加強(qiáng)政府單位檔案管理存在的問題及對(duì)策建議思考

加強(qiáng)政府單位檔案管理存在的問題及對(duì)策建議思考加強(qiáng)政府單位檔案管理存在的問題及對(duì)策建議思考檔案管理可以說是政府單位運(yùn)行的基礎(chǔ)，也是穩(wěn)步向前的保障，在某種程度上，政府單位的檔案管理可以影響政府單位的發(fā)展速度以及發(fā)展程度。所以文章將探討政府單位運(yùn)行中的檔案管理可能遇到的困境以及一些相對(duì)應(yīng)的解決辦法。一、政府單位檔案管理在當(dāng)前面臨的困境（一）對(duì)檔案管理的重視程度不高檔案管理是對(duì)政府單位內(nèi)一切文字類文件以及一些數(shù)據(jù)類信息進(jìn)行管理，但是政府單位對(duì)檔案管理的重視程度并不是很高，認(rèn)為“檔案管理而已，隨便搞一搞就好了”，殊不知這種想法是不正確的，忽視了檔案管理對(duì)于單位發(fā)展的作用。在這種想法的誤導(dǎo)下，一些政府單位也出現(xiàn)了一系列不重視檔案管理工作的表現(xiàn)，例如：工作思想守舊，跟不上時(shí)代的潮流也不進(jìn)行創(chuàng)新，運(yùn)用老一套的工作理論與工作制度進(jìn)行管理，工作效率低下；排斥科學(xué)技術(shù)的融入，在檔案管理工作部門仍舊使用人工管理檔案的方式，缺少計(jì)算機(jī)程序的輔助；資金投入比例的縮減，政府單位劃分給檔案管理工作部門的資金不足以支持各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施大多有缺陷，檔案檢索的工具也是非常落后的[1]；政府單位在聘請(qǐng)工作人員方面的重視程度也不高，例如：聘請(qǐng)非專業(yè)的檔案管理人員去完成專業(yè)度要求很高的工作，工作人員的薪資待遇也有待提高。這些只是政府單位不重視檔案管理工作的一部分體現(xiàn)，但從這些方面可以看出政府單位對(duì)于檔案管理工作部門的態(tài)度。（二）檔案管理與科學(xué)技術(shù)的融合度不高當(dāng)前我國處于科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代，很多行業(yè)都在使用計(jì)算機(jī)程序以及一些計(jì)算機(jī)軟件來進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的管理，但是我國政府單位的檔案管理與科學(xué)技術(shù)的融合度并不高。例如：科學(xué)技術(shù)處理信息的手段在基層地區(qū)并沒有得到充分運(yùn)用。檔案管理的很多方面，比如分類、錄入、管理等都還處于人工進(jìn)行的階段，科學(xué)技術(shù)在檔案管理方面沒有什么體現(xiàn)，面對(duì)龐大的檔案管理內(nèi)容，人工管理方式對(duì)政府單位的長遠(yuǎn)發(fā)展有很大的阻礙。（三）檔案管理部門沒有明確的制度約束上文提到了政府單位在檔案管理方面給予的重視程度不夠的問題，重視程度不夠也體現(xiàn)在一些制度的缺失方面。很多政府單位的檔案管理部門都沒有完善的監(jiān)督體制，例如：在檔案管理部門的工作人員并不明確遵守規(guī)章制度，工作也只是應(yīng)付差事，準(zhǔn)時(shí)上下班但是在有效的工作時(shí)間內(nèi)完成的工作量卻是少之又少。另外，檔案管理部門的一些工作人員知法犯法，鉆制度的空子，在違反規(guī)定的邊緣活動(dòng)，例如：對(duì)于制度內(nèi)規(guī)定的工作內(nèi)容：定期檢查檔案文件、確保質(zhì)量以及檔案資料的安全，有些工作人員并沒有重視，并不能保質(zhì)保量地完成工作內(nèi)容。所以說，在政府單位檔案管理部門監(jiān)督體制的缺失也是工作過程中經(jīng)常遇到的困境之一。（四）檔案管理人員工作效率低下政府單位的檔案管理工作具體包含以下幾個(gè)方面：單位內(nèi)各種制度、法律的整理，負(fù)責(zé)保管單位內(nèi)各種文檔類文件；按期完成業(yè)務(wù)、文書、設(shè)備、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物檔案材料的收集、整理和立卷歸檔工作，并對(duì)各室業(yè)務(wù)檔案材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)；定時(shí)檢驗(yàn)檔案資料，保證檔案的質(zhì)量；收集、整理、保管與本所檔案有關(guān)的資料，提供具有參考價(jià)值的文獻(xiàn)；做好檔案的管理保管工作，防止泄密和丟失損毀檔案事件的發(fā)生；對(duì)檔案進(jìn)行編制，方便檢索查找等；開展檔案編研，將檔案分級(jí)歸類；負(fù)責(zé)填報(bào)和編寫政府單位有關(guān)檔案工作的統(tǒng)計(jì)和調(diào)查資料；處理檔案的鑒定、銷毀和移交工作等。