分公司各類檔案歸檔辦法

分公司各類檔案歸檔辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)中國石油天然氣股份有限公司華東銷售分公司（以下簡稱公司）的檔案管理工作，規(guī)范檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為公司經(jīng)營和企業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律、法規(guī)，特制訂本辦法。第二條本辦法所稱檔案的范圍是公司在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和，包括黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品銷售、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計、干部職工等方面的檔案。本規(guī)定所稱檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理活動中直接形成的，對機(jī)關(guān)、企業(yè)和國家有保存、參考利用價值的文字、圖表、聲像和存貯在磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)上的各種形式的歷史記錄。它是公司的無形資產(chǎn)，是公司科技資源儲備的一種形式，是提升公司價值，宣傳公司形象的必要條件和依據(jù)。第三條公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作，也是國家檔案工作的重要組成部分。公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，以維護(hù)檔案的完整與安全，便于企業(yè)各方面利用。第四條本規(guī)定適用公司機(jī)關(guān)及下屬各單位。管理體制與職責(zé)第五條檔案工作由單位黨委副書記分管。第六條公司經(jīng)理（黨委）辦公室是檔案管理工作的職能機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織工作，管理企業(yè)檔案。其主要職責(zé)：（一）貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立、健全檔案管理制度。（二）實(shí)行檔案綜合管理，檔案室負(fù)責(zé)收集、整理和保管各門類綜合檔案。（三）對各單位、部門文件材料的形成、積累、歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。（四）對各單位檔案工作進(jìn)行檢查監(jiān)督與指導(dǎo)。（五）參與科研成果、產(chǎn)品試制的鑒定和基建、技改工程竣工驗(yàn)收及大型設(shè)備開箱驗(yàn)收。（六）組織對檔案的鑒定，承辦檔案銷毀事宜。（七）應(yīng)用現(xiàn)代管理技術(shù)輔助檔案管理，提高工作效率。（八）開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)各項(xiàng)工作利用服務(wù)。（九）按照國家有關(guān)《資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動企業(yè)檔案處置辦法》指導(dǎo)破產(chǎn)、兼并、關(guān)閉、改制的下屬單位，做好檔案的清理和鑒定工作，接收其有保存價值的檔案，并為其提供利用。第七條檔案工作實(shí)行集中領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，凡公司工作活動，具有查考利用價值的檔案，由檔案室集中管理和保管。各單位工作活動中形成的檔案，由本單位檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案人員保管。第八條各部門文件材料的形成、積累和歸檔，由本部門分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，按規(guī)定向綜合檔案室歸檔。第九條檔案管理工作應(yīng)配備與檔案工作相適應(yīng)的專職或兼職檔案管理人員。有計劃地對檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)教育，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。文件材料的形成與歸檔第十條凡應(yīng)歸檔的文件材料，必須由檔案形成部門按規(guī)定收集、整理、立卷后，定期移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案管理人員進(jìn)行集中管理。任何部門或個人不得據(jù)為已有和拒絕歸檔。第十一條各管理職能部門工作活動中形成的文件材料，按其業(yè)務(wù)分工，應(yīng)列入經(jīng)辦人員的職責(zé)范圍，納入崗位責(zé)任制，即各部門工作人員在一項(xiàng)工作完成之后，都有責(zé)任將公務(wù)活動中形成的文件材料經(jīng)過系統(tǒng)整理后，交本部門兼職檔案管理員歸檔。兼職檔案管理員應(yīng)主動收集本部門應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料（包括非紅頭文件），并按照《華東公司各部門歸檔類目》卷要求，認(rèn)真做好日常歸卷工作，積極提供本部門人員查閱。每年歲末年初按照《華東公司檔案分類大綱》，認(rèn)真做好預(yù)立卷工作，按時向檔案室辦移交。