文件管理程序

文獻編號XL/CX—01版本號A/0受控狀態(tài)受受控持有部門文獻管理程序程序文獻修改確認頁程序文件換版確認次序版本修改公布生效日期編制審核同意123456A版程序文獻修改確認修改序次重要修改內容生效日期及公布方式修改人審核人同意人123456文獻管理程序XL/CX—011目的為規(guī)范綜合管理體系（職業(yè)健康安全、環(huán)境）各類文獻的管理，特制訂本程序。2合用范疇本程序合用于與職業(yè)健康安全/環(huán)境綜合管理體系覆蓋范疇內全部部室、分公司文獻的控制。3職責3.1總經理負責同意并頒布職業(yè)健康安全、環(huán)境的綜合管理體系方針、目的及管理手冊。3.2管理者代表負責審核管理手冊、同意程序文獻、作業(yè)文獻。3.3安全生產部為體系文獻主管部門1）負責組織編寫管理手冊；2）負責體系文獻的管理、更新、評審、文獻發(fā)放及作廢文獻收回銷毀；3）負責公司體系策劃運行所需的外來文獻的收集、送批、傳閱督辦和回收歸檔。3.4各部室、分公司負責主管程序文獻編寫、審核；本部室、分公司作業(yè)文獻和統(tǒng)計表式的編制、更改、審核、發(fā)放管理。4內容4.1文獻編制公司內部編制的職業(yè)健康安全/環(huán)境管理體系文獻，涉及：手冊、程序文獻、作業(yè)文獻（如公司專業(yè)管理的管理制度、管理方法、操作規(guī)程、作業(yè)計劃等）。4.1.1管理手冊的編制管理手冊由安全生產部組織編制。管理手冊應符合管理體系原則的規(guī)定，并體現(xiàn)出原則規(guī)定在集團公司的實際管理過程和管理辦法。4.1.2程序文獻的編制程序文獻的編寫策劃案由安全生產部提出，報管理者代表同意后由程序文獻的主管部室編制。4.1.3各部室、分公司依職能提出作業(yè)文獻的編寫需求，報安全生產部備案，經管理者代表同意后編制。4.2外來文獻的收集與管理4.2.1法律法規(guī)及其它規(guī)定按《法律法規(guī)及其它規(guī)定管理程序》進行。4.2.2各級政府、協(xié)會及其有關行政主管部門的職業(yè)健康安全、環(huán)境來文統(tǒng)一交安全生產部，安全生產部按照規(guī)定進行標記，建立臺帳，及時呈公司領導審批后，送有關部室、分公司承接。各承接部室、分公司按規(guī)定承接完畢，在“文獻批辦單”上簽名并將文獻交還4.2.3來自供方和顧客的文獻、資料，由市場部、供應部負責收集、保存，反饋到安全生產部，4.3體系文獻的標記4.4.3.1.1管理手冊的編號XL/SC— 年代號職業(yè)健康安全/環(huán)境管理體系手冊簡稱公司簡稱4.3.1.2程序文獻的編號XL/CX—××程序文獻序列號程序文獻簡稱公司簡稱4.3.1.3作業(yè)文獻的編號XL/ZY—××作業(yè)文獻序列號作業(yè)文獻簡稱公司簡稱4.3.1.4外來文獻沿用原文獻的編號。4.3.2文獻受控狀態(tài)標記4.3.2.1對已經擬定的文獻發(fā)放范疇內的部室、分公司或人員，采用“受控”發(fā)放，使用“受控”狀態(tài)發(fā)放文獻的部室、分公司或人員，持有文獻被修改或換版時，均須得到有效內容；4.3.2.2除上述發(fā)放范疇內的任何部門或人員需用文獻時，均采用“非受控”發(fā)放，使用“非受控”文獻的部門或人員，其文獻被修改或換版時，不必得到有效內容。4.3.2.3以“受控”狀態(tài)發(fā)放紙質文獻時，須按次序編好受控號（受控號以兩位阿拉伯數字表達，從“01”開始，使用紅色字體，受控號應是唯一的），方便文獻管理控制。文獻以“非受控”4.3.2.4圖紙、技術、工藝文獻采用圖號、原則號、工程號或合同號等唯一性編號為標記。