公司運營規(guī)范管理手冊

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優(yōu)迪

優(yōu)迪商貿(mào)有限公司

UEEDYTrade.,Ltd

分公司運營規(guī)范管理手冊

Subsidiaryoperationalstandardizationmanagemanual

持有部門:優(yōu)迪各分公司

X件編號:UD-HG-06-New06版本:1.0

生效日期:2006年11月20日頁數(shù):

編制:康凌峰日期：2006/11/22

審批:日期:

受控印章

文件編號:UD-HG-06-New06

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使用說明

這是一本參照iso基本要素,在原《廣東優(yōu)迪規(guī)范管理手冊》的基礎(chǔ)

上編寫的一部工具書。

本手冊分為三大部分。

第一部分寫分公司的組織與人事架構(gòu)和崗位職責。

第二部分寫分公司文件管理、分公司目標管理、商品運做管理程序、

倉儲與物流配送管理、市場與營銷策劃管理、業(yè)務(wù)開發(fā)與推廣管理、訂單

受理與客戶服務(wù)管理等程序以及直接應(yīng)用于操作的作業(yè)指導書。

第三部分是根據(jù)第二部分程序內(nèi)容延伸出來的各個質(zhì)量記錄。

本書在寫作過程中,注意到了各流程與SAP系統(tǒng)的接口情況,做到

盡量能夠納入SAP系統(tǒng),實現(xiàn)在線管理。但是,有些在SAP系統(tǒng)中暫時

還不具備,這部分使用普通的電子表格或印刷表格代理。

因為分公司具體情況不同,比如,山東優(yōu)迪把多個部門壓縮在一起,

在使用過程中,則應(yīng)將一個程序拆開使用,對于一些非主體部分可以適當

的省略。

本手冊之后,還將推出優(yōu)迪本部的規(guī)范化管理手冊,另外,人力資源、

財務(wù)與資訊因內(nèi)容繁蕪也推出了單行本,請各分公司注意與之結(jié)合使用。

這是一個試行本,因此,可能會存在一些與現(xiàn)實工作不相適應(yīng)的地方,

請各同事及時給予指出,以利于下次修正。

X-■紅葉集團企劃部

E-maikplan@

2006年11月28日

文件編號:UD-HG-06-New06

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目錄

第一部分:組織架構(gòu)................................

（-）集團新組織架構(gòu)..............................

（二）優(yōu)迪（全國）組織與人事架構(gòu).................

（三）優(yōu)迪分公司組織與人事架構(gòu)...................

（四）分公司部門職能..............................

（五）分公司崗位職責..............................

第二部分:操作程序................................

（-）文件管理程序................................

（二）分公司目標管理程序.........................

（=）商品運做管理程序...........................

（四）倉儲與物流配送管理程序.....................

（五）市場與營銷策劃管理程序.....................

（六）業(yè)務(wù)開發(fā)與推廣管理程序.....................

（七）訂單受理與客戶服務(wù)管理程序.................

第三部分:質(zhì)量記錄................................

文件編號:UD-HG-06-Ncw06

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第一部分:組織架構(gòu)部分

（一）集團新組織架構(gòu)

■總經(jīng)辦

內(nèi)控部

rT1

文一實業(yè)優(yōu)迪商貿(mào)紅葉文具味力食品朝陽藥業(yè)文一商住城

有限公司有限公司有限公司有限公司有限公司開發(fā)有限公司

企劃部

人力

資源部

產(chǎn)品中心

物流中心

文件編號:UD-HG-06-Ne\v06

優(yōu)迪一版4；i.o

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（^）優(yōu)迪（全國）組織與人事架構(gòu)

（三）優(yōu)迪分公司組織與人事架構(gòu)

