公文管理制度

實(shí)用文檔公文管理制度總則為了實(shí)現(xiàn)公司公文處理作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化,提高公文處理的質(zhì)量和效率，保證公文的嚴(yán)肅性，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的原則,結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范，必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密法規(guī)，確保公司商業(yè)秘密的安全.公司各部門應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,遵守本制度并加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。養(yǎng)成實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。公司綜合部是公文處理的歸口管理部門，主管公司并指導(dǎo)各部門公文處理工作,負(fù)責(zé)公司公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。凡以公司名義行文的一切書面文件（含電子文件），均適用本制度。公文種類公司常用公文種類主要包括：決定：用于對重要事項(xiàng)作出決策和安排。意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。通知：用于任免干部，傳達(dá)上級指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬有關(guān)單位的公文，發(fā)布要求各部門辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)。通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。報(bào)告：用于向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級有關(guān)單位的詢問.請示：用于向上級領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)單位請求指示、批準(zhǔn).批復(fù)：用于公司回復(fù)有關(guān)單位的請示。制度（辦法）：用于發(fā)布公司的規(guī)范經(jīng)營管理等行為的規(guī)章制度，用于對特定范圍內(nèi)工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范.函:用于公司與其他不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向與公司無隸屬關(guān)系的有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)相關(guān)事項(xiàng)等。會議紀(jì)要：用于記載和傳達(dá)公司內(nèi)各有關(guān)重要會議主要精神和議定的事項(xiàng)。公文按照行文方向分為:上行文：指下級機(jī)關(guān)向所屬上級機(jī)關(guān)的發(fā)文，如請示、報(bào)告。平行文：指平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，主要是函，也包括一些紀(jì)要。下行文：指上級機(jī)關(guān)對所屬下級機(jī)關(guān)的發(fā)文，如決定、通知、通報(bào)、批復(fù)等。公文格式第八條規(guī)范的公文一般由發(fā)文字號、標(biāo)題、緩急程度、秘密等級、主送單位/部門、正文、附件、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄送單位/部門、印發(fā)單位/部門等部分組成。涉及公司商業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級。其中，“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。公文按機(jī)密程度可分為以下幾類:1．絕密：指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的公文。2．機(jī)密：指次為重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的公文.3．秘密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的公文。4．普通：指非秘密公文。如附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西,則另當(dāng)別論。5．傳閱:指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的公文.緊急文件應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急"、“急件"。發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件"二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部。發(fā)文字號應(yīng)包括公司代字、年份、序號組成。上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話.公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號.標(biāo)題用2號方正小標(biāo)宋簡體字居中排布。正文是公文的主體部分。用3號仿宋體字。主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱.公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時(shí)間之前注明附件序號和名稱。