職場精英都是工具控

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圖書在版編目（CIP）數據

職場精英都是工具控/欣星著.—北京：中國鐵道

出版社有限公司，2020.10

ISBN978-7-113-27093-3

Ⅰ.①職…Ⅱ.①欣…Ⅲ.①辦公自動化-應用軟件

Ⅳ.①TP317.1

中國版本圖書館CIP數據核字（2020）第138835號

書名：職場精英都是工具控

作者：欣星

責任編輯：巨鳳讀者熱線：(010)83545974

責任校對：苗丹編輯助理：王偉彤

責任印制：趙星辰封面設計：仙境

出版發(fā)行：中國鐵道出版社有限公司（100054，北京市西城區(qū)右安門西街8號）

印刷：北京銘成印刷有限公司

版次：2020年10月第1版?2020年10月第1次印刷

開本：700mm×1?000mm1/16印張：17.5字數：280千

書號：ISBN978-7-113-27093-3

定價：59.00元

版權所有侵權必究

凡購買鐵道版圖書，如有印制質量問題，請與本社讀者服務部聯系調換。電話：(010)51873174

打擊盜版舉報電話：(010)63549461

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序言

陳欣是我的同學，也是同事，我對他的了解主要來自于工作。他有著比

較豐富的社會經歷，幾乎每一段經歷都和這個時代貼得很近。比如大學一畢業(yè)

