智慧檔案管理平臺需求說明

智慧檔案管理平臺需求說明1. 智慧檔案管理平臺技術要求1.1.綜合檔案管理系統(tǒng)1.1.1性能要求系統(tǒng)響應時間著錄、修改、刪除的響應時間不得多于1秒、批量操作不得多于3秒；所有檢索都應支持先期顯示模式，即不必等到所有檢索結果都出來后才顯示，可以先檢索到的先顯示，逐步后臺補充完整，以便減少用戶等待時間。所有檢索過程都應有狀態(tài)信息提示，包括總數(shù)、當前檢索數(shù)、總頁數(shù)，當前頁碼等。支持翻頁、合并頁等不同顯示方式。檢索結果響應時間，單一關鍵詞時不超過1秒，多關鍵字不得超過3秒，全文檢索不超過5秒。系統(tǒng)并發(fā)數(shù)系統(tǒng)支持正常狀態(tài)下并發(fā)在線人數(shù)不低于500，支持在線維護，維護狀態(tài)下的并發(fā)在線人數(shù)不低于100。關于系統(tǒng)架構系統(tǒng)兼容各主流瀏覽器，界面友好、操作簡單、靈活多樣，如：ie瀏覽器、360瀏覽器、GoogleChrome瀏覽器、Edge瀏覽器等。系統(tǒng)應采用模塊化設計、組件化開發(fā)，使將來的功能擴展可以通過搭積木式進行開發(fā)實現(xiàn)，同時預留接口，提供接口規(guī)范，支持業(yè)務擴展，支持與其他業(yè)務系統(tǒng)的對接。關于系統(tǒng)穩(wěn)定性、可靠性、維護性、安全性系統(tǒng)能夠7X24小時長期穩(wěn)定的運行，并支持在線方式的系統(tǒng)維護，且維護期間不對正常用戶使用產生影響，供應商提供系統(tǒng)安裝、更新升級等技術支持服務。系統(tǒng)的擴充、擴展不影響原有系統(tǒng)上的部署，系統(tǒng)可基于數(shù)據(jù)庫級、文件系統(tǒng)級進行自動備份與恢復。支持系統(tǒng)遷移的工具和輔助遷移信息提示，包括遷移的內容和步驟。允許信息發(fā)布模塊從系統(tǒng)中剝離從而可以方便地移植、結合到其他WEB系統(tǒng)中。各類賬號密碼信息應以密文方式存儲和傳輸，若系統(tǒng)配置文件中有帳號密碼等安全信息，必須以密文形式存儲，避免配置文件被獲取后導致的安全問題。通過權限的設置來確保文檔和系統(tǒng)的安全性；實現(xiàn)文檔、資料夾安全性管理；根據(jù)使用者、群組和角色劃分，提供強大的安全保護，如文件版本控制、用戶操作日志、加密解密機制。能夠支持第三方數(shù)字驗證、安全控制組件的接入。1.1.2檔案收集檔案收集是檔案管理的第一個環(huán)節(jié)，是各專（兼）職檔案人員使用的功能模塊，完成了整個系統(tǒng)的前期文件、資料的收集。該模塊是預歸檔的電子檔案、紙質檔案的集結地；同時實現(xiàn)和單位其它系統(tǒng)之間電子檔案自動歸檔的集合之地。該模塊支持檔案按“卷”和按“件”管理；支持Doc、XML、Excel、TXT、PDF、TIFF、DWG等近百種常用格式文件的接收與管理。檔案在線收集系統(tǒng)提供各種檔案目錄，包括全宗目錄、類別目錄、項目目錄、案卷目錄、卷內目錄等的著錄操作。在進行檔案著錄時，系統(tǒng)提供多樣化的錄入方式和自動處理過程，為用戶帶來方便、友好的操作體驗。主要功能如下：（1）檔案著錄：系統(tǒng)支持條目信息的快速著錄，提供卡片式著錄，表格式著錄等多種著錄方式，滿足單位不同層面檔案管理人員進行操作。（2）自動檢測：支持著錄數(shù)據(jù)自動檢測，規(guī)范著錄內容，主要對格式、必填項、重復性等基本內容進行審核。（3）★全文掛接：系統(tǒng)支持電子全文掃描掛接功能，可直接批量調用檔案管理人員本地的掃描儀對紙質檔案進行掃描，在掃描的同時可進行簡單處理，如旋轉、縮放、糾偏、合并，剪裁等處理后上傳到服務器，并建立起條目信息和電子全文之間的關聯(lián)，支持在線OCR識別的方式，獲取檔案原文內容數(shù)據(jù)，并將其與檔案條目字段進行掛接。（4）掛接后處理：系統(tǒng)支持自動對掛接的電子文件進行后期處理：生成預覽文件（進行PDF等格式轉換并根據(jù)需要添加水印）、抽取正文內容并建立索引。（5）收集記錄：對于每一次的檔案收集和數(shù)據(jù)導入，系統(tǒng)都會對相關信息記錄，便于檔案管理人員對每一份檔案進行追根溯源，也為之后的數(shù)據(jù)統(tǒng)計上報和數(shù)據(jù)深度利用打好基礎。檔案離線收集對于無法在線使用系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)著錄的用戶，他們可以利用系統(tǒng)提供的檔案離線收集模板工具，使用此工具進行數(shù)據(jù)的著錄，然后將著錄完畢的數(shù)據(jù)轉入到系統(tǒng)中。用戶還可以將檔案數(shù)據(jù)和電子文件收集到文件夾或壓縮包中，并將其直接導入系統(tǒng)。系統(tǒng)將自動生成檔案條目，并將電子文件與之進行關聯(lián)。離線收集具體方式如下：（1）表格導入：支持Excel格式數(shù)據(jù)導入，在表格導入的過程中，系統(tǒng)支持進行完整性、有效性的檢查，并支持批量修改。（2）文件夾上傳：系統(tǒng)支持同時批量上傳文件夾，并自動抓取文件夾名、文件名、文件等信息后批量自動生成著錄條目。（3）壓縮包批量上傳：通過對壓縮包進行批量上傳，根據(jù)文件夾進行自動組卷，系統(tǒng)中支持1個文件夾為1卷，每一個文件為一件進行組卷。（4）批量掛接原文：對已經完成掃描的電子文件，系統(tǒng)支持將本地文件批量上傳到系統(tǒng)中，且支持斷點續(xù)傳。支持對批量掛接的電子文件批量刪除。（5）服務器掛接原文：將服務器上某個文件夾中的原文批量掛接到條目信息上。（6）收集記錄：對于每一次的檔案收集和數(shù)據(jù)導入，系統(tǒng)都會對相關信息記錄，便于檔案管理人員對每一份檔案進行追根溯源，也為之后的數(shù)據(jù)統(tǒng)計上報和數(shù)據(jù)深度利用打好基礎。電子文件采集電子文件的采集有在線自動和手動等方式：（1）系統(tǒng)提供API接口實現(xiàn)和校園其他應用系統(tǒng)（包含但不限于校園信息門戶系統(tǒng)（金智）、OA系統(tǒng)（上海泛微）、教務系統(tǒng)、電子簽章平臺等）的對接，可支持自動化和智能化的電子文件采集。系統(tǒng)可通過接口集成從第三方業(yè)務系統(tǒng)自動讀取相關文件的元數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)，自動根據(jù)檔案編目要求將元數(shù)據(jù)轉換為符合檔案管理要求的編目數(shù)據(jù)。（2）用戶也可以手工錄入電子文件，系統(tǒng)支持將電子文件與檔案條目之間進行關聯(lián)。1.1.2.4.學校網站、公眾號等新媒體進行收集基于成熟的網絡搜索引擎，實現(xiàn)網絡信息資源的搜集，并將搜集到的信息資源通過整理、篩選后，歸檔至系統(tǒng)進行管理，也可發(fā)布到校園門戶網站或者利用系統(tǒng)提供利用。