學(xué)院各部門檔案立卷歸檔管理辦法

學(xué)院各部門檔案立卷歸檔管理辦法學(xué)院各部門檔案立卷歸檔管理辦法

一、依據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《z外國語職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理制度》的規(guī)定，為完善全校各部門立卷歸檔制度，特制定本辦法。

二、立卷歸檔基本原則

1、本校各部門和個人從事黨政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、外事、出版等各項工作活動中形成的檔案材料，是學(xué)校的財產(chǎn)，是黨和國家的財富，必須移交給學(xué)校綜合檔案室，任何部門和個人不得私自保留。

2、凡屬《z外國語職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理制度》所劃定的檔案材料，各部門和個人必須按照本辦法進(jìn)行立卷歸檔。

3、學(xué)校嚴(yán)格執(zhí)行部門立卷歸檔制度，各系部、處室均系立卷單位。每個立卷人員的材料積存、立卷，均按立卷單位統(tǒng)一歸檔。校綜合檔案室按立卷單位接收檔案。

三、立卷歸檔的組織規(guī)范

1、綜合檔案室是學(xué)校檔案工作職能部門，負(fù)責(zé)全校檔案的管理、開發(fā)和利用，同時負(fù)責(zé)對各處級單位的立卷歸檔工作執(zhí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

2、全校各處級單位是文件材料產(chǎn)生和形成的部門，負(fù)責(zé)組織本部門的立卷歸檔活動，并接受綜合檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)。

3、各單位日常的文件材料誰承辦誰負(fù)責(zé)儲存，由兼職檔案員負(fù)責(zé)組卷，沒有兼職檔案員的，由部門負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)組卷。

4、職能部門在對重要科研成果鑒定、基建工程完工驗(yàn)收、大型修理改造工程完工驗(yàn)收、貴重儀器設(shè)備〔價值在10萬元以上〕開箱驗(yàn)收時，必須通知綜合檔案室工作人員參加，以便對應(yīng)歸檔的文件資料進(jìn)行檢察驗(yàn)收，監(jiān)督指導(dǎo)部門立卷歸檔。對文件資料齊全完整的，綜合檔案室方可簽字驗(yàn)收，有關(guān)部門方可辦理成果申報手續(xù)、工程驗(yàn)收手續(xù)或財務(wù)付款手續(xù)；否則，綜合檔案室不得簽字驗(yàn)收，有關(guān)部門不得辦理相應(yīng)手續(xù)。

四、文件材料的立卷分工

1、上級黨、政部門及有關(guān)單位下達(dá)的文件，由校辦負(fù)責(zé)立卷歸檔。

2、學(xué)校及校內(nèi)各單位向上級機(jī)關(guān)及有關(guān)單位上送的文件，一般由校辦負(fù)責(zé)立卷歸檔；對口部門的呈文，由對口部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。

3、校辦起草以校辦或?qū)W校名義編號的校內(nèi)文件，由校辦負(fù)責(zé)立卷歸檔；部門起草以學(xué)校名義編號的校內(nèi)文件，校辦和部門都要立卷歸檔；部門起草以部門名義編號的部門文件，由部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。

4、會議文件材料，哪個單位組織召開的會議，哪個單位負(fù)責(zé)立卷歸檔；幾個單位聯(lián)合召開的會議文件材料由為首主辦單位負(fù)責(zé)立卷歸檔。

5、各教學(xué)部門、教務(wù)處等教學(xué)管理部門各自形成的文件材料，各自負(fù)責(zé)立卷歸檔；上述有關(guān)教學(xué)部門和教學(xué)管理部門共同形成的文件材料，由有關(guān)教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。

6、各教研室的科研、學(xué)科建設(shè)方面的文件材料，誰形成的文件材料，由誰負(fù)責(zé)立卷歸檔。課題組的文件材料，由課題組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織立卷后上交教研室，再由教研室負(fù)責(zé)向綜合檔案室移交。

7、基建綜合管理的文件材料，由基建處負(fù)責(zé)立卷歸檔；工程項目的文件資料執(zhí)行總承包的由總承包單位負(fù)責(zé)匯總、整理；分承包的由各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理；各承包單位將工程資料立卷后上交基建處，由基建處負(fù)責(zé)向綜合檔案室移交。

8、大型修理、改造項目〔包括圖紙、預(yù)結(jié)算等〕文件資料，由基建處負(fù)責(zé)立卷歸檔。

9、財務(wù)文件材料及賬務(wù)帳簿，由財務(wù)處負(fù)責(zé)立卷歸檔。

10、負(fù)責(zé)宣揚(yáng)部門和網(wǎng)絡(luò)中心等部門工作范圍所形成的聲像資料，誰形成誰負(fù)責(zé)整理歸檔；制作專題項目文字材料和物品，由制作項目的單位或個人負(fù)責(zé)整理歸檔；兩個以上單位共同制作的，由主辦單位負(fù)責(zé)整理歸檔；外單位制作反映本?；顒拥穆曄褓Y料，由負(fù)責(zé)組織聯(lián)系的單位立卷、歸檔。

