文秘基本常識(shí)

文秘基本常識(shí)

文秘工作的綜合性決定了秘書人員既要含有廣闊的知識(shí)面又要有深厚的專業(yè)知識(shí)。下面是小編精心為大家整頓的文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)大全，歡迎閱讀。

秘書工作的任務(wù)

秘書工作的任務(wù)重要有下列7個(gè)方面:

1.調(diào)查研究與信息收集

調(diào)查研究是領(lǐng)導(dǎo)者理解狀況、進(jìn)行決策的基礎(chǔ),而領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書人員進(jìn)行,秘書應(yīng)當(dāng)通過訪問、開會(huì)、問卷、查閱資料等形式獲得真實(shí)的最新的全方面的信息,及時(shí)提供應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。

2.文書工作

文書工作涉及收文和發(fā)文兩個(gè)方面,收到的文獻(xiàn)要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱解決,發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)的批示下按程序認(rèn)真進(jìn)行,諸多時(shí)候秘書還要進(jìn)行文獻(xiàn)、報(bào)告的起草,因此秘書對(duì)文書的寫作規(guī)范、規(guī)定等要熟悉,解決完的文檔要及時(shí)分類歸檔。

3.會(huì)議籌辦

秘書應(yīng)當(dāng)按照領(lǐng)導(dǎo)的規(guī)定和會(huì)議的主題、風(fēng)格等進(jìn)行會(huì)議的準(zhǔn)備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同的會(huì)議類型(大、中、小型)和會(huì)議形式(電視電話會(huì)議、圓桌會(huì)議等)都有不同的籌辦規(guī)定。

4.來賓接待

秘書應(yīng)負(fù)責(zé)來賓的接待工作,涉及制訂接待方案、組織迎送、安排宴會(huì)等。在接待中要注意禮儀,力求樹立單位的良好形象。

5.檔案管理

如果一種單位沒有專門的檔案部門,秘書就要承當(dāng)起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學(xué)辦法和原則進(jìn)行檔案的采集、整頓、保管和提取。

6.信訪工作

信訪工作涉及信訪的接待和解決。秘書對(duì)于多個(gè)信函、來訪或投訴要認(rèn)真地看待,在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下能夠作適宜的解決,對(duì)自己解決不好或不在自己權(quán)限范疇內(nèi)的問題,要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

7.日常事務(wù)工作

如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設(shè)備管理、環(huán)境管理等工作,經(jīng)常都需要秘書來解決。

文秘基礎(chǔ)知識(shí)試題

一、單選題

1.秘書學(xué)，從學(xué)科大類來說，屬于范疇。

A.社會(huì)科學(xué)B.人文科學(xué)C管理科學(xué)D綜合科學(xué)

2.“秘書”的涵義，有一種的演變過程。

A.由人到物B由小到大C由物及人D由上到下

3.朝廷中出現(xiàn)了最早的秘書機(jī)構(gòu)一一太史寮。

A.東周B商末周初C秦末漢初D隋末唐初

4.虞舜時(shí)的史官稱為“”。

A.納言B出納C長(zhǎng)史D記言

5.秘書，是一種職務(wù)名稱，指處在地位，重要以辦文、辦會(huì)、辦事來輔助決策并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

A.中心B樞紐C中樞D中介

6.公文寫作必須以黨和國(guó)家的方針政策為指導(dǎo)，同時(shí)必須。

A.反映作者的思維活動(dòng)B在法律賦予的職權(quán)范疇內(nèi)進(jìn)行

C純熟掌握修辭技巧D有業(yè)務(wù)目的

7.秘書工作的輔助性重要體現(xiàn)在地位的與工作的被動(dòng)性兩個(gè)方面。

A.被領(lǐng)導(dǎo)性B中介性C附屬性D隱秘性

8.智能構(gòu)造即和能力的綜合反映。

A.智力B智商C知力D知識(shí)

9.協(xié)調(diào)是一門學(xué)問，要做好協(xié)調(diào)工作，必須藝術(shù)。一是要掌握好分寸;二是要善于掌握有利時(shí)機(jī);三是要講究一定的。

A.技巧B技術(shù)C藝術(shù)D語言藝術(shù)

10.是體現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特性的總和。

A.性格B愛好C意志D毅力

11.隨機(jī)抽樣，又叫機(jī)械隨機(jī)抽樣。

A.等距B純C原則D簡(jiǎn)樸

12.信訪工作的特點(diǎn)，一是高度的性;二是廣泛的監(jiān)督性;三是綜合的服務(wù)性。

A.時(shí)效B整體C政策D政治

13.按信息形式分，可分成信息和物化信息。

A.內(nèi)化B內(nèi)儲(chǔ)C內(nèi)存D內(nèi)蓄

14.協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容重要是協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào)。

