員工檔案管理制度

員工檔案管理制度員工檔案管理制度（通用8篇）在社會發(fā)展不停提速的今天，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度普通指規(guī)定大家共同恪守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。想必許多人都在為如何制訂制度而煩惱吧，下面是員工檔案管理制度1一、勞動合同：1、訂立勞動合同的原則（1）本著平等自愿和協(xié)商一致的原則。規(guī)定勞動合同的內(nèi)容必須公正、誠實(shí)、守信。（2）恪守國家法律、法規(guī)和政策。（3）以書面形式明確規(guī)定雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。（4）雙方嚴(yán)格執(zhí)行。勞動合同訂立后，雙方都應(yīng)嚴(yán)格按照合同規(guī)定的內(nèi)容遵照執(zhí)行，任何一方違約，都將按規(guī)定追究違約責(zé)任。（5）以酒店經(jīng)營目的為中心。2、勞動合同的訂立（1）原在冊的勞動合同制員工以及新進(jìn)酒店的人員。（2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店與其別人員訂立勞動合同。（3）勞動合同期限分為有固定時限、無固定時限和完畢一定的工作為期限三種。其中有固定時限的勞動合同是指：訂立一年以上有期限的勞動合同；無固定時限的勞動合同是指：在簽定勞動合同時不明確終止期；完畢一定的工作為期限的勞動合同是：指合同當(dāng)事人雙方完畢某一工作為期限的勞動合同是指合同當(dāng)事人雙方或某一工作的起訖的時間為條件的。（4）新進(jìn)員工應(yīng)根據(jù)訂立勞動合同的年限與有關(guān)規(guī)定，擬定試用期，試用期最長不得超出2個月。（5）勞動合同的變更、續(xù)訂、終止和解除，均應(yīng)按《勞動法》的有關(guān)規(guī)定辦理。3、訂立后的勞動合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書按部門、按序編號歸檔保存。4、合同到期不續(xù)簽的或已解除的勞動合同書均保存2年。二、員工檔案管理制度根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，酒店的人事部做好有關(guān)檔案的管理工作。檔案管理實(shí)施“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分節(jié)管理”的原則，維持檔案的真實(shí)、完善與安全，便于將來使用。1、員工檔案員工檔案由酒店的人事部統(tǒng)一管理，人事部全方面掌握酒店員工基本狀況的收集、鑒別、管理和運(yùn)用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的根據(jù)。員工檔案重要分下列二類：（1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個人為單位集中保存起來的、反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才體現(xiàn)的文獻(xiàn)資料。重要涉及下列基本內(nèi)容：員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料；黨團(tuán)、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。a、員工人事檔案的收集、整頓和保管員工人事檔案整頓應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個大類進(jìn)行。整頓、裝訂成冊的材料必須含有一定保存價值，還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規(guī)定。員工人事檔案必須寄存在可靠安全的場合，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實(shí)施專人保管。b、員工人事檔案的查閱和借用查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續(xù)，查閱普通員工人事檔案，由人事主管同意；查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。外單位人員需要查閱、借用人事檔案時，必須出示有效的證明，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴(yán)格恪守保密制度，不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容，違反者視狀況輕重，予以批評教育直至紀(jì)律處分。c、員工人事檔案的傳遞在員工錄用和離店時，人部部及時辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續(xù)完備，材料完整。員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。（2）員工的工作檔案從員工進(jìn)入飯店開始，統(tǒng)計(jì)員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷，思想品德；業(yè)務(wù)體現(xiàn)、教育培訓(xùn)、獎懲統(tǒng)計(jì)的綜合狀況。材料涉及：員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關(guān)離店統(tǒng)計(jì)等資料；教育培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)、專業(yè)特長與愛好的資料；工資福利資料；勞動業(yè)績、服務(wù)工作評定資料；出勤統(tǒng)計(jì)、工作崗位流動等資料。對員工的多個資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類和歸檔。2、人事部工作檔案人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個部分，分別統(tǒng)計(jì)人事部的工作。（1）人力資源檔案有關(guān)請示、批復(fù)、報告、告知等文獻(xiàn)、工作計(jì)劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動合同資料（涉及訂立、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關(guān)資料），崗位變更資料等。（2）工資福利檔案有關(guān)請示、批復(fù)、報告、告知等文獻(xiàn)、工作計(jì)劃，以及工資、獎金分派方法、考核資料，福利發(fā)放及變更統(tǒng)計(jì)、月度員工考勤匯總等。（3）教育培訓(xùn)檔案有關(guān)請示、批復(fù)、報告、告知等文獻(xiàn)、工作計(jì)劃，教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的，經(jīng)整頓并保存下來的含有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。（4）行政人事檔案有關(guān)請示、批復(fù)、報告、告知等文獻(xiàn)、工作計(jì)劃，衛(wèi)生防疫檢查統(tǒng)計(jì)、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。（5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。3、檔案保存期離職人員檔案保存2年。