小型服務(wù)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化實(shí)施

學(xué)習(xí)情境一、小型服務(wù)企業(yè)子情境一、小型服務(wù)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化實(shí)施一、會(huì)計(jì)軟件選擇（一）會(huì)計(jì)軟件的取得方式

三種方式:通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件。

（二）商品化軟件的選擇

1.會(huì)計(jì)軟件所需的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境

2.會(huì)計(jì)軟件的合法性和功能

滿足財(cái)政部頒發(fā)《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，符合財(cái)務(wù)制度、會(huì)計(jì)制度及稅收制度的各種要求。會(huì)計(jì)軟件的功能結(jié)構(gòu):就是指會(huì)計(jì)軟件由哪些子系統(tǒng)組成，每個(gè)子系統(tǒng)完成哪些功能，各子系統(tǒng)之間相互關(guān)系如何。

會(huì)計(jì)軟件的功能結(jié)構(gòu)一般有三個(gè)層次：核算型、管理型和決策型。

目前，國(guó)內(nèi)絕大多數(shù)企業(yè)使用的是核算型和管理型會(huì)計(jì)軟件，并逐步由核算型向管理型過(guò)渡。

管理型會(huì)計(jì)軟件的功能結(jié)構(gòu)主要由總賬、報(bào)表管理、職工薪酬管理、固定資產(chǎn)管理、應(yīng)收/應(yīng)付款管理（往來(lái)款項(xiàng)管理）、成本管理、物料需求計(jì)劃、采購(gòu)管理、銷售管理、庫(kù)存管理、存貨核算等系統(tǒng)組成。一、會(huì)計(jì)軟件選擇總賬（賬務(wù)處理）系統(tǒng)是整個(gè)會(huì)計(jì)軟件的核心與基礎(chǔ)，在職工薪酬管理、固定資產(chǎn)管理、應(yīng)收/應(yīng)付款管理、成本管理、存貨核算等系統(tǒng)中產(chǎn)生的憑證數(shù)據(jù)都必須傳遞給總賬系統(tǒng)，在總賬系統(tǒng)中審核記賬后反映到會(huì)計(jì)報(bào)表中。采購(gòu)管理存貨核算庫(kù)存管理銷售管理總賬（賬務(wù)處理）應(yīng)付款管理應(yīng)收款管理成本管理職工薪酬管理固定資產(chǎn)管理資金管理報(bào)表管理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一、會(huì)計(jì)軟件選擇3.會(huì)計(jì)軟件的操作方便性

4.會(huì)計(jì)軟件的安全可靠性

5.會(huì)計(jì)軟件使用手冊(cè)通俗易懂性

6.會(huì)計(jì)軟件售后服務(wù)的可靠性

一、會(huì)計(jì)軟件選擇(一)會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行環(huán)境

硬件、軟件

（二）會(huì)計(jì)軟件安裝

如果是單機(jī)版的會(huì)計(jì)軟件，只安裝在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上即可運(yùn)行；如果是網(wǎng)絡(luò)版的會(huì)計(jì)軟件，則需要分別在服務(wù)器和工作站上分別安裝。以用友通為例，其安裝過(guò)程如下：

1.安裝前檢查計(jì)算機(jī)名，注意不要用減號(hào)“－”等特殊字符作為機(jī)器名，并將防火墻和實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)關(guān)閉；

2.安裝數(shù)據(jù)庫(kù)MSDE2000（或者SQLServer）。打開MSDE2000文件夾，雙擊MSDEStp2000.exe文件雙擊setup.exe文件進(jìn)行安裝，安裝完畢重新啟動(dòng)（或者運(yùn)行“開始----程序---啟動(dòng)---ServiceManager”）,子情境欄出現(xiàn)圖標(biāo)；

