2023年辦公室管理形成性考核冊(cè)答案重點(diǎn)

辦公室管理形成性考核冊(cè)答案

作業(yè)1A1.將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。A辦

公室實(shí)務(wù)工作一覽表

序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)公司(含外

企)1A［文書撰寫］按上司的口頭或書面指示完畢信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議

內(nèi)容》［文書制作］復(fù)印資料。打印文稿及表格

3［文書解決］在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的解決。會(huì)［檔案管

理］檔案管理。

5［會(huì)議組織］安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。

6［調(diào)查研究］協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告.

7［信息資料］準(zhǔn)備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息處［信訪工

作］替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職工等。接待來賓和員工的來訪。外［接待工

作］接待來訪來賓；接待來賓和員工的來訪。SO［協(xié)調(diào)工

作］以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。

11［督查工作］督導(dǎo)一般職工或速記員。1%［日程安排］替上司定約會(huì)并

做好記錄；

13［平常事務(wù)閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話；

14［辦公室管理］辦公室環(huán)境的布置和整理，保管辦公室設(shè)備及用品

15［其他臨時(shí)］以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)交辦的事項(xiàng)T

16替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。b7外出辦事，如銀行、郵局等。

2、公用易耗品重要涉及哪些？A辦公用易耗品重要有:

(1)信封、紙張；

(2)軟盤、光盤等；A(3)鉛筆；

(4)圓珠筆;5(A)簽字筆或鋼筆;

(6)修正液或修正帶;

(7)印盒；

(8)各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)(涉及訂書針)、打孔機(jī)、裝訂機(jī)(涉及裝訂線)、日期

號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9(A小刀；

(10)日歷等;A(11)其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、

圖釘、橡皮筋、大

頭針、紙夾等。

A3、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)環(huán)節(jié)，互相關(guān)系如何?A文員工作分為三個(gè)環(huán)節(jié):計(jì)劃、

實(shí)行和檢查。

(1)計(jì)劃的環(huán)節(jié)，要充足了解即將開始的工作內(nèi)容,并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最A(yù)佳。

(2)實(shí)行的環(huán)節(jié)，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的A工

作無論是哪一種,都要對(duì)的地實(shí)行；配合上司預(yù)期的期限。

(3)檢查的環(huán)節(jié)，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工

作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。A另一方面，說明三個(gè)環(huán)節(jié)之間的

關(guān)系。

三者的關(guān)系為:A先作計(jì)劃，付諸實(shí)行，然后檢查結(jié)果,圍繞“計(jì)劃一一實(shí)行一一檢查”

這樣一個(gè)滾動(dòng)的A過程開展。三者互相聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。A文員一方面要仔細(xì)制定計(jì)劃，

然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)行,并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)

果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。A

4、按照“優(yōu)先順序”解決工作原則，虛擬一份半天或一天工作(或家務(wù))計(jì)劃書。

本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見教材第28頁(yè)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)

A劃書，不要抄襲。

A5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣?/p>

法的結(jié)識(shí)。

1.請(qǐng)示方法和報(bào)告方法;2A.計(jì)劃方法和總結(jié)方法；A3.受意方法；

4.傳達(dá)方法；

5.進(jìn)言方法；64變通方法和擋駕方法；

7.分工方法與合作方法。A受意就是文員接受和領(lǐng)略上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤?/p>

(即領(lǐng)略上司在會(huì)議發(fā)言、文A件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工

作所發(fā)表的意見和想法等，易

于文員判斷和領(lǐng)略)和間接受意(即上司在平時(shí)隨便交談的情況下,或與其別人員談話種就A

某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和見解等)。A受意方法要注意：A(1)善于領(lǐng)略上司

意圖，不要曲解上司意圖；

(2)備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；

(3)注意傾聽，專心判斷指示的用意；A(4)必要時(shí)可以提問,直至明了意圖為止，

但不要打斷談話；

(5)如有不批準(zhǔn)見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；A(6)接受

指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)行。

結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。A我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充足結(jié)識(shí)到，在受意時(shí)，充足做好記

錄的重要性。

才開始工作時(shí),我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一，份

公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要涉及四個(gè)部分一一公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、A

公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本,記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯嚼

自己沒有能力,而沒有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡(jiǎn)介根A本

就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，△才

寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。

從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。

注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按A照

以上的思緒作答；并且要注意結(jié)合教材,聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡(jiǎn)要說明教材中的相關(guān)知識(shí)為點(diǎn)，

