合同管理辦法樣本

合同管理辦法編制：法務(wù)部六月目錄TOC\o"1-2"\h\z\u第一章總則 2第二章合同管理部門及職責(zé) 2第三章合同的訂立 3第一節(jié)合同的起草 3第二節(jié)合同的會(huì)簽 4第三節(jié)合同的修改及復(fù)核 7第四節(jié)合同的簽章 8第五節(jié)合同的歸檔、保存 8第六節(jié)合同補(bǔ)簽 9第四章合同的推行跟蹤 9第一節(jié)合同推行跟蹤部門及跟蹤人 9第二節(jié)合同推行跟蹤及跟蹤資料 10第三節(jié)合同的變更、提前終止和解除 11第四節(jié)合同糾紛解決 12第五節(jié)合同終止 13第五章合同范本 13第六章附則 14第一章總則第一條制訂宗旨為了規(guī)范公司的合同管理，明確合同管理的職責(zé)和權(quán)限，防備公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司正當(dāng)權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及其它有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司的實(shí)際狀況，特制訂本方法。第二條定義本方法所稱的“合同”是指公司與其它自然人、法人、其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、合同書以及含有設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系性質(zhì)的意向書、備忘錄等（暫不涉及電報(bào)、電傳、傳真，電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）。本方法所稱的“公司”是指廣東廣佛當(dāng)代產(chǎn)業(yè)服務(wù)園開發(fā)建設(shè)有限公司。第三條合用范疇本管理方法合用于廣東廣佛當(dāng)代產(chǎn)業(yè)服務(wù)園開發(fā)建設(shè)有限公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，對(duì)外與其它自然人、法人或其它組織之間訂立的各類合同。第二章合同的管理、經(jīng)辦部門第四條合同的管理、經(jīng)辦部門法務(wù)部是公司合同管理的職能部門。經(jīng)辦部門是合同的發(fā)起部門。第五條法務(wù)部合同管理職責(zé)（一）負(fù)責(zé)公司合同管理方法的擬訂及修訂；（二）組織公司合同范本的擬訂及修訂；（三）參加合同會(huì)簽，參加經(jīng)辦部門組織的重大合同談判；（四）對(duì)公司合同推行狀況進(jìn)行監(jiān)督，解決或協(xié)助解決合同推行過程中的法律事務(wù)；（五）解決公司有關(guān)合同方面的法律訴訟或仲裁；（六）提供合同訂立至推行完畢階段的法律咨詢；（七）其它應(yīng)當(dāng)由法務(wù)部推行的合同管理職責(zé)。第六條各經(jīng)辦部門合同管理職責(zé)（一）本部門業(yè)務(wù)合同的談判、起草、呈批、訂立、推行跟蹤；（二）解決或協(xié)助解決本部門業(yè)務(wù)合同推行時(shí)的糾紛解決；（三）負(fù)責(zé)每月準(zhǔn)時(shí)上報(bào)本部門業(yè)務(wù)合同的推行狀況；（四）對(duì)合同管理方法、公司合同范本的擬訂及修訂提供建設(shè)性建議。第三章合同的訂立第一節(jié)合同起草第七條合同起草的原則經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)在不違反國(guó)家法律、法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定的狀況下，以公司的利益為中心，按照公司領(lǐng)導(dǎo)的批示，經(jīng)與簽約對(duì)方充足談判并初步達(dá)成一致意見后根據(jù)洽談的實(shí)際狀況進(jìn)行合同起草工作。第八條合同范本的使用1、因業(yè)務(wù)需要訂立合同的，除本節(jié)另有規(guī)定外，應(yīng)優(yōu)先使用公司下發(fā)的合同范本。