11、凡師生員工出國〔境〕學(xué)習(xí)、訪問、視察、講學(xué)、參加國際會議的有關(guān)文件材料，由外事部門負(fù)責(zé)檢察、驗(yàn)收、整理立卷后再向綜合檔案室移交檔案。

五、立卷的操作要求

1、立卷的案卷組合、卷內(nèi)排列編號、填寫目錄和備考表等操作過程由各部門負(fù)責(zé)完成，卷面標(biāo)題擬定、卷面書寫、裝封等，由部門與綜合檔案室共同負(fù)責(zé)完成。

2、依據(jù)檔案歸檔范圍、類目設(shè)置、保管期限等規(guī)定來確定歸檔范圍、類目設(shè)置和保管期限。

3、案卷組合，應(yīng)保持"遵守學(xué)校工作活動的規(guī)律，保持文件間的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用'的原則，具體要求如下：

①分年度組卷，將同年度的文件材料放在一起組卷。碰到跨年度的文件材料時，計劃、規(guī)劃、預(yù)算等一般應(yīng)放在針對的第一年組卷；總結(jié)、請示與批復(fù)等一般應(yīng)放在總結(jié)的最后一年和批復(fù)的那一年組卷。

②分問題組卷，按文件所反映的問題、事物分門別類，并視文件數(shù)量的多少酌情組卷。

③分級別組卷，按上下級文件及文件之間的聯(lián)系組卷，如將收文按中央機(jī)關(guān)、省級機(jī)關(guān)及平行機(jī)關(guān)等分別組卷。

④案卷的厚薄和保管期限，每卷一般在70頁〔2公分〕左右，最多不超過200頁。按永久、長期、短期等不同保管期限分開立卷。如果文件材料既有永久性又有長期性，可放一起，但短期性的一定要分開。

⑤專題性、成套性文件材料〔即教學(xué)、科研、基建、設(shè)備等〕分別按專題、課題、項目、臺〔件〕等分類組卷。

4、卷內(nèi)排列，文件要注意排列順序，要求批復(fù)在前，請示在后；正式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；文字材料在前，圖樣在后。

5、文件編號，應(yīng)注意：①頁號以面為單位，件號以件為單位。②整裝案卷，有字跡的應(yīng)一面編寫一個頁號，一般寫在右下角；散裝案卷，不寫頁碼號。

6、填寫卷內(nèi)目錄，必須逐件填寫，項目齊全，字跡工整，具體要求如下：

①一份文件的印件與定稿、正件與附件均為一件；請示與批復(fù)、正本與附件各為一件。

②團(tuán)體責(zé)任者，應(yīng)寫全稱，全稱過長，可寫簡稱，但不能用俗稱；三個以上責(zé)任者，只寫第一責(zé)任者，每一責(zé)任者后面寫上"等'。

③一般公文以發(fā)文時間為準(zhǔn)；決定、規(guī)定以通過或發(fā)布時間為準(zhǔn)；合同、協(xié)議類以簽署時間為準(zhǔn)；報表、計劃類以編制時間為準(zhǔn)。

④編寫文件所在卷內(nèi)頁碼，每份文件只寫起頁號，但最后一份文件要寫上起止頁碼號，以便統(tǒng)計卷內(nèi)文件的總頁數(shù)。

6、案卷標(biāo)題文字要簡明扼要，內(nèi)容準(zhǔn)確可靠，一般不超過50字。

六、歸檔、產(chǎn)檔的要求

1、歸檔檢查。立卷部門在歸檔前要對案卷進(jìn)行認(rèn)真檢查，以保證案卷質(zhì)量，檢查的主要內(nèi)容包括：

①文件材料是否齊全、完整，包括同一件事、同一會議等各份、各頁文件材料是否齊全。

②有無不屬歸檔范圍的文件材料，有無互相混淆、重復(fù)或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象。

③案卷文件材料是否超過規(guī)定的厚度，分裝是否合理，儲存期限是否一致。

④文件材料是否準(zhǔn)確可靠。發(fā)文是否有領(lǐng)導(dǎo)簽字、單位蓋章，內(nèi)容是否與底稿一致；是否原件；表格是否有署名、統(tǒng)計日期；事情發(fā)生變更時，是否有變更的記載材料等。

