現(xiàn)代辦公自動化教程（第2版）第3章文字處理軟件-Word

第3章文字處理軟件——Word2003

Word2003是運行于Windows環(huán)境下的文字處理軟件，具有文件管理、文字編輯、版面設計、表格處理、圖形處理、制作Web頁等多項功能，利用該軟件可以創(chuàng)立出美觀大方、符合用戶要求的文稿，是目前功能較強、且最為流行的文字處理軟件之一。3.1Word2003的特點3.1.1

更加方便地開始工作啟動Word2003后，在當前窗口下創(chuàng)立一個新的空白的文檔，同時在屏幕的右方還彈出“開始工作〞的任務窗口，如圖3-1所示。3.1Word2003的特點3.1.2

全新的文檔保護在原來版本的Word中，為了防止他人在自己的文檔上為所欲為，可以為它設置修改權限，但是，它也有許多缺乏之處，那就是在同一篇文檔中的有些內(nèi)容不允許被人修改，有些內(nèi)容又必須讓人修改時，修改的權限對此就無能為力了。而在Word2003中，用戶就不必為此擔憂了，用戶可以為文檔中特定的編輯方式設置權限，如圖3-2所示。3.1Word2003的特點3.1Word2003的特點〔1〕可以使用“格式設置限制〞功能來設置在文檔中允許使用的格式。當單擊“設置〞按鈕后，系統(tǒng)彈出一個對話框，用戶可以限制對選定的樣式設置格式，也可以允許自動套用格式替代格式設置限制。〔2〕可以使用“編輯設置〞功能設置他人的編輯權限。例如，可以設置允許他人批注而不允許其他的編輯工作等。當單擊“▼〞按鈕后，系統(tǒng)彈出一個下拉菜單，可以選擇修訂、批注、填寫窗體、未作任何更改等限制操作?！?〕可以使用“啟動強制保護〞功能，為一些特定的用戶設置編輯權限。3.1Word2003的特點3.1.3

共享文檔新版本的Word2003就可以擔任此重任，用戶可以創(chuàng)立“共享工作區(qū)〞，然后，再利用“文檔更新〞的功能對工作區(qū)中的文件進行更新?！肮蚕砉ぷ鲄^(qū)〞中還具有記錄編輯過程的歷史備忘，并顯示正在編輯同一個文件的用戶所使用的消息軟件的在線狀態(tài)的功能等，如圖3-3所示。3.1Word2003的特點3.1Word2003的特點3.1.4

使用XML文檔在Word2003中，用戶可以使用自己的XML元素。不過，在使用自己的XML元素之前，應首先選擇一個架構。在創(chuàng)立結構化的文檔時，在應用軟件的任務窗口提供了可定制的幫助和瀏覽欄。一方面，它給用戶的感覺就像是使用傳統(tǒng)的Word，另一方面，它又提供了后臺數(shù)據(jù)庫和信息管理系統(tǒng)的擴展。3.2Word2003文檔的一般操作3.2.1

Word

2003的啟動啟動Word2003的方法很多，在此介紹最常用的三種方法?！?〕從“開始〞菜單啟動在安裝了某個應用程序以后，一般都會在“開始〞菜單的“有程序〞的下級菜單中出現(xiàn)該應用程序的圖標，只要單擊圖標即可啟動該應用程序。因此，從“開始〞菜單啟動應用程序是最常用的一種方法之一，方法是：①單擊任務欄左側的“開始〞按鈕；②選擇“所有程序〞，在其子菜單中選擇“MicrosoftWord〞命令，便可啟動Word2003,如圖3-4所示。3.2Word2003文檔的一般操作3.2Word2003文檔的一般操作〔2〕用桌面快捷圖標啟動在安裝應用程序時往往會在桌面自動生成一個快捷圖標，雙擊桌面的Word快捷圖標，便可啟動Word2003。用以上兩種方法啟動Word時，都可以建立一個以“文檔1〞為臨時名稱的空白文檔?！?〕在翻開已有文檔時啟動Word2003方法一：在資源管理器中找到你要處理的Word文檔，雙擊它便可啟動Word2003并同時翻開該文檔；方法二：假設要處理的文檔是最近剛翻開過的，可單擊“開始〞菜單，在“最近的文檔〞子菜單中選擇目標文檔即可。3.2Word2003文檔的一般操作3.2.2

