建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范標準

./建設電子文件與電子檔案管理規(guī)〔2009-8-221總則為加強建設電子文件的歸檔與管理,建立真實、準確、完整、有效的建設電子檔案,保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用,制定本規(guī)。本規(guī)適用于建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件和建設工程電子文件的歸檔和管理。建設電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)外,尚應執(zhí)行國家現(xiàn)行有關標準的規(guī)定。2術語建設電子文件electronicconstructionrecords在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理活動過數(shù)字設備及環(huán)境生成,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體,依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。主要包括建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件和建設工程電子文件兩大類。建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件electronicrecordsofconstructionprofessionaladministration建設系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門<包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設、村鎮(zhèn)建設、、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設計咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門,以及供水、排水、燃氣、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運、規(guī)劃、勘察、設計、抗震、人防等專業(yè)管理單位>在業(yè)務管理和業(yè)務技術活動過數(shù)字設備及環(huán)境生成的,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體,依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡上傳送的業(yè)務及技術文件。建設工程電子文件electronicrecordsofconstructionengineering在工程建設過程過數(shù)字設備及環(huán)境生成,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體,依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。建設工程電子文件主要包括工程準備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。建設工程電子文件可簡稱為工程電子文件。建設電子檔案electronicconstructionarchives具有參考和利用價值并作為檔案保存的建設電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)。主要包括建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案和建設工程電子檔案。真實性authenticity電子文件的容、結構和背景信息等與形成時的原始狀況一致。完整性integrity電子文件的容、結構、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。有效性utility電子文件的可理解性和可被利用性,包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。元數(shù)據(jù)metadata描述電子文件的背景、容、結構及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。在線式歸檔on-linefiling通過計算機網(wǎng)絡,將電子文件及相關數(shù)據(jù)向檔案部門移交的過程。離線式歸檔off-linefiling將應歸檔的電子文件及相關數(shù)據(jù)存儲到可脫機存儲的載體上向檔案部門移交的過程。2.0.11固化fixing為避免電子文件因動態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象,而將其轉換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式的過程。遷移migration將源系統(tǒng)中的電子文件向目標系統(tǒng)進行轉移存儲的方法與過程。建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)filingandmanagementsystemofelectronicconstructionrecords對建設電子文件進行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng),具有確定歸檔圍與保管期限、登記、分類、著錄、存儲、保管、利用及數(shù)據(jù)交換等功能。該系統(tǒng)包括兩個類型,即建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件歸檔與管理系統(tǒng)和建設工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。3基本規(guī)定建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件形成單位和建設工程電子文件形成單位應加強對電子文件歸檔的管理,將電子文件的形成、收集、積累、整理和歸檔納入文件管理工作程序,明確責任崗位,指定專人管理。建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件形成單位的檔案部門負責監(jiān)督和指導本單位建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件的收集、整理和歸檔,并定期向當?shù)爻墙n案館〔室移交建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案。