行政管理方案

行政管理方案目的為了加強各分部于總部的緊密對接，特制訂本方案。二、

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行政管理方案

辦事有流程，工作有方案。

運用“職責(zé)+制度+表格+流程+方案”五位一體的解決方案使各部門規(guī)范化的運作。

一、內(nèi)部管理

1、完善公司管理體系

公司管理體系是維系公司正常穩(wěn)定運行的前提，為避免部門職能沖突、員工崗位職責(zé)矛盾不清，公司管理機制無序混亂，必須明確和明晰公司組織架構(gòu)及架構(gòu)內(nèi)各職能部門的工作范疇。根據(jù)公司的發(fā)展需求或經(jīng)營目的的規(guī)定，對不合時宜的組織、部門、崗位進(jìn)行諸如增設(shè)、刪減、創(chuàng)立等調(diào)節(jié)，力求達(dá)成預(yù)期成本無大幅增加的狀況下，發(fā)明利益最大化的目的，同時，通過調(diào)節(jié)和完善組織架構(gòu)，減少成本提高公司經(jīng)濟效益也是其核心的工作理念。

2、控制預(yù)算及日常行政費用支出

公司有計劃、有目的的在不同階段持續(xù)發(fā)展，需要足夠的資金作為保障，除了通過運行收益、渠道融資、擔(dān)保信貸以及股份注資等形式籌措發(fā)展資金，開源節(jié)流，壓縮成本、提高效率就成了實現(xiàn)潛在收益最行之有效，又快速便捷的辦法之一。科學(xué)、合理、有計劃的運用有限的資金，實現(xiàn)資源互補、有效調(diào)配，按公司發(fā)展規(guī)劃制訂資金使用計劃，是公司持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)保障。

按階段時間而預(yù)期制訂的資金使用計劃就是費用預(yù)算方案。在預(yù)算的使用上，行政管理部門應(yīng)謹(jǐn)慎審核每筆資金使用狀況，使其在年度和季度中平衡控制和調(diào)劑，在當(dāng)月或季度中出現(xiàn)預(yù)算費用局限性時，應(yīng)提前預(yù)警使用部門，方便調(diào)節(jié)工作計劃，最大程度避免因預(yù)算局限性和無法調(diào)劑而使既定工作計劃擱淺。

日常行政費用使用，其涵蓋了有關(guān)行政管理的各項費用，如：差旅費（車船及食宿費用和各項出差補貼）、固定資產(chǎn)添加費、辦公

用品費、設(shè)施設(shè)備維修費、辦公費、培訓(xùn)費、公關(guān)費、招待費、活動

組織經(jīng)費、會議籌辦費、車輛費、獎勵補貼費??等。在日常行政費用的使用上，嚴(yán)格的管控能力和平衡能力對行政管理來說是必須含有的管理要素。

3、提高執(zhí)行力

公司行政管理的最后目的，是為公司運行計劃提供保障。為了使既定發(fā)展計劃得以順利實施，將計劃清晰的分派在各職能部門，貫徹各項政策和規(guī)定，就是衡量管理能力的硬性指標(biāo)。

提高執(zhí)行力有效的辦法：

⑴

建立團(tuán)體精神，使員工之間產(chǎn)生一種利益互有關(guān)聯(lián)的思想意識，客觀、公平、公正的看待每位員工的工作成績，既不矯枉過正、也不魚目混雜。

⑵

重視培訓(xùn)效果，通過培訓(xùn)向員工灌輸紀(jì)律意識，提高員工的職業(yè)

素養(yǎng)及自我約束的能力。提高員工的理解能力，讓他們懂得全部的為什么？諸如：為什么要這樣做？這樣做的意義和影響？為什么我必須要接受？等等??