檔案管理人員的工作量大，且工作程序繁瑣，很多政府單位的檔案管理都是人工進(jìn)行，這在一定程度上就會(huì)導(dǎo)致檔案管理進(jìn)程緩慢，工作效率低下，雖然消耗了政府單位的人力、物力、財(cái)力，卻沒有很大的成效。另外，檔案管理人員在長時(shí)間進(jìn)行檔案管理的工作后會(huì)產(chǎn)生懈怠心理，對(duì)工作產(chǎn)生抵觸情緒，認(rèn)為即使做了也沒有什么明顯的效果，就會(huì)出現(xiàn)應(yīng)付心態(tài)，不利于檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。二、針對(duì)政府單位檔案管理過程中遇到的困境的解決措施上文簡單列舉了一些政府單位檔案管理工作中會(huì)遇到的一些問題，接下來就給出一些解決措施。（一）重視檔案管理工作第一，政府單位要做的就是思想上的轉(zhuǎn)變，糾正對(duì)于檔案管理的觀念，認(rèn)清檔案管理工作對(duì)于單位發(fā)展的重要性以及促進(jìn)作用，明確檔案管理在政府單位發(fā)展過程中的地位。第二，要根據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)的改革，引入一些新穎的管理方式，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念；第三，加大對(duì)檔案管理工作部門的資金投入力度，并且建立資金使用監(jiān)督制度，管理好每一筆資金流向，讓資金真正用于檔案管理工作部門的實(shí)際需要；第四，完備基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理部門配備先進(jìn)的管理器材等；第五，定期對(duì)檔案管理工作部門人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)可以包括培訓(xùn)員工對(duì)于管理制度的認(rèn)知、明確規(guī)定的工作內(nèi)容等。（二）采用科學(xué)技術(shù)與人工整理相結(jié)合的檔案管理方式當(dāng)前社會(huì)中科學(xué)技術(shù)處于飛速發(fā)展的階段，很多行業(yè)都將信息數(shù)據(jù)處理方式納入管理體系中，檔案管理也應(yīng)該跟上時(shí)代的潮流，使用便捷的信息管理方式，利用計(jì)算機(jī)程序去進(jìn)行檔案管理。利用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理還具有很多的益處，例如：可以方便快捷的錄入信息，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，也設(shè)置有簡單操作的檢索工具，在很大程度上節(jié)省人力、物力、財(cái)力，鼓舞員工的工作熱情，提高工作效率，也可以對(duì)檔案資料進(jìn)行雙重安全保證?？偠灾糜?jì)算機(jī)程序進(jìn)行檔案管理工作是一舉多得的，但是這并不是要求完全拋棄人工檔案管理的方式，而是將檔案管理的主要媒介轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)程序管理為主，人工管理為輔，兩者相結(jié)合去進(jìn)行工作。例如：在檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)程序能夠很好地把信息進(jìn)行分類管理，也能夠快速查找到相應(yīng)的內(nèi)容，但是不能替代人工進(jìn)行實(shí)體類資料的整理。線上信息快速檢索，查找便利，但實(shí)體信息卻是一團(tuán)糟的現(xiàn)象不值得提倡，所以說，計(jì)算機(jī)程序要與人工管理相結(jié)合，兩者相輔相成，共同進(jìn)行管理。（三）建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加大管理力度既要讓檔案管理工作公開透明，也要加大對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督力度。政府單位要為檔案管理工作部門制定一套與實(shí)際相符合的管理制度，將每個(gè)工作人員都納入管理體制內(nèi)，例如：可以實(shí)行舉報(bào)監(jiān)督制度，讓員工之間互相監(jiān)督，鼓勵(lì)員工舉報(bào)檔案管理工作中出現(xiàn)問題的人員或者出現(xiàn)的具體問題，監(jiān)督人員在核實(shí)舉報(bào)事件真?zhèn)魏蠼o予相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。政府單位要定期為檔案管理人員開展一些以“單位事業(yè)為主，單位利益為先，盡全力做好本職工作”為宗旨的思想教育講座，潛移默化地對(duì)員工的思想進(jìn)行熏陶，讓員工樹立起符合政府單位價(jià)值觀的工作理念，從思想上糾正員工的工作觀念。三、