供方管理制度

供方管理制度【第1篇】某物業(yè)公司供方控制管理作業(yè)指導(dǎo)書

目的

通過對物業(yè)管理中各服務(wù)項目的供方進(jìn)行有效控制,確保公司為顧客所提供的服務(wù)

符正當(dāng)律法規(guī)和有關(guān)的規(guī)定,為顧客提供滿意的服務(wù)。

合用范疇

合用于對我司全部供方的控制。

定義

供方:提供產(chǎn)品(涉及服務(wù)、軟件、硬件、流程性材料)的組織或個人。

職責(zé)

總經(jīng)理負(fù)責(zé)對供方評價、物資申購單和采購合同的審批。

行政辦公室負(fù)責(zé)公司所需物資的供方及其職責(zé)權(quán)限內(nèi)的服務(wù)供方的選擇、評價、環(huán)境/安全規(guī)定的控制工作,并負(fù)責(zé)公司所需物資的采購實施工作。

各部門、管理處負(fù)責(zé)對其職責(zé)權(quán)限內(nèi)的服務(wù)供方進(jìn)行選擇、評價、環(huán)境/安全規(guī)定的控制,并對供方的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控。

內(nèi)容

合格供方應(yīng)含有的條件(不限于下列條件)

1)應(yīng)含有正當(dāng)經(jīng)營資格;

2)有從事過類似工作的優(yōu)良業(yè)績;

3)有良好的信譽(yù);

4)有對應(yīng)的工作條件和技術(shù)實力或?qū)I(yè)資質(zhì)證書;

5)價格合理;

6)提供的產(chǎn)品(涉及服務(wù))符合環(huán)境和職業(yè)健康安全有關(guān)的法律法規(guī)規(guī)定和我司的規(guī)定。

各類供方的評價與選擇

服務(wù)供方

根據(jù)合格供方應(yīng)含有的條件,有關(guān)部門自行組織對其職責(zé)權(quán)限內(nèi)的服務(wù)供方進(jìn)行評價,并填寫《供方評價統(tǒng)計》,必要時附有關(guān)證明資料,報總經(jīng)理審批。若該次服務(wù)不需簽定合同,有關(guān)部門可根據(jù)服務(wù)原則的規(guī)定來選擇供方,不需另填《供方評價統(tǒng)計》,

物資供方

根據(jù)合格供方應(yīng)含有的條件,由行政辦公室組織對長久的物資供方進(jìn)行評價,并填寫《供方評價統(tǒng)計》,必要時附有關(guān)證明資料,報總經(jīng)理審批。對于零星的單次小批量采購可由行政辦公室根據(jù)采購信息的規(guī)定并結(jié)合合格供方的規(guī)定進(jìn)行采購,不需另填《供方評價統(tǒng)計》。

對于政府有關(guān)部門指定的單位可不進(jìn)行供方評價。對于其它服務(wù)與物資的供方評價時還應(yīng)盡量從下列方面進(jìn)行考慮來選擇供方:

(1)各類管理體系與否健全,安全方法與否貫徹;

(2)規(guī)定其承諾恪守有關(guān)的法律法規(guī)及我司的hse方面的規(guī)定;

(3)規(guī)定其提供的產(chǎn)品或服務(wù)盡量符合環(huán)保及其職業(yè)健康安全規(guī)定并執(zhí)行之等。

經(jīng)總經(jīng)理同意的合格供方,各部門負(fù)責(zé)將其職責(zé)范疇內(nèi)的合格供方登記在《合格供方記錄表》中。

合格供方資格的定時評價

對已選定合格的供方,有關(guān)部門每年對長久供方其進(jìn)行一次復(fù)評(如果是一次性或短期沒有一年的不需進(jìn)行復(fù)評),并填寫《保存或取消合格供方報告》報總經(jīng)理審批。評價除按前述第條執(zhí)行外,重點(diǎn)審查各供方在一年內(nèi)提供的服務(wù)或物資的及時性、合格批次等綜合狀況。如服務(wù)供方在一年內(nèi)出現(xiàn)一次嚴(yán)重不合格或持續(xù)三次普通不合格或累計十次普通不合格服務(wù),采購供方在一年內(nèi)出現(xiàn)兩個批次不合格供貨,有關(guān)部門應(yīng)填寫《保存或取消合格供方報告》,經(jīng)總經(jīng)理同意后,更新《合格供方記錄表》。

合格供方檔案管理

評價方應(yīng)對其合格供方建立獨(dú)立檔案,檔案應(yīng)涉及下列材料(不限于):

1)正當(dāng)經(jīng)營資格證明材料(如危險廢物解決站有關(guān)許可證明);

2)專業(yè)服務(wù)資質(zhì)證明;(如水池清洗、電梯維保、消防系統(tǒng)維修等)

3)合同;

4)《供方評價統(tǒng)計》、《采購合同審批表》;

5)《保存或取消合格供方報告》等。

采購的實施與對供方的控制

采購文獻(xiàn)的審批

1)物資申購部門對擬采購物資,填寫《物資申購單》。必要時,對專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的物資采購,申購部門應(yīng)編制《采購技術(shù)闡明書》作為采購和驗收的根據(jù)附在《物資申購單》后,經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn),報財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后,行政辦公室實施采購。

