第一章溝通協(xié)調

第一章溝通協(xié)調2023/12/28第一章溝通協(xié)調鑒定重點：1.熟悉迎接、會見、送別中外賓客的接待工作程序。2.掌握接待中外賓客的常用禮儀。3.能夠撰寫和使用公函、通知，并能夠編寫公關簡報。第一章溝通協(xié)調第一節(jié)接待聯(lián)絡一、中外賓客接待活動基本程序與禮儀規(guī)范1.中外賓客接待工作的基本程序（1）迎接賓客了解來訪賓客確定接待規(guī)格

遞交活動日程安排表（一般以表格的形式列出）

高規(guī)格接待對等接待（常用）低規(guī)格接待第一章溝通協(xié)調（2）會見賓客1）布置好會客場所：

第一章溝通協(xié)調

會場的布置要注意整體性的和諧，如是工作會議，主席臺的布置基調應為藍、綠色;如是慶典、表彰性的會議，主席臺的基調應為紅、粉色。第一章溝通協(xié)調

合理擺放桌椅，注意區(qū)別好硬椅、軟椅（沙發(fā)、扶手椅、一般軟椅），既要開好會，又要考慮到與會人員身體需要的原則。第一章溝通協(xié)調布置附屬性設備

音響布置（擴音、耳機、同聲翻譯、麥克風等）

聲像布置：立體電視、激光、全息電影、組合錄像、電腦控制的多鏡頭幻燈等。

其他布置：溫度、濕度、照明、通風、衛(wèi)生設施、電源插座等

布置裝飾：會標、標語口號、會徽、旗幟、花卉、字畫等的選擇和布置。第一章溝通協(xié)調2）事先畫好座位安排圖

①依職務的高低來安排座次：職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。

第一章溝通協(xié)調

②為了工作便利起見，會議主持人有時需要在前排的邊座就座。③在主席臺的桌子上，于每個座位的左側放置姓名臺簽。

一般離會場入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座;反之，為下座。第一章溝通協(xié)調練習：

炎黃公司新近獲得了省里授予的百強企業(yè)的榮譽稱號，準備召開慶功表彰會。接待員高娜按一般的禮儀規(guī)范，以右為尊，她將董事長的位置安排在前排最右邊，副董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理，所有領導按職務高低從右向左，后面是受表彰的人員。

高娜的安排有不妥之處嗎？第一章溝通協(xié)調3）導引會見、問候寒暄后入座

門口迎賓，按“以右為尊”的國際禮儀，迎導員走在賓客的左前方一二步，進行介紹時應由主方的接待員/職位最高的領導按職務高低原則，先把主方的人員介紹給客方。4）切入正題，交談商洽有關問題，求同存異，達成共識

第一章溝通協(xié)調（3）組織活動1）簽字儀式（準備工作、儀式程序）

第一章溝通協(xié)調2）組織參觀訪問，使賓客更多更具體地了解本部門。3）安排宴請。

宴會工作進餐

招待會：酒會、冷餐會國宴：規(guī)格最高，掛國旗、奏國歌正式宴會：不掛國旗、不奏國歌家宴：便宴：非正式宴會第一章溝通協(xié)調②宴請席位安排。

第一章溝通協(xié)調（4）為賓客送行

2.中外賓客接待活動禮儀（1）禮儀的含義（2）中外賓客接待中的常用禮節(jié)①稱謂禮第一章溝通協(xié)調敬語：日常使用的“請”字，第二人稱中的“您”字，代詞“閣下”、“尊夫人”、“貴方”等，另外還有一些常用的詞語用法，如初次見面稱“久仰”，很久不見稱“久違”，請人批評稱“請教”，請人原諒稱“包涵”，麻煩別人稱“打擾”，托人辦事稱“拜托”，贊人見解稱“高見”等等。

謙語：稱自己為“愚”、“家嚴、家慈、家兄、家嫂”等

雅語：在待人接物中，要是你正在招待客人，在端茶時，你應該說：“請用茶”。如果還用點心招待，可以用“請用一些茶點。”假如你先于別人結束用餐，你應該向其他人打招呼說：“請大家慢用?！弊ⅲ涸诠姾蜕缃粓龊?，稱呼對方的頭銜會更得體。對于官方人士稱其職務。對于知識界人士，可以直接稱呼其職稱。但是，對于學位，除了博士外，其他學位，就不能作為稱謂來用。

第一章溝通協(xié)調②握手禮③擁抱禮④鞠躬禮⑤名片禮⑥宴請禮（3）東西方習俗禮儀差異第一章溝通協(xié)調二、日常工作公關文書的編寫與使用（一）公函（1）公函的用途與類型（寫作的主要內容）P7

第一章溝通協(xié)調聯(lián)絡函：

一、標題。聯(lián)絡函

二、正文。首先，寫明發(fā)文的原由，即為什么要制發(fā)此函；其次，寫明發(fā)文的事項和問題是什么，內容較多的可逐項、逐個、逐點列出予以寫明；最后，寫明希望或要求，一般都使用“特此函告”、“請復函”、等等習慣語作結。

三、落款。即在正文之后的右下角寫明制發(fā)此函的機關名稱。

四、日期。

第一章溝通協(xié)調聯(lián)絡函尊敬的客戶

（公司名稱）：您好!

