公司檔案管理制度流程及公司檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則

公司檔案管理制度及流程文件編號(hào)版本號(hào)A/0文件名稱頁(yè)數(shù)共25頁(yè)編制部門行政部實(shí)施日期2018年3月日編制審批公司檔案管理制度及流程一、目的加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。適用范圍1、公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。術(shù)語(yǔ)和定義檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。職責(zé)行政部：負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。其他各部門相關(guān)人員：1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；各部門檔案主管人員1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。各部門負(fù)責(zé)人1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門資料或合同復(fù)印件的處置；2）負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。各公司總監(jiān)/副總1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。工作程序檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。檔案資料的標(biāo)識(shí)行政部及各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)《公司檔案管理規(guī)定》。檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存；文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；⑷借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-2000不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。檔案銷毀⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。檔案管理細(xì)則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書(shū)等文件；⑶本公司與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)等；⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；⑸重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；⑻本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；⑿外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；⒀財(cái)務(wù)檔案資料；⒁各種實(shí)物檔案；其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。⑸各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。4、檔案資料的歸檔時(shí)間⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：公司規(guī)定的密級(jí)文件；重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。⑵定期歸檔部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；⑶電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政部見(jiàn)證。6、檔案移交公司的流程移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊。采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。結(jié)合文書(shū)材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對(duì)；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無(wú)疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；7、檔案保管⑴檔案編號(hào)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。8、附則：本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。相關(guān)記錄《檔案分類編號(hào)表》《文件（合同）管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案移交清單表》《檔案借閱審批單》《檔案管理流程》檔案分類編號(hào)表（公司編碼+部門編碼+類別編碼+年份+編號(hào)的模式）一、公司編碼分類元隆達(dá)集團(tuán)公司格致汽車科技股份有限公司吉林省正軒車架有限公司吉林省海格力斯自動(dòng)化設(shè)備有限公司編碼JTGSGZKJZXCJHGLS二、部門編碼1、集團(tuán)公司部門企業(yè)文化部行政部基建部企劃部監(jiān)察部設(shè)備動(dòng)力部財(cái)務(wù)部資金部審計(jì)部市場(chǎng)部人力資源部采購(gòu)部物流部編碼WHBXZBJJBQHBJCBSDBCWBZJBSJBSCBRZBCGBWLB2、格致科技公司部門戰(zhàn)略規(guī)劃部總經(jīng)辦倉(cāng)儲(chǔ)部檢具事業(yè)部項(xiàng)目部計(jì)劃部精益生產(chǎn)部品保部研發(fā)中心信息化部誠(chéng)鼎鑄造董事會(huì)辦公室編碼ZLGHZJBCCBJJSYXMBJHBJYSCPBBYFZXXXHCDZZDSHB部門冷沖模具中心級(jí)進(jìn)模具事業(yè)部冷沖模具中心底盤模具事業(yè)部冷沖模具中心外板模具事業(yè)部冷沖模具中心普板模具事業(yè)部冷沖模具中心高強(qiáng)板模具事業(yè)部冷沖模具中心綜合生產(chǎn)部輕量化模具中心內(nèi)高壓模具事業(yè)部輕量化模具中心熱成型模具事業(yè)部落料模具事業(yè)部制造中心工藝部制造中心大件生產(chǎn)部制造中心小件生產(chǎn)部制造中心外協(xié)生產(chǎn)部制造中心品質(zhì)管理部制造中心設(shè)備管理部制造中心綜合部編碼LCJJMLCDPLCWBLCPBLCGQBLCZHQLNGYQLRCXLLMJZZGYZZDJZZXJZZWXZZPZZZSBZZZH3、正軒車架公司部門市場(chǎng)部財(cái)務(wù)部開(kāi)發(fā)部品管部生管部研發(fā)中心生產(chǎn)部行政部編碼SCBCWBKFBPGBSGBYFZXSCBXZB（**子公司）部門財(cái)務(wù)部品管部生管部生產(chǎn)部人事行政部編碼**CW**PG**SG**SC**RSXZ4、海格力斯公司部門設(shè)備研發(fā)制造部設(shè)備維修部綜合部編碼YFZZSBWXZHB三、類別編碼、及各部門存檔文件歸檔范圍和保管期限（詳見(jiàn)下表）保管期限：永久長(zhǎng)期（30年）短期（10年）類別編碼分類名稱分類編碼文件歸檔范圍保管期限聲像檔案SX照片類ZP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)和相關(guān)重大事件、重大活動(dòng)的照片永久2、其他照片材料錄像類LX1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)和相關(guān)重大事件、重大活動(dòng)的錄像帶永久2、其他錄像材料錄音類LY1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)和相關(guān)重大事件、重大活動(dòng)的錄音帶永久2、其他錄音材料實(shí)物檔案SW榮譽(yù)類RY1、單位、部門獲得的榮譽(yù)品，單位領(lǐng)導(dǎo)人獲得的重要榮譽(yù)品，職工獲得的國(guó)家級(jí)榮譽(yù)證；永久2、公司獲得的各種獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)匾、錦旗等長(zhǎng)期3、其他獎(jiǎng)品材料印章類YZ1、公司報(bào)廢的法人印章、發(fā)文章及綜合辦事機(jī)構(gòu)的印章永久2、公司所屬單位失效的印章、發(fā)文章、部門印章長(zhǎng)期3、公司變更印章（新增機(jī)構(gòu)形成的印章）永久4、其他印章材料資格證類ZG1、通過(guò)認(rèn)證達(dá)到某種標(biāo)準(zhǔn)的合格證、等級(jí)證、證明書(shū)、級(jí)別證書(shū)，會(huì)員證書(shū)、許可證書(shū)、執(zhí)照短期2、其他資格材料贈(zèng)品ZP1、與其它企業(yè)或外界互相往來(lái)的重要禮品、紀(jì)念品永久2、其他贈(zèng)品類字畫ZH1、重要領(lǐng)導(dǎo)及知名人士來(lái)元隆達(dá)公司視察工作時(shí)的題詞、書(shū)畫等永久2、其他字畫類其他QT1、反映公司重要活動(dòng)的體表性實(shí)物（如模型、標(biāo)本、模具、樣品等）永久電子檔案DZ光盤GP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)和相關(guān)重大事件、重大活動(dòng)的圖片、聲像資料光盤永久U盤UP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)和相關(guān)重大事件、重大活動(dòng)記錄資料的U盤永久硬盤YP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)和相關(guān)重大事件、重大活動(dòng)記錄資料的硬盤永久磁盤CP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)和相關(guān)重大事件、重大活動(dòng)的相關(guān)圖片、聲像、文字資料，國(guó)內(nèi)電子文件材料的數(shù)據(jù)備份。