就去了沿海城市工作，然后又從沿海城市回家鄉(xiāng)創(chuàng)業(yè)，在電商剛起步沒多久就

投身電商的海洋里，在萬達這樣的大公司積累了許多線上線下的營銷經驗，為

中小型企業(yè)打造電商服務體系等等，我不得不說他是一個樂于學習、敢于試水、

善于積累、不斷進步的職場人，在公司里我一度稱他為“萬金油”。更難得的

是，他對這個時代充滿著自己的認知，并保持了足夠的興趣，一步步跟隨這個

時代而前進，這是一種精神，更是一種境界。

兩年前，我跟他探討一個關于電商運營的問題，得知他利用外派工作的

業(yè)余時間開始琢磨整理一些職場小技能，我很驚訝，對他的毅力十分佩服，鼓

勵和期待他盡早出成果。直到2020年這個特殊的年度，在經歷了舉國抗疫的

宅家后，他在四月份跟我說他梳理了這些年的工作積累，準備出一本書，并且

已基本有了眉目，我真心替他感到高興，但同時是有一些擔憂的，擔心他對出

書一事有些樂觀，亦擔心即便出版了也會像當下實體書店一樣敗走于這個年份

和時代。但是他很快在7月底的時候把樣稿發(fā)給了我，并邀請我為之作序，我

才真正地體會到他的決心和他的堅持。

我不是一個技術型的職場人，對一些常用的辦公工具不精通也不鉆研，

所以對于他在書里所傳授的技能型的內容無法做更多的評價，但是對于他創(chuàng)作

這本書的初衷及行文風格我是高度贊同的，通過工作場景搭建，把枯燥的技能

轉化為趣味的職場故事，具備足夠的角色代入感，同時利用工作中的一些真實

-I-

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職場精英都是工具控

案例，通過圖文的豐富組合，讓小白或者是像我這樣長期做管理不管技能的職場

老人也能輕松融入技術性工具的學習和體驗中，實在是一種好方法。

這個時代需要一些這樣的開拓者和傳遞者，掌握在專家手里的雖是專業(yè)的，

但能讓大家共享的才是有用的，有用的才是專業(yè)的價值。

深圳星河商置龍華星河COCOCity總經理楊敏

2020年8月5日

-II-

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前言

還記得自己剛畢業(yè)工作那會兒，突然面臨很多工作，不知道從哪里入手。

學校學的專業(yè)知識和實際工作明顯脫節(jié)，電腦常用工具、辦公軟件都想學，又

不知道重點在哪里，該怎么學。

于是買了很多相關書籍，利用業(yè)余時間學。也許是考慮到知識的廣度和

深度，也許是出于市場競爭，有些書并不能完全解決我們工作中的問題，而是

事無巨細地把軟件相關的菜單功能全部羅列出來，至于哪些最有用，怎么學最

快捷，并沒有明確的提示。

如果那個時候有個老師愿意花時間手把手地教一教、帶一帶我，成長可

能會更快。

現在，我看到一批批職場新人面臨著同樣的問題，也會抽時間指點一下，

但畢竟個人精力有限，于是便萌發(fā)了一個念頭：寫一本有關職場工具和提升效

率的書，通過故事和場景，簡單明了地告訴新人該如何學習、如何成長，怎么

少走彎路、少踩坑。有了這本書，就像有了一個手把手教你的師傅在身邊，一

定會成長得更快、更輕松。

下面我把讀者最關心的問題以及給我留言的問題，進行了匯總和解答。

本書有什么特點？

市面上大多數講職場工具軟件的書，都存在類似的特點：

●知識點太多，場景案例太少，不知道學了之后，哪些在工作中能用得上。

●步驟不夠詳細，截圖不夠明了，上手實操效果不好。

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●內容太多，沒有重點，沒有提示正確的學習路徑和學習方法。

本書的獨特之處：

從工作場景出發(fā)，引出知識點，實用性強，快速激發(fā)興趣。

用職場故事引導，角色代入感強，不枯燥不說教，趣味性強。

通過角色設置不同角度，交互式引導，引出讀者最感興趣的問題。

截圖豐富，步驟詳細，手把手教會每個知識點。

以點帶面，在浩如煙海的職場知識中挑選最急需最重要的呈現給讀者。

不僅講述知識和技能，還提供學習方法和思維方式，引導讀者快速成長。

通過本書能學會什么？

學會用合適的工具軟件提高工作效率，減少簡單重復勞動。

學會用組合工具來解決職場中常見的問題，提出有效的解決方案。

找到辦公軟件最有效率的學習路徑，提高學習時間的投入產出比。

運用多平臺應用對工作進行全方位把控，實現無縫連接。

運用時間管理和知識管理的方法來管理自己的工作和生活。

本書適合什么人看？

想用最短的時間成為職場高手的職場新人、應屆大學畢業(yè)生。

已經工作了3～5年，但是工作效率不高，經常加班加點，想快速了解各種

效率工具和辦公軟件，卻又不得其門而入者。

想要提升自己，做出上檔次的PPT、漂亮的文檔和表格，讓領導和同事對你

另眼相看的公司白領。

想掌握快速高效的方法來處理繁雜的辦公文檔，以節(jié)省更多的時間去開拓市

場、發(fā)展客戶的業(yè)務人員。

下屬工作效率低，又沒有專門時間進行培訓和輔導的公司管理層。

-II-

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前言?