我是中山市水之物語生活用品有限公司的屈靈芝?，F(xiàn)任為上海、江蘇、江西、浙江、福建、安徽、山東、湖南、湖北等地方區(qū)域代表，很榮幸的能夠為您提供服務。感謝您多年以來對水之物語公司的支持與厚愛，我們將會一如繼往為您提供更好的產(chǎn)品，更優(yōu)質的服務。同時也非常感謝您對我工作的支持與信賴，有任何問題及需要，我會在第一時間和您取的聯(lián)系！謝謝！祝生意興隆，生活愉快！聯(lián)系電話:0760-2262072813590846007傳真址：QQ:245268132(水之物語-屈)貿(mào)易通ID:qulingzhi1988郵箱:qulingzhi1988.1@163.com地址:中山市東鳳鎮(zhèn)同樂工業(yè)區(qū)郵編：586223

中山市水之物語生活用品有限公司屈靈芝XXXX年X月X日第一章溝通協(xié)調商洽函（復函）A公司(一般省略）關于B公司代培公關人員的復函B公司：貴公司《關于代培公關人員的商洽函》收悉。為便于培訓公關人員的工作順利開展，現(xiàn)就具體事項答復如下：一、培訓時間：2008年1月1日—2月10日。二、培訓地點：本公司培訓大樓。三、培訓方式：脫產(chǎn)式培訓。四、培訓內容：公關的理論知識和操作技能。五、培訓費用：2800元/人。如貴公司對以上信息有不明之處，歡迎來電來函咨詢。聯(lián)系人：王明聯(lián)系電話:0760-2262072813590846007傳真/p>

特此函復。A公司二00七年十一月二十日第一章溝通協(xié)調結構：標題+主送機關+正文+落款+成文日期

①標題

A.發(fā)文機關+事由+文種。如《春風計算機科技有限公司人力資源部關于人事調查的函》

B.事由+文種。如《關于黎栗同志情況的復函》

②正文：發(fā)文緣由+事項+尾語A.發(fā)文緣由。例文1的發(fā)文緣由說明了為什么要查實黎栗同志情況的原因，例文2則在開頭運用了引語，即引述對方函的標題、發(fā)文字號，表示收悉。B.事項。去函應說明要求主送機關協(xié)辦的事項，或通報的信息，或要求解決的問題等;答復函應回復發(fā)函機關提出的問題，如不能滿足要求時，應加以解釋。書寫事項時，如事項單一，就單獨列段;如事項復雜，或要求較多，就需提行分段，或分條列項書寫，如例文1、2的事項部分。C.尾語。這里一般用禮節(jié)性用語，詢問函的尾語常用：“請速回復”、“盼復”、“請予復函”、“即請函復”等;答復函的尾語常用：“此復”、“特此專復”、“特此函復”、“專此函告”等。

第一章溝通協(xié)調（二）通知

事項性通知常常用于日常工作中，傳達要求有關單位需要執(zhí)行的事項，或傳達相關人員需要周知的事項都可以使用這類通知。第一章溝通協(xié)調會議通知

例P9第一章溝通協(xié)調指示性通知

例

天倫公司關于印發(fā)《天倫公司發(fā)展規(guī)劃》的通知

各分公司、中心、部：為了有計劃地推動我公司的業(yè)務發(fā)展，規(guī)范各分公司進入市場的行為，根據(jù)市商委《關于印發(fā)﹤中關村科技園區(qū)海淀園商業(yè)發(fā)展規(guī)劃（2001—2010）﹥的通知》（京商發(fā)[2001]56號）精神，我公司制定了《天倫公司發(fā)展規(guī)劃》，已報請市商委同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。各單位在執(zhí)行中有何情況和問題，請及時向公司反映。天倫公司二00二年三月八日第一章溝通協(xié)調通知的通用結構：P8

各類型通知的特點：1、事務性通知

標題：由制發(fā)機關+內容+文種/內容+文種/“通知”

主發(fā)機關：各部門

正文：開宗明義，直敘其事。（重點）

發(fā)文機關和成文時間：

第一章溝通協(xié)調2、會議通知：

題目：“關于召開。。。。。會的通知”

發(fā)文機關

主體內容：第一段：開會目的：“為了。。。?，F(xiàn)將有關事項通知如下：”第二~第N段：一、會議主題：（后面加句號）二、會議時間：（日期后加星期幾）三、會議要求：四、。。。。。

文尾：“特此通知”單位名稱日期（漢字）第一章溝通協(xié)調3、指示性通知：

題目：“發(fā)文機關+事由+文種名稱”;

發(fā)文機關：

正文：用詞肯定，較多使用了祈使句，這體現(xiàn)了指示性通知的特點—指示性。例如：“規(guī)范各分公司進入市場的行為”，“請認真貫徹執(zhí)行。各單位在執(zhí)行中有何情況和問題，請及時向公司反映”

發(fā)文機關和日期：第一章溝通協(xié)調（三）簡報

1.簡報的基本知識（1）簡報的性質和特點（2）簡報的作用（3）簡報的類型

信息簡報工作簡報會議簡報第一章溝通協(xié)調（4）簡報的結構：

報頭

報核