某公司會(huì)議管理

某公司會(huì)議管理第一部分組織會(huì)議一、會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議主題：提前確定會(huì)議主題，會(huì)議主題是整個(gè)會(huì)議召開(kāi)的大動(dòng)脈，確定下主題后也是讓參會(huì)人員明確整個(gè)會(huì)議的發(fā)言要緊緊圍繞主題，不然就是討論一件事的會(huì)議變成討論幾件事，會(huì)議結(jié)束遙遙無(wú)期。提前告知參會(huì)人會(huì)議主題，也好讓參會(huì)人員提前進(jìn)行準(zhǔn)備。會(huì)議議程：明確會(huì)議議程，把控會(huì)議進(jìn)度。會(huì)議材料：若是有會(huì)議討論需要用到的會(huì)議材料需要提前準(zhǔn)備好會(huì)議紀(jì)律：明確會(huì)議召開(kāi)的紀(jì)律，會(huì)議參與者：確定會(huì)議參加的范圍，和會(huì)議主題不相關(guān)的人就不要邀請(qǐng)參加，否則是浪費(fèi)其人員的時(shí)間。會(huì)議場(chǎng)地：根據(jù)會(huì)議大小，提前確定會(huì)議的場(chǎng)地，若是需要用公共會(huì)議室還需要提前發(fā)起會(huì)議室的預(yù)定，以免臨開(kāi)會(huì)時(shí)才發(fā)現(xiàn)沒(méi)有場(chǎng)地。會(huì)議時(shí)長(zhǎng)：提前確定會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，這樣方便所有參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)安排自己的日程。會(huì)議通知：會(huì)議一定要提前通知，包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議時(shí)長(zhǎng)、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人、會(huì)議主題、會(huì)議議程。二、會(huì)中執(zhí)行（一）會(huì)議紀(jì)律和要求明確會(huì)議的紀(jì)律，比如：不能接聽(tīng)電話，不能玩手機(jī)，不能遲到；明確會(huì)議要求，例如：發(fā)言的順序，發(fā)言的要求。（二）參會(huì)人員的投入度不夠投入的會(huì)是浪費(fèi)所有參會(huì)人的時(shí)間，要想保證開(kāi)會(huì)的效率和結(jié)果，首先保證參會(huì)人員的投入度。可以從以下三個(gè)小方法著手：1.縮短會(huì)議的時(shí)間，利用適當(dāng)?shù)木o迫感，讓參會(huì)人更聚焦；2.嘗試站立會(huì)議，研究表明，坐著開(kāi)會(huì)比站著開(kāi)會(huì)多花34%的時(shí)間，站著開(kāi)會(huì)更容易讓人集中注意力，也更有意愿去關(guān)注別人的觀點(diǎn)。3.停止手寫筆記，手寫雖然能增加記憶，但是會(huì)減少思考的時(shí)間和專注的時(shí)間；（三）會(huì)議發(fā)言1.結(jié)構(gòu)化發(fā)言（1）緊緊圍繞會(huì)議主題進(jìn)行發(fā)言；（2）發(fā)言的內(nèi)容要坦誠(chéng)客觀、條理清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確地表達(dá)自己的思路，是想提出疑問(wèn)、單純發(fā)表意見(jiàn)還是表達(dá)某種顧慮（3）發(fā)言過(guò)程不貶低他人的看法，對(duì)不同意見(jiàn)要客觀分析2.比同意會(huì)議更重要的是反對(duì)的意見(jiàn)。有很多會(huì)議看上去是達(dá)成了共識(shí)，結(jié)果出了問(wèn)題大家才來(lái)馬后炮說(shuō)“我當(dāng)時(shí)就覺(jué)得不行”。