熟悉Word

2003的工作環(huán)境啟動Word2003后便出現(xiàn)如圖3-5所示的工作界面，所有處理文檔的工作都在這個界面中進行，因此，用戶必須熟悉這個工作環(huán)境。3.2Word2003文檔的一般操作1．標題欄任何窗口都有標題欄，位于窗口的頂部，激活狀態(tài)時呈現(xiàn)藍色，未被激活時呈現(xiàn)灰色。Word2003的標題欄從左到右為：Word的圖標、控制菜單按鈕、正在編輯的文檔名稱、Word標識〔MicrosoftWord〕及最小化、最大化〔或復原〕、關閉按鈕。2．菜單欄菜單是一個命令列表，用戶對文檔的處理是通過使用不同的操作命令來進行的，為方便用戶使用，將這些命令按其功能的不同分別列在不同的菜單中。3.2Word2003文檔的一般操作3．工具欄為了方便用戶使用，Word將常用的命令以按鈕的形式排列在工具欄中，使用時只要單擊按鈕就可以執(zhí)行該項命令了。Word2003中有22個不同功能的工具欄，在一般情況下只顯示“常用〞和“格式〞兩個工具欄，如圖3-6所示。3.2Word2003文檔的一般操作4．窗口拆分塊當文檔內(nèi)容較長時，為了便于上下文之間瀏覽編輯，可將窗口一分為二，方法是：將鼠標指針移到“窗口拆分塊〞處，當指針變?yōu)殡p向箭頭時，按住鼠標左鍵向下拖動，到適宜的位置放手即可。5．標尺標尺是工作區(qū)的刻度尺，利用它可以對段落、表格等進行精確的排版。水平標尺上有：制表符按鈕〔〕、左縮進滑塊〔〕、懸掛縮進滑塊〔〕、首行縮進滑塊〔〕及右縮進滑塊〔〕等。3.2Word2003文檔的一般操作使用“視圖〞菜單中的“標尺〞命令可以顯示或隱藏標尺。要注意的是：只有在“頁面視圖〞下才可以同時顯示水平標尺和垂直標尺。6．滾動條滾動條分為水平和垂直兩種，滾動條中有滾動按鈕〔箭頭〕和滑塊，當文檔內(nèi)容由于受屏幕尺寸的限制不能全部顯示出來時，可點擊箭頭或拖動滑塊，來上下、左右滾動顯示文檔內(nèi)容。7．選擇瀏覽對象單擊“選擇瀏覽對象〞按鈕，會出現(xiàn)如圖3-7所示的按鈕列表，在該列表中可以選擇域瀏覽、按尾注瀏覽、按腳注瀏覽、按批注瀏覽、按節(jié)瀏覽、按頁瀏覽、定位、查找、按編輯位置瀏覽、按標題瀏覽、按圖形瀏覽、按表格瀏覽等，本例是選擇“按表格瀏覽〞按鈕，當單擊該按鈕后，光標直接定位在下一張表格的位置上。3.2Word2003文檔的一般操作8．視圖欄鈕欄文檔的顯示方式稱為視圖，視圖按鈕位于水平滾動條的左側，有“普通視圖〞按鈕、“Web版式視圖〞按鈕、“頁面視圖〞按鈕、“大綱視圖〞按鈕和閱讀版式等，它們對應的命令可以在“視圖〞菜單中找到，用戶可以根據(jù)自己的使用習慣，單擊這些按鈕來選擇一種文檔的顯示方式，其中“頁面視圖〞效果與打印的效果相同。9．狀態(tài)欄狀態(tài)欄位于Word窗口的底部，用于顯示當前文檔的工作狀態(tài)，如當前光標的位置、切換錄制宏、修訂、擴展選定區(qū)域、改寫狀態(tài)、使用語言、拼寫和語法檢查狀態(tài)，后臺保存及背景等。10．光標及文本編輯區(qū)光標〔又稱插入點〕類似于手中的筆，輸入的文字及圖片等都是出現(xiàn)在光標所在位置處；文本編輯區(qū)就像一張紙，在此區(qū)域內(nèi)可以“寫字〞、“繪圖〞、“制表〞等。3.2Word2003文檔的一般操作3．2．3菜單的使用1．菜單類型除了“開始〞菜單以外，還有下拉菜單和快捷菜單。其中：〔1〕下拉菜單所謂下拉菜單就是位于應用程序窗口菜單欄中的菜單，用鼠標單擊菜單欄中的任一菜單項或按Alt+菜單項右側括號內(nèi)的字母〔如按Alt+F便可翻開“文件〞菜單〕，均可翻開下拉菜單，局部窗口菜單如圖3-8所示。3.2Word2003文檔的一般操作3.2Word2003文檔的一般操作〔2〕快捷菜單所謂快捷菜單是由單擊鼠標右鍵產(chǎn)生，在不同的位置〔不同對象〕處單擊鼠標右鍵可產(chǎn)生不同的快捷菜單，如圖3-9所示。〔1〕選擇圖片后的快捷菜單。在文檔中，用鼠標器單擊某圖片，再單擊鼠標器的右按鈕后，出現(xiàn)如圖3-9〔a〕所示的快捷菜單，該快捷菜單命令有：剪切、復制、粘貼、編輯圖片、隱藏“圖片工具欄〞、邊框和底紋、題注、設置圖片格式、超鏈接等?！?〕在任務欄空白處的快捷菜單。在任務欄的空白處，單擊鼠標器右按鈕后，出現(xiàn)如圖3-9〔b〕所示的快捷菜單，該快捷菜單命令有：工具欄、層疊窗口、橫向平鋪窗口、縱向平鋪窗口、顯示桌面、任務管理器、鎖定任務欄、屬性等。3.2Word2003文檔的一般操作〔3〕選擇表格后的快捷菜單。