隨文件保存期限黨群工作類DQ黨務(wù)工作DW1、上級(jí)黨組織召開(kāi)黨務(wù)工作會(huì)議的通知、紀(jì)要、報(bào)告、決議等會(huì)議文件永久2、公司黨支部會(huì)會(huì)議記錄永久3、公司黨員代表大會(huì)的通知、報(bào)告、換屆選舉結(jié)果、決議、紀(jì)要等永久4、公司黨支部召開(kāi)的工作會(huì)議通知、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話等文件材料長(zhǎng)期5、上級(jí)黨組織對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)任免的通知、決議等文件永久6、公司黨支部關(guān)于人事任免的通知、決議、批復(fù)等永久7、上級(jí)黨組織頒發(fā)的屬公司主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知等永久8、公司黨支部重要專項(xiàng)活動(dòng)報(bào)告、黨務(wù)工作大事記、重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)黨組織的批示、批復(fù)等永久9、公司黨支部制定的有關(guān)方針政策、法規(guī)性的文件永久10、公司黨支部對(duì)下屬單位黨務(wù)工作的指示、批示、通知等文件材料11、公司黨支部關(guān)于表彰先進(jìn)的通知、決定、公司黨支部及個(gè)人受上級(jí)表彰的通知、申請(qǐng)材料等永久12、公司黨支部年度工作計(jì)劃和工作總結(jié)、調(diào)查研究報(bào)告長(zhǎng)期13、其他材料工會(huì)工作GH1、工會(huì)工作年度計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng)期2、職代會(huì)、工代會(huì)材料。長(zhǎng)期3、有關(guān)女工及文體活動(dòng)的材料。短期4、公益事業(yè)的記錄。短期5、公司工會(huì)工作的規(guī)章制度、總結(jié)、決定、通知長(zhǎng)期6、職代表大會(huì)會(huì)議通知、報(bào)告、換屆、選舉結(jié)果、決議、通報(bào)等長(zhǎng)期7、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)、工會(huì)委員增補(bǔ)、任免通知長(zhǎng)期8、表彰先進(jìn)的決定及申報(bào)材料短期9、勞動(dòng)競(jìng)賽、民主管理、勞保福利等文件短期10、企業(yè)文化建設(shè)有關(guān)材料。長(zhǎng)期11、其他材料宣傳工作XC1、各類媒體宣傳指導(dǎo)本企業(yè)的材料。長(zhǎng)期2、各種榮譽(yù)材料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的題詞等。（重要的）永久3、對(duì)外宣傳材料、領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等。（重要的）長(zhǎng)期4、企業(yè)內(nèi)部報(bào)刊。長(zhǎng)期5、上級(jí)有關(guān)來(lái)文。長(zhǎng)期6、重大活動(dòng)方案材料。短期7、公司宣傳、職工理論學(xué)習(xí)及精神文明建設(shè)工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料永久8、公司制作的各類宣傳圖冊(cè)，公司簡(jiǎn)介長(zhǎng)期9、公司宣傳的各項(xiàng)工作櫥窗內(nèi)容及照片長(zhǎng)期紀(jì)檢工作JJ1、公司其它各種工作活動(dòng)的宣傳文件資料長(zhǎng)期2、公司黨員、干部、職工違紀(jì)情況調(diào)查報(bào)告。短期3、公司對(duì)黨員干部的黨紀(jì)政紀(jì)的處分決定。短期4、警告（不含）以上。短期5、警告處分。短期6、公司廉政建設(shè)的文件材。短期7、向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)及上級(jí)的批復(fù)、通知。長(zhǎng)期8、群眾來(lái)信來(lái)訪材料及調(diào)查處理結(jié)。短期9、其他紀(jì)檢材料。協(xié)會(huì)工作XH各專業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)工作，各群眾團(tuán)體活動(dòng)的材料長(zhǎng)期部門分類名稱分類代碼文件歸檔范圍保管期限總經(jīng)辦行政事務(wù)XZ1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的決議、條例、規(guī)定、指示、通知等文件材料長(zhǎng)期2、上級(jí)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司檢查工作的題詞、指示、講話材料長(zhǎng)期3、上級(jí)機(jī)關(guān)及相關(guān)部門來(lái)公司視察的一般性材料長(zhǎng)期4、公司工作計(jì)劃、總結(jié)永久5、公司及二級(jí)單位關(guān)于機(jī)構(gòu)成立、合并、撤消、名稱變更、啟用印章等文件永久6、公司頒發(fā)的重要的管理制度、條例、規(guī)定、辦法永久7、公司頒發(fā)的一般性制度、條例、規(guī)定及辦法等長(zhǎng)期8、公司大事記、年鑒、簡(jiǎn)介永久9、公司黨政聯(lián)席會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)的會(huì)議材料永久10、公司專題會(huì)議材料永久11、公司向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)永久12、公司群眾來(lái)信來(lái)訪和處理結(jié)果的文件材料13、公司關(guān)于機(jī)要、保密、檔案、文秘等日常工作的文件材料長(zhǎng)期14、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的決議、條例、規(guī)定、指示、通知等文件材料長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)決策JY1、公司改革、改制、重組、并購(gòu)等重大經(jīng)營(yíng)決策永久2、公司發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、機(jī)構(gòu)架構(gòu)等文件永久3、公司改制工作中實(shí)施的各項(xiàng)方案、請(qǐng)示與批復(fù)、總結(jié)、報(bào)告等永久4、公司股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)、董事會(huì)等會(huì)議的通知、議案、決議、報(bào)告、紀(jì)要等材料永久5、公司年度經(jīng)營(yíng)情況分析會(huì)等會(huì)議材料長(zhǎng)期6、公司重要的股東大會(huì)文件永久7、其他材料董事會(huì)DSH1、年度股東大會(huì)材料，議案、決議、紀(jì)要、記錄等。永久2、年度歷次董事會(huì)決議及會(huì)議記錄等。永久3、董事會(huì)對(duì)上級(jí)單位重大請(qǐng)示及有關(guān)批復(fù)。長(zhǎng)期4、董事會(huì)公告、通知、決定。長(zhǎng)期5、上市公司季報(bào)、年報(bào)。長(zhǎng)期6、其他董事會(huì)有關(guān)材料。工商管理GS1、歷次工商登記變更材料。永久2、每個(gè)法人單位的工商執(zhí)照、各類權(quán)證、章程、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、機(jī)構(gòu)變更等材料。永久3、各法人單位歷史沿革記錄。永久4、集團(tuán)公司及其下屬企業(yè)與其它單位簽訂的資產(chǎn)合同、協(xié)議。永久5、商標(biāo)材料、商標(biāo)注冊(cè)登記證等。永久6、其他有關(guān)工商管理材料。信用管理XY1、公司認(rèn)證、達(dá)標(biāo)等活動(dòng)的呈報(bào)、審批材料、合格證、資格證書(shū)等永久2、公司形象宣傳、展覽會(huì)文件長(zhǎng)期3、公司獲得的資質(zhì)、信譽(yù)方面的證書(shū)及其他獎(jiǎng)勵(lì)永久4、其他材料。知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理ZSCQ1、公司企業(yè)標(biāo)識(shí)和商標(biāo)標(biāo)識(shí)等方面的材料永久2、公司專利、其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的申報(bào)、證明、審批及管理方面的材料永久3、其他材料。物業(yè)管理WY1、房屋所有權(quán)證和財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同。永久2、辦公用房租用合同。永久3、租用房屋面積匯總表及費(fèi)用分?jǐn)偙?。長(zhǎng)期4、商房屋物業(yè)管理的有關(guān)文件。短期5、其它材料。短期設(shè)備動(dòng)力部環(huán)境管理HJ1、環(huán)境保護(hù)工作的規(guī)劃、制度、總結(jié)、環(huán)保責(zé)任書(shū)、統(tǒng)計(jì)、表彰、處罰材料。長(zhǎng)期2、ISO1400系列環(huán)境認(rèn)證材料。長(zhǎng)期3、三廢排放、治理情況、措施及監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)。短期4、環(huán)保工作計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)長(zhǎng)期5、環(huán)保制度及管理辦法長(zhǎng)期6、環(huán)保檢測(cè)、調(diào)查、分析材料長(zhǎng)期7、環(huán)境污染防、治及節(jié)能減排措施長(zhǎng)期8、其他材料。安全管理AQ1、安全生產(chǎn)的制度、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、安全責(zé)任書(shū)等材料。長(zhǎng)期2、ISO18000系列職業(yè)健康安全管理認(rèn)證材料。3、公司安全工作管理規(guī)定、技術(shù)安全規(guī)范、總結(jié)、會(huì)議記錄等材料長(zhǎng)期4、工傷事故報(bào)告、調(diào)查分析及處理材料永久5、公司安全生產(chǎn)檢查通知、簡(jiǎn)報(bào)、情況說(shuō)明、整改措施等材料長(zhǎng)期6、公司職工安全教育活動(dòng)的材料短期7、公司消防安全、交通安全管理等方面的文件材料短期8、其他材料。設(shè)備檔案SB1、設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)、審批、合同、協(xié)議、紀(jì)要及商檢材料。長(zhǎng)期2、設(shè)備管理辦法、規(guī)定。長(zhǎng)期3、設(shè)備規(guī)劃、總結(jié)、設(shè)備運(yùn)行管理文件。長(zhǎng)期4、設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收記錄、合格證、出廠保修單、說(shuō)明書(shū)、圖樣等隨機(jī)文字材料。長(zhǎng)期5、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、竣工圖樣、檢測(cè)驗(yàn)收等材料。長(zhǎng)期6、設(shè)備儀器保養(yǎng)和大修計(jì)劃記錄。至設(shè)備報(bào)廢7、重大事故分析處理報(bào)告。