(xiàng)目列表等文檔。左縮進(jìn)是指整個(gè)段落都向右縮進(jìn)一定距離，而右縮進(jìn)一般是向左拖動(dòng)，使段落的右端均向左移動(dòng)一定距離。第三節(jié)美化文檔外觀(guān)3、行距和段落間距行距決定了段落中各行文字之間的垂直距離段落間距是指段落與段落之間的距離第三節(jié)美化文檔外觀(guān)三、調(diào)整頁(yè)面設(shè)置Word2010所提供的頁(yè)面設(shè)置工具可以幫助用戶(hù)輕松完成對(duì)“頁(yè)邊距”、“紙張大小”、“紙張方向”、“文字排列”等諸多選項(xiàng)的設(shè)置工作設(shè)置頁(yè)面邊距設(shè)置紙張方向設(shè)置紙張大小設(shè)置頁(yè)面顏色和背景第三節(jié)美化文檔外觀(guān)第三節(jié)美化文檔外觀(guān)四、在文檔中使用文本框Word2010中提供了特別的文本框編輯操作，它是一種可移動(dòng)位置、可調(diào)整大小的文字或圖形容器。使用文本框，可以在一頁(yè)上放置多個(gè)文字塊內(nèi)容，或使文字按照與文檔中其他文字不同的方式排布。第三節(jié)美化文檔外觀(guān)五、在文檔中使用表格1、使用即時(shí)預(yù)覽創(chuàng)建表格第三節(jié)美化文檔外觀(guān)2、使用“插入表格”命令創(chuàng)建表格第三節(jié)美化文檔外觀(guān)3、手動(dòng)繪制表格如果要?jiǎng)?chuàng)建不規(guī)則的復(fù)雜表格，則可以采用手動(dòng)繪制表格的方法。此方法使創(chuàng)建表格操作更具靈活性第三節(jié)美化文檔外觀(guān)4、使用快速表格快速表格是作為構(gòu)建基塊存儲(chǔ)在庫(kù)中的表格，可以隨時(shí)被訪(fǎng)問(wèn)和重用。Word2010提供了一個(gè)“快速表格庫(kù)”，其中包含一組預(yù)先設(shè)計(jì)好格式的表格，用戶(hù)可以從中選擇以迅速創(chuàng)建表格。這樣大大節(jié)省了用戶(hù)創(chuàng)建表格的時(shí)間，同時(shí)減少了用戶(hù)的工作量，使插入表格操作變得十分輕松。第三節(jié)美化文檔外觀(guān)5、將文本轉(zhuǎn)換成表格第三節(jié)美化文檔外觀(guān)6、管理表格中的單元格、行、列添加單元格、行、列刪除單元格、行、列第三節(jié)美化文檔外觀(guān)第三節(jié)美化文檔外觀(guān)7、合并或拆分表格中的單元格第三節(jié)美化文檔外觀(guān)8、設(shè)置標(biāo)題行跨頁(yè)重復(fù)在文檔中內(nèi)容較多的表格，難免會(huì)跨越2頁(yè)或更多頁(yè)面。此時(shí)，如果希望表格的標(biāo)題可以自動(dòng)地出現(xiàn)在每個(gè)頁(yè)面的表格上方第三節(jié)美化文檔外觀(guān)六、文檔中的圖片處理技術(shù)在實(shí)際文檔處理過(guò)程中，用戶(hù)往往需要在文檔中插入一些圖片或剪貼畫(huà)來(lái)裝飾文檔。Word2010提供了圖片效果的極大控制力，全新的圖片效果，將使圖片更加靚麗奪目，同時(shí)，用戶(hù)還可以根據(jù)需要對(duì)文檔中的圖片進(jìn)行裁剪和修飾。1、在文檔中插入圖片第三節(jié)美化文檔外觀(guān)第三節(jié)美化文檔外觀(guān)2、設(shè)置圖片與文字環(huán)繞方式第三節(jié)美化文檔外觀(guān)環(huán)繞有兩種基本形式：嵌入（在文字層中）和浮動(dòng)（在圖形層中）。浮動(dòng)意味著可將圖片拖動(dòng)到文檔的任何位置，而不像嵌入到文檔文字層中的圖片那樣受到一些限制。