在文檔中，用鼠標器單擊某表格，再單擊鼠標器的右按鈕后，出現(xiàn)如圖3-9(c)所示的快捷菜單，該快捷菜單命令有：剪切、復制、粘貼、合并單元格、平均分配各行、平均分配各列、繪制表格、邊框和底紋、表格自動套用格式、表格對齊方式、自動調整、題注、表格屬性等?！?〕選擇文本塊后的快捷菜單。在文檔中，用鼠標器選擇一段文本，再單擊鼠標器的右按鈕后，出現(xiàn)如圖3-9(d)所示的快捷菜單，該快捷菜單命令有：剪切、復制、粘貼、漢字重選、字體、段落、工程符號和編號、文字方向、符號、超鏈接、查閱、同義詞、翻譯、選擇格式相似的文本等。3.2Word2003文檔的一般操作2．菜單中命令項的含義〔1〕命令名稱左側的圖標就是該命令在工具欄中的圖標，如“剪切〞左側的“〞等?！?〕菜單中淺灰色的命令項表示此命令在當前狀態(tài)下不可使用?！?〕命令名稱右側帶有省略號“…〞的，表示執(zhí)行該命令時會先翻開一個對話框或任務窗格，必須對其進行相關的選擇或參數(shù)設置，并確定后才能執(zhí)行該項命令?！?〕命令項右側有一個箭頭“〞的，表示該命令項帶有一個子菜單〔也稱下級菜單〕，要使用的命令必須到它的子菜單中去選擇?！?〕命令名稱右側括號內(nèi)帶下劃線的字母，表示在菜單展開后按相應的字母健便可執(zhí)行該命令，如“插入〞菜單中有“符號(S)〞命令項，在“插入〞菜單展開時，按“S〞鍵便可翻開“符號〞對話框?！?〕命令項右側有按鍵的組合表示，說明該命令可以通過按快捷鍵執(zhí)行，如“保存〞命令項右側有“Ctrl+S〞組合鍵，那么按該組合鍵便執(zhí)行了“保存〞命令。3.2Word2003文檔的一般操作3．2．4工具欄的使用及設置1．工具欄的顯示和隱藏我們可以通過“視圖〞菜單的“工具欄〞命令，來選擇是否顯示或隱藏工具欄，方法是：執(zhí)行“視圖〞菜單中的“工具欄〞命令，在它的下級菜單中選擇〔單擊〕你要顯示或隱藏的工具欄，假設某工具欄左側出現(xiàn)一個“√〞符號那么表示該工具欄顯示，否那么就不顯示。2．工具欄的移動及形狀的調整移開工具欄：將鼠標指針移到工具欄左側的“〞處，當鼠標指針變?yōu)樗南蚣^時，按住鼠標左鍵拖動到適宜的位置，放手即可。工具欄可以停留在屏幕的任意位置，當工具欄離開窗口四邊〔懸浮在工作區(qū)中〕時，稱為浮開工具欄。3.2Word2003文檔的一般操作3．工具欄中的按鈕在工具欄中的按鈕一般可分為普通按鈕、復合按鈕和組合按鈕三類，如圖3-11所示。〔1〕普通按鈕是指由一個圖標按鈕所組成的，使用時，只需單擊某個按鈕，即可完成一個特定的操作。〔2〕復合按鈕是措由一個圖標和一個下三角標志組成的，使用時，單擊此按鈕后將彈出一個下拉式列表，用戶可以根據(jù)需要有很多的選擇。如果下拉式列表的頂部有標題欄，那么可拖動該標題欄將其從按鈕上拖開，成為一個獨立的工具欄?！?〕組合按鈕是指由一個輸入框和一個下三角標志組成的，使用上與復合按鈕相似，所不同的是，用戶既可以在輸入框中直接輸入自己的選擇〔例如，可以直接輸入字體的名稱，當然輸入的字體必須是有效的字體〕，也可以選擇列表中的某個工程。3.2Word2003文檔的一般操作4．工具欄按鈕提示由于Word2003系統(tǒng)中工具欄上的按鈕很多又紛繁復雜，往往很難記清各種按鈕的作用，Word2003可以使用戶直接從工具欄中看到其按鈕的提示。例如，如果有用戶想了解某個工具欄上的按鈕名稱，可以將光標定位在該工具上，然后稍稍停留片刻，此時系統(tǒng)就會顯示出工具按鈕的名稱，如圖3-12所示。3.2Word2003文檔的一般操作5．創(chuàng)立工具欄〔1〕單擊“視圖〞模塊，選擇“工具欄〞選項，再選擇“自定義〞命令后，系統(tǒng)彈出一個對話框?！?〕選擇“工具欄〞選項卡后，出現(xiàn)如圖3-14所示的對話框?！?〕單擊“新建〞按鈕后，彈出一個“新建工具欄〞對話框，在工具欄名稱文本框上輸入“學習使用〞?！?〕在“工具欄可用于〞列表框中選擇該工具欄所適用的模板或文檔，如果我們只是在一個文檔中使用，可以選擇該文檔的文件名，如果在以后所有的文檔中使用，可選擇“Normal〞?！?〕單擊“確定〞按鈕后，在正文區(qū)域出現(xiàn)一個空的工具欄，如圖3-14右邊的圖標所示。〔6〕選擇“命令〞選項卡，在“類別〞列表中，選擇添加按鈕要執(zhí)行的命令類型?！?〕在“命令〞列表框中選中一個命令，按住鼠標器左鍵不放手并將其拖到工具欄中的某個位置，然后放開鼠標，如圖3-15所示?！?〕如此反復地將自己所需要的工具拖到該工具欄上，直到滿意為止?！?〕單擊“關閉〞按鈕后，即可完成。3.3

