【行政管理】崗位職責(zé)

【行政管理】崗位職責(zé)

崗位描述人力資源部經(jīng)理

崗位名稱：人力資源部經(jīng)理

直接上級：行管總監(jiān)

直接下級：人事部主管、培訓(xùn)部主管

本職工作：負(fù)責(zé)公司人力資源的管理，為公司提供和培養(yǎng)合格的人

才。

直接責(zé)任：

(1)根據(jù)公司實(shí)際情況和開展規(guī)劃擬定公司人力資源方案,經(jīng)批準(zhǔn)

后組織實(shí)施。

(2)制訂人力資源部年度工作目標(biāo)和工作方案，按月做出預(yù)算及工

作方案，經(jīng)批準(zhǔn)后施行。

(3)組織制訂公司用工制度、人事管理制度、勞開工資制度、人事

檔案管理制度、員工手冊、培訓(xùn)大綱等規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)那末和人

力資源部工作程序，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。

(4)制訂人力資源部專業(yè)培訓(xùn)方案并協(xié)助培訓(xùn)部實(shí)施、考核。

(5)加強(qiáng)與公司外同行之間的聯(lián)系。

(6)負(fù)責(zé)在公司內(nèi)外采集有潛力的和所需的人材信息并組織招聘工

作。

(7)審批公司員工薪酬表，報總經(jīng)理核準(zhǔn)后轉(zhuǎn)會計部執(zhí)行。

(8)組織辦理員工績效考核工作并負(fù)責(zé)審查各項(xiàng)考核、培訓(xùn)結(jié)果。

(9)制訂述職周期經(jīng)批準(zhǔn)后安排述職活動。

(10)審批經(jīng)人事部核準(zhǔn)的過失單和獎勵單，并安排執(zhí)行。

(11)受理員工投訴和員工與公司勞動爭議事宜并負(fù)責(zé)及時解決。

(12)按工作程序做好與相關(guān)部門的橫向聯(lián)系，并及時對部門間爭

議提出界定要求。

(13)負(fù)責(zé)人力資源部主管的工作程序和規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)那末的

培訓(xùn)、執(zhí)行和檢查。

(14)及時準(zhǔn)確傳達(dá)上級指示。

(15)定期主持人力資源部的例會，并參加公司有關(guān)人事方面的會

議。

(16)審批人力資源部及與其相關(guān)的文件。

(17)了解人力資源部工作情況和相關(guān)數(shù)據(jù)，采集分析公司人事、

勞資信息并定期向總經(jīng)理、行政總監(jiān)提交報告。

(18)定期向行管總監(jiān)述職。

(19)在必要情況下向下級授權(quán)。

(20)制定直接下級的崗位描述，定期聽取述職并對其做出工作評

定。

(21)指導(dǎo)、巡視、監(jiān)視、檢查所屬下級的各項(xiàng)工作。

(22)受理下級上報的合理化建議，按照程序處理。

(23)及時對下級工作中的爭議作出裁決。

(24)填寫直接下級過失單和獎勵單，根據(jù)權(quán)限按照程序執(zhí)行。

(25)培訓(xùn)和發(fā)現(xiàn)人材，根據(jù)工作需要按照申請招聘、調(diào)配直接下

級，負(fù)責(zé)真直接下級崗位人員任用的提名。

(26)根據(jù)工作需要進(jìn)行現(xiàn)場指揮。

(27)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件等資料的保管和定期歸檔工作。

(28)指定專人負(fù)責(zé)本部門和下級部門所使用的辦公用具、設(shè)備設(shè)

施的登記臺帳、定期盤點(diǎn)、報損報失等工作

(29)關(guān)心所屬下級的思想、工作、生活。

(30)代表公司與政府對口部門和有關(guān)社會團(tuán)體、機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)。

領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：

(1)對人力資源部工作目標(biāo)和方案的完成負(fù)責(zé)。

(2)對公司人力資源的合理配備和公司所需人材的及時補(bǔ)充負(fù)責(zé)。

(3)對公司招聘的員工素質(zhì)負(fù)責(zé)。

(4)對及時合理合法解決公司與員工的勞動爭議負(fù)責(zé)。

(5)對已批準(zhǔn)的獎懲決定執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。

(6)對提供應(yīng)決策部門的人員編制及勞開工資測算數(shù)據(jù)的合理、準(zhǔn)