利用網絡搜索引擎技術在互聯(lián)網上對學校的有關信息，如校園網、新聞網，基于特定關鍵字自動搜索、篩選、整合和歸檔，實現(xiàn)網頁信息的智能提取和過濾及自動分類和自動查重，豐富檔案館的信息資源。實現(xiàn)定網站（多站點）、定頻道、定關鍵字、定時間、定語種地抓取互聯(lián)網上相關的重大事件、重要任務、重要工程等方面的有用信息，并讓計算機自動控制進行下載，經過處理后轉化為資料保存。用戶可按照一定的規(guī)則，對采集到的信息進行分類整理，組織相關專題，便于后期利用。系統(tǒng)提供智能化的信息過濾、分類和排重等信息處理功能。提供靈活的信息發(fā)布和檢索功能，可對于審核確定發(fā)布的信息，進行網頁格式信息和附件發(fā)布顯示。支持專題定制，用戶通過定義關鍵詞規(guī)則來建立專題，專題由包含滿足規(guī)則的信息組成，方便用戶跟蹤訪問特定的內容。1.1.3檔案管理檔案整理用于輔助檔案管理人員對已采集的各類檔案進行著錄、分類、組卷、歸檔移交、打印輸出等，最終形成正式檔案。整理檔案編目檔案調整支持一文一件、傳統(tǒng)立卷兩種方式的檔案管理以及對所著錄的條目進行分類調整等操作。支持檔案條目信息的登記、修改、查詢、刪除等功能。新增案卷或卷內條目時，可以根據(jù)規(guī)則的定義自動生成檔號、件號、流水號，日期、輸入員、案卷起止時間、總頁數(shù)、總件數(shù)等信息。支持勾選某條案卷信息后，點擊新增按鈕，在新增框中能夠自動帶出該案卷錄入的信息和自動生成該類型檔案最大檔號的功能，便于快速錄入。支持根據(jù)配置情況在錄入過程中是否記錄最后一條數(shù)據(jù)中除檔號外的錄入內容。復制復制是指在錄入過程中對于字段值類似的案卷或卷內條目進行復制便于減少錄入的工作量。在復制過程中會根據(jù)設定的檔號生成規(guī)則自動生成檔號。插入插入是指選擇一條案卷或卷內條目，插入的條目與選中的條目內容一致。插入的數(shù)據(jù)會使用選定條目的檔號，選定條目的檔號和后續(xù)條目的檔號會自動加1。移除移除是將案卷或卷內條目徹底刪除，移除的條目不能恢復，后續(xù)條目的檔號會自動加1。上移、下移支持案卷號上移、下移功能。拆卷、組卷支持對已完成組卷的數(shù)據(jù)進行拆卷、組卷的功能。組盒、拆盒支持對案卷數(shù)據(jù)進行組盒、拆盒操作。自動生成檔號能根據(jù)預先定義檔案檔號規(guī)則自動生成檔號，并能由用戶自主修改和重排序，支持卷內檔號重排，保存時有防重號校驗功能。數(shù)據(jù)導入導入外部數(shù)據(jù)文件，數(shù)據(jù)文件格式包括：xml文件、Excel文件。數(shù)據(jù)導出將系統(tǒng)數(shù)據(jù)導出到外部數(shù)據(jù)文件，格式包括xml文件、Excel文件。批量修改支持批量修改檔案條目的字段信息和電子原文屬性值?；厥照緞h除后的檔案數(shù)據(jù)可以在“回收站”查看，可以對回收站的數(shù)據(jù)進行恢復、查詢、刪除、清空回收站等操作。案卷檢查可對錄入系統(tǒng)中的檔案進行檔號查漏、查重、查空等案卷操作功能。電子文件管理系統(tǒng)采集電子文件后，對電子文件進行如下處理：（1）版式固化：系統(tǒng)采用版式固化組件對接收的電子文件進行格式轉換，轉換成符合標準的可進行長期保存利用的標準歸檔文件格式。（2）EEP封裝：對電子文件進行EEP封裝，可滿足國家對檔案長期有效保存、數(shù)據(jù)交換、信息發(fā)送的需求。（3）數(shù)字簽名：對所有正式進入檔案庫電子文件進行可信數(shù)字簽名。（4）識讀所有規(guī)范格式的電子文件，保證電子文件處于只讀狀態(tài)。（5）支持對電子文件建立全文索引，方便用戶進行全文檢索。（6）支持建立電子文件和其元數(shù)據(jù)記錄的有效關聯(lián)，即電子文件支持掛接到對應的檔案條目中。（7）支持電子文件的基本操作，如增加、刪除、版本變更等操作。（8）支持電子文件版本變更控制，系統(tǒng)采用電子文件版本控制組件，當電子文件原文變更后，系統(tǒng)會保留歷史文件，用戶可以對歷史文件進行查看。（9）支持電子文件安全打印，系統(tǒng)提供安全打印控件，在打印時當所需信息是文件一頁當中的一部分時，可選擇打印待定區(qū)域或遮擋隱秘區(qū)域（遮擋隱秘區(qū)域顯示為白色），實現(xiàn)安全隱秘打印。（10）OCR識別：出于用戶日常便捷化使用考慮，系統(tǒng)自帶數(shù)據(jù)格式轉換功能，錄入時后臺將會自動把WORD、PPT、JPG、TIFF等格式的電子文件自動轉換成PDF格式展示利用，并保留原有格式存儲，用戶在下載時可以自行通過原格式或者PDF格式選擇性下載。提供對轉換后的PDF文件的OCR識別，方便用戶獲取全文信息。歸檔接收管理歸檔申請各個業(yè)務部門或立卷單位提交歸檔申請，將已經立卷并整理的檔案案卷信息、文件信息提交給檔案管理部門。系統(tǒng)可以根據(jù)用戶實際的業(yè)務工作流程，為流程中的節(jié)點定義相關的審批角色或用戶及審批流程。歸檔審批各檔案保管部門審批各個業(yè)務部門或立卷單位的歸檔申請，同時對待歸檔的檔案和電子文件進行清點，并進行真實性、可靠性、完整性和可用性檢測，檢測合格后方可通過審批。系統(tǒng)能夠實現(xiàn)自動批量檢測和人工檢測，兩種方法可相互結合使用。歸檔接收登記系統(tǒng)在接收過程中可對接收的數(shù)量進行統(tǒng)計，并支持打印移交清單《檔案移交與接收登記表》，以便在實體移交時進行正常的歸檔交接手續(xù)。目錄索引打印目錄索引打印是檔案管理系統(tǒng)較重要的功能，包括填寫檢索卡片、檔案目錄登記簿、檔案收進登記簿等項目，系統(tǒng)中具體實現(xiàn)的目錄索引打印功能包括：（1）查詢目錄：支持檔案目錄信息的關鍵字查詢、目錄樹分類查詢、跨字段模糊查詢。（2）目錄打?。禾峁┌妇矸饷?、脊背、案卷目錄、卷內目錄、歸檔文件目錄、備考表等檔案目錄打印。（3）檔案目錄Excel格式轉出：系統(tǒng)內置Excel控件，不僅可以提供目錄模板定制功能，用戶可自定義輸出格式，而且用戶可以方便地進行格式調整，操作的方便程度類似于Excel表。（4）打印移交清單：檔案歸檔完畢，檔案人員可以打印當前批次“歸檔文件清單”，以便在實體移交時進行正常的歸檔交接手續(xù)。1.1.4檔案長期保存檔案存儲對已錄入并且進行分類整理后的檔案進行存儲。對檔案數(shù)據(jù)定期備份。EEP封包用于檔案館的電子文件長期保存，作為立檔單位與檔案館之間的數(shù)據(jù)交換格式?？蓪邮盏碾娮游募M行EEP封裝；EEP封裝包是一個完整的包含目錄和電子全文信息，另還包含結構信息、元數(shù)據(jù)信息、數(shù)字簽名。其封裝包符合《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009），滿足國家對檔案長期有效保存、數(shù)據(jù)交換、信息發(fā)送的需求。四性檢測對電子全文進行“四性”檢查，確保在整個管理的過程中，電子文件未篡改，未遺失，未損壞，保證檔案數(shù)據(jù)的永久保存。