某公司文檔立卷歸檔制度

某公司文檔立卷歸檔制度第一條為加強本公司文書立卷工作，科學(xué)、規(guī)范地保存公司信息資料，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門對文檔立卷工作的管理。歸檔的文件材料必須按年度立卷，本公司內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時交專（兼）職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第四條辦公室指定兼職檔案管理員一名，負責(zé)整個公司文書類與其他類檔案的管理。各部門指定兼職檔案管理人員一名，負責(zé)本部門文書類與其他類檔案的管理。第五條各部門兼職檔案管理員，負責(zé)文件資料的基礎(chǔ)處理工作。對準(zhǔn)備存檔的文件仔細檢查，其紙質(zhì)、字跡、折疊方式等是否規(guī)范，對本部門所轄范圍內(nèi)的文件進行歸卷整理，注意查缺補漏，保證歸檔文件的完整和案卷的質(zhì)量，負責(zé)建立本部門文件目錄，定期向公司辦公室檔案管理人員移交，保留移交記錄。第六條本公司的歸檔范圍有：（一）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。（二）與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。（四）本公司主要活動的報告、總結(jié)。（五）本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。（六）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。（七）本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。（八）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。（九）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。第七條凡本公司印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第八條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。第九條公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。第十條本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費用。第十一條辦公室檔案管理人員定期對各部門的檔案工作進行檢查并形成記錄；負責(zé)定期組織各部門檔案工作人員進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)以提高專業(yè)知識與技能。第十二條公司員工要有檔案收集分類意識，單獨事件處理完畢后主動將資料交給檔案人員歸檔。對檔案資料管理不善、導(dǎo)致文件遺失，對部門經(jīng)理及經(jīng)辦人予以處理。第十三條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。第十四條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。第十五條關(guān)于立卷要求，具體如下：（一）為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責(zé)組卷、編目。（二）案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。（三）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（四）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。（五）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（六）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。（七）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角打印頁號。（八）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。（九）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。（十）案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第十六條案卷的裝訂時須注意：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第十七條案卷各部分的排列格式為：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第十八條嚴(yán)格執(zhí)行資料檔案的查閱制度及保密紀(jì)律。公司各部門只能進行與其有關(guān)的內(nèi)容查閱，若查閱其他無直接關(guān)系的資料、文件，則必須經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后方可查閱。外來單位來公司查閱資料，須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，方能查閱。查閱時不得將資料、文件帶出辦公室，查閱時不得擅自抄錄、涂改、復(fù)印。第十九條公司各部門只能進行與其有關(guān)的內(nèi)容借閱，嚴(yán)格按照借閱手續(xù)進行登記，并約定歸還時間，按時歸還。因工作需要不能按時歸還，可辦理續(xù)借手續(xù)，逾期不還，將通報批評。借閱后不得任意毀壞、修改、抄錄、公布所借閱資料檔案，借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人。借閱重要文件原件（如：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、開發(fā)項目等證），必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，方可執(zhí)行。借閱的資料原則上應(yīng)當(dāng)天歸還。第二十條一般情況下不允許員工領(lǐng)出原件，如需要領(lǐng)出，則需其本部門經(jīng)理簽字并由辦公室負責(zé)人簽字的審批單，方可領(lǐng)出。特別重要的文件及資料必須有分管辦公室工作的負責(zé)人簽字。領(lǐng)用資料狀態(tài)為復(fù)印件，可僅由本部門負責(zé)人簽字。外來單位來公司查