在建設工程電子文件的整理歸檔與電子檔案的驗收移交工作中,建設單位應履行下列職責：1在建設工程招標及與勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時,對工程電子文件的套數(shù)、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；2收集和積累工程準備階段、竣工驗收階段形成的電子文件,并進行整理歸檔；3組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位工程電子文件的形成、積累和整理歸檔工作；4收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位形成的工程電子檔案；5在組織工程竣工驗收前,提請當?shù)亟ㄔO〔城建檔案管理機構對工程紙質(zhì)檔案進行預驗收時,應同時提請對工程電子檔案進行預驗收；6對列入城建檔案館〔室接收圍的工程,按規(guī)定向當?shù)爻墙n案館〔室移交工程電子檔案?？辈?、設計、施工、監(jiān)理及測量等單位應將本單位形成的工程電子文件整理歸檔后向建設單位移交。建設〔城建檔案管理機構應對建設工程電子文件的整理歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導和預驗收。3.0.5對具有永久保存價值的可輸出打印型電子文件,建設電子文件形成單位必須將其制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時,應同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品,并在容、格式、相關說明及描述上保持一致,且二者之間必須建立關聯(lián)。建設電子文件形成單位應建立建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng),實現(xiàn)建設電子文件自形成到歸檔、保管、利用過程中電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)的連續(xù)管理。建設電子文件形成單位和建設電子檔案保管單位應采取措施,保證建設電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性,并應符合以下規(guī)定：1應建立規(guī)的制度和工作程序并結合相應的技術措施,從建設電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記,保證建設電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)。2應采取安全防護技術措施,保證建設電子文件的真實性。3應建立建設電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。4應建立建設電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。5建設電子文件的處理和保存應符合國家的安全規(guī)定,針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒等采取與系統(tǒng)安全和等級要求相符的防對策。建設電子文件形成單位與建設〔城建檔案管理機構應對建設電子文件加強前端控制,實行全過程的管理與監(jiān)控,保證管理工作的連續(xù)性。建設〔城建檔案管理機構應根據(jù)建設行業(yè)信息化現(xiàn)狀,及時提出建設電子文件歸檔的技術性指導意見。建設電子文件形成單位據(jù)此明確規(guī)定各類建設電子文件歸檔的具體要求,保證歸檔質(zhì)量。4電子文件的代碼標識、格式與載體電子文件的代碼應包括稿本代碼和類別代碼。1稿本代碼應按表4.0.1-1標識。稿本代碼稿本代碼草稿性電子文件M非正式電子文件U正式電子文件F2類別代碼應按表4.0.1-2標識。類別代碼文件類別代碼文本文件〔TextT圖像文件〔ImageI圖形文件〔GraphicsG影像文件〔VideoV聲音文件〔AudioA程序文件〔ProgramP數(shù)據(jù)文件〔DataD4.0.2各種不同類別電子文件的存儲應采用通用格式。通用格式應符合表4.0.2的規(guī)定。各類電子文件的通用格式文件類別通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET圖像文件JPEG、TIFF圖形文件DWG影像文件MPEG、AVI聲音文件WAV、MP3各種不同類別電子文件的存儲亦可采用國務院建設行政主管部門和信息化主管部門認可的,能兼容各種電子文件的通用文檔格式。脫機存儲電子檔案的載體應采用一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。移動硬盤、優(yōu)盤、軟磁盤等不宜作為電子檔案長期保存的載體。5建設電子文件的收集與積累5.1收集積累的圍5.1.1凡是在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理等活動中形成的具有重要憑證、依據(jù)和參考價值的電子文件和數(shù)據(jù)等都應屬于建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件的收集圍。5.1.2凡是記錄與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀的具有重要憑證、依據(jù)和參考價值的電子文件和相關數(shù)據(jù)等都應屬于建設工程電子文件的收集圍。各類建設工程電子文件的具體收集圍應按照《建設工程文件歸檔整理規(guī)》〔GB/T50328-2001規(guī)定的收集圍進行。5.2收集積累的要求5.2.1建設電子文件形成單位必須做好電子文件的收集積累工作。建設電子文件的容必須真實、準確。工程電子文件容必須與工程實際相符合,且容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理、測量等方面的技術規(guī)、標準和規(guī)程。記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況,有參考價值的建設電子文件的不同稿本均應保留。凡是屬于收集積累圍的建設電子文件,收集積累時均應進行登記。登記時必須按照本規(guī)附錄A、附錄B的要求,填寫建設電子文件〔檔案的案卷級和文件級登記表。應采取嚴密的安全措施,保證建設電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動。積累過程中更改建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件或建設工程電子文件應按本規(guī)附錄C的要求,填寫《建設電子文件更改記錄表》。應定期備份建設電子文件,并存儲于能夠脫機保存的載體上。