Word文檔的根本操作創(chuàng)立新文檔創(chuàng)立文檔是文檔操作的第一步，我們可以用下述方法來創(chuàng)立新的文檔。1．創(chuàng)立空白文檔〔1〕啟動Word2003時，會自動建立一個空白文檔。〔2〕利用工具欄的“新建〞按鈕“〞創(chuàng)立空白文檔。啟動Word2003后，如果還需建創(chuàng)立一個新的空白文檔，可單擊工具欄中的“新建〞按鈕?！?〕利用“文件〞菜單中的“新建〞命令創(chuàng)立空白文檔。啟動Word2003后，可以執(zhí)行“文件〞菜單中的“新建〞命令，在“新建〞對話框的“常用〞選項卡中雙擊“空白文檔〞圖標即可。3.3

Word文檔的根本操作3．通過向導創(chuàng)立文檔我們還可以通過向導提示，一步一步地將文檔創(chuàng)立起來，其步驟如下?！?〕單擊“文件〞模塊下的“新建〞命令?！?〕在“新建文檔〞對話框下的“向導〞選項?！?〕系統(tǒng)彈出一個“向導〞對話框，如圖3-19所示?！?〕根據(jù)向導對話框中的步驟，即開始、文檔、軟件、收件人、封頁、發(fā)件人、完成等步驟進行，直到完成為止。3.3

