采購業(yè)務(wù)處理

采購業(yè)務(wù)處理2023/11/27物流業(yè)務(wù)處理-采購采購資料采購業(yè)務(wù)采購發(fā)票采購報表供貨信息物料對應(yīng)表收（退）料通知單采購訂單采購申請單普通發(fā)票費用發(fā)票報表分析查詢分析庫存查詢增值稅發(fā)票外購入庫單流程設(shè)計（一）采購系統(tǒng)功能模塊2023/11/27采購資料設(shè)置案例：上海電線廠對電源訂貨在100以內(nèi)（含100個），報價為10元；100以上，報價為9元，為了控制采購成本，綠色原野公司要求電源采購價格不得高于12元。步驟：選擇[系統(tǒng)設(shè)置][基礎(chǔ)資料][采購管理][采購價格管理]，進入價格管理窗口。2023/11/272023/11/272023/11/27（二）采購業(yè)務(wù)處理1.采購一般流程采購申請單采購訂單收貨通知單外購入庫單采購發(fā)票各部門申請采購部門采購?fù)ㄖ獋}庫收貨倉庫收貨財務(wù)收到發(fā)票2023/11/272.采購三個核心單據(jù)采購訂單采購發(fā)票外購入庫單采購部門倉庫部門財務(wù)部門2023/11/27采購申請單采購申請單是各業(yè)務(wù)部門或計劃部門根據(jù)主生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、庫存管理需要、銷售訂貨、或零星需求等實際情況，向采購部門提請購貨申請、并可批準采購的業(yè)務(wù)單據(jù)。采購申請也可以由采購部門統(tǒng)一匯總輸入或系統(tǒng)自動合并。

2023/11/27采購訂單采購訂單是企業(yè)采購部門根據(jù)各種采購申請單制定，并交給供應(yīng)商作為訂貨依據(jù)的單據(jù)。采購訂單是采購訂貨業(yè)務(wù)工作中非常重要的一個管理方式，通過采購訂單可以直接向供應(yīng)商訂貨并可查詢采購訂單的收料情況和訂單執(zhí)行狀況。2023/11/27收料通知單收料通知單是采購部門在物料到達企業(yè)后，登記由誰驗收、由那個倉庫入庫等情況的詳細單據(jù)，便于物料的跟蹤與查詢一般來說，收料通知單可以通過手工錄入、訂單確認、采購發(fā)票關(guān)聯(lián)、由銷售出庫單自動生成等多途徑生成。2023/11/27外購入庫單外購入庫單，又稱收貨單、驗收入庫單等，是確認貨物入庫的書面證明，外購入庫單也是財務(wù)人員據(jù)以記賬、核算成本的重要原始憑證。2023/11/27采購發(fā)票采購發(fā)票是企業(yè)采購物料時供應(yīng)商開據(jù)的發(fā)票，是財務(wù)上非常重要的一種原始單據(jù)。采購發(fā)票在形式上分為專用和普通兩種，它們的區(qū)別在于專用發(fā)票涉及增值稅，而普通發(fā)票不涉及，具體選擇可以按用戶實際情況選擇。不管是專用發(fā)票還是普通發(fā)票也分兩種，即藍字、紅字發(fā)票，它們的生成方式也有所不同。藍字發(fā)票是真正的采購發(fā)票，而紅字采購發(fā)票則是指退貨發(fā)票。普通發(fā)票在格式上只比專用發(fā)票少了幾個與增值稅有關(guān)的項目其他操作相同。2023/11/27費用發(fā)票是運輸單位開給購貨單位、加工單位開給來料單位等，據(jù)以付款、記賬、納稅的依據(jù)多張入庫單可對應(yīng)一張開票，一張入庫單也可拆單對應(yīng)多張發(fā)票如果是采購?fù)素?，則在采購發(fā)票單據(jù)中選擇紅字2023/11/27鉤稽鉤稽即是將入庫單的數(shù)量與發(fā)票進行核對，是核算入庫成本的依據(jù)。在企業(yè)的采購業(yè)務(wù)開展過程中，并不是一張發(fā)票嚴格地對應(yīng)一張入庫單，經(jīng)?？赡苁且还P采購業(yè)務(wù)，企業(yè)分多次收貨入庫，而供應(yīng)商匯總開出一張發(fā)票，為了正確核算出每一次采購的成本，需要將每次的采購發(fā)票和外購入庫單進行鉤對。或者運輸途中發(fā)生的運費需要由企業(yè)承擔(dān)，也需要將運費發(fā)票和入庫單進行鉤對。2023/11/27鉤稽采購發(fā)票和外購入庫單鉤稽的條件是：