電子文件存儲異常管理本系統(tǒng)根據(jù)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》GB/T29194-2012中的電子文件存儲管理基本要求，對電子文件存儲異常進行管理，支持如下功能：（1）電子文件非授權訪問告警如果用戶通過非正常授權方式查看電子文件，系統(tǒng)將上報告警，并會發(fā)消息提醒管理員。（2）電子文件異常監(jiān)測系統(tǒng)每天會定時觸發(fā)檢測文件任務，如電子文件出現(xiàn)丟失、被篡改等異常，系統(tǒng)將記錄異常信息，并向管理員發(fā)送告警提示消息。（3）電子文件服務器存儲高警系統(tǒng)具備對電子文件存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，當磁盤空間使用率大于80%時，系統(tǒng)將上報告警，并會發(fā)消息提醒管理員。（4）系統(tǒng)響應超時告警用戶訪問檔案管理系統(tǒng)中的電子文件，系統(tǒng)響應時間超過30s時將觸發(fā)警告，同時會發(fā)消息提醒管理員。1.1.5檔案鑒定與處置在檔案管理過程中，隨著時間的推移，許多檔案的實際價值開始發(fā)生變化，因此需要對檔案進行鑒定即鑒別和評估檔案的價值，以便及時做出處置決定。檔案鑒定檔案鑒定支持單個條目、批量條目鑒定，支持鑒定流程的自定義和記錄，支持對于超期未鑒定的檔案系統(tǒng)自動提取并提示需要進行鑒定功能。支持對開放時間段、開放范圍的自由選擇，開放時間段可精確到小時、開放范圍可精確到單個用戶。保留全部檔案鑒定處置的過程日志。鑒定內容通常包括如下兩種：（1）保管期限鑒定對保管期限到期的檔案進行鑒定，需考慮到其價值因素和所依存的軟硬件環(huán)境因素，鑒定人員可以查閱檔案整個生命過程的利用情況、遷移情況、保存情況，從而判斷并決定是否繼續(xù)延長保存期。系統(tǒng)對檔案的保管期限定為永久、定期兩種，用戶可以根據(jù)需要設置保管期限，當檔案保管到期后，系統(tǒng)提供自動到期的待辦信息提醒，無需用戶手動選擇數(shù)據(jù)進行鑒定。（2）檔案密級鑒定對文件的查閱范圍進行確定，讓具有相關文件查閱權限的人在系統(tǒng)中進行電子文件的瀏覽。密級鑒定是對文件所屬密級進行改變。用戶可以定期對檔案的密級進行鑒定，以便確認檔案是否繼續(xù)涉密，如果確認不再涉密，可以進行開放。用戶可以通過系統(tǒng)提供的條件查詢找到需要鑒定的記錄并修改密級。檔案處置對檔案進行鑒定后，及時做出處置決定，處置通常包括：存續(xù)、移交和銷毀等類型。（1）存續(xù)：鑒定應繼續(xù)保存的檔案可以按照默認時間或者授權用戶指定時間續(xù)存。續(xù)存后，系統(tǒng)會將續(xù)存狀態(tài)添加至電子檔案的元數(shù)據(jù)中，并根據(jù)續(xù)存時間自動提示下次鑒定處置時間。系統(tǒng)支持對電子檔案的多次續(xù)存；支持將續(xù)存工作細節(jié)信息寫入電子檔案的元數(shù)據(jù)；支持將續(xù)存操作記入審查跟蹤日志中；支持生成關于續(xù)存的過程報告，指出續(xù)存檔案的數(shù)量、續(xù)存的原因等。（2）銷毀：鑒定為需要銷毀的檔案必須通過完整的工作流程對銷毀行為進行審批后才能進行銷毀操作。系統(tǒng)進行銷毀操作之后，生成相應的銷毀工作報告；系統(tǒng)支持按規(guī)定格式生成電子檔案銷毀清冊；支持將銷毀工作細節(jié)信息寫入電子檔案的元數(shù)據(jù)；系統(tǒng)支持將銷毀活動記錄在審計跟蹤日志中；銷毀檔案后，相應的元數(shù)據(jù)和審計日志仍然保存在系統(tǒng)中不會被銷毀。（3）移交：移交分為內部移交和外部移交，內部移交是指文件移交到機構中的其他系統(tǒng)中，外部移交通常是將滿足移交條件的文件移交到檔案館或第三方機構。（4）開放：鑒定為不再涉密的檔案可以進行開放，允許用戶在系統(tǒng)上借閱利用開放的檔案。1.1.6檔案利用借閱管理借閱管理是指檔案管內部工作人員可以直接在檔案管理系統(tǒng)上借閱檔案庫中的檔案。系統(tǒng)支持電子借閱、館內查閱、實物借閱、離線借閱等幾種借閱類型。借閱的入口有直接借閱和借閱車借閱兩種。工作人員可以直接勾選檔案系統(tǒng)中的檔案進行借閱；也可以選擇多個檔案加入借閱車后集中借閱，提高借閱效率。全文檢索系統(tǒng)提供多種檢索方式，方便檔案人員在權限范圍內進行查詢，以及進一步的利用。（1）一體化檢索：系統(tǒng)支持類似百度、GOOGLE式的檢索界面，支持用戶直接輸入關鍵字進行跨檔案類型、跨字段的檔案信息的檢索。系統(tǒng)支持用戶對檢索結果的二次檢索。（2）基本檢索：系統(tǒng)支持用戶自行設定檢索字段，進行檔案信息的檢索，例如有用戶習慣使用保管期限進行檢索，有用戶習慣使用題名進行檢索。（3）高級檢索：系統(tǒng)支持用戶自行通過邏輯運算符組合檢索字段，進行檔案信息的檢索。（4）全文檢索：系統(tǒng)支持對上傳的掃描文件、PDF文件等進行OCR識別，方便用戶在檢索時可對全文內容進行檢索。（5）同義詞檢索：系統(tǒng)支持用戶進行同義詞定義檢索。（6）圖片檢索：能對檔案照片中指定的人物進行批量自動人臉識別檢索，系統(tǒng)支持上傳圖片，在系統(tǒng)中自動對非人臉類相似照片進行檢索。檔案編研檔案專題編研以檔案信息資源為數(shù)據(jù)倉庫，集素材搜集、編目、撰寫、審核、發(fā)布等功能于一體，可以實現(xiàn)對檔案資源素材的管理，并通過專題的編撰整理，自動生成可供展示的編研成果，直接發(fā)布到門戶網站、移動終端上提供瀏覽訪問。編研發(fā)布編研成果發(fā)布并授權查看。提供編研成果的上傳、下載、查詢等功能。系統(tǒng)集成信息發(fā)布工具（對于圖片類檔案提供圖片冊功能，對于多媒體檔案提供流媒體視頻點播功能）。專題編研以檔案信息資源為數(shù)據(jù)倉庫，集素材搜集、編目、撰寫、審核、發(fā)布等功能于一體，可以實現(xiàn)對檔案資源素材的管理，并通過專題的編撰整理，自動生成可供展示的編研成果。查看編研可查看編研成果且可提供第三方系統(tǒng)查看、抽取功能。編研庫支持存儲編研稿，可對已編研但未發(fā)布的編研稿進行修改。在線編研系統(tǒng)支持可以在瀏覽原文的同時進行編研，瀏覽原文窗口右側展示編輯框，用戶可以將原文中的文字、圖片等直接復制到編輯框進行編輯。檔案信息發(fā)布檔案信息發(fā)布是指用戶將檔案進行專題編研以后，將編研后的檔案發(fā)布到信息發(fā)布平臺上供外部利用者訪問瀏覽。欄目維護系統(tǒng)可以自定義添加信息發(fā)布平臺網站的1級欄目和2級欄目。對欄目具有添加、刪除、開通、關閉、基本信息維護、制定人員審核等功能。模板管理是對網站發(fā)布的檔案展示效果進行管理，如新聞發(fā)布展示的形式、照片展示的形式等。