了解了以上這些問題，相信就會很清楚本書的詳細內容，是否值得購買。

寫書的過程并不輕松，自己知道和讓別人知道是兩回事，自己成長和幫助別

人成長也是兩回事。全書前后改了幾遍，幾乎是重寫。感謝簡書平臺的毛曉秋經理，

沒有她的鼓勵就沒有這本書；感謝出版社的巨鳳老師，她耐心細致地提出很多中

肯的意見，給了我很大的幫助；感謝我的家人，沒有他們默默地支持，也就沒有

這本書的面世。

欣星

2020年6月

-III-

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目錄

第

1章玩轉效率工具

職場新人應該如何快速提高工作效率？關鍵在于找對工具。好的

工具軟件能夠迅速解決問題，減少不必要的重復勞動。本章介紹了許

多能夠快速上手，效果立竿見影的效率工具。通過不同的工作場景，

引導大家如何綜合運用這些工具來解決工作中出現的問題。同時，在

學習使用的過程中，逐漸培養(yǎng)自己解決問題的正確思維方式。

1.1極速鎖定目標的搜索神器/2

1.2天下武功唯快不破——提速N倍的快捷鍵/10

1.3如何優(yōu)雅高效地管理文檔/17

1.4怎么征服PDF的各種不服/23

1.5截圖到位，工作不累/30

1.6如何用好思維導圖這個職場利器/37

1.7用搜索引擎讓大腦開掛/47

1.8用“神級”貼圖工具擴展工作界面/51

1.9高效人士必裝的瀏覽器插件/57

1.10別告訴我你會復制粘貼/65

1.11資源管理器的終結者/71

第

2章掌握辦公軟件

辦公軟件Office三件套是職場人士必須熟練掌握的工具軟件，

但大多數人不得其門而入，只會使用不到10%的基礎功能，并且不

想花費太多的時間去鉆研。本章提供了Office軟件的正確學習路徑，

讓大家能夠以最少的時間投入快速掌握最重要最核心的功能，提高學

習能效比。通過案例的學習，能夠在較短的時間內，達到較高的軟件

使用水平，塑造自己的職場形象。

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職場精英都是工具控

2.1不加班的Word技巧/82

2.2Word最具“性價比”的功能：樣式和自動編號/92

2.3快速成為Word高手的效率手冊/103

2.4玩轉Excel從數據整理開始/112

2.5如何打造高顏值Excel圖表/125

2.6別怕！函數就是和Excel對話/137

2.7讓你的數據會說話——數據透視表入門/149

2.8從0到1的PPT制作全過程/168

2.9成為高手的PPT必修課/177

2.10資源在手，干活不愁！PPT相關資源大收羅/210

第

3章多平臺辦公應用

當下，智能終端和云端平臺已經非常普及，靈活運用不同平臺、

不同終端的軟件，能夠快速轉換工作場景，提高效率，同時還能讓工

作無縫連接。通過對多平臺的知識進行管理，可以構建知識框架，積

累知識和經驗，在學習中快速成長。同時結合時間管理的方法，可以

減少工作壓力，讓生活更加從容有序。

3.1微信辦公技巧/220

3.2語音識別輸入讓工作更智能/228

3.3多平臺文件同步及協同工作/233

3.4省時省力的遠程控制軟件/238

3.5文檔掃描和文字識別/244

3.6多平臺應用做好時間管理/250

3.7用數字筆記管理工作和生活/260

-II-

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第1章

玩轉效率工具

職場新人應該如何快速提高工作效率？關鍵在于找對工具。好的

工具軟件能夠迅速解決問題，減少不必要的重復勞動。本章介紹了許

多能夠快速上手，效果立竿見影的效率工具。通過不同的工作場景，

引導大家如何綜合運用這些工具來解決工作中出現的問題。同時，在

學習使用的過程中，逐漸培養(yǎng)自己解決問題的正確思維方式。

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職場精英都是工具控

1.1極速鎖定目標的搜索神器

在電腦上查找文件幾乎是職場人每天都要做的事情，很多人并沒有覺得這有

什么值得研究的。多數人存放文件的時候很隨意，導致查找文件要花費不少時間，

找不到文件的事也時有發(fā)生。

判斷一個人是不是效率高手，能否準確、迅速地定位所要查找的目標文件是

一個很好的標準。下面我們通過小故事來看看在職場中到底有哪些工作場景會用

到搜索。

1．快速搜索目標文件

會議室里燈火通明，投影儀上顯示的是營銷活動方案。小雯對著筆記本電腦，

正在給領導匯報這次營銷活動的落實情況。區(qū)域領導孫總突然轉過頭來對小雯說：

“等一下，把去年這檔營銷活動的方案調出來做個對比?！?/p>

“好的?！毙■c了點頭，用鼠標在電腦桌面上點開存放營銷方案的文件夾，

開始查找去年同期的方案?？赡苁菦]有料到領導想看去年的方案，小雯有點著急，

桌面的圖標和文件夾又比較多，找了半天還是沒有找到。

坐在旁邊的老高連忙說：“我的電腦里有?！闭f完拿起數據線接好筆記本，

投影儀上出現了老高的電腦屏幕。

只見老高按了一個鍵，彈出一個窗口，接著他快速輸入“營銷活動”幾個字。

最后一個字還沒有輸完，窗口中立即出現了和“營銷活動”相關的所有文檔，老

高選中去年同期的方案并雙擊鼠標打開。

小雯臉上露出驚詫的表情，小聲說道：“老高，你找文件怎么這么快？”