A.組織B領(lǐng)導(dǎo)C政策D法律

15.從邏輯學(xué)的角度講，分類的第三條邏輯規(guī)則：分類應(yīng)當(dāng)按一定的逐級(jí)進(jìn)行。

A.層次B邏輯C子項(xiàng)D母項(xiàng)

17.下列各組文種中，屬于行政公文的一組是。

A.報(bào)告命令議案B條例方法章程

C條例章程簡(jiǎn)報(bào)C報(bào)告方法方案

17.按行文關(guān)系分，報(bào)告屬于。

A.上行文B下行文C平行文D多行文

18.按性質(zhì)作用分，會(huì)議紀(jì)要屬于公文。

A.公布性B報(bào)請(qǐng)性C指揮性D統(tǒng)計(jì)性

19.某市工商局近來任免了一批干部，需要制發(fā)公文，將人事變動(dòng)狀況告知全局干部職工，該文種應(yīng)選用。

A.通告B命令C決定D通報(bào)

20.下列各結(jié)束用語中，合用于呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。

A.特此報(bào)告B妥否，請(qǐng)批復(fù)C敬請(qǐng)函復(fù)D如無不當(dāng)，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)部門執(zhí)行

21.“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”推行政的內(nèi)容。

A.批示域B正文域C附件域D附注域

22.行政訴訟當(dāng)事人不服第一審人民法院的裁判或重新審理而提出的書狀叫。

A.上訴狀B復(fù)議申請(qǐng)書C強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書D申訴狀

23.新聞是新近發(fā)生的、群眾所關(guān)心的重要變遷事實(shí)的報(bào)道，涉及評(píng)論。這個(gè)定義最重要的是新聞的。

A.收集B傳輸C撰寫D評(píng)價(jià)

24.經(jīng)濟(jì)文書是一種大類，有多個(gè)差距極大的體裁，廣告屬于類。

A.理論B報(bào)告C規(guī)約D文學(xué)

25.下列行政公文中，能夠不寫主送機(jī)關(guān)的是。

A.請(qǐng)示B告知C通告D批復(fù)

26.下列各組文種中，組同屬于工作規(guī)約文書。

A.方法計(jì)劃報(bào)告B條例方法章程

C.條例章程報(bào)告D章程報(bào)告方法

27.下列各組文種中，組同屬于事務(wù)文書。

A.合同簡(jiǎn)報(bào)經(jīng)濟(jì)論文B簡(jiǎn)報(bào)合同會(huì)議紀(jì)要

C.計(jì)劃總結(jié)調(diào)查報(bào)告D意見總結(jié)商業(yè)廣告

28.公文在閱辦階段的程序是：。

A.審批→傳閱→擬辦→擬辦→承接B傳閱→審批→批辦→擬辦→承接

C.擬辦→擬辦→承接→審批→傳閱D審批→擬辦→擬辦→傳閱→承接

29.下列各類詞語中，類詞語不適宜用于公文。

A.文言詞匯B能愿動(dòng)詞C方言俚語D公文慣用語

30.下列修辭辦法中，不適宜用于公文。

A.對(duì)比B排比C夸張D對(duì)偶

二、多選題

31.秘書學(xué)含有特點(diǎn)。

A.政治性B綜合性C應(yīng)用性D穩(wěn)定性

32.以個(gè)性特性與能力劃分，秘書可分為等多個(gè)類型。

A.參謀型秘書B秀才型秘書C公關(guān)型秘書D辦事型秘書

33.秘書工作的政治性體現(xiàn)在等幾個(gè)方面。

A.階級(jí)性B政策性C思想性D機(jī)要性

34.秘書人員應(yīng)含有的職業(yè)道德有等。

A.忠于職守B廉潔奉公C團(tuán)結(jié)合作D有關(guān)知識(shí)

35.秘書人員需有涉及等幾個(gè)面較合理的知識(shí)構(gòu)造。

A、基礎(chǔ)知識(shí)B、綜合知識(shí)C專業(yè)知識(shí)D有關(guān)知識(shí)