⑶

合理的處分方式，通過處分來向全部人傳遞一種秩序的信息；擅闖紅燈會給你我在內(nèi)的大家都帶來傷害，再通過宣傳教育讓每一位員工能夠?qū)Φ睦斫饷恳豁椆ぷ饕?guī)定都是必須要服從和恪守的。

⑷

強調(diào)公司果斷杜絕的現(xiàn)象，即：工作安排隨意性、計劃命令含糊執(zhí)行、問責(zé)追究無力度、獎勵處罰不公正。

⑸

執(zhí)行力就是你的想法跟你完畢想法的力度。如果你做的跟你想的同樣那么你的執(zhí)行力就高，反之??；與員工增進(jìn)交流和溝通是必要的，通過交流和理論講述，將公司規(guī)定明確在雇傭之間的共同利益之上，把規(guī)定和利益捆綁在員工的想法中，直接就提高了員工的主動性，執(zhí)行力自然會得以提高。

4、及時修訂和創(chuàng)立各項制度和規(guī)定

公司沒有約束就無法有足夠的力量發(fā)明效益和價值。在發(fā)展歷程中，除了運用成熟的制度體系和符合本公司現(xiàn)狀的成功模式外，尚有諸多從未碰到過的困難和新問題，需要通過探索和實踐來完畢，并同時要創(chuàng)立更多的制度條例來作為通過的保障。創(chuàng)立制度的宗旨是完善公司的管理機制，目的是杜絕危害公司生存的漏洞，防備隱患。根據(jù)公司發(fā)展，以新定制度作為約束非工作行為的原則，以靈活、隨機制訂的各項條例和辦法，限制極易發(fā)生且頻次較高的問題。公司管理在創(chuàng)業(yè)階段的制度體系也無法繼續(xù)滿足持續(xù)發(fā)展階段的需求。需要通過及時的修訂管理制度，做到與公司發(fā)展同時進(jìn)行。

5、協(xié)調(diào)各部門銜接

多數(shù)公司會將公司的職能部門分為兩類，即一線部門、二線部門或業(yè)務(wù)部門和管理部門。無論如何劃分，其兩大部門之間都有著相輔相成的關(guān)系，業(yè)務(wù)部門通過策劃、談判、銷售等直接面對客戶的方式為公司發(fā)明直接利益。管理部門則通過解決售后

服務(wù)、顧客投訴、調(diào)配資金使用、出臺管理制度、供應(yīng)合用人才等服務(wù)，支持一線部門，同時為公司實現(xiàn)潛在收益。由于部門的獨立性，經(jīng)常會無視與其它部門的合作關(guān)系，易造成信息不暢、人員磨合不夠、計劃互相沖突、甚至因溝通和交流不夠而產(chǎn)生危害團(tuán)體建設(shè)。從公司管理來說，公司行政部門有責(zé)任和權(quán)力協(xié)調(diào)和解決部門之間的銜接問題。行政部門和各部門經(jīng)理建立起親密的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，暢通各部門的信息反饋。將部門之間的重要問題通過分析呈報總經(jīng)理，并提供解決方案主動謀求解決途徑。加強其對不同工作職能的理解和認(rèn)識，即可創(chuàng)立溝通平臺，又能軟化人際關(guān)系，同時還能為公司將來的發(fā)展提供儲藏及應(yīng)急人才。

6、后勤保障與資產(chǎn)管理

古人云“兵馬未動糧草先行”，為公司提供有力的后勤保障支持有著與古人備戰(zhàn)的同等重要性；

公司的后勤保障涉及：辦公環(huán)境的維護(hù)、基礎(chǔ)設(shè)施

設(shè)備辦公硬件及網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)、辦公用品及固定資產(chǎn)的采買添加、物料

出入庫的管理、車輛的管理和使用等等??。辦公硬件涉及桌椅、文獻(xiàn)檔案柜、計算機、打印機、傳真機、電話、復(fù)印機、服務(wù)器等硬件的修繕和維護(hù)，就是為了節(jié)縮辦公時間提高辦公效率。

辦公用品和固定資產(chǎn)的采購將根據(jù)《物品采購制度》多選采購對象，進(jìn)行比價和層層審批，以合理的價格和質(zhì)量進(jìn)行采購，有助于費用支出成本控制，符合預(yù)算限制。出入庫的物料管理，將進(jìn)行分部門、分類別進(jìn)行管理，在采購報銷時必須附上入庫單據(jù)，出庫使用時，必須填寫出庫單，確保賬目清晰，出庫對象明確，

