體化管理檔案的檔案工作

體化管理檔案的檔案工作

從體化管理的角度來(lái)看，確保永久性文件的質(zhì)量和數(shù)量。立檔單位檔案工作人員要按照《檔案法》賦予的監(jiān)督指導(dǎo)權(quán),切實(shí)履行對(duì)歸檔標(biāo)準(zhǔn)和鑒定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.應(yīng)切實(shí)履行檔案鑒定職責(zé)。檔案行政管理部門要制定有關(guān)檔案鑒定工作的管理辦法,明確界定各部門對(duì)檔案鑒定、處置的權(quán)限,嚴(yán)格監(jiān)督和執(zhí)法,做好檔案鑒定與銷毀工作,保證檔案鑒定工作的正常開(kāi)展。立檔單位檔案機(jī)構(gòu)要正常組織開(kāi)展檔案歸檔鑒定和到期檔案鑒定工作,制定檔案鑒定制度,履行鑒定職責(zé)。4.要加強(qiáng)行政監(jiān)督指導(dǎo)力度。檔案行政管理部門要建立檔案鑒定工作監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)或?qū)ｉT委員會(huì),加強(qiáng)檔案鑒定的審核、監(jiān)督、指導(dǎo)、培訓(xùn)和工作的協(xié)調(diào),以進(jìn)一步規(guī)范檔案鑒定工作的管理,依法加強(qiáng)對(duì)檔案鑒定工作的監(jiān)督力度。5.要加快鑒定標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)?，F(xiàn)行的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)只適用于機(jī)關(guān),而且保管期限表中“重要”、“一般”的價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)難以準(zhǔn)確把握,要研究和制定操作性強(qiáng)、通用性廣的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn);同時(shí)要與各行業(yè)主管部門密切配合,結(jié)合行業(yè)特點(diǎn),制定形式多樣的行業(yè)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn),提高檔案鑒定質(zhì)量。6.要建立檔案鑒定工作臺(tái)賬。檔案鑒定臺(tái)賬是檔案鑒定工作的記錄,也是確保檔案鑒定合法性和懲治檔案犯罪的憑證,要規(guī)范檔案鑒定與銷毀的各種工作程序記錄,維護(hù)檔案的安全。7.應(yīng)進(jìn)行檔案鑒定的量化研究。現(xiàn)有的鑒定標(biāo)準(zhǔn)基本屬于定性標(biāo)準(zhǔn),容易造成檔案館藏的臃腫現(xiàn)象,應(yīng)通過(guò)有規(guī)律、矢量化的研究,確定各種保管期限檔案的保存數(shù)量、進(jìn)館檔案的數(shù)量比例,從總體上控制進(jìn)館檔案數(shù)量,樹(shù)立檔案“精品”意識(shí),優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu),凈化檔案管理環(huán)境,減輕檔案庫(kù)房的保管壓力和檔案的管理費(fèi)用。作者單位福建省檔案局福州拉爾德·漢姆劉越男編譯一、后保管時(shí)代檔案工作面臨的形勢(shì):我們是個(gè)早在1958年,T·R·謝倫伯格就指出未來(lái)的檔案工作由其管理對(duì)象的整體特征、形式以及數(shù)量所決定。的確,作為檔案工作者,我們的工作受制于我們所管理材料的特性,我們的形象決定于我們接收登記和加工處理的對(duì)象;此外,環(huán)境也對(duì)檔案工作起著制約作用。今天我們比謝倫伯格更清楚地看到社會(huì)記錄、利用、存貯信息的方式?jīng)Q定著檔案工作,信息革命正將我們推入檔案歷史的新時(shí)期———后保管時(shí)代。