第三章會展要素及會展策劃流程

第三章會展要素及會展策劃流程2023/12/27第三章會展要素及會展策劃流程第一節(jié)會展構(gòu)成要素第三章會展要素及會展策劃流程一、主辦機構(gòu)二、承辦方三、參展商內(nèi)容提要四、觀眾五、會展場館六、會展輔助服務(wù)機構(gòu)第三章會展要素及會展策劃流程（一）會展組織機構(gòu)一、含義與資格：統(tǒng)籌（大腦）展會組織機構(gòu)，主要負責策劃和制定展會組織和實施的方案，安排展會的組織、招展招商、公關(guān)、廣告策劃、展場聯(lián)系和落實、財務(wù)管理以及落實一系列配套服務(wù)，需要承擔民事責任。1.資質(zhì)2.招商招展的能力3.獨立的民事責任能力4.辦展部門和專業(yè)人員5.完善的辦展規(guī)章制度6.廣泛的合作伙伴一、主辦機構(gòu)法律上擁有展會的所有權(quán)對展會承擔法律責任。第三章會展要素及會展策劃流程（二）主辦機構(gòu)分類政府、貿(mào)促機構(gòu)提高會展號召力提高地方經(jīng)濟文化交流、間接提高地方GDP宣傳（政府）行業(yè)協(xié)會、商會企事業(yè)單位一、會展主辦機構(gòu)第一節(jié)會展組織機構(gòu)第三章會展要素及會展策劃流程（三）主辦機構(gòu)工作職責市場調(diào)研、信息收集、數(shù)據(jù)處理決策展前展中展后會展項目的申報與審批、會展內(nèi)外知識產(chǎn)權(quán)保護

對于大型國際展覽、國內(nèi)展覽由國務(wù)院有關(guān)部門審批，同時報中央外事管理部門備案；對于大型的商業(yè)展覽，由商務(wù)部統(tǒng)一歸口管理；專業(yè)性展覽由專業(yè)主管部門審批。承辦機構(gòu)的選擇（指定、招標等）與監(jiān)督一、會展主辦機構(gòu)第一節(jié)會展組織機構(gòu)第三章會展要素及會展策劃流程(四)主辦商的職責1.對會展的整個過程負有管理、策劃、服務(wù)、總結(jié)等責任。2.經(jīng)過招標或指派等方式選定了承辦商，并不意味著主辦商已經(jīng)實施監(jiān)督。3.對會展產(chǎn)品和參展產(chǎn)品的知識產(chǎn)權(quán)保護工作4.總結(jié)報告會展的立意、市場調(diào)研情況、承辦商的確定方式.會展程序.運行情況.效果、相關(guān)數(shù)據(jù)以及存在問題進行詳細的闡述和說明。同時還要對該展會今后的規(guī)劃情況進行說明。第三章會展要素及會展策劃流程（一）承辦機構(gòu)的權(quán)利與分類直接負責展覽會的實際策劃、組織、操作與管理，對展覽會承擔主要的財務(wù)責任，部分承擔展會的招商、招展和宣傳推廣工作等。承辦機構(gòu)的主體:會展公司、展覽服務(wù)公司、廣告公司，同時政府、貿(mào)促機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、商會等也經(jīng)常作為承辦機構(gòu)。二、會展承辦機構(gòu)第一節(jié)會展組織機構(gòu)第三章會展要素及會展策劃流程（二）承辦機構(gòu)的職責主要集中在展前、展中的具體事宜組織管理（展位銷售與安排、各種服務(wù)性公司的選擇、協(xié)調(diào)、安排、監(jiān)督等，參展商、專業(yè)觀眾面臨的具體問題處理）實現(xiàn)展覽流程的規(guī)范化和標準化協(xié)助主辦機構(gòu)解決其他相關(guān)問題二、會展承辦機構(gòu)第一節(jié)會展組織機構(gòu)第三章會展要素及會展策劃流程主要是協(xié)助主辦機構(gòu)或者承辦機構(gòu)部分地負責展會的策劃、組織、操作與管理工作；部分地承擔展會的招展、招商和宣傳推廣工作（雙贏互益）。