員工檔案管理制度21、接受：凡酒店經(jīng)營管理活動中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并含有查考價值的文獻(xiàn)、報告、規(guī)定、告知及有關(guān)資料、圖片、會議統(tǒng)計(jì)等均應(yīng)列入酒店檔案的接受范疇。酒店檔案一年接受一次，酒店各部門應(yīng)于第二年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交人事部。2、整頓：（1）、酒店檔案按年綜合整頓，普通在每年第一季度整頓歸檔。（2）、酒店各部門的檔案按其形成的多個門類和體裁列為一種全宗。（3）、辦公室檔案，按其不同內(nèi)容和體裁，制成統(tǒng)一的分類檔案。（4）、按照案卷的排列次序編制卷號，案卷目錄上應(yīng)區(qū)別狀況標(biāo)明不同保管期限。3、保管及運(yùn)用（1）、酒店檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，并定時進(jìn)行檢查。（2）、凡使用檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。（3）、借閱結(jié)束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。4、鑒定和移交（1）、檔案鑒定工作在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，構(gòu)成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。（2）、銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)（3）、銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，由兩人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷。（4）、檔案移交要按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（5）、檔案員調(diào)開工作，須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。員工檔案管理制度3檔案保管制度一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整頓、保管、鑒定、提供運(yùn)用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。二、檔案按檔號排放，檔案柜編次序號，庫房內(nèi)懸掛有關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。三、借出的檔案須準(zhǔn)時償還，運(yùn)用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。七、每學(xué)期開學(xué)初對庫房檔案進(jìn)行全方面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。檔案保密制度一、高度認(rèn)識檔案保密工作的重要性，嚴(yán)格恪守有關(guān)法規(guī)和制度。二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人同意，必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時須嚴(yán)格推行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。三、未經(jīng)同意，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳輸含有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。四、因需要經(jīng)同意摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由運(yùn)用者負(fù)責(zé)。五、不歸檔的重份文獻(xiàn)及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷毀。六、在校保密委員會的指導(dǎo)下，做好檔案密級變更和解密工作。七、檔案館工作人員或運(yùn)用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定解決。檔案運(yùn)用制度一、查閱運(yùn)用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書）等有效證件，同時填寫查閱記錄表；受別人委托者，還須出具別人上述任一證件（含復(fù)印、傳真件）及委托查閱申請書。二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范疇外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意；查閱貴重檔案時，以復(fù)印件替代原件運(yùn)用。三、檔案、資料普通不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)償還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。四、提供運(yùn)用檔案時，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。五、外國組織和人員運(yùn)用開放檔案、資料，按國家有關(guān)規(guī)定辦理。六、查閱運(yùn)用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權(quán)予以勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律責(zé)任。七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)同意或辦公室授權(quán)，任何單位、個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。檔案室人員崗位職責(zé)一、主動宣傳黨和國家有關(guān)檔案管理的法規(guī)、條例。二、恪守各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。三、維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定時檢查檔案保管狀況，改善檔案保護(hù)技術(shù)，嚴(yán)守國家機(jī)密。四、主動開展咨詢服務(wù)；熱情接待檔案運(yùn)用者，快速、精確提供所需檔案和資料。五、進(jìn)一步基層，開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。檔案鑒定制度一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下，由校辦、檔案室及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門類的專、兼職檔案員構(gòu)成鑒定組，按照分工，個人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。二、對在整頓的歸檔材料，要以全方面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)鑒定其價值，精確把握歸檔范疇和保管權(quán)限，有異議時由鑒定組裁定。三、檔案達(dá)成開放期，由鑒定組作出與否向社會開放的決定。四、檔案保密期滿，由鑒定組作出與否變更密級或解密的決定。五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可存、毀。