庫管才可有效的對公司采購的物料進(jìn)行清晰統(tǒng)計，并在每月末進(jìn)行盤點，做到無丟失、無損壞、賬目清晰的保護(hù)公司資產(chǎn)。

車輛的管理合理使用，對公司在此項費用上的支出相稱重要。車輛使用的控制要點在于合理調(diào)度，根據(jù)優(yōu)先度和事務(wù)的重要程度及緊急性合理調(diào)度車輛，調(diào)配使用車型。日常的保養(yǎng)、維修、審驗、購置保險等都是為了延長車輛的使用壽命及完善行車手續(xù)，減少行車路途上產(chǎn)生的不必要的麻煩，而耽擱辦公時間。

7、公司文化建立

不同的公司都有著形式各異的公司文化。公司文化是公司歷程中濃縮的精髓，也是公司的發(fā)展理念核心部分，也是公司的靈魂。公司文化體現(xiàn)在外在形象、做事風(fēng)格、甚至產(chǎn)品風(fēng)格上。公司文化的建立，難點工作在于如何將公司的核心文化融入在具體的工作、事務(wù)、風(fēng)格中。好的公司文化是公司發(fā)展強大的力量，也是公司的核心競爭力。如：靠制度去約束行為的是根據(jù)硬性原則，而用公司文化去約束行為并不是硬性的，不會引發(fā)被約束方的反感和抵觸。比較后的結(jié)論是“制度

是讓想犯罪的犯不了罪，公司文化是讓有能力犯罪的人不樂意犯罪”。

8、人才機制的完善和激勵機制

公司在成長的過程中，需要眾多的優(yōu)秀人才，借此保持和提高公司在技術(shù)和研發(fā)上的優(yōu)勢、確保良好銷售的態(tài)勢、強化內(nèi)部的管理體系。這些都需要有完善的用人機制和人力資源整合體系。作為公司管理重要的構(gòu)成部分，人力資源工作肩負(fù)著為公司招賢納士、減少人才流失、人才科學(xué)配備、補充新鮮血液、設(shè)計員工職業(yè)規(guī)劃等重要職責(zé)。人盡其才、才盡其用是人力資源的工作理念，組建優(yōu)秀的人才團(tuán)體也是最后的目的。要實現(xiàn)這一目的，必須根據(jù)公司發(fā)展的規(guī)定，提前做好人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃，建立人才庫，儲藏將來所需人才。

沒有激勵機制的公司是沒有活力的公司，缺少活力的公司沒有生命力的。公司能夠根據(jù)公司的特點而采用不同的激勵機制。如能夠運用工作激勵，盡量把員工放在他所適合的位置上，并在可能的條件下輪換一下工作以增加員工的新穎感，從而賦予工作以更大的挑戰(zhàn)性，培養(yǎng)員工對工作的熱情和主動性；另首先能夠運用參加激勵，通過參加，形組員工對公司的歸屬感、認(rèn)同感，能夠進(jìn)一步滿足自尊和自我實現(xiàn)的需要，激發(fā)出員工的主動性和發(fā)明性，使公司得到進(jìn)一步的發(fā)展。要把物質(zhì)激勵與形象激勵有機地結(jié)合起來。予以先進(jìn)模范人物獎金、物品、晉級、提職固然能起到一定作用，但形象化激勵能使激勵效果產(chǎn)生持續(xù)、強化的作用。

（1）人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃

人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃是基于公司的發(fā)展目的、規(guī)模，分階段性制訂的人才配備計劃。建立人才儲藏體系，內(nèi)含公司從業(yè)人員晉升備選機制為一體的人才保障系統(tǒng)，為保持公司發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃提供穩(wěn)定的人才基礎(chǔ)和支持。

在人才使用上遵照的是：年度

①

人力資源配臵規(guī)劃（根據(jù)公司年度目的，各職能部門訂立的目的責(zé)任書，提供分析建議，規(guī)劃全年度中層管理人員級別下列各部門需求，及補充或刪減的管理性崗位、技能性崗位、普通性崗位，重新審定人力資源組織架構(gòu)）

②

人力資源成本構(gòu)成與核算（對本年度薪酬福利、招聘費用、培訓(xùn)成本總額進(jìn)行年度費用成本及月度均費用成本的核算。參考預(yù)算年人力資源配備規(guī)劃，根據(jù)不同崗位的級別、職務(wù)、職能核算薪酬福利、招聘和培訓(xùn)費用，經(jīng)比對后提供修訂意見，后納入下年度人力成本支出預(yù)算細(xì)項）；