內容維護支持可視化和Html代碼等多種編輯模式，良好的圖、文、表格混排效果，實現(xiàn)在不破壞圖片、Flash、多媒體、表格等原始狀態(tài)情況下的插入，與常用格式兼容，如：Word、Excel等，提供豐富的可視化信息編輯工具檢索對信息發(fā)布平臺上的信息支持全文檢索。統(tǒng)計信息發(fā)布根據(jù)自定義事件對各信息發(fā)布欄目進行用戶瀏覽統(tǒng)計。電子借閱系統(tǒng)提供對檔案的電子借閱功能，用戶可以根據(jù)自身需求申請檔案的電子借閱，審批通過以后，老師可分配賬號的操作權限，同時可以限制功能次數(shù)，該賬號支持用戶在有效時間內針對所借電子檔案進行查看，復印，打印等操作，到期后自動關閉賬號權限。實體借閱提供對檔案的實體借閱功能，用戶可以申請檔案的實體借閱，實體借閱審批通過之后系統(tǒng)會生成借閱憑證，用戶可以憑借該憑證去借閱實體檔案，用戶需要在規(guī)定時間內歸還檔案，歸還時進行歸還登記，方便管理員老師進行實體調卷和歸卷情況的記錄和統(tǒng)計，另外系統(tǒng)會通過條形碼與對應的電子檔案達成關聯(lián)實現(xiàn)實體檔案出庫入庫的直觀展示。1.1.7檔案統(tǒng)計檔案年報統(tǒng)計按照國家制定的全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報標準，年報管理模塊主要是對本單位及下屬單位的年報進行管理，包含添加、編輯、刪除年報，對本單位及下屬單位的年報進行年報匯總，支持年報利用情況的自動統(tǒng)計以及館藏數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，支持接收與上報功能。檔案庫藏統(tǒng)計系統(tǒng)支持對平臺中不同卷宗下的所有檔案數(shù)據(jù)根據(jù)不同特征進行統(tǒng)計，如保管期限，密級，檔案類型，年度等。檔案利用情況統(tǒng)計系統(tǒng)支持對平臺中檔案利用人次進行統(tǒng)計，支持對數(shù)字檔案資源的利用情況包括借閱次數(shù)、瀏覽次數(shù)、下載次數(shù)、打印次數(shù)、條目著錄、條目刪除、掛接原文等詳細檔案利用信息進行檢索及匯總。輔助了解數(shù)字檔案資源利用的人群分布、對象特點、目的情況。支持通過利用人、利用的檔案條目、利用的檔案庫類型等統(tǒng)計口徑進行匯總。支持用戶自定義字段和時間進行統(tǒng)計，并且提供折線圖，餅圖等多種圖表格式顯示，允許導出下載。工作量統(tǒng)計系統(tǒng)支持對各個人員檔案歸檔情況、錄入情況等相關的工作量進行統(tǒng)計及對統(tǒng)計結果進行發(fā)放。檔案進庫統(tǒng)計收集檔案錄入員進庫統(tǒng)計、歸檔部門進庫統(tǒng)計、按檔案類型統(tǒng)計。借閱利用統(tǒng)計實物借閱統(tǒng)計、電子借閱統(tǒng)計、遠程借閱統(tǒng)計，統(tǒng)計檔案的借閱記錄、借閱數(shù)量、借閱件數(shù)。原文查看記錄統(tǒng)計對已錄入檔案的查看次數(shù)形成記錄并進行統(tǒng)計。全國檔案事業(yè)統(tǒng)計為了準確地撐握全國檔案事業(yè)的基本情況，以便對全國檔案事業(yè)實行科學的管理，國家特建立了全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度，該制度通過定期填報檔案事業(yè)統(tǒng)計年報來實施。全國檔案事業(yè)統(tǒng)計主要是對本單位及下屬單位的年報進行管理，包含添加、編輯、刪除年報，對本單位及下屬單位的年報進行年報匯總，支持年報利用情況的自動統(tǒng)計以及館藏數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，支持接與上報功能。系統(tǒng)支持自動生成年報格式，以及年報中的可統(tǒng)計字段，自動進行可統(tǒng)計字段的統(tǒng)計，其他需要手工錄入的字段由檔案管理人員進行錄入。支持對統(tǒng)計完成的年報進行打印預覽、打印、導出為規(guī)定格式的文件。歸檔范圍統(tǒng)計凡對反映單位工作、活動具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍，用戶可以根據(jù)需要自定義歸檔范圍。歸檔范圍統(tǒng)計，即統(tǒng)計某類歸檔范圍內歸檔的次數(shù)。1.1.7.10文件監(jiān)測統(tǒng)計定期對檔案庫中以存儲文件進行掃描，統(tǒng)計檔案系統(tǒng)中檔案的異常情況，如文件丟失、文件被篡改等。系統(tǒng)每天會定時觸發(fā)檢測文件任務，如文件有異常則記錄在此統(tǒng)計頁面中。1.1.7.11自定義統(tǒng)計指標系統(tǒng)允許用戶自定義統(tǒng)計指標，具體功能如下：（1）通過不同指標的組合形成動態(tài)報表，同時，用戶可靈活選擇統(tǒng)計方法和方式，對于統(tǒng)計的數(shù)據(jù)可跨全宗，跨檔案類型。（2）支持報表統(tǒng)計、條件統(tǒng)計、選項統(tǒng)計、圖形統(tǒng)計等多種統(tǒng)計方式，所有的統(tǒng)計項均可制定統(tǒng)計的起始時間、以便對歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計輸出系統(tǒng)支持多樣化的統(tǒng)計結果輸出，具體功能如下：（1）能對統(tǒng)計結果進行顯示、導出、打印和選擇輸出等技術處理。（2）在統(tǒng)計的形成以及分析內容上，生成的報表支持以所見即所得的方式進行打印，且系統(tǒng)支持對所有統(tǒng)計的報表以圖形方式進行顯示（如：柱狀圖、折線圖）。自定義統(tǒng)計分析系統(tǒng)支持多維度（如時間、人員、權限、流程等）的查詢和統(tǒng)計。涵蓋了系統(tǒng)中所有的統(tǒng)計功能，只要是業(yè)務數(shù)據(jù)，都可以實現(xiàn)統(tǒng)計，避免統(tǒng)計功能過于分散而造成業(yè)務管理人員在統(tǒng)計數(shù)據(jù)時難度增大，甚至不知道如何通過系統(tǒng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，提高檔案系統(tǒng)的易用性。1.1.8檔案登記系統(tǒng)針對檔案丟失、檔案損壞、遺檔找回等狀況提供檔案登記功能，管理檔案的老師可以實時對檔案情況進行登記，便于遺檔、病檔等檔案的統(tǒng)計管理1.1.9檔案記錄針對檔案登記的信息，系統(tǒng)提供登記記錄的功能，檔案管理員老師可以實時查看遺檔、病檔的登記時間，對這些檔案信息進行統(tǒng)計，可以選擇不同登記類型進行查看。1.1.10虛擬庫房管理虛擬庫房完全模擬現(xiàn)實的學校庫房，能夠設置不同形狀規(guī)則的庫房，與館內智能館庫系統(tǒng)對接，實時的反映現(xiàn)實庫房的檔案位置、狀態(tài)、溫濕度等情況，并提供調檔案時的自動上下架功能，為用戶提供實體檔案庫房的直觀顯示和便捷管理，為系統(tǒng)對每一次的出入庫提供詳細的信息記錄。