高校合同審計(jì)審簽工作的思考

高校合同審計(jì)審簽工作的思考

隨著教育體制改革的不斷深化和高校規(guī)模的變化，高校資金的融資形式也發(fā)生了變化。越來(lái)越多的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和更廣泛的外部合同內(nèi)容。為進(jìn)一步規(guī)范高校的對(duì)外活動(dòng),加強(qiáng)監(jiān)督,防范學(xué)校的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn),高校的合同審計(jì)審簽逐漸成為高校內(nèi)部審計(jì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。如何在復(fù)雜的環(huán)境中做好高校的合同審計(jì)審簽工作成為學(xué)校內(nèi)部審計(jì)人員面臨的新課題。一、大學(xué)簽署合同的內(nèi)涵和作用(一)設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議高校合同指高等院校及其相關(guān)部門(mén)與其他平等主體(自然人、法人和其他組織)之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。高校的合同審計(jì)審簽實(shí)際是指學(xué)校審計(jì)處對(duì)涉及物資、服務(wù)等采購(gòu)活動(dòng)、基建維修工程及房屋租賃、資產(chǎn)處置等經(jīng)濟(jì)活動(dòng),就合同簽訂與履行的全過(guò)程所進(jìn)行的審計(jì)監(jiān)督、檢查、評(píng)價(jià)和咨詢活動(dòng)。(二)經(jīng)濟(jì)合同的審核有助于防范風(fēng)險(xiǎn)通過(guò)合同審計(jì)審簽工作,可以強(qiáng)化學(xué)校內(nèi)部控制機(jī)制,明確合同簽訂程序,規(guī)范各級(jí)管理行為,對(duì)高校內(nèi)控建設(shè)及發(fā)展有著深遠(yuǎn)意義。一方面可以完善高校合同條款,避免潛在的經(jīng)濟(jì)糾紛。高校內(nèi)部審計(jì)部門(mén)對(duì)各職能部門(mén)或相關(guān)單位送來(lái)的各類經(jīng)濟(jì)合同,通過(guò)對(duì)合同主體、內(nèi)容和形式的合法性、合同文本格式的規(guī)范性、合同條款的完備性、合同實(shí)質(zhì)性條款與招標(biāo)文件、詢價(jià)信息的一致性等進(jìn)行審查,可減少合同簽訂的失誤,防范風(fēng)險(xiǎn)。另一方面可以強(qiáng)化內(nèi)部控制機(jī)制,增強(qiáng)職能部門(mén)的責(zé)任意識(shí)。高校的內(nèi)審部門(mén)通過(guò)對(duì)各部門(mén)提供的合同訂立的依據(jù)及合同訂立的流程進(jìn)行審計(jì),審查合同所涉及的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是否經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)、合同所涉及的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是否履行了學(xué)校規(guī)定的相關(guān)手續(xù)、招投標(biāo)項(xiàng)目有無(wú)招標(biāo)記錄、所簽合同與招投標(biāo)的結(jié)果是否一致、詢價(jià)的項(xiàng)目有無(wú)用戶及職能部門(mén)的共同調(diào)研結(jié)果及結(jié)果的合理性等。這樣既可審查合同簽署的流程,又加強(qiáng)了各部門(mén)的責(zé)任意識(shí),強(qiáng)化學(xué)校的內(nèi)控機(jī)制,更好地避免風(fēng)險(xiǎn)。二、大學(xué)合同審查和合同簽訂中的問(wèn)題(一)以部門(mén)或?qū)W院的名義對(duì)外簽訂合同,缺乏統(tǒng)一管理目前高校所簽訂的合同種類繁多,大致可分為各類資產(chǎn)、服務(wù)、設(shè)備、藥品采購(gòu)合同、建設(shè)工程合同、修繕工程合同、對(duì)外合作辦班合同、國(guó)外辦學(xué)合同、科技服務(wù)合同、資產(chǎn)租賃合同、捐贈(zèng)合同等經(jīng)濟(jì)類合同,另有人事管理、勞動(dòng)用工合同等。合同簽訂的主體較復(fù)雜,既有基建處、后勤處、設(shè)備采購(gòu)處、國(guó)有資產(chǎn)管理處、人事處等相關(guān)職能部門(mén),又有教務(wù)處、外事管理處及各個(gè)二級(jí)學(xué)院。由于高校各部門(mén)平時(shí)均相對(duì)獨(dú)立地對(duì)外開(kāi)展各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng),因此在對(duì)外簽訂合同時(shí)往往是以部門(mén)或?qū)W院的名義對(duì)外簽訂,各自為政,所簽訂的合同通常分散在各部門(mén)及學(xué)院,缺乏統(tǒng)一的管理。