“哦，我用了個很厲害的搜索軟件?！崩细叽鸬?，示意小雯繼續(xù)往下講。

工作中，臨時遇到需要快速查找文件時，一般人通常是點開“我的電腦”，

再點開各個文件夾，根據文件名稱挨個查找，也可能會采用操作系統(tǒng)自帶的搜索

工具通過搜索關鍵詞來搜索，速度慢不說，還不能跨盤搜索。

-2-

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第1章玩轉效率工具

一個人最直觀、最根本的價值體現就是工作效率。同樣的時間完成更多的工

作，不僅說明工作效率高，同時也為自己樹立了良好的形象。

很多人沒有良好的文件存儲習慣，通過各種途徑收到的文件，隨手往桌面一

扔，過不了多久，桌面就變成下面這樣：

滿屏都是圖標的桌面

想要從上面圖中找到想要找的文件或快捷方式，只能用肉眼搜索加鼠標單

擊。這種低效的操作，不僅沒有工作的成就感，還會因為文件存放雜亂帶來莫名

的煩躁。

故事中的老高，在領導下達任務后的0.01秒，輕輕敲下快捷鍵，彈出搜索窗口，

輸入關鍵詞，瞬間鎖定目標文檔！操作一氣呵成，領導點頭微笑，同事紛紛點贊，

效率達人的招牌金光閃閃。

老高使用的搜索神器是什么呢？就是Everything。它是一款文件名快速搜索

工具。下面我們就來看看這款文件名搜索軟件是怎么使用的。

上網搜索一下“Everything下載”，就能找到下載地址。這是一款免費軟件，

安裝文件體積小，安裝簡單而迅速。

初次運行時可能是英文界面，可以調成中文界面，具體方法如下：

（1）鼠標單擊菜單欄【Tools】，再單擊【Options】。

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職場精英都是工具控

Everything界面語言調整1

（2）在彈出的窗口中的【General】找到【Language】，單擊右方下拉按鈕，

在選項中找到“簡體中文”，單擊【OK】或者【Apply】（應用）保存修改，退

出軟件再重新啟動，界面就變成中文了。

Everything界面語言調整2

首次運行可能會等幾分鐘進行索引，但是一旦這個過程完成之后，就可以立

即體驗到它的搜索速度。無論硬盤有幾百甚至上千GB的容量，無論文件存放在

哪個深層的目錄之下，在你輸入第一個關鍵字的瞬間，與之相匹配的文件就會出

現在結果之中，比如例子中的“營銷活動”。

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第1章玩轉效率工具

“營銷活動”搜索結果

可以先設置一下搜索窗口的快捷鍵，在Everything運行界面直接按Ctrl+p快

捷鍵，會彈出選項窗口，在圖中的②處就可以設置快捷鍵了。

Everything顯示窗口快捷鍵的設置

建議將快捷鍵設置成鍵盤中數字鍵1左邊的【`】鍵，這個鍵平時用得少，所

以不用另外再加Ctrl或Alt等組合鍵。遇到搜索任務時，輕敲“`”鍵，調出窗口，

輸入搜索目標，瞬間直達的感覺非常清爽。

此外，在軟件幫助里面有搜索語法，大家可以簡單了解一下，有助于篩選

目標。

下面給出一些搜索語法及實例（見下圖）：

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職場精英都是工具控

搜索語法及實例

還有一些更復雜的正則表達式的運用，一般辦公環(huán)境下可能用不著，有興趣

的朋友可以花時間去研究一下。

這個軟件除了可以實現高速搜索外，有沒有其他的功能可以挖掘呢？當然！

2．快捷啟動應用程序

會議繼續(xù)進行，小雯講了一會兒，PPT里有個數據需要打開Excel核實一下，

小雯回頭望了一下老高，小聲問道：“你的Excel放在哪兒？”老高連忙湊過去，

按了一下“`”鍵，調出Everything，然后輸入“zzex”，窗口立即顯示出Excel

的快捷方式。老高按了一下鍵盤上的Tab鍵，光標跳到搜索結果，接著又快速按

了一下空格鍵，投影儀上出現了Excel的啟動畫面。

會議結束后孫總滿意地向會議室外面走去，走到門口他忽然停下來，對小雯

說：“跟老高學習一下，把電腦桌面整理一下?！薄昂玫?，好的！”小雯紅著臉回答。

大多數人運行電腦上常用的軟件都是通過桌面的快捷方式，或者通過鼠標

單擊開始菜單，在程序里去找，這兩種方法都很低效。通過搭配Everything可以

讓你的工作效率提高N倍。具體方法

如下：

把常用軟件的快捷方式全部復制

到一個文件夾里，然后重命名快捷方

式的名稱。為了減少搜索結果，可以

在名稱前面加上兩個字母“zz”。例

如Word，可以改為“zzwd”，Excel

可以改為“zzex”，如右圖所示。

這樣搜索結果不會有太多重復，

。

而且按鍵只用左手就能完成輸入搜重命名快捷方式

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第1章玩轉效率工具

索結果出來之后，再按一下Tab鍵，接著左手敲擊一下空格鍵，程序就開始運行了。

Everything默認的運行搜索結果的方法是回車鍵，不方便用左手敲擊，我們

可以將其改為空格鍵，按照下圖標示的數字順序設置就可以了。

Everything搜索結果運行快捷鍵設置

告別肉眼搜索、鼠標單擊、操作低效的軟件啟動方式，告別那滿屏圖標、不

忍直視的桌面，讓桌面重回清爽的樣子。

還原清爽的桌面

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職場精英都是工具控

3．QQ好友也有高速通道

回到辦公室，小雯就拉著老高說，“快把你那個搜索神器發(fā)給我?！崩细咝α诵Γ?/p>

“這么著急？好的，發(fā)給你?！?/p>

說完老高調出剛才的搜索窗口，輸入“zzxw”，按了空格鍵之后，桌面直接

彈出小雯的QQ聊天窗口。

小雯睜大了眼睛，“這樣也行？快教教我怎么弄的，我經常用QQ給別人發(fā)

東西，用這個方法找聯系人真的快多了！”