方便用戶解決庫房檔案雜亂、清點檔案效率低等問題。盤庫是檔案館工作人員每年需要進行的常規(guī)動作。由于檔案數(shù)量多、流動性高、利用率高，必須定期檢查是否存在“在冊不在庫”、“在庫不在冊”的情況。系統(tǒng)需要支持掃描條形碼進行盤庫，因此需實現(xiàn)與條碼掃描設備的通信。具體工作流程是這樣的：a.從檔案信息庫中，根據(jù)“實體位置”標記字段，篩選出所有“在庫”檔案記錄，形成一張盤庫大表；b.盤庫可能由多位工作人員同時進行，工作人員持條碼掃描設備進庫逐卷掃描，個人信息標簽條上的條形碼被掃描后，則在盤庫大表中更新相應檔案狀態(tài)信息為“已盤點”。如出現(xiàn)被掃描的條形碼不在盤庫大表記錄當中的情況，則在盤庫大表后追加該條碼對應的信息，標記為“在庫異?！?；c.盤庫可能持續(xù)幾天時間，盤庫大表需要有操作開始時間和全部結束時間，并且每一條記錄有被盤點到的具體時間；d.盤庫結束后，檔案館工作人員查看盤庫大表的情況，處理異常問題，并將本次盤點記錄同步到每卷檔案的狀態(tài)信息中，為在庫檔案新增本次盤點的結果記錄。密集架管理：系統(tǒng)為用戶提供密集架管理功能，與智能密集架對接，用戶可以自定義編輯密集架標簽，同時能夠在調檔案時，挑選指定的密集架上架和下架案卷信息，檔案庫可視化更為直觀，一鍵式操作更為便捷。并且系統(tǒng)會自動計算庫房或者密集架的飽和情況，過于飽和則會即時反饋提示，防止用戶向飽和的庫房或者密集架持續(xù)添加內容。溫濕度管理：虛擬庫房可以與溫濕度設備對接，實時監(jiān)控和顯示庫房溫濕度信息，并根據(jù)溫濕度的異常情況提供預警功能。3D庫房：通過庫房數(shù)據(jù)參數(shù)的設置，如庫房名稱、長寬高、位置等，自動生成3D的庫房結構，支持不規(guī)則庫房形狀的參數(shù)設置，虛擬庫房支持360度全景查看和瀏覽。1.1.11.可視化大數(shù)據(jù)平臺1、統(tǒng)計分析檔案大數(shù)據(jù)可視化平臺實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)及管理數(shù)據(jù)等各類數(shù)據(jù)的初步統(tǒng)計分析，從檔案健康、檔案價值、檔案標準等多個角度提煉相關數(shù)據(jù)，形成高聚焦的統(tǒng)計分析。數(shù)據(jù)匯總：提取多類型的海量的細節(jié)數(shù)據(jù)，概括匯總數(shù)據(jù)，以趨勢、標記、堆積等形式實現(xiàn)直觀、簡單的展現(xiàn)模式。數(shù)據(jù)挖掘：從匯總數(shù)據(jù)深入到細節(jié)數(shù)據(jù)進行觀察或增加維度，例如對某一年的檔案信息化情況可以區(qū)分多個季度、多個成果進行考察分析，使用戶對數(shù)據(jù)能更深入了解，更容易發(fā)現(xiàn)問題，做出正確的決策。2、圖表交互檔案大數(shù)據(jù)可視化平臺支持以下圖表交互效果：數(shù)據(jù)提示：當鼠標移動到圖表的數(shù)據(jù)點處，會顯示該數(shù)據(jù)點所在的坐標值，或該值的相關信息交互高亮：當鼠標移動到圖表的數(shù)據(jù)點處，該圖表線條或區(qū)域高亮凸出顯示。標記定義和圖片填充：支持對標記點自定義，允許對標記點進行大小調整，甚至用圖片替代標記點，豐富圖表信息。顯示交互：點擊圖標中的系列可以隱藏或顯示該系列的圖形，以方便用戶凸顯關鍵信息，更好閱讀數(shù)據(jù)。圖表縮放：圖表可以放大縮小，支持鼠標手勢和滾輪縮放，也支持坐標軸放大縮小。圖表在線切換：在線修改圖表類型，支持在瀏覽器端直接切換圖表類型，同時支持自動播放切換，滿足大屏動態(tài)展示需求。圖表監(jiān)控刷新：實時監(jiān)控后臺數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)變化時，在圖表中動態(tài)展示并提示相關信息。動畫凸顯：以閃爍動畫的方式，突出顯示某些符合條件的特殊點或者超越警戒線的點。3、多樣展現(xiàn)豐富的圖表類型和樣式：大數(shù)據(jù)可視化平臺支持柱形圖、折線圖、條形圖、餅圖、面積圖、玫瑰圖、散點圖等多種圖表大類，每一大類又細分多種形態(tài)，如柱形圖包括堆積柱形圖，百分比堆積柱形圖，三維柱形圖等等。靈活組件：提供表格、圖形、控件等超多可視化組件。自適應布局：提供自適應布局、絕對布局、tab布局等多種布局方式。1.1.12.安全管理用戶管理提供對系統(tǒng)中用戶賬號的新增和編輯管理功能。每個用戶綁定一個相應權限的角色，實現(xiàn)一個角色多個用戶的便捷分配。權限管理該功能通過添加角色的方式分配不同用戶的權限，可以根據(jù)實際的需求和使用人員的不同分配不同的檔案操作類型、數(shù)據(jù)查看范圍和相應內容等。日志管理系統(tǒng)提供登陸日志、操作日志、審計日志等各類痕跡記錄功能，便于系統(tǒng)管理員對每次操作的追根溯源。同時系統(tǒng)也支持出現(xiàn)非法操作時的即時提醒功能，實時保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)兩種備份方式，可以根據(jù)用戶需要自定義設置自動周期式備份，也提供手動備份方式，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。數(shù)據(jù)庫備份可在線導出。1.1.13.系統(tǒng)設置1.1.13.1.元數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)具有元數(shù)據(jù)庫管理功能，元數(shù)據(jù)采用樹形結構在系統(tǒng)中定義。系統(tǒng)支持元數(shù)據(jù)樹各節(jié)點、元素類型的設置、修改、刪除等操作。具體功能如下：（1）元數(shù)據(jù)管理：庫表字段管理。提供了檔案的分類管理功能，系統(tǒng)支持檔案按組織樹進行分類。不同的組織下面可以單獨設置各自組織的案卷和案卷內數(shù)據(jù)。（2）元數(shù)據(jù)模板管理：默認字段配置。支持設置案卷錄入模板和案卷內數(shù)據(jù)的錄入模板。（3）歸檔目標庫管理：系統(tǒng)支持配置檔案歸檔流程的目標庫。（4）檔案門類管理：系統(tǒng)具有多門類檔案管理功能，檔案門類劃分合理，按檔案門類樹進行管理。基礎門類包括：文書、音像（照片、錄音、錄像）、科技等，可以根據(jù)用戶需求增加、編輯和刪除。（5）文件類型管理：文件類型是指電子檔案的文件類型，例如：文書類、照片類、錄音類和錄像類等。不同檔案類型文件的屬性中具有不同的字段。系統(tǒng)支持對各個庫指定檔案類型，還支持對文件屬性的字段值進行批量修改。（6）保管期限處置管理：檔案的保管期限定為永久、定期兩種，用戶可以根據(jù)需要設置保管期限，并定義檔案的處置方案。1.1.13.2.權限管理權限管理是實現(xiàn)整個檔案數(shù)字化管理平臺的各個模塊之間銜接的管理。