確無范本可使用的或?qū)Ψ揭欢ㄒ?guī)定使用其原則文本的，由經(jīng)辦部門參考類似的范本格式另行起草或者使用對(duì)方原則文本。2、經(jīng)辦部門使用公司合同范本訂立合同，原則上不得對(duì)合同范本的內(nèi)容進(jìn)行修改、刪減，只能在空格處進(jìn)行填寫。空格處應(yīng)填寫完整（不填寫的應(yīng)在空格處劃斜線或填寫“空白”二字），如屬會(huì)簽時(shí)無法填寫的空格，經(jīng)辦部門應(yīng)在會(huì)簽表上注明不填寫因素；如確因?qū)嶋H需要需對(duì)合同范本的非重要合同條款進(jìn)行修改，應(yīng)在需修改的地方劃線標(biāo)明，并在修改處簽名確認(rèn)（非重要合同條款是指除合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、結(jié)算、推行期限和方式、違約責(zé)任等以外的條款）。3、如屬公司合同范本未商定的內(nèi)容，合同經(jīng)辦部門可在合同范本內(nèi)“其它商定事項(xiàng)”一欄中如實(shí)填寫。4、《認(rèn)購(gòu)書》、《商品房買賣合同》的填充條款及附件經(jīng)會(huì)簽流程后，作為該項(xiàng)目公司的“填寫樣本”，使用部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照“填寫樣本”訂立合同，原則上不得進(jìn)行任何修改或刪減。第九條不使用合同范本的例外情形有下列情形之一的，合同經(jīng)辦部門能夠不使用公司合同范本：（一）法律法規(guī)或政府部門規(guī)定必須套用國(guó)家規(guī)范文本；（二）水、電等壟斷行業(yè)及銀行業(yè)規(guī)定必須使用其制訂的原則版本；（三）公司合同范本沒有該合同種類的范本；（四）其它特殊狀況。第十條起草非范本合同的注意事項(xiàng)非范本合同由經(jīng)辦部門按照合同起草的原則先行擬定初稿。對(duì)于重大、復(fù)雜的非范本合同以及公司重大招投標(biāo)項(xiàng)目，經(jīng)辦部門可在起草前召集有關(guān)專業(yè)部門集中討論合同條款，根據(jù)討論成果擬定合同初稿。合同起草時(shí)應(yīng)注意下列事項(xiàng)：（一）合同主體資格明確正當(dāng)，對(duì)方與否含有法人資格、有否履約能力及其資信狀況，對(duì)方簽約人與否法定代表人或法人委托人及其代理權(quán)限。（二）參考范本合同的類似條款，特別是推行方式、付款方式、結(jié)算方式、驗(yàn)收原則、違約責(zé)任、解除合同等條款；（三）合同架構(gòu)完整，文字表述應(yīng)當(dāng)明確、清晰、無歧義，特別是規(guī)定對(duì)方完畢的工作事項(xiàng)、范疇、權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容；（四）合同與附件對(duì)應(yīng)一致，附件清晰明確，內(nèi)容與合同條款不矛盾。第十一條能夠不訂立書面合同的情形公司的經(jīng)濟(jì)行為應(yīng)當(dāng)通過書面合同方式進(jìn)行，特殊狀況下滿足下列條件之一的，能夠不訂立書面合同：（一）按市場(chǎng)慣例不必以書面合同形式商定雙方權(quán)利義務(wù)并經(jīng)總部對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)管線總審批同意的；（二）可一次性推行完畢且累計(jì)總金額在5000元下列并經(jīng)公司投資及經(jīng)營(yíng)管理中心領(lǐng)導(dǎo)審批同意的。第二節(jié)合同的會(huì)簽第十二條合同會(huì)簽表的填寫發(fā)起合同會(huì)簽時(shí)，經(jīng)辦部門須使用公司下發(fā)的《合同會(huì)簽表》并按合同會(huì)簽表的規(guī)定如實(shí)填寫。在填寫經(jīng)辦部門意見時(shí)，應(yīng)注意將合同背景、目的以及合同的重要條款描述清晰，方便于會(huì)簽部門及領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)、有效地判斷合同。