工作中，我們常用QQ來溝通或者發(fā)送接收各種文檔，需要頻繁地在QQ里

查找不同部門的工作群，找不同的同事來溝通。一般情況下，需要用鼠標在任務

欄雙擊企鵝圖標，彈出QQ窗口后，再用鼠標去定位好友，然后雙擊或者在聯系

人的搜索欄錄入他們的QQ昵稱。

有了Everything這個操作，可以方便

快捷地找到你需要頻繁溝通的QQ好友。

右擊該好友，在彈出的菜單中選擇【好友

管理】→【生成桌面快捷方式】，如右圖

所示。

可以根據好友的QQ昵稱給快捷方式

取一個好記的名字，下次需要溝通的時候，

打開Everything敲出他/她的快捷名字，一

秒直達聊天窗口。別看這個操作每次只能

給你節(jié)省幾秒左右的時間，但是長此以往

節(jié)省的時間累積起來非常可觀。

QQ好友快捷方式設置

4．一鍵直達網址

要訪問常用網址，有的人可能是打開收藏夾；有的人可能是用搜索引擎搜索

到網址再打開。這兩種方法效率都不高，下面我們看看用Everything怎么實現常

用網址的快速訪問。

（1）為網址創(chuàng)建快捷方式

右擊桌面，在彈出的菜單中選擇【新建快捷方式】，然后在【請輸入對象的

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第1章玩轉效率工具

位置（T）】粘貼你要訪問的網址，單擊“下一步”。

常用網址設置為快捷方式

完成之后給這個快捷方式取個名字，比如“zzsh”。

下次要訪問這個網站的時候，按“`”鍵彈出搜索窗口，再輸入“zzsh”后執(zhí)行，

就會立即打開默認瀏覽器跳轉到網站，整個過程不會超過1秒鐘。依此類推，可

以把常用的網站都做成快捷方式，再存放到任何一個文件夾里面，用Everything

搜索后都能快速到達，節(jié)省不少鼠標單擊的時間。

這里，你可能會問，如果每個網址都要新建一個快捷方式再重新命名，很需

要點耐心。那有沒有更方便的方法呢？當然有。

（2）直接搜索收藏夾內容

Windows自帶的IE瀏覽器會把收藏夾中的網址保存成本地的單個URL文件，

我們只用把常用網址加到IE瀏覽器的收藏中，然后用快捷鍵調取Everything程序，

輸入網址中任意關鍵詞，就能一鍵直達，非?？旖莞咝А?/p>

具體操作步驟：

①將其他瀏覽器的收藏夾導出成html文件；

②打開IE瀏覽器，選擇【文件】→【導入/導出】→【從文件導入】→【收

藏夾】選擇剛生成的html文件；

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職場精英都是工具控

③用快捷鍵調出Everything輸入已收藏的網址中關鍵字，比如“淘寶”“網

易”，這時候出來的搜索結果是帶有關鍵字的URL文件；

④雙擊或者按Tab，文件跳轉到URL文件運行，就能一鍵快速打開網址。

如果默認瀏覽器不是IE也不要緊，將瀏覽器中的收藏夾導出成文件，再用IE

瀏覽器將這個文件導入就行了。

類似的操作還有很多，這里不做過多介紹，大家可以大開腦洞。

在職場中要處處運用工具思維，找到效率最高、運用流暢的工具，挖掘和組