如果你不認(rèn)同某一看法和意見(jiàn)，就要明確表示出自己的想法，提出反駁。在對(duì)立觀點(diǎn)的相互反駁和激辯之下，才能產(chǎn)生解決問(wèn)題的有效辦法。3.設(shè)置“會(huì)議臨停區(qū)”在自由發(fā)言的過(guò)程中，可能有人會(huì)提出新的問(wèn)題，這個(gè)新問(wèn)題如果和會(huì)議主題不符，可以由主持人或者專人記錄，放入“會(huì)議臨停區(qū)”，等會(huì)議結(jié)束還有時(shí)間再進(jìn)行討論或者等會(huì)后再?zèng)Q定這部分問(wèn)題如何處理。（四）會(huì)議控制1.時(shí)間控制。會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中，主持人一定要強(qiáng)勢(shì)地把控會(huì)議進(jìn)度，對(duì)于發(fā)言跑題的、超時(shí)的一定要及時(shí)提醒并阻止，不然就是耽誤所有參會(huì)人的時(shí)間。2.會(huì)議檢視。會(huì)議結(jié)束前，預(yù)留幾分鐘的時(shí)間，回顧整個(gè)會(huì)議是否主要問(wèn)題都得到了解決。（五）會(huì)議紀(jì)要指派專人負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要不只是簡(jiǎn)單地記錄每個(gè)人的發(fā)言，而是要形成結(jié)論先行、論據(jù)充足、重點(diǎn)突出、條理清晰的紀(jì)要。三、會(huì)后跟蹤（一）會(huì)議決定1.撰寫會(huì)議紀(jì)要，確定會(huì)議決定，決定的內(nèi)容要包含：什么事，誰(shuí)來(lái)做、何時(shí)做。并且會(huì)后將會(huì)議的決定發(fā)給相應(yīng)的責(zé)任人，讓責(zé)任人明確清楚地知道自己要完成的任務(wù)內(nèi)容。2.將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給所有的參會(huì)人員。（二）會(huì)議資料歸檔將會(huì)議材料立卷歸檔，以備查找。（三）會(huì)議事項(xiàng)跟蹤對(duì)會(huì)議決定安排的事項(xiàng)進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤，確定完成進(jìn)度，并將完成進(jìn)度匯報(bào)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。以上是一場(chǎng)高效會(huì)議的完成流程，如果你覺(jué)得在你的日常工作中涉及不到這么全面，那么沒(méi)關(guān)系，你可以省去其中一些步驟，但是一旦有需要就按照上面的流程進(jìn)行，會(huì)讓你的會(huì)議真正高效而有質(zhì)量。第二部分會(huì)議管理方法上面的內(nèi)容可能對(duì)平常的一場(chǎng)會(huì)議來(lái)說(shuō)，程序有點(diǎn)多，有點(diǎn)復(fù)雜，可以根據(jù)實(shí)際會(huì)議的需要進(jìn)行選擇，但是以下幾點(diǎn)是不管什么會(huì)議都必須要堅(jiān)持的，其實(shí)也就是你會(huì)前準(zhǔn)備得越充分，會(huì)議開(kāi)得就越高效：1.嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，明確會(huì)議結(jié)束的條件。心理學(xué)上有個(gè)“最后通牒效應(yīng)”，一旦敲定了截止時(shí)間，人就會(huì)下意識(shí)地趕在截止時(shí)間之前把事情做完。所以在會(huì)議管理中，給會(huì)議設(shè)定時(shí)間，并且適時(shí)提醒會(huì)議的剩余時(shí)間可以保證會(huì)議的效率，讓所有人集中在議題的討論上。