2)對急需物資的申購,由使用部門填寫《物資申購單》,注明'急需'字樣,直接報總經(jīng)理審批后,行政辦公室實施采購。

2)各類采購合同(涉及服務(wù)分包合同),由有關(guān)部門組織與供方起草擬制,并填寫《采購合同審批表》經(jīng)總經(jīng)理審批后,授權(quán)人員與供方簽定生效,以確保規(guī)定的規(guī)定是適宜的。

3)當(dāng)公司或業(yè)戶提出在供方現(xiàn)場實施驗證時,公司必須在采購文獻(xiàn)中對要開展驗證的安排和產(chǎn)品的放行做出規(guī)定。

行政辦公室在實施采購時應(yīng)在滿足采購信息規(guī)定的前提下,盡量按下列原則進(jìn)行選擇。

1)盡量采用低能耗資源的產(chǎn)品;

2)盡量采用能夠循環(huán)使用的產(chǎn)品;

3)盡量采用報廢后污染小的產(chǎn)品。

采購物資的檢查

對采購來的物資,使用部門、倉管要負(fù)責(zé)進(jìn)行驗收,驗收合格后辦理入庫手續(xù),由倉管員在《入庫單》上簽名,使用部門領(lǐng)料時在《領(lǐng)料單》上簽名做為領(lǐng)料和驗收合格確實認(rèn)。

驗收內(nèi)容涉及數(shù)量、規(guī)格、型號與否符合采購文獻(xiàn)的規(guī)定,包裝與否完好,與否有合格證書,質(zhì)量與否滿足使用規(guī)定,有環(huán)保規(guī)定的產(chǎn)品與否符合國家有關(guān)的法律法規(guī)規(guī)定等。

驗收辦法采用抽樣法:對同品種批量超出10件的物資,抽驗5%~10%;對批量少于10件的要全部檢查。如果檢查發(fā)現(xiàn)一件不合格品,則該批為不合格批,不得驗收入庫投入使用,交由采購員解決,只有驗收合格的物資方可辦理入庫手續(xù)。對新購機(jī)電設(shè)備必須逐件驗收。

對服務(wù)供方提供服務(wù)質(zhì)量的檢查:各部門應(yīng)對其職責(zé)范疇內(nèi)的服務(wù)供方所提供服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控,并填寫《供方服務(wù)質(zhì)量檢查表》并以此作為付費(fèi)的根據(jù)。

對于進(jìn)入公司所轄范疇內(nèi)的供方的活動,由責(zé)任部門對其在質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方面的體現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)控,并作為定時復(fù)評的參考資料之一。

文獻(xiàn)和統(tǒng)計的歸檔保管

全部供方評價選擇與評價的有關(guān)統(tǒng)計,由有關(guān)部門按《統(tǒng)計控制》統(tǒng)一歸檔保管。

有關(guān)文獻(xiàn)

《統(tǒng)計控制》

統(tǒng)計

《供方評價統(tǒng)計》

《合格供方記錄表》(不定格式)

《采購合同審批表》

《供方服務(wù)質(zhì)量檢查表》

《保存或取消合格供方報告》

《入庫單》(外購)

【第2篇】項目管理處分供方選擇評審程序

目的

確保所選定的分供方能提供滿足合同規(guī)定物物資和服務(wù)。

合用范疇

合用于管理處物資供應(yīng)商(即分供方)和物業(yè)管理服務(wù)項目分承包方的選擇。

職責(zé)

各部門組織對分供方進(jìn)行資格審查、質(zhì)量審查和檔案的建立及管理。

管理者代表組織對物業(yè)管理服務(wù)項目分承包方進(jìn)行質(zhì)量評審。

總經(jīng)理負(fù)責(zé)擬定合格分供方名單,并與物業(yè)管理服務(wù)項目分承包方訂立分包合同。

工作程序

物資供應(yīng)商的選擇和評審

供應(yīng)商的資格規(guī)定

a必須有合格的營業(yè)執(zhí)照

b供應(yīng)的物資必須能確保符合所需物資的型號、規(guī)格、質(zhì)量規(guī)定等;

c我司與其在以往的采購活動中未發(fā)現(xiàn)過質(zhì)量問題糾紛。

各部門或管理處擬出能符合上述規(guī)定的若干家供應(yīng)高,對其評審等從下列幾方面進(jìn)行:

a供應(yīng)商的資質(zhì),以往與其交往的信譽(yù)狀況;

b供應(yīng)高的質(zhì)量確保能力或質(zhì)量體系的現(xiàn)場評價;

c供應(yīng)商的品牌;

d產(chǎn)品樣品的評價;

e對比類似產(chǎn)品使用的歷史狀況;

f對比類似產(chǎn)品的實驗成果;

g供應(yīng)商售后服務(wù)狀況等。

各部門或管理處對評審成果進(jìn)行統(tǒng)計,并將兩家以上人選的供應(yīng)商評審統(tǒng)計報管理代表審核和部經(jīng)理確認(rèn)同意。

