手機辦公打造辦公自動化

手機辦公打造辦公自動化

“移動設備”也被稱為“3a設備”，即辦公室員工可以隨時處理和處理與業(yè)務相關的事務。移動辦公系統(tǒng),是一套建立在以手機等便攜終端為載體實現(xiàn)的移動信息化系統(tǒng),該系統(tǒng)將智能手機、無線網絡、辦公自動化系統(tǒng)三者有機結合,開發(fā)出移動辦公系統(tǒng),實現(xiàn)任何辦公地點和辦公時間的無縫接入,提高了辦公效率。移動辦公系統(tǒng)軟件由協(xié)同辦公平臺和移動業(yè)務平臺兩部分組成。其中:協(xié)同辦公平臺主要功能模塊包括公文管理、商務管理、個人辦公、行政辦公、人事管理、搜索、信息中心、協(xié)作交流、統(tǒng)計等;移動業(yè)務平臺主要功能模塊包括個人辦公、協(xié)作交流、行政辦公、人事管理、信息中心、電子郵件等。移動運營商為政企客戶提供的移動辦公業(yè)務一般需要在企業(yè)側部署代理服務器,稱之為移動辦公代理服務器,簡稱為MOAP服務器。MOAP服務器采用部署移動辦公業(yè)務組件的方式與企業(yè)客戶原有的辦公系統(tǒng)進行耦合,主要為企業(yè)客戶提供基于移動無線網絡訪問企業(yè)客戶內部辦公系統(tǒng)的解決方案。在業(yè)務部署初期,移動辦公業(yè)務以通用橫向移動辦公應用為切入點,提供以企業(yè)短信、企業(yè)彩信、移動郵件為主的基礎移動通信應用以及辦公管理、信息管理等具有通用性的基本辦公應用及其移動化延伸應用。另外,移動辦公業(yè)務還將逐步面向企業(yè)的協(xié)同、專業(yè)辦公需求,提供移動ERP(企業(yè)資源計劃)、移動CRM(客戶關系管理)以及企業(yè)應用的移動協(xié)同等更豐富、更復雜的綜合移動辦公業(yè)務功能。移動辦公業(yè)務組件提供了PC和手機兩種適用方式。移動辦公業(yè)務組件在PC終端的表現(xiàn)形式為Web頁面或專門的客戶端界面,在手機終端的表現(xiàn)形式為短信、彩信、WAP頁面或專門的手機客戶端界面。如今移動辦公系統(tǒng)在全國的很多行業(yè)已經悄然興起,使用用戶也在不斷增加。湖南金健米業(yè)股份有限公司是我國糧食行業(yè)首家上市公司,該公司的總裁盧其松在接受記者采訪時談到:“之前,公司每年僅購買打印設備和其他辦公耗材以及管理成本便高達960多萬元。如果有一套移動辦公系統(tǒng),我們的辦公成本不但能大幅度降低,而且員工在出差時也不必帶上幾斤重的筆記本來收發(fā)郵件,辦理公文?！比缃?金健米業(yè)的移動信息化系統(tǒng)已投入使用?！斑@套設備不僅大大降低了辦公的成本,而且效率也提高了!”盧其松介紹說,原來市場人員發(fā)出一份公文要往返于各個領導的辦公室之間,時間都需要幾個小時甚至更久,自從有了移動OA以后,從發(fā)一個公文到得到領導的審批最多就兩個小時,甚至更短。對于移動辦公系統(tǒng)給工作帶來便利,一項基于“移動辦公系統(tǒng)受眾的調查”詳細列出了下面的幾種情形:業(yè)務比較繁忙,經常出差,希望在外地能很方便地登陸內部辦公系統(tǒng),及時呈報問題,調取資料,總計合作;管理人員外聯(lián)事務繁多,隨時需要查看、調用、審批內部的資料文檔,對公司事務進行管理,需要一種在任何場合、任何地點都能登陸辦公系統(tǒng)的信息化產品;快節(jié)奏的社會,免不了有些突發(fā)和意外情況的發(fā)生,需要有一套系統(tǒng),可以不受客觀條件制約,在事件發(fā)生的最短時間內,將事情上報、傳達給內部的相關人員;相關人員和領導層能不受客觀情況限制,快速及時對反映情況作出指示和決定?！