在這個(gè)新時(shí)代中檔案工作者作用的大小依賴我們改革的能力,依賴我們是否能夠改變過(guò)去的工作方法,調(diào)整戰(zhàn)略以面對(duì)這場(chǎng)革命帶來(lái)的機(jī)遇和問(wèn)題。在保管時(shí)代,檔案數(shù)量相對(duì)較少;文件形成、存貯和檢索的技術(shù)相當(dāng)簡(jiǎn)單;我們?cè)跊Q定文件命運(yùn)方面扮演著消極被動(dòng)的角色。我們往往目光狹隘,僅看到保管材料的唯一性和我們所起的保管作用,這使得我們有罕見(jiàn)的內(nèi)省傾向,全神貫注于自己的領(lǐng)地,而很少留意四周更為廣闊的歷史和社會(huì)領(lǐng)域內(nèi)省的傾向使我們彼此隔離工作分裂,忽視交流和共享。同時(shí),保管的特性還使我們毫無(wú)例外地優(yōu)先發(fā)展館藏,盡管資源共享技術(shù)存在已久,但重收藏不重利用的態(tài)度,妨礙我們從中獲益。此外,收集體系的欠缺和對(duì)許多文件的過(guò)分關(guān)注導(dǎo)致檔案部門間無(wú)謂的競(jìng)爭(zhēng);而且我們的行為習(xí)慣和態(tài)度致使國(guó)家記憶被扭曲,資源被任意配置。我們將自己定位為保管員,雖然這一觀念曾一度很有價(jià)值,但現(xiàn)在已成為有效管理國(guó)家歷史記錄的障礙。信息革命迫使我們發(fā)揮更為積極的作用。我們必須決定歷史記錄的未來(lái),別無(wú)選擇。二、文件保管方式將改變其傳輸?shù)臓顩r,增加了文件的保存難度,從而達(dá)到了用戶化學(xué)和電子科學(xué)已永遠(yuǎn)地打破了檔案工作者平靜的世界,運(yùn)用多種技術(shù)手段編制不同種類的檔案已成為可能;技術(shù)進(jìn)步使得信息存貯容量也發(fā)生了一次飛躍;技術(shù)進(jìn)步還使得二次館藏信息的生成變得及時(shí)和容易,查詢更為便利,如查詢速度的提高和異地檢索檔案信息的實(shí)現(xiàn);技術(shù)進(jìn)步使得更為古老的信息的傳遞,文字、聲音、影像檔案的復(fù)制并繼而出借或出售變得極為容易。但是,創(chuàng)造了上述機(jī)會(huì)的技術(shù)同樣也帶來(lái)了來(lái)自檢索和保護(hù)等方面的難題。最明顯的便是數(shù)量問(wèn)題,信息劇增導(dǎo)致了信息控制和檢索的困難,信息過(guò)載現(xiàn)象逐漸嚴(yán)重,信息的判斷比信息的處理和獲取顯得更為關(guān)鍵。這場(chǎng)革命的一個(gè)悖論就是當(dāng)它給我們帶來(lái)豐富的信息的同時(shí),也形成了保管信息的不利環(huán)境。當(dāng)代社會(huì)提倡高速、有效、經(jīng)濟(jì),因此許多媒體本身就埋下了銷毀所載信息的種子,諸如磁帶、磁盤等媒體中的文件可被刪除或重寫。重復(fù)利用媒體帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)上的節(jié)約,增加了文件信息消失之前將其接收歸檔的難度。文件的選擇保存也將變得困難,以前制定的一般性保管期限表象一張粗糙的捕魚(yú)網(wǎng),不能把特殊的、例外的、單一的文件從一般的、常規(guī)的文件當(dāng)中區(qū)分開(kāi)來(lái)。在計(jì)算機(jī)環(huán)境中,每個(gè)人都將成為自己所形成文件的管理者即使有可能進(jìn)行現(xiàn)今意義上的劃分保管期限,也將是困難的。有些文件避開(kāi)了上述危險(xiǎn),卻在保存幾年后面臨新的困境:由于信息處理技術(shù)的快速發(fā)展,其利用在經(jīng)濟(jì)和技術(shù)上都存在困難。為此,許多信息系統(tǒng)一經(jīng)產(chǎn)生就必須受到評(píng)價(jià)并被立即接收歸檔。社會(huì)環(huán)境方面也存在危險(xiǎn)。在提供社會(huì)服務(wù)和規(guī)范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程中,政府收集了海量數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)涉及普通百姓的生活,它們可能會(huì)糾正傳統(tǒng)檔案館館藏結(jié)構(gòu)的偏差,有些可能屬于個(gè)人隱私,具有潛在的重要價(jià)值。