3.安裝用友軟件和有關(guān)軟件補(bǔ)丁。二、會(huì)計(jì)軟件安裝

賬套：是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)，每一個(gè)獨(dú)立核算的企業(yè)都有一套完整的賬簿體系，把這樣一套完整的賬簿體系建立在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中稱為一個(gè)賬套。

年度賬：一個(gè)賬套中包含了企業(yè)所有的數(shù)據(jù)，把企業(yè)數(shù)據(jù)按年度劃分，稱為年度賬三、新建賬套1.選擇開始菜單→程序→用友通系列管理軟件→用友通→系統(tǒng)管理，進(jìn)入系統(tǒng)管理模塊。2.在系統(tǒng)管理菜單“系統(tǒng)”中選擇“注冊(cè)”以系統(tǒng)管理員（ADMIN）注冊(cè)（口令為空,可以更改口令），選賬套→建立3.設(shè)置賬套信息4.按“下一步”，設(shè)置單位信息5.設(shè)置核算類型6.設(shè)置基礎(chǔ)信息7.設(shè)置編碼方案8.設(shè)置數(shù)據(jù)精度9.系統(tǒng)啟用三、新建賬套（一）崗位責(zé)任制基本會(huì)計(jì)崗位可包括：會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位。電算化會(huì)計(jì)崗位：１.電算主管：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，以及相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化組織管理的經(jīng)驗(yàn)。電算化主管可由會(huì)計(jì)主管兼任，采用中小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。２.軟件操作：負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，和進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作，要求具備會(huì)計(jì)軟件操作知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平；各單位應(yīng)鼓勵(lì)基本會(huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)人員兼任軟件操作崗位的工作。四、設(shè)置操作員與權(quán)限３.審核記賬：負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核，操作會(huì)計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，對(duì)打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)；此崗要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平，可由主管會(huì)計(jì)兼任。４.電算維護(hù)：負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；此崗要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)，經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)；采用大型、小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位，此崗在大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔(dān)任。５.電算審查：負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊；要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平，此崗可由會(huì)計(jì)稽核人員兼任；采用大型、小型計(jì)算機(jī)和大型會(huì)計(jì)軟件的單位，可設(shè)立此崗位。６.數(shù)據(jù)分析：負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平；采用大型、小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，可設(shè)立此崗位，由主管會(huì)計(jì)兼任。四、設(shè)置操作員與權(quán)限（二）設(shè)置操作員1、系統(tǒng)

注冊(cè)，以系統(tǒng)管理員Admin身份登錄，選擇：權(quán)限

用戶（1）增加用戶----“增加”按鈕（2）修改用戶----“修改”按鈕（3）刪除用戶----“刪除”按鈕（已使用的不能刪除）（4）注銷用戶----“注銷當(dāng)前用戶”按鈕四、設(shè)置操作員與權(quán)限（三）設(shè)置權(quán)限選擇：權(quán)限→權(quán)限1）主管權(quán)限，在“□賬套主管”中打√注意：先選好賬套2)非主管權(quán)限,“增加”按鈕，在相應(yīng)權(quán)限前雙擊授權(quán)四、設(shè)置操作員與權(quán)限

(一)電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度１.電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)。

２.電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)。

３.對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。

４.采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。

５.通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。五、賬套備份與恢復(fù)（二）賬套備份（輸出、刪除）1、以系統(tǒng)管理員登錄，進(jìn)入系統(tǒng)管理，選擇賬套

備份2、選擇要輸出的賬套，若要?jiǎng)h除賬套，則選中“刪除當(dāng)前輸出賬套”欄目，確認(rèn)3、選擇備份目標(biāo)路徑（雙擊），確定五、賬套備份與恢復(fù)（三）賬套恢復(fù)（引入）1、以系統(tǒng)管理員登錄進(jìn)入系統(tǒng)管理，選擇賬套