1、兩者供應(yīng)商相同

2、兩者單據(jù)狀態(tài)必須是已審核、尚未完全鉤稽（即鉤稽狀態(tài)是部分鉤稽或未鉤稽）

3、對于受托入庫采購方式的單據(jù)鉤稽時，兩者的采購方式必須一致

4、對于委外加工類型的入庫單進行鉤稽時，兩者的業(yè)務(wù)類型必須一致

5、兩者都必須是以前期間或當期的單據(jù)

6、兩者的物料、輔助屬性、本次鉤稽數(shù)量必須一致一張發(fā)票可以與多張入庫單鉤稽，多張發(fā)票也可以與一張入庫單鉤稽，同樣，多張發(fā)票可以與多張入庫單鉤稽。2023/11/273.采購典型業(yè)務(wù)流程（1）票到貨到

（2）票到貨未到（3）貨到票未到（暫估入庫）（4)票到貨部分到

（5）貨到票部分到（6）退貨業(yè)務(wù)2023/11/27普通采購業(yè)務(wù)流程圖采購部崔小燕：

1、5日擬采購電源100個，擬采購單價為10元。

2、經(jīng)過幾輪詢價，8日和石家莊電子廠簽定協(xié)議，采購電源100個，采購單價為10元，并約定12日到貨。

3、通知倉管人員準備收貨。倉庫管理員何佳12日收到石家莊電子廠送來的100個電源，當日入原料倉。會計滿軍13日收到石家莊電子廠開來的增值稅發(fā)票，金額1000元，稅額170元。同時還有代墊的運費發(fā)票200元。主管人員各業(yè)務(wù)主管人員負責(zé)審核所負責(zé)業(yè)務(wù)的所有單據(jù)。2023/11/27普通采購業(yè)務(wù)流程圖其中，藍色單據(jù)在采購系統(tǒng)處理，也是最基本的業(yè)務(wù)流程。采購申請單、收料通知單可以根據(jù)企業(yè)需要選擇是否使用。該流程體現(xiàn)的實際業(yè)務(wù)是：貨先到，發(fā)票后到，最后付款，同時入庫單和發(fā)票都在同一個期間入賬，處理相對簡單。需要注意的是：如果發(fā)票和入庫單不在同一個期間入賬，則倉庫賬和財務(wù)賬可以存在不一致的情況，為了保證賬實相符，此時需要財務(wù)根據(jù)入庫單進行估價入賬。采購申請單采購訂單收料通知單外購入庫單采購發(fā)票付款單2023/11/27采購申請單[供應(yīng)鏈][采購管理][采購申請][手工錄入]，單擊進入采購申請單新增窗口。填制單據(jù)內(nèi)容，保存后，由主管人員審核。2023/11/272023/11/27采購訂單[供應(yīng)鏈][采購管理][訂單處理][采購訂單-錄入]，單擊進入采購訂單新增窗口。填制單據(jù)內(nèi)容，保存后，由主管人員審核。2023/11/272023/11/27收料通知單[供應(yīng)鏈][采購管理][收料通知][收料通知單-錄入]，單擊進入收料通知單新增窗口。填制單據(jù)內(nèi)容，保存后，由主管人員審核。2023/11/272023/11/27外購入庫單[供應(yīng)鏈][采購管理][入庫][外購入庫單-錄入]，單擊進入外購入庫單新增窗口。填制單據(jù)內(nèi)容，保存后，由主管人員審核。2023/11/272023/11/27采購發(fā)票[供應(yīng)鏈][采購管理][結(jié)算][采購發(fā)票-錄入]，單擊進入采購發(fā)票新增窗口。填制單據(jù)內(nèi)容，保存后，由主管人員審核。2023/11/272023/11/27費用發(fā)票[供應(yīng)鏈][采購管理][費用發(fā)票][費用發(fā)票-錄入]，單擊進入費用發(fā)票新增窗口。填制單據(jù)內(nèi)容，保存后，由主管人員審核。2023/11/272023/11/27采購發(fā)票鉤稽[供應(yīng)鏈][采購管理][結(jié)算][采購發(fā)票-鉤稽/補充鉤稽]，單擊進入采購發(fā)票過濾窗口。選擇全部發(fā)票，單擊[確定]，進入采購發(fā)票序時簿。選擇一張還沒有鉤稽的發(fā)票，單擊[鉤稽]。選擇對應(yīng)鉤稽的采購發(fā)票、費用發(fā)票、外購入庫單，單擊[鉤稽]，系統(tǒng)提示成功。2023/11/272023/11/27采購業(yè)務(wù)案例介紹----暫估入庫案例：

采購部崔小燕于4月20日向石家莊電子廠購買音箱100個，單價50元（不含稅）；4月25貨到，當日采購部門通知倉庫入庫，倉庫管理員何佳入原料倉，發(fā)票本月未到。采購申請單采購訂單收料通知單外購入庫單采購發(fā)票(本月不做)2023/11/27采購業(yè)務(wù)案例介紹----單先到貨后到案例：

