企業(yè)檔案管理方案辦法及實施介紹

.-.-為了加強和標準公司內部檔案治理工作，保證檔案完整性和保密1、主要內容檔案是公司在施工生產(chǎn)及各項治理活動中形成的全部檔案的根本建設、產(chǎn)品、設備檔案和人事檔案等，其構成以建設工程、設備和會計、經(jīng)營檔案為主體。公司檔案工作是企業(yè)治理根底工作的組成局部，是維護公司經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。公司檔案治理工作要堅持集中統(tǒng)一的治理原則。2、文件的收集與歸檔責收集治理，并于每年1231主辦部門或人員收集，交辦公室備案。會議文件由辦公室收集。并編制檔案總名目。存放檔案必需有專用的檔案裝具，檔案排列方法要科學，以便查找。.-.-載體變質的檔案要準時進展修補或復制。3、公司文件材料歸檔的根本要求歸檔的文件材料必需完整。項活動的真實內容和歷史過程。4、公司文件材料的歸檔范圍訓資料；工作打算、總結等。性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；進展規(guī)劃、工作總結匯報；政府機關頒發(fā)的重要文件。福利、培訓登記表等。明，各種季度報表、月報表。合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息和用戶效勞工作中形成的文件材料等。工程建設方面，涉及到的有關工程資料、工程合同、工程圖紙等。活動中形成的各種文件材料。物資供給方面。有物資、原材料選購、庫存保管、供給和工具治理中形成的各種文件材料。其他方面。5：檔案等級的劃分標準依據(jù)檔案文件的性質、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。一級為絕密文件級劃分為一級。公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、總經(jīng)理其等級劃分為一級。重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。面的檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。二級為機密文件屬機密文件，劃分等級為二級。.-.-三級為隱秘文件錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內部重要文件，為隱秘文件，劃分等級為三級。錄像等。屬于隱秘文件，其等級為三級。四級為一般文件型發(fā)言、會議記錄等屬于一般文件，劃分等級為四級。6、歸檔時間應歸檔的文件材料組成保管單位，由工程負責人審定后，向檔案治理部歸檔。文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。7、檔案的鑒定和銷毀7.1〔10-30、短期〔10〕三種。檔案鑒定工作由公司檔案鑒定領導小組組織進展，鑒定領導小組由主管檔案工作的副總經(jīng)理任組長，組員由技術部門和業(yè)務部門的負責人等組成。鑒定工作依據(jù)各類檔案的保管期限進展。每次鑒定要寫出并且注明鑒定日期。不準確，應責成有關部門和人員進展補充和修改。告，經(jīng)主管經(jīng)理審批，并報送上級檔案治理部門備案。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。二、檔案治理實施細則1、檔案治理歸檔要求：間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整?！苍撑c附件〔復印件、掃描件〕分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。的最終一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。檔案文件材料應區(qū)分不同狀況進展排列，密不行分的文件材料應之間的親熱聯(lián)系并進展系統(tǒng)的排列。案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清楚。.-.-2、各部門保管文件的檔案范圍及相關規(guī)定各部門的檔案治理必需按規(guī)定的等級分級、分類存檔，其一級、崗位。部門存檔文件的范圍：保密辦公室保密資料、涉密文件。2.2.2客戶業(yè)務信息、資料、銷售報表。公司及各部門的規(guī)章治理細則。表、薪酬發(fā)放、不動產(chǎn)全部權及其它債權憑證等涉及公司財務方面的文件檔案由財務部保管。管。3、文件檔案分類整理保存〔清單、保存、調閱使用。案分類編號方法。利用。常用的分類方法有：按工程工程分類；按專業(yè)性質分類；按組織機構分類；再從大類別下分到小類別，再從小類別細分種類、年份等。3.4“加密”還分為絕密、機密和隱秘三類。不能任憑以個人名義或是部門名義查閱及調閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時自行確認。4、檔案編目：編制卷內文件頁號應符合以下規(guī)定面在右下角、反面在左下角。圖樣頁碼編寫在標題欄外右下角。成套圖紙和印刷成冊的文件不必重編寫頁碼。4.2、卷內名目的編寫一份文件一個號。的代號。個責任者時，選擇兩個主要責任者填寫。文件題名：填寫卷內文件標題的全稱。日期：應填寫卷內文件形成的日期，如：20230512。注欄里填寫總頁碼。卷內名目排列在卷內文件首頁之前。卷內備考表的卷內備考表的編制應符合標準要求。卷內備考表主要標明卷內文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量〔見例如，說明組卷狀況，如立卷人〔檔案員，檢查人〔檔案負責人、立卷時間等。例如：本卷內文件材料20100801010卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。兩種形式，主要內容如下：4.4.1.1要包括工程名稱，代字、代號及構造、部件，階段代號和名稱等；工程名稱應與批準的原立項、設計〔包括代號〕相符；歸檔外文資料的題名及主要內容應譯成中文。立卷單位：應填寫文件組卷部門或工程負責部門。