合同管理辦法

**公司制度編號：制度頁數(shù)：共頁合同管理方法編制人：審核人：同意人：主辦單位：公布日期：月日生效日期：月日第一章總則第一條為了加強(qiáng)公司合同管理，建立和完善公司經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)管理體系，維護(hù)公司正當(dāng)權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國公司法》等法律、法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營狀況，制訂本方法。第二條本方法合用于******公司集團(tuán)有限公司（下列簡稱公司）。第三條本方法所稱合同、合同（下列簡稱合同）是指******公司集團(tuán)有限公司與平等主體的自然人、法人、其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的合同，具體涉及建設(shè)工程合同、委托合同、采購合同、銷售合同、租賃合同以及其它各類民事合同等。有關(guān)身份關(guān)系的合同（勞動合同、實(shí)習(xí)合同）除外。第四條實(shí)施分部門管理，分工負(fù)責(zé)的管理體制。合同管理必須遵照依法辦事，防止為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時調(diào)處，維護(hù)公司正當(dāng)權(quán)益的原則。訂立、推行、變更、解除合同，必須恪守《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)。第二章職責(zé)劃分第五條行政企管處1、制訂、完善我司的合同管理方法和合同評審流程，監(jiān)督、檢查各部門合同管理；2、制訂、完善合同模板，以適應(yīng)業(yè)務(wù)部門實(shí)際需要；3、審查合同，對送審合同文本進(jìn)行正當(dāng)性審查，避免違法、風(fēng)險(xiǎn)合同出現(xiàn)，提出對應(yīng)修改建議或風(fēng)險(xiǎn)提示；4、配合、跟進(jìn)律師、業(yè)務(wù)部門糾紛解決工作。第六條合同經(jīng)辦部門1、制訂并執(zhí)行供銷商管理制度，對供銷商的資質(zhì)、供貨質(zhì)量、公司信用、合同推行狀況等進(jìn)行評價，作好統(tǒng)計(jì)；2、負(fù)責(zé)與全部供應(yīng)商、銷售商訂立《反商業(yè)賄賂承諾書》（附件一）；3、負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目談判、合同文書的草擬工作；4、充足理解合同內(nèi)容，內(nèi)容符合有關(guān)法律規(guī)定，遵照合同評審流程，嚴(yán)格把關(guān)合同訂立；5、負(fù)責(zé)將本部門擬訂立的合同交由法務(wù)、財(cái)務(wù)進(jìn)行審查。英文合同還應(yīng)提交對應(yīng)譯本。經(jīng)辦部門應(yīng)統(tǒng)籌安排合同評審、擬簽時間，留出修改時間以免耽擱合同訂立；6、負(fù)責(zé)對交給法務(wù)、財(cái)務(wù)審核的合同內(nèi)容進(jìn)行解釋和闡明；7、指定合同管理人，具體負(fù)責(zé)下列工作：（1）負(fù)責(zé)對于已訂立合同，整頓成冊，妥善保管，建立完整有效的合同臺賬、合同推行狀況匯總統(tǒng)計(jì)。可即時查閱合同的訂立、推行、糾紛解決狀況，為合理評價供應(yīng)商或客戶信譽(yù)提供基礎(chǔ)資料；（2）負(fù)責(zé)對本部門經(jīng)辦的合同歸檔整頓，對標(biāo)的類別、標(biāo)的名稱、雙方當(dāng)事人全稱、標(biāo)的金額和數(shù)量、交付期限、談判統(tǒng)計(jì)、執(zhí)行統(tǒng)計(jì)、欠交數(shù)量等狀況進(jìn)行登記。第七條財(cái)務(wù)處1、加強(qiáng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，及時溝通合同推行中的應(yīng)收應(yīng)付狀況；2、按照印章管理方法使用合同專用印章，妥善保管合同文本、有關(guān)文獻(xiàn)、重要數(shù)據(jù)及證據(jù)材料。