高校內(nèi)部無(wú)專門(mén)的管理機(jī)構(gòu)對(duì)各類合同的全過(guò)程進(jìn)行必要的監(jiān)督,這種多頭管理多頭對(duì)外的管理體制使一些合同無(wú)法及時(shí)歸檔、統(tǒng)一管理,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)部門(mén)也無(wú)法全面了解所簽合同的標(biāo)的額,易形成潛在的經(jīng)濟(jì)及法律風(fēng)險(xiǎn),給學(xué)校造成損失。(二)合同內(nèi)容不同由于高校對(duì)外合同內(nèi)容多樣,既有工程項(xiàng)目的施工合同,又有購(gòu)買(mǎi)設(shè)備資產(chǎn)的采購(gòu)合同、還有對(duì)外辦學(xué)辦班的合作合同等類型,合同的文本格式各不相同。以物資采購(gòu)合同為例:由于所購(gòu)資產(chǎn)既有國(guó)內(nèi)也有進(jìn)口的設(shè)備及資產(chǎn),供貨方有國(guó)內(nèi)生產(chǎn)廠家、有代理商,還有負(fù)責(zé)進(jìn)口設(shè)備的外貿(mào)代理公司,既有小公司也有大公司。在實(shí)際工作中有時(shí)采用高校自已擬訂的合同文本有時(shí)采用供貨單位的格式合同,造成合同簽訂的文本各式各樣,合同涉及條款也不一致,甚至大相徑庭。合同中所涉及的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任條款、安全事故責(zé)任的約定、貨款支付方式的約定及糾紛解決的方式、管轄地等重要條款的約定不系統(tǒng),增加了內(nèi)部審計(jì)部門(mén)進(jìn)行合同審計(jì)審簽工作的風(fēng)險(xiǎn)。(三)合同未審簽或失敗審簽?zāi)壳案咝５暮贤芾硪庾R(shí)還不強(qiáng),合同審計(jì)也沒(méi)有較為成熟的審計(jì)依據(jù)、審計(jì)程序及評(píng)價(jià)體系。高校內(nèi)部尚未出臺(tái)系統(tǒng)的管理辦法、實(shí)施細(xì)則等與合同相關(guān)的規(guī)章制度。部分高校雖出臺(tái)相關(guān)文件要求對(duì)合同進(jìn)行審計(jì)審簽,但對(duì)合同審計(jì)的操作性層面卻沒(méi)有具體明確的規(guī)定,對(duì)于合同審計(jì)程序、各職能部門(mén)在合同簽訂及履行過(guò)程中的職責(zé)界定及未經(jīng)審計(jì)的合同有何制度約束等,尚未有完整明確的制度規(guī)定。實(shí)際工作中各職能部門(mén)的合同雖大部分經(jīng)審計(jì)處審簽,但也有部分工程項(xiàng)目已做完,工程決算需送交審計(jì)時(shí)才臨時(shí)補(bǔ)簽合同補(bǔ)審簽手續(xù),各學(xué)院對(duì)外辦班及其他用工合同等卻未送審計(jì)處審簽,各種科研及技術(shù)服務(wù)等合同未經(jīng)審簽但財(cái)務(wù)已付款等情況。由于缺少完善的制度約束,各職能部門(mén)無(wú)明確的責(zé)任邊界,學(xué)校的合同管理工作隨意性較大,學(xué)校的風(fēng)險(xiǎn)未能得到有效防范。(四)合同調(diào)查員的專業(yè)素質(zhì)不足三、大學(xué)合同監(jiān)督活動(dòng)的改進(jìn)(一)學(xué)校對(duì)對(duì)外簽訂合同的授權(quán)高校的合同管理工作可以規(guī)范學(xué)校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)行為,有效防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn),預(yù)防合同糾紛,提高資金的使用效益,減少“暗箱操作”。因此學(xué)校為加強(qiáng)合同管理,規(guī)范合同管理行為,應(yīng)成立合同管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,由校領(lǐng)導(dǎo)分管,紀(jì)委、財(cái)務(wù)、審計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、基建等職能部門(mén)共同參與,明確對(duì)外各部門(mén)的職責(zé)權(quán)限。鑒于學(xué)校才是獨(dú)立的民事主體,學(xué)校內(nèi)設(shè)各部門(mén)及院系均不能對(duì)外獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任,學(xué)校對(duì)外簽訂合同時(shí)不應(yīng)以內(nèi)設(shè)部門(mén)或院系的名義對(duì)外簽訂,對(duì)外簽訂的合同主體需經(jīng)學(xué)校授權(quán),以學(xué)校名義對(duì)外簽訂合同,使用統(tǒng)一的合同專用章,各部門(mén)嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂各類合同,并由學(xué)校統(tǒng)一管理。