又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。本題失分的因素大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)

們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。A作業(yè)2

一、從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。

(1)都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；A(2)都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；

(3)通話結(jié)束,應(yīng)讓對(duì)方感受到自己快樂的心情；

(4)都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。

異：1(△)打電話應(yīng)一方面查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼;接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接

聽。

(2)打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。

如何做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選打電話和接電話工作重要做法有哪些

詢問對(duì)方來電目的，詢問對(duì)方是什么人，假如是推銷的，可直接拒絕。

平常做好來電目錄，對(duì)特殊的人，特殊的號(hào)碼進(jìn)行登記。

最佳有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號(hào)碼本。

假如領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘掉。A二、了解“電視會(huì)議”、“交

互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，

談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。

(1)基本用途：A“電視會(huì)議”重要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對(duì)面地交談,共享

文獻(xiàn)、圖表、錄象

帶等資料。

“交互式電話會(huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)A

際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清楚宛如一室。

(2)兩者與一般會(huì)議的不同：

可以消除時(shí)空上的局限性。

(3)各自的優(yōu)劣:A“電視會(huì)議”一一4優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，

生動(dòng)形象;劣:技術(shù)上的規(guī)定較高。

“交互式電話會(huì)議”一一

優(yōu)：方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放A功

能;劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。

三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。1（A按照收件人的姓名分揀;A（2）按照郵

件的重要性分揀；

（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、如何解決上司不在時(shí)的郵件？

假如沒有授權(quán)就不要拆看。整理好放在上司的辦公桌中間位置。假如授權(quán)可以拆看，就把

重要的事情電話告知或請(qǐng)示上司，不重要的放在上司的辦公桌上。

五、如何妥善解決上司拒絕接見的來訪者的來訪？

固執(zhí)任性的來訪者。有些來訪者不聽任何解釋，死攪蠻纏非見上司不可，甚至

出言不遜，文員也應(yīng)當(dāng)毫不妥協(xié)（但要注意禮貌）地反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。

堅(jiān)持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度，但是，你一定要向來訪者保證:假如對(duì)方寫信

給上司，上司一定會(huì)看到這封信。A進(jìn)行威脅的來訪者。假如來訪者對(duì)文員進(jìn)

行威脅，你可以悄悄地告訴上司，公司有保安部門的就打電話給他們，千萬不要與

蠻橫無理、也許帶來危險(xiǎn)的來訪者直接沖突。

情緒激動(dòng)的來訪者。有時(shí)候來訪者不一定蠻橫無理或進(jìn)行威脅，但由于剛丟

了工作或其他因素情緒激動(dòng)。假如來訪者是男性，女文員應(yīng)當(dāng)找男的幫忙，使他

冷靜下來;假如是女性，女文員也許會(huì)使她安靜下來；假如不行，可以考慮找一

個(gè)成熟的女同事來幫忙。

作業(yè)3

提高會(huì)議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面，

遵循法律法規(guī)（1分）、合理擬定會(huì)議目的（1分）、擬定必要的與會(huì)者（1

分）、減少會(huì)議數(shù)量（1分）、縮小會(huì)議規(guī)模（1分）、簡(jiǎn)化會(huì)議程序（1分）、

縮短會(huì)議時(shí)間（2分）、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)（1分）、分析會(huì)議成本（1分）。