采購部崔小燕于4月20日向長安高科技公司購買主板100個，單價200元（不含稅）；4月25日收到長安高科技公司開出的增值稅發(fā)票，4月30日貨到，當日采購部門通知倉庫入庫，倉庫管理員何佳入原料倉。采購申請單采購訂單收料通知單外購入庫單采購發(fā)票付款單

該流程體現(xiàn)的實際業(yè)務(wù)是：先收到發(fā)票后收到商品，最后付款。該種情況下，企業(yè)在沒有收到訂購的貨物時一般不會先付款，只有在商品入庫后才會辦理付款手續(xù)。2023/11/27采購業(yè)務(wù)案例介紹----退貨案例：

倉庫管理員何佳發(fā)現(xiàn)13日向蘇州電子廠購買入庫的鍵盤10個有質(zhì)量問題，采購人員決定于13日從材料庫退貨。14日蘇州電子廠開出紅字增值稅發(fā)票。紅字外購入庫單紅字采購發(fā)票退款單退料通知單原收料通知單2023/11/27退貨業(yè)務(wù)2023/11/27采購業(yè)務(wù)案例介紹——直運業(yè)務(wù)案例：采購部門業(yè)務(wù)員崔小燕應(yīng)供應(yīng)商深圳有限公司的訂單要求15日向深圳有限公司訂購內(nèi)存條50個，不含稅單價50，不進行入庫，直接發(fā)送給客戶深圳榮普公司。采購訂單采購發(fā)票2023/11/27采購業(yè)務(wù)案例介紹----分次收到貨物案例：采購部崔小燕于4月21日向長安高科技公司購買主板200個，單價190元（不含稅）；4月25日收到長安高科技公司發(fā)來的主板100個，同日倉庫入庫，4月28日再次收到長安高科技公司發(fā)來的主板100個，同日倉庫入庫，4月30日收到長安高科技公司開來的增值稅發(fā)票。采購申請單采購訂單收料通知單1外購入庫單1采購發(fā)票付款單外購入庫單2。。。。。收料通知單2。。。。。

該流程體現(xiàn)的實際業(yè)務(wù)是：先分次收貨，再根據(jù)匯總的發(fā)票進行付款。注意單據(jù)的多次關(guān)聯(lián)操作。2023/11/27采購業(yè)務(wù)案例介紹----代管物資案例：

7月25日收到廣州省電力儀器制造有限公司發(fā)來的代管物資CPU100片，入代管庫。收料通知單退料通知單

該流程一般適用有長期業(yè)務(wù)關(guān)系的商家，代為暫時保管商品。代為保管商品時，一般只核算商品的數(shù)量，不關(guān)注商品的質(zhì)量或價格。在系統(tǒng)中則是通過虛倉管理來與正常的商品出入庫操作進行區(qū)分。2023/11/27采購業(yè)務(wù)案例介紹----受托代銷

案例：1、4月25日收到受托方廣州省電力儀器制造有限公司發(fā)來的飛利浦顯示器200臺，單價1000元。2、4月28日代銷給江門電器公司150臺，單價1500元。3、4月30日把未銷售完的顯示器50臺退回給受托方廣州省電力儀器制造有限公司。收料通知單外購入庫單采購發(fā)票付款單銷售出庫單銷售發(fā)票收款單退料通知單

該流程體現(xiàn)的實際業(yè)務(wù)是：收到代銷商品時，先放入代管倉。根據(jù)實際銷售的數(shù)量情況，先做同樣數(shù)量的采購入庫，同時再做銷售出庫，未銷售完成的商品退回給受托方。2023/11/27采購單據(jù)查詢供應(yīng)鏈——》采購管理——》單據(jù)查詢——》上查和下查物流業(yè)務(wù)操作-采購2023/11/27物流業(yè)務(wù)操作-采購2023/11/27庫存查詢即時庫存查詢

在即時庫存查詢中，使用者可對某個所關(guān)心的物料進行查詢現(xiàn)有庫存情況，也可查看全部物料全部倉庫的現(xiàn)有庫存情況，也可查看某個倉庫中存在有多少種物料，每種物料的數(shù)量。2023/11/27即時庫存數(shù)量，系統(tǒng)按【核算參數(shù)】中設(shè)置的“庫存更新控制”來隨時更新當前庫存數(shù)量，庫存更新控制分為保存后更新庫存和審核后更新庫存。*