表2.2描述了不同環(huán)繞方式在文檔中的布局效果。第三節(jié)美化文檔外觀(guān)第三節(jié)美化文檔外觀(guān)環(huán)繞設(shè)置在文檔中的效果嵌入型插入到文字層?？梢酝蟿?dòng)圖形，但只能從一個(gè)段落標(biāo)記移動(dòng)到另一個(gè)段落標(biāo)記中。通常用在簡(jiǎn)單文檔和正式報(bào)告中。四周型環(huán)繞文本中放置圖形的位置會(huì)出現(xiàn)一個(gè)方形的“洞”，文字會(huì)環(huán)繞在圖形周?chē)?，使文字和圖形之間產(chǎn)生間隙，可將圖形拖到文檔中的任意位置。通常用在帶有大片空白的新聞稿和傳單中。緊密型環(huán)繞實(shí)際上在文本中放置圖形的地方創(chuàng)建了一個(gè)形狀與圖形輪廓相同的“洞”，使文字環(huán)繞在圖形周?chē)??？梢酝ㄟ^(guò)環(huán)繞頂點(diǎn)改變文字環(huán)繞的“洞”的形狀，可將圖形拖到文檔中的任何位置。通常用在紙張空間很寶貴且可以接受不規(guī)則形狀（甚至希望使用不規(guī)則形狀）的出版物中。第三節(jié)美化文檔外觀(guān)環(huán)繞設(shè)置在文檔中的效果襯于文字下方嵌入在文檔底部或下方的繪制層，可將圖形拖動(dòng)到文檔的任何位置。通常用作水印或頁(yè)面背景圖片，文字位于圖形上方。浮于文字上方嵌入在文檔上方的繪制層，可將圖形拖動(dòng)到文檔的任何位置，文字位于圖形下方。通常用在有意用某種方式來(lái)遮蓋文字來(lái)實(shí)現(xiàn)某種特殊效果。穿越型環(huán)繞文字圍繞著圖形的環(huán)繞頂點(diǎn)（環(huán)繞頂點(diǎn)可以調(diào)整），這種環(huán)繞樣式產(chǎn)生的效果和表現(xiàn)出的行為與“緊密型”環(huán)繞相同。上下型環(huán)繞實(shí)際上創(chuàng)建了一個(gè)與頁(yè)邊距等寬的矩形，文字位于圖形的上方或下方，但不會(huì)在圖形旁邊，可將圖形拖動(dòng)到文檔的任何位置。當(dāng)圖形是文檔中最重要的地方時(shí)通常會(huì)使用這種環(huán)繞樣式。第三節(jié)美化文檔外觀(guān)3、設(shè)置圖片在頁(yè)面上的位置對(duì)象隨文字移動(dòng)：該設(shè)置將圖片與特定的段落關(guān)聯(lián)起來(lái)，使段落始終保持與圖片顯示在同一頁(yè)面上。該設(shè)置只影響頁(yè)面上的垂直位置。鎖定標(biāo)記：該設(shè)置鎖定圖片在頁(yè)面上的當(dāng)前位置。允許重疊：該設(shè)置允許圖形對(duì)象相互覆蓋。表格單元格中的版式：該設(shè)置允許使用表格在頁(yè)面上安排圖片的位置。第三節(jié)美化文檔外觀(guān)第三節(jié)美化文檔外觀(guān)4、在文檔中插入剪貼畫(huà)MicrosoftOffice為用戶(hù)提供了大量的剪貼畫(huà)，并將其存儲(chǔ)在剪輯管理器中。剪輯管理器中包含剪貼畫(huà)、照片、影片、聲音和其他媒體文件，統(tǒng)稱(chēng)為剪輯，用戶(hù)可將它們插入到文檔中，以便于演示或發(fā)布。并且，當(dāng)用戶(hù)連接Internet時(shí)，還可以快速搜索在MicrosoftOfficeOnline站點(diǎn)上免費(fèi)提供的更多資源。第三節(jié)美化文檔外觀(guān)第三節(jié)美化文檔外觀(guān)5、截取屏幕圖片第三節(jié)美化文檔外觀(guān)6、刪除圖片背景與裁剪圖片第三節(jié)美化文檔外觀(guān)7、使用繪圖畫(huà)布Word中的繪圖是指一個(gè)或一組圖形對(duì)象（包括形狀、圖表、流程圖、線(xiàn)條和藝術(shù)字等），用戶(hù)可以使用顏色、邊框或其他效果對(duì)其進(jìn)行設(shè)置。