檔案管理系統(tǒng)需求分析

檔案管理系統(tǒng)需求分析檔案管理系統(tǒng)需求分析檔案管理系統(tǒng)的功能要求檔案管理系統(tǒng)的總目標(biāo)是：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，數(shù)據(jù)庫和先進(jìn)的開發(fā)平臺(tái)上，利用現(xiàn)有的軟件，配置一定的硬件，開發(fā)一個(gè)具有開放體系結(jié)構(gòu)的、易擴(kuò)充的、易維護(hù)的、具有良好人機(jī)交互界面的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)等單位檔案的自動(dòng)化的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，為各單位的提供準(zhǔn)確、精細(xì)、迅速的檔案信息。根據(jù)可行性研究的結(jié)果和客戶的要求，分析現(xiàn)有情況及問題，采用Client/Server結(jié)構(gòu)，利用ASP將檔案管理系統(tǒng)劃分為三個(gè)子系統(tǒng)：客戶端子系統(tǒng)，服務(wù)器端子系統(tǒng)，WEB發(fā)布系統(tǒng)，客戶端與服務(wù)器端采用同一應(yīng)用程序，其中數(shù)據(jù)庫所在系統(tǒng)確定為服務(wù)器端子系統(tǒng)。1．服務(wù)器端子系統(tǒng)：在客戶端系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)上，能夠分為以下幾個(gè)部分：[1]單位信息的設(shè)置本系統(tǒng)要求同時(shí)管理多個(gè)單位的檔案信息，因此設(shè)置本單位基本信息及其下屬或者相關(guān)單位信息是本系統(tǒng)最基本的信息，這部分要求對(duì)輸入數(shù)據(jù)比較少操作頻度小，供使用者了解管理單位基本信息外，更重要的是當(dāng)本系統(tǒng)數(shù)據(jù)被檔案局采集后能進(jìn)行按單位識(shí)別和掌握該單位基本信息[2]目錄分類：不同單位的檔案類別不盡相同，但相同行業(yè)目錄卻基本相似，因此，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)行業(yè)設(shè)置當(dāng)量的默認(rèn)檔案分類。檔案管理員根據(jù)自己行業(yè)的默認(rèn)分類結(jié)合本單位具體情況進(jìn)行修改，生成自己?jiǎn)挝坏臋n案目錄系統(tǒng)，以在各個(gè)分類目錄中存放相應(yīng)的檔案文件，這部分是整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行后續(xù)操作的基礎(chǔ)。[3]檔案錄入整理：將本單位收錄的所有檔案按目錄分類進(jìn)行錄入存儲(chǔ)。[3]借閱管理：借閱的登記查詢與核銷。[4]報(bào)表生成和打?。喊岩汛鎯?chǔ)的檔案信息等生成報(bào)表并打印出來。[5]上報(bào)和發(fā)布把本單位檔案信息按檔案局的要求進(jìn)行上報(bào)。并經(jīng)過局域網(wǎng)或者Internet發(fā)布，不同用戶根據(jù)自己權(quán)限進(jìn)行查看。檔案管理系統(tǒng)的性能需求為了保證系統(tǒng)能夠長(zhǎng)期、安全、穩(wěn)定、可靠、高效的運(yùn)行，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該滿足以下的性能需求：（1）用戶管理模塊1.用戶登錄在用戶進(jìn)入系統(tǒng)前，首先要求用戶進(jìn)行登錄，登錄時(shí)要驗(yàn)證用戶名和密碼是否匹配，驗(yàn)證經(jīng)過后允許用戶進(jìn)入本系統(tǒng)操作。用戶的密碼需要進(jìn)行加密算法。用戶的登錄密碼要求加密保存在數(shù)據(jù)庫中。用戶登錄后需要記入到日志庫中。2.修改注冊(cè)信息用戶登錄以后，能夠修改自己的注冊(cè)信息，包括修改用戶密碼、每頁顯示行數(shù)等信息，不允許修改用戶名、姓名和部門等信息。3.權(quán)限設(shè)置本模塊只有系統(tǒng)管理員能夠操作。本模塊能夠增加系統(tǒng)用戶、刪除系統(tǒng)用戶、修改用戶的相關(guān)屬性、修改用戶的權(quán)限表。