物業(yè)管理服務(wù)項目分承包方的選擇和評審

分承包方的資格規(guī)定

a有合格的營業(yè)執(zhí)照、行為資格證書及相稱的工作經(jīng)驗;

b提供的服務(wù)能滿足我司管理和質(zhì)量的規(guī)定;

c在在到質(zhì)量規(guī)定的狀況下,價格適宜。

各部門或管理處擬出符合上述規(guī)定的若干家分承包方,由管理者代表組織有關(guān)部門或人員對其進(jìn)行初審,內(nèi)容涉及:

a分承包方的資質(zhì),以往與其業(yè)務(wù)往來的信譽(yù)狀況;

b分承包方的質(zhì)量確保體系資料;

c分承包方的技術(shù)力量、人員素質(zhì);

d服務(wù)價格;

e有無服務(wù)質(zhì)量方面的承諾等。

各部門或管理處對評審成果進(jìn)行統(tǒng)計,入選的分承包方評審統(tǒng)計由管理者代表確認(rèn)后,報總經(jīng)理同意。

合格分供方的年度復(fù)審

管理者代表每年12月組織對合格供應(yīng)商和合同期在1年以上的合格分承包方進(jìn)行一第二年度復(fù)審,審核內(nèi)容涉及:

a過去一年分供方的業(yè)績;

b過去一年供應(yīng)的物資質(zhì)量狀況/分承包服務(wù)的質(zhì)量管理狀況;

c各部門對有關(guān)分供方工作的檢查和評定統(tǒng)計;

(注:提供一次性服務(wù)的分供方無需進(jìn)行該項復(fù)審。)

凡在評審中擬定沒有達(dá)成合同規(guī)定的分承包方,經(jīng)總經(jīng)理同意,下列列方式解決:

a取消其合格分供方資格;

b規(guī)定其限期作出整治,對未能在限期內(nèi)改善的,終止承包合同,取消其合格分承包方資格。

各部門或管理處建立合格分供檔案,并將《合格分供方一覽表》按受控文獻(xiàn)的方式發(fā)放到管理者代表和有關(guān)部門。合格分供方檔案重要涉及下列內(nèi)容:

a分供方提供初審時的資料;

b供應(yīng)商的產(chǎn)品介紹或闡明/分承包方年度復(fù)審統(tǒng)計;

c分供方提供的其它資料。

有關(guān)文獻(xiàn)和資料

《質(zhì)量手冊》

《分供方評審表》

《合格分供方一覽表》

【第3篇】物業(yè)公司供方環(huán)境因素管理作業(yè)指導(dǎo)書

合用范疇:

合用于公司各供方或有關(guān)方提供服務(wù)過程中環(huán)境因素的管理。

供方分類:

物料供應(yīng)商、服務(wù)提供方、外委工程承包商和其它有關(guān)方。

物料供方環(huán)境因素的管理

由公司物料管理部門將物料的環(huán)保規(guī)定通報給供方,供方按規(guī)定提供物料。

物料使用部門需采購物料時,應(yīng)在《采購申請單》中注明環(huán)保的規(guī)定,經(jīng)審批后提交物料采購部門進(jìn)行采購。

物料使用部門對采購物料進(jìn)行驗收,檢查物料與否符合公司環(huán)保的規(guī)定,并規(guī)定供方提供符合規(guī)定的產(chǎn)品,如不符合則按對應(yīng)程序解決。

公司物料采購管理部門將物料驗收不合格狀況反饋給物料供方,并規(guī)定物料供方整治,確保物料供方提供符合公司環(huán)保規(guī)定的合格產(chǎn)品。

服務(wù)供方環(huán)境因素的管理

有關(guān)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)文獻(xiàn)規(guī)定識別服務(wù)供方在公司范疇內(nèi)活動產(chǎn)生的環(huán)境因素,如公司已對其制訂了有關(guān)管理方案,則規(guī)定服務(wù)供方按照方案實施活動,如未制訂,則與服務(wù)供方共同制訂有關(guān)管理方案。

有關(guān)部門負(fù)責(zé)人對服務(wù)供方環(huán)境活動進(jìn)行日常檢查,填寫有關(guān)檢查統(tǒng)計,對不符合公司環(huán)境體系或法規(guī)規(guī)定的服務(wù)供方開具《糾正告知單》,限其及時糾正,并對整治狀況進(jìn)行驗證。

外委供方環(huán)境因素的管理

工程技術(shù)部立項時,在《外委工程項目立項申請表》上注明可能的環(huán)境因素影響的防備規(guī)定。

公司管理者代表組織審查外委工程項目環(huán)境因素控制方法。

工程技術(shù)部負(fù)責(zé)人將對應(yīng)環(huán)境管理方案及公司的有關(guān)規(guī)定,提交外委工程承包商,可將內(nèi)容寫入合同中,并嚴(yán)格按管理方案內(nèi)容監(jiān)督外委供方執(zhí)行。

工程技術(shù)部負(fù)責(zé)人或其指定的負(fù)責(zé)人隨時監(jiān)督外委供方在公司范疇內(nèi)