長(zhǎng)期8、設(shè)備儀器檢查記錄、設(shè)備改造記錄和總結(jié)材料。長(zhǎng)期9、設(shè)備儀器報(bào)廢鑒定材料、申請(qǐng)、批復(fù)和處理結(jié)果。長(zhǎng)期10、設(shè)備儀器技術(shù)、質(zhì)量異議的處理結(jié)果材料。長(zhǎng)期11、其他材料。財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)管理CW1、上級(jí)財(cái)務(wù)、稅務(wù)部門對(duì)公司財(cái)務(wù)檢查、稅務(wù)稽查方面的通知、批復(fù)永久2、上級(jí)關(guān)于財(cái)務(wù)管理、財(cái)政紀(jì)律檢查、稅收工作規(guī)定、制度、辦法、通知等長(zhǎng)期3、公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理的規(guī)定、制度、管理辦法等長(zhǎng)期4、公司財(cái)務(wù)年度工作計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算及編制說(shuō)明、總結(jié)等材料永久5、公司內(nèi)部財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)檢查、預(yù)算情況分析等材料長(zhǎng)期6、公司財(cái)務(wù)工作會(huì)議報(bào)告、總結(jié)、匯報(bào)材料等長(zhǎng)期7、公司獎(jiǎng)金調(diào)撥、貸款、資金擔(dān)保的文件、合同、協(xié)議等長(zhǎng)期8、其他材料資產(chǎn)管理ZC1、銀行借款合同書(shū)、借款擔(dān)保書(shū)等。長(zhǎng)期2、企業(yè)兼并、重組等資產(chǎn)運(yùn)作材料。永久3、上級(jí)財(cái)務(wù)、稅務(wù)部門對(duì)公司財(cái)務(wù)檢查、稅務(wù)稽查方面的通知、批復(fù)永久4、上級(jí)關(guān)于財(cái)務(wù)管理、財(cái)政紀(jì)律檢查、稅收工作規(guī)定、制度、辦法、通知等長(zhǎng)期5、公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理的規(guī)定、制度、管理辦法等長(zhǎng)期6、公司財(cái)務(wù)年度工作計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算及編制說(shuō)明、總結(jié)等材料永久7、公司內(nèi)部財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)檢查、預(yù)算情況分析等材料長(zhǎng)期8、公司財(cái)務(wù)工作會(huì)議報(bào)告、總結(jié)、匯報(bào)材料等長(zhǎng)期9、公司獎(jiǎng)金調(diào)撥、貸款、資金擔(dān)保的文件、合同、協(xié)議等長(zhǎng)期10、資金管理、價(jià)格管理、會(huì)計(jì)管理、資金流通等材料長(zhǎng)期11、其他資產(chǎn)管理材料。憑證類別PZ1、各類原始憑證15年2、記帳憑證3、匯總憑證4、會(huì)計(jì)其他憑證。賬簿類別ZB1、現(xiàn)金日記帳25年2、銀行日記帳15年3、明細(xì)帳15年4、總帳5、輔助帳冊(cè)。15年6、固定資產(chǎn)卡7、銀行對(duì)帳單和存款金額調(diào)節(jié)表。25年8、磁盤和光盤（電算化）。25年9、其他相關(guān)賬簿材料。報(bào)表類別BB1、會(huì)計(jì)年報(bào)表（決算）。永久2、會(huì)計(jì)月、季報(bào)表。5年3、其他報(bào)表。10年審計(jì)類別SJ1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬公司應(yīng)貫徹執(zhí)行的指示、規(guī)定、辦法、條例、通知等文件長(zhǎng)期2、公司審計(jì)工作意見(jiàn)、審計(jì)報(bào)告及批復(fù)等文件永久3、公司審計(jì)工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料等長(zhǎng)期4、公司重要專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告、批復(fù)、調(diào)查與證明材料永久5、一般性審計(jì)報(bào)告、批復(fù)、調(diào)查與證明材料長(zhǎng)期6、其它工作活動(dòng)中的審計(jì)情況報(bào)告材料長(zhǎng)期其他類別QT1、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)15年2、會(huì)議檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)永久3、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單5年4、工資、獎(jiǎng)金簽單3年5、其他材料。人力資源部人事管理RS1、上級(jí)頒發(fā)的要求公司貫徹執(zhí)行的人事政策、法規(guī)性文件、規(guī)定、辦法、條例、通知等長(zhǎng)期2、公司制定的勞動(dòng)人事方面的規(guī)章制度、報(bào)告、決定等永久3、公司員工職務(wù)任免、聘任的文件及人員招聘計(jì)劃及離退休的通知永久4、公司職工名冊(cè)、人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表及相關(guān)資料永久5、公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、名稱變更、印章啟用與作廢、人員編制等相關(guān)文件永久6、公司干部職工獎(jiǎng)懲、職稱評(píng)聘等文件永久7、公司職工人事調(diào)動(dòng)、工資轉(zhuǎn)移等證明材料永久8、公司勞動(dòng)人事工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表及調(diào)資方案等長(zhǎng)期9、公司老干部、職工離退休、停薪留職、復(fù)轉(zhuǎn)退軍人安置等有關(guān)材料永久10、公司職工獎(jiǎng)勵(lì)、處罰相關(guān)材料，勞動(dòng)合同管理、社保、醫(yī)保、工傷保險(xiǎn)、住房公積金等文件材料永久11、因勞動(dòng)工作引起的糾紛、仲裁、調(diào)解材料永久12、其他人事材料教育訓(xùn)練JY1、上級(jí)頒發(fā)的屬公司應(yīng)貫徹執(zhí)行的文件長(zhǎng)期2、公司職工培訓(xùn)工作計(jì)劃、總結(jié)3年3、公司制定的培訓(xùn)工作制度、請(qǐng)示與批復(fù)等長(zhǎng)期4、公司職工專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久5、其他人事材料在職檔案ZZ干部1．履歷材料：履歷表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、自傳；2．鑒定、考察、考核材料；3．學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料：學(xué)歷和培訓(xùn)證明、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文等；4．政治材料：加入各黨、團(tuán)派的申請(qǐng)書(shū)、批準(zhǔn)材料；入黨、入團(tuán)、參軍、出國(guó)等政審材料；5．獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料：各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等材料；違紀(jì)、違法處分決定，查證核實(shí)報(bào)告，檢查、交待材料，通報(bào)批評(píng)材料；6．工作薪水材料：工資登記表、審批表；干部任免材料，錄用和聘用審批表，合同書(shū)，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表；出國(guó)、出境人員審批表；7．其他有保存價(jià)值的材料：有殘疾證明材料。永久員工永久離職檔案LZ辭職離職審批表、申請(qǐng)表短期辭退其他檔案QT開(kāi)除相關(guān)證明材料短期自離死亡后勤福利HQ1、員工生活福利的請(qǐng)示和批復(fù)。短期2、簽訂的福利合同或其他合同。長(zhǎng)期3、公司關(guān)于后勤福利、信訪等管理方面的規(guī)章、制度等文件材料長(zhǎng)期4、福利費(fèi)使用的計(jì)劃、報(bào)告、報(bào)表等材料長(zhǎng)期5、公司關(guān)于福利費(fèi)提取的標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)文件長(zhǎng)期6、其他資料行政部安全保衛(wèi)BW1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬公司應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件長(zhǎng)期2、公司安全保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等材料長(zhǎng)期3、對(duì)公司及職工在安全保衛(wèi)工作方面的獎(jiǎng)懲材料及統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久4、刑事案件的調(diào)查、審理和處置文件材料永久5、人防工作及民事調(diào)解工作長(zhǎng)期6、其他相關(guān)材料。交通設(shè)備JT1、車輛管理辦法長(zhǎng)期2、車輛采購(gòu)申請(qǐng)、審批、批復(fù)長(zhǎng)期3、車輛產(chǎn)權(quán)、保險(xiǎn)、使用、維修記錄等材料長(zhǎng)期4、事故分析處理結(jié)果長(zhǎng)期5、其他材料物資管理WZ1、房屋資產(chǎn)的管理材料。永久2、固定資產(chǎn)卡片。永久3、公司物資分配計(jì)劃長(zhǎng)期4、重要物資的采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招投標(biāo)合同、協(xié)議等材料永久5、辦公設(shè)備及用品的采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招投標(biāo)、采購(gòu)、調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故等文件長(zhǎng)期6、倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)章制度、臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表長(zhǎng)期7、其他物資管理材料檔案管理DA1、公司檔案工作計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng)期2、檔案工作規(guī)劃及規(guī)定等材料長(zhǎng)期3、公司檔案管理規(guī)章制度長(zhǎng)期4、檔案移交清單、銷毀清冊(cè)永久5、檔案利用成果材料長(zhǎng)期6、信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃長(zhǎng)期7、信息化管理的規(guī)章制度長(zhǎng)期8、信息化工作計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng)期9、其他檔案與信息材料審計(jì)部法律事務(wù)FL1、日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中涉及的法律糾紛和訴訟案件的起訴、調(diào)解材料、調(diào)查材料、審判結(jié)果等。