耙苿愚k公系統(tǒng)”的誕生,將這所有的問題一一徹底解決了?！啊苿愚k公系統(tǒng)’把我們的工作從電腦桌前搬到了任何一個角落”劉東華這樣生動而形象地形容移動辦公系統(tǒng)的便捷?，F(xiàn)有的移動辦公方法有五種(1)cd無線立法這種方式的移動辦公是由筆記本電腦使用GPRS/EDGE/CDMA無線網卡,通過VPN(虛擬專用網絡)防火墻訪問單位內部的INTRANET(企業(yè)內部網),實現(xiàn)公文辦理,庫存查詢、客戶資料查詢、內部文件察看等功能。(2)信息提示功能這種方式的移動辦公主要以短信和彩信作為數(shù)據傳輸方式,將單位內部應用信息轉換為特定的格式后通過短信和彩信通道發(fā)送到工作人員手機端,實現(xiàn)信息提醒功能。(3)辦公業(yè)務支持平臺/cd這種方式的移動辦公主要依靠GPRS/EDGE/CDMA作為數(shù)據傳輸方式,將單位內部辦公信息轉換為WAP網頁的形式進行瀏覽,實現(xiàn)辦公郵件、公文辦理、通知通告、信息查詢等一般性功能。(4)基于培養(yǎng)信息的可移動應用是基于推送(PUSH)技術的行業(yè)應用平臺,主要依靠GPRS/EDGE/CDMA作為數(shù)據傳輸方式,通過安全連接將客戶應用服務器上的內容(數(shù)據)請求推送到客戶手機端,使得用戶可以隨時隨地的實現(xiàn)移動辦公和移動應用。例如,迪跑微博辦公平臺即采用這種實現(xiàn)方式。(5)電子文件的轉換這種方式的移動辦公主要以USB數(shù)據線及讀卡器、卡槽來傳輸數(shù)據,將單位內部的文稿紙張、身份證相片等資料通過掃描儀彩色光電傳感器轉換成電子版圖片格式,實現(xiàn)脫機掃描、隨身攜帶的功能,體現(xiàn)移動辦公、無紙化辦公的新時代?！安《締栴}也不能忽視”作為新生事物,移動辦公系統(tǒng)在得到一些人認同的同時,也受到了不少的質疑,人們有擔心,有疑問。某房地產上市公司的中心主任李建中提出了自己的憂慮?！白顡牡氖潜Ｃ軉栴}?！彼嬖V記者,由于移動辦公系統(tǒng)自身的‘移動’特性,決定了設備的管理是困難的?！霸诠芾聿块T與移動設備使用者間常處于分離狀態(tài),即使設備有保密系統(tǒng)設置,單位也有相應的規(guī)章制度,但是不能夠保證移動設備使用者能夠真正履行。使用者究竟做了什么,管理者并不清楚。不是有句話說‘將在外,君命有所不受’嗎?”“移動設備每天帶在身邊,丟失的可能就大,這是我的另外一個擔心。”他說,移動設備隨時處于可能被盜或丟失的狀態(tài)。特別是一些高管的移動設備,一旦丟失,很可能直接造成信息失密,給公司帶來不可估量的損失?！安《締栴}也不能忽視?！彼f,移動辦公系統(tǒng)的終端設備是筆記本和手機,而目前手機和筆記本的病毒都很多。如果病毒侵入,很容易造成文件的損壞,給辦公系統(tǒng)帶來一定的障礙或困難?！拔蚁胍苿愚k公推廣遭遇的‘瓶頸’既有文化方面的、也有管理方面?！毙聤W集團信息技術服務事業(yè)部副總經理肖鵬談了自己的看法。