計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作亟需綜合型的指導(dǎo)

計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作亟需綜合型的指導(dǎo)

在過(guò)去的20年里，計(jì)算機(jī)文檔的管理一直緩慢而艱難，并且取得了巨大的成果。與金融、稅務(wù)、通信等行業(yè)相比，存在著巨大的差距。個(gè)中原由,有主觀的、也有客觀的,有經(jīng)濟(jì)的、也有技術(shù)的。筆者認(rèn)為:業(yè)務(wù)指導(dǎo)乏力,有關(guān)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)要求不高、可操作性不強(qiáng),未實(shí)施專門管理仍是其中最主要的制約因素。本文僅對(duì)上述制約因素的轉(zhuǎn)化做一些分析。一、從單位信息的使用和對(duì)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的指導(dǎo)在我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理體制下,各地檔案工作的優(yōu)劣與各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān),業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作做得如何有著直接關(guān)系。而業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作做得如何,又與從事業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)業(yè)務(wù)素質(zhì)專業(yè)水平實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、工作方式、方法的差異有著密切的關(guān)系。多年來(lái),在計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作方面,一直缺少?gòu)?qiáng)有力的業(yè)務(wù)指導(dǎo),究其根源,在于我們從事業(yè)務(wù)指導(dǎo)的同志中,懂得并會(huì)熟練使用計(jì)算機(jī)的人少,了解和熟悉計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作的人更少。筆者雖無(wú)法對(duì)全國(guó)從事業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的同志,使用和了解計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的情況進(jìn)行詳盡的統(tǒng)計(jì),但可從對(duì)《中國(guó)檔案》、《檔案學(xué)研究》、《檔案學(xué)通訊》3大檔案學(xué)術(shù)期刊1992~1997年各類稿件撰稿人所在單位的統(tǒng)計(jì)分析中,得到間接的印證,見(jiàn)表1。在表1的統(tǒng)計(jì)數(shù)字中:縱向看,負(fù)有業(yè)務(wù)指導(dǎo)職責(zé)的省、市、縣三級(jí)檔案局撰寫的關(guān)于計(jì)算機(jī)輔助檔案管理方面的文章在表中所列8類文章中所占比例最低;橫向看,各級(jí)檔案局撰寫的此類文章數(shù)量上,不僅遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于其他單位所撰寫的同類文章,而且少于省、市、縣綜合檔案館所撰此類稿件的數(shù)量。由此我們可以得到這樣的印像:1.負(fù)有業(yè)務(wù)指導(dǎo)職責(zé)的同志很少撰寫這方面的文章。是不想寫?還是不懂、不了解這方面的知識(shí)沒(méi)法寫?2.在現(xiàn)代化管理工作上,省、市、縣綜合檔案館落后于其他單位檔案館、室;而省、市、縣檔案局又落后于省、市、縣綜合檔案館。在這樣一種狀況下計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作進(jìn)展緩慢,效果欠佳,自然是情理之中的事了。欲善其功,必先利其器。要加快計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作的步伐,推動(dòng)整個(gè)檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程,就必須加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo),要做到指導(dǎo)有力,就要以人為本,先行對(duì)從事業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的同志進(jìn)行計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)輔助檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。必須認(rèn)識(shí)到,這門課已不再是一門可學(xué)可不學(xué)的,超前的“選修課”,而是現(xiàn)實(shí)工作亟需的“必修課”。在這方面“以其昏昏,使人昭昭”不行;一竅不通更不行。只有我們從事業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的同志熟悉并精通這方面的知識(shí),才能有針對(duì)性的指導(dǎo)面上工作的開(kāi)展,使計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作,跟上信息化社會(huì)發(fā)展的步伐。