三、會展協(xié)辦單位第一節(jié)會展組織機構(gòu)第三章會展要素及會展策劃流程位于產(chǎn)業(yè)鏈的下端某一節(jié)點的相關(guān)行業(yè)部門、企事業(yè)單位等，如裝飾、交通等支持性行業(yè)單位；核心目的是獲得直接或者間接地營銷機會。四、會展支持單位第一節(jié)會展組織機構(gòu)第三章會展要素及會展策劃流程小型公司組織結(jié)構(gòu)第三章會展要素及會展策劃流程第三章會展要素及會展策劃流程（二）參展商向展會組織機構(gòu)租賃展位或者場地展示其產(chǎn)品（服務(wù)）、與觀眾進行交流和洽談的單位或個人。分為目標參展商（題材相關(guān)聯(lián)的生產(chǎn)制造型、研究和技術(shù)開發(fā)型、貿(mào)易型和服務(wù)型的單位或者個人）；潛在參展商、參展商一、參展商含義與分類第三章會展要素及會展策劃流程產(chǎn)品展示營銷推廣現(xiàn)場洽談簽約市場調(diào)研二、參展商參展目的第三章會展要素及會展策劃流程1.參展目的

(1)獲得預(yù)期合格的目標購買者。(2)與購買方面對面的接觸。(3)演示新產(chǎn)品。(4)獲得產(chǎn)品或是服務(wù)的反饋。(5)改善與客戶之間的關(guān)系。(6)進行市場調(diào)研。(7)對經(jīng)銷商進行培訓。(8)利用“以活動為中心”的媒介優(yōu)勢。(9)確認市場方向。(10)形成銷售領(lǐng)先地位。(11)形成有利的宣傳，并克服不利的宣傳。(12)引導(dǎo)產(chǎn)品發(fā)展趨勢。(13)解決顧客所關(guān)心的問題或者受理投訴。第三章會展要素及會展策劃流程2．參展的獲利(1)提高人們對本行業(yè)和本產(chǎn)品的關(guān)注(2)獲得在預(yù)先設(shè)計好的良好購買環(huán)境下工作的機會。(3)激發(fā)達到目標市場的潛力。(4)參與到充滿競爭的銷售環(huán)境的機會。(5)給參觀者和其他參展商留下永久性的印象。第三章會展要素及會展策劃流程3.參展商如何達到參展目標1．明確參展目標2．簽訂合同3．制訂展覽計劃1)確定目標2)預(yù)算決定3)對展覽以及投資進行評估4)展覽促銷計劃5)展覽設(shè)計6)培訓展覽人員第三章會展要素及會展策劃流程4.參展商義務(wù)1.遵守展館使用規(guī)定2.遵守展位使用規(guī)定3.遵守展品相關(guān)規(guī)定4.承擔參展費用第三章會展要素及會展策劃流程（三）觀眾展會期間進入會展現(xiàn)場參觀或與參展企業(yè)交流信息、業(yè)務(wù)洽談的人員，分為專業(yè)觀眾和普通觀眾投資型觀眾、實用型觀眾、學習型觀眾、鑒賞型觀眾，附庸風雅型觀眾。一、觀眾分類與類型第三章會展要素及會展策劃流程1.投資型觀眾---投資者需要好項目和好創(chuàng)意，，一類是尋找好項目，尋找合作伙伴；一類是尋找好產(chǎn)品，在可以銷售的展會上大談生意經(jīng)。2實用型觀眾—將好的創(chuàng)意為我所用。這些人更重視展品的內(nèi)涵，同時認真琢磨參展商品的特色，為了生活和工作增添樂趣。：3.學習型觀眾---并通過在展會中思考問題，解決心中的疑問。4.