圖紙、技術、工藝文獻修改以修改人的蓋章簽名和修改日期為受控狀態(tài)的標記。4.4文獻審批4.4.1管理手冊的審批a.管理手冊初稿及有關統(tǒng)計表式，由安全生產部復印發(fā)往管理者代表、公司領導、體系覆蓋的各部室、分公司一把手征求意見；b.安全生產部匯總分析各反饋意見，修改完善初稿，形成送審稿；c.安全生產部組織人員對手冊中的不適宜處討論修改解決方法，必要時組織被征求意見的人員召開文獻審定會；d.匯總審定意見，并據此修改完善形成手冊報批稿，經管理者代表審核后，報總經理同意。4.4.2程序文獻、作業(yè)文獻的審批a.初稿經文獻編制部室、分公司主管領導初審后，復印初稿及有關統(tǒng)計、管理流程送公司主管領導、文獻涉及的職能部室、分公司征求意見；b.匯總分析各反饋意見，修改完善初稿，形成送審稿，對爭議較大的申請召開審定會；c.將送審稿送原征求意見部室、分公司確認。必要時召開審定會，對文獻中的不適宜處討論修改解決方法；d.根據確認或審定會成果匯總審定意見，并據此形成報批稿，經部室、分公司審核簽字后，報管理者代表同意。4.4.3統(tǒng)計表式的審批a.由編制部門填寫“統(tǒng)計表式新增（修改）申請單”，闡明新增/修改理由、統(tǒng)計類別、版本，經部門主管領導審核后，與統(tǒng)計表式一起提交統(tǒng)計內容涉及的主管職能部門進行適宜性審批；b.審批通過后，交安全生產部審定，審定通過的表式由安全生產部編號標記；c.已經審定通過并編號標記的統(tǒng)計表式，安全生產部應留存其有效版電子版，擬定保管期限，建立統(tǒng)計管理臺帳，明確統(tǒng)計的類別、有效版本、主管部門、保管期限等信息。4.5文獻發(fā)放4.5.1手冊、程序文獻、作業(yè)文獻統(tǒng)一由安全生產部負責發(fā)放；4.5.2文獻發(fā)放方式4.5.2.1手冊、程序文獻、作業(yè)文獻用電子文獻或紙質文獻發(fā)放。4.5.2.2為使用、控制方便，工藝規(guī)程、崗位闡明書、安全規(guī)程等文獻以電子文獻或紙質文獻發(fā)放。4.5.3發(fā)放范疇的擬定4.5.3.1按體系覆蓋范疇內使用文獻的全部部門均能得到有效版本的原則擬定發(fā)放范疇。文獻的發(fā)放范疇普通應涉及執(zhí)行文獻的部門、使用文獻進行監(jiān)督檢查和分析的部門等。4.5.3.2管理手冊的發(fā)放范疇作為手冊的附件，由總經理同意手冊內容時一起同意，程序文獻與作業(yè)文獻的發(fā)放范疇由文獻編制部門與文獻初稿一起擬定并在文獻的“附加闡明”中明確，與文獻內容一起審批。4.5.4文獻發(fā)放過程管理在文獻審批簽字結束后，按照已審批發(fā)放范疇核準發(fā)放份數復印好文獻，并按照按本文4.3.2.1的規(guī)定蓋好“受控”章、“受控號”，填寫好“持有部門”；管理手冊、程序文獻、作業(yè)文獻、法律法規(guī)等體系文獻以“體系文獻發(fā)放、回收記錄表”建立發(fā)放、回收臺帳，并在文獻發(fā)放或回收時，進行雙方交接簽字。臺帳按規(guī)定的保管期限予以保存或歸檔；其它內部文獻（如公司文獻、部門文獻、會議紀要等）使用“文獻發(fā)放簽收簿”建立臺帳，并在文獻發(fā)放時，進行雙方交接簽字。安全生產部應妥善保存已經審批的文獻原件。4.6文獻的使用與保管4.各部室、分公司對收到的文獻按照文獻類別分類建立收文臺帳。辦公室建立公司“受控文獻清單”，各使用部室、分公司建立“受控文獻清單”。確保全部文獻能被妥善保管，未經安全生產部、管理者代表或公司主管領導同意，全部文獻不得對外提供。4.a.管理手冊、程序文獻初次發(fā)放后，針對文獻中的核心內容對各部室、分公司主管人員進行集中培訓。