（2）招聘及培訓(xùn)

招聘為招募各類社會精英和優(yōu)秀人才為公司服務(wù)，使公司成為高效及抱負(fù)收益的優(yōu)秀商業(yè)組織，作為人力資源管理體系必須建立起有效的機制，方便滿足公司在這方面的需求。招聘就是引進(jìn)人才的唯一方式。通過擴大招聘渠道，運用人脈資源和成本優(yōu)勢來搜尋公司需求的人才是行之有效的手段。在吸納高技術(shù)人才時，往往由于其專業(yè)領(lǐng)域或

技能市場狹窄無法招募到數(shù)量有限的優(yōu)秀人才，這時人力專人便需要運用個人善于交流溝通的特長，針對不同人才對工作平臺的規(guī)定加以分析：1、但愿能獲得職務(wù)晉升空間、技能提高空間、良好的工作氛圍和周邊環(huán)境更利于個人事業(yè)發(fā)展的平臺。2、能夠提供一份不錯的薪酬回報及規(guī)模較大和長久穩(wěn)定的單位。然后將本公司的行業(yè)優(yōu)勢、穩(wěn)定現(xiàn)狀和發(fā)展前景潛移默化至對象思想之中。在招募各類管理人員時，往往對方較為看重的是薪酬福利收入和管理權(quán)限，對于優(yōu)秀的管理人才，管理權(quán)限與否含有吸引力至關(guān)重要。由于其含有強烈的事業(yè)心和上進(jìn)心，職業(yè)化規(guī)定較高，但愿通過施展才華獲得公司的承認(rèn)。無法使用同等職務(wù)的權(quán)限即意味著將會失去諸多施展才干的空間，也會被認(rèn)為在公司無法受到尊重和重視，即便以提高經(jīng)濟收入為誘餌恐怕也無法獲得這類的優(yōu)秀人才。招聘業(yè)務(wù)類人才時，灌輸公司的先進(jìn)的經(jīng)營理念和公司文化，不如推廣公司完善激勵制度和科學(xué)的酬勞分派原則；還要重視的是招聘對象的理解溝通能力、從業(yè)經(jīng)驗、性格優(yōu)勢，無視其履歷和資格上的缺點。在招募普通性職能工作的人才，選用綜合素質(zhì)高，理解力和執(zhí)行力較強的人才。

拓展招聘渠道，從單一的招聘模式走向多元是必要的：A.通過人脈資源介紹。B.通過和所在地區(qū)政府設(shè)立的職業(yè)中介機構(gòu)招募。

培訓(xùn)，市場經(jīng)濟形勢下，公司處在經(jīng)營壓力之下，在眾多競爭擠壓中求得生存和謀求行業(yè)地位，沒有更多的時間和多出的成本從零培養(yǎng)出合用的人才，那么現(xiàn)有基本符合工作規(guī)定的員工如果不能提高職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，很難跟上公司發(fā)展的腳步，僅靠忠誠度已經(jīng)無法使公司獲得更多的收益來維持發(fā)展。需要建立和完善培訓(xùn)體系，依靠培訓(xùn)提高從業(yè)人員的專業(yè)技能，增強團(tuán)體凝聚力、對公司發(fā)展目的的理解力以及綜合素質(zhì)。培訓(xùn)能夠通過內(nèi)訓(xùn)和外訓(xùn)的形式分階段進(jìn)行。行政管理應(yīng)尊重公司投資人意愿和公司現(xiàn)實經(jīng)濟狀況，通過分析公司需求，擬定出一套合用于本公司的培訓(xùn)體系和培訓(xùn)科目。

9、危機防備和突發(fā)事件的應(yīng)急方法

公司運行中往往會出現(xiàn)危機或無法預(yù)期的突發(fā)性事件，甚至嚴(yán)重影響到正常的運行和管理體系。公司行政管理部門應(yīng)提早創(chuàng)立危機預(yù)警機制和突發(fā)事件的應(yīng)急方法方便防患未然和快速解決，避免事態(tài)擴大。

