高校本科教學評估檔案的組織與管理

高校本科教學評估檔案的組織與管理

自2003年以來，大學的學士學位評估已成為高校的一項重要工作。按照國家教育部頒發(fā)的《2003~2007年教育振興行動計劃》規(guī)定,2003年起將實行5年一輪的普通高校評估制度,它是“以《中華人民共和國高等教育法》為依據(jù),貫徹‘以評促改,以評促建,以評促管,評建結合,重在建設’的原則。通過水平評估進一步加強國家對高等學校教學工作的宏觀管理與指導,促使各級教育主管部門重視和支持高等學校的教學工作,促進學校自覺地貫徹執(zhí)行國家的教育方針,按照教育規(guī)律進一步明確辦學指導思想、改善辦學條件、加強教學基本建設、強化教學管理、深化教學改革、全面提高教學質量和辦學效益?！?1)通過這項活動,逐步建立起適合我國國情的高等教育質量宏觀調(diào)控體系與評價制度。于是圍繞教學評估活動就形成了對高校教學和管理全面考核的重要檔案。這部分檔案可以說不僅是全面反映學校教學工作成果的匯集,同時也是為學校以后的建設、提高、教學評估等活動提供系統(tǒng)的主要依據(jù)。因而對這部分檔案進行規(guī)范化管理應引起高校各職能部門特別是檔案部門的高度重視。本科教學評估檔案應成為高校檔案管理的重要組成部分。筆者結合近年來有關高校本科教學評估檔案管理相關問題做些探討,以期對高?？茖W合理地管理評估檔案起到拋磚引玉的作用。一、迎評檔案的材料準備與評估內(nèi)容的規(guī)范。在對于評估為了鞏固教學評估成果,保證新一輪教學評估順利通過,教學評估后形成的檔案要收集齊全,并妥善保管。這是每個高校必須做好的工作,那么第一步工作就是要明確教學評估檔案的構成,即歸檔范圍。根據(jù)高校本科教學評估工作的主要流程和內(nèi)容,筆者認為高校教學評估檔案包括三部分:即迎評檔案、評估檔案和評估整改檔案。高校本科教學評估主要包括三個階段,即學校自評、專家組進?？疾?、考察后學校的整改。這三個階段相應地形成三部分檔案。迎評檔案是參評學校自評和接受評估的基礎和依據(jù)材料,它以參評學校教學管理和教學實踐過程中形成的原始材料為主體支撐材料。該檔案材料的形成主要以學校教務處為領導,在檔案管理部門以及院系各教學部門的配合下,按照評估指標體系的要求進行復制收集、分類整理、編纂、裝訂,此外還有少部分材料需要現(xiàn)時補缺。從參評和正在準備參評單位的情況來看,對這部分材料的準備,是學?；ㄙM時間和精力最多的部分。為了材料的完整、齊全,大部分學校都制定了評估支撐材料的規(guī)范要求。如西北大學制定了本科教學工作水平評估支撐材料規(guī)范。規(guī)范對紙質文檔和電子文檔及聲像載體材料的質量、格式等作了詳細規(guī)定,這為保證高質量的自評報告的撰寫和評估內(nèi)容的準備奠定了良好的基礎,也為教學評估檔案規(guī)范化管理創(chuàng)造了條件。從目前本科教學評估的實踐來看,在迎評檔案形成過程中出現(xiàn)了一些弄虛作假的現(xiàn)象,突出的問題就是偽造檔案。因為迎評材料準備的好壞直接關系到評估的結果,所以有些人甚至片面地認為評估的主要工作就是整材料,應付檢查。這將會嚴重影響迎評檔案的質量。這些現(xiàn)象已引起相關部門和人員的重視。教育部高等教育教學評估中心主任劉鳳泰談及這方面問題時指出:“我們每年定期向社會公布高等學校教學工作狀態(tài)數(shù)據(jù),這里面包括辦學條件、師資隊伍、教學經(jīng)費等方面,這些數(shù)據(jù)將與5年一輪的評估工作結合使用,專家進?？疾鞎r首先檢查學校上報的數(shù)據(jù)是否真實,如果有弄虛作假的行為,即實行一票否決制?！彼栽跍蕚溆u檔案時應注意,“材料的主體應是在高校日常管理與教學實踐中完成的,只有少部分需要通過其他途徑收集、匯總而成?！u檔案’是歷史地生成的,不應為迎評而虛構相應的檔案。但對于初次接受教學評估的學校而言,由于已有的教學管理與教學成果檔案無法充分滿足教學評估的要求,根據(jù)教學評估的要求和學校工作實際補足相應的檔案也是必要的和必需的。但這種補足是有原則的,即必須客觀地反映學校教學管理與教學實踐的實際。對于已接受過評估的院校而言,則應杜絕此類現(xiàn)象的發(fā)生。”