各部室、分公司主管人員有針對性地組織本部門全部人員進行貫徹實施前的培訓。后來修改或換版，由各部室、分公司主管人員針對修改、變動內容實施培訓、傳達；b.作業(yè)文獻原則上由文獻編制部門組織文獻內容的培訓，收文部室、分公司主管人員應組織全部有關人員進行具體學習；c.公司文獻、部室文獻由各收文部室、分公司組織傳達或學習；d..生產工藝、原則、法律法規(guī)等由文獻編制或主管部室組織培訓，收文部室、分公司應組織全部有關人員進行學習、掌握；e其它文獻如會議紀要、批辦的報告或外來文獻承接等，由收文部室、分公司組織學習、承接。4.a.應嚴格按文獻規(guī)定實施規(guī)定的、職責內的各項管理活動。有疑問時與文獻編制部室獲得聯(lián)系，并按其權威解釋執(zhí)行；未經書面允許，不得偏離文獻。b.按文獻規(guī)定檢查、督促規(guī)定活動及規(guī)定的實施狀況，發(fā)現(xiàn)異常及時組織整治。并對實施過程進行指導，收集文獻使用中的各類信息。4.7文獻有效性評審安全生產部每年年初組織體系文獻的主管部室、分公司對其主管的體系文獻實施一次系統(tǒng)性的適宜性評審，并匯總評審成果，對發(fā)現(xiàn)的不適宜處根據規(guī)定進行更新與修改（涉及原則變更），文獻的適宜性由管理者代組織評審。4.8文獻更改4.8.1安全生產部隨時收集各有關部室、分公司對管理手冊、程序文獻、作業(yè)文獻及有關統(tǒng)計表式等文獻的各類有效性評審意見，及時組織對文獻更改申請或建議進行評價，擬定修改方式；4.8.2安全生產部根據評價成果、有效評審成果的處置方法等，及時對文獻進行局部更改或換版，以符合實際狀況及有效執(zhí)行文獻的規(guī)定。4.8.3文獻的更改審批程序與原審批程序一致。4.8.4文獻更改告知單（文獻修改）、換版闡明（文獻換版）等形式明確闡明更改的內容、理由以及審批者頒布更改生效日期等事項一同發(fā)放各使用文獻的部室、分公司。4.8.5文獻修改或換版后的發(fā)放范疇普通與原“受控”發(fā)放范疇一致，特殊狀況下的增減，由文獻編制部門提出，并經安全生產部同意。4.8.6文獻修改或換版后，將作廢的文獻或文獻的修訂部分按以下規(guī)定收回：作廢文獻或文獻的修訂作廢部分，在發(fā)放新版或新修改部門文獻時，進行回收，并做好回收統(tǒng)計，確保在使用文獻的全部場合都使用有效的版本。4.8.7收回的作廢文獻按以下規(guī)定處置：回收的作廢文獻，由文獻的主管部門集中銷毀，并作好銷毀統(tǒng)計。為法律或其它目的所需保存的任何作廢文獻和資料，由主管部門同意后，加蓋“作廢”章，避免誤用。4.9文獻的保存、歸檔4.9.1各部門設立兼職管理員，對本部門使用的體系文獻和資料實施動態(tài)管理，按規(guī)定時限保存或歸檔。4.9.2各文獻主管部門每季對各使用部門的文獻和資料進行定時檢查，使之保持有效狀態(tài)。4.9.3管理手冊、程序文獻原件及多個規(guī)定歸檔的體系文獻、技術文獻和資料原件歸檔保存，辦公室每年終進行歸檔并辦理有關手續(xù)。4.9.4設備檔案的建立和日常保管由資產管理部負責，每年終整頓編目后轉辦公室，由辦公室辦理歸檔手續(xù)。4.10文獻摘錄的管理規(guī)定4.10.1工作或生產現(xiàn)場摘錄的體系文獻,需注明原文獻的名稱、編號、版本號等，并確保摘錄內容與原文獻一致。4.10.2文獻摘錄應在公布前經摘錄部室、分公司的主管領導審核、文獻編制部門的主管領導同意，以確保文獻內容的對的性。4.10.3當文獻摘錄的原文獻修改或換版后，應及時對摘錄內容進行評審確認，當與原文獻的有效版本內容不一致時，應及時進行修改，并重新按4.10.2條款的規(guī)定審批。5有關文獻5.1XL/CX—03法律