文件及資料管理辦法

文件及資料管理辦法1、目的對(duì)文件及資料進(jìn)行有效管理，確保所使用文件的有效版本，以求發(fā)行文件的一致性、可追溯性及適應(yīng)性。2、范圍公司各種文件的制訂、審核、發(fā)行、登記、存檔、修訂、作廢、銷毀。3、定義3.1文件:有效運(yùn)用的資料。3.23.3非受控文件:臨時(shí)有效的最新資料，更改及修訂時(shí)無需按規(guī)定撤銷收回。3.4外來文件:客戶或供應(yīng)商所提供的圖紙資料、標(biāo)準(zhǔn)書、技術(shù)資料及相關(guān)引用的國際或商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如CNS、JIS、CE、FCC、UL、TUV...等）。4、職責(zé)4.1文管中心:負(fù)責(zé)公司內(nèi)部各受控文件的發(fā)行，更新版本及版本作廢等管理。4.2相關(guān)部門:負(fù)責(zé)各部門的專用文件的編寫及資料的保管。5、內(nèi)容5.1流程圖流程職責(zé)單位相關(guān)說明表單文件制（修）訂文件制（修）訂制訂部門審審查職責(zé)主管核核準(zhǔn)總經(jīng)理管理者代表文件登記文件登記文管中心檔案登記表文件發(fā)行文管中心文件發(fā)行登記表文件發(fā)行受控文件申請(qǐng)表實(shí)實(shí)施相關(guān)部門檢討檢討制訂部門審核小組文件修訂文件修訂文管中心文件修訂履歷表存檔存檔使用部門文件收回及作廢文件收回及作廢Y文管中心文件銷毀記錄表5.2文件的制（修）訂5.2.1由文管中心制訂“文件分發(fā)編號(hào)”，經(jīng)管理者代表核準(zhǔn)后執(zhí)行。5.2.2文件及資料分為受控文件和非受控文件:受控文件的目錄由文管中心提出，管理者代表5.2.35.2.4各類文件的制訂、修訂、作廢等作業(yè)流程依據(jù)“5.1流程圖”。5.2.5文件的制訂職責(zé)1).質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由管理者代表組織制訂。2).質(zhì)管部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門制定各項(xiàng)工作指導(dǎo)書。3).其它管理文件由辦公室會(huì)同有關(guān)部門負(fù)責(zé)組織制訂。5.2.6各類文件的格式按照各類文件編寫作業(yè)規(guī)定。5.3文件的審核5.3.1質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表編制，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件由各職能部門主管主持編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.3.2技術(shù)文件由技術(shù)部負(fù)責(zé)人審核，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和作業(yè)指導(dǎo)書由部門主管核準(zhǔn)。5.3.3其它管理文件及部門工作文件由各部門主管審核，總經(jīng)理核準(zhǔn)。5.4文件的登記管理5.4.1文件經(jīng)擬稿審核核準(zhǔn)后，原版文件交由文管中心文管員保管并填寫“檔案登記表”，作為受控文件。為防止文件的丟失，所有文件均應(yīng)有軟盤備份。5.4.2文管員在每次內(nèi)部質(zhì)量審核時(shí)負(fù)責(zé)依照“檔案登記表”檢查各使用者手中文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.5文件的發(fā)行、實(shí)施及檢討5.5.1QM、QP、FM首次發(fā)行時(shí)以經(jīng)總經(jīng)理簽核的發(fā)布令日期為正式生效日期、WI文件以批準(zhǔn)日期為生效日期。5.5.25.5.3當(dāng)文件丟失、嚴(yán)重破損或增補(bǔ)時(shí)，不得借他人的文件復(fù)印，應(yīng)填寫“受控文件申請(qǐng)表”，并在申請(qǐng)表中說明原因（必要時(shí)應(yīng)作出檢討），經(jīng)該部門主管或管理者代表以上審核批準(zhǔn)后，到文管中心辦理領(lǐng)用手續(xù)。公司內(nèi)不得使用加蓋受控章的受控文件的復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即由文管員收回銷毀，并追究責(zé)任。5.5.4過時(shí)和破損文件應(yīng)銷毀。5.6文件的修訂5.6.1文件需修訂時(shí)，應(yīng)由文件修訂部門主管填寫“文件修訂（銷毀）申請(qǐng)表”，說明修訂原因，經(jīng)管理者代表授權(quán)由各部門主管調(diào)閱有關(guān)背景資料進(jìn)行核準(zhǔn)，對(duì)重要的修訂（如技術(shù)規(guī)格）還應(yīng)附有充分的證明。5.6.2文件修訂核準(zhǔn)后，由原文件編稿部門實(shí)施修訂。文件經(jīng)修訂后由文管中心（必要時(shí)連同修訂申請(qǐng)單一起）發(fā)至相關(guān)部門。修改后之生效日期以接到修訂后文件及申請(qǐng)表日期為準(zhǔn)。5.6.3文件修訂的內(nèi)容應(yīng)在該文件的修訂履歷表內(nèi)填寫清楚。經(jīng)修訂部門主管審核，管理者代表批準(zhǔn)方可生效。5.7文件的換版與作廢5.7.1文件經(jīng)多次修訂（修改狀態(tài)從0到5次）或文件需進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。原版次文件作廢，換發(fā)新版本。文件換版時(shí)須按原“文件發(fā)行登記表”的名單發(fā)行修改后的文件。5.7.2作廢文件由文管中心文管員按“文件發(fā)行登記表”收回，加蓋“作廢”印章，并填寫“文件修訂（銷毀）申請(qǐng)表”，總經(jīng)理核準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀，并填制“文件銷毀記錄表”。5.7.3表單（FM）隨相關(guān)的程序（QP）文件一同分發(fā)管理，修訂時(shí)必須換版。5.8外來文件的管理5.8.1直接引用的各類外來文件按“外來文件及資料管理辦法”執(zhí)行。5.8.2技術(shù)部負(fù)責(zé)收集并定期（每年一次）到有關(guān)部門查核所用的國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、部門標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外來文件是否為有效版本，及時(shí)更換過期文件。5.8.3辦公室負(fù)責(zé)查核企業(yè)所執(zhí)行有關(guān)國家及地方等法律及法規(guī)性文件的有效性。5.9技術(shù)部資料室對(duì)發(fā)行到公司之外的受控文件（如加工圖紙、技術(shù)資料等），需進(jìn)行發(fā)5.10圖紙資料的管理按“圖紙管