鑒賞型觀眾---大多屬于對涉及的行業(yè)或者學科有很深研究的愛好者，甚至學者。5.附庸風雅型觀眾—將展覽一網(wǎng)打盡的人大多屬于附庸風雅型.只要是大家說好，媒體說棒，就一定得去看看。對知識面的拓寬一定好處。第三章會展要素及會展策劃流程二、了解會展觀眾1.觀眾的構(gòu)成--企業(yè)管理人員.技術(shù)人員、維護工程師、質(zhì)量監(jiān)督人員、研究科學家、產(chǎn)品和流程監(jiān)工.銷售人員.營銷專家.各界人士。2觀眾的來源--觀眾來自xxx公里以外,觀眾來自xxx公里之內(nèi)。3.首次參觀展覽的觀眾數(shù)量4觀眾參觀過哪些會展5參加會展的觀眾6觀眾選擇展覽會的標準7參展商邀請觀眾的情況8.觀眾參加展會的目的9.觀眾來之前對會展了解的情況10.觀眾在展覽中的行為11.觀眾對購買展品的興趣12,觀眾對供貨商的要求13.觀眾停留的時間14觀眾對展覽會的參觀計劃第三章會展要素及會展策劃流程三、如何吸引觀眾1.宣傳：在展覽開始前，要通過各種媒體，特別是專業(yè)媒體，做好各項宣傳工作。2.接待：停車場、資料、食物和飲料價格等展中接待工作。3.活動：多安排助興、參與活動。第三章會展要素及會展策劃流程四、提升觀眾的質(zhì)量1.精心建造觀眾信息庫,有針對性地邀請專業(yè)觀眾。2.到專業(yè)展會設(shè)展提高參展商質(zhì)量。3.展覽與研討相結(jié)合。4.充分利用專業(yè)媒體。第三章會展要素及會展策劃流程會展結(jié)構(gòu)：第三章會展要素及會展策劃流程（四）會展場館一、現(xiàn)代展館的特征1規(guī)模宏大是現(xiàn)代化展館的重要標志。2.設(shè)施齊全。3.智能化。4.經(jīng)濟實用5.以人為本第三章會展要素及會展策劃流程二、展館組成1.基本組成展覽區(qū)--展廳.陳列室.講解員室、室外陳列場地。觀眾服務(wù)區(qū)---傳達室、售票室、門廳、小賣部、走道、電梯、休息室、接待室、貴賓室、會議室（洽談室）、急救室、廁所等；劇場、電影院、商場、餐館、飯店、酒1店、旅館、郵局、球類館、廣場等),庫房區(qū)

辦公后勤---內(nèi)部辦公室、臨時辦公室、館長室、內(nèi)部會議室、電梯機房、電話總機房、警衛(wèi)室、空調(diào)機房、鍋爐房、變配電室、空壓機房、水泵房、消防和保安監(jiān)控室、車庫、浴室、更衣室、廁所等第三章會展要素及會展策劃流程2展館部門組成

1．行政部2.營銷部3.人力資源部4.工程部5.項目協(xié)調(diào)部6.財會部7.保安部8.內(nèi)務(wù)部(衛(wèi)生、維護)第三章會展要素及會展策劃流程三、會展對展館的要求1.展館與會展是否一致；2.展館及附近的配套設(shè)施是否齊全；3.展館能否提供公平、滿意的服務(wù)。第三章會展要素及會展策劃流程（五）會展輔助服務(wù)機構(gòu)1、物流運輸企業(yè)。2、餐飲住宿企業(yè)。3、旅游休閑企業(yè)。4、廣告宣傳企業(yè)。5、展臺搭建企業(yè)。6、裝潢設(shè)計企業(yè)。第三章會展要素及會展策劃流程第三章會展要素及會展策劃流程第二節(jié)會展策劃內(nèi)容主要內(nèi)容：1.會展調(diào)查與分析；2.會展決策與計劃；3.會展運作與實施；4.會展效果評估與測定。第三章會展要素及會展策劃流程1、會展調(diào)查與分析：會展的市場調(diào)查是會展項目的重要依據(jù)。