對(duì)于因報(bào)批手續(xù)需訂立而不實(shí)際推行的合同、續(xù)簽合同、非范本合同、已訂立合同的補(bǔ)充合同、因條件變化重新辦理睬簽的合同、分合同、倒簽或補(bǔ)簽合同（推行中或推行完畢）、標(biāo)前會(huì)簽的合同等特殊情形，經(jīng)辦部門須在合同會(huì)簽表上特別注明。第十三條合同范本的擬定經(jīng)辦部門應(yīng)在合同會(huì)簽表中按照下列原則明確本次會(huì)簽的合同使用的文本與否為合同范本，方便擬定審批流程：（一）送審合同是合同范本，且未對(duì)合同范本中非空格部分的條款作任何增減、修改的，合同經(jīng)辦人在合同會(huì)簽表上注明為“范本合同”；（二）送審合同是在合同范本的基礎(chǔ)上對(duì)非空格部分的非重要合同條款進(jìn)行增減、修改的，合同經(jīng)辦人在合同會(huì)簽表上仍注明為“范本合同”，但需在合同上注明修改內(nèi)容；（三）送審合同是在合同范本的基礎(chǔ)上對(duì)合同重要條款（合同重要條款是指合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、結(jié)算、推行期限和方式、違約責(zé)任等條款））進(jìn)行增減、修改的，合同經(jīng)辦人須在合同會(huì)簽表上注明為“非范本合同”，并在合同上注明修改內(nèi)容；（四）送審合同屬于本管理方法第十條情形的，合同經(jīng)辦人必須在合同審批表上注明為“非合同范本”，并作對(duì)應(yīng)闡明。第十四條合同會(huì)簽的資料規(guī)定合同會(huì)簽表在合同經(jīng)辦部門第一負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后，合同經(jīng)辦人須將合同會(huì)簽表和會(huì)簽所需資料作為一套完整的會(huì)簽文獻(xiàn)報(bào)送審批。合同會(huì)簽所需資料涉及：（一）合同對(duì)方的有關(guān)資料，涉及營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書可提供加蓋公章的復(fù)印件，授權(quán)委托書須提供原件，經(jīng)辦部門應(yīng)核對(duì)上述材料原件（限非招標(biāo)類合同）；（二）立項(xiàng)批復(fù)或批示；（三）屬于招（議）標(biāo)的或?qū)徍硕▋r(jià)的，要附上招（議）標(biāo)或?qū)徍硕▋r(jià)的審批成果；（四）成本超標(biāo)或超預(yù)算的，應(yīng)附上有決策權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)最后審批同意的成本超標(biāo)審批表或同意追加預(yù)算的審批表等有關(guān)文獻(xiàn)；（五）合同附件，如工程類合同需提供預(yù)算部門或招標(biāo)部門簽名確認(rèn)的中標(biāo)清單或價(jià)格清單或預(yù)算書、技術(shù)規(guī)定及驗(yàn)收原則等，房屋租賃類合同需提供對(duì)方的房屋權(quán)屬證明等，營(yíng)銷類合同需提供價(jià)格清單及營(yíng)銷方案等。（六）續(xù)簽合同或訂立補(bǔ)充合同的，需附上原合同；（七）其它與合同審批有關(guān)的資料。第十五條合同會(huì)簽的報(bào)送責(zé)任經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人在報(bào)送合同審批文獻(xiàn)之前應(yīng)對(duì)報(bào)批資料進(jìn)行審查，對(duì)報(bào)批文獻(xiàn)的完整性、真實(shí)性負(fù)責(zé)。若上述資料有遺漏或內(nèi)容表述不清，造成合同會(huì)簽根據(jù)不充足而無法會(huì)簽的，會(huì)簽部門有權(quán)拒收或退回。若經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人在報(bào)送審批文獻(xiàn)過程中弄虛作假或嚴(yán)重失職，按公司規(guī)章制度中的獎(jiǎng)懲規(guī)定予以有關(guān)人員處分。