對于多年才能完成的項目,應實行分段積累,宜一年拷貝一次。對通用軟件產(chǎn)生的建設電子文件,應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的建設電子文件應轉換成通用型建設電子文件。對容信息是由多個子電子文件或數(shù)據(jù)組合而成的建設電子文件,的電子文件或數(shù)據(jù)必須一并歸檔,并保證其可準確還原；當難以保證歸檔建設電子文件的完整性與穩(wěn)定性時,可采取固化的方式將其轉換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式。與建設電子文件的真實性、完整性、有效性、安全性等有關的管理控制信息〔如電子簽章等必須與建設電子文件一同收集。對采用統(tǒng)一套用格式的建設電子文件,在保證能恢復原格式形態(tài)的情況下,其容信息可不按原格式存儲。5.2.11計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及與建設電子文件處理有關的著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與建設電子文件一同收集。5.3收集積累的程序收集積累建設電子文件,均需進行登記,并應符合以下規(guī)定。1工作人員應按本單位文件歸檔和保管期限的規(guī)定,從電子文件生成起對需歸檔的電子文件性質(zhì)、類別、期限等進行標記。2應運用建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)對每份建設電子文件進行登記,電子文件登記表應與電子文件同時保存。對已登記的建設電子文件必須進行初步鑒定,并將鑒定結果錄入建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。對經(jīng)過初步鑒定的建設電子文件應進行著錄,并將結果錄入建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。對已收集積累的建設電子文件,應按業(yè)務案件或工程項目來組織存儲。對存儲的建設電子文件的命名,宜由三位阿拉伯數(shù)字或三位阿拉伯數(shù)字加漢字組成,數(shù)字是本文件保管單元電子文件編排順序號,漢字部分則體現(xiàn)本電子文件的容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號。建設電子文件保管單元的命名規(guī)則可按照建設電子文件的命名規(guī)則進行。建設電子文件與相應的紙質(zhì)文件應建立關聯(lián),在容、相關說明及描述上應保持一致。6建設電子文件的整理、鑒定與歸檔6.1整理6.1.1建設電子文件的形成單位應做好電子文件的整理工作。對于建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件或建設工程電子文件,業(yè)務案件辦理完結或工程項目完成后,應在收集積累的基礎上,對該案件或項目的電子文件進行整理。整理應遵循建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件或建設工程電子文件的自然形成規(guī)律,保持案件或項目建設電子文件間的有機聯(lián)系,便于建設電子檔案的保管和利用。6.1.4同一個保管單元建設電子文件的組織和排序可按相應的建設紙質(zhì)文件整理要求進行。6.1.5建設電子文件的分類應按照《城建檔案分類大綱》進行。6.1.6建設電子文件的著錄應按照《城建檔案著錄規(guī)》〔GB/T50323-2001進行,同時應按照保證其真實性、完整性、有效性的要求補充建設電子文件特有的著錄項目和其他標識信息與數(shù)據(jù)。6.2鑒定6.2.1鑒定工作應貫穿于建設電子文件歸檔與電子檔案管理的全過程。電子文件的鑒定工作,應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定歸檔圍和劃定保管期限。6.2.2歸檔前,建設電子文件形成單位應按照規(guī)定的項目,對建設電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定。6.2.3建設電子文件的歸檔圍、保管期限應按照國家關于建設紙質(zhì)文件材料歸檔圍、保管期限的有關規(guī)定執(zhí)行。建設電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應與容信息的保管期限一致。6.3歸檔6.3.1建設電子文件形成單位應定期把經(jīng)過鑒定合格的電子文件向本單位檔案部門歸檔移交。6.3.2歸檔的建設電子文件應符合下列要求：1已按電子檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管要求的脫機載體上。2必須完整、準確、系統(tǒng),能夠反映建設活動的全過程。6.3.3建設電子文件的歸檔方式包括在線式歸檔和離線式歸檔?？筛鶕?jù)實際情況選擇其中的一種或兩種方式進行電子文件的歸檔。6.3.4建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件的在線式歸檔可實時進行；離線式歸檔應與相應的建設系統(tǒng)業(yè)務管理紙質(zhì)或其他載體形式文件歸檔同時進行。工程電子文件應與相應的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時歸檔。6.3.4建設電子文件形成單位在實施在線式歸檔時,應將建設電子文件的管理權從網(wǎng)絡上轉移至本單位檔案部門,并將建設電子文件及其元數(shù)據(jù)等通過網(wǎng)絡提交給檔案部門。6.3.5建設電子文件形成單位在實施離線式歸檔時,應按下列步驟進行：1將已整理好的建設電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等分案件〔或項目按要求從原系統(tǒng)中導出；2將導出的建設電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等按照要求存儲到耐久性好的載體上,同一案件〔或項目的電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等必須存儲在同一載體上。3對存儲的建設電子文件進行檢驗。4在存儲建設電子文件的載體或裝具上編制封面。封面容的填寫應符合本規(guī)附錄D的要求,同時存儲載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。5將存儲建設電子文件并貼好封面的載體移交給本單位檔案部門。6歸檔移交時,交接雙方必須辦理歸檔移交手續(xù)。檔案部門必須對歸檔的建設電子文件進行檢驗,并按照本規(guī)附錄E的要求,填寫《建設電子檔案移交、接收登記表》。交接雙方負責人必須簽署審核意見。