一、日程安排計(jì)劃表的種類大體有幾種？試以其中一種為例，編制一份XX預(yù)定

表。

日程安排計(jì)劃表的種類：

日程安排計(jì)劃表的種類大體有:工作計(jì)劃表,家務(wù)計(jì)劃表，旅游計(jì)劃表,大型活

動(dòng)計(jì)劃表，學(xué)習(xí)計(jì)劃表，就醫(yī)計(jì)劃表等

工作杰出，為公司的發(fā)展做出自己應(yīng)有的奉獻(xiàn)。否則,哪一個(gè)公司也不會(huì)要一名白拿工資

不干活的員工。我畢業(yè)之后就來到了公司工作，我相信自己可以在公司里發(fā)揮更大的作用。

現(xiàn)在的我已經(jīng)在公司銷售部門工作有一年的時(shí)間了，可以說自己已經(jīng)很好的熟悉了公司目前

的工作了，也擬定了2023年銷售工作計(jì)劃，我相信在以后的工作中我還是會(huì)做的更好！

在2023年剛接觸這個(gè)行業(yè)時(shí),在選擇客戶的問題上走過不少?gòu)澛?那是由于對(duì)這個(gè)行

業(yè)還不太熟悉，總是選擇一些食品行業(yè)，但這些公司往往對(duì)標(biāo)簽的價(jià)格是非常注重的.所以今

年不要在選一些只看價(jià)格,對(duì)質(zhì)量沒規(guī)定的客戶.沒有規(guī)定的客戶不是好客戶。

2023年工作計(jì)劃如下：

一;對(duì)于老客戶，和固定客戶，要經(jīng)常保持聯(lián)系,在有時(shí)間有條件的情況下，送一些小禮

物或宴請(qǐng)客戶，好穩(wěn)定與客戶關(guān)系。

二；在擁有老客戶的同時(shí)還要不斷從各種媒體獲得客戶信息。

三；要有好業(yè)績(jī)就得加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開拓視野,豐富知識(shí),采用多樣化形式,把學(xué)業(yè)務(wù)與

交流技能向結(jié)合。

四；今年對(duì)自己有以下規(guī)定

1：每周要增長(zhǎng)?個(gè)以上的新客戶，還要有？至W個(gè)潛在客戶。

2：一周一小結(jié),每月一大結(jié),看看有哪些工作上的失誤,及時(shí)改正下次不要再犯。

3：見客戶之前要多了解客戶的狀態(tài)和需求,再做好準(zhǔn)備工作有也許不會(huì)丟失這個(gè)客戶。

4：對(duì)客戶不能有隱瞞和欺騙，這樣不會(huì)有忠誠(chéng)的客戶。在有些問題上你和客戶是一直。

5:要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)方面的學(xué)習(xí)，多看書,上網(wǎng)查閱相關(guān)資料,與同行們交流，向他們學(xué)習(xí)

更好的方式方法。

6:對(duì)所有客戶的工作態(tài)度都要同樣,但不能太低三下氣。給客戶一好印象，為公司樹立

更好的形象。

7：客戶碰到問題，不能置之不理一定要盡全力幫助他們解決。要先做人再做生意，讓客

戶相信我們的工作實(shí)力,才干更好的完畢任務(wù)。

8:自信是非常重要的。要經(jīng)常對(duì)自己說你是最佳的，你是獨(dú)一無二的。擁有健康樂觀積

極向上的工作態(tài)度才干更好的完畢任務(wù)。

9:和公司其他員工要有良好的溝通，有團(tuán)隊(duì)意識(shí)，多交流，多探討,才干不斷增長(zhǎng)業(yè)務(wù)技

能。

10：為了今年的銷售任務(wù)每月我要努力完畢?到?萬元的任務(wù)額，為公司發(fā)明利潤(rùn)。

以上就是我這一年的工作計(jì)劃，工作中總會(huì)有各種各樣的困難,我會(huì)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示,向同事

探討，共同努力克服。為公司做出自己最大的奉獻(xiàn)。但是現(xiàn)實(shí)來說，我目前還是有著很多的

局限性之處需要我來解決的，我相信自己可以有著更好的發(fā)展，但是前景才是最重要的，我

相信自己可以做到最佳，這是我應(yīng)當(dāng)做好的。以后的道路上，我會(huì)走的更遠(yuǎn)，由于我的人生

旅途才剛剛開始,我相信自己會(huì)做的更好！

文秘人員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作曬準(zhǔn)備工作呢？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)

1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、

火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。A旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，

一份給上司，一份給他（她）的家人，一份給辦公室存檔。假如辦公室其別人想要并有權(quán)利要，應(yīng)

再額外準(zhǔn)備一份。

(2)制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表應(yīng)當(dāng)涉及:城市名和省(州)名(假如是國(guó)外旅行，寫明城

市名和國(guó)家名)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼及任何備注或

特別要提醒的事情。A假如上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案

找出，交給上司。

(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要解決的每一個(gè)問題的文獻(xiàn)準(zhǔn)備好，如與某

項(xiàng)要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號(hào)回形針把所有

相關(guān)的文獻(xiàn)扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。A(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅

行時(shí)需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢查，這樣就不會(huì)落下任

何東西。

旅行用品一覽表3?信紙、信封(普通的、公司的、大號(hào)的)、郵票

?筆記本

?地址目錄:電話、傳真等號(hào)碼?日歷卡

?世界各地時(shí)間表A?國(guó)際電話號(hào)碼表△?文獻(xiàn)夾

?商業(yè)名片A?聲像材料?手機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等

A?鈔票、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡

?相關(guān)檔案A?旅行指南和地圖冊(cè)、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹

?日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表&?護(hù)照、簽證等

?鋼筆、鉛等?回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子4?圖章和印泥盒A?急

救藥盒A(5)行李問題。上司也許想知道在飛機(jī)上可以免費(fèi)帶多重和多大的行李。文秘

人員通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人可了解這些信息。并且經(jīng)常旅行的人

總是增長(zhǎng)他們的個(gè)人保險(xiǎn)金以獲得毀壞、損失的補(bǔ)償。要準(zhǔn)備隨身攜帶的行李,有些。主管

人員短途旅行時(shí)隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包?？?/p>

以把衣服放在下格，這樣下飛機(jī)可直接去約會(huì)，而不必先去旅館放行李。A此外，要為

每件行李準(zhǔn)備辨認(rèn)標(biāo)簽，注意每件行李里面還要放一套(出于安全考慮,有時(shí)不能把上司的姓

名和地址寫在貼在外面的標(biāo)簽上)，辦公室要經(jīng)常準(zhǔn)備一些這樣的標(biāo)簽。

(6)安排差旅費(fèi)。旅行時(shí)，商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費(fèi)：

a.預(yù)支差旅費(fèi)。有些公司為出差人員提供預(yù)支差旅費(fèi)，等出差回來報(bào)銷。文秘人員拿到

上司的出差信息，就可以填表申請(qǐng)預(yù)支差旅費(fèi)。

b.個(gè)人支票。經(jīng)常出差的人，一般持有信用卡，如VIZA卡、萬事達(dá)卡或美國(guó)運(yùn)通卡,

這些卡可以把個(gè)人支票兌換成鈔票。

c.旅行支票。這種支票經(jīng)常帶有不同的面值，如美國(guó)就有10美元、100美元、5000美

元等。文秘人員為上司在開有賬戶的銀行或其他銀行購(gòu)買旅行支票時(shí)，要填寫一張申請(qǐng)表，然

后你的上司要當(dāng)著銀行代表的面在支票上簽字。

d.信用證。在美國(guó)，假如差旅費(fèi)超過1000美元，到國(guó)外旅行的人一般從銀行購(gòu)買信用證。

信用證可以作為到大銀行去的介紹信，可以在世界各地銀行提取現(xiàn)款，直到信用證上的面額

提完。文秘人員可以填寫申請(qǐng)表，你的上司也必須當(dāng)著銀行代表的面完畢這筆交易"(7)

建立旅行——旅館信息資料庫(kù)。假如上司經(jīng)常出差，文秘人員應(yīng)當(dāng)收集一些交通圖、時(shí)間表

和飛機(jī)時(shí)刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊(cè)子，并隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充

實(shí)自己的資料庫(kù)。A(8)辦理旅行保險(xiǎn)。如意外傷害保險(xiǎn)等。

與上司一起旅行A有些工作無法交給此外一座城市或國(guó)外臨時(shí)辦公室的助手解決，在

這種情況下，文秘人員最佳與上司一起旅行：

(1)旅行安排。上司會(huì)規(guī)定好文秘人員要去的地方和時(shí)間。在有些情況下，你可以和上司

坐同樣的車、住同樣的旅館;在另一些情況下，你不一定所有的地方都去，或在某些地方呆的

時(shí)間要短些。這時(shí)，文秘人員要按照上司的意圖排出行程和程序表，標(biāo)明出發(fā)時(shí)間、到達(dá)時(shí)