確性負(fù)責(zé)。

(7)對公司人事、勞資檔案的齊全、完整與定期歸檔負(fù)責(zé)。

(8)對人力資源部工作程序和負(fù)責(zé)監(jiān)視檢查的規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)那

么的執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。

(9)對所屬下級的紀(jì)律行為、工作秩序、整體精神面貌負(fù)責(zé)。

(10)對人力資源部預(yù)算開支的合理支配負(fù)責(zé)。

(11)對人力資源部所掌管的公司秘密的安全負(fù)責(zé)。

(12)對人力資源部給公司造成的影響負(fù)責(zé)。

主要權(quán)力：

(1)對公司編制內(nèi)招聘有審核權(quán)。

(2)對公司員工手冊有解釋權(quán)。

(3)有關(guān)人事調(diào)動、招聘、勞資方面的調(diào)檔權(quán)。

(4)對限額資金的使用有批準(zhǔn)權(quán)。

(5)有對人力資源部所屬員工和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的管理權(quán)和指揮權(quán)。

(6)對所屬下級的工作有指導(dǎo)、監(jiān)視、檢查權(quán)。

(7)有對直接下級崗位調(diào)配的建議權(quán)、任用的提名權(quán)和獎懲的建議

權(quán)。

(8)對所屬下級的管理水平和業(yè)務(wù)水平有考核權(quán)。

(9)有代表公司與政府相關(guān)部門和有關(guān)社會團(tuán)體、機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)的權(quán)

力。

管轄范圍：

(1)人力資源部所屬員工。

(2)人力資源部所屬辦公場所及衛(wèi)生責(zé)任區(qū)。

(3)人力資源部辦公用具、設(shè)備設(shè)施?！拘姓芾怼哭k公室主任

工作責(zé)任制度辦公室主任工作責(zé)任制度

(一)職務(wù)

1.負(fù)責(zé)催促、檢查行政部門對黨和國家的方針政策、上級指示和廠

長辦公會、廠務(wù)會決議及廠長決定的貫徹執(zhí)行。

2.定期組織采集、分析、綜合全廠生產(chǎn)、行政各方面的情況，主動

做好典型經(jīng)驗(yàn)的調(diào)查總結(jié)，及時向廠長匯報、請示工作，并定期向

上級書面匯報。

3.根據(jù)廠長指示，負(fù)責(zé)組織廠長主持的工作會議，安排做好會務(wù)工

作。

4.負(fù)責(zé)起草廠長授意的綜合性工作方案、總結(jié)和工作報告，主動為

廠長當(dāng)好參謀。

5.組織起草廠部文件(對各職能科室以廠部名義起草的文件負(fù)責(zé)審

核)，做好全廠文件的編號、打印、發(fā)放以及行政文件的立卷、歸

檔、保管工作。

6.組織做好廠部印鑒、介紹信使用保管、函電收發(fā)和報刊收訂分發(fā)

工作，及時編寫工廠大事記。

7.會同黨辦負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排涉及多部門領(lǐng)導(dǎo)參加的各種會議。

8.組織做好來客接待和小車的管理工作。

9.指導(dǎo)做好話務(wù)與機(jī)線維修工作。

10.根據(jù)廠長方針目標(biāo)要求，及時編制本室方針目標(biāo)展開，并組織檢

查、診斷、落實(shí)。

11.負(fù)責(zé)全廠公辦用房的分配調(diào)整及辦公用品用具標(biāo)準(zhǔn)的制訂和管

理，并對辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化及各科室文明辦公進(jìn)行檢查催促。

12.負(fù)責(zé)完成廠長暫時交辦的各項(xiàng)任務(wù)。

（二）職權(quán)