2、其他法律事務(wù)材料市場(chǎng)部產(chǎn)品銷售CP1、產(chǎn)品銷售計(jì)劃、廣告宣傳、總結(jié)、會(huì)議記錄及紀(jì)要等長(zhǎng)期2、產(chǎn)品銷售合同、價(jià)格、協(xié)議等材料長(zhǎng)期3、市場(chǎng)分析及用戶調(diào)查材料（客戶公司詳細(xì)資料）長(zhǎng)期4、售后服務(wù)材料長(zhǎng)期5、其他管理材料合同管理HT1、各類業(yè)務(wù)合同，包括商務(wù)合同、合同協(xié)議、銷售合同、購(gòu)銷合同、外貿(mào)合同、及相關(guān)資質(zhì)附件材料等。永久2、其他材料。業(yè)務(wù)項(xiàng)目YW1、業(yè)務(wù)項(xiàng)目的研發(fā)與形成文件材料。長(zhǎng)期2、業(yè)務(wù)項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)文件材料。長(zhǎng)期3、業(yè)務(wù)項(xiàng)目的保障與監(jiān)督文件材料。短期4、業(yè)務(wù)項(xiàng)目反饋意見(jiàn)。短期5、業(yè)務(wù)項(xiàng)目的鑒定與評(píng)優(yōu)文件材料。長(zhǎng)期6、其他材料基建部項(xiàng)目準(zhǔn)備階段ZB1、建設(shè)項(xiàng)目管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、方案、辦法、規(guī)定等長(zhǎng)期2、征、租用地申請(qǐng)、報(bào)告、批復(fù)、合同、協(xié)議、說(shuō)明材料等永久3、廠區(qū)平面圖、地下管線圖永久4、建設(shè)用地、征地、拆遷文件：用地申請(qǐng)報(bào)告及上級(jí)建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)，拆遷安置意見(jiàn)、協(xié)議、方案等，建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件，劃撥建設(shè)用地文件，國(guó)有土地使用證，土地出讓合同、土地有償使用合同永久5、工程地質(zhì)勘察報(bào)告，水文地質(zhì)勘察報(bào)告，地震調(diào)查，自然條件，申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件書(shū)永久6、初步設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、審定設(shè)計(jì)方案通知及審查意見(jiàn)長(zhǎng)期7、相關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)的文件或有關(guān)協(xié)議（環(huán)保、消防、交通、市政、白蟻防治、衛(wèi)生等部門）,政府有關(guān)部門對(duì)施工單位的設(shè)計(jì)文件的審批意見(jiàn)永久8、施工圖及說(shuō)明、設(shè)計(jì)書(shū)等長(zhǎng)期9、勘察設(shè)計(jì)、施工及工程監(jiān)理招投標(biāo)中標(biāo)文件，施工監(jiān)理委托合同等。長(zhǎng)期10、勘察設(shè)計(jì)、施工及工程監(jiān)理招標(biāo)未中標(biāo)文件。長(zhǎng)期項(xiàng)目施工階段SG11、建設(shè)項(xiàng)目申報(bào)文件、批復(fù)文件或計(jì)劃項(xiàng)目表，規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙，建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃許可證及其附件，建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)工審查表，建設(shè)項(xiàng)目施工許可證。永久12、投資許可證、審計(jì)證明、工程質(zhì)量監(jiān)督等資料長(zhǎng)期13、建設(shè)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)、監(jiān)理機(jī)構(gòu)、施工管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期14、項(xiàng)目管理規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、方案等長(zhǎng)期15、項(xiàng)目投資、進(jìn)度、質(zhì)量管理、安全、合同等文件長(zhǎng)期16、投標(biāo)書(shū)、資質(zhì)材料、委托授權(quán)書(shū)和投標(biāo)相關(guān)文件永久17、合同書(shū)、合同審批文件、合同變更文件永久18、供水、供電、暖氣、通信、排水等供應(yīng)協(xié)議及原料、材料供應(yīng)協(xié)議長(zhǎng)期19、建筑圖紙變更記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄永久20、施工定位測(cè)量、地質(zhì)勘探資料永久21、施工試驗(yàn)記錄、施工記錄長(zhǎng)期22、工程質(zhì)量事故及處理記錄、竣工測(cè)量資料永久竣工驗(yàn)收記錄證明、工程質(zhì)量評(píng)定、竣工報(bào)告、竣工圖永久質(zhì)量監(jiān)控、質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)長(zhǎng)期工程設(shè)計(jì)變更、工程竣工決算審核意見(jiàn)書(shū)永久工程延期報(bào)告及審批、合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)永久其他材料。項(xiàng)目竣工階段JG工程竣工總結(jié)、工程概況說(shuō)明永久竣工驗(yàn)收記錄、證明書(shū)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、備案表及報(bào)驗(yàn)單永久財(cái)務(wù)決算及交付使用財(cái)產(chǎn)總表和財(cái)產(chǎn)明細(xì)表永久縮微、電子檔案永久其他材料。項(xiàng)目運(yùn)行階段YX項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)長(zhǎng)期項(xiàng)目維護(hù)時(shí)產(chǎn)生的問(wèn)題及處理方法長(zhǎng)期項(xiàng)目更新改造。永久其他材料。采購(gòu)部產(chǎn)品資料CPZL1、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單短期2、產(chǎn)品樣本長(zhǎng)期供應(yīng)商資料GYS1、供應(yīng)商資質(zhì)證明資料永久2、供應(yīng)商招標(biāo)、調(diào)查、評(píng)估、考核評(píng)鑒過(guò)程記錄及文件長(zhǎng)期3、與供應(yīng)商日常業(yè)務(wù)往來(lái)函件以及相關(guān)情況反饋短期其他資料QT1、采購(gòu)需求申請(qǐng)以及采購(gòu)計(jì)劃資料（采購(gòu)申請(qǐng)單；商務(wù)/技術(shù)附近；采購(gòu)計(jì)劃資金預(yù)算及執(zhí)行資料；）長(zhǎng)期2、采購(gòu)合同簽訂過(guò)程資料（詢價(jià)/比價(jià)/議價(jià)/定價(jià)等相關(guān)記錄；招標(biāo)及其他方式采購(gòu)過(guò)程記錄文件；）長(zhǎng)期3、采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程資料（驗(yàn)收證明報(bào)告/工作聯(lián)系函/質(zhì)疑答復(fù)/問(wèn)題投訴/問(wèn)題解決過(guò)程及結(jié)果；）長(zhǎng)期4、采購(gòu)相關(guān)會(huì)議資料（有關(guān)采購(gòu)的各種會(huì)議資料，包括部門周例會(huì)/總部及區(qū)域月度會(huì)議/供應(yīng)商落地會(huì)議/國(guó)內(nèi)外大型展會(huì)等）長(zhǎng)期檢具事業(yè)部合同資料HT1、產(chǎn)品營(yíng)銷合同。永久2、其他資料技術(shù)協(xié)議JS1、產(chǎn)品相關(guān)技術(shù)協(xié)議。永久2、其他資料技術(shù)單據(jù)DJ3、質(zhì)量單。永久4、設(shè)變單。永久5、其他資料。產(chǎn)品生產(chǎn)類CPSC一、計(jì)劃階段1、市場(chǎng)調(diào)查、技術(shù)調(diào)查、考察等活動(dòng)形成的報(bào)告等文件材料2、可行性研究報(bào)告、市場(chǎng)需要分析報(bào)告、收益預(yù)測(cè)分析報(bào)告3、技術(shù)建議書(shū)、協(xié)議書(shū)、委托書(shū)、合同4、專題分析報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要5、其他材料二、試制階段1、產(chǎn)品試驗(yàn)報(bào)告2、試制計(jì)劃、方案、報(bào)告3、試制工藝的文件和工藝裝備文件4、工藝評(píng)審報(bào)告5、試制過(guò)程的記錄、化驗(yàn)記錄及產(chǎn)生的其它文件6、試制質(zhì)量分析報(bào)告7、試驗(yàn)計(jì)劃、方案、規(guī)程8、試驗(yàn)儀器與設(shè)備9、試驗(yàn)原始數(shù)據(jù)與材料、試驗(yàn)總結(jié)報(bào)告10、試驗(yàn)分析報(bào)告、試驗(yàn)項(xiàng)目記錄11、試驗(yàn)鑒定等材料（申請(qǐng)、批復(fù)、評(píng)價(jià)材料、會(huì)議記錄）12、標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告13、鑒定驗(yàn)收書(shū)14、其他材料三、生產(chǎn)階段1、產(chǎn)品研制完成報(bào)告2、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、合格證3、產(chǎn)品生產(chǎn)鑒定書(shū)4、投產(chǎn)報(bào)告、批復(fù)、通知5、生產(chǎn)技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)規(guī)程、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范6、公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)7、生產(chǎn)定型設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)或配方8、工藝文件、說(shuō)明書(shū)9、重大質(zhì)量事故分析、處理結(jié)果10、各流程操作記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告14、其他材料四、評(píng)優(yōu)1、產(chǎn)品的鑒定、評(píng)優(yōu)文件材料。