合同的文本形式,凡是國(guó)家或相關(guān)行業(yè)有統(tǒng)一示范文本的,由于其合同條款較全面、完整、嚴(yán)謹(jǐn),應(yīng)使用示范文本;沒(méi)有統(tǒng)一示范文本的,學(xué)校應(yīng)根據(jù)具體情況參照國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定及學(xué)校具體要求組織相關(guān)人員擬定、設(shè)計(jì)出適合學(xué)校的各類合同的高校示范文本,提高合同的規(guī)范性,降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。(二)建立健全合同磋商、合同簽訂及履行過(guò)程的相關(guān)法律法規(guī)合同管理是各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)相互協(xié)作的一項(xiàng)系統(tǒng)工程,合同審計(jì)審簽是合同管理中的一個(gè)環(huán)節(jié)。為使合同的簽訂、審簽、履行及管理制度化、規(guī)范化,學(xué)校應(yīng)根據(jù)《合同法》及其他相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合學(xué)校的工作實(shí)際,建立一套較為完善的合同磋商、合同簽訂及履行過(guò)程的有關(guān)制度及規(guī)定。制度中應(yīng)根據(jù)合同的內(nèi)容、合同類型明確授權(quán)相關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行歸口管理,明確各職能部門(mén)及審計(jì)部門(mén)在簽訂及履行合同過(guò)程中的責(zé)任和權(quán)限。對(duì)合同審計(jì)審簽的流程、規(guī)則、合同審計(jì)的重點(diǎn)及未經(jīng)審計(jì)審簽的合同財(cái)務(wù)不得付款等作出明細(xì)規(guī)定,為合同審計(jì)審簽工作營(yíng)造一個(gè)有法可依、有章可循、規(guī)范操作、相互監(jiān)督、相互制約的合同審計(jì)審簽工作環(huán)境,從而減少或避免法律風(fēng)險(xiǎn),提高合同管理水平及審計(jì)工作質(zhì)量。(三)培養(yǎng)專業(yè)人士,提高合同審簽水平合同審計(jì)是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、知識(shí)全面、法律法規(guī)意識(shí)要求高,具有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的工作,沒(méi)有一支高素質(zhì)的審計(jì)隊(duì)伍就無(wú)法適應(yīng)合同審計(jì)審簽工作的需要。因此審計(jì)部門(mén)一方面應(yīng)優(yōu)化審計(jì)人員知識(shí)結(jié)構(gòu),在人員配備時(shí)充分考慮合同審計(jì)工作需要,申請(qǐng)學(xué)校配備適量的合同審計(jì)專業(yè)人員;另一方面依照合同審計(jì)人員素質(zhì)要求,選擇本單位的相關(guān)審計(jì)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),加強(qiáng)對(duì)法律專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)知識(shí)、政策法規(guī)的學(xué)習(xí)及培訓(xùn),培養(yǎng)復(fù)合型合同審計(jì)人員,增強(qiáng)其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),以進(jìn)一步適應(yīng)合同審計(jì)工作需要;另外對(duì)于技術(shù)性較強(qiáng)的合同,可尋求學(xué)校法律顧問(wèn)、校內(nèi)外專業(yè)人士的幫助,更好地完成合同審計(jì)審簽工作。合同審計(jì)審簽工作是學(xué)校內(nèi)控建設(shè)及風(fēng)險(xiǎn)管理的一個(gè)有效手段,對(duì)于完善學(xué)校內(nèi)部控制、強(qiáng)化學(xué)校合同管理、規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)學(xué)校權(quán)益具有重要意義。高校內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)把合同審計(jì)作為一項(xiàng)單獨(dú)的審計(jì)內(nèi)容,積極探索新方法、新思路,提高合同審計(jì)審簽水平,進(jìn)一步發(fā)揮為學(xué)校節(jié)約資金,減少風(fēng)險(xiǎn),增加價(jià)值的作用。高校合同涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng),合同審計(jì)人員既需有相關(guān)法律、法規(guī)知識(shí),還需具備一些專業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)理解能力,目前高校的合同審計(jì)工作往往由原內(nèi)部審計(jì)人員分工承擔(dān),審計(jì)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)通常為財(cái)務(wù)審計(jì)、工程審計(jì),