高效會(huì)議管理培訓(xùn)課件

高效會(huì)議管理職業(yè)化團(tuán)隊(duì)建設(shè)教材〔一〕講師：張寶1版本：1.0學(xué)習(xí)公約請(qǐng)關(guān)閉或調(diào)為震動(dòng)請(qǐng)把心帶來請(qǐng)帶空杯來,裝點(diǎn)水回去請(qǐng)充分討論和學(xué)習(xí)一、為什么要對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理二、會(huì)議的目的和種類三、會(huì)議的三個(gè)階段/七個(gè)步驟四、會(huì)議失敗的原因五、如何開成功的會(huì)議六、成功會(huì)議的角色扮演七、會(huì)議控制與沖突處理八、會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)課程大綱34據(jù)統(tǒng)計(jì)，在英國(guó)每天大約有400萬小時(shí)被用于召開團(tuán)隊(duì)會(huì)議，在美國(guó)平均每天要舉行1100次團(tuán)隊(duì)會(huì)議?哈佛商業(yè)評(píng)論?通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個(gè)主管每天用于正式會(huì)議的時(shí)間到達(dá)3.5小時(shí)，非正式會(huì)議大約1小時(shí)希望開啟各項(xiàng)管理會(huì)議例會(huì)機(jī)制的同時(shí)能有效組織會(huì)議5一、為什么要對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理PDCA精神是發(fā)現(xiàn)、改善各種管理困難。循環(huán)理論存在于所有領(lǐng)域，大至企業(yè)策略管理、環(huán)保污染管理，小到部門的工程管理、教育培訓(xùn)、自我管理等。它被人們持續(xù)地、正式或非正式地、有意識(shí)無意識(shí)地使用于自己所做的每件事和每個(gè)活動(dòng)會(huì)議管理自然也運(yùn)用著PDCA的思想，并且會(huì)議也是其他管理事件PDCA循環(huán)中的一個(gè)環(huán)節(jié)局部。運(yùn)用PDCA的思想標(biāo)準(zhǔn)每個(gè)管理動(dòng)作6會(huì)議管理中的PDCA循環(huán)運(yùn)用7會(huì)議中的PDCA循環(huán)運(yùn)用PDCA會(huì)議籌劃會(huì)議日程確定會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)會(huì)議邀請(qǐng)會(huì)前場(chǎng)地和設(shè)備布置和確認(rèn)參會(huì)問題討論會(huì)議決策、方案制定工作安排會(huì)議紀(jì)要問題解決跟進(jìn)工作匯報(bào)方案執(zhí)行工作標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議本錢=時(shí)間本錢+間接本錢+效率損失本錢時(shí)間本錢=參會(huì)人員單位小時(shí)工資*用時(shí)*人數(shù)*3直接本錢=會(huì)議設(shè)施租用折舊+差旅費(fèi)+文件費(fèi)效率損失=不能及時(shí)接聽客戶+所管理區(qū)域發(fā)生突發(fā)事件不能及時(shí)處理管理開展規(guī)律：由簡(jiǎn)到繁再到簡(jiǎn)8會(huì)議本錢的計(jì)算9二、會(huì)議的目的和種類開展有效溝通監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾目的達(dá)成協(xié)調(diào)、解決問題10達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)名問題或困難所做權(quán)衡問題的輕重緩急尋找解決辦法評(píng)議解決辦法確定行動(dòng)綱領(lǐng)按人數(shù)分類團(tuán)體會(huì)議小組會(huì)議一對(duì)一會(huì)議按開會(huì)方式分類面對(duì)面會(huì)議電話會(huì)議視頻會(huì)議按開會(huì)目的分類固定例會(huì)當(dāng)眾表彰批評(píng)會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件會(huì)議人事會(huì)議培訓(xùn)會(huì)議說明會(huì)議11會(huì)議種類12會(huì)議頻率13三、會(huì)議的三個(gè)階段/七個(gè)過程召開計(jì)劃階段落實(shí)計(jì)劃開始擴(kuò)展回收達(dá)成共識(shí)結(jié)束檢查反饋落實(shí)14會(huì)議方案階段會(huì)議六個(gè)要點(diǎn)會(huì)議目標(biāo)會(huì)議參與者會(huì)議方式會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)會(huì)議日程安排會(huì)議所需的資料和物料開始守時(shí)、破冰擴(kuò)展擴(kuò)展技巧：圖文并茂、頭腦風(fēng)暴、圖解分支、區(qū)域分析、SWOT分析回收回收技巧：投票表決、壓力排序達(dá)成共識(shí)結(jié)束會(huì)議15會(huì)議召開階段16會(huì)議失敗原因主持人的技能會(huì)議的地點(diǎn)會(huì)議準(zhǔn)備工作17會(huì)議的三種致命傷會(huì)前會(huì)中會(huì)后18會(huì)議失敗的原因目標(biāo)欠缺目標(biāo)不明確議程欠缺與會(huì)人選不當(dāng)，太多太少會(huì)議時(shí)間不當(dāng