第十六條合同會(huì)簽的流程經(jīng)辦人發(fā)起會(huì)簽----經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)----法務(wù)部----經(jīng)營(yíng)部/采購(gòu)部----財(cái)務(wù)部----管線總----投資及經(jīng)營(yíng)管理中心----總經(jīng)理----董事長(zhǎng)當(dāng)合同金額在萬元下列時(shí)，合同不通過總經(jīng)理和董事長(zhǎng)會(huì)簽。范本合同無需通過法務(wù)部會(huì)簽。經(jīng)辦人需跟蹤合同會(huì)簽流程。第十七條合同會(huì)簽的職責(zé)會(huì)簽部門的會(huì)簽負(fù)責(zé)人原則上是各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、各中心負(fù)責(zé)人，特別需要具體職能人員闡明的例外。各會(huì)簽部門意見需由部門第一負(fù)責(zé)人最后簽名確認(rèn)。第十八條合同會(huì)簽的意見合同會(huì)簽負(fù)責(zé)人應(yīng)在合同審批表上加具意見。訂立會(huì)簽意見要明確，不能只簽名不寫意見，若只是簽名未寫意見的，視為同意上一會(huì)簽部門的意見；不能只提問題不提解決方案；如對(duì)經(jīng)辦部門的意見和提供資料有異議，應(yīng)先進(jìn)行溝通，達(dá)成一致后訂立意見，不能達(dá)成一致的能夠?qū)贤顩r在會(huì)簽意見上注明，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定。會(huì)簽負(fù)責(zé)人應(yīng)使用簽字筆、鋼筆等不可涂改的筆訂立會(huì)簽意見及在合同文本上進(jìn)行修改，不能使用鉛筆進(jìn)行會(huì)簽，以確保會(huì)簽意見的完整性。第十九條合同會(huì)簽的時(shí)限合同的級(jí)別視其緩急程度分為“普通”和“緊急”兩種，由合同發(fā)起部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，并在合同會(huì)簽表上簽字注明，經(jīng)辦人不得私自越權(quán)確認(rèn)合同級(jí)別或隨意確認(rèn)合同級(jí)別。對(duì)于“普通”合同，各部門應(yīng)自收到會(huì)簽文獻(xiàn)后1個(gè)工作日內(nèi)完畢會(huì)簽，對(duì)于“緊急”合同，各部門應(yīng)自收到會(huì)簽文獻(xiàn)后4個(gè)工作小時(shí)日內(nèi)完畢會(huì)簽，重大、復(fù)雜的合同應(yīng)在7個(gè)工作小時(shí)內(nèi)完畢會(huì)簽。會(huì)簽人如出差、請(qǐng)假等，應(yīng)授權(quán)其別人代簽或在會(huì)簽表上注明因素，可先送下一部門會(huì)簽，下一部門應(yīng)接受；對(duì)于“緊急”類合同，會(huì)簽部門經(jīng)辦人應(yīng)電話征求部門負(fù)責(zé)人意見并在會(huì)簽表上代簽，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)事后補(bǔ)簽。第二十條合同審批責(zé)任會(huì)簽人出具會(huì)簽意見應(yīng)勤勉盡責(zé)、忠于職守，不得玩忽職守，損害公司利益，應(yīng)恪守合同會(huì)簽流程和會(huì)簽時(shí)限的規(guī)定，未經(jīng)同意不得超越、變化合同會(huì)簽流程，私自突破合同會(huì)簽時(shí)限規(guī)定。會(huì)簽人在推行合同會(huì)簽的職責(zé)過程中違反公司規(guī)章制度，視情節(jié)程度按公司規(guī)章制度中的獎(jiǎng)懲規(guī)定予以有關(guān)人員處分。第三節(jié)合同的修改及復(fù)核第二十一條修改合同合同會(huì)簽完畢后，由經(jīng)辦人根據(jù)全部會(huì)簽意見進(jìn)行修改，并就修改的內(nèi)容與對(duì)方磋商及確認(rèn)。