恢復(fù)2、選擇要恢復(fù)的賬套數(shù)據(jù)備份文件，點(diǎn)擊“打開”按鈕，確定。五、賬套備份與恢復(fù)1.選擇“開始

程序

用友通系列管理軟件

用友通

用友通”命令，打開“注冊(cè)控制臺(tái)”對(duì)話框。2.輸入操作員（例如201）、密碼，選擇賬套、會(huì)計(jì)年度、日期，單擊“確認(rèn)”按鈕。六、啟動(dòng)系統(tǒng)控制臺(tái)七、設(shè)置部門檔案1.進(jìn)入系統(tǒng)控制臺(tái)，選擇菜單中“基礎(chǔ)設(shè)置

機(jī)構(gòu)設(shè)置

部門檔案”

2.單擊【增加】按鈕，輸入部門記錄即可。進(jìn)入系統(tǒng)控制臺(tái)，選擇菜單中“基礎(chǔ)設(shè)置

機(jī)構(gòu)設(shè)置

職員檔案”，單擊功能鍵中的【增加】按鈕，用戶可根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際情況，在相應(yīng)欄目中輸入適當(dāng)內(nèi)容。八、設(shè)置職員檔案（一）客戶/供應(yīng)商分類

進(jìn)入系統(tǒng)控制臺(tái)，選擇菜單中“基礎(chǔ)設(shè)置

往來(lái)單位

客戶分類/供應(yīng)商分類”，選擇要增加客戶/供應(yīng)商分類的上級(jí)分類，單擊【增加】按鈕，在編輯區(qū)輸入分類編碼和名稱等分類信息，點(diǎn)擊【保存】按鈕，保存此次增加的客戶/供應(yīng)商分類。九、設(shè)置客戶/供應(yīng)商檔案(二)客戶/供應(yīng)商檔案

進(jìn)入系統(tǒng)控制臺(tái)，選擇菜單中“基礎(chǔ)設(shè)置

往來(lái)單位

客戶檔案/供應(yīng)商檔案”，在檔案設(shè)置窗口左邊的樹型列表中選擇一個(gè)末級(jí)的客戶/供應(yīng)商分類（如果在建立賬套時(shí)設(shè)置客戶/供應(yīng)商不分類，則不用進(jìn)行選擇），單擊【增加】按鈕，進(jìn)入增加狀態(tài)。九、設(shè)置客戶/供應(yīng)商檔案1.進(jìn)入系統(tǒng)控制臺(tái)，選擇菜單中“基礎(chǔ)設(shè)置

財(cái)務(wù)

外幣種類”

2.選擇固定匯率或浮動(dòng)匯率（必須與選項(xiàng)設(shè)置中外幣核算匯率方式保持一致）

3.輸入幣符、幣名、匯率小數(shù)位、最大誤差、折算方式后確認(rèn)

4.輸入本月月初“記賬匯率”，調(diào)整匯率等到月末匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)才錄入。十、設(shè)置外幣及匯率會(huì)計(jì)科目設(shè)置：是將會(huì)計(jì)核算中使用的科目逐一的按要求描述給系統(tǒng)，并將科目設(shè)置的結(jié)果保存在科目文件中，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)科目的管理。

（一）增加會(huì)計(jì)科目

步驟如下：

1.進(jìn)入系統(tǒng)控制臺(tái)，選擇菜單中“基礎(chǔ)設(shè)置

財(cái)務(wù)

會(huì)計(jì)科目”。

2.單擊“增加”按鈕，出現(xiàn)科目增加窗口。

3.錄入會(huì)計(jì)科目的編碼、名稱以及輔助核算等內(nèi)容

4.確定保存

十一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目設(shè)置會(huì)計(jì)科目的內(nèi)容：

(1)科目編碼：要符合編碼方案，例如100201

(2)科目名稱：例如“建行存款”

(3)科目類型：資產(chǎn)、負(fù)債、共同、所有者權(quán)益、成本、損益

(4)賬頁(yè)格式：金額式、數(shù)量金額式、

外幣金額式、外幣數(shù)量式

(5)助記碼：用于幫助記憶科目,必須唯一，例如“JHCK”