應(yīng)在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字標(biāo)識。成文日期，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準(zhǔn);領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；一般信函、傳真，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。內(nèi)容不宜對外公開的,應(yīng)當(dāng)在文件首頁右上角適當(dāng)位置注明“內(nèi)部文件"。公文除會議紀(jì)要以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章.公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級單位的要求標(biāo)注主題詞?！爸黝}詞”用3號黑體字，后標(biāo)全角冒號,詞目用3號黑體字，詞目為三個(gè)能反應(yīng)文章內(nèi)容的詞組，詞目之間空1字。公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定.行文規(guī)則行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。上報(bào)的公文,應(yīng)當(dāng)在首頁注明簽發(fā)人姓名.公司內(nèi)設(shè)部門機(jī)構(gòu)原則上不得對外正式行文，只就一般事務(wù)性函行文?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)一文一事;一般只寫一個(gè)主送單位，如需同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級單位?！皥?bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。文件編號每份文件都必須設(shè)置編號,不得重復(fù)或遺漏。(一）紅頭文件紅頭文件的編號按國家公文編號有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。(例：連誠［2017]1號，表示為“河南連誠建筑安裝工程有限公司2017年第1號紅頭文件”）（二）會議紀(jì)要按年度順序編“連誠字［20××］×號”。（三）其他類型的文件公司其他文件，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的需要,另行確定。發(fā)文辦理發(fā)文辦理包括擬稿、核稿、簽發(fā)、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序.擬稿：公文由相關(guān)部門負(fù)責(zé)擬稿,初稿形成后,經(jīng)相關(guān)部門會簽；擬稿部門針對會簽意見修訂，形成正式文稿。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。（二）情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲,字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。（三）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一)”，第三層為“1?！钡谒膶訛椤?1）".（四)引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號.（五）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。(六)公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。核稿:正式文稿經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核,交辦公室主任復(fù)核。核稿把關(guān)的重點(diǎn)是：(一)是否需要行文；（二)是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定；（三）涉及多個(gè)部門的文件是否已會簽；（四)提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行；（五）文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本適度的有關(guān)規(guī)定。印制。對文件打印清樣進(jìn)行全面校對無誤后方可印制；印件要格式正確、整潔、美觀、份數(shù)準(zhǔn)確.綜合部負(fù)責(zé)紅頭文件的印制和裝訂。收文管理綜合部負(fù)責(zé)公司外來文件以及各部門報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)的文件的處理。各部門負(fù)責(zé)本部門外來文件以及公司下發(fā)文件的處理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、督辦、立卷、歸檔、銷毀等程序.簽收：收到文件應(yīng)以簽字或蓋章的方式給發(fā)文單位以憑據(jù).登記：對收文的特征和辦理要求進(jìn)行記載,如標(biāo)題、發(fā)文單位、緩急度等。擬辦：各部門收到的外來文件，對指名或親啟件原則上直接送收件人;不能明確收件人或重要來件應(yīng)先匯總至公司綜合部，由綜合部拆開后據(jù)情填寫《收文處理簽》提出辦理意見，送上級領(lǐng)導(dǎo)批閱。分發(fā)：綜合部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示,對來文進(jìn)行跟進(jìn)辦理，對需要公告的事項(xiàng)，通過會議、公告欄等方式負(fù)責(zé)傳達(dá);對需要傳閱的文件送達(dá)給相關(guān)責(zé)任人,并做傳閱登記。承辦：各責(zé)任部門(責(zé)任人)對需要辦理的事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行辦理。