首先是移動辦公系統(tǒng)與中國的文化有一定的“沖突”。他解釋說,歐美公司員工之間、上下級之間溝通的方式很多,如面對面談、郵件、即時通信、視頻會議、電話等。而且郵件溝通在這些溝通方式中所占的比例越來越高,大家已經認可這種方便快捷的溝通方式?！爸袊鴦t是禮儀之邦,中國公司的企業(yè)文化也秉承了這一傳統(tǒng),人情味比較濃,所有的事情非當面溝通不可,大家都不大認可電子化的溝通方式。這就為移動辦公帶來了一定的障礙?！逼浯?員工歸屬感本身和移動辦公也有一定的沖突?！盀槭裁匆恍┦褂昧艘苿愚k公系統(tǒng)的公司,不僅效率沒有提高,反而出現(xiàn)工作渙散、互相推諉、工作業(yè)績下滑的事情?主要是企業(yè)管理跟不上造成的。本來這個單位的核心文化的凝聚力就不強,現(xiàn)在又開始實行移動辦公方式,勢必導致職工缺少歸屬感。也有人士指出,移動設備的電池待機時間過短也是制約移動辦公系統(tǒng)發(fā)展的一個不可忽視的問題?！耙徊恐悄苁謾C的電池只能使用一天左右,如果趕上出門忘記帶充電器,移動辦公設備就等于擺設?！辈稍L中,有人這樣說。雖然有質疑聲,但作為新生事物,移動辦公系統(tǒng)依然得到了廣泛認可,國內針對移動辦公需求的一項網絡投票調查顯示,在幾千名投票者中,85%的投票者認為即使不在辦公室也可以高效辦公。投票者普遍認為的移動辦公和協(xié)作優(yōu)勢是方便(96%)、高效(93%)、更好平衡工作和生活(72%)及減少差旅開支(62%)。據美國弗雷斯特研究公司的研究報告稱,截至2011年底,世界上移動辦公人員的數(shù)量超過了十億,大約是世界勞動力人口總數(shù)的三分之一。為此,有一些業(yè)內人士預測:今后幾年,移動辦公的需求將呈“井噴”之勢。解決公開活動對城市生活服務供給的影響針對客戶需求的驟增,目前,中國的三大電信運營商都已經根據自身特點開展了“移動辦公”的業(yè)務。中國移動的移動辦公系統(tǒng)是通過部署MAS(MobileApplicationServer)服務器的方式與集團客戶原有的OA系統(tǒng)進行耦合,主要為集團客戶提供基于移動無線網絡訪問單位內部OA系統(tǒng)的解決方案?？蛻裟軌蛲ㄟ^移動終端隨時隨地的接入公司或者單位內部的OA系統(tǒng),實現(xiàn)公文處理、郵件提醒和集團通訊錄等的業(yè)務流程。中國移動的辦公系統(tǒng)功能主要包括公文處理、公告發(fā)布、集團通訊錄、信息查詢、日程管理和郵件提醒等。其中公文處理為主要功能,包括新建公文、公文處理批復、公文流轉、公文查閱和建立公文列表等。移動自動辦公系統(tǒng)各地資費情況不盡相同。中國聯(lián)通提出“隨時隨地,輕松辦公”的理念,無論何時何地,只要網絡信號覆蓋的地方,就可以利用手機、PDA、筆記本電腦等移動終端設備通過短信、WAP、BREW(無線二進制運行環(huán)境)等多種方式與企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)進行連接,從而將公司內部局域網擴大成為一個安全的廣域網。中國聯(lián)通的移動辦公主要方式有:短信方式實現(xiàn)公文、郵件到達提醒服務;WAP、BREW方式瀏覽詳細公文、郵件內容;“掌中寬帶”上網方式實現(xiàn)審閱公文、任務指派及郵件傳遞。