六、銷毀檔案前登記造冊（注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員）；銷毀時由3人執(zhí)行；事后在清冊上注明銷毀日期并簽字；清冊歸檔。安全與消防制度一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進(jìn)室。三、做好安全巡邏工作，下班時關(guān)好水電、鎖好門窗。四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用辦法；做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。五、發(fā)生火警、火災(zāi)要快速報告，并全力撲救。檔案資料管理制度一、文獻(xiàn)管理1、文書人員在起草文獻(xiàn)之前，應(yīng)首先理解事情的背景、起草該文獻(xiàn)的目的及所需注意事項(xiàng)，并收集有關(guān)素材，做好前期的準(zhǔn)備工作。2、文書人員在起草文獻(xiàn)的過程中，要做到內(nèi)容詳實(shí)、精確并根據(jù)文獻(xiàn)的性質(zhì)及運(yùn)用場合的不同而選用不同的書寫和體現(xiàn)方式，做到適時、貼切。3、多個文獻(xiàn)在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審視，文獻(xiàn)下發(fā)時要快速、及時，并做好下發(fā)統(tǒng)計(jì)；若是某些需要回收的表格和文獻(xiàn)，還要做好事后的回收工作。4、文獻(xiàn)下發(fā)后要及時進(jìn)行整頓存檔；對于回收的資料也要及時整頓存檔。5、有限定發(fā)放范疇的文獻(xiàn)，要注意做好有關(guān)的保密工作。二、檔案資料管理1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴(yán)格登記。2、借閱文獻(xiàn)應(yīng)在借閱指定地點(diǎn)進(jìn)行并在指定時限內(nèi)準(zhǔn)時償還，借閱文獻(xiàn)資料時嚴(yán)格按照文獻(xiàn)密級管理為準(zhǔn)執(zhí)行，同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。3、全部檔案資料均要定時清查，借出的檔案資料要在指定時限內(nèi)償還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查解決，并且及時采用補(bǔ)救方法；對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進(jìn)行核對，必須做到物單相符。4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得隨意擴(kuò)大閱讀范疇，否則將進(jìn)行嚴(yán)肅解決。5、機(jī)密、絕密類文檔資料如需復(fù)制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文獻(xiàn)時，應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé)，并采用必要的安全方法。7、對各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限，方便及時清理。8、在部門主管安排、監(jiān)督下，定時對退檔資料進(jìn)行銷毀，并且及時在文檔目錄上做出更改，確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。10、各部門文檔負(fù)責(zé)人對自己所負(fù)責(zé)保存的文檔資料要有具體的目錄，對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作，若因丟失、文獻(xiàn)備份不及時或泄露有關(guān)機(jī)密，從而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以負(fù)責(zé)人對應(yīng)的處分。11、文檔資料負(fù)責(zé)人對全部保存文檔要按次序分類寄存，同時做出相對應(yīng)的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時添加。12、若文檔負(fù)責(zé)人離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以負(fù)責(zé)人對應(yīng)處分。13、新接管檔案管理的負(fù)責(zé)人要盡快熟悉負(fù)責(zé)保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時對文檔進(jìn)行更新、備案。14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)造成文獻(xiàn)資料丟失的要追究對應(yīng)責(zé)任。員工檔案管理制度4一、目的更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機(jī)密；人事檔案的完整，避免材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制訂本檔案管理方法。二、檔案管理內(nèi)容1、員工入職檔案：個人簡歷員工入職記錄表、應(yīng)聘人員記錄表、面試統(tǒng)計(jì)及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及合同。2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)告知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考核成果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整頓。4、員工離職檔案：員工離崗涉及員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。三、檔案規(guī)定1、基礎(chǔ)管理1．1原則：分類原則、歸檔、排列有序、層次清晰、整頓規(guī)范。1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和辭退。1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整頓，并登記于《入職工工人事檔案登記》（見附件一）《離職工工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。1．4當(dāng)在職工工的資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻狀況變動等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。1．5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。1．6對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎懲的材料要收集、整頓檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保存該員工離崗8年止）。1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。1．9檔案應(yīng)分類編號寄存，員工編號，避免重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，方便查閱。2、檔案的查、借閱2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案嚴(yán)禁查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理同意后方可查、借閱。