（2）系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置本模塊需要具有“輔助庫設(shè)置”權(quán)限才能夠操作。本模塊設(shè)置系統(tǒng)的輔助參數(shù)表，這些參數(shù)表示輸入數(shù)據(jù)時(shí)作為輔助使用的。每個(gè)參數(shù)表需要有增加、刪除、修改和查看等操作。另外，需要設(shè)置本系統(tǒng)的使用單位名、數(shù)據(jù)文件路徑等系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)。1.數(shù)據(jù)錄入本模塊處理用戶輸入新的檔案文件信息或者檔案案卷信息。輸入數(shù)據(jù)時(shí)要考慮用戶連續(xù)錄入的情況，能夠從以上條記錄復(fù)制數(shù)據(jù)到新的記錄中。不同的檔案有不同的輸入情況,比如科技檔案只有文件信息，沒有案卷信息。輸入案卷信息之后能夠接著輸入此案卷下的文件信息，案卷信息中相應(yīng)的字段帶入文件信息輸入界面，而且不可更改。2.數(shù)據(jù)維護(hù)本模塊需要具有“數(shù)據(jù)維護(hù)”的權(quán)限的用戶能夠操作。數(shù)據(jù)維護(hù)模塊對(duì)已經(jīng)“刪除”（只是做刪除標(biāo)記）的檔案文件做最后判定，判斷該文件是否需要?jiǎng)h除。此模塊涉及兩種操作:恢復(fù)和徹底刪除。3.數(shù)據(jù)查詢按用戶輸入的條件查詢相應(yīng)的檔案文件信息。查詢結(jié)果以列表目錄形式顯示，也能夠卡片形式顯示。具體檔案處理權(quán)限的用戶能夠?qū)Σ樵兊慕Y(jié)果編輯并保存，也能夠“刪除”(做刪除標(biāo)記)檔案文件記錄。4.數(shù)據(jù)修改本模塊主要實(shí)現(xiàn)批量修改數(shù)據(jù)的功能，能夠由用戶指定條件，將數(shù)據(jù)庫中所有符合條件的文件或案卷記錄按要求修改某個(gè)字段的值。例如能夠指定將所有文件年份為“”的文件記錄的保管期限改為“長(zhǎng)期”。5.報(bào)表打印打印各種檔案的目錄表和統(tǒng)計(jì)表。能夠由用戶設(shè)計(jì)進(jìn)行報(bào)表的自動(dòng)生成。（3）檔案借閱管理模塊此模塊分為外借登記、歸還記錄和電子借閱申請(qǐng)?zhí)幚韮刹糠?，具有“借閱管理”?quán)限的用戶能夠操作此模塊。外借模塊實(shí)現(xiàn)檔案文件的借出登記和歸還登記功能。電子借閱申請(qǐng)由具有“借閱管理”權(quán)限的用戶處理。一般用戶提出閱讀電子文檔的請(qǐng)求后，被同意閱讀后，文件將被發(fā)送給申請(qǐng)人。（4）數(shù)據(jù)管理模塊本模塊需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)機(jī)制。數(shù)據(jù)備份操作能夠按年度、檔案種類等條件做部分備份或完全備份。數(shù)據(jù)恢復(fù)就是將備份的數(shù)據(jù)恢復(fù)到數(shù)據(jù)庫中。能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)，備份的路徑在系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置中指定。備份生成一個(gè)XML文件，恢復(fù)的時(shí)候自動(dòng)由此恢復(fù)。具有批量備份和恢復(fù)的功能。（5）案卷管理模塊和文件管理模塊本模塊對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行日志操作，具有“日志操作”權(quán)限的用戶能夠進(jìn)入本模塊。能夠進(jìn)行查看日志記錄等操作。檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求包括如下幾點(diǎn)：數(shù)據(jù)錄入和處理的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性數(shù)據(jù)的輸入是否準(zhǔn)確是數(shù)據(jù)處理的前提，錯(cuò)誤的輸入會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)輸出的不正確和不可用，從而使系統(tǒng)的工作失去意義。