36.人際關(guān)系普通含有這樣幾個(gè)特點(diǎn)，即。

A.個(gè)體性B情感性C易變性D對(duì)應(yīng)性

37.寫作過程中的準(zhǔn)備階段涉及幾個(gè)方面。

A.明理B儲(chǔ)材C辨體D修改

38.雜文類是報(bào)刊上內(nèi)容廣泛、形式繁多、筆法靈活、風(fēng)格多樣、短小精悍，帶有文學(xué)色彩的、戰(zhàn)斗性極強(qiáng)的社會(huì)論文。涉及日志、等多個(gè)短文。

A.通訊B書信C序跋D隨筆

39.傳輸文體的普通特點(diǎn)能夠概括為公開性、、可讀性。

A.真實(shí)性B針對(duì)性C事宜性D闡明性

40.通訊最常風(fēng)的是人物通訊、。有時(shí)以“巡禮”、“側(cè)記”、“見聞”、“報(bào)告”等形式寫的報(bào)道也屬于通訊范疇。

A.事件通訊B工作通訊C旅游通訊D小通訊

41.消息寫作要領(lǐng)有下列幾點(diǎn)：、要有立場(chǎng)、要讓事實(shí)說話。

A.抒情B客觀C公正D全方面

42.請(qǐng)示寫作應(yīng)注意：、不要事無大小，樣樣都請(qǐng)示。

A.內(nèi)容要單一B以事實(shí)為根據(jù)，以法律為準(zhǔn)則

C.避免多頭請(qǐng)示D夾敘夾議，敘議結(jié)合

43.批復(fù)寫作應(yīng)注意掌握等要領(lǐng)。

A.口氣婉轉(zhuǎn)B態(tài)度明確C內(nèi)容簡(jiǎn)短D緊緊圍繞請(qǐng)示

44.會(huì)議的作用，重要涉及。

A.決策指揮作用B組織協(xié)調(diào)作用C動(dòng)員教育作用D信息交際作用

45.調(diào)查的辦法，重要有文獻(xiàn)調(diào)查法等。

A.問卷調(diào)查法B訪問調(diào)查法C實(shí)地調(diào)查法D電話調(diào)查法

三、判斷題

1.廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承當(dāng)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門，普通冠以“辦公”字樣。

2.秘書工作也是一種管理工作，但它是一種特殊的管理活動(dòng)，即帶有領(lǐng)導(dǎo)性質(zhì)的管理。

3.道德是一種社會(huì)意識(shí)形態(tài)，是人們調(diào)節(jié)本身與社會(huì)之間關(guān)系的行為規(guī)范的總和。

4.演繹是從普通推到個(gè)別的辦法，從普通性的結(jié)論推演到歸屬類事物的個(gè)別對(duì)象。

5.國(guó)家秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三個(gè)等級(jí)。保密期限絕密級(jí)事項(xiàng)不超出五十年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超出三十年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超出十年。

6.典型調(diào)查，是指在一定的總體范疇內(nèi)，根據(jù)調(diào)查目的，選擇有代表性的單位進(jìn)行調(diào)查，以推論總體，是進(jìn)一步理解社會(huì)狀況的重要辦法。

7.按人對(duì)信息的感知方式分，信息可分成直接信息與間接信息。

8.文章的層次不不大于段落，即若干個(gè)段落連綴組合成一種層次。

9.所謂照應(yīng)，是指文章前后內(nèi)容上的照顧和呼應(yīng)。

10.新聞述評(píng)的標(biāo)題普通規(guī)定多樣化，不像消息的標(biāo)題那樣單一。

11.聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)排列在前，聯(lián)合下發(fā)的文獻(xiàn)，應(yīng)由主辦機(jī)關(guān)蓋章。

12.從體現(xiàn)方式上來說，消息和通訊同樣，除了概括敘述外，都要適宜運(yùn)用抒情、議論、描寫的手法，不僅要讓事實(shí)說話，并且要用形象動(dòng)人。

13.雜文的事實(shí)材料和普通議論文中的事實(shí)材料同樣，都是作為證明或駁論點(diǎn)的論據(jù)。

14.敘述以語言文字的詳略程度而言，能夠分為概括敘述和具體敘述兩種。

15.文藝文訴諸讀者的是情感和想象;應(yīng)用文訴諸讀者的則是無可辨駁的事實(shí)和不可辨駁的真理。

四、簡(jiǎn)答題

1.簡(jiǎn)述秘書機(jī)構(gòu)設(shè)立的原則。

2.簡(jiǎn)述調(diào)查研究的基本原則。

3.構(gòu)思的任務(wù)。

4.標(biāo)題的種類及作用。

五、公文修改(找出錯(cuò)誤并加以改正)