2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。2．4全部同意后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)償還人力資源部（除特殊狀況可延長），對借閱后到期未償還者、償還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者根據(jù)公司檔案管理的規(guī)定。2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。3、查、借閱檔案注意。3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。3．2私自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。3．3查、借閱者私自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。4、檔案的銷毀。4．1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意后銷毀。4．3經(jīng)同意銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將同意的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，記錄表永久保存。四、制訂、修訂、廢除與實(shí)施本管理方法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。員工檔案管理制度5一、目的為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，避免材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制訂本制度。二、范疇本制度合用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。三、職責(zé)3.1人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定時檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。3.2人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)全部分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由本地人事管理部門負(fù)責(zé)管理工作。3.3集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及貫徹執(zhí)行工作。3.4集團(tuán)公司公司委員會負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的同意執(zhí)行。四、人事檔案管理的內(nèi)容4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應(yīng)聘申請表》及有關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案（內(nèi)容涉及：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等有關(guān)資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，另首先按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并擬定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司后來的任職狀況、培訓(xùn)狀況、工資調(diào)節(jié)狀況、學(xué)歷及職稱變化狀況、歷年考核狀況及員工基本狀況復(fù)印件備查材料等。4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動關(guān)系時，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職工工人事檔案類。4.1.3員工正當(dāng)終止/解除勞動合同時，由各有關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職告知單》上簽字，確認(rèn)無遺留問題；員工有關(guān)檔案調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。有關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定時（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列狀況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能擬定某份材料與否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。4.3轉(zhuǎn)遞（員工異動）：檔案轉(zhuǎn)遞過程以下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案告知單》，按發(fā)文規(guī)定包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵照保密原則并且規(guī)定收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認(rèn)識檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得私自向外擴(kuò)散。4.5統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充狀況、檔案整頓狀況、檔案保管狀況、運(yùn)用狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及有關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其它可供公司參考資料。4.5.2人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動狀況每月25日必須將有關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)狀況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）同意，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。員工檔案管理制度6一、目的為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時性和保密性。同時為了維護(hù)人事檔案的完整，避免材料損壞，便于高效、有序的運(yùn)用檔案資料，特制訂本管理方法。二、合用范疇合用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。三、職責(zé)公司行政人事部門為我司員工人事檔案的歸口管理部門。四、原則分類原則、歸檔及時、排列有序、層次清晰、整頓規(guī)范。五、檔案管理內(nèi)容1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職記錄表、應(yīng)聘人員記錄表、面試統(tǒng)計(jì)及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級表、離職證明、各類合同及合同。