中國聯(lián)通移動辦公系統(tǒng)的費用為:(1)一次性開發(fā)費用:根據系統(tǒng)開發(fā)或系統(tǒng)對接情況,收取一次性軟件開發(fā)費用,具體費用根據項目軟件開發(fā)成本確定:(2)移動OA功能費:每戶每月功能費10元。中國電信則針對100-300人的政府或企事業(yè)單位推出了“綜合辦公”業(yè)務。其業(yè)務是基于數(shù)據網或互聯(lián)網、移動網絡,通過部署在客戶側的專用定制服務器,為客戶提供可以在PC和手機終端上使用的辦公應用,滿足客戶隨時隨地安全辦公的需求;同時,還可以通過應用集成開發(fā),實現(xiàn)與客戶現(xiàn)有各類應用系統(tǒng)的耦合,實現(xiàn)統(tǒng)一界面的業(yè)務、管理及辦公應用,并通過安全措施向手機終端延伸。其服務內容包括:靈活的通訊錄設置、內置常用辦公流程,高效移動應用、單位信息及時發(fā)布獲取,工作安排及時提醒、郵箱隨身帶,輕松應對郵件快樂享受生活、快速信息傳遞,高度安全保障、通過定制服務器提供靈活的定制開發(fā)等內容。中國電信股份有限公司北京研究院的唐寧、蔣紅源、楊恒等三位人士聯(lián)合撰文指出,雖然三大運營商分別針對政企用戶推出了自己的移動辦公產品,但由于三大運營商推出的移動辦公產品基本相似,因此就產品而言還是缺乏競爭力。湖南女子學院講師、中南大學軟件工程碩士劉德強指出,國內移動運營商推出的移動辦公業(yè)務還是基于GPRS網絡的簡單業(yè)務,各個研究機構對于移動辦公的研究還處于實驗階段,沒有形成統(tǒng)一的標準與規(guī)范。他們呼吁應該盡快出臺移動辦公所涉及的相關標準,讓行業(yè)的服務更加貼近,更加細致。資料顯示,目前,國內主流的OA廠家都已經開發(fā)了自己的移動OA系統(tǒng),相對比較成熟一點的應該在10家左右。華北以致遠、通達、金和、萬戶為代表,分布最多,華東以泛微為代表,華南以藍凌為代表,東北則以華天動力為代表。就目前的情況來看,制造、商貿、服務、能源等行業(yè)的需求相對多一些。他們的特點是信息化程度比較高,管理人員外出頻繁,對即時性審批要求高。針對目前的移動辦公系統(tǒng)開發(fā)情況,大連華天軟件有限公司(華天動力)的市場相關人士直言不諱地指出,就目前的市場來看,成熟度總體來說還比較欠缺,包括系統(tǒng)的兼容性、穩(wěn)定性、安全性、拓展性、操作便利性等?！皢栴}的存在,在于技術研發(fā)缺乏規(guī)范和標準,使產品容易浮于表面?！彼赋?企業(yè)移動信息化發(fā)展需要網絡化、產業(yè)化、標準化,通過標準有序引導、疏導,協(xié)調技術和應用之間的關系,可以最大程度上實現(xiàn)資源共享,互聯(lián)、互通和兼容,使包括企業(yè)和消費者在內的廣大用戶享受更好的服務,用戶和企業(yè)對服務的接受和認可又將促進企業(yè)移動信息化發(fā)展。中國電子商會負責同志在接受記者采訪時說,“國家制定出一個標準有著嚴格的規(guī)定,從提交立案到起草到最終發(fā)布是一個漫長的過程。而移動辦公自動化的標準,涉及到了通信業(yè)、制造業(yè)以及軟件服務業(yè)等多個領域,所以相關的審批時間會更長一點?！霸诩ち业氖袌龈偁幹?誰占領了標準的制高點,使產品標準化,誰就具有競爭的優(yōu)勢,贏得未來!”