電子郵件寫作技巧

電子郵件寫作技巧

2021/5/91處理郵件三種方式一、寫郵件。二、回復郵件。三、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。2021/5/92電子郵件格式四要點一、收件人二、抄送三、主題（標題）四、內(nèi)容。2021/5/93郵箱地址（收件人）注意事項收件人

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1.確認傳送訊息的對象，并將人數(shù)降至最低。

2.傳送電子訊息之前，確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾2021/5/94電子郵件抄送要領抄送

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1.在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員。

2.一般情況下不要給普通人員抄送。

3.確認抄送訊息的對象，并將人數(shù)降至最低，以免造成不必要的困擾2021/5/95主題填寫要領主題

：1、電子郵件一定要注明主題，因為有許多網(wǎng)絡使用者是以主題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。2、主題要明確、精練與內(nèi)容相關，表達出對方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶2021/5/96郵件內(nèi)容寫作要領（一）內(nèi)容

在線溝通講求時效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款，簽名四點要盡量完整。包含以下：2021/5/97郵件內(nèi)容寫作要領（二）1、稱呼

1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。

2)若知道對方的性別可以用：**先生、**小姐、**女士

3)如果知道對方的身份可以用：**總經(jīng)理、**經(jīng)理、**董事長、×總、×董、×經(jīng)理、×工

2021/5/98郵件內(nèi)容寫作要領（三）2、正文：做到主題明確，語言流暢，內(nèi)容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。

1)在撰寫英文信函時,只對一兩個詞進行大寫以示強調(diào),全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調(diào)的詞采用加粗等方式。

2)不要在信件中發(fā)泄不滿,應面對面的解決。

3)回復信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方了解回信內(nèi)容。4)若摘錄的原文很長,應先把回復內(nèi)容放到前面,原文內(nèi)容在后,

5)在收件人明白其意時,才可使用俚語或縮寫。6)如果有附件，應該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途；2021/5/99郵件內(nèi)容寫作要領（四）3、結束

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1)如果可提供好的選擇,應在結尾處提出。

如:

請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯(lián)系我.

2)最好的結尾要著眼未來。如：希望我們能夠達成合作

3)結尾應顯示誠懇。如：感謝您抽空洽談2021/5/9104、落款/簽名：

目前，有不少同仁時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒于此，在郵件中應該有落款/簽名，以示身份和禮貌。郵件內(nèi)容寫作要領（四）2021/5/911電子郵件寫作應五C原則Correctness準確原則Conciseness簡潔原則Complete完整原則Complete清楚原則Complete禮貌原則2021/5/912一、準確原則

由于公務電子郵件涉及的是公務活動雙方的權利、義務關系，其準確性溝通至關重要。具體而言，不僅電子郵件的語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準確，以免引起誤會糾紛。2021/5/913二、簡潔原則

簡潔原則是公務寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。一封拖沓冗長、措詞復雜的電子郵件既浪費寫作的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故公務電子郵件應以簡明扼要為第一要務。

2021/5/914三、完整原則

公務電子郵件內(nèi)容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問事務及具體執(zhí)行等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why和how。2021/5/915四、清楚原則

公務電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確2021/5/916五、禮貌原則

公務電子郵件應遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到與客戶合作的成敗，客我雙方應十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。2021/5/917小結

隨著公司對外活動的不斷擴展，電子郵件的重要性也日益明顯。同時，網(wǎng)絡普及、溝通便捷，往往會讓寫作者忽視電子郵件應有的規(guī)范和格式，就出現(xiàn)這樣或那樣的問題。然而準確規(guī)范的電子郵件，