)時(shí)間通知不到會(huì)議通知內(nèi)容不周祥會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備不足不能準(zhǔn)時(shí)開始與會(huì)者未作準(zhǔn)備未明確議題和時(shí)間時(shí)間安排不當(dāng)會(huì)議太多與會(huì)者厭倦會(huì)議太少議題太多19會(huì)議之前導(dǎo)致失敗的原因受外界影響與會(huì)者發(fā)言離題沒必要人員留會(huì)場(chǎng)決策猶豫不決資料準(zhǔn)備不充分卻貿(mào)然決策少數(shù)人論斷發(fā)言與會(huì)者之間爭(zhēng)論與會(huì)者精力不集中視聽器材故障與會(huì)者不表明自己的真實(shí)意見與會(huì)者沒有熱情與會(huì)者與主持人爭(zhēng)論會(huì)議超出預(yù)訂市時(shí)間主席未能總結(jié)會(huì)議成果20會(huì)議中導(dǎo)致失敗的原因沒有記錄會(huì)議要點(diǎn)不能對(duì)討論事項(xiàng)做最終決定不能對(duì)對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行總結(jié)不能解散已完成任務(wù)的臨時(shí)委員會(huì)或工作小組與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿沒有跟蹤落實(shí)會(huì)議決定21會(huì)議后導(dǎo)致失敗的原因高效會(huì)議的八大特征只在必要時(shí)才開會(huì)事先已經(jīng)籌劃好擬定和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)才能和必要的人作出了評(píng)論和總結(jié)記錄所有決定和負(fù)責(zé)人及完成時(shí)間22五、如何開成功會(huì)議不守時(shí)不負(fù)責(zé)不決策不投入不執(zhí)行23防止會(huì)議的五“不〞現(xiàn)象項(xiàng)目原因具體表現(xiàn)1時(shí)間即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人饑腸轆轆無心開會(huì)2地點(diǎn)會(huì)議設(shè)在經(jīng)理辦公室，時(shí)常被打斷3開會(huì)對(duì)象選擇該來的不來，可不該來的都來了4主持人的技能缺乏影響力，說服力，被與會(huì)者牽著鼻子走無法實(shí)現(xiàn)會(huì)議意圖5與會(huì)者的技能發(fā)言混亂，既不知如何表意，也不足如何引退6會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓沒有成效7開會(huì)的原因目的和結(jié)果會(huì)議進(jìn)行中發(fā)行皆不明確，使會(huì)議毫無意義、宣告失敗24會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)目原因具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議一般安排在周二到周四上午或下午2：30后，避免周一到周五2地點(diǎn)會(huì)議室盡量安排在一個(gè)封閉會(huì)議室內(nèi)，且最后圍著圓桌進(jìn)行3開會(huì)對(duì)象選擇事先必須提前通知出席會(huì)議的人，且分為參加者、旁聽者和可選擇者4主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)當(dāng)主持人5與會(huì)者的技能與會(huì)者具備傾聽能力和頭腦風(fēng)暴等技術(shù)6會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前準(zhǔn)備7開會(huì)的原因目的和結(jié)果在開會(huì)之前要知會(huì)相關(guān)人員25預(yù)防會(huì)議效率不高的管理如果已經(jīng)按照慣例改為餐會(huì)了沒有特別的事情討論你是唯一可以且知道決策的人會(huì)議成本太大還有比開會(huì)更好的方法26如何判斷沒有必要開會(huì)五個(gè)如果如果必須把信息同時(shí)傳到很多人給工作小組委派任務(wù)需動(dòng)和說明聽取部門匯報(bào)要讓更多的人參與決策以集思廣益有事需當(dāng)眾表?yè)P(yáng)批評(píng)27如何判斷必須開會(huì)的五個(gè)如果你心里想的100%嘴上說的80%別人聽的60%別人聽懂的40%28溝通漏斗最后別人執(zhí)行20%開始?xì)g迎會(huì)議流程議程具體時(shí)間規(guī)則制度議程分享話題及目標(biāo)交換信息產(chǎn)生想法/做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤會(huì)議記錄跟蹤計(jì)劃29會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)流程30如何建立信任會(huì)議為什么往往主持人話最多會(huì)中80%在開會(huì)，15%在沉默。