1.有權(quán)向全廠各部門索取必要的資料和情況。

2.對廠部會議決議和廠長指示的貫徹執(zhí)行情況，有權(quán)檢查催促。

3.有權(quán)催促各部門按時按要求完成上級機(jī)關(guān)下達(dá)的工作任務(wù)。

4.有權(quán)催促各部門及時做好文件、資料的立卷、歸檔工作。

5.有權(quán)按廠長的指示、協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。

6.有權(quán)安排調(diào)度小車的使用。

7.對各科室以廠部名義起草的文件有審核和校正權(quán)。

8.對不符合上級規(guī)定，或者質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料有權(quán)

拒絕打印發(fā)放。

9.對要求多部門領(lǐng)導(dǎo)參加的會議有綜合平衡或者精簡壓縮的權(quán)力。

10.有權(quán)根據(jù)廠長的指示，對辦公用房進(jìn)行分配和調(diào)整，對辦公用

品，用具標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行檢查、催促。

（三）職責(zé)

1.對得知生產(chǎn)行政工作浮現(xiàn)異常情況，未能及時向廠長反映，以致

造成重大損失負(fù)責(zé)。

2.對廠部行文發(fā)生過失，采集與的資料失實(shí)造成嚴(yán)重后果負(fù)責(zé)。

3.對機(jī)密文件和文書檔案管理不嚴(yán)，發(fā)生失密、泄密或者喪失、損

壞負(fù)責(zé)。

4.對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時，或者發(fā)生喪失、誤傳現(xiàn)

象，影響工作負(fù)責(zé)。

5.對印鑒、介紹信管理不嚴(yán)，使用不當(dāng)造成不良后果負(fù)責(zé)。

6.對所屬效勞工作質(zhì)量差造成不良影響負(fù)責(zé)。

7.對本室所屬崗位發(fā)生設(shè)備、人身、交通、火災(zāi)事故負(fù)責(zé)。

8.對未及時根據(jù)工廠方針目標(biāo)要求，編制好本室方針目標(biāo)未及時檢

查、診斷和落實(shí)負(fù)責(zé)。

9.副主任協(xié)助主任工作，并對主任布置的工作負(fù)責(zé)?！拘姓芾怼?/p>

秘書工作細(xì)那末秘書工作細(xì)那末

第一章秘書的任務(wù)

第一條秘書的任務(wù)是代替公司經(jīng)理處理那些可由其他人完成的工

作和為經(jīng)理的工作做好準(zhǔn)備。

第二條本公司秘書工作內(nèi)容較復(fù)雜，簡單概括如下：

L傳達(dá)；

2.運(yùn)轉(zhuǎn)；

3.助手；

4.書籍文件；

5.室內(nèi)；

6.代行事務(wù)；

7.會議事務(wù)；

8.調(diào)查；

9.記錄；

10.接待。

第三條以上工作的內(nèi)容以及分量，根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項(xiàng)工作的

具體內(nèi)容決定。

第二章秘書的工作內(nèi)容

第四條傳達(dá)事務(wù)的工作內(nèi)容具體如下：

1.接待來訪

來訪者各有不同，事有大小，秘書要區(qū)別對待。對應(yīng)該會見的人，

應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對方的意圖，并引其進(jìn)入會客室或者經(jīng)理辦公室，不管

對方要求見面還是僅僅預(yù)約。對不宜會見的人，在請示經(jīng)理后以

“不在”、“正在開會”或者“工作很忙”等為由拒絕對方，或

者是將個人意見報經(jīng)理后作出答復(fù)。

2.收聽

收聽時一定要先聲明“這里是XX公司”等，然后記下對方的姓

名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對方情況，不妨礙時可明確答

復(fù)，但普通不說經(jīng)理是否在。

3.轉(zhuǎn)達(dá)

需要轉(zhuǎn)達(dá)時要正確聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，并準(zhǔn)確、迅速

地轉(zhuǎn)達(dá)。

4.文件的收發(fā)及分送

收到的郵件或者送來的文件，首先要區(qū)別是需直接送呈經(jīng)理的，還

是需秘書先進(jìn)行處置和的，或者是私用文書，需經(jīng)理辦理的要直

接送交經(jīng)理。經(jīng)理不在時，如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報、

快遞，可用告知。

第五條日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作

1.日程的'設(shè)計及其安排

對所確定經(jīng)理應(yīng)處理的事項(xiàng)，如會見、出席高層職員會、總會等會

議的日期和時間進(jìn)行記錄，并隨時進(jìn)行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定日程