要充分了解市場潛力、市場限制、市場動態(tài)，有的放矢地策劃：市場調(diào)查主要內(nèi)容：（大到小）1、會展環(huán)境調(diào)查；2、會展企業(yè)情況調(diào)查；3、會展項目情況調(diào)查；4、會展市場競爭情況調(diào)查；5、參觀商及協(xié)助單位調(diào)查。第三章會展要素及會展策劃流程2.會展的決策與計劃影響因素：營銷需要、市場條件、營銷方式、內(nèi)部條件。會展決策與計劃應(yīng)從分析決策的要素入手，確定會展的基本目標、集體目標和管理目標，然后決定展會的策略安排、市場安排、方式安排。第三章會展要素及會展策劃流程3.會展的運作與實施會展的中心環(huán)節(jié)。根據(jù)《會展策劃書》進行：廣告宣傳；組織招展招商；會展設(shè)計；相關(guān)活動策劃等。第三章會展要素及會展策劃流程廣告：媒體廣告和戶外廣告；組織招展招商：建立潛在客戶名單——設(shè)計發(fā)放參展說明書等。展會工作籌劃：1、按實際需要分工：招展招商組團、設(shè)計施工、展品運輸、宣傳聯(lián)絡(luò)、行政后勤、展臺工作、后序工作；2、大類之下詳列具體事項；3、弄清關(guān)系；4、定期檢查、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。第三章會展要素及會展策劃流程4、會展效果的評價和測定及時評估、寫出評估測定工作總結(jié)報告。評估工作內(nèi)容：1、對展會環(huán)境、展會籌辦工作、展會后臺工作的評估；2、對展臺工作、展會前臺工作的評估。第三章會展要素及會展策劃流程第三節(jié)會展策劃的基本流程第三章會展要素及會展策劃流程一、展覽會的操作過程

（簡潔版）第一階段:計劃、組織階段市場調(diào)查、立項、可行性分析第二階段:運作階段招展、招商供應(yīng)商選擇相關(guān)活動宣傳第三階段：實施階段展前準備、現(xiàn)場操作第四階段：總結(jié)、反饋階段第三章會展要素及會展策劃流程二、展覽會的組織和工作程序：項目策劃——主題確認——可研分析——立項申報——展館預(yù)定——招展宣傳——展品選定——展品運輸——觀眾組織——展商接待——新聞發(fā)布——展場布置——安全保衛(wèi)——開幕儀式——貿(mào)易促進——展會報道——撤展安排——展會總結(jié)——稅費處理——跟蹤服務(wù)第三章會展要素及會展策劃流程三、會展策劃的基本流程（復(fù)旦）1、成立策劃小組；2、進行市場調(diào)查；3、決定會展策略；4、制定宣傳策略；5、制定設(shè)計策略；6、制定預(yù)算方案；7、撰寫策劃方案；8、實施效果評估。第三章會展要素及會展策劃流程1、成立工作小組1)項目主管：溝通會展公司、服務(wù)承包商、參展商。由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、策劃部經(jīng)理擔當；2）策劃人員：策劃部骨干人員；3）文案撰寫人員：4）會展設(shè)計人員：負責各類視覺形象設(shè)計；5）市場調(diào)查人員：進行市場調(diào)查，撰寫市場調(diào)查報告；6）媒體聯(lián)絡(luò)人員：7）公關(guān)人員：第三章會展要素及會展策劃流程2、市場調(diào)查1、市場前景分析（政策可行性、市場規(guī)模、類型）；2、同類展會的競爭能力分析；3、本次展會的優(yōu)劣條件分析；4、潛在客戶需求分析；第三章會展要素及會展策劃流程3、決定會戰(zhàn)策略1、展覽會類型；2、產(chǎn)業(yè)