Word文檔的根本操作輸入文本1．關于輸入法Windows自帶的輸入法有微軟拼音輸入法、智能ABC輸入法、全拼輸入法、鄭碼輸入法等，如果需要別的輸入法，用戶可以自行安裝?！?〕選擇輸入法系統(tǒng)默認的輸入狀態(tài)為“英語〞，假設要用中文輸入文字，那么可以用下述方法選擇你所需要的輸入法。方法一：用鼠標單擊任務欄中的輸入法指示器“〞,在彈擊的輸入法選擇菜單中選擇〔用鼠標單擊〕你所需的輸入法即可。方法二：反復按Ctrl+Shift鍵，一般會在屏幕左下角出現(xiàn)“輸入法狀態(tài)窗口〞，直至出現(xiàn)你所需要的輸入法為止。假設選擇了一種漢字輸入后未出現(xiàn)“輸入法狀態(tài)窗口〞，可單擊任務欄中的“〞按鈕，在彈出的菜單中選擇“顯示輸入法狀態(tài)〞項即可。3.3

Word文檔的根本操作2．輸入法狀態(tài)窗口輸入法狀態(tài)窗口如圖3-20的左邊所示，從左到右分別為：中英文切換按鈕：用鼠標單擊該按鈕，或者按Ctrl+空格鍵，可進行中英文輸入法的轉換。按鈕上中文輸入法的標記跟所選的輸入法有關，英文輸入的按鈕標記為“〞。輸入法切換按鈕：當你選擇了某種輸入法后，在其上面顯示這種輸入法的名稱。3.3

Word文檔的根本操作3．3．3輸入法簡介1．智能ABC漢字輸入法2．微軟拼音輸入法3.3

Word文檔的根本操作3．3．4插入操作1．插入日期和時間插入日期和時間的操作方法如下：首先將光標置于需要插入日期和時間的位置；執(zhí)行“插入〞菜單中的“日期和時間〞命令，出現(xiàn)如圖3-30所示的對話框。2．插入符號和特殊符號文檔中需要用到特殊符號時，可使用下述方法插入：將光標置于需要插入符號的位置；執(zhí)行“插入〞菜單中的“符號〞或“特殊符號〞命令，對話框如圖3-31和圖3-32所示。在對話框中選擇你所需的符號，單擊“插入〞或“確定〞按鈕即可。3.3

Word文檔的根本操作3．插入數(shù)字將光標移到需要插入數(shù)字的位置，執(zhí)行“插入〞菜單中的“數(shù)字〞命令，彈出的對話框如圖3-33所示。4．插入腳注和尾注當需要對文檔中的內(nèi)容進行注釋時，可選用插入腳注和尾注功能。一般情況下，“腳注〞位于頁面底端；“尾注〞位于文檔結尾。插入腳注和尾注的方法如下：將光標移至需要注解的文字右側，執(zhí)行“插入〞菜單中的“引用〞命令，彈出的對話框如圖3-34所示。3.3

Word文檔的根本操作5．復制粘貼操作〔1〕復制和粘貼文檔的內(nèi)容還可以從別的文檔或網(wǎng)頁上復制/粘貼過來，方法是：翻開其他的文檔或網(wǎng)頁，選定〔按住鼠標左鍵拖動〕所要的文本區(qū)域；在選定文本區(qū)域處單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“復制〞命令，如圖3-35所示。3.3

Word文檔的根本操作〔2〕插入文件假設需要將另一文檔的內(nèi)容全部復制到當前文檔中，除了用復制/粘貼的方法外，還可以用“插入〞菜單中的“文件〞命令來實現(xiàn)，執(zhí)行該命令時，會翻開“插入文件〞對話框，此時你便可以在對話框中確定查找位置及所要插入的文件，單擊“插入〞按鈕，便可將選中的文件內(nèi)容插入到你當前文檔的光標位置處。3.3

Word文檔的根本操作3．3．5保存和關閉文檔1．保存文檔〔1〕第一次保存文檔第一次保存文檔，可以用以下方法之一進行保存：方法一：單擊常用工具欄中的保存按鈕“〞；方法二：執(zhí)行“文件〞菜單中的“保存〞命令；方法三：按快捷鍵Ctrl+S。用上述方法之一執(zhí)行保存命令后，都會彈出如圖3-36所示的“另存為〞對話框。3.3