但是,檔案人員并未利用業(yè)已存在的統(tǒng)計(jì)策略、技術(shù)方法和法律來(lái)防止這類信息的丟失。不但技術(shù)和社會(huì)將把我們推入一個(gè)更為重要的管理檔案的角色里,而且這一角色要求我們重新審視許多檔案理論和實(shí)踐的基本前提。例如,傳統(tǒng)的來(lái)源概念將如何適應(yīng)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng),系統(tǒng)中信息既不遵從行政管理方面也不遵從職能方面的上下文關(guān)系了嗎?原始順序的概念與隨機(jī)存取文件中記錄存放順序不再相關(guān)了嗎?當(dāng)文件能輕易地被復(fù)制、重新格式化和傳遞,原件和復(fù)制件難以識(shí)別時(shí),檔案工作者把重點(diǎn)放在保管材料的唯一性上已失去意義了嗎?在能輕松地控制、修改和替換文件的條件下,檔案工作者該如何確認(rèn)文件的完整性?從以上簡(jiǎn)要評(píng)論中可以明顯看出:保管時(shí)代的檔案工作者不能適應(yīng)技術(shù)社會(huì)的環(huán)境。三、檔案規(guī)劃和館藏分散化,加重了一些次要矛盾對(duì)這個(gè)新的信息世界的常規(guī)反應(yīng)是增加檔案管理規(guī)劃和分散保管館藏,其理由是在更多的地方存放更多的檔案可以挽救更多的歷史記錄。這種反應(yīng)未經(jīng)深思熟慮,解決問(wèn)題的思路也是間接的,在某種程度上是受過(guò)去保管條件的限制,尤其是容量問(wèn)題。在過(guò)去的20年中主要施行的就是這樣的措施。檔案規(guī)劃持續(xù)增長(zhǎng)和館藏的不斷分散帶來(lái)種種好處,包括分散了保存國(guó)家記憶的壓力,并在某種程度上降低了危險(xiǎn)用于檔案事業(yè)的資源得以奇跡般地增加;專業(yè)領(lǐng)域的成長(zhǎng)和成熟加快等。但是這個(gè)過(guò)程并未解決后保管時(shí)代的許多問(wèn)題,反而加重了某些問(wèn)題,甚至導(dǎo)致了一些新問(wèn)題。檔案規(guī)劃增加和館藏分散化加強(qiáng)了檔案工作者的內(nèi)省性、獨(dú)占欲和競(jìng)爭(zhēng)的習(xí)性。這個(gè)過(guò)程表面上會(huì)給人一個(gè)錯(cuò)覺(jué)———更多有代表性的檔案被保存下來(lái),但它其實(shí)加重了對(duì)檔案認(rèn)識(shí)上的偏頗,尤其是對(duì)政治家和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)檔案的傾斜。1976年公共檔案委員會(huì)調(diào)查了32家檔案機(jī)構(gòu),發(fā)現(xiàn)政府官員檔案平均占到庫(kù)藏種類的5%時(shí),就占據(jù)了排架空間的1/4,只有兩個(gè)機(jī)構(gòu)認(rèn)為解決這個(gè)問(wèn)題的答案在于制定更嚴(yán)格的鑒定標(biāo)準(zhǔn),其他單位仍借助于保管時(shí)代的典型術(shù)語(yǔ)———空間和人員來(lái)回答這個(gè)問(wèn)題。而事實(shí)上,無(wú)計(jì)劃地膨脹會(huì)分散和削弱國(guó)家檔案活動(dòng)的可利用資源。四、發(fā)展檔案藏學(xué),解決信息自由與隱私權(quán)之間的矛盾。據(jù)現(xiàn)代信息的特點(diǎn),更為把握檔案界在后保管時(shí)代面臨的機(jī)會(huì),解決問(wèn)題,檔案工作者和檔案部門必須提出以下議程:1.制訂各級(jí)統(tǒng)一的綜合性接收規(guī)劃,包括國(guó)家級(jí)、地區(qū)級(jí)和地方級(jí);2.利用現(xiàn)代技術(shù)的成果,提供面向日益復(fù)雜化和分散化館藏的簡(jiǎn)單、集中的查詢;3.