⑤字跡是否有利于檔案儲存，圖文是否清楚；有無破損、霉變隱患。

⑥檢查后發(fā)現(xiàn)有問題應(yīng)及時補(bǔ)充、調(diào)整和修復(fù)，歸檔案卷經(jīng)該部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)檢察簽字后，再向綜合檔案室移交檔案。

2、交檔時間。各部門對綜合性、管理性的文件材料，應(yīng)從次年的三月份至六月份止整理立卷，向?qū)W校綜合檔案室移交檔案，部分檔案材料按以下時間移交檔案：

①同學(xué)成績表及畢業(yè)證發(fā)放登記表、學(xué)位證發(fā)放登記表等學(xué)籍管理材料，應(yīng)在完成一個培養(yǎng)周期〔即同學(xué)從入學(xué)到畢業(yè)〕的當(dāng)年九月至十月份整理立卷，寒假前向綜合檔案室移交檔案。

②科研課題，包括開題報告、論文、專著、鑒定表、成果申報等材料，應(yīng)在課題結(jié)果申報成果時整理立卷，上交教研室；在申報、評獎活動結(jié)束二個月內(nèi)，由教研室向綜合檔案室移交檔案。

③申報重點(diǎn)學(xué)科等活動形成的文件材料及教學(xué)評估材料，在活動結(jié)束二個月內(nèi)整理立卷，由主辦單位負(fù)責(zé)向綜合檔案室移交檔案。

④基建工程項目的檔案材料，應(yīng)在工程項目完工驗(yàn)收后三個月內(nèi)整理立卷，由基建處向綜合檔案室移交檔案；大型修理、改造項目的檔案材料，應(yīng)在修理、改造項目活動結(jié)束后三個月內(nèi)整理立卷，由基建處向綜合檔案室移交檔案。因故不能在三個月內(nèi)完成的，應(yīng)提前說明原因，最遲在六個月內(nèi)移交檔案。

⑤財會檔案材料，應(yīng)于次年第一季度整理立卷，并向綜合檔案室移交目錄清冊，檔案材料暫由原部門保管二年，期滿后于次年六月底前向綜合檔案室移交檔案。

⑥聲像材料在完成制作后三個月內(nèi)整理立卷向檔案館移交檔案，其中照片要附加說明文字。

七、交檔手續(xù)

1、立卷部門向綜合檔案室移交檔案時，雙方必須對案卷嚴(yán)格檢查驗(yàn)收，是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如有問題，綜合檔案室要提出具體的改正看法，立卷部門改正后才干移交檔案。

2、移交檔案時，必須履行交接手續(xù)，填寫《檔案移交清冊》，交接雙方簽字，并各執(zhí)一份存查。

3、綜合檔案室檔案員應(yīng)常常深入各部門，了解立卷歸檔工作的進(jìn)展?fàn)顩r，發(fā)現(xiàn)問題及時改正，對具體工作加以指導(dǎo)。接收檔案時，要按檔案清冊逐卷盤點(diǎn)核查無誤后，及時整理按類目入庫上架，不能隨便亂放。

4、凡不按期移交檔案或移交不合格的；經(jīng)檔案員指出拒不改正的，均按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

[管理文庫.glwK8]

篇2:大學(xué)文書立卷歸檔工作程序

大學(xué)文書立卷歸檔工作程序

一、文書立卷的任務(wù)

文書立卷工作是文書處理工作的最后環(huán)節(jié)。文書立卷的任務(wù)就是將已經(jīng)辦理完畢的具有查考和儲存價值的文件材料，按照它們的自然形成規(guī)律和互相間的內(nèi)在聯(lián)系，按照一定的立卷方法組成案卷，歸檔儲存。

二、文書立卷的基本要求

凡是學(xué)校在各項工作和活動中形成的應(yīng)立卷歸檔的各種不同載體的材料，必須收集齊全、完整；組成的案卷應(yīng)能清楚地反映學(xué)校各項工作和活動的真實(shí)歷史面貌。

三、材料的收集

〔一〕收集范圍

1、凡是能反映學(xué)校在黨政管理、教學(xué)、科研等各項工作和活動中直接形成的對學(xué)校和社會有儲存和查考價值的各種文件材料，均屬歸檔范圍。

2、《黑龍江農(nóng)墾大學(xué)立卷歸檔范圍》規(guī)定應(yīng)歸檔的黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會十類文件材料中的管理性、全局性、綜合性文字材料。

3、上級部門下發(fā)的文件材料、內(nèi)部刊物、資料以及上下級部門、其他單位針對學(xué)校各項工作狀況與學(xué)校有密切聯(lián)系的有關(guān)文件材料等。

4、與歸檔范圍相關(guān)的反映學(xué)校各項工作和重要活動有儲存價值的聲像載體材料〔照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等〕、獎狀證書、實(shí)物等其他具有儲存價值的不同載體材料。