Word文檔的根本操作2．中間保存在文檔編輯過程中應適時的進行存盤操作，以免突然斷電或誤操作而造成不必要的數(shù)據(jù)喪失。中間保存時，只要單擊常用工具欄中的“保存〞按鈕即可。另外，Word2003還具有自動保存功能，默認的保存間隔為10分鐘，用戶可以根據(jù)自己的需要進行重新設置，方法是：執(zhí)行“工具〞菜單中的“選項〞命令，在“保存〞選項卡對話框，如圖3-37所示中進行設置即可。3.3

Word文檔的根本操作3.3

Word文檔的根本操作3．文檔另存對重要的文檔進行備份時，可使用“文件〞菜單的“另存為〞命令。當執(zhí)行“另存為〞命令時，會翻開如圖3-36的“另存為〞對話框，在該對話框中重新選擇或鍵入“保存位置〞、“文件名〞及“文件類型〞后，單擊“保存〞按鈕，就可將一個與源文檔內(nèi)容完全相同的文檔副本以不同的文件名保存在新的位置處了。4．關閉文檔需要關閉文檔時，可執(zhí)行“文件〞菜單中的“關閉〞命令，或者單擊文檔窗口的關閉按鈕“〞〔位于菜單欄的右側〕。如果被關閉的文檔是新文檔或被修改正而未保存的文檔，Word會彈擊如圖3-38所示的“是否保存〞對話框，在該對話框中選擇“是〞或“否〞就可關閉該文檔。3.3

Word文檔的根本操作3．3．6翻開和顯示文檔1．翻開文檔需要對一個已有的文檔進行處理時，可用以下方法之一翻開。〔1〕啟動Word后翻開文檔方法一：單擊常用工具欄中的翻開按鈕“〞；方法二：執(zhí)行“文件〞菜單中的“翻開〞命令；采用上述兩種方法翻開文檔，都將彈出如圖3-39所示的“翻開〞對話框。3.3

Word文檔的根本操作3.3

Word文檔的根本操作2．顯示文檔〔1〕頁面視圖〔2〕普通視圖〔3〕Web版式視圖〔4〕大綱視圖3.4

編輯文本

3.4.1選定文本1．用鼠標拖動選定將鼠標指針〔I型〕移到需要選定文本的開始處或末尾處，按住鼠標左鍵不放，拖至文件的末尾處或開始處放手即可，被選定的文本吳逆顯示狀態(tài)〔即背景呈黑色，文字呈白色〕，如圖3-45所示。2．用選定欄選定將鼠標指針移到文本的左端選定欄處〔此時鼠標指針由原來的I型變?yōu)橹赶蛴疑戏降目招募^狀〕，單擊左鍵，可選定鼠標指針所對應的那一行；雙擊左鍵，可選定一段；三擊左鍵，便可選定全文。在選定欄處按住鼠標左鍵向下或向上拖動，便可選定多行。另外，選定全文也可以用“編輯〞菜單中的“全選〞命令；或者直接按Ctrl+A鍵。3.4

編輯文本3．用鍵盤和鼠標組合選定〔1〕用Shift鍵和鼠標組合當需要選定的文本范圍比較大時，可用Shift鍵和鼠標組合來選定文本，方法是：先將光標定位到需要選定的文本的開始處，移動I型鼠標指針到文本的末尾處后，按住Shift鍵的同時再單擊鼠標左鍵即可?！?〕用Alt鍵和鼠標組合選定用Alt鍵和鼠標組合可以選定矩形的文本塊，方法是：在按住Alt鍵的同時按住鼠標左鍵拖動，便可選定一個矩形的文本塊。3.4

編輯文本4．擴展選定范圍用Word提供的“擴展〞功能，可以方便地改變所選文本塊的大小，方法是：先將光標定位到文本塊的開始處，雙擊屏幕下方狀態(tài)欄中的“擴展〞按鈕，使其呈正常顯示狀態(tài)，此時將I型鼠標指針移到文中任意位置，單擊鼠標左鍵，便可選定從光標處到鼠標指針所在處的文本塊，假設要改變所選文本塊的大小，可再次移動鼠標指針進行單擊操作即可；文本塊選定后要再次雙擊“擴展〞按鈕〔使其變?yōu)闇\灰色顯示〕，結束擴展。3.4