二、分級(jí)、升級(jí),是檔案工作的“影子”計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作從70年代末開(kāi)始至今已有20年的歷史,在我們?cè)S多同志頭腦中形成了一種觀念,即擁有和裝備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī),就實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助檔案管理,就是檔案管理的現(xiàn)代化。這種觀念不僅反映在許多基層單位檔案處(室)的計(jì)算機(jī)長(zhǎng)期閑置或只是用來(lái)打字;也可從各級(jí)綜合檔案館,各級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作定級(jí),升級(jí),目標(biāo)管理等活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)之中看到它的“影子”。自80年代起,為推動(dòng)全國(guó)檔案工作的發(fā)展,國(guó)家檔案局在全國(guó)各級(jí)檔案館,各級(jí)機(jī)關(guān)檔案室、企業(yè)及科技事業(yè)單位分別開(kāi)展了檔案館考評(píng)定級(jí);機(jī)關(guān)檔案工作定級(jí)、升級(jí);企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理和科技學(xué)術(shù)事業(yè)單位檔案管理上等級(jí)等活動(dòng)。這些活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn),就是檔案工作的“規(guī)矩”,它的實(shí)施有力的推動(dòng)了檔案工作的開(kāi)展,使檔案工作在規(guī)范化管理上取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步,收到了良好的效果。但以上各標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于計(jì)算機(jī)輔助檔案管理應(yīng)用方面的“規(guī)矩”(條款)明顯偏少。筆者僅以《河南省各級(jí)國(guó)家綜合檔案館等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》(以下簡(jiǎn)稱檔案館標(biāo)準(zhǔn))、《河南省機(jī)關(guān)檔案工作等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》(以下簡(jiǎn)稱機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn))、《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理辦法》(以下簡(jiǎn)稱企業(yè)標(biāo)準(zhǔn))、《科技事業(yè)單位檔案管理長(zhǎng)級(jí)辦法》(以下簡(jiǎn)稱科技事業(yè)標(biāo)準(zhǔn))為例,做如下分析。(一)常用機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)1.檔案館標(biāo)準(zhǔn),見(jiàn)表2。2.機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)(省直機(jī)關(guān)),見(jiàn)表3。市(地)縣(市)級(jí)機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中均無(wú)此項(xiàng)。3.企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),見(jiàn)表4、表5。4.科技事業(yè)標(biāo)準(zhǔn),見(jiàn)表6。(二)應(yīng)用內(nèi)容的選取在上述4個(gè)文件中,除了上面所有要求的直接條款外,在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案信息開(kāi)發(fā)利用等方面,有許多工作可使用計(jì)算機(jī)來(lái)完成,但卻沒(méi)有做相應(yīng)的要求。由于涉及的條款較多,所占篇幅較大,這里只做一個(gè)概括的統(tǒng)計(jì),不再做詳細(xì)登列,見(jiàn)表7。從上面的圖表中可見(jiàn),有關(guān)計(jì)算機(jī)輔助管理應(yīng)用工作的條款在全部各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)中所占比例很少,是否能夠達(dá)到此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)都不影響達(dá)到較高的檔次;即便是在這為數(shù)不多的條款中,也多是強(qiáng)調(diào)是否列入計(jì)劃,是否擁有設(shè)備,真正涉及到具體實(shí)際應(yīng)用內(nèi)容的條款更少。事實(shí)上,計(jì)算機(jī)只不過(guò)是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作的工具,使用計(jì)算機(jī)管理檔案也只是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的手段之一,并不是唯一的手段,更不是檔案工作現(xiàn)代化的全部對(duì)我們檔案工作的應(yīng)用需求而言,現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的許多功能是大量冗余的。因此,在今后若干年內(nèi),檔案工作現(xiàn)代化應(yīng)當(dāng)確立以用為本的原則,把推廣和普及計(jì)算機(jī)的應(yīng)用放在特別突出的位置。