若對(duì)方對(duì)會(huì)簽意見有異議，經(jīng)辦部門應(yīng)從公司立場(chǎng)及利益角度盡量解釋及溝通，確實(shí)無法達(dá)成一致的，合同經(jīng)辦部門應(yīng)在會(huì)簽表上注明對(duì)方無法接受的條款及因素，提出解決方案，并分辨該不被接受條款所涉及的業(yè)務(wù)獲得經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人及管線總簽字確認(rèn)。如涉及合同價(jià)款及合同范疇的變更，還應(yīng)獲得投資及經(jīng)營(yíng)管理中心領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。第二十二條合同復(fù)核會(huì)簽合同定稿后，經(jīng)辦人需及時(shí)準(zhǔn)備正式合同并送對(duì)方簽名蓋章后，再將正式合同及附件、合同會(huì)簽表和會(huì)簽資料送法務(wù)部進(jìn)行復(fù)核。法務(wù)部須指定專人對(duì)擬蓋章的正式合同及會(huì)簽內(nèi)容進(jìn)行校核，如按合同會(huì)簽審批權(quán)限全部部門與否都已會(huì)簽，與否全部會(huì)簽意見都得到貫徹并修改等。若審核無誤，則訂立“已核”并簽字確認(rèn)，否則應(yīng)退回合同經(jīng)辦部門，合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)按法務(wù)部的規(guī)定修改合同，并交法務(wù)部重新復(fù)核。對(duì)于未經(jīng)法務(wù)部會(huì)簽的范本合同會(huì)簽文本，法務(wù)部在復(fù)核時(shí)可對(duì)合同文本進(jìn)行審查，如合同文本存在問題，法務(wù)部應(yīng)規(guī)定經(jīng)辦部門進(jìn)行修改。法務(wù)部日常復(fù)核工作原則上應(yīng)在收到齊備的擬蓋章的正式合同及會(huì)簽資料一種工作日內(nèi)復(fù)核完畢。第二十三條合同不用復(fù)核的情形對(duì)于報(bào)建類工程合同、報(bào)建類開發(fā)合同及因融資需要而訂立的合同，完畢會(huì)簽手續(xù)后經(jīng)辦人在“經(jīng)辦人匯總”處簽名后可直接辦理蓋章手續(xù)。如經(jīng)業(yè)務(wù)管線領(lǐng)導(dǎo)同意，也能夠以蓋章審批手續(xù)替代合同會(huì)簽手續(xù)。第四節(jié)合同的簽章第二十四條合同蓋章經(jīng)法務(wù)部核對(duì)無誤并在合同會(huì)簽表上簽字確認(rèn)“已核”后的合同，行政部可辦理我方簽名蓋章手續(xù)。有關(guān)印章使用的具體規(guī)定按照公司印章管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。合同經(jīng)辦人應(yīng)在合同辦理完會(huì)簽手續(xù)后一種月內(nèi)準(zhǔn)備正式合同并完畢對(duì)方簽字蓋章手續(xù)送回公司辦理復(fù)核及簽章手續(xù)。若會(huì)簽后一種月內(nèi)，仍無法完畢合同的最后訂立，經(jīng)辦部門應(yīng)把會(huì)簽表送回行政部進(jìn)行涂銷登記。合同注銷后如需重新訂立的應(yīng)當(dāng)重新會(huì)簽。為提高工作效率，重新會(huì)簽應(yīng)當(dāng)使用已經(jīng)會(huì)簽完畢的合同文本，提交會(huì)簽時(shí)應(yīng)闡明原會(huì)簽合同未訂立因素并附上原會(huì)簽所需資料供會(huì)簽部門參考。第二十五條合同簽約代表合同簽約主體為公司的，則簽約代表普通為公司法定代表人。如委托其別人訂立的，則公司原則上應(yīng)提供授權(quán)委托書。合同簽約主體是自然人的，則由本人簽字、按手指印并留存其身份證復(fù)印件，如委托其別人訂立的，則應(yīng)提供經(jīng)公證的授權(quán)委托書。