合出新的功能，解決日常工作中常見的問題，這也是對自己能力的一種持續(xù)提升。

如果領導無意中看到員工電腦桌面整理得井井有條，查找文件準確迅速，調

用程序高效直達，能不刮目相看嗎？對這種工作思路清晰、善于歸納整理、效率

高能力強的員工誰不喜歡呢？

Tips:

1.文件名命名時要按照一定的規(guī)律，比如以“項目名稱+負責人名稱+

版本號+日期時間”的方式進行存儲，這樣調用的時候非常方便，能夠快速

定位。

2.可以將其打造成文件隱藏工具，比如你有什么秘密檔案，要用的時候，

只需按幾個鍵調出Everything，就能一秒到達！

1.2天下武功唯快不破——提速N倍的快捷鍵

職場中的高手（簡稱：高手）給人的第一感覺就是快如閃電的速度和不假思

考的精準操作，鍵盤噠噠作響，屏幕不斷閃動，觀者眼花繚亂！職場中的新人（簡

稱：小白）小白總是會伸長脖子，眼光在屏幕上來回尋找，鼠標箭頭讓眼光游離

不定。

有人統(tǒng)計過，好萊塢大片里的黑客和電腦高手從來都是“鍵盤黨”，不管什

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第1章玩轉效率工具

么操作，都是啪啪啪敲幾下鍵盤來搞定。為什么會這么設定呢？

作為電腦的輸入設備，鍵盤和鼠標各有不同的定位。鍵盤講究的是精確，追

求的是速度。鼠標則是個定位設備，通過移動光標在屏幕范圍內去尋找所要的目

標范圍。

大多數常用軟件的菜單都有快捷鍵，用鼠標單擊能完成的事兒都能通過幾個

鍵迅速搞定。簡單地說，會不會用快捷鍵，用得熟不熟，就是區(qū)分高手和小白的

標志。

1．直指目標的快捷鍵

“還沒下班呢？”老高開完會，拿著本子和筆回到辦公室，看到小雯還在電

腦跟前忙著什么。

“哦，就要弄完了，還有幾個地方的格式調整一下，然后有組數據要匯總?！?/p>

小雯抬頭答道。

老高看著小雯用鼠標在菜單和工具欄來回單擊著，搖了搖頭說：“這些常用

操作用快捷鍵要快很多，來，我試給你看?！?/p>

小雯點了點頭，站起來把鼠標和鍵盤讓給老高。

老高按了幾個快捷鍵，就把文檔的標題加粗居中了，并且按照公司內部文件

的格式要求調整好了字號。然后又切換到Excel的界面，同樣也是用快捷鍵進行

操作，一會兒就把表格的匯總和透視表都給做完了。

“快捷鍵操作確實挺快的，不過我就是懶得去記，覺得費腦子！”小雯說著

自己也笑了起來。

“其實沒有你想得那么難，又不是考試背公式，都是有規(guī)律的，一般來說和

操作過程的英文縮寫相關，而且最重要的是一旦你經常使用形成了肌肉記憶，就

再也不會忘記。就像打字、騎車、游泳、開車一樣，成為一種本能反應。你的大

腦會自動完成，把注意力集中在更重要的事情上。所以根本不是費腦子而是節(jié)省

你的腦力資源?！?/p>

“那所有的操作都要把快捷鍵記下來嗎？

“辦公軟件、圖形處理軟件，功能齊全一點的大型軟件都有幾十或上百個快

捷鍵，不可能都記住，也不需要都記住。但是一些常用操作的快捷鍵，如果用正

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確的方法來記憶和運用，記起來還是蠻容易的。一旦掌握了，可以大大提高工作