(6)外幣核算：是否有外幣核算，外幣名稱。

(7)數(shù)量核算：是否有數(shù)量核算，計(jì)量單位。

(8)科目性質(zhì)（余額方向）：“借/貸”或者是“收入/支出”十一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目(9)輔助核算：（相當(dāng)于設(shè)置了明細(xì)核算）①部門核算：例如“管理費(fèi)用—辦公費(fèi)”②個(gè)人往來(lái)核算：例如“其他應(yīng)收款”③客戶往來(lái)核算：例如“應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款”④供應(yīng)商往來(lái)核算：例如“應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款”⑤項(xiàng)目核算：例如“在建工程”(10)日記賬、銀行賬（指定科目后會(huì)自動(dòng)定義）①日記賬：現(xiàn)金、銀行存款及其明細(xì)科目②銀行賬：銀行存款及其明細(xì)科目十一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目（二）修改會(huì)計(jì)科目1.在會(huì)計(jì)科目設(shè)置窗口，將光標(biāo)移到要修改的科目上，單擊“修改”或雙擊該科目，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目修改”窗口，2.單擊“修改”，即可進(jìn)行修改3.修改完畢，單擊“確定”按鈕。十一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目（三）刪除會(huì)計(jì)科目1.在會(huì)計(jì)科目設(shè)置窗口，將光標(biāo)移到要?jiǎng)h除的科目上，單擊“刪除”按鈕2.在刪除記錄提示框中，單擊“確定”按鈕即可。注意：（1）如果某一會(huì)計(jì)科目已經(jīng)被使用，即該科目已經(jīng)被制過(guò)單或已經(jīng)錄入了期初余額，則不能刪除該科目；（2）非末級(jí)科目不能進(jìn)行刪除操作。

十一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目（四）指定科目指定科目是指定出納的專管科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字功能，查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行存款管理的保密性。步驟：1.在會(huì)計(jì)科目設(shè)置窗口，單擊“編輯”菜單中的“指定科目”，2.分別指定庫(kù)存現(xiàn)金總賬科目（1001）和銀行存款總賬科目（1002）。十一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目設(shè)置憑證類別主要包括設(shè)置憑證類別字、類別名稱、限制類型及限制科目等內(nèi)容。常見(jiàn)的三種憑證類別：（1）記賬憑證（2）收、付、轉(zhuǎn)（3）現(xiàn)收、銀收、現(xiàn)付、銀付、轉(zhuǎn)限制類型：無(wú)限制、借方必有、貸方必有、憑證必有、借方必?zé)o、貸方必?zé)o、憑證必?zé)o

十二、設(shè)置憑證類別

進(jìn)入系統(tǒng)控制臺(tái)，選擇菜單中“基礎(chǔ)設(shè)置

收付結(jié)算

結(jié)算方式”。十三、設(shè)置結(jié)算方式十四、總賬系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置

總賬---設(shè)置---選項(xiàng)總賬---設(shè)置---期初余額（一）主體賬1.只能錄入末級(jí)科目余額，非末級(jí)科目余額由下級(jí)自動(dòng)產(chǎn)生2.涉及數(shù)量核算的科目需錄入金額和數(shù)量3.只能修改一級(jí)科目方向(右擊選擇“調(diào)整余額方向”）4.若不是1月份啟用，則還須錄入年初余額、借方累計(jì)、貸方累計(jì)。十五、錄入期初余額（二）輔助賬輔助科目余額不能直接錄入，應(yīng)先雙擊金額處錄入輔助賬期初余額，自動(dòng)產(chǎn)生總賬余額十五、錄入期初余額（三）試算與對(duì)賬試算：資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益（借貸合計(jì)是否平衡）對(duì)賬：總賬上下級(jí)（總=明細(xì)）；總賬余額=輔助賬余額**期初余額不平衡的的查找技巧：