按模塊對各個功能進行授權，主要分為對各個功能模塊操作的菜單權限和對數(shù)據(jù)進行操作的數(shù)據(jù)庫權限。系統(tǒng)在權限管理上引入了“三權分立”的管理模式，以權利來制約權力，從而達到權力制衡的目的。系統(tǒng)中的管理角色歸結為三大類：第一類為審計類型的用戶角色，該類角色的人員主要負責系統(tǒng)的審計工作，監(jiān)督其他角色人員的操作是否合法。第二類為管理類型的用戶角色，該類角色的人員主要負責具體的管理工作，例如系統(tǒng)管理、業(yè)務管理等。第三類為安全管理類型的用戶角色，該類角色的人員主要負責為其他任意角色賦權。三種角色的人員相互監(jiān)督、相互制約，在信息系統(tǒng)內部實現(xiàn)權限均衡，從而從檔案系統(tǒng)的層面上保證了數(shù)據(jù)的安全。權限管理的具體功能如下：（1）角色管理：角色權限配置。管理系統(tǒng)中的角色，提供添加、編輯、刪除、檢索、角色權限設置和數(shù)據(jù)級權限設置。（2）用戶管理：用戶信息管理。管理系統(tǒng)中的用戶，提供添加、編輯、刪除、搜索用戶功能，以及初始化用戶密碼。（3）組織機構管理：系統(tǒng)提供單位組織機構維護功能，采用增加、修改和刪除的方式進行具體組織的定義，定義組織的同時也確定了組織之間的關系。（4）菜單管理：系統(tǒng)菜單權限修改。實現(xiàn)對系統(tǒng)菜單增加和維護，可添加頂級菜單、添加子集菜單，也可以修改系統(tǒng)菜單名稱和刪除菜單，對菜單功能資源設置。（5）借閱權限管理：分配檔案借閱審批權限?？梢詫n案庫下每個節(jié)點設置借閱審核人。（6）歸檔權限管理：分配檔案歸檔權限。可以對每個檔案庫節(jié)點下設置歸檔審核人。（7）銷毀權限管理：分配檔案銷毀權限?？梢詫n案銷毀環(huán)節(jié)設置審核人。（8）遠程借閱權限管理：對遠程借閱的檔案根據(jù)檔案類型設置借閱審核人。（9）字段讀寫配置管理：可以設置角色對各類庫節(jié)點中檔案數(shù)據(jù)字段的讀寫權限。1.1.13.3.日志管理系統(tǒng)日志管理提供獨立于操作系統(tǒng)的電子文件、檔案查詢日志功能，包括用戶登錄賬號、登錄時間、查詢內容、用戶操作（查閱、下載、打印等），同時，系統(tǒng)還提供了完善的日志查詢和分析統(tǒng)計功能，便于用戶生成報表或進行系統(tǒng)審計。（1）日志監(jiān)控系統(tǒng)對用戶操作、系統(tǒng)事件等都會進行監(jiān)控，以日志文件的形式記錄到系統(tǒng)中。日志文件無法刪除、修改或覆蓋，確保安全員在進行審計時，能夠獲取真實和完整的事件記錄。系統(tǒng)具體記錄如下日志。1）用戶登錄：查看用戶登錄日志。2）操作日志管理：查看用戶在各類庫中的操作日志。3）檔號修改日志管理：查看檔號修改日志。4）OCR識別異常記錄：查看OCR識別異常記錄。5）RFID標簽日志：查看檔案進出庫標簽記錄。（2）日志分析日志中包含了大量人們感興趣的信息，可以計算得出用戶所檢索的關鍵詞排行榜、檔案利用率排行、用戶行為分析等。系統(tǒng)能夠滿足檔案系統(tǒng)中海量日志數(shù)據(jù)的存儲、計算和分析功能。1.1.13.4.全文檢索管理全文檢索管理用于配置全文檢索相關的信息，提升用戶的檢索體驗。（1）全文檢索配置：用于配置檔案庫全部文件的索引為全文檢索提供支撐。（2）同義詞管理：可以配置某個關鍵字的同義詞，在全文檢索時，搜索某個關鍵字時，這個關鍵字的同義詞也能被搜索出來。數(shù)據(jù)詞典數(shù)據(jù)詞典的維護類似于分類管理，系統(tǒng)將用戶常用到的一些約定俗成的著錄項值（如：保管期限、密級等）維護到數(shù)據(jù)字典中，便于用戶錄入數(shù)據(jù)。（1）代碼管理：對系統(tǒng)中常用菜單、功能、關鍵字等錄入到代碼管理中，便于維護。（2）歸檔范圍管理：凡對反映單位工作、活動具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍，用戶可以根據(jù)需要自定義歸檔范圍。系統(tǒng)支持用戶新增、修改、刪除歸檔范圍，支持對歸檔范圍統(tǒng)一管理。（3）全宗管理：系統(tǒng)支持對多個全宗進行管理，具有全宗增加、修改編輯等功能，能夠實現(xiàn)全宗號與全宗名稱自定義?？赏ㄟ^是否隱藏選項實現(xiàn)全宗啟用/禁用功能。（4）主題詞庫管理：主題詞也稱敘詞，是檔案檢索中用以標引主題的一種檢索工具。它是一些規(guī)范化的、有組織的、體現(xiàn)主題內容的、已定義的名詞術語的集合體。主題詞庫管理是用于管理檔案主題詞，同時具備新增、編輯、刪除、批量導入主題詞功能。1.1.13.5.數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持數(shù)據(jù)庫備份、數(shù)據(jù)源配置、SQL升級文件管理等操作，具體功能如下：（1）數(shù)據(jù)庫備份：備份檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。管理員可手工對整個檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行備份，也可以將備份工作作為一項需要周期執(zhí)行的任務加入任務調度中，由系統(tǒng)自動進行備份，一旦數(shù)據(jù)庫損壞需要重新安裝服務器或數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，管理員進行數(shù)據(jù)庫備份恢復，實現(xiàn)系統(tǒng)可快速重建和數(shù)據(jù)庫的安全性保證。（2）第三方數(shù)據(jù)源管理：系統(tǒng)支持連接到第三方數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)提供第三方數(shù)據(jù)庫的連接源的管理。（3）SQL升級文件管理：為便于用戶掌握系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫升級文件的執(zhí)行情況，系統(tǒng)提供SQL升級文件管理，用戶可以查看SQL文件執(zhí)行狀態(tài)，對執(zhí)行失敗的文件可以單獨重新執(zhí)行。1.1.13.6.發(fā)布管理用戶提交發(fā)布申請后，管理員可以進行發(fā)布管理操作，包括審核發(fā)布申請、查詢待審核的數(shù)據(jù)、已審批的數(shù)據(jù)和未通過的數(shù)據(jù)。簽名與證書管理數(shù)字簽名與證書用于對檔案數(shù)據(jù)、電子文件的完整性、安全性驗證。系統(tǒng)支持生成、刪除數(shù)字簽名和證書。打印模板管理系統(tǒng)支持配置各類報表的打印模板，還能夠支持配置HTML5網頁格式報表的打印模板。系統(tǒng)參數(shù)設置可以設定系統(tǒng)名稱、數(shù)據(jù)庫備份目錄、電子文件存放路徑、檔案密級設定、保管期限年數(shù)、數(shù)據(jù)庫備份目錄參數(shù)以及一些常規(guī)參數(shù)。