間和地點(diǎn)(涉及半途需停留或中轉(zhuǎn)的地點(diǎn)和抵離時(shí)間)、天天的日程活動(dòng)安排(涉及充足的空

余時(shí)間以便上司或文秘人員參與各種應(yīng)酬及解決私人事務(wù))。A(2)設(shè)備安排。大型賓館

都有計(jì)算機(jī)和其他設(shè)備供旅行者使用。此外，你的公司也許在本地有分公司,文秘人員可以

使用那里的辦公室設(shè)備。文秘人員也可以自己攜帶手提電腦、微型錄音機(jī)等。A(3)行

為舉止。商務(wù)旅行的目的是為了工作，文秘人員天天都有也許忙于為上司收集信息、制定以

后的旅行計(jì)劃、作會(huì)議記錄、為上司整理旅行檔案、準(zhǔn)備和解決信件等。此外，文秘人員也

許是商務(wù)小組的一分子，代表著公司形象，因此必須在穿著打扮、行為舉止方面多加注意，尊重

本地的風(fēng)俗習(xí)慣，并講究禮儀禮節(jié)。要準(zhǔn)備好個(gè)人的替換衣物及用品，正式場(chǎng)合穿著的服裝

應(yīng)放在免燙儲(chǔ)衣袋中。4(A)工作交代。出發(fā)前，將自己外出時(shí)的工作交代別人代為解決，

并把旅行前手頭未完事宜記錄在備忘錄上，以便回來后不忘繼續(xù)辦理。必要時(shí)，安排好家庭

事務(wù)。在旅行中，要隨時(shí)保持與公司本部的聯(lián)系，并注意對(duì)上司的健康、安全保衛(wèi)工作。

文秘人員對(duì)上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面

幫助領(lǐng)導(dǎo)制訂總體規(guī)劃，參與目的管理;協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓好中心工作,搞好調(diào)查研

究，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新問題，掌握新情況，總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)

二、文秘人員對(duì)上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面？

提神醒腦的服務(wù)。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落,文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備

濕毛

巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。

私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，此外是上司身邊的純粹私

事：1(A)特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事,但認(rèn)為關(guān)系到上司的形象問

題，所

以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充足的便利。

(2)純私人性請(qǐng)求時(shí)一一碰到這種情形,就把它當(dāng)作上司運(yùn)用文秘人員是下屬同事

的

關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。

財(cái)物管理。涉及：

(1)薪金收入管理一一薪金收入達(dá)成一定的金額,或有兩種以上收入來源者，以

及薪A金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收

入多的時(shí)候，

由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)?A(2)支票

往來的管理一一最重要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票

簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念

保管。

A3.第三題重要是給同學(xué)們提供了一個(gè)編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以

學(xué)習(xí)一

下。最佳可以根據(jù)這個(gè)范本,結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編寫一個(gè)“工作任務(wù)單”。

舉辦?般規(guī)模的宴會(huì)，需要做哪些工作，請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)，并選擇其中某一項(xiàng)工作,做出較為具體的說明

1.根據(jù)參與宴會(huì)的人選地點(diǎn)，定檔次

2.發(fā)請(qǐng)?zhí)蛘?qǐng)柬.

3.擬定參與人員，訂餐

4.到舉辦宴會(huì)時(shí)間的前一天在進(jìn)行一次人員核算。不能到到的人員再次邀請(qǐng)。

5.屆時(shí)間正式進(jìn)行。

如何使用宴會(huì)請(qǐng)柬？

各種宴請(qǐng)活動(dòng)，一般均發(fā)請(qǐng)柬，這既是出于禮貌，也是對(duì)客人的提醒備忘。請(qǐng)柬應(yīng)在舉行宴

會(huì)前發(fā)出，至于發(fā)柬時(shí)間以接柬人有富余時(shí)間安排赴宴為宜。即使已經(jīng)口頭或電話邀請(qǐng)過，

也應(yīng)在日前發(fā)出請(qǐng)柬，便于進(jìn)一步貫徹。

請(qǐng)柬以印刷品為佳，特別是正規(guī)的請(qǐng)柬，采用印刷品形式方顯得莊重。小型宴會(huì)也可手寫。

請(qǐng)柬中需要說明宴會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、主辦人(或主辦單位)、舉行宴會(huì)的目的。正式宴會(huì)還應(yīng)