2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)告知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考核成果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。3、績效管理檔案：將員工績效考核有關(guān)資料按月歸類整頓。4、員工離職檔案：員工離崗涉及員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。六、程序1、新員工報到后，收齊新入職工工的全部手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴(yán)格恪守公司《員工保密管理制度》。2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料涉及：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個人簡歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職(失業(yè))證明等。七、為確保員工檔案信息的及時性和精確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，及時更新、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入。具體時限規(guī)定以下：1、新員工入職、員工調(diào)動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；2、組織機(jī)構(gòu)變動、培訓(xùn)管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；3、社會保險、合同訂立等信息自生成之日起七個工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。八、人事檔案借/調(diào)閱1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經(jīng)有效同意。2、本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管同意。3、部門主管有權(quán)調(diào)閱其它部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報總經(jīng)理同意。4、部門主管級別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門內(nèi)部并在指定人員陪伴下調(diào)閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管同意。借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，借出的檔案必須在2天內(nèi)償還。6、全部調(diào)閱檔案，均需登記備案。九、人事檔案歸屬1、繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其此后聘任聘任的根據(jù)；檔案分類編號寄存，一種員工一種編號，避免重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，方便查閱。2、離職工工的人事檔案每月清查，另外存檔，應(yīng)在妥善保管一年后來銷毀。部門主管以上人員、核心崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年后來銷毀。十、本制度最后解釋權(quán)歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實(shí)施。員工檔案管理制度71、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本公司錄用的含有我市城鄉(xiāng)戶口的員工，其原始資料由本公司調(diào)入、保管。2、凡本公司錄用的含有城鄉(xiāng)常住戶口的員工，自訂立勞動合同試用期滿后，按本公司調(diào)檔規(guī)定，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊狀況不能再指定時限內(nèi)完畢調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交具體的書面闡明材料，未經(jīng)同意不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者公司有權(quán)與期解除勞動合同。3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。（3）員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢多個手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。（4）非本公司人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。（5）員工在本公司工作期間，如有些狀況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。5、員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案：員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，涉及員工的身份證、學(xué)歷證書等有關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的多個培訓(xùn)及對員工評價、考核等。（1）人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案的整頓歸檔及日常管理。（2）員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案實(shí)施分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級下列（不含主管級）培訓(xùn)、業(yè)績檔由人事文員管理。（3）部門部長能夠調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案。（4）員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。（5）員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。員工檔案管理制度8為加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案工作質(zhì)量，更加好地為單位工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合我局檔案工作的實(shí)際，制訂本制度。一、檔案立卷歸檔制度為了使我局的'立卷歸檔工作順利進(jìn)行，完整地保存本單位在各項(xiàng)活動中形成的文獻(xiàn)材料，供領(lǐng)導(dǎo)工作決策和各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本制度。1、但凡在我局日常工作及重大招商活動中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并含有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實(shí)記載。2、我局領(lǐng)導(dǎo)和各科室承接人員應(yīng)將辦理完畢或工作中形成的文獻(xiàn)材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據(jù)為已有。3、文獻(xiàn)歸檔范疇，按余姚市檔案局的有關(guān)規(guī)定收集。