License授權用戶使用系統(tǒng)功能前，需要導入正版授權的License文件。1.1.13.7.安全管理系統(tǒng)提供完善的安全管理方案，支持系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性、應用服務安全性、傳輸安全性、身份確認等多種多級安全管理，具體的功能如下：（1）采用國產SM3加密算法。（2）支持配置密碼策略（最小長度、強度要求、定期強制更換）。（3）支持自定義密碼輸錯的鎖定機制（最大試錯次數(shù)、自動鎖定時長、鎖定用戶或IP）。（4）支持開啟離開保護（限定時長內無操作自動退出）。解鎖管理，查看鎖定用戶或IP，手動解除鎖定。系統(tǒng)登陸時間設置，可定義系統(tǒng)的開放時段，支持配置特殊人員隨時登陸。（5）系統(tǒng)提供嚴格的用戶登錄機制，不允許同一個帳號在系統(tǒng)中同時存在兩個session，如果用同一帳號再次登錄系統(tǒng)，系統(tǒng)要加以控制，這些操作都支持記錄到日志中以便審計。同時系統(tǒng)支持對用戶的密碼復雜度加以控制。（6）設備監(jiān)控：管理系統(tǒng)部署的硬件設備的主要信息及運轉狀態(tài)。支持查看設備的實時運行轉態(tài)，如告警信息、存儲空間使用、CPU、內存使用信息。（7）任務管理：對內部的各種自定義任務進行管理具有已完成任務、未完成任務的查看。（8）數(shù)據(jù)脫敏管理：對敏感信息通過脫敏規(guī)則進行數(shù)據(jù)的變形，實現(xiàn)對敏感隱秘數(shù)據(jù)的可靠保護。脫敏數(shù)據(jù)用星號表示，對于脫敏的信息，被脫敏人無權查看。1.1.13.8.個人工作空間管理我的個人空間，是檔案管理系統(tǒng)用戶的個人工作空間，充分體現(xiàn)檔案系統(tǒng)對個性化需求的實現(xiàn)。包括如下功能。（1）我的借閱記錄：是指在我的借閱車中借閱檔案生成的記錄，是用來查看我的各種借閱信息，和借閱審批進度，借閱形式包括：電子借閱、實物借閱、館內借閱。（2）我的借閱車：對準備借閱的檔案進行存儲。（3）借閱登記：借閱人到檔案館內查閱檔案時，為了借閱方便，管理員（具有登記權限）將被借的檔案加入到借閱車，在借閱車中統(tǒng)一登記借閱人的信息。登記后的借閱記錄無需再進行審核。（4）電子推送：管理員可以將一些檔案數(shù)據(jù)（僅支持有電子文件的數(shù)據(jù)）推送給借閱人，借閱人可以直接在線瀏覽電子文件。（5）用戶信息管理：對用戶基本信息進行配置。（6）在線訂閱：對已入庫檔案進行訂閱。用戶對自己感興趣的數(shù)據(jù)在線訂閱，系統(tǒng)進行主動推送。（7）收藏夾：對本身業(yè)務工作需要使用的檔案進行收藏方便再利用。（8）我的下載：對已下載的檔案形成記錄。（9）我的檢索：檢索關鍵字配置。設置快速查詢條件，回顯在各庫檔案節(jié)點。設置別名，用于全文檢索的快捷查詢。（10）我的工作情況：對個人賬戶使用檔案系統(tǒng)的次數(shù)，以及對檔案的各項操作進行統(tǒng)計。（11）個人信息全文檢索：對與個人賬戶有關聯(lián)的數(shù)據(jù)進行檢索。（12）主頁面自定義：系統(tǒng)支持主頁面常用功能的自定義，用戶可以根據(jù)使用習慣將常用菜單添加到主頁面上。系統(tǒng)具體支持我的個人空間、歸檔接收、利用中心、系統(tǒng)設置、各類庫、借閱審批、歸檔審批、利用審批等常用菜單的添加。1.2多媒體檔案管理系統(tǒng)多媒體檔案管理系統(tǒng)是對圖片、音頻、視頻、數(shù)字化文檔等各類資源進行統(tǒng)一管理和智能存儲，針對各類資源提供數(shù)字化收集、編目、存儲歸檔、搜索再利用、圖像識別、人臉識別等功能。多媒體檔案管理系統(tǒng)是檔案管理系統(tǒng)的一個模塊集成在檔案系統(tǒng)中具備檔案系統(tǒng)所有的功能。支持圖片在線無障礙瀏覽，支持視頻多種分辨率在線點播。1.2.1系統(tǒng)后臺功能系統(tǒng)管理（1）資源管理：管理系統(tǒng)后臺所有資源請求。（2）角色管理：多媒體檔案系統(tǒng)部署默認有超級管理員、員工、數(shù)據(jù)審核員、注冊用戶四種角色，如系統(tǒng)需要可在本模塊新增、修改、刪除角色，同時可動態(tài)分配角色權限。（3）用戶管理：管理員管理可在此模塊通過新增用戶、編輯用戶、刪除用戶、啟用/禁用用戶等功能管理平臺用戶。（4）菜單管理：管理員可通過此模塊管理前臺首頁菜單、后臺導航菜單，其中包含新增菜單（子級菜單：支持四級菜單）、編輯菜單、刪除菜單等功能。（5）水印管理：管理員通過水印管理設置水印展現(xiàn)方式、位置、水印文字/上傳水印圖片等參數(shù)（6）系統(tǒng)參數(shù)：管理觀可在本模塊動態(tài)設置平臺基本參數(shù)設置、網站LOGO設置、首頁滾動設置。（7）數(shù)據(jù)字典：數(shù)據(jù)字典管理系統(tǒng)基本數(shù)據(jù)信息，根據(jù)需要可自定義設置。（8）上傳管理：本模塊用于控制平臺用戶上傳圖片、視頻、音頻等文件大小，限制用戶上傳超過平臺承受的大文件。（9）疑問解答：管理員可根據(jù)用戶對本平臺操作有疑問或者不會使用者，添加疑問和解答并統(tǒng)一管理模塊。（10）工作流自定義：系統(tǒng)提供工作流自定義功能，可以自定義歸檔流程、查閱流程等，支持流程每個節(jié)點的審批人或審批角色及審批者的權限的定義。（11）等級保護測評：協(xié)助檔案館對系統(tǒng)進行等級保護全流程化管理，建立等級保護常態(tài)化檢查和自查的業(yè)務閉環(huán)，配合監(jiān)管部門共同構建標準化、便捷化、智能化、可視化的關鍵信息基礎設施安全監(jiān)管體系。文件管理（1）文件列表：平臺管理員可在文件列表中查看平臺所有文件，并支持文件類型、文件狀態(tài)、發(fā)布狀態(tài)歸檔狀態(tài)等字段搜索。（2）電子相冊：此處電子相冊和前臺電子相冊是一個模塊，后臺電子相冊為管理員提供的除前臺功能還額外添加了電子相冊下載功能。綜合審核（1）征集審核：游客和注冊用戶上傳的聲像文件需要經過管理員審核，審核通過后，管理員可進行聲像歸檔或作品發(fā)布，其中征集審核包含檢索、下載、刪除、通過審核、拒絕審核、編輯組內等操作。（2）下載審核：注冊用戶登錄后在首頁專題詳情中點擊“申請下載”按鈕，彈出該專題文件列表，用戶可選擇需要下載的文件點擊申請，用戶申請下載后，后臺管理員可在“綜合審核”》“下載審核”模塊查看用戶下載申請信息，審核下載申請時管理員可通過部分文件，也可全部審核通過。（3）標簽審核：用戶登錄后可給聲像（圖片、視頻、音頻）文件，添加符合其內容的標簽，其中標簽分為專題標簽（專題標簽在發(fā)布專題是添加）和文件標簽，登錄用戶添加標簽后，需要管理員審核成功后方能展現(xiàn)。（4）用戶審核：聲像系統(tǒng)只針對單位內開放，而本系統(tǒng)又擁有公開注冊功能，為了提高系統(tǒng)靈活性在角色模塊添加了審核功能。