第五節(jié)合同的歸檔、保存第二十六條合同的歸檔及保存合同簽章后，按合同商定應(yīng)送對(duì)方留存的合同由經(jīng)辦部門遞交對(duì)方，屬于我方留存的合同應(yīng)由行政部歸檔，同時(shí)歸檔的還涉及全套會(huì)簽文本。各類合同原件均由行政部保管。行政部應(yīng)分門別類建立檔案，每份均須備份復(fù)印件。有關(guān)合同檔案管理的具體規(guī)定按照公司檔案管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。經(jīng)辦部門留存一份合同復(fù)印件作為合同請(qǐng)款或推行的根據(jù)。第六節(jié)合同補(bǔ)簽第二十七條合同補(bǔ)簽的條件原則上，公司必須訂立合同后才干推行有關(guān)業(yè)務(wù)商定。需先推行而后再補(bǔ)簽合同時(shí)，須同時(shí)滿足以下條件：（一）工程類合同在10萬元下列，其它合同在5萬元下列；（二）合同的重要內(nèi)容（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或酬金、推行時(shí)間、推行地點(diǎn)、推行方式等）已經(jīng)擬定；（三）原已有立項(xiàng)并已經(jīng)管線總及投資及經(jīng)營(yíng)管理中心領(lǐng)導(dǎo)審批同意；（四）狀況急迫，不先予推行將嚴(yán)重影響工作進(jìn)程或?qū)纠嬖斐芍卮笥绊憽５诙藯l補(bǔ)簽合同的注意事項(xiàng)補(bǔ)簽合同仍須根據(jù)會(huì)簽流程辦理合同會(huì)簽。合同經(jīng)辦部門在合同送審時(shí)須先書面闡明補(bǔ)簽的因素及推行現(xiàn)狀，并附上管線總及投資及經(jīng)營(yíng)管理中心領(lǐng)導(dǎo)審批同意先推行再補(bǔ)簽合同的意見。出現(xiàn)上述狀況涉及須向合同對(duì)方支付款項(xiàng)時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)將合同中的正常付款條款改為我司實(shí)際能夠推行的付款條件或時(shí)間，避免訂立后我司即違約的情形。第四章合同的推行跟蹤第一節(jié)合同推行跟蹤部門及跟蹤人第二十九條合同推行跟蹤部門及跟蹤人合同推行跟蹤部門原則上應(yīng)為“誰經(jīng)辦誰跟蹤”，合同推行跟蹤部門應(yīng)優(yōu)先由合同經(jīng)辦部門擔(dān)當(dāng)。合同推行跟蹤人由合同推行跟蹤部門在本部門內(nèi)指定。第三十條合同推行跟蹤人變更合同推行跟蹤人變更時(shí)，合同推行跟蹤部門應(yīng)責(zé)成該跟蹤人與新跟蹤人辦理完畢書面移交手續(xù)后方可允許其離職或調(diào)換工作。第二節(jié)合同推行跟蹤及跟蹤資料第三十一條合同推行跟蹤規(guī)定合同推行跟蹤人應(yīng)勤勉盡責(zé)地跟蹤合同推行狀況，在合同推行過程中，出現(xiàn)我方嚴(yán)重違約、對(duì)方違約或其它異常狀況時(shí)，跟蹤人必須及時(shí)收集、保存有關(guān)資料原件，如無法獲得原件，應(yīng)當(dāng)獲得復(fù)印件并盡量加蓋對(duì)方或有關(guān)單位公章或獲得有關(guān)人員的簽字，確認(rèn)與原件一致，并及時(shí)報(bào)告合同跟蹤部門予以解決。合同跟蹤部門認(rèn)為必要時(shí)，可規(guī)定法務(wù)部及其它有關(guān)部門參加共同研討解決辦法。第三十二條跟蹤資料的建檔合同推行跟蹤人應(yīng)根據(jù)合同類型分別建立合同推行跟蹤檔案，合同推行跟蹤檔案中應(yīng)當(dāng)涉及下列文獻(xiàn)：文獻(xiàn)目錄、合同請(qǐng)款文獻(xiàn)、請(qǐng)示、中標(biāo)告知書、議標(biāo)審批、驗(yàn)收單、簽證單、供貨單、雙方來往函件、會(huì)議記要、付款統(tǒng)計(jì)以及有關(guān)合同推行過程中產(chǎn)生的其它文獻(xiàn)。項(xiàng)目公司合同推行跟蹤人應(yīng)當(dāng)在合同推行完畢后15天內(nèi)將合同推行跟蹤過程中的全部書面資料移交行政部門存檔。