合同管理制度新版

射陽新華書店有限責(zé)任公司合同管理制度總則第一條為了增進(jìn)公司對外經(jīng)濟(jì)活動開展，規(guī)范公司的經(jīng)營行為，減少和避免合同糾紛，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定結(jié)合公司實(shí)際，制訂本方法。第二條公司各部門及與公司外各類法人、自然人、其它組織進(jìn)行各類經(jīng)濟(jì)活動和非經(jīng)濟(jì)活動所訂立的各類合同、合同、章程等均恪守本方法。公司內(nèi)部訂立的多個(gè)合同及勞動合同的管理，不合用本方法。第三條合同管理是指合同從準(zhǔn)備、談判、訂立、生效、推行、變更、解除直到解決糾紛、救助權(quán)利的整個(gè)過程中所進(jìn)行的一系列民商事法律行為，涉及：合同管理的部門及其職責(zé)、合同的訂立、合同的審查、合同的推行、違約狀況的解決、合同檔案的管理。第四條合同管理實(shí)施“依法管理、全程管理、專人管理”的原則。合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第五條辦公室為我司合同管理的主管部門，其重要職責(zé)是：1、負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)公司合同的制訂，對合同進(jìn)行審核，避免出現(xiàn)法律漏洞；2、協(xié)助律師對合同進(jìn)行可行性分析，并提出書面報(bào)告；3、對公司各類合同的訂立及推行狀況進(jìn)行監(jiān)督、檢查；4、對合同推行中出現(xiàn)的糾紛提出解決意見，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；5、負(fù)責(zé)對公司訂立的各類合同及其糾紛解決資料的匯總歸檔保管，調(diào)閱登記等日常合同檔案管理工作；第六條辦公室為我司合同承接部門，其重要職責(zé)是：1、根據(jù)授權(quán)依法組織合同的訂立、變更、解除等事宜；2、負(fù)責(zé)初審合同承接人草擬的合同可行性報(bào)告，并提出審查意見交辦公室備案，供公司領(lǐng)導(dǎo)參考；3、依法推行合同，及時(shí)以書面形式向公司通報(bào)合同推行中發(fā)生的重大問題及其解決方案；4、在顧問律師的指導(dǎo)下及時(shí)收集整頓出現(xiàn)問題合同所涉及的證據(jù)材料，并提交辦公室備案；5、負(fù)責(zé)本部門合同文本管理及歸檔移交工作。第七條、合同承接人員的職責(zé)1、根據(jù)授權(quán)辦理訂立、變更、解除合同事宜；2、草擬合同，并向合同承接部門提供合同初稿、可行性論證及對方經(jīng)營范疇、資信狀況及履約能力的調(diào)查材料，并對其真實(shí)性和正當(dāng)性負(fù)責(zé)；3、認(rèn)真推行生效合同，隨時(shí)檢查合同推行狀況；4、及時(shí)向合同承接部門報(bào)告合同推行中出現(xiàn)的問題。第八條財(cái)務(wù)部門在合同管理中的職責(zé)1、對確屬我公司訂立并正當(dāng)生效的合同，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)結(jié)算、報(bào)銷付款。2、對不按規(guī)定使用合同專用章或以部門名義對外訂立的合同，財(cái)務(wù)部門可暫不予結(jié)算并及時(shí)告知律師對合同的有效性進(jìn)行審查。3、我方先推行付款義務(wù)，有預(yù)付款或分批付款的合同，未見我方簽字、蓋章的書面合同原件及合同管理部門的審查意見，財(cái)務(wù)部門不予付款。4、對方需先推行義務(wù)，我方重要是付款義務(wù)的合同沒有充足證據(jù)表明對方已完全推行合同義務(wù)的，財(cái)務(wù)部門不予付款。合同的委托代理第九條下列人員有權(quán)代表公司訂立合同：1、公司法定代表人；2、指定由分管經(jīng)理或辦公室主任；2、公司法定代表人書面授權(quán)委托的人。第十條各法人委托人的具體帶來權(quán)限由法定代表人在簽發(fā)《法人委托書》中注明。法人委托人必須嚴(yán)格按照授權(quán)范疇行使簽約權(quán)，嚴(yán)禁超越代理權(quán)限對外簽約。