2、其他評(píng)優(yōu)材料五、認(rèn)證1、認(rèn)證申請(qǐng)、審批2、認(rèn)證檢測(cè)、檢查報(bào)告3、認(rèn)證證書(shū)4、其他認(rèn)證材料永久生產(chǎn)管理CCGL1、生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作形成的材料。短期2、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。長(zhǎng)期3、生產(chǎn)調(diào)度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告長(zhǎng)期4、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期5、生產(chǎn)調(diào)度的職責(zé)、制度、規(guī)程長(zhǎng)期6、生產(chǎn)活動(dòng)綜合分析材料。短期7、其他材料。項(xiàng)目部外事事務(wù)WS1、赴外考察、培訓(xùn)的邀請(qǐng)函、請(qǐng)示、批復(fù)等手段材料和有關(guān)參考材料。長(zhǎng)期2、外賓接待的日程安排、記錄和有關(guān)參考材料。長(zhǎng)期3、出國(guó)人員的基本情況及出國(guó)從事的涉外活動(dòng)說(shuō)明長(zhǎng)期4、公司出國(guó)人員涉外保密承諾書(shū)長(zhǎng)期5、外事活動(dòng)的審批文件長(zhǎng)期6、出國(guó)審批手續(xù)、日程安排、考察報(bào)告等文件長(zhǎng)期7、其他外事事務(wù)材料。海格力斯合同管理HT1、各類業(yè)務(wù)合同，包括維修合同、合同協(xié)議及相關(guān)資質(zhì)附件材料等。永久2、市場(chǎng)分析及維修廠調(diào)查材料（客戶公司詳細(xì)資料）長(zhǎng)期3、其他資料維修管理WX1、公司內(nèi)部電路、設(shè)備維修記錄長(zhǎng)期2、其他資料制造管理（按課題設(shè)置代號(hào)）科研準(zhǔn)備階段KYZX1、項(xiàng)目的申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)、通知長(zhǎng)期2、市場(chǎng)調(diào)查、科研規(guī)劃、可行性研究報(bào)告、技術(shù)咨詢等材料長(zhǎng)期3、科研經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)長(zhǎng)期4、科研計(jì)劃、上級(jí)批示長(zhǎng)期5、實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)方案、考察方案、技術(shù)規(guī)程永久6、其他材料。試驗(yàn)開(kāi)發(fā)階段SYKF1、研究任務(wù)書(shū)永久2、實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)記錄、調(diào)整和撤銷的報(bào)告永久3、試驗(yàn)綜合分析報(bào)告永久4、試驗(yàn)過(guò)程中的各類計(jì)算、檢驗(yàn)、設(shè)計(jì)、技術(shù)說(shuō)明、配方、圖樣、工藝流程永久5、其他材料。鑒定驗(yàn)收階段JDYS1、科研工作完成（或中斷）總結(jié)永久2、技術(shù)分析報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告長(zhǎng)期3、鑒定證書(shū)、科技成果鑒定證書(shū)永久4、其他材料。成果申報(bào)階段CGSB1、科技成果申報(bào)表、登記表及附件永久2、科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)及評(píng)審材料永久3、獲獎(jiǎng)證書(shū)及批件永久4、其他材料。圖紙管理TZ1、研發(fā)項(xiàng)目圖紙?jiān)?。永?、其他資料企劃部外發(fā)公文WF1、為規(guī)范企業(yè)員工行為所制定的各種規(guī)章制度和工作流程。永久2、提供企業(yè)公關(guān)活動(dòng)策劃方案，報(bào)批并組織實(shí)施方案的材料。永久3、相關(guān)資料收到公文SD1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬公司應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件永久2、相關(guān)資料會(huì)議資料HY1、部門內(nèi)部每次會(huì)議記錄長(zhǎng)期2、相關(guān)資料發(fā)展規(guī)劃GH1、協(xié)助企業(yè)高層設(shè)定遠(yuǎn)景目標(biāo)，并對(duì)遠(yuǎn)景目標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)的階段性規(guī)劃的材料永久2、擬定銷售宏觀政策、行銷計(jì)劃、報(bào)批并監(jiān)督實(shí)施永久3、開(kāi)發(fā)、整合產(chǎn)品，制定價(jià)格和推廣方案，并對(duì)產(chǎn)品推廣進(jìn)行跟蹤和檢討相關(guān)資料永久4、其他資料可研報(bào)告KY1、進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，收集行業(yè)市場(chǎng)信息，研究行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，為企業(yè)高層決策提供戰(zhàn)略資料和信息資料長(zhǎng)期2、對(duì)產(chǎn)品生命周期、品牌建設(shè)、研究和管理的相關(guān)資料長(zhǎng)期3、對(duì)促銷費(fèi)用和廣告費(fèi)用使用的跟蹤、反饋及費(fèi)用審核的相關(guān)資料長(zhǎng)期4、負(fù)責(zé)對(duì)銷售數(shù)據(jù)的收集、分析、總結(jié)、歸檔、備案等材料永久5、相關(guān)資料合同資料HT1、營(yíng)銷推廣合同永久2、公司內(nèi)部活動(dòng)涉及合同永久3、相關(guān)資料研發(fā)中心產(chǎn)品生產(chǎn)類CPSC一、計(jì)劃階段1、市場(chǎng)調(diào)查、技術(shù)調(diào)查、考察等活動(dòng)形成的報(bào)告等文件材料2、可行性研究報(bào)告、市場(chǎng)需要分析報(bào)告、收益預(yù)測(cè)分析報(bào)告3、技術(shù)建議書(shū)、協(xié)議書(shū)、委托書(shū)、合同4、專題分析報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要5、其他材料二、試制階段1、產(chǎn)品試驗(yàn)報(bào)告2、試制計(jì)劃、方案、報(bào)告3、試制工藝的文件和工藝裝備文件4、工藝評(píng)審報(bào)告5、試制過(guò)程的記錄、化驗(yàn)記錄及產(chǎn)生的其它文件6、試制質(zhì)量分析報(bào)告7、試驗(yàn)計(jì)劃、方案、規(guī)程8、試驗(yàn)儀器與設(shè)備9、試驗(yàn)原始數(shù)據(jù)與材料、試驗(yàn)總結(jié)報(bào)告10、試驗(yàn)分析報(bào)告、試驗(yàn)項(xiàng)目記錄11、試驗(yàn)鑒定等材料（申請(qǐng)、批復(fù)、評(píng)價(jià)材料、會(huì)議記錄）12、標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告13、鑒定驗(yàn)收書(shū)14、其他材料三、生產(chǎn)階段1、產(chǎn)品研制完成報(bào)告2、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、合格證3、產(chǎn)品生產(chǎn)鑒定書(shū)4、投產(chǎn)報(bào)告、批復(fù)、通知5、生產(chǎn)技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)規(guī)程、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范6、公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)7、生產(chǎn)定型設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)或配方8、工藝文件、說(shuō)明書(shū)9、重大質(zhì)量事故分析、處理結(jié)果10、各流程操作記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告14、其他材料四、評(píng)優(yōu)1、產(chǎn)品的鑒定、評(píng)優(yōu)文件材料。2、其他評(píng)優(yōu)材料五、認(rèn)證1、認(rèn)證申請(qǐng)、審批2、認(rèn)證檢測(cè)、檢查報(bào)告3、認(rèn)證證書(shū)4、其他認(rèn)證材料科技管理KJGL1、科技發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃及管理規(guī)定等長(zhǎng)期2、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、科技成果管理、技術(shù)引進(jìn)長(zhǎng)期3、技術(shù)革新、引進(jìn)新技術(shù)、技術(shù)改造等材料長(zhǎng)期4、學(xué)術(shù)論文、專題報(bào)告長(zhǎng)期5、技術(shù)革新評(píng)獎(jiǎng)材料。長(zhǎng)期6、專利工作文件。永久7、企業(yè)現(xiàn)代化和信息化建設(shè)、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)。長(zhǎng)期8、檔案、圖書(shū)、情報(bào)工作有關(guān)材料。短期9、其他材料。