處理現(xiàn)代技術(shù)對(duì)信息形成的影響,制訂有選擇地保護(hù)和利用文件的規(guī)劃;4.參與解決信息自由和隱私權(quán)之間的矛盾,兩者影響著檔案文件的質(zhì)量、內(nèi)容及其檢索;5.更好地利用全國(guó)檔案活動(dòng)的有限資源。單靠更多、更大的檔案規(guī)劃是不能完成以上議程的,還應(yīng)在機(jī)構(gòu)內(nèi)和機(jī)構(gòu)之間實(shí)行一系列的戰(zhàn)略:合作、拓展、計(jì)劃、開(kāi)發(fā)研究等。(一)接收規(guī)劃與實(shí)踐機(jī)構(gòu)之間的合作是技術(shù)社會(huì)的一個(gè)基本特征。圖書(shū)館同仁們已認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),長(zhǎng)期以來(lái)他們合作解決共同問(wèn)題,并由此形成了一套組織。但直至最近檔案工作者才開(kāi)始認(rèn)識(shí)到合作的戰(zhàn)略意義,在保護(hù)、目錄查詢、檔案接收規(guī)劃和聯(lián)網(wǎng)等方面已顯示了合作戰(zhàn)略的優(yōu)勢(shì)。耐人尋味的是最需要開(kāi)展合作的地方合作最少。盡管不斷有夸張的言論說(shuō)明有必要執(zhí)行統(tǒng)一的接收規(guī)劃,以避免不必要的競(jìng)爭(zhēng),從而更全面地記錄我們這個(gè)時(shí)代的生活和文化,但實(shí)際成效甚微。如1975年明尼蘇達(dá)為推進(jìn)州內(nèi)收集的統(tǒng)一行動(dòng),成立了專門的機(jī)構(gòu),最后以失敗告終。接收是機(jī)構(gòu)合作最困難的領(lǐng)域,沒(méi)有先例引導(dǎo)我們,沒(méi)有計(jì)劃可供執(zhí)行,甚至大多數(shù)檔案部門缺乏收集政策的明確書(shū)面陳述。接收合作面臨地方主義的傳統(tǒng),潛藏著沖突的危險(xiǎn)。近年來(lái)逐漸涌現(xiàn)了一批由州檔案機(jī)構(gòu)參與的地區(qū)合作網(wǎng)絡(luò),其形式多樣,利用系統(tǒng)方法管理地區(qū)、社區(qū)檔案,在發(fā)展聯(lián)合收集規(guī)劃方面邁出關(guān)鍵的第一步。網(wǎng)絡(luò)組織是超機(jī)構(gòu)的機(jī)構(gòu),解決部門利益沖突,解放檔案工作者去追求共同的目標(biāo)。(二)動(dòng)態(tài)性新職責(zé)向外拓展,建立在各級(jí)各層檔案機(jī)構(gòu)的動(dòng)態(tài)性新職責(zé)的基礎(chǔ)之上,要求檔案中心不僅是保管文件的基地,還要鼓勵(lì)和支持其他部門、組織一起承擔(dān)這份責(zé)任,協(xié)調(diào)這些機(jī)構(gòu)間的活動(dòng),在其特定的地區(qū)或范圍內(nèi)為不完善的規(guī)劃提供服務(wù)。已有一些州的檔案中心開(kāi)始發(fā)揮這種作用,限制增加館藏,加強(qiáng)服務(wù)。因此,拓展也是一項(xiàng)文明的利己戰(zhàn)略。動(dòng)態(tài)性新職責(zé)包含許多方面的涵義,其中之一就是檔案服務(wù)中心在新的操作環(huán)境下提供傳統(tǒng)項(xiàng)目的服務(wù),這些服務(wù)內(nèi)容包括聯(lián)合購(gòu)買設(shè)備、保護(hù)、縮微、文件調(diào)查和鑒定、文件處理等;還應(yīng)包括為未經(jīng)訓(xùn)練的新工作人員提供職業(yè)培訓(xùn)和咨詢服務(wù),幫助其處理特殊和緊急情況。動(dòng)態(tài)性新職責(zé)的另一方面是合作中的領(lǐng)導(dǎo)地位。檔案中心擁有專職人員和專家,是理所當(dāng)然的領(lǐng)導(dǎo)者,這種動(dòng)態(tài)新作用是其機(jī)構(gòu)職能的一部分。當(dāng)然,在資源擁有量不同的機(jī)構(gòu)之間開(kāi)展合作是困難的,常常是一方是協(xié)調(diào)者,而另一方則是被協(xié)調(diào)的對(duì)象;但協(xié)作中的領(lǐng)導(dǎo)必須既非自我主義,亦非專制統(tǒng)治。