5%在搶發(fā)言，如何有效的分配發(fā)言時(shí)間如何保證會(huì)議議程主持人發(fā)言較多的原因?qū)ψh題較熟地位高，聲音大承擔(dān)較多的行政責(zé)任建議盡量保證每個(gè)人的發(fā)言機(jī)會(huì)均等盡量形成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍31成功會(huì)議決策成功的主持人主持人秩序維護(hù)人時(shí)間控制人安排會(huì)議記錄員32六、成功會(huì)議的角色扮演要營(yíng)造和諧的氣氛負(fù)責(zé)會(huì)議照常進(jìn)行負(fù)責(zé)總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言人去解釋幫助參會(huì)者理清思路避免意見一邊倒減少和會(huì)議無關(guān)的爭(zhēng)論要保持中立的態(tài)度33主持人的責(zé)任展示探尋評(píng)論建立測(cè)試?yán)斫馇闆r總結(jié)排除引進(jìn)提出建議34主持人會(huì)議中說話技巧35參會(huì)者的守那么與責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，奉獻(xiàn)自己的創(chuàng)意和意見以解決問題為己任保持開發(fā)的心態(tài)，摒棄部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不做人身攻擊防止出現(xiàn)肢體沖突會(huì)后總結(jié)36七、會(huì)議控制與沖突少數(shù)人沖突怎么辦？會(huì)議中出現(xiàn)沖突怎么辦？37意外和沖突處理蟬鯊魚驢兔子螃蟹38遭遇“蟬〞蟬的病癥：講故事〔討論的和主題沒有關(guān)系〕講了很久才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體實(shí)例拒絕傾聽他人的主要觀點(diǎn)主持人對(duì)策：采用非語(yǔ)言性暗示探尋、總結(jié)、測(cè)試其理解程度善于提醒關(guān)于程序及時(shí)間的限制帶入別人發(fā)言39遭遇“鯊魚〞鯊魚病癥：有攻擊別人的傾向總是給予消極的否認(rèn)的意見主持人對(duì)策：理解對(duì)方的想法和情緒重審會(huì)議中什么意見都可以提，但正面的建議更收歡送采用非語(yǔ)言方式打斷40遭遇驢“驢〞的病癥：過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)不能站在別人的立場(chǎng)看問題主持人對(duì)策：突出他的奉獻(xiàn)重復(fù)問題短暫沉默41遭遇兔子“兔子〞的病癥：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或意見主持人對(duì)策：肯定他的奉獻(xiàn)重申現(xiàn)在的程序，如不奏效，那么馬上按照他的方法實(shí)施42遭遇“螃蟹〞螃蟹的病癥：開會(huì)還在做別的工作或事情私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接、打瞌睡其他，筆敲桌子、背對(duì)發(fā)言人主持人對(duì)策：對(duì)開小會(huì)的情況，示意發(fā)言人暫停，讓會(huì)議突然停下來，讓大家警覺打瞌睡，就休息5分鐘并加快會(huì)議進(jìn)程保持短暫沉默不要回避對(duì)立，意見分歧是正常現(xiàn)象不要因?yàn)楣ぷ魃系姆制缍莼扇穗H關(guān)系或情緒方面的對(duì)立利用會(huì)議中間的休息來調(diào)整一下氣氛可以參考第三方意見可以把焦點(diǎn)問題寫在黑板上 ，客觀比較一下多提供一些相關(guān)有說服力的數(shù)據(jù)43出現(xiàn)分歧時(shí)的處理原那么聽完陳述后就沒有詞了向雙方之一表示贊同阻止對(duì)方宣泄指出雙方都有錯(cuò)建議舉行其他主持人會(huì)議44主持人會(huì)議調(diào)停失敗的原因45成功會(huì)議決策會(huì)議共識(shí)四種群體決策權(quán)威決策共識(shí)決策少數(shù)服從多數(shù)無異議決策四種團(tuán)隊(duì)決策頭腦風(fēng)暴德爾菲法換位思考決策46處理沖突的五種類型決策不決策不合作合作暴力型遷就型回避型協(xié)作型妥協(xié)型47八、會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議記錄者功能記錄與維持議程所設(shè)計(jì)的程序觀察和預(yù)防協(xié)助主持人做好總結(jié)與歸納作參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)自我評(píng)價(jià)怎樣提高低次會(huì)議的質(zhì)量關(guān)于習(xí)慣48會(huì)后跟進(jìn)拿到會(huì)議記錄后要細(xì)讀分析不同的參會(huì)者考慮自己任務(wù)的完成方法會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始49參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容序號(hào)內(nèi)容1請(qǐng)大家填寫會(huì)議評(píng)估表2針對(duì)意見作出改進(jìn)措施3詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事4制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)5如有需要找高層協(xié)助6如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議7會(huì)議之后檢討得失50主持人會(huì)后的跟進(jìn)51主持人會(huì)后自我評(píng)定問卷序號(hào)內(nèi)容1在開會(huì)中有沒人誤解我的意思2我有沒有在別人談話時(shí)跳到其他話題3有沒有在會(huì)議前讓與會(huì)這了解會(huì)議內(nèi)容4面對(duì)別人說話是不是很緊張5是否遇到只有主持人說話沒有人參與6談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白你的意思7