第十一條法人委托人的重要職責(zé)1、在授權(quán)范疇內(nèi)負(fù)責(zé)談判、訂立合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；2、對所訂立合同的正當(dāng)性、完整性和可行性負(fù)責(zé)；3、所簽合同應(yīng)及時(shí)上報(bào)；4、認(rèn)真推行已生效的合同，發(fā)現(xiàn)問題的及時(shí)上報(bào)并提出解決意見；5、保管好本人所訂立合同的一切資料，并及時(shí)上交歸檔。第十二條授權(quán)委托書不得轉(zhuǎn)借別人或涂改，凡調(diào)離本單位或改做其它工作失去代理?xiàng)l件的，應(yīng)主動向合同主管部門繳銷授權(quán)委托書；不繳銷證書者，人事部門不得辦理調(diào)動手續(xù)。合同的訂立第十三條公司對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來，除標(biāo)的額較小或能即時(shí)清結(jié)的外，均須訂立書面合同；雖能即時(shí)清結(jié)但屬批量、交易額較大，或當(dāng)時(shí)難以監(jiān)測產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能及容易引發(fā)糾紛的交易，也應(yīng)訂立書面合同。第十四條凡有國家或行業(yè)示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用，但在選用時(shí)，對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款經(jīng)辦人和辦公室要重點(diǎn)審查，必要時(shí)能夠進(jìn)行修改。無示范文本的合同采用辦公室提示的示范文本。第十五條訂立合同應(yīng)當(dāng)使用主管部門監(jiān)制的合同統(tǒng)一文本或參考規(guī)范文本，具體份數(shù)按實(shí)際狀況擬定，但我方最少留存三份，合同主管部門一份、財(cái)務(wù)一份、承接部門一份。第十六條合同承接人應(yīng)當(dāng)參加合同談判，并做好文字統(tǒng)計(jì)。文字統(tǒng)計(jì)應(yīng)當(dāng)同合同文本一起上交辦公室歸檔備案。第十七條當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補(bǔ)充合同的文書、電報(bào)、傳真、圖表、會議紀(jì)要、備忘錄等都是合同的構(gòu)成部分，應(yīng)隨合同文本一起叫辦公室歸檔備案。合同的審查與審批第十八條合同審查應(yīng)當(dāng)在合同正式訂立邁進(jìn)行。合同審查涉及專業(yè)部門審查、財(cái)務(wù)審查和法律審查，由不同部門分別進(jìn)行。第十九條公司合同審批的常規(guī)流程：1、合同承接人應(yīng)填寫“合同審批表”并連同合同草案上報(bào)合同承接部門負(fù)責(zé)人；2、合同承接部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審查，并訂立意見；3、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，并訂立意見；4、如該合同牽涉其它業(yè)務(wù)部門，由辦公室分送該業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查，并訂立意見；5、由辦公室將以上意見匯總后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查，決定同意與否。第二十條、專業(yè)部門對合同審核的內(nèi)容重要涉及：1、合同的技術(shù)性（技術(shù)可行性分析、技術(shù)方法與否合理、技術(shù)難題和風(fēng)險(xiǎn)）2、合同的安全性（對公司的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)與否采用保密方法、不得損害公司的商業(yè)信譽(yù)和其它利益）3、業(yè)務(wù)部門認(rèn)為必須審核的其它內(nèi)容。第二十一條、財(cái)務(wù)審查內(nèi)容涉及1、資金、資產(chǎn)的正當(dāng)性（資金來源正當(dāng)，資產(chǎn)的全部權(quán)明確、資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)齊備、.