〔二〕收集辦法

1、全校性、綜合性的文件材料由辦公室文書負(fù)責(zé)立卷歸檔。

2、教學(xué)類中的同學(xué)畢業(yè)論文、成績表、教材、專著，科研類中的科研項目，基建類的基建項目，出版類中的學(xué)報、校報，儀器設(shè)備類的設(shè)備項目，產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類中的產(chǎn)品項目，財會類中的會計憑證、賬等，專題性、科技檔案及其相關(guān)的文字、聲像載體的材料、榮譽(yù)證書等實(shí)物，由業(yè)務(wù)部門收集、立卷、歸檔后向檔案室移交。

3、其他有關(guān)檔案材料收集的問題參照《黑龍江農(nóng)墾大學(xué)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求進(jìn)行。

四、立卷方法

〔一〕依據(jù)黑龍江農(nóng)墾大學(xué)檔案實(shí)體分類大綱和檔案歸檔范圍，制定本年可能形成文件材料的案卷類目，做好平常的收集積存工作。

〔二〕黨群、行政類按照黑龍江農(nóng)墾大學(xué)《歸檔文件整理辦法》進(jìn)行歸檔，其他各類按照黑龍江農(nóng)墾大學(xué)《立卷歸檔細(xì)則》進(jìn)行分類組卷，一般以問題特征為主，結(jié)合運(yùn)用其他特征(、時間、名稱、通訊者、發(fā)文字號等特征)將文件材科進(jìn)行分類組卷。組卷應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系。

〔三〕歸檔文件按[年度-檔案類目-保管期限]進(jìn)行組卷。

1、年度：指文件形成年度。跨年度的應(yīng)按文件落款時間；無法用成文時間進(jìn)行排序的，將時間定為每年年末。

2、檔案類目：黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會、聲像、榮譽(yù)、上級文件、資料等。

3、保管期限：永久〔Y〕、長期〔C〕、短期〔D〕。

五、具體步驟

〔一〕全面檢查、盤點(diǎn)和核對所收集和積存的材料是否齊全與完整。

〔二〕依據(jù)立卷原則，進(jìn)行卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)整理。

檢查調(diào)整案卷內(nèi)文件材料，補(bǔ)充遺缺和清理重復(fù)或不必須歸檔的文件材料，確定上級來文中針對學(xué)校工作方面的文件材料歸入學(xué)校相應(yīng)的案卷中。

〔三〕擬寫案卷標(biāo)題。

案卷標(biāo)題一般由、文件內(nèi)容、名稱組成。標(biāo)題書寫工整，內(nèi)容概括準(zhǔn)確。

〔四〕進(jìn)行卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)排列。

文件材料的排列要注意保持文件之間的歷史聯(lián)系和時間先后順序。同一保管期限內(nèi)，一般按文件事由、重要程度、成文日期的順序排列。有年無月的文件可歸入年末，有月無日的文件可歸入月末。

〔五〕編號

1、黨群、行政類歸檔文件應(yīng)依檔案分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端居中的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、類目代碼、保管期限、室編件號等。

2、其他各類案卷按《黑龍江農(nóng)墾大學(xué)實(shí)體分類大綱和分類編號辦法》分類編號。

〔1〕全宗號--我校全部檔案按照一個全宗進(jìn)行整理，全宗號暫不填寫。

〔2〕年度--文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2000。

〔3〕類目代碼--分別為：黨群DQ、行政*Z、教學(xué)J*、科研KY、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)CP、基建JJ、儀器設(shè)備SB、出版CB、外事WS、財會CK、聲像S*、榮譽(yù)RY、上級文件SH、資料ZL等。

〔4〕保管期限--歸檔文件保管期限〔永久、長期、短期〕或代碼〔Y、C、D〕。

〔六〕編制輸出目錄

將已分好類的案卷與南大之星檔案管理系統(tǒng)基本數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整與校對準(zhǔn)確后，選擇打印目錄，黨群行政類選擇歸檔文件目錄一式兩份，其目錄項目設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、盒號、備注。其他各類案卷選擇卷內(nèi)文件目錄與全引目錄一式一份，卷內(nèi)文件目錄中件號為序號、頁數(shù)為頁次，其他項目與歸檔文件目錄相同。

1、件號--填寫室編件號。

2、責(zé)任者--制發(fā)文件的單位或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，要求全稱或規(guī)范化的簡稱。

3、文號--文件的發(fā)文字號〔要求全號〕。

4、題名--文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"[]'號。

5、日期--文件的形成時間，以8位阿位伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20000802。

6、頁數(shù)--黨群、行政類歸檔文件按每份文件編頁號，其他各類對卷內(nèi)文件材料進(jìn)行統(tǒng)一編寫頁號，頁