倉庫分類查詢*

物料分類查詢*

即時庫存相關(guān)功能2023/11/27按倉庫分類查詢即時庫存查詢按倉庫分類查詢，主要是實現(xiàn)按倉庫進行匯總查詢的功能；此時即時庫存查詢界面是按倉庫分級顯示。2023/11/27按物料分類查詢即時庫存查詢按物料分類查詢，主要是實現(xiàn)按物料進行匯總查詢的功能；此時即時庫存查詢界面是按物料分級顯示。2023/11/27即時庫存相關(guān)功能

搜索排序過濾查找查找和過濾的區(qū)別：過濾只針對當前的數(shù)據(jù)，查找針對即時庫存中所有的數(shù)據(jù)；過濾結(jié)果的顯示是在哪一個節(jié)點過濾，則在哪一個節(jié)點顯示，查找則不管在哪一個節(jié)點過濾，查找結(jié)果均在根節(jié)點顯示，即在物料或者倉庫處顯示。2023/11/27K/3供應(yīng)鏈提供了豐富的統(tǒng)計報表，包括采購訂單執(zhí)行情況明細表、采購訂單執(zhí)行情況匯總表、費用發(fā)票匯總表、費用發(fā)票明細表、委外加工材料明細表、委外加工材料匯總表、委外加工核銷明細表、委外加工核銷匯總表等2023/11/27采購訂單執(zhí)行情況匯總表采購訂單執(zhí)行情況匯總表是按關(guān)鍵字匯總數(shù)據(jù)、以綜合反映訂單執(zhí)行情況的報表。即可以按物料類別、供應(yīng)商類別等匯總反映根據(jù)不同條件所查詢到的匯總數(shù)據(jù)。該報表的生成與采購匯總表生成的操作方式一致。2023/11/27所謂執(zhí)行是指采購訂單通過直接關(guān)聯(lián)外購入庫單、或者通過關(guān)聯(lián)收料通知單、再關(guān)聯(lián)外購入庫單的間接關(guān)聯(lián)方式，顯示貨物的訂貨數(shù)和實際入庫數(shù)量，進行比較并顯示其中差異。如果企業(yè)進行分銷管理業(yè)務(wù)操作，還要包括采購訂單關(guān)聯(lián)收料通知單、再關(guān)聯(lián)其他入庫單這種集團內(nèi)調(diào)撥業(yè)務(wù)的間接關(guān)聯(lián)方式，它是訂單執(zhí)行管理功能在報表處理的延續(xù)，也是對訂單執(zhí)行結(jié)果的綜合體現(xiàn)。2023/11/27采購訂單執(zhí)行情況明細表采購訂單執(zhí)行情況明細表是按供應(yīng)商反映的每張采購訂單的詳細執(zhí)行情況，它與匯總表一起，分別從詳細和匯總的角度反映訂貨的入庫情況。該報表的生成與采購明細表生成的操作方式一致。采購訂單執(zhí)行情況明細表是訂單執(zhí)行管理功能在報表處理的延續(xù)，也是對訂單執(zhí)行結(jié)果的詳細體現(xiàn)，是采購訂單執(zhí)行情況匯總表的有效補充。2023/11/27采購匯總表查詢采購匯總表是綜合反映一定時間物料的匯總購進情況，是采購發(fā)票和外購入庫情況的結(jié)合查詢，它反映采購基本業(yè)務(wù)——入庫情況和購進成本的對應(yīng)情況及差異，也是最常用的報表之一。

供應(yīng)鏈——》采購管理——》報表分析——》采購匯總表物流業(yè)務(wù)操作-采購2023/11/27采購明細表采購明細表是詳細反映一定時間每個物料的購進情況，是對采購發(fā)票和外購入庫情況的結(jié)合查詢，它反映采購基本業(yè)務(wù)——入庫情況和購進成本的對應(yīng)情況及差異，也是最常用的報表之一。2023/11/27供應(yīng)商供貨ABC分析供應(yīng)商供貨ABC分析是是確定每一個購貨單位某個時段內(nèi)簽訂訂單金額占總訂貨金額的比例和供貨額占供貨總額的比例，并以供貨占訂貨百分比進行ABC排序。在分析報表中統(tǒng)計的訂單必須已審核訂單。

2023/11/27ABC分析法ABC分析法：是日常庫存管理控制中廣泛采用的一種方法，其基本原理是對庫存的所有物料，按照全部的貨幣價值從大到小排序，然后按成本比重高低將各成本項目分為A、B、C三類，對不同類別的成本采取不同控制方法。其劃分如表14-1：2023/11/272023/11/27從上表可以看出，ABC分析的基本點是將企業(yè)的全部存貨區(qū)分為A、B、C三類，屬于A類的是少數(shù)價值高的最重要項目，品種少、而單位價值卻較大。也就是，從品種數(shù)看，這類存貨的品種數(shù)大約只占全部存貨總品種數(shù)的10％