（1）危機預(yù)警機制和風(fēng)險防備建立公司風(fēng)險監(jiān)視體系，先設(shè)定高層管理負(fù)責(zé)此項的人員中樞指揮者地位，另首先在公司組織構(gòu)架內(nèi)的各個部門負(fù)責(zé)人必須對本部職能涵蓋的重要指標(biāo)進(jìn)行關(guān)注和統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)指標(biāo)有異常征兆，及時告知高層管理部門和涉及銜接的部門，并與其從多個角度共同評定風(fēng)險概率，由指揮者制訂解決預(yù)案。通過日常各類會議和培訓(xùn)的機會，不停的向員工灌輸危機和憂患意識，提高員工對周邊環(huán)境和工作事務(wù)的敏感性，通過案例分析和實踐舉例增強員工的應(yīng)變能力和承壓能力，只有提高員工的自我保護(hù)意識才干將風(fēng)險信息及時反饋到管理層。

（2）突發(fā)事件的應(yīng)急方法是當(dāng)公司碰到突發(fā)事件時，往往由于事先未能制訂緊急方法或解決不當(dāng)造成事態(tài)擴大，難以收場。針對這種狀況，提出以下應(yīng)急參考方法：

①

口徑一致（當(dāng)遭遇突發(fā)事件，首先涉及的部門或員工都應(yīng)第一時間反饋上一級領(lǐng)導(dǎo)，并由代表公司負(fù)責(zé)的具體管理人員協(xié)調(diào)解決，涉及的公司方人員與公司代表人必須保持對外口徑上的一致，致使對方無法知曉公司的解決事件的真實意圖，也無法掌握其它不同的信息作為漏洞攻擊）

②

尊重事實（任何突發(fā)事件基本上都會給公司帶來負(fù)面影響，只是程度上的不同。在解決事件上，最初涉及人和公司代表人都含有代表公司形象的重要責(zé)任，唯一對的的就是極力減少這種負(fù)面影響而不是擴大事態(tài)。謙遜、客觀的尊重事件通過和已經(jīng)發(fā)生的事實，避免刺激對方和給外界和媒體留下不實信息傳輸?shù)臋C會，在努力維護(hù)權(quán)益的同時主動與對方協(xié)商，謀求對雙方有益的解決途徑）

③

快速解決（長久膠著不利于事件的解決，或會為公司引發(fā)猶如并發(fā)癥般的麻煩。因此，在能夠以最小代價解決的事件的機見面前，一定不要錯過。盡量不要幻想全部事件都會以遲延而逐步平息，不必付出更大的代價，持有這種觀點時風(fēng)險也更大?？焖俳鉀Q、快速通過、斬立決

不失為最佳的方略）

10、運行體系的信息采集及有關(guān)分析；

行政管理體系依存于公司的整體運行體系之中，除了平衡穩(wěn)固公司構(gòu)造，支

持運行體系也是其重要的職能之一。對于運行中反饋出的問題，要及時采集統(tǒng)計，且通過各項指標(biāo)與計劃指標(biāo)比對后，向決策層提供各項數(shù)據(jù)分析，并逐項加以闡明，提供有關(guān)意見，對決策層及時調(diào)節(jié)運行思路，重新修正計劃方向含有重要意義，對將來公司的戰(zhàn)略規(guī)劃的制訂也同樣意義深遠(yuǎn)。

二、外部管理

1、

來訪接待以及維護(hù)外部有關(guān)單位的良好關(guān)系；

公司行政管理中，外部來訪單位和個人的接待以及維護(hù)有關(guān)單位的關(guān)系尤為

重要。普通性的來訪接待有：業(yè)務(wù)合作單位、客戶顧客、參觀學(xué)習(xí)、行業(yè)交流、公務(wù)檢查、友人來訪等，針對不同形式和不同的單位來訪，接待工作要根據(jù)公司有關(guān)制度和來訪重要程度進(jìn)行接待。如：對于業(yè)務(wù)合作單位的來訪，應(yīng)協(xié)調(diào)公司對接部門共同接待，根據(jù)對方因級別差別而發(fā)生的接待費用，須根據(jù)公司《財務(wù)管理制度》中的有關(guān)就餐、住宿的而額度規(guī)定的合理支出予以妥善安排。公務(wù)檢查來訪；應(yīng)先明確了其政府代表人身份、機構(gòu)職務(wù)、檢查事項后，安排公司對應(yīng)級別對接的負(fù)責(zé)人進(jìn)行接待，例行檢查中