專題管理（1）待發(fā)布：管理員可對“通過審核”且未發(fā)布的征集作品進行“發(fā)布專題”和“發(fā)布到已有專題”操作。（2）已發(fā)布：管理員可在此模塊對已發(fā)布專題進行修改、添加、隱藏、刪除、設置熱門、設置精選等操作（3）熱門推薦：管理員可在專題管理中設置熱門推薦專題，在熱門推薦菜單中可管理推薦列表。（4）精選視頻：管理員可在專題管理中設置熱門推薦專題，在熱門推薦菜單中可管理推薦列表。（5）聲像歸檔：聲像歸檔是將聲像系統(tǒng)中的已通過審核后的征集文件，保存至檔案系統(tǒng)，歸檔目錄可在檔案系統(tǒng)中設置。日志管理（1）登錄日志：記錄用戶登陸平臺時間、IP、賬戶等信息。（2）操作日志：記錄用戶對平臺數(shù)據(jù)新增、修改、審核等操作。（3）審核日志：記錄后臺管理用戶對征集審核、下載審核、標簽審核、用戶審核等審核操作。數(shù)據(jù)統(tǒng)計（1）專題統(tǒng)計：對已發(fā)布的專題收藏數(shù)、下載數(shù)進行統(tǒng)計。（2）工作統(tǒng)計：統(tǒng)計后臺數(shù)據(jù)審核員對征集審核、上傳審核、下載審核、標簽審核等數(shù)據(jù)審核數(shù)精心統(tǒng)計。（3）系統(tǒng)監(jiān)測：系統(tǒng)檢測包含對平臺系統(tǒng)用戶登陸次數(shù)、平臺用戶角色分布、平臺上傳文件類型統(tǒng)計。1.2.2系統(tǒng)前臺功能前臺首頁（1）熱門推薦：此模塊展現(xiàn)的是后臺管理員設置熱門推薦專題列表。（2）最新發(fā)布：用戶可在此模塊查看系統(tǒng)最新發(fā)布專題動態(tài)。（3）視頻精選：用戶可在此模塊查看系統(tǒng)管理員精心挑選的視頻列表。首頁搜索（1）關鍵詞搜索：關鍵詞搜索支持專題名稱、標簽、文件名等關鍵字（2）圖片搜索：用戶上傳文件查找類似的圖片文件個人中心（1）我的上傳：用戶可以上傳文件（圖片、視頻、音頻），并且對自己上傳的文件進行管理。（2）我的收藏：用戶文件詳情頁收藏專題，在當前菜單查看收藏的主題。（3）電子相冊：用戶創(chuàng)建相冊，添加自己喜愛的照片，管理查看電子相冊。（4）我的下載：用戶申請需要下載的文件，通過審核后在我的下載模塊中下載已通過的文件。（5）欄目訂閱：用戶在此模塊添加訂閱詞，當有最新發(fā)布的專題包含用戶添加的訂閱詞，用戶端“欄目訂閱”將會有提示。（6）個人資料：用戶自定義修改個人資料。（7）修改密碼：用戶可在此模塊修改自己的登錄密碼。1.3學籍檔案管理系統(tǒng)通過學校從教務處、學生處、研究生院等其他部門業(yè)務系統(tǒng)獲取全校的學生數(shù)據(jù)形成電子檔案：學生入學基礎信息、本科生/研究生學生成績單、錄簡表、畢業(yè)信息、就業(yè)信息、一卡通信息、培養(yǎng)計劃、學生異動信息、學生在校期間獎懲情況等，通過和教務處、研究生院、學生處等學生檔案相關的業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)接口，把學生的入學信息、畢業(yè)信息、學生成績等匯集起來歸檔形成系統(tǒng)的學籍檔案門類，通過接口實現(xiàn)從教務系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)學生成績總表等電子數(shù)據(jù)批量在線歸檔和管理；通過接口實現(xiàn)從學生工作處的學生管理系統(tǒng)學籍信息等電子數(shù)據(jù)在線批量歸檔和管理；出具各類格式證明，要求每份證明自動編號存檔，支持各類數(shù)據(jù)表（例如畢業(yè)生名冊，新生錄取名冊等）的導入與管理，最終形成完善的學籍檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)本科、研究生、中英文成績及畢業(yè)證書、學位證書、在讀證明翻譯功能等學籍證明和翻譯并在線提供借閱利用，系統(tǒng)出具的成績單和翻譯證明加蓋電子簽章以后可在校園數(shù)字簽章平臺上認證。1.4遠程預約利用系統(tǒng)(身份證實名核驗與活體檢測)系統(tǒng)提供校外個人和單位不同類型以及校內師生的用戶注冊，不同的注冊方式需要用戶上傳不同的資料。系統(tǒng)提供賬號+密碼，手機號+短信驗證碼，微信登錄三種登錄方式，實現(xiàn)三號統(tǒng)一，從而給用戶使用系統(tǒng)提供便利。校內對接校園信息門戶賬號，師生通過校園網登錄校園信息門戶賬號進入利用系統(tǒng)。提供實名認證功能。用戶可以選擇個人或者單位認證，填寫本人手機號碼、基本信息、上傳身份證之后進行人臉比對，對接公安數(shù)據(jù)庫核對信息完成身份認證，完成身份認證后方可進行系統(tǒng)操作。提供在線查閱單登記查閱功能，集成二代身份證閱讀器和拍照設備實現(xiàn)個人信息的自動識別與登記，并能將查閱條目信息自動填寫記錄到查閱結果中，實現(xiàn)查閱利用結果的快速登記與查閱服務情況反饋。通過遠程利用服務系統(tǒng)實現(xiàn)檔案借查閱的網上預約、網上業(yè)務咨詢、學籍證明網上預約、在線支付以及出具學籍檔案證明、成績單翻譯等利用服務的遠程提交、辦結服務等。具有電子檔案遠程授權（原文瀏覽、下載、打印等）、實體檔案預約時間提取、用戶在線注冊、電子件真?zhèn)涡ｒ灐⒃诰€支付、利用自助打印機自動打印等功能。校內檔案利用提供“最多跑一次”審批流程，提供自定義檔案利用“最多跑一次”審批流程，提供公開檔案目錄在線檢索功能。默認審批流程三層，用戶申請檔案利用，若為公開檔案，檔案館審批通過；若為不公開檔案，檔案館提交利用單位、歸檔單位、檔案館依次審批。提供短信等信息通知審批人員審批。1.4.1實名注冊及管理用戶注冊信息及密碼管理，包括個人用戶和單位用戶注冊，并提供身份驗證信息上傳功能。其中，個人用戶注冊應有真實姓名、性別、身份證號碼、聯(lián)系電話、郵箱、登錄密碼、提示問題等信息；單位用戶注冊應有單位名稱、單位證件、聯(lián)系電話、郵箱、登錄密碼、提示問題等信息。1.4.2網上預約服務提供檔案的查詢利用的網上預約服務。實現(xiàn)線上用戶訂單確認、溝通渠道以及訂單狀態(tài)(例如預約成功、已提交、已受理、已完成等)查詢和提醒等。電子檔案訪問申請：實現(xiàn)網上用戶電子檔案訪問申請功能。由檔案管理員對申請者進行審核并臨時賦權，使其在一段時間或在有限次數(shù)范圍內可以瀏覽、下載獲得賦權的檔案。電子檔案借閱：用戶必須通過電子檔案訪問申請功能獲得某條檔案條目的借閱權限后，該用戶瀏覽該檔案條目信息時，出現(xiàn)電子檔案借閱按鈕。點擊按鈕，可實現(xiàn)電子檔案借閱?？梢酝ㄟ^全文檢索查詢到檔案后點擊電子文件查看后，在查看原文時候可分享電子文件，可外鏈通過郵件分享，分享人通過提取碼獲取文件。1.4.3快遞服務系統(tǒng)提供對檔案利用的郵寄。對接快遞物流（EMS或順豐），當檔案寄送服務訂單完成審批，提供用戶快遞到付服務，支持用戶在線查閱快遞寄訂單