關(guān)于城建檔案信息資源建設(shè)的有效措施

關(guān)于城建檔案信息資源建設(shè)的有效措施城建檔案信息是記錄城市發(fā)展歷程的重要元素，以數(shù)字化、信息化的方式記載反映了城市的發(fā)展史及發(fā)展現(xiàn)狀。城市建設(shè)過程中，均可以以城建檔案內(nèi)容為參照，為科學(xué)規(guī)劃城市建設(shè)提供決策輔助。傳統(tǒng)工作模式下，城建檔案信息主要以紙質(zhì)版為載體，由專業(yè)檔案管理人員進行收集、保管、利用。但是隨著城市發(fā)展不斷推進，城建檔案信息資源逐漸豐富、內(nèi)容不斷擴展，傳統(tǒng)的人工管理模式難以滿足現(xiàn)階段城市快速發(fā)展的需求，且受限于紙質(zhì)載體不利于長期保存的缺陷，在檔案保管、查檔利用過程中廣泛存在丟失、破損、出庫入庫程序繁瑣等諸多問題。隨著計算機技術(shù)迅猛發(fā)展，推進城建檔案信息資源建設(shè)工作，切實將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為更方便快捷的電子化數(shù)字化檔案管理模式，有利于城建檔案信息資源的長期保存和開發(fā)利用。

一、城建檔案信息資源建設(shè)相關(guān)概述

（一）城建檔案工作發(fā)展歷程

作為記錄城市規(guī)模、城市發(fā)展歷程及城市建設(shè)過程中的各項重要活動的重要載體，城建檔案與城市建設(shè)、城市運行維護等城市管理工作緊密相關(guān)。城建檔案資源具有可靠性、可利用性、連續(xù)性、規(guī)范性等多種特性，可為城市建設(shè)規(guī)劃提供輔助決策和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。隨著改革開放不斷深入，城建檔案管理模式不斷改進，城建檔案信息資源也逐漸豐富，國家也陸續(xù)出臺了相關(guān)的城市建設(shè)檔案管理規(guī)定[1]。城建檔案信息的記錄方式隨著信息化時代的發(fā)展不斷改進優(yōu)化，如今除了常見的文字記錄外，還包括聲像、圖像等多種記錄方式。

（二）城建檔案信息資源建設(shè)的意義

1.優(yōu)化檔案存儲空間

傳統(tǒng)城建檔案管理模式下，一般以紙質(zhì)檔案或聲像檔案為載體記錄城建檔案信息，這種方式人工投入大、維護成本高，實體檔案還需要依托足夠的庫房空間進行管飽。隨著城市化發(fā)展不斷加快，建設(shè)工程產(chǎn)生的城建檔案體量日益增多，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式難以滿足城市后續(xù)發(fā)展的需求。通過城建檔案信息化資源建設(shè)，將城建檔案信息載體由傳統(tǒng)的紙質(zhì)、聲像等實體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案、數(shù)字檔案等信息化檔案資源，所需檔案存儲空間由成百上千平方的檔案庫房優(yōu)化成數(shù)塊硬盤大小，甚至通過云服務(wù)轉(zhuǎn)變成網(wǎng)上云空間，從根本上對檔案存儲模式進行了改革。

2.提高檔案利用效率

人工管理模式下，城建檔案管理人員通過城建檔案編碼保管，實現(xiàn)檔案的有序保管和資源利用。查檔利用過程中，管理人員通過人工出庫、利用、入庫的檔案利用方式提供查檔利用服務(wù)。然而城市化進程的不斷推進，城建檔案資源不斷豐富、查檔利用需求不斷擴大，傳統(tǒng)的檔案查閱和管理方式難以滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的需求[2]。延續(xù)傳統(tǒng)的人工管理和檔案利用方式，將直接影響查檔利用服務(wù)質(zhì)量和檔案管理工作效率。通過信息化資源建設(shè)將城建檔案信息資源保存到線上平臺或者云空間上，利用相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)管理軟件或者管理平臺將電子檔案或者數(shù)字檔案直接發(fā)送到服務(wù)端，不僅降低了城建檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)、提高查檔利用工作效率，更是大幅壓縮服務(wù)等待時長、優(yōu)化查檔利用流程手續(xù)，同時為城建檔案管理人員和服務(wù)申請人員提供更現(xiàn)代化、更智能、更優(yōu)質(zhì)的查檔利用體驗。