向Word文檔插入圖形對(duì)象時(shí)，可以將圖形對(duì)象放置在繪圖畫(huà)布中。繪圖畫(huà)布在繪圖和文檔的其他部分之間提供了一條框架式的邊界。在默認(rèn)情況下，繪圖畫(huà)布沒(méi)有背景或邊框，但是如同處理圖形對(duì)象一樣，可以對(duì)繪圖畫(huà)布進(jìn)行格式設(shè)置。第三節(jié)美化文檔外觀(guān)第三節(jié)美化文檔外觀(guān)七、使用智能圖形展開(kāi)觀(guān)點(diǎn)單純的文字總是令人難以記憶，如果能夠?qū)⑽臋n中的某些理念以圖形方式展現(xiàn)出來(lái)，就能夠大大促進(jìn)閱讀者對(duì)該理念的理解與記憶。在MicrosoftOffice2010中，SmartArt圖形功能可以使單調(diào)乏味的文字以美輪美奐的效果呈現(xiàn)在用戶(hù)面前，從而使用戶(hù)在腦海里留下深刻的印象。第三節(jié)美化文檔外觀(guān)第三節(jié)美化文檔外觀(guān)八、使用主題快速調(diào)整文檔外觀(guān)以往，要設(shè)置協(xié)調(diào)一致、美觀(guān)專(zhuān)業(yè)的Office文檔格式很費(fèi)時(shí)間，因?yàn)橛脩?hù)必須分別為表格、圖表、形狀和圖示選擇顏色或樣式等選項(xiàng)，而在Office2010中，主題功能簡(jiǎn)化了這一系列設(shè)置的過(guò)程。文檔主題是一套具有統(tǒng)一設(shè)計(jì)元素的格式選項(xiàng)，包括一組主題顏色（配色方案的集合）、一組主題字體（包括標(biāo)題字體和正文字體）和一組主題效果（包括線(xiàn)條和填充效果）。通過(guò)應(yīng)用文檔主題，用戶(hù)可以快速而輕松地設(shè)置整個(gè)文檔的格式，賦予它專(zhuān)業(yè)和時(shí)尚的外觀(guān)。九、插入文檔封面專(zhuān)業(yè)的文檔要配以漂亮的封面才會(huì)更加完美，在Word2010中，用戶(hù)將不會(huì)再為設(shè)計(jì)漂亮的封面而大費(fèi)周折，內(nèi)置的“封面庫(kù)”為用戶(hù)提供了充足的選擇空間。第三節(jié)美化文檔外觀(guān)制作專(zhuān)業(yè)的文檔除了使用常規(guī)的頁(yè)面內(nèi)容和美化操作外，還需要注重文檔的結(jié)構(gòu)以及排版方式。Word2010提供了諸多簡(jiǎn)便的功能，使長(zhǎng)文檔的編輯、排版、閱讀和管理更加輕松自如。第四節(jié)長(zhǎng)文檔的編輯與管理一、定義并使用樣式樣式是指一組已經(jīng)命名的字符和段落格式。它規(guī)定了文檔中標(biāo)題、正文，以及要點(diǎn)等各個(gè)文本元素的格式。用戶(hù)可以將一種樣式應(yīng)用于某個(gè)選定的段落或字符，以使所選定的段落或字符具有這種樣式所定義的格式。使用樣式有諸多便利之處，它可以幫助用戶(hù)輕松統(tǒng)一文檔的格式；輔助構(gòu)建文檔大綱以使內(nèi)容更有條理；簡(jiǎn)化格式的編輯和修改操作。此外，樣式還可以用來(lái)生成文檔目錄。第四節(jié)長(zhǎng)文檔的編輯與管理1、在文檔中應(yīng)用樣式第四節(jié)長(zhǎng)文檔的編輯與管理2、創(chuàng)建樣式對(duì)已有樣式進(jìn)行保存重新創(chuàng)建新的樣式第四節(jié)長(zhǎng)文檔的編輯與管理3、復(fù)制并管理樣式在編輯文檔的過(guò)程中，如果需要使用其他模板或文檔的樣式，可以將其復(fù)制到當(dāng)前的活動(dòng)文檔或模板中，而不必重復(fù)創(chuàng)建相同的樣式。