資金、資產(chǎn)的用途及使用方式正當(dāng)）2、價(jià)款、酬金和支付方式正當(dāng)（價(jià)款、酬金的數(shù)額符合市場價(jià)格、價(jià)款、酬金的支付方式符合財(cái)務(wù)紀(jì)律、與資金、資產(chǎn)有關(guān)的其它事項(xiàng)）3、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制4、保函內(nèi)容的合理性及風(fēng)險(xiǎn)性；5、索賠條款的合理性；6、資金財(cái)務(wù)部認(rèn)為需要審核的其它內(nèi)容。第二十二條法律審查應(yīng)當(dāng)由辦公室將合同文本及其有關(guān)材料交由律師進(jìn)行審查。第二十三條公司法定代表人根據(jù)各審核部門的審核意見決定與否簽約。決定簽約時(shí)，應(yīng)當(dāng)在合同文本上簽字，并加蓋公司法人印章。合同的推行第二十四條合同依法生效后，既含有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門和人員，應(yīng)嚴(yán)格推行合同規(guī)定的義務(wù)。第二十五條合同執(zhí)行部門應(yīng)負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)和監(jiān)督對方的履約狀況，保存好有關(guān)單據(jù)、信函、會議紀(jì)要、鑒定報(bào)告、檢測成果等資料。對于出現(xiàn)問題的產(chǎn)品還要進(jìn)行保存、拍照。第二十六條合同執(zhí)行部門還應(yīng)按月填寫“對方合同執(zhí)行狀況監(jiān)控闡明”，其中必須列明和驗(yàn)證對方各項(xiàng)履約行為和承諾（如質(zhì)量、進(jìn)度等），并將該闡明報(bào)辦公室備案。第二十七條合同推行過程中發(fā)現(xiàn)對方履約能力及資信程度下降應(yīng)及時(shí)告知辦公室并向分管副總和報(bào)告，及時(shí)想對方出具不安抗辯書，維護(hù)公司正當(dāng)權(quán)益。第二十八條在合同推行過程中如遇法律規(guī)定或合同商定的變更解除事由，能夠變更或解除合同。變更、解除合同的審批權(quán)限和程序與原合同訂立的審批權(quán)限和程序相似。違約及糾紛解決第二十九條、發(fā)生合同糾紛后，承接部門應(yīng)首先及時(shí)與對方協(xié)商解決。協(xié)商不成時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)以書面形式上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)和合同主管部門。第三十條對于需要應(yīng)訴或起訴的案件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，由辦公室協(xié)助律師進(jìn)行證據(jù)收集、談判、參加調(diào)解和出庭。合同的登記、備案與歸檔第三十一條合同文本必須最少一式四份，其中二份交給對方，其它原件必須在合同訂立之后三個(gè)工作日內(nèi)報(bào)送辦公室和財(cái)務(wù)部。合同訂立部門、合同推行部門因工作需要使用原件時(shí)，向辦公室辦理暫借手續(xù)。第三十二條合同的檔案管理是合同管理的基礎(chǔ)工作，辦公室應(yīng)根據(jù)實(shí)際狀況建立合同臺帳。第三十三條辦公室應(yīng)對公司內(nèi)全部合同文本以及與合同有關(guān)的來回法律文獻(xiàn)進(jìn)行匯總，并編號登記。第三十四條合同訂立部門的負(fù)責(zé)人對已生效的合同應(yīng)當(dāng)編號登記，分類歸檔，并建立合同臺帳。第三十五條合同訂立后三個(gè)工作日內(nèi)，合同承接部門應(yīng)將合同檔案原件整頓裝訂送交辦公室存檔。合同檔案的范疇涉及：信譽(yù)調(diào)查報(bào)告、意向接觸報(bào)告、合同文本初稿、合同訂立審批表及審批修改意見、法人授權(quán)委托書、對方資質(zhì)證明文獻(xiàn)、多個(gè)審批管理表格、合同談判統(tǒng)計(jì)、合同正本及附件、合同訂立、變更、解除過程中的信函、電報(bào)、電話統(tǒng)計(jì)、傳真資料、票據(jù)憑證以及其它有關(guān)資料、文