3.提高城建檔案信息利用率

傳統(tǒng)城建檔案管理模式下，由于城建檔案信息調(diào)取受實體檔案約束，城建檔案管理及利用相對封閉獨立。需要獲取城建檔案資源時，需要人員前往城建檔案管理機構(gòu)辦理檔案查詢利用服務(wù)申請手續(xù)。相對復(fù)雜的手續(xù)辦理流程和城建檔案信息資源的封閉獨立性，造成了城建檔案信息利用率始終難以提高。通過城建檔案信息資源建設(shè)，在一定程度上通過網(wǎng)絡(luò)平臺、信息系統(tǒng)實現(xiàn)城建檔案信息資源共建共享，擁有相關(guān)權(quán)限的管理人員可以進行線上歸檔、線上查檔、線上利用、線上管理等城建檔案管理工作，一方面降低了城建檔案信息資源的管理成本和建設(shè)成本，一方面也避免了重復(fù)建設(shè)帶來的沉沒成本和資源浪費。

二、城建檔案信息資源建設(shè)中存在的問題

（一）檔案信息資源難以全面覆蓋

雖然國家已出臺了城建檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)，但結(jié)合城建檔案信息資源建設(shè)實際看，城建檔案信息資源建設(shè)中普遍存在著覆蓋面不夠、質(zhì)量不高的問題。首先，隨著不同城市間的發(fā)展水平存在的差異，各地城建檔案信息建設(shè)在管理標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)內(nèi)容上各有千秋，再加上不同地市對城建檔案信息化建設(shè)投入資源多寡，多種因素互相影響下各地的城建檔案信息資源建設(shè)從整體上看就形成了“少數(shù)先進、多數(shù)平均、少數(shù)后進”的正態(tài)分布趨勢。對于城市建設(shè)發(fā)展快、資源投入多的地區(qū)，城建檔案信息資源相對豐富，城建檔案信息化建設(shè)相對完善；對于城市建設(shè)發(fā)展慢、資源投入少的地區(qū)，城建檔案信息資源相對不足，城建檔案信息化建設(shè)相對滯后[3]。此外，城建檔案信息資源覆蓋面不夠的問題也應(yīng)引起人們更多的重視，特別是地下管線信息資源的收集，僅依靠普查成果及地下管線實體檔案歸檔等傳統(tǒng)信息資源收集方式，難以滿足日益擴大的地下管線信息資源的收集、利用需要。

（二）城建檔案管理水平普遍不高

城建檔案由于同時具備檔案管理和工程建設(shè)兩種屬性，在城建檔案管理工作中對城建檔案管理人員同時提出了檔案管理業(yè)務(wù)水平和工程建設(shè)知識儲備方面的要求，如今更是隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展提出了信息技術(shù)方面的新要求新挑戰(zhàn)，導(dǎo)致同時具備豐富實踐經(jīng)驗和高級水平的城建檔案管理人員占比率始終處于低位，對城建檔案管理工作的開展產(chǎn)生了持續(xù)的負(fù)面影響。首先，城建檔案管理并非單線程工作，絕大多數(shù)情況下，檔案管理人員不僅要做好某個建設(shè)工程項目城建檔案信息資源的歸集整理，還要同時對已歸檔的城建檔案資料進行編碼上架、對提交歸檔的數(shù)字化檔案、電子檔案、實體檔案進行清點核對、驗收審查，處于多線程同時并發(fā)的狀態(tài)。其次，隨著城建檔案信息化建設(shè)的推進，對城建檔案管理人員提出了信息技術(shù)方面的新要求新挑戰(zhàn)，這種情況下，能夠兼具豐富實踐經(jīng)驗和較高信息技術(shù)水平的城建檔案管理人員十分稀缺，大多數(shù)情況下，要么是具備豐富實踐經(jīng)驗的城建檔案管理人員無法完全適應(yīng)信息化管理技術(shù)手段，要么是信息技術(shù)較高的城建檔案管理人員仍然缺乏實踐經(jīng)驗，對城建檔案管理工作提出了相當(dāng)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，也間接導(dǎo)致各地城建檔案管理工作與信息技術(shù)仍需要進一步磨合、提高，甚至部分城建檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的人工管理模式，極大制約了城建檔案信息資源的有效利用率。