第四節(jié)長(zhǎng)文檔的編輯與管理第四節(jié)長(zhǎng)文檔的編輯與管理二、文檔分頁(yè)與分節(jié)如果只是為了排版布局需要，單純地將文檔中的內(nèi)容劃分為上下兩頁(yè)，則在文檔中插入分頁(yè)符即可。插入分頁(yè)符插入分節(jié)符默認(rèn)方式下，Word將整個(gè)文檔視為一節(jié)，所有對(duì)文檔的設(shè)置都是應(yīng)用于整篇文檔的。當(dāng)插入“分節(jié)符”將文檔分成幾“節(jié)”后，可以根據(jù)需要設(shè)置每“節(jié)”的格式。第四節(jié)長(zhǎng)文檔的編輯與管理第四節(jié)長(zhǎng)文檔的編輯與管理三、文檔內(nèi)容的分欄處理第四節(jié)長(zhǎng)文檔的編輯與管理四、設(shè)置文檔的頁(yè)眉與頁(yè)腳頁(yè)眉和頁(yè)腳是文檔中每個(gè)頁(yè)面的頂部、底部和兩側(cè)頁(yè)邊距中的區(qū)域，用戶(hù)可以在頁(yè)眉和頁(yè)腳中插入文本或圖形，例如頁(yè)碼、時(shí)間和日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、文件名或作者姓名等。1、在文檔中插入預(yù)設(shè)的頁(yè)眉或頁(yè)腳2、創(chuàng)建首頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳3、為奇偶頁(yè)創(chuàng)建不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳4、為文檔各節(jié)創(chuàng)建不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳5、刪除頁(yè)眉或頁(yè)腳五、使用項(xiàng)目符號(hào)項(xiàng)目符號(hào)是放在文本前以強(qiáng)調(diào)效果的點(diǎn)或其他符號(hào)。用戶(hù)可以在輸入文本時(shí)自動(dòng)創(chuàng)建項(xiàng)目符號(hào)列表，也可以快速給現(xiàn)有文本添加項(xiàng)目符號(hào)。1、自動(dòng)創(chuàng)建項(xiàng)目符號(hào)列表2、為原有文本添加項(xiàng)目符號(hào)第四節(jié)長(zhǎng)文檔的編輯與管理六、使用編號(hào)列表在文本前添加編號(hào)有助于增強(qiáng)文本的層次感和邏輯性。創(chuàng)建編號(hào)列表與創(chuàng)建項(xiàng)目符號(hào)列表的操作過(guò)程相仿，用戶(hù)同樣可以在輸入文本時(shí)自動(dòng)創(chuàng)建編號(hào)列表，或者快速給現(xiàn)有文本添加編號(hào)。第四節(jié)長(zhǎng)文檔的編輯與管理七、在文檔中添加引用內(nèi)容在長(zhǎng)文檔的編輯過(guò)程中，文檔內(nèi)容的索引和腳注非常重要，這可以使文檔的引用內(nèi)容和關(guān)鍵內(nèi)容得到有效的組織。第四節(jié)長(zhǎng)文檔的編輯與管理1.插入腳注和尾注腳注和尾注一般用于在文檔和書(shū)籍中顯示引用資料的來(lái)源，或者用于輸入說(shuō)明性或補(bǔ)充性的信息?！澳_注”位于當(dāng)前頁(yè)面的底部或指定文字的下方，而“尾注”則位于文檔的結(jié)尾處或者指定節(jié)的結(jié)尾。腳注和尾注都是用一條短橫線(xiàn)與正文分開(kāi)的。而且，二者都用于包含注釋