凡屬承辦部門職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文單位;凡涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的事項(xiàng),承辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報(bào)請上級領(lǐng)導(dǎo)審批的事項(xiàng),承辦部門應(yīng)當(dāng)提出處理意見并代擬文稿,一并送請上級領(lǐng)導(dǎo)審批。承辦情況與部門或個(gè)人績效考核結(jié)合.督辦：綜合部有權(quán)對承辦情況進(jìn)行督促檢查。督辦貫穿于簽批事項(xiàng)處理的各個(gè)環(huán)節(jié),根據(jù)事項(xiàng)的緊急程度隨時(shí)或者定期向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。時(shí)間控制:各事項(xiàng)在擬辦、承辦、督辦等每一階段，均要求辦理的時(shí)效性；其中，普通件辦理控制在48小時(shí)內(nèi),急件辦理控制在24小時(shí)內(nèi)，特急件應(yīng)立即辦理。各責(zé)任人應(yīng)在相應(yīng)時(shí)間范圍內(nèi)向公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合部反饋辦理情況。公文辦理時(shí)效納入部門或個(gè)人績效考核。附則本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋,并修訂完善。本制度自公布之日起施行附件：公文模板目錄一、A4型公文紙頁邊及版心尺寸二、紅頭文件紙四、請示五、報(bào)告六、部門間工作聯(lián)系單七、決定八、通知九、批復(fù)十、通告十一、會議紀(jì)要十二、傳閱單十三、文件簽收單37mm±1mm天頭28mm±1mm訂口37mm±1mm天頭28mm±1mm訂口—1—7mm156mm210mm225mm297mmA4型公文紙頁邊及版心尺寸連誠公司文件××字〔20××〕××號（仿宋三號居中）(紅色反線距此4mm）標(biāo)題(宋體小二號居中)主送單位（仿宋三號左側(cè)頂格）：自然段（左空2字）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1?！痢痢痢?仿宋三號左空2字）2?！痢痢痢痢痢痢?蓋章生效)二○一年月日(右空4字）主題詞（黑體三號居左頂格）:詞目（宋體小三號）抄送（仿宋三號左空1字）：×××、×××印發(fā)機(jī)關(guān)(仿宋三號左空1字)201年月日印發(fā)連誠內(nèi)部請示秘密××請字〔〕號特急總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人批示：主管副總經(jīng)理意見:標(biāo)題：內(nèi)容摘要：附件：1.2.簽報(bào)人:年月日呈文部門:經(jīng)辦人：聯(lián)系電話：注：辦公室負(fù)責(zé)審核格式以及模板的正確使用；會簽頁及正文附后。會簽頁文件名及字號：會簽單位會簽內(nèi)容會簽意見（需根據(jù)呈文部門所申請審核內(nèi)容明確會簽意見):負(fù)責(zé)人簽字：簽字時(shí)間：年月日會簽意見(需根據(jù)呈文部門所申請審核內(nèi)容明確會簽意見)：負(fù)責(zé)人簽字：簽字時(shí)間：年月日會簽意見（需根據(jù)呈文部門所申請審核內(nèi)容明確會簽意見）:負(fù)責(zé)人簽字:簽字時(shí)間：年月日會簽意見（需根據(jù)呈文部門所申請審核內(nèi)容明確會簽意見):負(fù)責(zé)人簽字:簽字時(shí)間:年月日原件存檔部門復(fù)印件存檔部門關(guān)于XXX問題的請示(標(biāo)題二號宋體字加粗居中）XXX：（主送機(jī)關(guān)和正文：仿宋3號)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1。XXXXXXXXXXXXXXXX2。XXXXXXXXXXXXXXXX(呈文單位）二○一年月日連誠內(nèi)部報(bào)告秘密××報(bào)字〔〕號特急總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人批示：主管副總經(jīng)理意見：標(biāo)題:內(nèi)容摘要:附件：1.2.簽報(bào)人：年月日呈文部門：經(jīng)辦人:聯(lián)系電話：原件存檔部門復(fù)印件存檔部門注：辦公室負(fù)責(zé)審核格式以及模板的正確使用;會簽頁及正文附后。關(guān)于XXX問題的報(bào)告（標(biāo)題二號宋體字加粗居中）XXX:（主送機(jī)關(guān)和正文：仿宋3號）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.附件：1。XXXXXXXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXXXXXXX（呈文單位）二○○年月日工作聯(lián)系單日期:編號：題目收件部門收件人具體內(nèi)容發(fā)文部門部門負(fù)責(zé)人辦理期限對方簽收備注關(guān)于XXX的決定（標(biāo)題二號宋體字加粗居中）XX決字〔〕號正文（仿宋3號）為此,特決定如下：一、

二、三、發(fā)文單位/部門（蓋章）二○○八年X月X日

主題詞：(黑體小三）XXXX決定（宋體小三）主送：XXX部抄送:XXX部份數(shù)：共印X份存X份發(fā)X份發(fā)文單位/部門20XX年X月X日印關(guān)于XXX的通知(標(biāo)題二號宋體字加粗居中）主送單位:（主送機(jī)關(guān)和正文：仿宋3號）為了XXXXXXXX，經(jīng)XXXXXXXX研究決定：一、XXXX；二、XXXX；三、XXXX。特此通知。

發(fā)文單位/部門（蓋章)二○○八年X月X日

主題詞：（黑體小三)XXXX通知（宋體小三）主送：XXX部抄送：XXX部份數(shù)：共印X份存X份發(fā)X份發(fā)文單位/部門20XX年X月X日印關(guān)于XXX請示的