制造管理（按課題設(shè)置代號(hào)）科研準(zhǔn)備階段KYZB1、項(xiàng)目的申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)、通知長(zhǎng)期2、市場(chǎng)調(diào)查、科研規(guī)劃、可行性研究報(bào)告、技術(shù)咨詢等材料長(zhǎng)期3、科研經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)長(zhǎng)期4、科研計(jì)劃、上級(jí)批示長(zhǎng)期5、實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)方案、考察方案、技術(shù)規(guī)程永久6、其他材料。試驗(yàn)開(kāi)發(fā)階段SYKF1、研究任務(wù)書(shū)永久2、實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)記錄、調(diào)整和撤銷的報(bào)告永久3、試驗(yàn)綜合分析報(bào)告永久4、試驗(yàn)過(guò)程中的各類計(jì)算、檢驗(yàn)、設(shè)計(jì)、技術(shù)說(shuō)明、配方、圖樣、工藝流程永久5、其他材料。鑒定驗(yàn)收階段JDYS1、科研工作完成（或中斷）總結(jié)永久2、技術(shù)分析報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告長(zhǎng)期3、鑒定證書(shū)、科技成果鑒定證書(shū)永久4、其他材料。成果申報(bào)階段CGSB1、科技成果申報(bào)表、登記表及附件永久2、科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)及評(píng)審材料永久3、獲獎(jiǎng)證書(shū)及批件永久4、其他材料。信息化部設(shè)備資料SB1、公司辦公電腦設(shè)備資料永久2、公司監(jiān)控儀器資料永久3、公司打印機(jī)、復(fù)印機(jī)設(shè)備資料永久4、公司打卡機(jī)設(shè)備資料永久5、其他資料系統(tǒng)資料XT1、公司辦公軟件系統(tǒng)資料永久2、考勤打卡機(jī)、吃飯打卡機(jī)系統(tǒng)資料永久3、監(jiān)控系統(tǒng)相關(guān)資料永久4、其他資料購(gòu)銷合同GX1、辦理公司網(wǎng)線業(yè)務(wù)等相關(guān)合同長(zhǎng)期2、購(gòu)買系統(tǒng)等相關(guān)合同長(zhǎng)期3、購(gòu)買企業(yè)郵箱業(yè)務(wù)等合同長(zhǎng)期3、其他資料品保部質(zhì)量管理ZL1、質(zhì)量管理工作，質(zhì)量檢測(cè)工作形成的材料。短期2、ISO9000系列質(zhì)量認(rèn)證材料。3、質(zhì)量體系認(rèn)證及質(zhì)量控制形成的材料。長(zhǎng)期4、公司質(zhì)量管理工作計(jì)劃、措施、總結(jié)長(zhǎng)期5、質(zhì)量管理制度、辦法、規(guī)定長(zhǎng)期6、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、記錄材料長(zhǎng)期7、產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)標(biāo)、創(chuàng)優(yōu)證書(shū)長(zhǎng)期8、質(zhì)量事故分析、處理材料長(zhǎng)期9、其他材料。冷沖模具中心及各事業(yè)部輕量化模具中心及各事業(yè)部制造中心及各部落料模具事業(yè)部研發(fā)中心保利龍生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃CSJY1、公司中、長(zhǎng)期生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告及計(jì)劃調(diào)整等材料永久2、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃任務(wù)書(shū)長(zhǎng)期3、各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展的年（季）度計(jì)劃表長(zhǎng)期4、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況分析長(zhǎng)期5、各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)。短期6、其他材料產(chǎn)品生產(chǎn)類CPSC一、計(jì)劃階段1、市場(chǎng)調(diào)查、技術(shù)調(diào)查、考察等活動(dòng)形成的報(bào)告等文件材料2、可行性研究報(bào)告、市場(chǎng)需要分析報(bào)告、收益預(yù)測(cè)分析報(bào)告3、技術(shù)建議書(shū)、協(xié)議書(shū)、委托書(shū)、合同4、專題分析報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要5、其他材料二、試制階段1、產(chǎn)品試驗(yàn)報(bào)告2、試制計(jì)劃、方案、報(bào)告3、試制工藝的文件和工藝裝備文件4、工藝評(píng)審報(bào)告5、試制過(guò)程的記錄、化驗(yàn)記錄及產(chǎn)生的其它文件6、試制質(zhì)量分析報(bào)告7、試驗(yàn)計(jì)劃、方案、規(guī)程8、試驗(yàn)儀器與設(shè)備9、試驗(yàn)原始數(shù)據(jù)與材料、試驗(yàn)總結(jié)報(bào)告10、試驗(yàn)分析報(bào)告、試驗(yàn)項(xiàng)目記錄11、試驗(yàn)鑒定等材料（申請(qǐng)、批復(fù)、評(píng)價(jià)材料、會(huì)議記錄）12、標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告13、鑒定驗(yàn)收書(shū)14、其他材料三、生產(chǎn)階段1、產(chǎn)品研制完成報(bào)告2、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、合格證3、產(chǎn)品生產(chǎn)鑒定書(shū)4、投產(chǎn)報(bào)告、批復(fù)、通知5、生產(chǎn)技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)規(guī)程、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范6、公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)7、生產(chǎn)定型設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)或配方8、工藝文件、說(shuō)明書(shū)9、重大質(zhì)量事故分析、處理結(jié)果10、各流程操作記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告14、其他材料四、評(píng)優(yōu)1、產(chǎn)品的鑒定、評(píng)優(yōu)文件材料。2、其他評(píng)優(yōu)材料五、認(rèn)證1、認(rèn)證申請(qǐng)、審批2、認(rèn)證檢測(cè)、檢查報(bào)告3、認(rèn)證證書(shū)4、其他認(rèn)證材料永久生產(chǎn)管理CCGL1、生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作形成的材料。短期2、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。長(zhǎng)期3、生產(chǎn)調(diào)度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告長(zhǎng)期4、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期5、生產(chǎn)調(diào)度的職責(zé)、制度、規(guī)程長(zhǎng)期6、生產(chǎn)活動(dòng)綜合分析材料。短期7、其他材料。文件（合同）管理記錄目錄記錄編號(hào):日期：序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接收部門原/復(fù)接收人備注移交目錄記錄編號(hào):日期：年月日序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題名稱頁(yè)數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位收件人日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移交清單表記錄編號(hào):日期：移交性質(zhì)□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長(zhǎng)期短期

合計(jì)

移交說(shuō)明移交人：接收意見(jiàn)

接收人：移交人（部門）

經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（部門）

經(jīng)辦人：接收日期：年月日見(jiàn)證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案目錄卷宗號(hào)： 目錄號(hào)： 部門：日期：年月日案卷順序號(hào)立卷類目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案借閱審批單記錄編號(hào):日期：年月日借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理使用目的總經(jīng)理主管副總行政部序號(hào)借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期經(jīng)辦人12345備注檔案管理流程：相關(guān)部門/部門負(fù)責(zé)人行政部分管副總/總經(jīng)理配合完成監(jiān)督檢查工作對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行整改立卷歸檔整理編目鑒定執(zhí)行相關(guān)檔案管理制度收集資料配合完成監(jiān)督檢查工作對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行整改立卷歸檔整理編目鑒定執(zhí)行相關(guān)檔案管理制度收集資料審核驗(yàn)收監(jiān)督檢查完成檢查報(bào)告否是保管利用建立、完善檔案管理制度審核驗(yàn)收監(jiān)督檢查完成檢查報(bào)告否是保管利用建立、完善檔案管理制度審核驗(yàn)收是否審核驗(yàn)收是否檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則為了加強(qiáng)和規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作，保證檔案完整性和保密性，準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《武漢市檔案管理?xiàng)l例》，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。檔案管理1、主要內(nèi)容1.1檔案是公司在施工生產(chǎn)及各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。