起止日期：應填寫案卷內最早產(chǎn)生的那份文件的日期和最晚產(chǎn)2023.01.01-2023.06.29保管期限：應依據(jù)保管期限表填寫劃定的保管期限。密級：應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內文件的最高密級。合格后改用藍黑墨水或碳素筆填寫。卷內封皮、卷內名目、備考表的幅面統(tǒng)一承受A4幅面。機打印在薄的牛皮紙上貼在盒面和背脊上，做到字跡工整清楚，粘貼結實。案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及卷內名目題名按規(guī)定的字體和字號填寫。案卷的裝訂要求案卷可承受裝訂和不裝訂兩種形成。文字材料可承受整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；案卷內不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的文件要先修復后在A4〔297m×210mm風琴式〔統(tǒng)一幅面，圖樣折疊時標題欄露在右下角。mm，比例：1：1，檔號章式樣：.-案卷內不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面A4,有文字面對內折疊，為便于長期保存,案卷裝訂時必需去掉金屬物,用裝訂線一律在左，裝訂時左側、下邊對齊，承受三孔一線，裝訂線必用棉質或化380mm，15mm得遮壓卷內文件的字跡，假設裝訂線位置不夠時要進展適當粘貼。裝訂厚度:以文件資料的實際狀況而定。〔上面〔左側〕裝訂的一面裝訂。案卷內不應有金屬物。正本和副本、永久、長期和短期的印章由公司統(tǒng)一制作。聲像及電子檔案生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。5、檔案治理人員職責依據(jù)有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。依據(jù)歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與.-.-安全。6、檔案保管接收檔案必需認真驗收，并辦理接交手續(xù)。存放檔案必需有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。破損或載體變質的檔案，要準時進展修補和復制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷時，要查明緣由，保存依據(jù)。文件檔案保存期限：永久保存：公司章程；股東名冊；組織規(guī)程及辦事細則；董事會及股東會紀錄；財務報表；政府機關核準文件；不動產(chǎn)全部權及其它債權憑證；工程設計圖、建筑檔案、設計檔案、技術圖紙；其它經(jīng)核定須永久保存的文書。長期保存：預算、決算書類；人事檔案、會計憑證；事業(yè)打算資料；10相關規(guī)定另行規(guī)定7、內部檔案分類及編號分類代碼的標識以各類第一、其次個字的漢語拼音組合而成。保密治理〔BM〕行政治理〔XZ〕人力資源治理〔RL〕財務統(tǒng)計治理〔CW〕經(jīng)營銷售治理〔JY〕工程建設治理〔GC〕生產(chǎn)打算治理〔SC〕物資供給治理〔WZ〕其他治理(QT)檔案分類代碼編號GJ——XZ——2023——001冠捷縮寫8、文件檔案調閱治理公司檔案只有公司內部人員可以借閱。調閱文件檔案要履行調閱領導批準簽字才能進展調閱。調閱之前要填寫《檔案調閱記錄》方可進入檔案室查閱或調閱資料。人兩級簽字確認。及部門經(jīng)理、公司領導三級簽字確認。人事的檔案的調閱治理：可查閱全部員工的人事檔案；各部門負責人在經(jīng)過分管領導和人力資源部審批后可查閱其本部門內的員工檔案；員工沒有查閱其本人及他人人事檔案的權利；需摘抄或者復印的，經(jīng)公司領導、部門經(jīng)理和人力資源部負責人批準后，交由檔案治理人員復印。檔案治理人員應當對復印或者摘抄的狀況照實做好登記；員工人事檔案不得借出查閱。如必需借出查閱時，應提交申撤換檔案。調閱自己的相關資料需要三級以上簽字確認方可調閱。調閱檔案的人員必需疼惜檔案，保持干凈，要保護檔案的安全點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復印檔案。件及掃描件，且其它各部門不行復印及留存掃描件。匯報，追求責任。辦理續(xù)借手續(xù)馬上報告領導。帶出，必需帶出行政部查閱的，要經(jīng)過公司負責人批準。調閱時間一般一般文件檔案最長不超過二周。9、檔案保密工作人員的職責。字，做到手續(xù)嚴格，賬目清楚。準私自進展復印。案內容。毀。10、解釋權涉及到保密檔案的治理，由保密辦公室另行制定治理方法。本治理方法解釋權歸行政人事部，自公布之日起生效。檔案盒面》附件附件附件附件1： 檔案調閱單日期：姓名 部門 職務查閱申請公司領見備注.-查閱日期姓名部門查閱日期姓名部門職務查閱緣由查閱內容.-.-檔案級別劃分表文件等級

及期限

調閱治理件件

①國家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等公司的重大決議。包括由公會議記錄等。公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。單位來往的文書

在材料、合同形成確立一個檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件。在材料、合同形成確立一個檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件。

原則上不行狀況要經(jīng)過總經(jīng)辦領由行政部主管及部門經(jīng)三級簽字確認原則上不行狀況要經(jīng)過總經(jīng)辦領由行政部主管及部門經(jīng)三級簽字確認①各種工作打算、總結、報告、形成文件的半要辦理調閱件件

計報表及簡報公司的大事記及反映本公司音、錄像等議記錄

子文檔電子文檔

政部主管及司領導三級簽字確認要辦理調閱案負責人兩附件：檔案盒面、檔案盒背脊、案卷封面、卷內名目、卷內備考表格式檔 號XXX密級保管期限保管期