效率?！?/p>

“那要怎么記呢？”小雯從旁邊拉過一把椅子坐了下來。

“首先你要找到最容易記，平時用得最多的快捷鍵，然后在實際操作中通過

反復運用形成肌肉記憶，然后再從這些鍵出發(fā)擴大范圍，去關聯更多的快捷鍵?！?/p>

2．掌控一切的Ctrl鍵

“我們先來看看Ctrl鍵，來自英文單詞‘contrl’，是控制、管理、支配的意思，

聽起來很霸氣。通過這個按鍵的組合，確實能夠控制很多東西，先看最常用的這

幾個?！?/p>

常用按鍵組合

按鍵對應功能記憶方法及說明

Ctrl+C復制英文copy的首字母

Ctrl+X剪切可以把X想象成一把剪刀

Ctrl+V粘貼鍵盤上c的旁邊，粘貼操作常常跟著復制

Ctrl+S保存英文save的首字母

Ctrl+Z撤銷把Z想象成用筆劃掉的痕跡

Ctrl+A全選英文all的首字母

“這幾個快捷鍵我還是知道的，平時用得最多的就是Ctrl+C和Ctrl+V。其他

幾個有時記起來了就用一下，記不起來就用鼠標在菜單里點或者是點工具欄?！?/p>

“雖然工具欄也很方便，但要用鼠標去點，耗費時間不說，還會分散注意力。

比如Ctrl+S用左手可以很輕松就能按到，平時寫文章做PPT和表格的時候，順手

就按個Ctrl+S保存，養(yǎng)成好習慣?！?/p>

“嗯，上次你跟我說了，我現在干活的時候已經注意到這點了，經常按

Ctrl+S保存，沒有再出現電腦崩潰忘記保存的事了?！毙■┐鸬馈?/p>

“最常用的操作分配給最方便的鍵是有道理的。像Ctrl+C、Ctrl+V、Ctrl+S、

Ctrl+Z、Ctrl+A這幾個鍵都在一起，光用左手就可以很方便地按到。其他幾個組

合按鍵Ctrl+N新建、Ctrl+O打開、Ctrl+P打印，分布在鍵盤上右手按鍵范圍下，

必須放開拿著鼠標的右手才能按到。因為這幾個鍵的使用頻率沒有那幾個高，不

過Ctrl鍵組合的這幾個快捷鍵是幾乎所有軟件都能用到，記憶也沒有那么難。多

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第1章玩轉效率工具

用幾次就熟了，可以節(jié)省很多用鼠標找菜單、找工具欄的時間?！?/p>

3．替換鼠標單擊的Alt鍵

“還有一個按鍵也很重要，Alt鍵來自英文‘Alternate’——交換、替換，它

經常用來打開軟件菜單?！?/p>

軟件菜單項

“通常情況下，在軟件中按一下Alt鍵，菜單欄就會高亮顯示，這時再敲擊

對應菜單括號中的英文字母，就會彈出對應的子菜單。同樣，敲擊這些子菜單括

號中的英文字母，也會打開對應的下級子菜單或功能窗口。例如打開上圖中的‘曝

光度’，你可以用鼠標去慢慢點選，但是如果用鍵盤操作，只需要按Alt+I，再接

著敲J鍵和E鍵，就能打開對應功能窗口，響應時間不會超過一秒?！崩细哒f著

做了一下演示。

“怪不得我看你用PS的時候比我快很多，我在想難不成你把PS那么多快捷

鍵都背下來了?！毙■┱f道。

“像Photoshop這種功能比較多的軟件，給一些常用功能都設置了快捷鍵，

可以看屏幕上顯示的。這些快捷鍵有的是Ctrl鍵和字母的組合，有些是Ctrl鍵和

Alt鍵一起再和字母組合，熟練之后可以節(jié)省大量的時間。也不用都記憶，菜單

上都用括號給標出來了，只要你放棄用鼠標去單擊的習慣，快捷鍵多用幾次，常

用的工具和功能就記住了。”

“哦，原來是這樣，我還以為要花大把時間像考試背書一樣去專門記呢!”

