檔案管理辦法

檔案管理方法（試行）第一章總則第一條為加強檔案管理工作，增進檔案的保護和運用，更加好地服務(wù)公司生產(chǎn)建設(shè)經(jīng)營各項工作，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司（下列簡稱公司）實際，制訂本方法。第二條本方法所稱檔案,是指公司內(nèi)部各單位在工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和公司含有保存價值的多個載體的原始統(tǒng)計。第三條公司檔案工作實施集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于公司各方面的運用。第二章檔案機構(gòu)及其職責第四條辦公室負責公司檔案專業(yè)歸口管理工作，推行下列職責：（一）貫徹執(zhí)行上級有關(guān)檔案的法律、法規(guī)和有關(guān)方針政策，建立、健全公司檔案工作規(guī)章制度，并監(jiān)督檢查執(zhí)行狀況。（二）組織協(xié)調(diào)公司檔案工作的發(fā)展，制訂公司檔案工作的綜合規(guī)劃和專項計劃，并組織實施。（三）對下屬單位檔案工作實施監(jiān)督、指導(dǎo)，對貫徹檔案規(guī)章制度的狀況進行檢查，對違紀行為進行查處。（四）對公司機關(guān)各部門形成的多個文獻材料的收集、整頓、歸檔工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和接受。（五）接受公司下屬單位自形成之日起滿的永久、長久檔案的數(shù)字化檔案。（六）開展館藏檔案提供運用工作，為工程建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)、管理工作服務(wù)，組織協(xié)調(diào)各單位檔案運用與信息開發(fā)工作中出現(xiàn)的問題。（七）組織、指導(dǎo)開展檔案理論與科學技術(shù)研究、檔案宣傳與教育、檔案工作人員培訓。（八）接受上級檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。第五條各單位應(yīng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)需要配備檔案工作人員，提供必要的條件，保障檔案工作的正常開展。各單位應(yīng)當保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定，檔案人員應(yīng)當忠于職守，恪守紀律，含有專業(yè)知識。各單位推行下列職責：（一）按照上級和公司規(guī)定，制訂本單位檔案管理工作細則。（二）負責本單位檔案的收集、整頓、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供運用工作。（三）指導(dǎo)本單位下屬部門檔案的形成、積累、整頓和歸檔工作。（四）按照規(guī)定向公司辦公室移交檔案。第三章檔案的管理第六條檔案的收集、整頓（一）上級、公司規(guī)定的應(yīng)當歸檔的文獻材料，由文書部門或者業(yè)務(wù)部門收集、整頓，在規(guī)定時間內(nèi)移交本單位檔案機構(gòu)，任何單位和個人不得回絕或者據(jù)為己有。國家、公司規(guī)定不得歸檔的材料，嚴禁私自歸檔。（二）歸檔的文獻材料應(yīng)完整、精確、系統(tǒng)，文獻書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，檔案整頓符合規(guī)范。（三）反映公司重大的政治、生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)、文化等活動，對公司含有保存價值的或者保密的檔案，應(yīng)當重點收集和管理。（四）各單位要加強公司建設(shè)工程、科學技術(shù)研究和重要設(shè)備購置等項目的文獻材料的收集工作。工程建設(shè)分階段竣工驗收后，及時向公司辦公室報告，并做好竣工文獻材料和竣工圖的驗收工作。第七條及時做好電子文獻的歸檔工作。各單位產(chǎn)生的電子文獻需要納入歸檔范疇。電子文獻歸檔實施“雙軌制”，即在紙質(zhì)文獻歸檔的同時歸檔同版本的電子文獻，并歸檔電子文獻的有關(guān)數(shù)據(jù)和背景信息，以確保歸檔的電子文獻與紙質(zhì)文獻的一致性和歸檔電子文獻的長久可讀性。第八條各單位要加強投資項目基礎(chǔ)資料的管理工作。公司控股、相對控股的合營公司的主管單位要按照國家的有關(guān)檔案規(guī)定，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，建立健全合營公司內(nèi)部檔案管理制度。無保管條件的合營公司，可委托辦公室代為保管。第九條公司境外機構(gòu)的主管單位要指導(dǎo)、督促境外工作人員建立并認真執(zhí)行文獻材料的歸檔制度，維護公司的經(jīng)濟利益、正當權(quán)益。第十條檔案的保管（一）根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，配備必需的檔案專用庫房和柜架；新建單位或新建辦公用房，應(yīng)把檔案部門的用房列入基建計劃。庫房要結(jié)實，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲等設(shè)施。（二）檔案部門應(yīng)根據(jù)工作需要配有溫濕度計、去濕機、吸塵器、空調(diào)設(shè)備和計算機設(shè)備等。（三）對音像檔案的保管應(yīng)根據(jù)國標GB/T11821-89《照片檔案管理規(guī)范》和DA/T15-95《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》有關(guān)條款執(zhí)行。（四）檔案部門應(yīng)建立全宗卷，以積累存儲本單位檔案的狀況闡明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查統(tǒng)計、全宗介紹等材料。（五）檔案部門應(yīng)定時對檔案保管狀況進行全方面檢查，并作統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)問題要及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，采用主動有效方法，保護檔案的安全。第十一條檔案工作人員要嚴格執(zhí)行保密和知識產(chǎn)權(quán)保護等方面的規(guī)章制度，切實加強對秘密檔案和知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理。第十二條加強檔案當代化管理工作，與公司信息化建設(shè)同時發(fā)展。第四章檔案運用第十三條各級檔案部門應(yīng)主動做好檔案的提供運用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為公司各級部門提供及時、有效的服務(wù)。第十四條各級檔案部門要建立檔案的借閱運用制度，編制檔案目錄，并實現(xiàn)計算機檢索功效。要逐步建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，提高檢索效率。第十五條凡運用公司館藏檔案的，必須持本單位的正式介紹信或有效證明，注明查閱檔案的內(nèi)容和運用目的。公司以外查閱檔案的，須經(jīng)辦公室同意后，方可查閱。第十六條下屬單位檔案室可簡化運用手續(xù)，印制統(tǒng)一的借閱單、借閱卡，經(jīng)檔案運用者的主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，注明屬職務(wù)運用，即可借閱。第十七條在運用檔案的過程中，必須維護公司的整體利益和正當權(quán)益，發(fā)現(xiàn)有損害公司的利益和權(quán)益的運用，檔案人員有權(quán)終止其檔案的運用。第十八條運用人員必須愛惜檔案，維護檔案的原來面貌，未經(jīng)允許不得私自拆卷（指裝訂案卷），嚴禁對檔案進行剪截、涂改、圈點、劃道、污損、撕毀和私自復(fù)印，有違反者，由檔案部門提出意見，由公司或本單位按違規(guī)違制解決；嚴重的，由公司按有關(guān)規(guī)定解決。第五章檔案的統(tǒng)計、鑒定和移交第十九條檔案部門應(yīng)按規(guī)定填寫檔案收進和移出登記簿。第二十條精確編制檔案工作狀況統(tǒng)計年報，及時上報上一級的檔案部門。第二十一條各單位應(yīng)認真貫徹國家、公司有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，定時對檔案進行鑒定，精確地判斷檔案的存毀。第二十二條檔案的鑒定工作，應(yīng)在本單位分管負責人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同構(gòu)成鑒定小組，按規(guī)定進行。第二十三條銷毀失去保存價值的檔案須