做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析、妥善保管收、付憑證；3、參加合同評審，對合同進(jìn)行財(cái)務(wù)層面的審查，并提出修改意見；4、審核對合同與否符合公司、國家財(cái)經(jīng)紀(jì)律進(jìn)行審核。涉及：資金、資產(chǎn)的正當(dāng)性；價款、酬金和結(jié)算的合理、正當(dāng)；索賠條款的正當(dāng)性等內(nèi)容。第三章合同的擬定第八條經(jīng)辦部門有擬定前資質(zhì)審核的規(guī)定，按照各自部門規(guī)定執(zhí)行，沒有的執(zhí)行本方法第九條。第九條合同擬定前的準(zhǔn)備工作1、初次合作的合同相對人是公司的，應(yīng)審查下列資質(zhì)：（1）通過年檢的營業(yè)執(zhí)照，且發(fā)表的內(nèi)容與實(shí)際相符；（2）與合同內(nèi)容相符的經(jīng)營范疇、許可、資質(zhì)、等級證書；（3）含有合同推行能力；（4）法定代表人的身份證明或有效授權(quán)委托書。2、各經(jīng)辦部門必須審查初次合作的公司、個人以上資信條件，對交易政策、風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行綜合分析。凡不含有以上資信條件的，不與其訂立合同。以上資信材料在原件與復(fù)印件核對無誤后，將復(fù)印件作為合同檔案歸檔保存。3、審核對方代理人的身份和代理資格，應(yīng)提供正當(dāng)、完備的代理資格證明。第十條合同的草擬1、各業(yè)務(wù)部門通過調(diào)研、洽談確立合作意向，擬定有關(guān)書面合同，優(yōu)先選用公司合同范本或國家、行業(yè)部門的示范合同文本；2、合同編號應(yīng)通過EPS系統(tǒng)自動生成，無法通過自動生成的，按各自部門規(guī)定編寫合同編碼；3、各職能部門擬定的合同應(yīng)做到：條款齊全、責(zé)任明確、邏輯性強(qiáng)、文字體現(xiàn)清晰。合同應(yīng)涉及的基本內(nèi)容及應(yīng)注意的問題以下：（1）首部涉及：合同名稱、（2）正文應(yīng)涉及合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格或酬金、推行期限、地點(diǎn)、方式、爭議解決及違約責(zé)任。還應(yīng)涉及法律規(guī)定或按合同性質(zhì)必須含有的條款。對于違約責(zé)任條款應(yīng)在合同中具體寫明違約具體情形和商定的違約金額或計(jì)算辦法；（3）結(jié)尾和附則涉及合同正本及副本的份數(shù)，合同使用期限，簽約地點(diǎn)和日期，并須有雙方代表簽名及蓋章。合同的附件作為合同的構(gòu)成部分，含有與合同同樣的法律效力。第四章合同的評審第十一條合同評審是指合同在訂立前由業(yè)務(wù)員發(fā)起ＯＡ項(xiàng)目合同評審，經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門主管、領(lǐng)導(dǎo)及各高層領(lǐng)導(dǎo)對合同內(nèi)容、訂立與否等進(jìn)行評定的過程。第十二條重大合同指下列合同：１、標(biāo)的額在×萬以上的買賣、建設(shè)工程、設(shè)計(jì)、委托加工合同；２、涉及并購、資產(chǎn)置換、合資合作等合同；３、涉外合同；４、為其它公司提供擔(dān)保的合同；第十三條對重大合同應(yīng)嚴(yán)格評審，并向財(cái)務(wù)部門送審。合同內(nèi)容技術(shù)性較強(qiáng)的能夠送審有關(guān)技術(shù)部門，有關(guān)技術(shù)部門應(yīng)主動配合。第十四條各部門應(yīng)及時送審，嚴(yán)禁積壓、扎堆送審，必須給財(cái)務(wù)、法務(wù)及有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)留出合同評審時間，以確保審核質(zhì)量。財(cái)務(wù)、技術(shù)、法務(wù)等都需要審核的，同時進(jìn)行。普通合同評審時間為一種工作日；合同內(nèi)容較多，法律關(guān)系較復(fù)雜的合同，審核時間不超出三個工作日；法律關(guān)系特別復(fù)雜的合同，審核時間不超出五個工作日。