小雯點著頭說。

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職場精英都是工具控

“Alt鍵有時也會組合一些重要的功能，比如，Alt+F4關閉窗口，Alt+Tab切

換窗口，等等，平時留意一下，可以節(jié)省一些時間?！?/p>

4．跳出窗口的Win鍵

“在Ctrl鍵和Alt鍵之間有一個按鍵很特別，樣子像個窗戶，這就是大名鼎

鼎的Win鍵。一般人很容易忽略它，其實用它可以實現很多快捷操作?！崩细咧?/p>

著鍵盤上的Win鍵說。

按鍵對應功能記憶方法及說明

Win顯示開始菜單Window開始的地方

Win+D顯示桌面桌面desk的首字母——換到桌面很方便

Win+M最小化所有窗口最小minimize的首字母

Win+E打開資源管理器資源管理器英文名explorer——使用頻率很高

Win+L鎖定計算機lock就是鎖定——臨時離開電腦時記得鎖定

Win+R打開“運行”對話框run就是運行——運行命令行少不了

Win+Tab任務切換功能和Alt+Tab功能類似

Win+數字(1~9)切換啟動欄中程序任務欄按順序精準切換

Win鍵與其他鍵的組合

Win鍵的組合，不同版本的Windows略有差別，不過多數情況下差不多。

Win10下的Win鍵還有更多的組合。比如Win+↑(上方向鍵)使當前使用中的

窗口最大化，Win+↓(下方向鍵)使當前使用中的最大化窗口正常顯示。Win+

←/→(左/右方向鍵)使當前使用中的窗口貼向屏幕左/右側，占用50%顯示器

的面積。如果需要開多窗口對比參照，這個組合操作非常人性化，節(jié)省很多用鼠

標拖動的時間。

“我平時沒怎么注意這個Win鍵，也很少用。沒想到還有這么多的功能?！?/p>

小雯說著試了試幾個Win鍵的組合功能。

“上面這三個按鍵可以說是快捷鍵的基礎鍵，尤其是Ctrl鍵和Alt鍵，幾乎

所有的軟件都可以用它們來組合，而且不同的軟件之間也有一些相似和關聯，有

空可以找找其中的內在規(guī)律，我們再來看看常用辦公軟件里有哪些快捷鍵需要

掌握。”

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第1章玩轉效率工具

5．辦公軟件常用快捷鍵

老高打開一個表格，上面顯示了幾個最常用的快捷鍵及組合。

按鍵對應功能記憶方法及說明

Ctrl+B加粗加粗就是變黑black的首字母

Ctrl+I斜體英文italic的首字母，想象I是斜著的

Ctrl+U添加下畫線英文under的首字母

Ctrl+Shift+<縮小字號Shift有換擋的意思，一次小一個字號

Ctrl+Shift+>增大字號一次大一個字號

Ctrl+]逐磅增大字號逐級增大

Ctrl+[逐磅減小字號逐級減小

Ctrl+E居中對齊Center中間的第二個字母

Ctrl+L居左對齊Left左的首字母

Ctrl+R居右對齊Right右的首字母

Ctrl+F查找替換Find的首字母

最常用的快捷鍵組合

“這幾個鍵適合幾乎所有的文字編輯相關的軟件，可以省去很多鼠標在工具

欄設置字體字號和更改對齊方式的時間。還是那個道理，先掌握易記的、高頻使

用的快捷鍵，這些從投入學習的時間和實用價值上來說‘性價比’最高?！?/p>

“嗯，剛才我看見了，你用快捷鍵來調整格式確實速度很快，不過這些快捷

鍵太多了，感覺記不住。而且工具欄上都有，用鼠標點也很方便，不一定非要都

有記下來吧？”小雯反問道。

“從重要程度上說，這些快捷鍵不如剛才介紹的，不過如果你經常要來回調

整文字格式，記憶下來也能節(jié)省很多時間。工具欄和菜單也能點，但是有時候還

是要用鼠標去單擊不同的標簽，才能顯示對應的工具欄，不如直接用快捷鍵方便。”

老高說完在Word里單擊不同的菜單標簽，下面對應的工具欄隨之發(fā)生了變化。

“好的，我也抽時間來記一下?！毙■c點頭。

“其實記憶快捷鍵，也沒有你想得那么難。比如你工作中用Excel特別多，

那么抽點時間，搜一搜‘Excel快捷鍵’，把結果先復制到文檔，然后打開電子

表格一個個試用一下。在試用的過程中回想自己工作，哪些是最常使用的，哪些

是能夠提高N倍效率的，標紅做出標記，并按重要性和頻率進行排序，保存好