包括保密制度、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、會(huì)計(jì)檔案、基本建設(shè)、產(chǎn)品、設(shè)備檔案和人事檔案等，其構(gòu)成以建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備和會(huì)計(jì)、經(jīng)營(yíng)檔案為主體。1.2公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。1.3公司檔案管理工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。2、文件的收集與歸檔2.1各部門形成的文件材料，由各部門專職或兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)收集管理，并于每年12月31日之前向公司辦公室辦理移交。2.2一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交辦公室備案。會(huì)議文件由辦公室收集。2.3檔案室在接收移交的檔案后，應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行檢查、匯總、并編制檔案總目錄。2.4檔案室對(duì)檔案應(yīng)區(qū)分全宗、區(qū)分年度、區(qū)分類別分別存放、排列，存放檔案必須有專用的檔案裝具，檔案排列方法要科學(xué)，以便查找。2.5定期進(jìn)行對(duì)庫(kù)房檔案的清理核對(duì)工作，做到賬務(wù)相符，對(duì)破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。2.6收進(jìn)的檔案要及時(shí)入庫(kù)，借閱檔案歸還后，及時(shí)放回原處。3、公司文件材料歸檔的基本要求3.1歸檔的文件材料必須完整。3.2歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。3.3歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。公司文件材料的歸檔范圍4.1保密辦公室：保密相關(guān)法規(guī)、制度；重要的會(huì)議紀(jì)要；學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料；工作計(jì)劃、總結(jié)等。4.2行政綜合類：包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。4.3人力資源類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案、員工變動(dòng)表、員工花名冊(cè)、薪酬福利、培訓(xùn)登記表等。4.4會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表。4.5經(jīng)營(yíng)銷售方面：有公司經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。4.6工程建設(shè)方面，涉及到的有關(guān)工程資料、項(xiàng)目合同、工程圖紙等。4.7生產(chǎn)計(jì)劃方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和生產(chǎn)管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。4.8物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。4.9其他方面。5、檔案級(jí)別的劃分：5.1檔案等級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個(gè)等級(jí)。5.1.1一級(jí)為絕密文件5.1.1.1國(guó)家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等級(jí)劃分為一級(jí)。5.1.1.2公司的重大決議。包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等，其等級(jí)劃分為一級(jí)。5.1.1.3本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。5.1.1.4本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級(jí)別為一級(jí)。5.1.2二級(jí)為機(jī)密文件5.1.2.1本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。此類型文書(shū)屬機(jī)密文件，劃分等級(jí)為二級(jí)。5.1.3三級(jí)為秘密文件5.1.3.1本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為秘密文件，劃分等級(jí)為三級(jí)。5.1.3.2本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件，其等級(jí)為三級(jí)。5.1.4四級(jí)為普通文件5.1.4.1重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等屬于普通文件，劃分等級(jí)為四級(jí)。6、歸檔時(shí)間6.1基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案管理部歸檔。6.2各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在一個(gè)月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。檔案的鑒定和銷毀7.1編制檔案的保管期限表，保管期限可分永久、長(zhǎng)期（10-30年）、短期（10年以下）三種。7.1.2檔案鑒定工作由公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組織進(jìn)行，鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由主管檔案工作的副總經(jīng)理任組長(zhǎng)，組員由技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人等組成。

7.1.3

鑒定工作根據(jù)各類檔案的保管期限進(jìn)行。每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表上注明鑒定意見(jiàn)，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并且注明鑒定日期。7.1.4檔案通過(guò)鑒定確認(rèn)為永久保存的檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確，應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行補(bǔ)充和修改。

7.1.5對(duì)經(jīng)鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的檔案，要登記造冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)主管經(jīng)理審批，并報(bào)送上級(jí)檔案管理部門備案。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。二、檔案管理實(shí)施細(xì)則1、檔案管理歸檔要求：1.1檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。1.2歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。1.3在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件（復(fù)印件、掃描件）分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一歸檔。1.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。1.5檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。1.6案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫，字跡要工整、清晰。2、各部門保管文件的檔案范圍及相關(guān)規(guī)定2.1各部門的檔案管理必須按規(guī)定的等級(jí)分級(jí)、分類存檔，其一級(jí)、二級(jí)存檔的文件均為復(fù)印件及掃描件，原件交由公司檔案室存檔管理。2.2各部門的檔案管理由各部門指派相關(guān)人員進(jìn)行管理，不設(shè)置專職崗位。2.3部門存檔文件的范圍：2.3.1保密辦公室保密資料、涉密文件。2.2.2部門例會(huì)紀(jì)要、業(yè)務(wù)函件、往來(lái)文件。2.3.3客戶業(yè)務(wù)信息、資料、銷售報(bào)表。2.3.4公司及各部門的規(guī)章管理細(xì)則。2.3.5原始財(cái)務(wù)資料、會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)、財(cái)務(wù)報(bào)表、月度年度財(cái)務(wù)報(bào)表、薪酬發(fā)放、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證等涉及公司財(cái)務(wù)方面的文件檔案由財(cái)務(wù)部保管。2.3.6生產(chǎn)資料、采購(gòu)信息、工序交接記錄等生產(chǎn)資料由生產(chǎn)部門保管。3、文件檔案分類整理保存3.1辦公室負(fù)責(zé)文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫檢索（清單）、保存、調(diào)閱使用。3.1.1根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門檔案分類編號(hào)的規(guī)定，編制公司文件檔案分類編號(hào)方法。3.1.2分類編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。3.1.3常用的分類方法有：3.1.3.1按工程項(xiàng)目分類；3.1.3.2按專業(yè)性質(zhì)分類；3.1.3.3按組織機(jī)構(gòu)分類；3.1.3.4按時(shí)間分類。可按文書(shū)的性質(zhì)分類，可分為櫥窗大類別，再?gòu)拇箢悇e下分到小類別，再?gòu)男☆悇e細(xì)分種類、年份等。3.4文件檔案要根據(jù)內(nèi)容及重要性分為“普通”與“加密”兩大級(jí)別?！凹用堋边€分為絕密、機(jī)密和秘密三類。不能隨便以個(gè)人名義或是部門名義查閱及調(diào)閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時(shí)自行確認(rèn)。