(三)成部分的影響力協(xié)作、拓展有一些前提條件,作計(jì)劃便在其中,這是確認(rèn)和分析文件需求、制定目標(biāo)、設(shè)計(jì)和檢驗(yàn)戰(zhàn)略方法、評(píng)價(jià)成效等整個(gè)過(guò)程的基礎(chǔ)。計(jì)劃包括以下幾個(gè)層次:第一,檔案庫(kù)房級(jí)的計(jì)劃,這是一個(gè)基本要素,該層計(jì)劃能去除冗余,加強(qiáng)各個(gè)組成部分的影響力;第二,機(jī)構(gòu)間層次的計(jì)劃,該層計(jì)劃有利于建立和發(fā)展全國(guó)性統(tǒng)一行動(dòng)的組織和方法;第三,國(guó)家級(jí)和多機(jī)構(gòu)級(jí)的計(jì)劃;第四,將檔案界看作一個(gè)整體所訂的計(jì)劃,這是計(jì)劃戰(zhàn)略的最后一個(gè)組成部分。為此,計(jì)劃部門必須跨越和打破機(jī)構(gòu)間和地理上的界限,美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)在這方面做了很多大家有目共睹的工作,70年代成立了計(jì)劃委員會(huì),1977年召開(kāi)了檔案界優(yōu)先發(fā)展項(xiàng)目會(huì)議。制訂某些計(jì)劃的過(guò)程中我們應(yīng)借鑒其他專業(yè)領(lǐng)域的一些辦法,不管是我們的還是他們的成功經(jīng)驗(yàn)都表明必須加強(qiáng)制訂更大計(jì)劃的能力。我們必須丟棄“計(jì)劃是細(xì)枝末節(jié)”或“計(jì)劃是不行動(dòng)的籍口”這樣的觀念,繼續(xù)向領(lǐng)域外關(guān)注,學(xué)習(xí)先進(jìn),交流經(jīng)驗(yàn),吸取教訓(xùn)。最重要的是,我們必須給計(jì)劃的制訂過(guò)程配置更多的時(shí)間與財(cái)力資源。(四)需要研究的檔案執(zhí)法計(jì)劃告訴我們做什么,研究開(kāi)發(fā)則給我們提供行動(dòng)的工具。研究開(kāi)發(fā)像制訂計(jì)劃一樣也是一項(xiàng)被忽略的檔案活動(dòng)。這種忽略曾一度沒(méi)什么危害,現(xiàn)在卻已成為工作中的嚴(yán)重障礙。如果議程上的計(jì)劃要付諸實(shí)施的話,我們需要新的工具、方法和理論。開(kāi)展檔案研究開(kāi)發(fā)存在許多阻礙,如基礎(chǔ)設(shè)施、研究資源、教學(xué)科研隊(duì)伍等。日常工作的操作性使我們不容易發(fā)現(xiàn)對(duì)新方法、新技術(shù)的需要。由于自身資源緊張,我們往往未能認(rèn)識(shí)到支持其他專業(yè)領(lǐng)域研究開(kāi)發(fā)的有效性和必要性,其中有些研究對(duì)檔案工作至關(guān)重要。幾乎每個(gè)工作領(lǐng)域都需要研究開(kāi)發(fā):為了如何把瞬間信息轉(zhuǎn)換為持久的、便于查詢的形式,我們急需研究高技術(shù)產(chǎn)品的生命周期;為編制更有效的檢索工具,我們需要分析研究人員利用檔案館的途徑及其利用館藏的方式;為處理現(xiàn)代文件數(shù)量多和冗余問(wèn)題,我們需要開(kāi)展更多的鑒定和抽樣調(diào)查;我們需要實(shí)證研究一般情況下文件處理和保管的經(jīng)濟(jì)學(xué);需要規(guī)范立法,以保證保護(hù)和查詢利用公共檔案我們需要這樣的排比是無(wú)止盡的。但最重要的是,我們需要建立一個(gè)檔案研究機(jī)構(gòu),它不僅會(huì)有助于理論研究的開(kāi)展,而且有助于實(shí)踐水平的提高。為實(shí)施以上戰(zhàn)略,適應(yīng)和改造信息滿載的世界,我們必須改變自身的行為和部門行為。但是改變從來(lái)都不是容易的,它需要個(gè)人心理調(diào)整,需要部門重新權(quán)衡各項(xiàng)工作的輕重緩急,改變利用資源的方式,并借助于