第十二條各職能部門負(fù)責(zé)人應(yīng)將文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作列入生產(chǎn)、科研、基建、經(jīng)營管理等項(xiàng)活動的工作程序和工作計劃，列入本部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制，并予以考核。第十三條科研成果鑒定，基建技改工程竣工驗(yàn)收，必須有檔案部門參加。凡文件材料（包括圖紙）不符合歸檔要求，不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收，項(xiàng)目不算完成，財務(wù)不能結(jié)算。第十四條文件材料歸檔的基本要求：（一）歸檔文件材料必須達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確，要求“三率”均達(dá)到100%的考核標(biāo)準(zhǔn)。（二）歸檔文件材料必須反映工作活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。（三）所立案卷必須層次分明，符合其形成規(guī)律。一般卷內(nèi)文件排列批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；文字材料在前，圖紙在后。（四）歸檔文件材料必須符合文件的格式標(biāo)準(zhǔn)，禁用鉛筆、紅筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水筆書寫。（五）歸檔底圖必須符合國家制圖標(biāo)準(zhǔn)，底圖標(biāo)題欄要逐欄填寫，簽署全名，注明日期、圖號。第十五條文件材料的歸檔范圍和保管期限按《中國石油天然氣股份有限公司華東銷售分公司檔案歸檔范圍和保管期限表》執(zhí)行。第十六條特殊載體檔案的歸檔要求：（一）照片檔案歸檔時要求照片與底片、文字說明一起歸檔。每張照片要求注明：事由、時間、地點(diǎn)、人物（姓名、職務(wù)）、攝影者。（二）錄音、錄像檔案歸檔要求在裝具上注明聲像檔案反映的事件內(nèi)容、主題背景、被錄音錄像者的姓名身份、攝錄地點(diǎn)、攝制者等（標(biāo)注內(nèi)容多的應(yīng)附文字說明材料）。（三）電子文件歸檔也要附文字說明材料。數(shù)據(jù)庫類型的電子文件歸檔時要將數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和紀(jì)錄一起歸檔。文字說明要求注明操作系統(tǒng)和軟件環(huán)境（平臺），以便計算機(jī)識別。第十七條歸檔時間（一）產(chǎn)品試制、科研、基建技改工程等，在任務(wù)完成或告一段落時應(yīng)將文件材料立卷，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核，再經(jīng)檔案部門審查和驗(yàn)收合格后辦理歸檔。（二）設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料，在開箱驗(yàn)收時，由檔案部門接收歸檔。如安裝設(shè)備需要使用隨機(jī)文件，可復(fù)印或向檔案室辦理借用手續(xù)。（三）黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)工作活動中形成的管理類文件材料，由各職能部門將應(yīng)歸檔的文件材料組成案卷，在次年一季度前向檔案部門移交歸檔。（四）財務(wù)管理中形成的文件材料，由財務(wù)部門立卷后在次年一季度前向檔案室移交歸檔。（五）會計檔案（憑證、帳薄、財務(wù)報告及工資單等），按國家財政部規(guī)定，隔年第一季度向檔案室移交歸檔。（六）照片、聲像（包括錄音、錄像、計算機(jī)軟件等）、實(shí)物榮譽(yù)檔案（包括產(chǎn)品實(shí)樣、獎品、獎杯、獎旗、證書、印章、著名人物題詞等）在工作活動結(jié)束后，向檔案部門移交歸檔。（七）電子文件歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔采用實(shí)時歸檔，物理歸檔與紙質(zhì)文件一起歸檔。第十八條各類文件材料一般歸檔一式1份；竣工圖一式2份（1份存檔案室，1份日常使用）；電子檔案按有關(guān)規(guī)定一式3份（2份存檔案室，1份自留供日常使用）。第十九條歸檔時應(yīng)填寫移交清單一式2份，簽名蓋章。交接雙方各執(zhí)1份。檔案部門按移交清單驗(yàn)收檔案質(zhì)量，核對檔案數(shù)量。第二十條下屬單位向華東公司報送的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案按照華東銷字[2001]209號《華東銷售分公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施辦法》規(guī)定的范圍和要求報送；下屬單位需要向華東公司報送的合同檔案和加油站檔案按照華東銷字[2002]258號《華東銷售分公司加油站檔案和合同檔案管理（暫行）辦法》規(guī)定的范圍和要求報送。第二十一條下屬單位報送檔案整編的標(biāo)準(zhǔn)（一）工程項(xiàng)目檔案按照國標(biāo)GB/T《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進(jìn)行整編。（二）合同檔案和加油站檔案按照國標(biāo)DA/T-22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》和國標(biāo)DA/T24-2000《無酸檔案卷皮盒用紙及紙板》進(jìn)行整編。第二十二條機(jī)關(guān)工