當文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性時,則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。6.4檢驗6.4.1建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前,以及本單位檔案部門在接收電子文件之前,均應對移交的載體及其技術環(huán)境進行檢驗,檢驗合格后方可進行交接。6.4.2勘察、設計、施工、監(jiān)理、測量等單位形成的工程電子檔案應由建設單位進行檢驗。檢驗審查合格后向建設單位移交。在對建設電子檔案進行檢驗時,應重點檢查以下容：1建設電子檔案的真實性、完整性、有效性；2建設電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致、是否已建立關聯(lián)；3載體有無病毒、有無劃痕；4登記表、著錄數(shù)據(jù)、軟件、說明資料等是否齊全；6.5匯總6.5.1建設單位應將勘察、設計、施工、監(jiān)理、測量等單位移交的工程電子檔案及相關數(shù)據(jù)與本單位形成的工程前期電子檔案及驗收電子檔案一起按項目進行匯總,并對匯總后的工程電子檔案按本規(guī)6.4.3條的要求進行檢驗。7建設電子檔案的驗收與移交7.1建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案的移交7.1.1建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案形成單位應按照有關規(guī)定,定期向城建檔案館〔室移交已歸檔的建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案。移交方式包括在線式和離線式。凡已向城建檔案館〔室移交建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案的單位,如工作中確實需要繼續(xù)保存紙質(zhì)檔案的,可適當延緩向城建檔案館〔室移交紙質(zhì)檔案的時間。7.2建設工程電子檔案的驗收與移交建設單位在組織工程竣工驗收前,提請當?shù)亟ㄔO〔城建檔案管理機構對工程紙質(zhì)檔案進行預驗收時,應同時提請對工程電子檔案進行預驗收。列入城建檔案館〔室接收圍的建設工程,建設單位向城建檔案館〔室移交工程紙質(zhì)檔案時,應當同時移交一套工程電子檔案。停建、緩建建設工程的電子檔案,暫由建設單位保管。對改建、擴建和維修工程,建設單位應當組織設計、施工單位據(jù)實修改、補充、完善原工程電子檔案。對改變的部位,應當重新編制工程電子檔案,并和重新編制的工程紙質(zhì)檔案一起向城建檔案館〔室移交。7.3辦理移交手續(xù)城建檔案館〔室接收建設電子檔案時,應按照本規(guī)6.4.3條的要求對電子檔案再次檢驗,檢驗合格后,將檢驗結果按照本規(guī)附錄E的要求,填入《建設電子檔案移交、接收登記表》,交接雙方簽字、蓋章。登記表應一式兩份,移交和接收單位各存一份。8建設電子檔案的管理8.1脫機保管建設電子檔案的保管單位應配備必要的計算機及軟、硬件系統(tǒng),實現(xiàn)建設電子檔案的在線管理與集成管理。并將建設電子檔案的轉存和遷移結合起來,定期將在線建設電子檔案按要求轉存為一套脫機保管的建設電子檔案,以保障建設電子檔案的安全保存。脫機建設電子檔案〔載體應在符合保管條件的環(huán)境中存放,一式3套,一套封存保管,一套異地保存,一套提供利用。脫機建設電子檔案的保管,應符合下列條件：1歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層；2環(huán)境溫度應保持在17～20℃之間；相對濕度應保持在35～45％之間；3存放時應注意遠離強磁場,并與有害氣體隔離；4存放地點必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光；5單片載體應裝盒,豎立存放,且避免擠壓。建設電子檔案在形成單位的保管,應按照本規(guī)8.1.3條的要求執(zhí)行。8.2有效存儲建設電子檔案保管單位應每年對電子檔案讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性,如不兼容,必須進行載體轉換。8.2.2對所保存的電子檔案載體,必須進行定期檢測及抽樣機讀檢驗,如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。8.2.3應根據(jù)載體的壽命,定期對磁性載體、光盤載體等載體的建設電子檔案進行轉存。轉存時必須進行登記,登記容應按本規(guī)附錄F的要求填寫。8.2.4在采取各種有效存儲措施后,原載體必須保留三個月以上。8.3遷移建設電子檔案保管單位必須在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或電子文件格式淘汰前,將建設電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進行格式轉換,保證其在新環(huán)境中完全兼容。建設電子檔案遷移時必須進行數(shù)據(jù)校驗,保證遷移前后數(shù)據(jù)的完全一致。建設電子檔案遷移時必須進行遷移登記,登記容應按本規(guī)附錄G的要求填寫。建設電子檔案遷移后,原格式電子檔案必須同時保留的時間不少于3年,但對于一些較為特殊必須以原始格式進行還原顯示的電子檔案,可采用保存原始檔案的電子圖像。8.4利用8.4.1建設電子檔案保管單位應編制各種檢索工具,提供在線利用和信息服務。8.4.2利用時必須嚴格遵守國家法規(guī)和規(guī)定。凡利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布或在線利用建設電子檔案時,應報請有關部門審核批準。8.4.3對具有要求的建設電子檔案采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時,必須按照國家、地方及部門有關計算機和網(wǎng)絡安全管理的規(guī)定,采取必要的安全措施,報經(jīng)國家或地方管理部門審批,確保國家利益和國家安全。8.4.4利用時應采取在線利用或使用拷貝件,電子檔案的封存載體不得外借。脫機建設電子檔案〔載體不得外借,未經(jīng)批準,任何單位或人員不得擅自復制、拷貝、修改、轉送他人。8.4.5利用者對電子檔案的使用應在權限規(guī)定圍之。8.5鑒定銷毀8.5.1建設電子檔案的鑒定銷毀,應按照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行。銷毀建設電子檔案必須在辦理審批手續(xù)后實施,并按本規(guī)附錄H的要求,填寫《建設電子檔案銷毀登記表》。8.6統(tǒng)計8.6.1建設電子檔案保管單位應及時按年度對建設電子檔案的接收、保管、利用及鑒定銷毀等情況進行統(tǒng)計。附錄A建設電子文件〔檔案案卷〔或項目級登記表文件特征