合同推行跟蹤過程中的重要書面資料原件（如會(huì)議紀(jì)要、雙方往來函件等）應(yīng)當(dāng)在收到（或發(fā)出）資料五個(gè)工作日內(nèi)送交行政部門歸檔。第三十三條幾個(gè)重要資料收集和保存規(guī)定（一）告知（即規(guī)定對(duì)方推行一定行為或者告訴對(duì)方其推行行為不符合合同商定等，涉及：供貨告知、開工告知、工作聯(lián)系函、工程指令、異議函等）1、告知應(yīng)當(dāng)采用書面形式，告知事項(xiàng)必須明確、具體，文字體現(xiàn)要清晰、精確，落款應(yīng)有合同商定的授權(quán)代表人或單位領(lǐng)導(dǎo)簽字及公司蓋章，有告知的具體時(shí)間。2、如按公司有關(guān)制度規(guī)定發(fā)出告知前須經(jīng)審批的，告知須在完畢審批手續(xù)且按審批意見修改后方可發(fā)出。3、告知送達(dá)對(duì)方時(shí)應(yīng)盡量由對(duì)方有權(quán)代表直接簽收，在復(fù)印件上訂立“已收原件”字樣并簽注時(shí)間、簽名等。4、對(duì)方確實(shí)無法直接簽收或者回絕簽收的，應(yīng)采用特快專遞等方式送達(dá)（在特快專遞郵件詳情單概括注明告知的名稱、重要內(nèi)容等），并將該告知的復(fù)印件以及郵件回執(zhí)或收據(jù)原件一并保存到合同推行檔案中，并在合同推行檔案目錄中統(tǒng)計(jì)。5、告知的送達(dá)方式應(yīng)當(dāng)符合雙方訂立的合同中商定的方式。（二）會(huì)議紀(jì)要1、與合同對(duì)方開會(huì)商議重要事宜，應(yīng)在會(huì)前發(fā)出書面會(huì)議告知，闡明開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員等。2、商議會(huì)議議題前，應(yīng)制作《會(huì)議簽到表》，并請(qǐng)參會(huì)人員簽字確認(rèn)。3、每次開會(huì)均應(yīng)由專人做會(huì)議統(tǒng)計(jì)，并當(dāng)場(chǎng)請(qǐng)參會(huì)人員簽字確認(rèn)會(huì)議決定的內(nèi)容。不能當(dāng)場(chǎng)簽字確認(rèn)的，應(yīng)在開會(huì)后二天內(nèi)整頓出會(huì)議統(tǒng)計(jì)并請(qǐng)參會(huì)人員補(bǔ)簽字。4、開會(huì)告知及會(huì)議紀(jì)要原件，應(yīng)在與會(huì)人員簽字后五個(gè)工作日內(nèi)交行政部門統(tǒng)一保管，并在合同檔案目錄中統(tǒng)計(jì)。（三）工程簽證、驗(yàn)收資料1、工程簽證及驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)按照合同的商定進(jìn)行，其內(nèi)容、數(shù)量、計(jì)量原則等應(yīng)當(dāng)清晰明確。2、合同對(duì)方提供的簽證規(guī)定或驗(yàn)收存在部分不合格的，或?qū)ζ渲胁糠钟幸闪x的，應(yīng)對(duì)不合格或疑義的部分一并表述在簽證、驗(yàn)收文獻(xiàn)中，嚴(yán)禁只對(duì)合格部分發(fā)表意見。3、簽證、驗(yàn)收資料的原件在簽證、驗(yàn)收完畢后五個(gè)工作日內(nèi)交行政部門統(tǒng)一保管，并在合同推行檔案目錄中統(tǒng)計(jì)。第三節(jié)合同的變更、提前終止和解除第三十四條合同變更因合同推行狀況發(fā)生變化，對(duì)方提出或合同推行跟蹤人認(rèn)為我方需對(duì)合同進(jìn)行變更的，合同推行跟蹤人應(yīng)及時(shí)向合同推行跟蹤部門報(bào)告。合同推行跟蹤部門應(yīng)于一種工作日內(nèi)組織有關(guān)部門人員研討合同變更的風(fēng)險(xiǎn)和解決的辦法，必要時(shí)可告知法務(wù)部及其它有關(guān)部門共同參加，并將狀況報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定。如我方回絕合同對(duì)方的變更規(guī)定，對(duì)方仍然變更合同推行的，應(yīng)按合同商定的違約責(zé)任解決。