筆者認(rèn)為,要真正把計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作做好,就應(yīng)該逐步在各種標(biāo)準(zhǔn)中增加關(guān)于計(jì)算機(jī)輔助檔案管理應(yīng)用方面的“規(guī)矩”,加大對(duì)可使用計(jì)算機(jī)完成的業(yè)務(wù)工作項(xiàng)目的檢查與督導(dǎo),將這項(xiàng)工作提升到一個(gè)真正實(shí)用的水平。三、關(guān)于專門機(jī)構(gòu)的性質(zhì),應(yīng)該確定在法律部門多年的工作經(jīng)驗(yàn)告訴我們,在一些單位往往存在著一種上級(jí)有部門抓的,有具體指標(biāo)要求的工作就重視否則就不重視的傾向一項(xiàng)工作的成效如何,與是否有專門機(jī)構(gòu)(部門)或人來(lái)抓,有很大的差異。近年來(lái),各級(jí)法制處(室)、科(室)的建立,有力推動(dòng)了以法治檔工作的開(kāi)展,就是一個(gè)很好的例證。因此,筆者認(rèn)為:應(yīng)該成立專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。或許,在全國(guó)自上而下實(shí)施機(jī)構(gòu)改革,精簡(jiǎn)人員的今天,談建立新的專門機(jī)構(gòu)并不合時(shí)宜,但我認(rèn)為非如此不能做好這項(xiàng)工作。理由如下:(一)適應(yīng)性原則。在行政組織機(jī)構(gòu)現(xiàn)代行政管理學(xué)的行政組織原則中職能目標(biāo)原則和適應(yīng)性原則是最重要的兩項(xiàng)原則。職能目標(biāo)原則是指:政府行政組織首先必須適應(yīng)政府職能需要,根據(jù)職能目標(biāo),建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,生產(chǎn)和生活高度社會(huì)化,新的產(chǎn)業(yè)部門不斷產(chǎn)生,政府的職能也在不斷變化發(fā)展,許多管理經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事務(wù)的新機(jī)構(gòu)也應(yīng)運(yùn)而生。行政職能的變化是行政組織機(jī)構(gòu)變化的決定性因素。適應(yīng)性原則著重強(qiáng)調(diào):行政組織機(jī)構(gòu)的適應(yīng)性,伸縮性和應(yīng)變性,它的設(shè)置必須適應(yīng)社會(huì)的需要,隨著社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)發(fā)展變化而變化,適時(shí)地,科學(xué)地調(diào)整和改革,以適應(yīng)變化了的新環(huán)境。這是設(shè)置行政組織機(jī)構(gòu)的前提。亦是我國(guó)行政體制改革遵循的原則。因此在計(jì)算機(jī)日益普及,辦公自動(dòng)化程度不斷提高、電子文件大步向我們走來(lái)的今天,在現(xiàn)有檔案行政管理部門中設(shè)立專門機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的歸檔和電子檔案的管理是必要的。(二)沒(méi)有能力管的沒(méi)資格管目前大多數(shù)省、市(地)、縣(市)三級(jí)檔案行政管理部門中,沒(méi)有設(shè)立專門負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的部門,甚至在全部所屬部門的職責(zé)范圍內(nèi),也找不到這一項(xiàng)。這就形成從上到下,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都知道這項(xiàng)工作該抓,該早抓,該好好抓。但一落實(shí)到實(shí)際工作,卻沒(méi)有人去抓,去做,去落實(shí)。即使是在局(館)合一的體制下,多數(shù)省、市檔案館內(nèi)設(shè)的計(jì)算機(jī)處室也只是負(fù)責(zé)本館館藏檔案的計(jì)算機(jī)管理,沒(méi)有指導(dǎo)所在地區(qū)計(jì)算機(jī)管理及電子文件管理的職能與權(quán)限?？陀^上形成有資格管的沒(méi)能力管;有能力管的沒(méi)資格管的局面。所以,在現(xiàn)有檔案行政管理機(jī)構(gòu)中,設(shè)立專門的指導(dǎo)與管理部門或賦于各檔案館內(nèi)設(shè)計(jì)算機(jī)處(室),相應(yīng)的管理與指導(dǎo)職權(quán),以便從組織上保證這一任務(wù)的落實(shí)。(三)成立專門機(jī)構(gòu),規(guī)范管理電子文件作為隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)普及應(yīng)用的發(fā)展,由“機(jī)讀文件”演化而來(lái)的“新生事物”,具有信息的非人工識(shí)讀性;系統(tǒng)依賴性;信息與載體之間的可分離性;信息的可變性;信息存貯的高密度性;多種信息媒體的集成性和信息的可操作性的特征。對(duì)它的管理亦是一項(xiàng)技術(shù)特性十分明顯的專業(yè)工作。因此,對(duì)計(jì)算機(jī)及電子文件的管理,是一項(xiàng)需要以檔案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)及電子文件技術(shù)專業(yè)知識(shí)為基礎(chǔ)的工作,需要專門管理。從信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)看,設(shè)立專門機(jī)構(gòu)或(人員),對(duì)計(jì)算機(jī)和電子文件實(shí)施管理勢(shì)在必行。當(dāng)然,設(shè)立新的機(jī)構(gòu)不是件簡(jiǎn)單的事,在各地“三定”方案落實(shí)時(shí)間不長(zhǎng)的今天,要象重慶市檔案局那樣,設(shè)立專司負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)管理和電子文件管理的“現(xiàn)代化管理中心”是有困難。但事在