表。日程方案應(yīng)記入每月日程表，必要時在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變

更情況。

2.準(zhǔn)備及安排

有些工作需要特殊的準(zhǔn)備和安排，這些工作通常都有一定的時間限

制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。

第六條用品的

秘書應(yīng)將經(jīng)理工作中所需的文件資料、各項(xiàng)用品及備用品事先準(zhǔn)備

齊全。

1.在辦公室內(nèi)

時常使用的物品及備用品，應(yīng)在適宜的地方放置適宜的數(shù)量。為

此，應(yīng)設(shè)計一張用品及備用品的明細(xì)表，在上面記下品種，一月或

者一周所需數(shù)量以及補(bǔ)充的數(shù)量和補(bǔ)充日期，此外還必須存有一

定量的備用品，以便隨時補(bǔ)充。

2.經(jīng)理外出時

經(jīng)理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)事先準(zhǔn)備好一定數(shù)

量，需要收入提包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品

應(yīng)在問詢過經(jīng)理后制作一張明細(xì)表，事先貼在那里以防遺漏。如果

是出差，還應(yīng)考慮出差地點(diǎn)和天數(shù)等，更要時常征詢經(jīng)理意圖，以

準(zhǔn)備好所需用品。

3.文件、資料的準(zhǔn)備

首先要清晰哪些文件是重要的，如不明白，要詳細(xì)問詢，以便將可

能會用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全，然后畫一張文件明細(xì)表以方便使

用。

第七條文件業(yè)務(wù)

1.為使經(jīng)理處理完畢或者正在使用的文件不喪失、散亂，并且隨時

可以提用，需要對這些文件進(jìn)行。工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文

件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要時常，以便很

容易地查到文件。

2.工作的關(guān)鍵是分類工程確實(shí)定、保管及文件用品的選擇和、借閱

手續(xù)的完善。

3.業(yè)務(wù)文件分為正在處理的文件、正在運(yùn)行的現(xiàn)行文件和已處理完

畢的文件，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用根據(jù)還可以分為每日必

用、常用和不常用三種。

4.經(jīng)過這樣的后，有必要對其進(jìn)行裝訂，并給每一個文件集合體以

一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細(xì)

表，將表張貼在保管場所或者保管人的桌子上，便于參照。

第八條、清掃工作

此項(xiàng)工作應(yīng)由秘書催促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意如下

幾點(diǎn)：

1.清理桌面

臺歷和墻上的日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抹干凈。常用品要準(zhǔn)

備好，并按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，

有破損和污染的物品要清掃或者更換。【行政管理】秘書工作細(xì)那

末2.室內(nèi)的物品都要放在固定的地方。

3.根據(jù)當(dāng)天的天氣情況隨時調(diào)整空調(diào)和窗簾。

第九條代行業(yè)務(wù)

秘書可以代行的事務(wù)主要有：

1.參加慶典、喪禮等儀式

這種場合要特殊留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時還要十

分講究應(yīng)酬、應(yīng)酬的用語。

2.轉(zhuǎn)達(dá)經(jīng)理意見或者命令

表達(dá)經(jīng)理意見要完整準(zhǔn)確，注意簡潔、迅速。有時根據(jù)情況，還要

將對方的答復(fù)向經(jīng)理匯報。

第十條會議事務(wù)

該項(xiàng)事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理，包括：各項(xiàng)物品

的購入及發(fā)放、資產(chǎn)的調(diào)配及運(yùn)用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目

記錄及管理。

1.關(guān)于資產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細(xì)表，至少一個月要制作一張

月報表，在特殊情況下，要隨時根據(jù)經(jīng)理副經(jīng)理的要求拿出報表。

2.處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

(1)支出及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記入現(xiàn)金出納賬中。

現(xiàn)金出納賬與現(xiàn)金余額的多少應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘

書的印章以明確責(zé)任，每一個月應(yīng)有兩三次，將這些收據(jù)匯總后讓

經(jīng)理過目；

(2)日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量，除此之外，假設(shè)有特殊工

程，應(yīng)申請?zhí)厥庵С龅馁Y金或者開出支票；

(3)開具支票需有收據(jù)或者其他憑證，并在支票上記下用途，由

經(jīng)理蓋章；

(4)資產(chǎn)分為土地、建造物、有價證券、備用品及各種家具雜物的

押金等。應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺賬及有價證券簿，詳細(xì)記錄各種資產(chǎn)