注明對(duì)服裝的規(guī)定,即使對(duì)服裝不做特殊規(guī)定，也應(yīng)注明“服裝請(qǐng)便”以免出席者困惑。

正式宴會(huì)一般在發(fā)請(qǐng)柬之前就安排好席次了，并在請(qǐng)柬上注明席次號(hào)。為了確切掌握出席情

況，往往規(guī)定被邀請(qǐng)者答復(fù)能否出席。中式請(qǐng)柬的下端附有回單,西式請(qǐng)柬的左下方印

"R.S.V.P”并寫上電話號(hào)碼，也可隨請(qǐng)柬寄去回信片。如已預(yù)先約定，則加注“備忘”二字。即

使不安排席次，也應(yīng)對(duì)出席率有所估計(jì)。

接到請(qǐng)柬后應(yīng)盡快答復(fù)，這是最起碼的禮節(jié),特別是指定了席位的宴會(huì)，如不及早告知你將

缺席，主辦方面來不及補(bǔ)充人員，導(dǎo)致席位的空缺，既不禮貌，又很浪費(fèi)。現(xiàn)在一般采用電

話答復(fù)，簡(jiǎn)樸快捷。用書信的形式，婉轉(zhuǎn)地說明一下不能出席的理由則更好。

A作業(yè)4

一、簡(jiǎn)樸闡述口頭語言的基本特性及敬語應(yīng)用的一般場(chǎng)合。

口頭語言的基本特性：

(1)語音聽過就立即消失,但語義讓人明白了，也許留在記憶中;所以發(fā)聲要清楚,

A盡也許說得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。

(2)有重音?？谡Z中，需要強(qiáng)調(diào)的成分,都是通過重音表達(dá)的。

(3)有歧義。由于漢字一音多字。

(4)口頭語言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同。比如，莊重的場(chǎng)合，口語應(yīng)

規(guī)

范、簡(jiǎn)明些;休息時(shí)間，口語可生動(dòng)些，語調(diào)也可輕松、快樂些。

敬語使用的一般場(chǎng)合:A(1)對(duì)于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語。A(2)

與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合(生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話)也需要

使用敬語。

(3)敬語一般針對(duì)：

年長(zhǎng)或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會(huì)地位者；給(給過)自己恩惠

者；

有求于對(duì)方,或希望得到對(duì)方幫助,或好感者。

A二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。

合適的話題涉及:A(1)談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題,如合作意向

等；

(2)一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等：3(A)顯示地方或

民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人

情等；4(A)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新

聞人物等;A(5)積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；A(6)風(fēng)趣、風(fēng)趣的小故事，無

傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。A不合適的話題涉及：

(1)應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。A(2)令人不快的話題。如疾病、殘疾、

死亡、兇殺、丑聞、慘案等。A(3)過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、

宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。

(4)自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。A(5)

夸耀自己的話題。6(A)庸俗的、色情的話題。

(7)不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。

三、印章的使用重要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如

何？

印章的使用的重要形式為：A(1)落款章；(2)更正章；(3)證件章；(4)騎縫

章；(5)騎邊章；(6)密封章；(7)

封存章。a落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

(1)落款章加蓋于文書作者的落款處,用來表白作者的法定性和文獻(xiàn)的有效性。

(2)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

A(3)更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后,作為法定作者

自

行更正的憑信。AA四、簡(jiǎn)要闡述收文解決的程序及分送的基本原則。A收文

解決的程序：簽收和拆封登記----分送擬辦----批辦----承辦---催辦一④一

注辦。A分送的基本原則：A(1)屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的

指揮性文獻(xiàn)或重大問題的請(qǐng)示、報(bào)告A之類的文獻(xiàn)，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)

導(dǎo)審閱或解決;A(2)屬于機(jī)關(guān)平常事務(wù)性的已有明確分工的文獻(xiàn)，或早有批示規(guī)

定和有規(guī)可循的例行

公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦;3(A)分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

閱批的文獻(xiàn)，要先填好“公文解決單”，連同文獻(xiàn)一并送批;

(4)便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理：

(5)在文獻(xiàn)份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱

知，△先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的順序分別審閱解決，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪

輻式傳閱。A五、按照文書立卷特性立卷，重要有哪幾種類型？簡(jiǎn)要說明按照問題

特性立卷的基柜含義。

類型：A(1)按問題特性立卷；(2)按作者特性立卷；(3)按文種特性立卷；

(4)準(zhǔn)時(shí)間特性

立卷；(5)按地區(qū)特性立卷；(6)按通訊者特性立卷。八按問題特性立卷的含義：

△將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問題的

互相聯(lián)

系和解決情況，運(yùn)用最廣泛。A

六、通過檔案運(yùn)用的途徑和方式，談?wù)剻n案運(yùn)用的意義。

(1)通過設(shè)立檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；

(2)通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，

可以碉供檔案外借；A