4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整頓工作，并按規(guī)定時間造好移交清冊，簽字驗(yàn)收，移交局辦公室。5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范疇規(guī)定，負(fù)責(zé)收集全部應(yīng)歸檔文獻(xiàn)、基建、聲像等材料。6、局辦公室財(cái)務(wù)人員應(yīng)在第二年的六月底前，按規(guī)定立卷歸檔，暫由財(cái)務(wù)人員保存一年后，移交檔案管理人員。7、電子文獻(xiàn)實(shí)施集中統(tǒng)一管理，歸檔方式重要涉及邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔按照同類紙質(zhì)文獻(xiàn)的規(guī)定定時完畢。8、各科室根據(jù)歸檔規(guī)定，在應(yīng)歸檔電子文獻(xiàn)產(chǎn)生時打上對應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過程中的狀況隨時統(tǒng)計(jì)在對應(yīng)的文獻(xiàn)中；辦理完畢的電子文獻(xiàn)應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)記的電子文獻(xiàn)進(jìn)行分類集中拷貝，編制機(jī)讀目錄和《歸檔電子文獻(xiàn)記錄表》。9、歸檔電子文獻(xiàn)的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本規(guī)定。入庫的電子檔案，每兩年要機(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。10、各科室普通應(yīng)及時將上年度應(yīng)歸檔的電子文獻(xiàn)向辦公室歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容精確、運(yùn)用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清晰，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。11、檔案管理員負(fù)責(zé)電子文獻(xiàn)歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗(yàn)收和接受后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)運(yùn)用，做到外觀完好、整潔無損、統(tǒng)計(jì)的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測試無病毒和百分之百的精確率。12、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案應(yīng)進(jìn)行同時更新復(fù)制或補(bǔ)救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。二、檔案庫房管理制度1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內(nèi)。2、庫房要結(jié)實(shí)，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，并采用必要的防止方法和設(shè)立必要設(shè)備，確保檔案的安全。3、庫房內(nèi)要保持適應(yīng)的溫度和濕度。根據(jù)季節(jié)不同氣候變化加強(qiáng)管理，做好每日的溫、濕度統(tǒng)計(jì)。4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持整潔、整潔，每天下班前要認(rèn)真檢查庫房，關(guān)好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，確保庫房安全。5、庫房內(nèi)檔案分類寄存，排列要整潔有序，編制櫥箱號碼和寄存案卷示意圖，便于查找。不得在庫房內(nèi)寄存?zhèn)€人物品或堆放雜物。6、要定時進(jìn)行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)復(fù)制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時，要查明因素，保存根據(jù)。7、電子檔案應(yīng)配備專用的電子文獻(xiàn)柜，每年定時備份，規(guī)范寄存歸檔電子文獻(xiàn)和數(shù)字檔案。保管電子檔案的裝具規(guī)定有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備；環(huán)境溫度選定在17℃-20℃，相對濕度選定在35%-45%。8、檔案管理員調(diào)開工作時，應(yīng)在離職前辦好檔案庫房的交接手續(xù)。三、檔案查閱運(yùn)用制度1、本單位檔案供本單位各科室查閱運(yùn)用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續(xù)，填寫"借閱記錄表"。查閱黨組會議統(tǒng)計(jì)須注明借閱用途，并經(jīng)黨組重要負(fù)責(zé)人同意。2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以查閱。3、查閱檔案，只限于在指定場合進(jìn)行，未經(jīng)同意，不得將案卷帶出綜合檔案室。4、嚴(yán)守機(jī)密，不得翻閱和摘抄運(yùn)用以外的檔案。5、查閱檔案和需復(fù)?。ú糠只蛉浚n案材料的，應(yīng)在運(yùn)用效果記錄表上注明，并經(jīng)登記。6、數(shù)字檔案查詢普通通過網(wǎng)上進(jìn)行，查閱者通過網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請后，按檔案查借閱權(quán)限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文獻(xiàn)發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。7、要愛惜檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發(fā)現(xiàn)有上述狀況者，按《檔案法》規(guī)定進(jìn)行必要解決。8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案運(yùn)用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將運(yùn)用效果反饋給綜合檔案室。數(shù)字檔案的查閱，查閱者需按規(guī)定在網(wǎng)上填寫《檔案借閱登記》和《檔案運(yùn)用效果登記》，對借閱和運(yùn)用進(jìn)行登記，以更加好地為社會主義當(dāng)代化建設(shè)服務(wù)。四、檔案保密制度1、檔案管理員要增強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)格恪守國家《檔案法》和《保密法》所規(guī)定的保密紀(jì)律，不得泄露所藏檔案的內(nèi)容，不準(zhǔn)出賣、盜竊檔案機(jī)密，違者按情節(jié)依法懲處。2、定有密級文獻(xiàn)、資料，統(tǒng)一由專人收拆登記，發(fā)送時不得以普通郵件寄發(fā)。3、已歸檔的機(jī)密、秘密文獻(xiàn)、資料，只限于直接需要的部門和人員使用，查閱時須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意。4、各科室臨時保存的機(jī)密、秘密文獻(xiàn)、資料