劉東華的觀點也是如此,他告訴記者,中國標準化研究院的“基于3G和廣域無線互聯(lián)的移動辦公系統(tǒng)”項目共分三個階段:第一階段,完成PC版和手機版移動辦公系統(tǒng)基本功能的開發(fā),實現(xiàn)移動辦公系統(tǒng)的正常使用,滿足中標院日常管理、科研、協(xié)同辦公需要。第二階段,完成移動辦公系統(tǒng)與中標院內部工作平臺(公文流轉、電子考勤)對接?？紤]與信息發(fā)布、溝通交流、業(yè)務協(xié)作、知識管理、科技情報五大應用支撐系統(tǒng)的對接,形成模塊獨立、信息共享的集成系統(tǒng)。第三階段,將系統(tǒng)各模塊拆分組合,形成標準化產品,向行業(yè)內的科研機構、中小企業(yè)推廣。(1)信號/信號上傳提供各種形式的短信/彩信發(fā)送功能,包括單發(fā)、群發(fā)以及基于文件方式的批量短信/彩信發(fā)送。提供短信/彩信待發(fā)箱、已發(fā)箱、收件箱功能,用于存儲已發(fā)和已收短信/彩信,用戶可以方便地查詢、瀏覽相關各類短信/彩信。提供短信/彩信預覽、定時發(fā)送、短信/彩信回復、短信/彩信回執(zhí)報告、短信/彩信發(fā)送優(yōu)先級控制等功能。(2)生成充放電文件移動郵件提供郵件抵達通知功能,至少提供一種通知方式,如短信、彩信、WAPpush、客戶端推送等。移動郵件用戶可以進行創(chuàng)建新郵件、接收郵件、查看郵件、回復郵件和轉發(fā)郵件的操作。新建郵件可添加附件,回復郵件可攜帶附件。(3)工作計劃和計劃管理日程管理提供給用戶一個完全管理自己日程安排的功能,用戶可以管理自己的日程安排,查看日程、編輯日程并對特定日程設置提醒功能。(4)業(yè)務流程處理可以提供工作流程的創(chuàng)建、處理和管理功能,企業(yè)可以根據自身業(yè)務流程的需要配置流程相關屬性并進行業(yè)務流程的處理。點擊工作臺中的待辦流程,以快捷方式瀏覽待辦工作流程并進行處理。如批準出差、請假申請以及批復公文簽署意見等。(5)通知公告的發(fā)布、刪除、查詢和查詢功能信息管理主要提供對企業(yè)公告欄和企業(yè)文件夾的管理。公告欄是一個企業(yè)發(fā)布內部信息的載體,提供通知公告的發(fā)布、刪除、瀏覽、查詢功能。有權限的管理員可以發(fā)布公告,所有員工可瀏覽。文件夾方面,提供企業(yè)文件管理(發(fā)布、刪除、瀏覽、查詢)、文件夾管理(創(chuàng)建、刪除、瀏覽、查詢)以及相應的訪問權限控制功能。(6)創(chuàng)建企業(yè)個人通信錄一方面提供按企業(yè)組織架構組織的企業(yè)通信錄,由企業(yè)管理員建立與維護,并授權企業(yè)全體員工使用;另一方面企業(yè)員工可創(chuàng)建并管理個人通信錄,由員工個人使用或通過共享與他人共同使用。通信錄可用于企業(yè)短信收發(fā)聯(lián)系人的管理,同時Web平臺提供了強大的通信錄管理功能,包括群組管理、通信錄權限控制、通信錄高級查詢、通信錄的多文件格式導入導出和通信錄的個性化短信服務等。(7)企業(yè)it集成平臺spapMOAP服務器作為基礎應用平臺,除了提供內置的移動辦公功能外,還能為企業(yè)IT系統(tǒng)提供通信能力支撐、應用組件及應用集成。MOAP服務器可提供與企業(yè)IT系統(tǒng)之間的應用集成接口,實現(xiàn)數(shù)據交互功能。M