的內(nèi)容、單價、數(shù)量、現(xiàn)有額及出入額等；

(5)銀行存款及郵政儲蓄要設(shè)存款底賬。承受款項(xiàng)者應(yīng)按名稱分別

立賬并明示余額。

3.各種物品的購入和發(fā)放應(yīng)特殊注意有無使用申請和手續(xù)是否齊

備，并及時入賬，以免遺忘和推遲記賬。

第十一條協(xié)助調(diào)查

公司的調(diào)查通常分為特命調(diào)查和普通性調(diào)查兩類。公司在開展各種

調(diào)查工作時，辦公室秘書須做好協(xié)助工作。

1.進(jìn)行調(diào)查工作時，秘書應(yīng)選擇并委托適宜的專家、參謀進(jìn)行或者

將他們列為調(diào)查委員，并與之保持日常聯(lián)系，需要時提出調(diào)查課

題請他們完成。

2.有些專業(yè)事項(xiàng)的調(diào)查，秘書也可以親自聽取專家和當(dāng)事人的意

見，或者在調(diào)查各方面情況后，將意見和調(diào)查情況匯總后報告給經(jīng)

理。

第十二條文書工作

文書工作有三個方面：書寫信函、起草文件、以及譽(yù)清或者印刷

文件。

1.信函的完成

對經(jīng)理時常會使用的信件種類可事先會萃為“標(biāo)準(zhǔn)通信范例”，需

要時選擇一種稍加增刪便可使用且較為方便的文件。

2.文件的譽(yù)清及印刷

主要包括將草案以筆記形式譽(yù)清、用打字機(jī)打印、直接印刷以及輯

錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等四項(xiàng)工作。

第十三條聯(lián)系業(yè)務(wù)

聯(lián)系業(yè)務(wù)工作就是要向經(jīng)理或者副經(jīng)理轉(zhuǎn)達(dá)某項(xiàng)事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告

經(jīng)理或者副經(jīng)理的意圖，聽取對方的答復(fù)，并將答復(fù)再次反應(yīng)給

經(jīng)理。第十四條款待事務(wù)

款待事務(wù)工作是指在經(jīng)理外出、返回或者有客人來訪時的禮儀性

接待，多指派事務(wù)員或者勤雜工來完成。接待包括向?qū)А⑹沾?/p>

攜帶物品、奉送茶

點(diǎn)、迎來送往等。

1.為經(jīng)理效勞

為經(jīng)理效勞的工作內(nèi)容主要有以下幾點(diǎn)：

(1)經(jīng)理外出時應(yīng)備好車輛；

(2)回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地

方，并隨時用刷子清潔這些衣物；

(3)從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或

者蘇打水，冬天應(yīng)即將遞上熱茶或者咖啡；

(4)還要視天氣情況調(diào)好空調(diào)。

2.為客人效勞

秘書還須為客人效勞，比方出入公司時參照對經(jīng)理的效勞進(jìn)行接

待。假設(shè)需要來訪者等候時，應(yīng)遞上報紙、畫報等?！拘姓芾怼?/p>

辦公室員工崗位職責(zé)規(guī)定辦公室員工崗位職責(zé)規(guī)定

第一條辦公室主任崗位職責(zé)

1.全面領(lǐng)導(dǎo)并具體主持行政辦公事務(wù)工作。

2.召集公司辦公室每周例會，制定每周工作方案。

3.審核批準(zhǔn)公司X元以下行政費(fèi)用開支報告。

4.審核上報公司X元以上行政費(fèi)用開支方案。

5.負(fù)責(zé)公司防火、防盜及交通等安全管理工作。

6.管理公司員工及住宅問題。

7.負(fù)責(zé)對外經(jīng)濟(jì)合同的審核簽章及公司法律事務(wù)協(xié)調(diào)。

8.管理總經(jīng)理辦公室人員編