第十五條由公司法務(wù)審核的合同，業(yè)務(wù)員草擬合同文本后通過OA同時發(fā)送給法務(wù)和該業(yè)務(wù)員上級部門主管。法務(wù)審核后將建議或風(fēng)險(xiǎn)提示通過OA同時發(fā)送給業(yè)務(wù)員和該業(yè)務(wù)員上級部門主管。業(yè)務(wù)員綜合建議、合同相對人和領(lǐng)導(dǎo)意見回復(fù)該風(fēng)險(xiǎn)與否能夠承當(dāng)，與否需要修改。不需要修改的，繼續(xù)合同評審；需要修改的，業(yè)務(wù)員撤回OA，修改合同文本后，重新進(jìn)行合同評審，發(fā)送時簡要闡明修改內(nèi)容及有關(guān)狀況。第十六條特殊狀況下，經(jīng)業(yè)務(wù)員作出解釋，上級部門主管同意，合同評審能夠跳過法務(wù)。第十七條審核內(nèi)容1、經(jīng)辦部門審核內(nèi)容（業(yè)務(wù)層面）：（1）審查合同相對人主體資格、不得超越營業(yè)執(zhí)照或其它證照規(guī)定的經(jīng)營范疇等狀況進(jìn)行審查；（2）合同項(xiàng)目符正當(dāng)律、行政法規(guī)、政策及有關(guān)政府部門的同意文獻(xiàn)。技術(shù)條款與否符合國標(biāo)、行業(yè)原則、公司原則及規(guī)程、規(guī)范；（３）含有合同基本條款和按合同性質(zhì)必須含有的條款。2、法務(wù)審核內(nèi)容（法律層面）：（1）合同內(nèi)容的審查。必須正當(dāng)、條款完備、權(quán)利義務(wù)明確、違約責(zé)任清晰，含有爭議解決條款等；（2）合同效力。合同主體適格，意思真實(shí)，目的正當(dāng)，不含有無效條款，不損害社會公共利益，不違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定；（３）合同文字的審查。合同用語規(guī)范、文字體現(xiàn)精確。3、財(cái)務(wù)部門審核內(nèi)容（財(cái)務(wù)層面）：（1）合同結(jié)算方式與否符合國家和公司有關(guān)財(cái)稅制度以及風(fēng)險(xiǎn)承當(dāng)狀況；（２）合同項(xiàng)目與否符合我司年度財(cái)務(wù)計(jì)劃。第五章合同的訂立第十八條各業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)范疇經(jīng)辦有關(guān)的合同事宜，涉及談判、草擬合同、合同訂立、推行、變更、解除等。合同的委托代理人為具體合同經(jīng)辦人，無委托代理人的由部門主管指定經(jīng)辦人，社會臨時借、聘人員、正式退休再聘人員以及在試用期內(nèi)的單位員工不得擔(dān)任合同委托代理人、經(jīng)辦人。第十九條各部門未經(jīng)公司法定代表人的授權(quán)，任何部門一律不得以我司名義對外訂立合同。第二十條以傳真方式訂立的合同，應(yīng)當(dāng)在條款中明確傳真件與原件含有同等法律效力。合同文本超出兩頁的，應(yīng)加蓋騎縫章。第二十一條經(jīng)評審流程上規(guī)定的合同評審人在OA上同意后，合同能夠正式訂立。OA的評審單應(yīng)留存歸檔。第六章合同的推行、變更和解除第二十二條合同推行合同推行過程中，經(jīng)辦人應(yīng)跟蹤合同推行狀況，提示有關(guān)部門按照合同商定的日期推行合同義務(wù)或主張權(quán)利。2、合同的推行應(yīng)當(dāng)在書面合同訂立后推行，不得先推行或推行完畢后再訂立書面合同。3、合同經(jīng)辦部門和人員親密監(jiān)控其訂立合同的推行。合同因我方因素不推行或不全方面、不適宜推行合同時，經(jīng)辦部門應(yīng)在一種工作日內(nèi)向部門領(lǐng)導(dǎo)闡明狀況，因?qū)Ψ揭蛩?，還應(yīng)向?qū)Ψ教岢霎愖h。有關(guān)法律問題與法務(wù)溝通，有必要的，由法務(wù)咨詢顧問律師后，采用非訴訟或訴訟方式解決。4、在合同推行過程中，如需書面告知對方，應(yīng)由對方代表簽字，或以特快專遞的形式送達(dá)對方，如果對方拒收，退回的快件不得拆封，回執(zhí)單據(jù)及未拆封快件、往來信件由檔案管理員歸入合同檔案。５、各部門應(yīng)對合同推行狀況做具體統(tǒng)計(jì)、評價，定時匯總并向部門領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；第二十三條合同的變更和解除、終止合同相對人作為款物接受人而規(guī)定變更接受人時，必須有書面變更合同。