數(shù)據(jù)的輸入來源是手工輸入。手工輸入要經(jīng)過系統(tǒng)界面上的安排系統(tǒng)具有容錯(cuò)性，而且對(duì)操作人員要進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。 在系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的輸入往往是大量的，因此系統(tǒng)要有一定的處理能力，以保證迅速的處理數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的一致性與完整性由于系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是共享的，在不同的客戶端中，檔案文件是共享數(shù)據(jù)，因此如何保證這些數(shù)據(jù)的一致性，是系統(tǒng)必須解決的問題。要解決這一問題，要有一定的人員維護(hù)數(shù)據(jù)的一致性，在數(shù)據(jù)錄入處控制數(shù)據(jù)的去向，而且要求對(duì)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)完整性進(jìn)行嚴(yán)格的約束。對(duì)于輸入的數(shù)據(jù)，要為其定義完整性規(guī)則，如果不能符合完整性約束，系統(tǒng)應(yīng)該拒絕該數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的共享與獨(dú)立性整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是共享的。然而，從系統(tǒng)開發(fā)的角度上看，共享會(huì)給設(shè)計(jì)和調(diào)試帶來困難。因此，應(yīng)該提供靈活的配置，使各個(gè)分系統(tǒng)能夠獨(dú)立運(yùn)行，而經(jīng)過人工干預(yù)的手段進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的交換。這樣，也能提供系統(tǒng)的強(qiáng)壯性。檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)元素：名字：?jiǎn)挝恍畔⒚郑簡(jiǎn)挝恍畔e名：描述：?jiǎn)挝坏幕拘畔ⅲ菍?duì)外數(shù)據(jù)交換的接口定義：?jiǎn)挝恍畔?單位編碼+單位名稱+全宗號(hào)+檔案業(yè)務(wù)主管部門+檔案業(yè)務(wù)主管部門編碼+負(fù)責(zé)人+登記員+地址+聯(lián)系電話+簡(jiǎn)介位置：存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫名字：目錄分類信息名字：目錄分類信息別名：描述：本單位的目錄分類，能夠分為多級(jí)別定義：目錄分類信息=行業(yè)+目錄級(jí)別+上級(jí)目錄+目錄名稱位置：存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫名字：目錄分類信息名字：目錄分類信息別名：描述：本單位的目錄分類，能夠分為多級(jí)別定義：目錄分類信息=行業(yè)+目錄級(jí)別+上級(jí)目錄+目錄名稱位置：存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫名字：用戶信息名字：用戶信息別名：描述：本系統(tǒng)的使用用戶定義：用戶信息=用戶代碼+登錄名稱+密碼+權(quán)限位置：存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫名字：盒/卷信息名字：盒/卷信息別名：描述：用于裝文件的一個(gè)邏輯容器，將相同的文件裝在一個(gè)盒中或者一個(gè)卷中。