在會(huì)議的開(kāi)始就確定下這次會(huì)議結(jié)束的條件是什么，比如找到某個(gè)問(wèn)題的解決方式，每個(gè)人都發(fā)言完畢，那么當(dāng)這個(gè)條件一滿足的時(shí)候就是會(huì)議該結(jié)束的時(shí)候。2.明確會(huì)議上提出的要求和工作安排。在會(huì)議正式結(jié)束前，留幾分鐘由主持人或者專人確認(rèn)“決定好的事情”和“該做的事情”。不管你是什么身份，如果你覺(jué)得這場(chǎng)會(huì)議沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的目的，你都可以提出來(lái)，作為管理者更應(yīng)該將這份權(quán)益給予每一個(gè)部門成員，讓他們一起監(jiān)督執(zhí)行，開(kāi)好一場(chǎng)有結(jié)果的會(huì)。這個(gè)確定的動(dòng)作也可以讓每個(gè)參會(huì)人清楚地知道，自己應(yīng)該做什么，自己的任務(wù)是什么，哪怕他在開(kāi)會(huì)過(guò)程中走神了沒(méi)聽(tīng)到，那么這個(gè)步驟可以讓他清楚地知道自己的任務(wù)。將會(huì)議上布置的任務(wù)和工作安排（什么事、誰(shuí)來(lái)做、什么時(shí)間做）發(fā)送通知給相關(guān)責(zé)任人，明確清晰地知道自己負(fù)責(zé)的內(nèi)容。3.對(duì)會(huì)議事項(xiàng)完成情況進(jìn)行跟蹤匯報(bào)對(duì)會(huì)上布置的任務(wù)情況進(jìn)行跟蹤，確實(shí)事項(xiàng)的進(jìn)展，并向上級(jí)匯報(bào)，事中進(jìn)行匯報(bào)讓領(lǐng)導(dǎo)了解任務(wù)進(jìn)度，事后進(jìn)行匯報(bào)讓領(lǐng)導(dǎo)知道任務(wù)已經(jīng)完成。4.分清哪些問(wèn)題應(yīng)該集中開(kāi)會(huì)討論，哪些問(wèn)題無(wú)須共同討論很多時(shí)候開(kāi)會(huì)并沒(méi)有想好這場(chǎng)會(huì)議要講什么內(nèi)容，或者想好了，但是等到開(kāi)會(huì)的時(shí)候又想著，既然大家都在，我們就把另外的問(wèn)題再討論討論。這種臨時(shí)增加討論主題的會(huì)議在工作中太常見(jiàn)不過(guò)了，這就導(dǎo)致了會(huì)議越開(kāi)越長(zhǎng)，會(huì)議的滿意度也越來(lái)越差，所以在開(kāi)會(huì)之前就要確定好哪些問(wèn)題需要集中討論。5.參會(huì)人員的確定要是想著“把某個(gè)人也叫來(lái)開(kāi)會(huì)比較好吧”，那么多數(shù)情況下都會(huì)得到“叫總比不叫強(qiáng)”的結(jié)論。很少會(huì)有覺(jué)得“不叫更好”的時(shí)候。這種時(shí)候應(yīng)該反向問(wèn)“如果這個(gè)人不來(lái)開(kāi)會(huì)，對(duì)會(huì)議討論的事情有什么影響”如果沒(méi)有什么影響，那說(shuō)明這個(gè)人就不應(yīng)該來(lái)參會(huì)。有時(shí)候會(huì)有這種想法“就算叫來(lái)了那些沒(méi)必要參加會(huì)議的人，反正他們本身也很閑，所以應(yīng)該對(duì)會(huì)議本身沒(méi)什么影響吧？這么說(shuō)來(lái)，應(yīng)該還是多叫幾個(gè)人來(lái)開(kāi)會(huì)比較保險(xiǎn)吧？”這種想法是錯(cuò)誤的。參加會(huì)議的人一定會(huì)影響到會(huì)議的氛圍。在會(huì)議中忙著干自己事情的人、閑著沒(méi)事干的人、睡覺(jué)的人，都會(huì)給會(huì)議帶來(lái)負(fù)面影響。沒(méi)有干勁的人會(huì)帶壞整個(gè)會(huì)議的氛圍。因此，不要讓沒(méi)有必要參加會(huì)議的人來(lái)開(kāi)會(huì)。6.