4、檔案編目：4.1編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定4.1.1卷內(nèi)文件有書(shū)寫內(nèi)容的頁(yè)，按流水號(hào)編頁(yè)碼，頁(yè)碼從“1”開(kāi)始。4.1.2頁(yè)碼編寫位置:單面書(shū)寫的文件在右下角;雙面書(shū)寫的文件，正面在右下角、背面在左下角。圖樣頁(yè)碼編寫在標(biāo)題欄外右下角。4.1.3成套圖紙和印刷成冊(cè)的文件不必重新編寫頁(yè)碼。4.1.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、空白頁(yè)不編寫頁(yè)碼。4.2、卷內(nèi)目錄的編寫4.2.1序號(hào)：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注，按照卷內(nèi)文件的順序，一份文件一個(gè)號(hào)。4.2.2文件編號(hào)：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的文號(hào)，圖樣的圖號(hào)，或設(shè)備、項(xiàng)目的代號(hào)。4.2.3責(zé)任者：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的直接形成單位或主要責(zé)任者，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者填寫。4.2.4文件題名：填寫卷內(nèi)文件標(biāo)題的全稱。4.2.5日期：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的日期，如：20120512。4.2.6頁(yè)數(shù)：應(yīng)填寫每份文件的實(shí)際頁(yè)數(shù)，要求在最后一份文件的備注欄里填寫總頁(yè)碼。4.2.7卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。4.3卷內(nèi)備考表的編制：4.3.1卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合規(guī)范要求。4.3.2卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，不同載體文件的數(shù)量（見(jiàn)示例），說(shuō)明組卷情況，如立卷人（檔案員），檢查人（檔案負(fù)責(zé)人）、立卷時(shí)間等。示例：本卷內(nèi)文件材料20件，100頁(yè)。其中：文字材料80頁(yè)，附圖10張，照片10張。4.3.3卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。4.4案卷封面和背脊的編制：案卷封面采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，主要內(nèi)容如下：4.4.1.1案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名主要包括項(xiàng)目名稱，代字、代號(hào)及結(jié)構(gòu)、部件，階段代號(hào)和名稱等；項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)（包括代號(hào)）相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。4.4.2立卷單位：應(yīng)填寫文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。4.4.3起止日期：應(yīng)填寫案卷內(nèi)最早產(chǎn)生的那份文件的日期和最晚產(chǎn)生的那份文件的日期；應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，例：2004.01.01-2004.06.294.4.4保管期限：應(yīng)依據(jù)保管期限表填寫劃定的保管期限。4.4.5密級(jí)：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級(jí)。4.4.6檔號(hào)：應(yīng)依據(jù)先后順序，檔案移交前檔號(hào)暫用鉛筆填寫，審查合格后改用藍(lán)黑墨水或碳素筆填寫。4.4.7卷內(nèi)封皮、卷內(nèi)目錄、備考表的幅面統(tǒng)一采用A4幅面。4.4.8檔案盒面、背脊的填寫要求：按項(xiàng)目法人統(tǒng)一格式要求用計(jì)算機(jī)打印在薄的牛皮紙上貼在盒面和背脊上，做到字跡工整清晰，粘貼牢固。4.4.9卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫：電腦打印。打印時(shí)要求案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)及卷內(nèi)目錄題名按規(guī)定的字體和字號(hào)填寫。4.5案卷的裝訂要求4.5.1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形成。4.5.2文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的文件要先修復(fù)后在裝訂。幅面一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm）。圖樣折疊為手風(fēng)琴式（統(tǒng)一幅面），圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。4.5.3不裝訂的案卷，應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章尺寸單位統(tǒng)一為mm，比例：1：1，檔號(hào)章式樣：4.5.4案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面A4,有文字面向內(nèi)折疊，為便于長(zhǎng)期保存,案卷裝訂時(shí)必須去掉金屬物,用裝訂線一律在左，裝訂時(shí)左側(cè)、下邊對(duì)齊，采用三孔一線，裝訂線必用棉質(zhì)或化纖線繩，(裝訂為3孔,每孔孔距為80mm，左邊距為15mm），裝訂線不得遮壓卷內(nèi)文件的字跡，若裝訂線位置不夠時(shí)要進(jìn)行適當(dāng)粘貼。4.5.5裝訂厚度:以文件資料的實(shí)際情況而定。4.5.6橫向打印的文件資料裝訂時(shí)應(yīng)將題頭（上面）對(duì)應(yīng)縱向（左側(cè)）裝訂的一面裝訂。4.5.7案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。4.5.8正本和副本、永久、長(zhǎng)期和短期的印章由公司統(tǒng)一制作。4.6聲像及電子檔案4.6.1聲像及電子載體是紙質(zhì)檔案的必要補(bǔ)充。檔案員負(fù)責(zé)各部門產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。5、檔案管理人員職責(zé)5.1按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。5.2按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。5.3工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。6、檔案保管6.1接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。6.2存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。6.3要定期進(jìn)行檔案室的清理核對(duì)工作，做到目錄、文檔相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。6.4文件檔案保存期限：6.4.1永久保存：6.4.1.1公司章程；6.4.1.2股東名冊(cè)；6.4.1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則；6.4.1.4董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；6.4.1.5財(cái)務(wù)報(bào)表；6.4.1.6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；6.4.1.7不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證；6.4.1.8工程設(shè)計(jì)圖、建筑檔案、設(shè)計(jì)檔案、技術(shù)圖紙；6.4.1.9其它經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。6.4.2長(zhǎng)期保存：6.4.2.1預(yù)算、決算書(shū)類；6.4.2.2人事檔案、會(huì)計(jì)憑證；6.4.2.3事業(yè)計(jì)劃資料；6.4.2.4其它經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。6.4.3在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷毀，相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定7、內(nèi)部檔案分類及編號(hào)7.1分類代碼的標(biāo)識(shí)以各類第一、第二個(gè)字的漢語(yǔ)拼音組合而成。7.1.1保密管理（BM）7.1.2行政管理（XZ）7.1.3人力資源管理（RL）7.1.4財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)管理（CW）7.1.5經(jīng)營(yíng)銷售管理（JY）7.1.6工程建設(shè)管理（GC）7.1.7生產(chǎn)計(jì)劃管理（SC）7.1.8物資供應(yīng)管理（WZ）7.1.9其他管理(QT)7.2檔案分類代碼編號(hào)GJ——XZ——2016——001卷號(hào)年份檔案分類號(hào)冠捷縮寫8、文件檔案調(diào)閱管理8.1公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱。調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱手續(xù)。填寫《檔案調(diào)閱單》，而后交給部門主管或是部門經(jīng)理及總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字才能進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱之前要填寫《檔案調(diào)閱記錄》方可進(jìn)入檔案室查閱或調(diào)閱資料。8.1.1普通文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管、檔案負(fù)責(zé)人兩級(jí)簽字確認(rèn)。8.1.2調(diào)閱“加密”的文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)簽字確認(rèn)。8.1.3人事的檔案的調(diào)閱管理：8.1.3