（三）城建檔案信息化建設(shè)相對滯后

城建檔案信息化建設(shè)極為以來資源投入和技術(shù)進步，因此在城建檔案信息化建設(shè)上的資源投入相對保守以及采用的信息技術(shù)落后，都可能直接導(dǎo)致信息化建設(shè)進度滯后、信息化程度不高、信息資源有效占比率較低等諸多問題，更是直接影響了后續(xù)城建檔案信息資源開發(fā)利用的后續(xù)開展。城建檔案信息化建設(shè)過程中大多數(shù)是以信息管理系統(tǒng)為核心，逐步豐富拓展應(yīng)用場景。但是各地結(jié)合當(dāng)?shù)亻_展城建檔案管理工作業(yè)務(wù)實際，對城建檔案信息化建設(shè)提出了差異化需求，直接導(dǎo)致各地的信息管理系統(tǒng)完成度各有不同，甚至由于資源投入?yún)T乏、建設(shè)人員水平不夠，部分城建檔案信息管理系統(tǒng)建成后無法適配城建檔案業(yè)務(wù)的開展，出現(xiàn)“建而不用、建成難用”的不良現(xiàn)象。其次，城建檔案信息資源建設(shè)是為國家發(fā)展、城市建設(shè)、人民需要而服務(wù)的，城建檔案信息化建設(shè)把關(guān)不嚴(yán)、質(zhì)量不高的情況下，很可能與城市建設(shè)發(fā)展節(jié)奏“脫節(jié)”，甚至淪為固步自封、束之高閣的淘汰產(chǎn)物。因此，開展城市檔案信息化建設(shè)過程中一定要滿足必須的資源投入需要和相應(yīng)的人力保障制度保障，統(tǒng)籌引入城建檔案管理人才和信息化技術(shù)人才，結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展不斷提高城建檔案信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)水平。

三、關(guān)于城建檔案信息資源建設(shè)的有效措施

（一）細(xì)化工作，提高城建檔案信息資源完整性

城建檔案信息資源完整性是衡量城建檔案信息化建設(shè)成效的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。為有效提高城建檔案的完整性，城建檔案管理人員應(yīng)從源頭上著手，也就是在城建檔案信息收集、整理過程上做工作。在城建檔案收集過程中，持續(xù)加強對城建檔案收集人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督指導(dǎo)，在收集過程中不僅要滿足基礎(chǔ)的檔案歸集標(biāo)準(zhǔn)，同時還應(yīng)根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范GB/T50328》規(guī)范要求逐條清點核對、收集整理，同時嚴(yán)格“接收審核、資料審核、檔案審批”三級管理制度的執(zhí)行，從工作制度上保障城建檔案的完整性[4]；其次，在接收審核城建檔案過程中，需要結(jié)合建設(shè)工程知識對城建檔案信息內(nèi)容進行甄別，明確報送資料的真實性、有效性是否符合要求。綜合數(shù)據(jù)核對、邏輯檢查、專業(yè)審核等多種方式，保障城建檔案資料的質(zhì)量，避免城建檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，影響后續(xù)城市建設(shè)工作的開展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和城建電子檔案共建共享模式的推廣，該部分內(nèi)容驗審工作可以由建設(shè)工程質(zhì)量安全管理部門在電子檔案生成過程中進行審核完成，減少重復(fù)審核造成的資源浪費。；城建檔案收集完整僅整理編碼環(huán)節(jié)時，城建檔案管理人員可借助信息管理系統(tǒng)等信息化技術(shù)應(yīng)用將城建檔案資料快速進行分類編碼，在通用標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上結(jié)合本地制定相應(yīng)的編碼規(guī)則，有效的提高城建檔案管理工作效率和成果質(zhì)量。