若合同雙方就合同變更達(dá)成一致意見的，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方訂立對(duì)應(yīng)補(bǔ)充合同，并按原合同的會(huì)簽程序推行會(huì)簽手續(xù)。第三十五條提前終止或解除合同按照合同商定因合同對(duì)方違約我方有權(quán)單方提前終止或解除合同，或因我方的違約致使合同對(duì)方單方提出提前終止或解除合同的請(qǐng)求時(shí)，合同推行跟蹤人應(yīng)當(dāng)立刻向合同推行跟蹤部門報(bào)告。合同推行跟蹤部門應(yīng)當(dāng)在收到合同推行跟蹤人的報(bào)告后一種工作日內(nèi)組織法務(wù)部及有關(guān)部門研討提前終止或解除合同與否有充足的法律根據(jù)和合同根據(jù)、合同提前終止或解除的風(fēng)險(xiǎn)、合同提前終止或解除的善后方法，將解決建議上報(bào)審批，并按最后審批的成果解決。因合同推行狀況發(fā)生變化，合同雙方就提前終止或解除合同達(dá)成一致意見的，合同經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)按原合同的會(huì)簽程序推行會(huì)簽手續(xù)，并及時(shí)與對(duì)方訂立提前終止或解除合同的合同。第三十六條合同變更、提前終止或解除的其它規(guī)定變更、提前終止或解除合同，應(yīng)當(dāng)符正當(dāng)律規(guī)定及合同商定，并采用書面形式訂立對(duì)應(yīng)的變更、提前終止或解除合同。因合同推行狀況發(fā)生變化，經(jīng)辦部門首先應(yīng)當(dāng)盡一切努力克服困難，極力保障繼續(xù)推行合同。確需變更、提前終止或解除合同的，應(yīng)從維護(hù)公司正當(dāng)利益出發(fā)解決有關(guān)事宜。第三十七條已訂立但未推行的合同合同已訂立尚未開始推行，但由于訂立合同的基礎(chǔ)發(fā)生變化，需重新訂立合同擬定雙方的權(quán)利義務(wù)時(shí)，經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)視實(shí)際狀況采用下列方式之一解決：（一）在新合同訂立之前訂立解除合同將原先訂立的合同解除；（二）在新合同中明確商定解除原先訂立的合同。第四節(jié)合同糾紛解決第三十八條糾紛解決原則合同推行過程中出現(xiàn)合同糾紛，合同推行跟蹤部門應(yīng)當(dāng)按照下列原則予以解決：（一）協(xié)商解決為先。合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商，在維護(hù)公司正當(dāng)權(quán)益的基礎(chǔ)上，有理有節(jié)，互諒互讓，達(dá)成書面合同，解決糾紛。（二）因?qū)Ψ降囊蛩匾l(fā)的糾紛，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持原則，保障我方正當(dāng)權(quán)益不受侵犯；因我方的因素引發(fā)的糾紛，應(yīng)盡量采用補(bǔ)救方法，減少我方損失；因雙方的因素引發(fā)的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是、分清主次、合情合理解決。（三）對(duì)經(jīng)協(xié)商仍無法解決或認(rèn)為有必要通過訴訟或仲裁解決的合同糾紛，按審批流程經(jīng)最后審批同意后，由法務(wù)部按照法律的規(guī)定和合同商定解決；如對(duì)方先于我方提出訴訟或仲裁的，由法務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)訴。（四）解決糾紛時(shí)，各部門間應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系、及時(shí)溝通、互相配合，主動(dòng)主動(dòng)地做好應(yīng)做的工作，并應(yīng)統(tǒng)一意見、統(tǒng)一行動(dòng)。第三十九條