公司檔案資料管理辦法及公司檔案管理制度與流程

公司檔案資料管理辦法（試行）一、目的為加強公司檔案管理工作，規(guī)范公司資料、文件保管程序，保護公司的知識產權和保證各種資料的完整性，并符合ISO9001質量體系的規(guī)范要求，根據《中華人民共和國檔案法》及國家有關檔案管理、保密工作的規(guī)定，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門所有管理文件、技術文件和資料的管理，其中包括企業(yè)管理、工程設計、產品研發(fā)、生產制造等涉及企業(yè)經營各方面的具有歸檔保存價值的實物、文字、圖紙、圖片、軟盤、光盤、聲、像等資料。三、機構設置及職責公司設立檔案資料室，負責全公司各類檔案、資料的管理，隸屬于公司辦公室。各部門綜合辦公室及專職或兼職檔案員對本部門歸檔文件資料進行初級管理。四、檔案歸檔1．歸檔要求歸檔的文件和資料必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、裝訂好的原始記錄。合同要存正本，公司文件及外部文件應歸檔原件，一般不存復印件。文字、圖紙與軟件（盤）同存時，應保持一致。屬于ISO9001質量體系的受控文件應填寫受控編號。歸檔的文件和資料要求質量優(yōu)良，圖樣清晰，字跡工整，裝訂整齊美觀，禁用字跡不牢固的工具書寫。對軟盤、光盤、聲像、照片等資料，歸檔時要有保護措施，包裝良好，封面書寫標題及編號，無涂改。凡對公司有保存價值的各種文件、資料、實物等，各部門有責任及時歸檔。因歸檔不及時造成資料損壞或丟失，給公司利益造成損害的，有關部門須承擔責任。歸檔文件和資料如有保密要求和查閱限制的，由歸檔部門與檔案室擬定保密級別和限制查閱使用范圍。2．歸檔時間工程、研發(fā)項目資料在項目完工后一個月內歸檔。各類管理文件、產品標準、技術文件每一年年末歸檔一次。其余各類具有保存價值的文件和資料應及時歸檔。3．歸檔程序和手續(xù)各類檔案在歸檔前由各部門兼職檔案員預立卷。歸檔時要作《檔案移交（接收）登記》，屬質量體系受控文件要提交《受控文件和資料清單》，經檔案室和歸檔部門雙方當面清點簽字后備查。對不完整、不準確或不符合存檔要求的各類檔案，檔案室有權要求歸檔部門完善達到要求后再辦理歸檔手續(xù)。同一項目的成套資料在歸檔時要有資料目錄，并按要求提供《圖紙資料存檔清單》。4．歸檔責任部門公司下發(fā)行政文件、管理制度、公司重要會議材料、外來文件由公司辦公室負責。各職能部發(fā)的文件、管理細則由主辦部門負責。技術文件、工程文件、研發(fā)文件、生產文件、產品標準、工藝文件由相關事業(yè)部負責。5．歸檔范圍工程類（見附件二）研發(fā)類（見附件三）產品生產類（見附件四）管理類（見附件五）其他類6．管理文件和資料的歸檔凡正式發(fā)文的公司文件按發(fā)文序號歸檔，不得缺少。公司各職能部門負責將業(yè)務范圍內的管理文件及資料按期歸檔，以保證借閱人員能使用更新后的有效版本。7．技術文件和資料的歸檔凡公司及所屬各部的工程項目、研發(fā)項目、產品生產、工藝文件、各類標準、引進技術、涉外活動等文件和資料均納入歸檔范圍。研發(fā)項目、工程項目、工藝文件、產品標準等資料的歸檔，實行項目負責人負責制，由項目（或技術）負責人主持有關文件資料的整理、歸檔工作。項目（或技術）負責人和兼職檔案員對歸檔材料的完整性、準確性和真實性負責。各部由總工和技術負責人組成三人以上的專家小組，對歸檔資料進行技術審查并簽署意見，確定保密級別和查閱限制。經審查合格的資料送檔案室歸檔。各部門綜合辦公室對屬質量體系范圍內文件資料的規(guī)范性、完整性負責。檔案室在工程、研發(fā)項目資料和產品標準歸檔后，書面通知管理規(guī)劃部。此書面通知將作為公司對事業(yè)部項目考核的依據之一。五．檔案和資料的保管各種管理、技術文件和資料屬于公司專有技術、知識產權和無形資產的重要組成部分，要嚴格管理，嚴防因失密給公司造成損失。管理文件和資料、技術文件、工程項目的圖紙等應進行分類管理，文件與資料必須編號。檔案資料是公司研發(fā)、工程、生產、經營和管理的重要依據，檔案資料室必須確保安全。健全借閱審批、登記制度，嚴防文件資料損壞、丟失。未經許可不得復制、使用保密檔案。 做好“五防”工作，即：防火、防盜、防曬、防潮、防蟲。檔案室內要經常打掃，保持清潔衛(wèi)生。室內嚴禁吸煙，不得將易燃、易爆物品帶入室內。工作人員離開檔案室時要關燈、關好門窗。六、檔案資料的使用公司檔案資料分為機密、秘密、無密級三個級別。機密級的檔案資料有嚴格的查閱限制，其復制和借閱需經公司主管領導批準。公司的重要文件、技術資料列入機密級檔案管理。秘密級檔案和資料有查閱限制，復制借閱要經歸檔部門負責人同意，公司辦公室批準。對公司較重要的文件、技術和項目資料列入秘密級別管理。無密級檔案資料，公司內部職工可以查閱、復制、借用，但需進行登記備案。查閱檔案資料，需執(zhí)行檔案資料保密規(guī)定，并做查閱登記。本公司員工可查閱本職工作范圍的檔案資料；如要查閱非本職工作的檔案資料，需經檔案歸檔部門負責人同意，公司辦公室批準；公司外部人員查閱檔案資料，需經公司接待部門領導申請，公司主管領導批準后，由專人陪同查閱，不得借出。檔案資料的借閱和復制按檔案保密規(guī)定執(zhí)行。借閱檔案資料應在檔案室做借閱登記，對有保密要求的檔案資料要有相關負責人批準的《文件資料借閱申請單》。以光盤、軟盤為介質的文件資料不外借。借閱科技檔案不得超過兩個月；借用管理文件不得超過一個月；借用非本部門檔案不得超過兩周。借閱期滿后，如需繼續(xù)借用時，可持所借檔案到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。對逾期不還，經催促仍拖延者，除停止其借閱權利外，還將向其所在部門通報。凡公司員工調離公司前，應清還從檔案室借閱的檔案資料，由檔案室在調離手續(xù)單上簽字后，方可辦理調離手續(xù)。脫產學習或外借工作半年以上的員工，在離開公司前也必須清還所借檔案。七、文件和資料的更改、銷毀已歸檔的非技術文件和資料如需更改，由原歸檔部門持《文件和資料更改通知單》到檔案室填寫《文件和資料更改登記表》，此登記表、更改通知單與文件共同存放，以備查詢。技術文件和資料需更改時，要按《設計更改程序》及《產品圖樣及設計文件更改辦法》執(zhí)行，填寫《設計變更補充通知單》并由項目負責人或技術負責人簽字。