(2)評估檔案是與評估相關的政策、規(guī)范、活動安排以及專家組進校實地考察過程中形成的各種材料的總和。如學校有關迎評的工作部署、圍繞評估過程頒發(fā)的各種文件(包括教育部和本校制發(fā)的各種評建文件)、評估簡報等材料,專家進校后召開各種座談會、聽課、審查各種檔案材料、實地考察、反饋評估意見、評估結論報告以及教育部最終公布的評估結果等環(huán)節(jié)中形成的檔案。這部分檔案要及時記錄和收集,特別是評估過程的各個環(huán)節(jié)的重要活動要有文字和影像的跟蹤記錄。評估后馬上歸檔整理。評估整改檔案是指評估之后的學校進行改進和建設所形成的檔案。專家經(jīng)過考察后,在擬定評估結論報告中要提出改進意見。學校根據(jù)專家提出的整改意見撰寫整改報告,3個月之內(nèi)報教育部審核,經(jīng)過一年的整改后才完成一個周期的評估工作。此外教育部還不定期地對評估成果及整改情況進行檢查,這個過程中也會形成若干檔案材料,都應歸檔保存。這樣三部分材料就構成了完整的教學評估檔案。二、評估檔案的建設及分類原則的關系根據(jù)《高等學校檔案工作規(guī)范》規(guī)定,“專題性、成套性檔案(含教學、科研、產(chǎn)品與科技開發(fā)、基建、設備、出版檔案)按階段、結構、部件等分別組卷?！备咝＝虒W評估檔案應該屬于專題性檔案,并且具有成套性特點。所以應該單獨設類,這樣既便于管理也便于利用。至于內(nèi)部的類目設置,可以按照評估指標的分類體系,即7個一級指標、19個二級指標、44個觀測點所涉及的內(nèi)容進行有層次的分類整理。這樣既尊重了教學評估工作的實際情況,又便于整理和利用。筆者認為這種分類方法可以在全國高校統(tǒng)一推廣,為教學評估檔案的標準化、規(guī)范化管理創(chuàng)造條件。教學評估檔案主體來源于教學檔案,但它并不等同于教學檔案,所以“教學評估檔案與教學檔案要分別建設。評估檔案重點是按照評估方案要求對應建設,具體回答《評估方案》中的每一個問題,綜合客觀地反映近3年來(從2006年開始只要求一年的)學校本科辦學的工作狀態(tài)。”(3)因而教學評估指標中除了教學檔案內(nèi)容外,還廣泛的包括了《高等學校檔案實體分類法》中規(guī)定的十大類檔案中與教學有關的方方面面的檔案,如黨群、行政類檔案涉及學校有關教學活動的規(guī)章制度、儀器設備檔案中的涉及實驗室儀器狀況、基本建設類檔案涉及學校建設狀況等,所以通過評估檔案的建設,可以促進教學檔案的日益完善和規(guī)范,但是不能相互代替。有人提出,教學評估檔案不應該單獨設類。(4)認為單獨設類不符合已有的檔案分類原則,單獨設類造成歸檔材料重復不利館藏優(yōu)化、單獨設類必然導致高校檔案分類無法保持相對穩(wěn)定。這些看法筆者認為有所偏頗。事物都是發(fā)展變化的,隨著社會的發(fā)展高校建設的內(nèi)涵也在不斷發(fā)生變化,除了目前進行的普遍性的教學評估外,還有國家實行的“2·11”工程等,這些關系到學校整體發(fā)展的重大項目,都應該單獨設類。這樣不僅便于管理,也有利于發(fā)揮它的價值。教學評估過程中涉及的檔案大部分在已有的檔案中都有,這是事實,但畢竟比較分散,需要重新組合、整理、分類才能符合教學評估的要求。如果認為會造成材料重復不利于館藏優(yōu)化,這種認識也是有偏差的,因為這種重復是經(jīng)過編纂的過程,而不是對原始檔案的重份保管。可以說經(jīng)過編纂以后賦予了這部分檔案新的內(nèi)涵,成為衡量高校辦學質量的評估指標,而不只是教學的過程的原始記錄。這部分檔案主要的功能是為以后的學校建設和定期的評估準備完整的教學評估檔案。此外,在將來的數(shù)字化檔案管理模式下,傳統(tǒng)中強調(diào)的那種分類的唯一性將會被對同一種檔案進行多種分類方法所代替,傳統(tǒng)中的固定分類、固定位置保管(物理管理)的方式將被靈活分類、邏輯管理(不受時空限制的保管方式)所代替。教學評估與高校檔案管理應形成良性的互動,高校檔案工作應以評估所帶來的強有力的推力,銳意改革,更新觀念,在管理原則和方法上要結合高校建設和發(fā)展的實際要求進行調(diào)整和探索,提高管理效能,真正發(fā)揮服務高校各項工作的職能。