定義：檔案文件信息=行業(yè)+目錄級(jí)別+上級(jí)目錄+ 目錄名稱+全宗號(hào)+盒卷號(hào)+目錄號(hào)+正題名+年度+責(zé)任者+ 起時(shí)間+止時(shí)間+文件密級(jí)+盒順序號(hào)+保管期限+文件頁數(shù)+卷順序號(hào)+提要備注+主題詞+分類號(hào)+檔號(hào)+案卷類別+所屬子類+本卷冊(cè)數(shù)+照片規(guī)格+張數(shù)+數(shù)量及單位+設(shè)計(jì)單位+建設(shè)單位+工程地點(diǎn)+ 建筑面積+結(jié)構(gòu)類型+施工單位+地上層數(shù)+地下層數(shù)+總高+造價(jià)+工程基礎(chǔ)+工程主體+樓地面概況+工程裝飾+工程裝修+工程屋面+頁數(shù)+文字藍(lán)圖+底圖+圖號(hào)+副標(biāo)題+規(guī)格+載體類型+叢編附件+頁號(hào)+ 其它責(zé)任者+ 件數(shù)+載體數(shù)量+載體單位+載體規(guī)格+附注帶(盤)編號(hào)+攝制者+攝制時(shí)間+制式+語別+件號(hào)+文件編號(hào)+成文時(shí)間+文件種類+承辦機(jī)構(gòu)+卷內(nèi)序號(hào)+照片號(hào)+底片好+參見號(hào)+攝影者+攝影時(shí)間+組內(nèi)張數(shù)位置：存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫名字：檔案文件信息名字：檔案文件信息別名：描述：所有檔案的詳細(xì)信息定義：檔案文件信息=盒/卷號(hào)+=行業(yè)+目錄級(jí)別+上級(jí)目錄+ 目錄名稱+全宗號(hào)+盒卷號(hào)+目錄號(hào)+正題名+年度+責(zé)任者+ 起時(shí)間+止時(shí)間+文件密級(jí)+盒順序號(hào)+保管期限+文件頁數(shù)+卷順序號(hào)+提要備注+主題詞+分類號(hào)+檔號(hào)+案卷類別+所屬子類+本卷冊(cè)數(shù)+照片規(guī)格+張數(shù)+數(shù)量及單位+設(shè)計(jì)單位+建設(shè)單位+工程地點(diǎn)+ 建筑面積+結(jié)構(gòu)類型+施工單位+地上層數(shù)+地下層數(shù)+總高+造價(jià)+工程基礎(chǔ)+工程主體+樓地面概況+工程裝飾+工程裝修+工程屋面+頁數(shù)+文字藍(lán)圖+底圖+圖號(hào)+副標(biāo)題+規(guī)格+載體類型+叢編附件+頁號(hào)+ 其它責(zé)任者+ 件數(shù)+載體數(shù)量+載體單位+載體規(guī)格+附注帶(盤)編號(hào)+攝制者+攝制時(shí)間+制式+語別+件號(hào)+文件編號(hào)+成文時(shí)間+文件種類+承辦機(jī)構(gòu)+卷內(nèi)序號(hào)+照片號(hào)+底片好+參見號(hào)+攝影者+攝影時(shí)間+組內(nèi)張數(shù)位置：存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行要求檔案管理系統(tǒng)中的各個(gè)子系統(tǒng)的硬件和軟件的配置如下：1．服務(wù)器端子系統(tǒng)的運(yùn)行要求：系統(tǒng)軟件：WindowNT//Server數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)：SQLServer硬件要求：PentiumIII800以上,256MRAM,40GHD2.客戶端子系統(tǒng)的運(yùn)行要求：系統(tǒng)軟件：WindowNTWorkstation數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)：SQLServer硬件要求：Pentium450以上,128MRAM,10GHD建立檔案管理系統(tǒng)的約束Client/Server結(jié)構(gòu)總體設(shè)計(jì)方案對(duì)它的約束：檔案管理系統(tǒng)做為Client/Server結(jié)構(gòu)的一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，不可避免的要受到Client/Server結(jié)構(gòu)的約束。在其實(shí)施的各個(gè)階段都要服從它的一些規(guī)劃，包括功能設(shè)計(jì)、系統(tǒng)配置和計(jì)劃。同時(shí)，由于信息的共享，檔案管理系統(tǒng)還受到其它系統(tǒng)的信息約束。2．人力、資金、時(shí)間的約束檔案管理工程實(shí)施的目標(biāo)就是要帶給各使用單位看得出見的效益，其開發(fā)過程中也要考慮到人