公司檔案管理制度模板范本

第頁共頁公司檔案管理制度模板范本公司檔案管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范和加強公司檔案的管理和使用，充分發(fā)揮檔案的價值和作用，確保公司檔案的安全性、完整性和可用性，根據(jù)國家有關(guān)文件和公司實際情況，制定本制度。第二條公司檔案管理工作必須遵循政府法律法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范和公司有關(guān)制度的要求。第三條公司檔案管理工作要堅持以下原則：（一）規(guī)范性原則：按照一定規(guī)則和程序進(jìn)行檔案的創(chuàng)建、整理、歸檔和運輸?shù)裙ぷ鳌＃ǘ﹥r值原則：注重檔案的歷史價值、文化價值和科學(xué)價值，充分發(fā)揮檔案的作用。（三）保密原則：加強檔案的保密工作，確保檔案的安全性和保密性。（四）可持續(xù)性原則：確保公司檔案持續(xù)更新，充分利用和保護(hù)電子檔案。第二章檔案的創(chuàng)建與登記第四條公司檔案的創(chuàng)建應(yīng)以正式文件、正式文件通過會議決議形成的文件、公司發(fā)文、收文、報表、合同、協(xié)議、往來函件和其他具有管理、法律、經(jīng)濟和科技意義的文件為主。第五條各相關(guān)部門應(yīng)按照檔案管理工作規(guī)定的要求進(jìn)行檔案的創(chuàng)建，對需要留存的原始文件、報表等進(jìn)行復(fù)制，確保原始文件的安全。第六條公司對檔案登記實行統(tǒng)一的管理，檔案登記信息應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：（一）檔案分類號：按照檔案分類法進(jìn)行分類編號。（二）文件題名：反映檔案的文件題名。（三）文件編號：按照文件管理規(guī)定的編號。（四）文件形成日期：反映檔案的形成時間。（五）產(chǎn)生部門：反映檔案的產(chǎn)生部門。（六）責(zé)任者：指造成檔案形成的人員。第三章檔案的整理與歸檔第七條公司應(yīng)根據(jù)檔案管理的需要，制定相應(yīng)的檔案整理方案，明確檔案整理的內(nèi)容、方法和責(zé)任。第八條檔案整理應(yīng)按照檔案管理規(guī)定的要求和流程進(jìn)行，包括清理、排序、歸類和編目等工作。第九條對于無用檔案和滿期檔案，應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀或移交其他部門。第十條檔案歸檔應(yīng)按照檔案管理規(guī)定的要求和流程進(jìn)行，確保檔案的完整性和可追溯性。第四章檔案的借閱與歸還第十一條公司檔案的借閱應(yīng)符合公司規(guī)定的條件和程序，借閱人員必須經(jīng)過合法授權(quán)。第十二條檔案的借閱管理制度包括：申請、批準(zhǔn)、借閱、歸還和檔案查詢等過程。借閱人員必須按規(guī)定登記個人信息，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第十三條檔案的借閱期限一般為一個月，如需延期借閱，必須提前申請并經(jīng)批準(zhǔn)。第十四條借閱的檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如有特殊情況需延期歸還，必須提前申請并經(jīng)批準(zhǔn)。第十五條借閱人員必須按規(guī)定妥善保管檔案，并在使用后及時歸還或退回。第五章檔案的保管與安全第十六條公司檔案的保管地點應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃和管理，符合防火、防水、防毀和防盜的要求。第十七條公司檔案室要科學(xué)設(shè)置檔案存儲柜和檔案架，并定期檢查和維修設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全性。第十八條檔案室應(yīng)自行配備專職人員，負(fù)責(zé)檔案的保管、整理和借閱工作，并接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。第十九條嚴(yán)禁私自攜帶公文、卷宗、檔案資料外出，違反者要依法追究責(zé)任。第六章檔案的轉(zhuǎn)移與移交第二十條公司檔案轉(zhuǎn)移工作應(yīng)提前制定轉(zhuǎn)移計劃，明確轉(zhuǎn)移的種類、范圍和責(zé)任。第二十一條檔案轉(zhuǎn)移應(yīng)按照檔案管理規(guī)定的要求和流程進(jìn)行，確保檔案的安全和完整性。第二十二條公司檔案移交給其他部門或單位時，應(yīng)制定檔案移交協(xié)議，明確移交的檔案種類、數(shù)量、責(zé)任及接收方的要求。第七章電子檔案管理第二十三條公司應(yīng)依法進(jìn)行電子檔案的管理。應(yīng)制定電子檔案管理規(guī)定，明確電子檔案的創(chuàng)建、整理、歸檔、轉(zhuǎn)送、保管和使用等方面的要求。第二十四條電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的方法和流程進(jìn)行創(chuàng)建、備份、傳輸和歸檔，確保檔案的完整性和可用性。第二十五條公司應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。第二十六條電子檔案的使用應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行，嚴(yán)禁非授權(quán)人員訪問和修改電子檔案。第八章外部檔案合作與交流第二十七條公司應(yīng)積極與其他組織和單位進(jìn)行檔案合作和交流，共享檔案資源，提高檔案管理水平。第二十八條外借、外出交流和外部展示等檔案活動必須按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案的安全和保密。第二十九條公司應(yīng)定期組織檔案工作人員參加培訓(xùn)和交流活動，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力。第九章監(jiān)督與考核第三十條公司檔案管理工作應(yīng)定期進(jìn)行績效考核，評估檔案管理工作的質(zhì)量和效益。第三十一條檔案管理工作應(yīng)加強監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正工作中的問題和不足。第三十二條檔案管理工作存在違法違規(guī)行為的，應(yīng)及時報告并依法處理。第十章附則第三十三條本制度解釋權(quán)歸公司檔案管理部門所有，并由公司領(lǐng)導(dǎo)