嚴(yán)禁未獲得對方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭商定向已變更的接受人發(fā)貨或付款，有關(guān)變更材料應(yīng)注意保存、歸檔。發(fā)生特殊狀況我方或?qū)Ψ讲荒苋矫嫱菩袝r，應(yīng)及時與對方協(xié)商變更或解除合同。合同變更或解除的評審程序，與合同訂立評審程序一致。合同推行完畢終止不需要評審。合同的變更、解除推行必須采用書面形式（見附件二），寫明變更、解除的原合同號碼、合同主體及合同大致內(nèi)容，其份數(shù)應(yīng)與原合同份數(shù)一致，訂立后送達(dá)有關(guān)執(zhí)行、財(cái)務(wù)等部門并交合同管理員存檔。未提交該統(tǒng)計(jì)給公司造成損失的，承當(dāng)?shù)诎苏碌挠嘘P(guān)責(zé)任。第七章合同檔案的管理第二十四條合同訂立后或者根據(jù)合同推行狀況，資料有所增加，應(yīng)當(dāng)在文獻(xiàn)訂立后三個工作日內(nèi)，委托代理人負(fù)責(zé)將存檔資料整頓完畢交部門檔案管理員存檔，管理員負(fù)責(zé)審查合同檔案資料與否完備。第二十五條合同存檔應(yīng)涉及紙質(zhì)存檔和電子存檔，合同檔案范疇：合同正文文本及附件；資信調(diào)查資料；3、項(xiàng)目合同評審表；4、與合同有關(guān)的往來傳真、文書、函件、圖表等；5、合同推行、變更、解除及爭議解決狀況的闡明（如果有）；6、清單。初次合作的必須有資信調(diào)查資料，非初次合作的能夠省略并在清單中闡明。第二十六條合同檔案管理員對檔案嚴(yán)格管理，檔案資料出借嚴(yán)格走審批和登記程序，經(jīng)部門主管同意后，在合同管理人處進(jìn)行登記，并填寫清單。第二十七條嚴(yán)禁涂改、毀損合同及合同有關(guān)資料。獎懲第二十八條下列狀況視情節(jié)輕重予以50-500元罰款處分：1、不按照合同評審流程申請審核，經(jīng)教育后仍不改正的；2、在合同訂立、推行過程中失職、失職尚未造成后果的；3、遺失合同、合同有關(guān)資料尚未造成后果的。第二十九條下列狀況公司追究負(fù)責(zé)人的民事責(zé)任，構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：1、未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)范疇以公司名義對外訂立合同的；2、違反合同評審程序?qū)ν庥喠⒑贤模?、對合同必備或重要條款故意未商定、商定不清或在訂立合同時漏填重要內(nèi)容，給公司造成嚴(yán)重后果的；4、在合同訂立推行過程中以權(quán)謀私、泄露商業(yè)秘密或玩忽職守的。第三十條任何部門和個人都有權(quán)檢舉、揭發(fā)運(yùn)用合同進(jìn)行違法犯罪或損害公司利益的行為。對檢舉揭發(fā)有功人員，公司根據(jù)有關(guān)規(guī)定予以獎勵并保密。第九章附則第三十一條本方法由行政企管處負(fù)責(zé)制訂和解釋。第三十二條本方法自*年*月*日起執(zhí)行。附件一反商業(yè)賄賂承諾書附件二變更、解除推行評審單附件一：反商業(yè)賄賂承諾書甲方：******集團(tuán)公司有限公司乙方：

為共同制止商業(yè)賄賂行為、維護(hù)雙方共同的正當(dāng)權(quán)益，經(jīng)甲乙雙方和諧協(xié)商，乙方自愿做出下列承諾：不主動或被動向甲方業(yè)務(wù)人員等與業(yè)務(wù)推行有關(guān)的人員贈與、借與現(xiàn)金、購物卡、打折卡、汽車、住房等有價證券或?qū)嵨?。不提供娛樂消費(fèi)、旅游、國內(nèi)或國外考察等活動。

被索賄的予以回絕，并在第一時間向甲方通報(bào)，甲方承諾不會影響雙方合作。下列行為不為商業(yè)賄賂：基于商業(yè)禮儀，贈予市場價為200元下列的小禮物、地方特產(chǎn)。工作需要的樣品、夾具、設(shè)備、等輔助類工具。提供工作餐、住宿、交通等與購銷業(yè)務(wù)推行有關(guān)的工作方便。雙方指派人員因業(yè)務(wù)需要參加的餐會，但餐會后無其它任何性質(zhì)的娛樂活動。合同期限：甲乙雙方解除供銷關(guān)系時，