（二）多管齊下，綜合提高城建檔案管理水平

城建檔案管理水平根據(jù)管理工作內(nèi)容分類可歸結(jié)為檔案整理水平、接收審核水平、查檔利用水平和信息化建設(shè)水平等。要提高城建檔案管理水平，就要抓好人才資源儲備，也就是通過強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強專業(yè)交流、輪崗豐富實踐經(jīng)驗等方式不斷提高城建檔案管理人員的綜合素質(zhì)，既要抓好城建檔案信息化管理水平，滿足熟練操作城建檔案信息化管理平臺的基本需求，又要不斷豐富建設(shè)工程質(zhì)量和檔案保管利用等方面的知識儲備，滿足城建檔案管理水平的基礎(chǔ)保障。首先，提高城建檔案信息化管理水平，要建立在引進相應(yīng)信息技術(shù)人員的基礎(chǔ)上，在信息技術(shù)人員的專業(yè)指導(dǎo)下逐步開展城建信息化建設(shè)，同時結(jié)合城建檔案管理實際，針對性定期開展檔案管理制度改革及信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保城建檔案管理人員滿足熟練使用檔案業(yè)務(wù)管理平臺、數(shù)字化加工紙質(zhì)檔案、線上完成城建檔案信息歸集及城建檔案資源利用等工作需要。其次，提高城建檔案管理水平就要以城市建設(shè)檔案管理相關(guān)規(guī)范文件為指導(dǎo)，加強摸底調(diào)查和自查自糾，充分掌握了解自身在開展城建檔案管理過程中的薄弱點和突破點，在此基礎(chǔ)上結(jié)合城建檔案業(yè)務(wù)實際向上級爭取資源投入，針對性制定措施補短板、厚實根基。此外，開展城建檔案管理過程中，主管部門要定期對摸排相關(guān)城建檔案管理工作開展情況，加強對城建檔案管理人員的工作考核，及時掌握了解城建檔案管理中存在的難點堵點，并部署城建檔案管理工作改進方向和措施，為提高城建檔案管理水平、推進城建檔案信息化建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。

（三）開展數(shù)字檔案館建設(shè)

如今，數(shù)字檔案館依然成為檔案工作領(lǐng)域現(xiàn)代化、信息化的主流發(fā)展趨勢，城建檔案管理工作作為城市發(fā)展建設(shè)重要一環(huán)也隨之朝著數(shù)字化方向不斷推進。一是打牢數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)。多數(shù)情況下城建檔案管理部門要加大對城建檔案信息化建設(shè)的的資金投入，開發(fā)個性化城建檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)并承擔(dān)后續(xù)維護管理費用，隨著城建檔案信息指數(shù)翻倍式增長，城建檔案收集、保管、利用的工作量和重要程度也會逐增加，因此對城建檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的后續(xù)維護必須保障專業(yè)技術(shù)人才投入及相應(yīng)的維護資金投入。通過對系統(tǒng)功能維護和應(yīng)用場景的擴展不斷完善城建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用，以及通過技術(shù)手段定期對城建檔案信息化建設(shè)成果的安全性、有效性等進行檢查整改，奠定數(shù)字檔案館建設(shè)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)建設(shè)及基礎(chǔ)應(yīng)用建設(shè)保障。二是不斷豐富城建檔案信息資源應(yīng)用場景。定期梳理統(tǒng)計城建檔案信息化建設(shè)情況、基本業(yè)務(wù)開展情況，結(jié)合檔案查詢利用業(yè)務(wù)實際情況篩選可公開的業(yè)務(wù)信息和項目信息，并通過主管部門門戶網(wǎng)站、微信小程序、微信公眾號等公開平臺，加強對城建檔案信息利用的宣傳，與城建管理部門、人民群眾共享城建檔案信息資源建設(shè)成果[5]。三是統(tǒng)合城建檔案業(yè)務(wù)管理平臺。通過建立城建檔案信息資源共享平臺，積極推廣使用并根據(jù)反饋意見不斷優(yōu)化改善，避免了城建檔案信息資源重復(fù)建設(shè)導(dǎo)致的沉沒成本和資源浪費，也極大豐富了資源應(yīng)用場景和提高信息利用率。但受限各地存在不同的城建檔案管理規(guī)范及城建檔案資料的不公開性，共享平臺的建設(shè)應(yīng)采取保守推廣、逐步建設(shè)的方案。

四、結(jié)束語

城建檔案信息資源建設(shè)與城市發(fā)展緊密相連，完善城建檔案信息資源建設(shè)可為后續(xù)城市發(fā)展規(guī)劃