容

工程地點

單

位名

稱

聯(lián)系方式

歸檔時間

載體類型

載體編號

設備環(huán)境特征硬件環(huán)境<主機、網(wǎng)絡服務器型號、制造廠

商等>

軟件環(huán)境<型號、版本等>操作系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

相關軟件<文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等>

文件記錄特征記錄結構<物理、邏輯>

記錄類型口定長口可變長口其他記錄總數(shù)

總字節(jié)數(shù)

記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式

文件載體型號：數(shù)量：備份數(shù)：口一件一盤

口多件一盤口一件多盤

口多件多盤制表審核

填表人<簽名>

年

月

日審核人<簽名>

年

月

日附錄B建設電子文件〔檔案文件級登記表文件編號文件名文件稿本代碼文件類別代碼形成時間載體編號保管期限備注

附錄C建設電子文件更改記錄表序號電子文件名更改單號更改者更改日期備注

附錄D建設電子文件〔檔案載體封面載體編號：類別：檔號：套別：容：地址：編制單位：編制日期：保管期限：密級：文件格式：軟硬件平臺說明：附錄E建設電子檔案移交、接收登記表載體編號

載體標識

載體類型

載體數(shù)量

載體外觀檢查有無劃傷

是否清潔

病毒檢查殺毒軟件名稱

版本

病毒檢查結果報告：載體存儲電子文件檢驗項目載體存儲電子文件總數(shù)

文件夾數(shù)

已用存儲空間

字節(jié)載體存儲信息讀取檢驗項目編制說明文件中相關容記錄是否完整

是否存有電子文件目錄文件

載體存儲信息能否正常讀取

移交人〔簽名

年

月

日接收人〔簽名

年

月

日移交單位審核人〔簽名

年

月

日接收單位審核人〔簽名

年

月

日移交單位〔印章

年

月

日接收單位〔印章

年

月

日附錄F建設電子檔案轉存登記表存儲設備更新與兼容性檢驗情況登記

光盤載體轉存登記

磁性載體轉存登記

填表人〔簽名：

年

月

日審核人〔簽名：

年

月

日單位〔蓋章：

年

月

日附錄G建設電子檔案遷移登記表源系統(tǒng)設備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應用軟件：存儲設備：

目標系統(tǒng)設備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應用軟件：存儲設備：

被遷移歸檔電子文件情況源文件格式：目標文件格式：遷移文件數(shù)：遷移時間：遷移檢驗情況硬件系統(tǒng)校驗：系統(tǒng)軟件校驗：應用軟件校驗：存儲載體校驗：電子文件容校驗：電子文件形態(tài)校驗：遷移操作者〔簽名：