三、大學和學院的學術評估文件的保存集中統(tǒng)一的保管教學評估檔案是高校接受評估之后要重點做好的工作。從目前實踐狀況看,在教學評估檔案的妥善保管方面還存在一些問題。1.檔案材料整理中出現(xiàn)的問題(1)教學評估檔案質量良莠不齊。一些學校以突擊準備,“應付檢查”的態(tài)度和做法準備評估材料。一些高校或高校的某些部門由于平時缺乏積累,做過的工作、形成的材料沒有歸檔,即使歸檔了也不齊全,無法滿足教學評估的需要。于是出現(xiàn)了偽造檔案的做法。專家檢查什么,我就準備什么,臨時編造材料或對原始檔案作技術處理,影響了檔案身份和內(nèi)容的真實性,使部分檔案不能客觀地反映現(xiàn)實,給檔案的整理鑒定和日后的利用留下了隱患。(2)歸檔意識不強。高校評估結束后,為評估所準備的支撐材料大部分是復印件,認為沒有必要存檔。因而評估檢查工作結束,教學評估檔案沒有及時歸檔和統(tǒng)一保管,散放在各個形成部門,時間長了,勢必將導致部分檔案材料的丟失、不完整,下一次的評估工作將會重蹈覆轍,重新陷入編造材料的惡性循環(huán)中。(3)保管環(huán)境質量存在問題。一些高校由于檔案庫房空間不足或者其他原因,沒有及時將教學評估檔案移交給學校檔案管理部門,而是臨時放在教務處或某個臨時的保管地點。教務處或某個臨時地點,由于不具備檔案庫房專業(yè)保管環(huán)境,會給教學評估檔案的妥善保管帶來很多隱患。據(jù)筆者初步調(diào)研,放在教務處的評估檔案容易散失,原因是一些教務干事或相關人員,出于朋友之間的幫忙,有時會把某些檔案外借,這樣就造成檔案的不完整和不安全。2.立足學校辦公自動化系統(tǒng),建立電子檔案資源庫,完善學校檔案信息數(shù)據(jù)庫(1)集中統(tǒng)一的保管到學校的檔案管理部門。教學評估工作完成后要及時做好教學評估檔案的歸檔、整理、分類、裝訂、裝盒。然后統(tǒng)一集中保管到學校的檔案庫房中。庫房的保管環(huán)境要符合國家有關規(guī)定,如溫濕度達到標準要求:14℃~24℃,45%~60%。庫內(nèi)設有測量調(diào)控溫濕度的儀器,有防火、防盜、防有害氣體、防有害生物等措施,裝具也要統(tǒng)一配備。避免長時間不歸檔出現(xiàn)散失、不齊全,或因保管環(huán)境不符合檔案保管要求出現(xiàn)損壞現(xiàn)象。(2)加快高校檔案的信息化建設為教學評估檔案信息化管理創(chuàng)造條件。高等學校辦公自動化水平應該說是全社會信息化領域中走在較前的部門,學校一般都有辦公自動化系統(tǒng),筆者上網(wǎng)做了一個初步調(diào)研,看到所有參評或正在參評的學校在校園網(wǎng)上都建有教學評估網(wǎng)站,專門為教學評估服務,學校檔案部門應很好地參與網(wǎng)站的建設和管理,即時、有效地對教學評估中形成的各種文件材料進行歸檔整理,這是一個最有效的管理教學評估檔案的途徑。以此為契機高校檔案管理部門應該充分利用這個平臺,安裝電子文件管理系統(tǒng)、文件數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等軟件,注意對電子文件的收集、整理、歸檔等的規(guī)范化管理,逐步建立起教務、教學、人事、國資、實驗、科研等方面的檔案信息數(shù)據(jù)庫。即學校借評估的機會逐步建立起各種分類資源庫。這樣既為定期的教學評估奠定基礎,積累資料,也為學校各方面建設的利用提供方便。教學評估檔案是近幾年來形成的,所以大部分材料,特別是評估檔案和評估后的整改檔案形成時就是電子版的,電子版的歸檔保存至關重要,一定要避免因有紙質版而不收集保管電子版材料的現(xiàn)象發(fā)生。目前可以采取雙套制的管理方法,將來逐步過渡到數(shù)字化單軌制的電子文件管理模式。有關這方面一些學校已經(jīng)有成功的經(jīng)驗,根據(jù)筆者了解的情況,如南京大學、東北大學、大連海事大學、大連理工大學等學校都已經(jīng)把檔案管理內(nèi)容納入到學校辦公自動化系統(tǒng)中,電子檔案可以實現(xiàn)隨