商洽代培文秘人員的函

×農(nóng)函字〔1999〕6號(hào)

××大學(xué)中文系：

獲悉你系將于99年9月份開辦秘書業(yè)務(wù)進(jìn)修班，系統(tǒng)講授有關(guān)秘書業(yè)務(wù)以及公文寫作解決的基本理論與辦法。1984年機(jī)構(gòu)改革以來，不少新的文秘人員由于沒有通過系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)，我廳所屬各單位的文秘人員調(diào)節(jié)較大，業(yè)務(wù)素質(zhì)較差?，F(xiàn)在你們開辦進(jìn)修班，為這些同志提供了一種非常難得的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，我廳擬派10名文秘人員隨班學(xué)習(xí)，委托你們代培。有關(guān)代培所需的一切費(fèi)用，我廳將如數(shù)撥付。以上各項(xiàng)望遵照?qǐng)?zhí)行。

××省農(nóng)業(yè)廳人事教育處(公章)

一、單選題

1、A2、C3、B4、A5、B6、B7、C8、D9、D10、A11、A12、D

13、B14、C15、A17、A17、A18、D19、A20、D21、D22、A23、B

24、D25、C26、B27、C28、D29、C30、C

二、多選題

31、ABC32、ABCD33、ABD34、ABCD35、ACD36、ABD37、ABC38、BCD39、ABC40、ABCD41、BCD42、AC43、BCD44、ABCD45、ABC

三、判斷題

1、√2、×3、×4、√5、×6、√7、√8、√9、√10、×11、×12、×13、×14、√15、√

四、簡(jiǎn)答題

1、答：秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)立，必須遵照適應(yīng)性、精簡(jiǎn)性、高效性的原則。

即指秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)立，要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的決策與管理工作的需要;要盡量少，秘書機(jī)構(gòu)的層次應(yīng)嚴(yán)加控制，不能分層過多;要力求高效，要重視秘書群體構(gòu)造的優(yōu)化，充足發(fā)揮秘書機(jī)構(gòu)的整體效能。

2、答：在調(diào)查研究的具體實(shí)踐中，必須堅(jiān)持以科學(xué)的理論為指導(dǎo)，遵照客觀性原則、實(shí)踐性原則、群眾性原則和綜合性原則。

客觀性原則是指在調(diào)查研究中應(yīng)尊重客觀事實(shí)，一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，精確地、真實(shí)地反映客觀地社會(huì)現(xiàn)象、社會(huì)問題、社會(huì)事實(shí)。

實(shí)踐性原則是指要從實(shí)踐的需要出發(fā)擬定調(diào)查研究課題，回答實(shí)踐中提出的問題，把調(diào)查研究的成果用于指導(dǎo)實(shí)踐。

群眾性原則是指調(diào)查研究，必須進(jìn)一步到廣大群眾中去，充足相信和依賴群眾，拜群眾為師，虛心向群眾學(xué)習(xí)討教。

綜合性原則是指調(diào)查研究應(yīng)多方位、多層次、多角度地綜合進(jìn)行。

3.答：1.明確主題。首先要解決選題立意。選題有兩個(gè)意思，一是選擇研究和寫作的課題，二是選擇、擬定文章的主題。

2.理清思路。主題明確后，還必須通過頭腦的繼續(xù)思考加工，解決一種怎么認(rèn)識(shí)和怎么反映的問題。

3.選擇材料。根據(jù)主題和思路進(jìn)一步審查和篩選材料，對(duì)能體現(xiàn)主題的要詳寫，普通的應(yīng)剔出。

4.醞釀框架。思路的具體體現(xiàn)則為構(gòu)筑文章的框架，安排文章的格局，要根據(jù)寫作目的和需要選擇適宜的語言手段和文章體式。

4.答：標(biāo)題的種類有：

主題(又稱正題)、副題，又稱副標(biāo)題，涉及引題(肩題或眉題)、腳題(下輔題、下標(biāo)題)。

1.主題的作用是揭示文章的主體內(nèi)容

2.主副標(biāo)題往往一虛一實(shí)，互相補(bǔ)充。

五、公文修改

1.標(biāo)題少引導(dǎo)介詞——有關(guān)商洽代培文秘人員的函

2.“X農(nóng)函字[1999]6號(hào)”——改為“X農(nóng)函[1999]6號(hào)”

3.文內(nèi)年份要用公元紀(jì)年——“1999年9月份”

4.“系統(tǒng)講授有關(guān)”后的“秘書業(yè)務(wù)”——改為“秘書業(yè)務(wù)知識(shí)”