年

月

日遷移校驗者〔簽名：

年

月

日單位〔蓋章：

年

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日附錄H建設電子檔案銷毀登記表序號文件名稱文件字號歸檔日期頁次銷毀原因銷毀人簽字備注

本規(guī)用詞說明1為了便于在執(zhí)行本規(guī)條文時區(qū)別對待,對要求嚴格程度不同的用詞,說明如下：1表示很嚴格,非這樣做不可的用詞：正面詞采用"必須"；反面詞采用"禁止"。2表示嚴格,在正常情況下均應這樣做的用詞：正面詞采用"應"；反面詞采用"不應"或"不得"。3表示允許稍有選擇,在條件許可時,首先應這樣做的用詞：正面詞采用"宜"；反面詞采用"不宜"。表示有選擇,在一定條件下可以這樣做,采用"可"。2條文中指定按其他有關標準、規(guī)執(zhí)行時,寫法為："應符合······的規(guī)定"或"應按······執(zhí)行"。建設電子文件與電子檔案管理規(guī)條文說明1總則"加強建設電子文件的歸檔與管理,建立真實、準確、完整、有效的城建電子檔案,保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用",既是制定本規(guī)的目的,也是制定本規(guī)的指導思想。真實、準確、完整、有效是尊重和保持建設電子檔案歷史原貌的科學要求。保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用是檔案歸檔與管理的目的。本規(guī)對從事城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理活動的部門與機構產(chǎn)生的建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件和建設工程電子文件的歸檔和管理具有普遍的適用性。建設電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)外,尚應執(zhí)行現(xiàn)行《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》〔GB/T17678.1、《電子文件歸檔與管理規(guī)》〔GB/T18894、《城建檔案分類大綱》、《城建檔案密級與保管期限表》等規(guī)或文件的規(guī)定。2術語建設電子文件主要包括建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件和建設工程電子文件兩大類。其中建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件主要產(chǎn)生于建設系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門<包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設、村鎮(zhèn)建設、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設計咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門,以及供水、排水、燃氣、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運、規(guī)劃、勘察、設計、抗震、人防等專業(yè)管理單位>；建設工程電子文件產(chǎn)生于工程建設活動中,主要包括工程準備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。有效性,也可以稱作可用性,可用的文件指文件可以查找、檢索、呈現(xiàn)或理解,能夠表明文件與形成它的業(yè)務活動和事件過程的直接關系。元數(shù)據(jù)被稱作數(shù)據(jù)之數(shù)據(jù),它主要描述電子文件的數(shù)據(jù)屬性。它是一種信息資源組織和管理工具,可以對文件進行詳細、全面、規(guī)的描述,保證電子文件能夠被準確理解與有效檢索,支持電子文件的管理、利用和長期存取,也是檢驗電子文件真實性、完整性和有效性的依據(jù)之一。運用計算機技術和網(wǎng)絡通信技術將電子文件及相關數(shù)據(jù)進行遠程的傳遞和移交這種在線式歸檔,是隨著電子文件的產(chǎn)生而產(chǎn)生的新的檔案工作方式,它有別于傳統(tǒng)的文件、檔案的傳遞和移交。離線式歸檔是通過中間載體的轉存,來達到將應歸檔的電子文件及相關數(shù)據(jù)從原電子文件管理、應用或存儲設備傳遞到檔案部門的電子文件管理、應用或存儲設備中。固化是指針對容信息是由多個電子文件或數(shù)據(jù)組合而成的城建電子文件,為避免其因動態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象,而將其轉換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式的過程。另外,針對同一保管單元的各種不同格式的建設電子檔案,由于格式復雜多樣性給今后電子檔案的保管和遷移帶來很大的難度和工作量,因此,也可考慮采用信息固化的方式將其轉換為一種相對穩(wěn)定的通用格式。建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)是對建設電子文件進行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng)。對建設電子文件的管理,不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件,從其形成到利用,都必須依靠一定的技術設備,包括硬件設備和管理軟件。功能齊全合理的建設電子文件歸檔與管理系統(tǒng)能使管理人員對建設電子文件主動管理,保證電子文件歸檔、檢測、安全保管和有效利用。3基本規(guī)定建設〔城建檔案管理機構是城鄉(xiāng)建設〔或規(guī)劃行政主管部門設置的負責全市城建檔案管理工作的機構；或者是受城鄉(xiāng)建設〔或規(guī)劃行政主管部門委托負責全市城建檔案管理工作的城建檔