編輯文本3.4.2文本的修改1．插入文本一般情況下，Word的默認為“插入〞狀態(tài)〔即狀態(tài)欄中的“改寫〞按鈕呈淺灰色〕，此時只要將光標定位到需要插入文字的地方，便可向文檔插入新的內(nèi)容了。在新內(nèi)容插入的同時，光標右側原有的內(nèi)容會自動向后移動。如果要插入的是空白，可直接按空格鍵；如果要插入的是空行，那么將光標定位到行尾或行首，打一下回車鍵即可。2．改寫文本如果文檔中的文字或句子需要由新內(nèi)容來代替，可使用改寫功能。方法一：定好光標，雙擊狀態(tài)欄中的“改寫〞按鈕，使其呈正常顯示，此時新錄入的內(nèi)容將覆蓋光標右側原有的內(nèi)容。再次雙擊“改寫〞按鈕便恢復到“插入〞狀態(tài)了。也可以按“Insert〞鍵進行“插入〞和“改寫〞狀態(tài)的切換。方法二：先選定需要取代掉的內(nèi)容，直接錄入新內(nèi)容即可。3.4

編輯文本3．刪除文本〔1〕刪除字符刪除光標左側的字符，可按BackSpace〔退格〕鍵；刪除光標右側的字符，可按Delete或Del〔刪除〕鍵?！?〕刪除選定的文本將要刪除的文本選定，按BackSpace鍵或Delete鍵均可。3.4

編輯文本3．4．3復制與移動文本1．復制文本方法一：選定要復制的內(nèi)容，按住Ctrl鍵的同時按住鼠標左鍵，將選定的文本塊拖至新的位置處，放手即可。方法二：選定要復制的內(nèi)容，單擊工具欄中的復制按鈕“〞；將光標定位到新位置處后，再單擊工具欄中的粘貼按鈕“〞即可。復制的內(nèi)容可以屢次粘貼，也可以粘貼到本文檔以外的其他文本中。另外，要使用“復制〞和“粘貼〞功能，除了用工具欄中的按鈕以外，還可以用“編輯〞菜單或快捷菜單中的這兩個命令，或者直接按鍵盤Ctrl+C〔復制〕和Ctrl+V〔粘貼〕。3.4

編輯文本2．移動文本文檔中的某些內(nèi)容需要改變位置時，可以使用移動功能。移動文本的方法有：方法一：選定文本，當鼠標指針在所選文本處時，按住鼠標左鍵，拖動鼠標到新的位置處放手即可。方法二：選定文本，單擊工具欄中的剪切按鈕“〞；將光標定位到新位置處后，單擊工具欄中的粘貼按鈕即可。3.4

編輯文本3．4．4重復、撤消和恢復操作1．重復上一次操作2．撤消操作在編輯過程中發(fā)生誤操作時，可以使用“撤消〞功能，方法是：當發(fā)生錯誤操作時，可直接點擊工具欄中的撤消按鈕“〞，便可以撤消上一步的操作，再次點擊該按鈕，便可撤消再前一次的操作；要撤消多項操作，可點擊該按鈕右側的小三角形，出現(xiàn)下拉列表〔如圖3-47所示〕，可在其中選擇撤消前面連續(xù)的屢次操作，圖中為前4次操作。3.4

編輯文本3．恢復被撤消的操作在執(zhí)行過“撤消〞操作后，發(fā)現(xiàn)錯了，又想將該項操作恢復，這時只要單擊“常用〞工具欄上的“恢復〞按鈕“〞，就可將剛撤消的內(nèi)容恢復回來。3.4

編輯文本3．4．5查找和替換操作查找與替換功能可以解決在一篇長文檔中快速定位操作和成批的修改相同的內(nèi)容。查找和替換功能不但可以查找和替換文字，還可以查找和替換格式、段落標記、分頁符和其他工程。1．查找操作3.4

編輯文本用這個功能可以快速搜索每一處指定的文字，并對其進行進一步的操作。查找操作的步驟是：選擇“編輯〞菜單中的“查找〞命令，出現(xiàn)如圖3-48所示；3.4