對標準產品圖紙及工藝文件的更改要有事業(yè)部總工或技術負責人的審批，同時注明更改原因及日期。文件和資料失效或終止執(zhí)行時，各部門檔案員應按要求填寫《終止執(zhí)行文件和資料目錄》，到檔案室備案，由檔案室在文件上標明終止執(zhí)行或作廢字樣。對無保存價值的已失效或終止執(zhí)行的文件、資料，需經原編制部門審核，原審批部門負責人批準后，填寫《技術文件和資料處置表》及《申請銷毀文件和資料目錄》存檔。對于需要銷毀的文件、資料，由檔案室定期提出申請，經公司專家委員會鑒定后，檔案室統(tǒng)一銷毀并做銷毀記錄。八、其他本辦法自公布之日起實行，解釋權歸公司辦公室。附件一：有關表格、清單樣本《受控文件和資料清單》《檔案移交（接收）登記》《文件和資料更改通知單》《文件和資料更改登記表》《設計變更補充通知單》《技術文件和資料處置表》《終止執(zhí)行文件和資料目錄》《申請銷毀文件和資料目錄》《圖紙資料存檔清單》《文件資料借閱申請單》《文件資料借閱單》附件二：工程項目資料歸檔范圍設計任務書、初步設計、設計變更通知書合同書及附件、協(xié)議、會議紀要系統(tǒng)原理圖、施工圖軟件功能規(guī)格書、軟件框圖、程序清單、軟件測試大綱、測試報告系統(tǒng)調試大綱、調試說明、系統(tǒng)操作使用說明書調試過程中的原始記錄竣工圖用戶驗收證明、驗收報告、向用戶提交資料的交接記錄項目鑒定、獲獎證書、用戶感謝信注：除3、4、5、7項要求同時提供軟盤及書面材料外，其余均需提供材料的原件附件三：研發(fā)項目資料歸檔范圍項目提案、可行性研究報告、項目任務書初步設計文檔資料、詳細設計文檔資料測試記錄、測試報告工業(yè)試驗報告、開發(fā)中評報告生產準備文件、銷售準備文件開發(fā)終評、產品認證鑒定、獲獎證書、知識產權證書附件四：產品生產文件資料歸檔范圍產品標準（國家、行業(yè)、企業(yè)）、生產工藝文件、產品手冊產品零部件圖、裝配圖操作規(guī)程、守則產品檢驗、測試規(guī)范附件五：管理文件、資料歸檔范圍公司正式下發(fā)文件、規(guī)章制度公司收文、上級批文公司對外發(fā)文、請示重大會議材料公司重大決議、大事記各部業(yè)務文檔材料公司經理辦公會記錄公司文件檔案管理制度及流程一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術語和定義1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責1、行政人事部：1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作， 并負責督促指導部門檔案管理；2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。2、其他各部門相關人員：1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；3、各部門檔案主管人員1）負責部門檔案的管理。4、各部門負責人1）負責對部門檔案管理監(jiān)督檢查。五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。檔案資料的日常管理：⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤內。⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告直接上級；⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷毀。⑵執(zhí)行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。2、檔案管理細則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；⑷公司領導的批示、指示等；⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；⑺公司的各種工作計劃、計劃考核 /總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報；⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、 員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；⒀財務檔案資料；⒁各種實物檔案；⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。⑷子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：公司規(guī)定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；其他認為需要即時歸檔的資料。⑵定期歸檔部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；⑶電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。6、檔案移交公司的流程經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；7、檔案保管⑴檔案編號檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。六、相關記錄1、《文件（合同）管理記錄目錄》2、《文件檔案移交目錄》3、《檔案移交清單表》4、《檔案借閱審批單》5、《檔案分類編號表》6、《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：序號文件（合同）編號標題需抄送的相關部門接收原/復接收人備注部門移交目錄記錄編號: 日期：序號 文件（合同）編號 標 題 名 稱 頁數 原/復 備 注移交單位 移交人 日期收件單位 日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。記錄編號:移交性質檔案類別合 計移交說明接收意見

檔案移交清單表日期：□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數量永久長期