參會(huì)的每個(gè)人都有義務(wù)讓會(huì)議氛圍變得更好要拋開(kāi)一種先入為主的觀念，即“會(huì)議就應(yīng)該由主持者來(lái)安排”。如果是會(huì)議沒(méi)有按照預(yù)期的流程進(jìn)行，不管是主持人和參會(huì)人員都可以果斷地進(jìn)行提醒，參加會(huì)議的所有人都有責(zé)任讓會(huì)議變得更好，也都有責(zé)任幫助提高會(huì)議的效率（哪怕只是一點(diǎn)點(diǎn)），同時(shí)也有責(zé)任改善會(huì)議氛圍。第三部分三類會(huì)議召開(kāi)方法其實(shí)在職場(chǎng)中，分類匯總后就只有三類會(huì)議：匯報(bào)型會(huì)議、決策型會(huì)議、專項(xiàng)任務(wù)會(huì)議一、匯報(bào)型會(huì)議：周會(huì)、月度會(huì)議、季度會(huì)議。匯報(bào)型的會(huì)議若是不涉及崗位或部門之間的協(xié)調(diào)工作或者共同處理的事項(xiàng)，建議這種會(huì)議能少開(kāi)就少開(kāi)，因?yàn)檫@類匯報(bào)更有意義和價(jià)值的方式是一對(duì)一的溝通，一對(duì)一溝通既減少了集中會(huì)議的時(shí)間，又提升了領(lǐng)導(dǎo)和下屬直接的深度溝通。如果一定要用集中會(huì)議來(lái)召開(kāi)，可以采用下面表格的形式，讓參會(huì)者提前將表格內(nèi)容填好，準(zhǔn)備得越充分，會(huì)議開(kāi)得就越快。部門匯報(bào)事項(xiàng)需求需決策內(nèi)容你得到的新信息XX部門1.你要告訴參會(huì)人員什么，自上次會(huì)議以來(lái)你的工作進(jìn)展，以及需要同步給大家的內(nèi)容你需要什么資源，你需要其他部門協(xié)助或者領(lǐng)導(dǎo)支持你要上層決策什么，你自己做不了主的內(nèi)容，在會(huì)上提出來(lái)一起做主。你得到了哪些新的信息要分享給參會(huì)人對(duì)于部門內(nèi)的溝通會(huì)議要注意以下幾點(diǎn)：開(kāi)會(huì)的內(nèi)容：管理者作為公司領(lǐng)導(dǎo)和基層員工的鏈接者，那么部門會(huì)議的召開(kāi)就必須包含以下三點(diǎn)內(nèi)容：1.傳達(dá)公司的方針和要求；2.解決部門內(nèi)的流程銜接、配合問(wèn)題；3.發(fā)揮教育的功能；開(kāi)會(huì)的形式和氛圍：部門開(kāi)會(huì)的形式可以自由選擇，例如可以和生日會(huì)、學(xué)習(xí)會(huì)等結(jié)合起來(lái)，但是一定要在相對(duì)輕松的氛圍下開(kāi)展，同時(shí)注意以下三點(diǎn)：1.盡量固定在一個(gè)時(shí)間；2.會(huì)議的主持與記錄，可輪流擔(dān)任；3.少潑冷水，多給團(tuán)隊(duì)鼓舞士氣，調(diào)動(dòng)大家工作的熱情和積極性；二、專項(xiàng)會(huì)議：對(duì)某些工作內(nèi)容進(jìn)行具體的任務(wù)安排的會(huì)議按照內(nèi)容的時(shí)間順序提前進(jìn)行整理，確定分工安排，完成時(shí)間，具體負(fù)責(zé)人。內(nèi)容提前發(fā)放到參會(huì)人手里或者開(kāi)會(huì)時(shí)給固定的時(shí)間讓參會(huì)人員熟悉。這類型會(huì)議的重點(diǎn)就是：一定要有牽頭人。牽頭人員需要在會(huì)議上確定兩個(gè)事情，首先，接收任務(wù)的人或部門能不能接受這項(xiàng)工作，其次、請(qǐng)接受任務(wù)的人在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)拿著表思考工作內(nèi)容是否有遺漏，或者上下鏈接是否順暢。如果規(guī)定時(shí)間沒(méi)有進(jìn)行反饋，那么默認(rèn)接收人接受這項(xiàng)任務(wù)并且是沒(méi)有問(wèn)題的，那請(qǐng)接收責(zé)任人