編輯文本2．替換操作利用這一功能既可以快速搜索，還可以將搜索到的內(nèi)容成批改為指定的新內(nèi)容。方法是：選擇“編輯〞菜單中的“替換〞命令或在圖3-49中翻開“替換〞選項卡，出現(xiàn)如圖3-42所示的對話框；3.5格式設置

3．5．1字符格式設置字符格式包括：字體、字符間距和文字效果等，用戶可以根據(jù)文本的不同需要進行設置。1．字體設置首先選定需要設置字體格式的文本內(nèi)容，然后執(zhí)行“格式〞菜單中的“字體〞命令，出現(xiàn)如圖3-53所示的對話框；3.5格式設置2．字符間距設置翻開圖3-53對話框中的“字符間距〞選項卡，出現(xiàn)如圖3-54所示的對話框。其中“縮放〞是用來按當前尺寸的百分比橫向擴展或壓縮文字的，默認為：100%。單擊“縮放〞列表框右側的小三角形，用戶可以在列表中選擇1—600之間的任何一種百分比。3.5格式設置3．文字效果為文檔中的文字設置“文字效果〞，可以到達一種特殊的顯示效果。翻開圖3-46對話框中的“文字效果〞選項卡，在對話框的“動態(tài)效果〞列表框中選擇一款，單擊“確定〞按鈕即可。Word為我們提供了：“赤水情深〞、“禮花綻放〞、“七彩霓虹〞、“閃爍背景〞、“烏龍絞柱〞、“亦真亦幻〞等多款動態(tài)效果，用戶可以根據(jù)自己的喜好進行選擇設置。為文字設置的文字效果只能在屏幕上顯示，不能通過打印機打印出來。3.5格式設置4．字符格式案例為了強調和突出文檔中的某些地方，一篇文檔中往往包含多各字符格式，下面舉例說明?！?〕字符格式例如字體、字形、字號、字符特殊格式及字符間距的例如，如圖3-55所示。3.5格式設置〔2〕字符格式設置舉例假設要求設置所選文字的字體為：隸書、字號為二號、字符顏色為藍色、加下劃線，操作方法如下：選定文字；單擊“格式〞工具欄“字體〞框“〞右側的小三角形，選擇“隸書〞；單擊“格式〞工具欄“字號〞框“〞右側的小三角形，選擇“二號〞；單擊“格式〞工具欄上的“下劃線〞按鈕“〞；單擊“格式〞工具欄上的字體顏色按鈕“〞右側的小三角形，選擇“藍色〞。設置完畢后的結果如圖3-56所示。3.5格式設置3．5．2段落格式設置1．段落對齊方式設置設置段落的對齊方式可以通過“格式〞菜單的“段落〞命令和“格式〞工具欄中的各對齊按鈕來實現(xiàn)。Word提供的對齊方式有：兩端對齊〔〕、居中〔〕、右對齊〔〕、分散對齊〔〕和左對齊五種，默認為“兩端對齊〞。設置段落對齊方式時，應先選定要設置的段落，然后單擊工具欄中相應的對齊按鈕〔左對齊除外〕即可；或者選定段落后執(zhí)行“格式〞菜單中的“段落〞命令，在圖3-57所示的對話框的右下方“對齊方式：〞列表框中選擇相應的對齊方式，單擊“確定〞按鈕即可。3.5格式設置2．縮進量設置縮進量的設置包括：左縮進〔〕、右縮進〔〕及“特殊格式〞中的首行縮進〔〕和懸掛縮進〔〕。可以在水平標尺上移動相應的滑塊來設置，也可以通過圖3-57的“段落〞對話框來設置。其中，左縮進和右縮進是指整段內(nèi)容從頁邊距起縮進的量；首行縮進是在每個段落的第一行之首縮進的量〔一般為2個字符〕；懸掛縮進是指除了首行外的其他行所縮進的量。設置方法是：先選定要設置的段落，拖動水平標尺上相應的滑塊即可；也可以在選定段落后，答復對話框中的左、右縮進量〔字符數(shù)〕，便可以設置段落的左右縮進，點擊對話框中“特殊格式〞列表框右側的小三角形，進行首行縮進和懸掛縮進量的設置。3.5格式設置3．行距和段落間距設置〔1〕行距行距是文本中行與行之間的垂直距離，用戶可以根據(jù)文本內(nèi)容的多少及字號大小進行適宜的設置。Word為我們提供了：單倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值及多倍行距等供我們選擇