分公司總經(jīng)理（副總）

,■

總經(jīng)辦商品計劃部物流部財務(wù)部市場部銷售管理部客戶服務(wù)中

（主任）（經(jīng)理）（經(jīng)理）（經(jīng)理）（經(jīng)理）（經(jīng)理）心（經(jīng)理）

X________________

說明：1、當分公司月銷售額在100萬以下時，總經(jīng)辦、財務(wù)部設(shè)專員編制;

2、送貨任務(wù)頻繁的,可以將物流部拆分為倉儲部、物流部,設(shè)主管級別,

分公司總經(jīng)理直轄;

3、可適當增減下屬部門。

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（四）分公司部門職能

1總經(jīng)辦

略。詳見《人力資源規(guī)范管理手冊》。

2商品計劃部

2.1負責就直銷目錄商品向集團產(chǎn)品中心進行申配。

2.2負責大客戶個性化商品、特殊訂購商品、急貨商品等非標準配置商品的采購工

2.3負責非直銷目錄產(chǎn)品采購的供應(yīng)商開發(fā)工作。

2.3負責與集團產(chǎn)品中心的溝通與協(xié)調(diào)工作。

3物流部

3.1做好配送的車輛、人員管理。

3.2負責分類整理各類訂單。

3.3負責所有有效訂單的配送工作。

3.4負責倉庫的管理、理配貨、收發(fā)貨工作。

3.5負責倉庫的日常盤點、報損等工作。

4財務(wù)部

4.1負責財務(wù)管理體系的檢討與完善。

4.2負責預算體系的建立和年度、月度預算的匯編、控制及執(zhí)行結(jié)果的分析與報告。

4.3負責資金的籌措與調(diào)度,以及各項財務(wù)支出的監(jiān)控。

4.4負責公司各項賬務(wù)的查核與資產(chǎn)的盤查。

4.5負責應(yīng)收帳款的催收與管理工作。

4.6負責公司信息管理系統(tǒng)的日常維護工作。

5市場部

5.1負責地方市場的調(diào)研。

5.2負責制訂營銷策劃方案與制訂品牌在當?shù)厥袌龅耐茝V方案。

5.3負責分公司營銷體系的調(diào)整策劃。

5.4負責DM和其他促銷商品傳單的設(shè)計制作的聯(lián)絡(luò)溝通。

55負責直銷產(chǎn)品目錄、DM在本區(qū)域的推廣與郵寄。

6銷售管理部

6.1負責直銷辦事處的設(shè)立及業(yè)務(wù)區(qū)域的劃分。

6.2負責直銷辦事處的人員管理及其它日常管理工作。

6.3負責直銷辦事處的人員培訓。

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64負責直銷辦事處的督導。

6.5負責所有客戶信息收集、整理、分類、分析、客戶管理、客戶信用評估、信用

管理與客戶風險控制工作。

6.6協(xié)調(diào)各直銷辦事處與相關(guān)單位的關(guān)系,為各辦事處提供各種支持。

7客戶服務(wù)中心

7.1負責呼叫中心電話接聽、客戶咨詢與電話訂單受理工作。

7.2負責電子商務(wù)客戶咨詢回復、訂單處理工作。

7.3負責電話拜訪,建立客情關(guān)系。

74負責大客戶管理與服務(wù)支持工作。

7.5負責客戶服務(wù)中心客戶信息收集、整理、分類、分析、客戶管理、客戶信用評

估、信用管理與客戶風險控制工作。

（五）分公司崗位職責

1分公司總經(jīng)理崗位職責:

1.1職位名稱:總經(jīng)理

12直接上級:優(yōu)迪（本部）總經(jīng)理

1.3直接下級:總經(jīng)辦主任、商品計劃部經(jīng)理、物流部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、市場部

經(jīng)理、銷售管理部經(jīng)理、客戶服務(wù)中心經(jīng)理

1.4基本要求:

男女不限，30?45周歲,擁有經(jīng)濟、行政管理、工商管理等相關(guān)專業(yè)本科以上學歷。

國語流利。五官端正,身體健壯,形象良好。五年以上同等職位經(jīng)瞼。有駕駛執(zhí)照。

L5技能要求:

熟練操作各種。f￡ce軟件。綜合組織協(xié)調(diào)能力強,擅長營銷管理、客戶管理和團隊

激勵,有豐富的企業(yè)管理策劃、銷售策劃經(jīng)驗,對于商貿(mào)管理有獨特的遠見卓識,擅開

拓,重創(chuàng)意,洞察內(nèi)部細微動向,能獨立設(shè)計商貿(mào)連鎖企業(yè)產(chǎn)品、物流、營銷、拓展、

財務(wù)等項管理通路。熟悉當?shù)厥袌?，熟悉當?shù)卣k事流程。

L6素質(zhì)要求:

為人正直果斷、處世穩(wěn)重有魄力,個人魅力四射。

1.7服務(wù)要求:

5年以上在本企業(yè)工作服務(wù)意向,并愿意簽署合同。具有任職資格擔保。

1.8直接職責:

L8.1負責分公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃的設(shè)計、培訓與分解落實。負責分公司組織人事架構(gòu)

的審核、簽署、編制的把關(guān),以及各部門負責人的獵頭與考核。

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182負責科學分配各項資源,對于分公司激勵體系進行科學設(shè)計與分解實施,確保

分公司各項運行效率最佳化。

183負責分公司各部門的目標設(shè)計及考核,圍繞工作目標組織管理層培訓,并進行

督導。

1.8.4協(xié)同集團總部共同建立完善分公司利潤執(zhí)行體系,不斷優(yōu)化運行環(huán)境,提高利

潤體系運行效率,實現(xiàn)營業(yè)額和利潤的最大化。

1.8.5協(xié)同集團總部建立完善分公司行政體系和企業(yè)文化體系。

186建立完善分公司產(chǎn)品供給體系。

187建立完善分公司物流體系,不斷降低物流成本。

188協(xié)同集團總部建立完善分公司財務(wù)管理體系,提高財務(wù)核算、融資、投資、費

用控制的質(zhì)量,使分公司資產(chǎn)運營最優(yōu)化,資產(chǎn)結(jié)構(gòu)合理化,投入產(chǎn)出最佳化,有效杜

絕財務(wù)風險。

1.8.9協(xié)同集團總部建立完善分公司電子資訊系統(tǒng),通過運做ERP系統(tǒng)以及

CALLCENTER系統(tǒng)提高分公司內(nèi)部運做效率。

1.8.10負責分公司公共關(guān)系的維護,樹立企業(yè)的社會責任形象。

1811定期向董事會述職。完成董事會要求的其它事項。

1.9管理責任:

1.9.1對分公司工作目標和利潤目標的完成負責。

1.9.2對所屬下級的紀律行為、工作秩序、整體精神面貌負責。

1.9.3對分公司擁有的財、物及各項預算開支的合理性負責。

194對分公司的健康、和諧和可持續(xù)發(fā)展負責。

195對特殊業(yè)務(wù)的開展因把關(guān)不嚴給分公司造成的損失負責。

1.9.6對掌握的分公司秘密負責。

1.10崗位權(quán)力:

1.10.1對分公司的各項資源有部分的分配使用和調(diào)配權(quán)。

L10.2對分公司所有員工日常工作安排有調(diào)配權(quán)。對經(jīng)理級以下人員的聘用、提升、

P條級、獎懲、辭退有決定權(quán)。涉及任免及人員工資、激勵方案需經(jīng)集團人力資源部、總

部總經(jīng)理審批才能執(zhí)行。

1.10.3對分公司各級員工的工作有監(jiān)督、檢查和考核權(quán)。

1.10.4對分公司各級員工的工作爭議有裁決權(quán)。

1.10.5對分公司發(fā)生的各項費用支出有審核權(quán),對限額資金有使用的批準權(quán)。

L10.6對分公司范圍內(nèi)一般違規(guī)事件有調(diào)查權(quán)、處罰的審批權(quán)和違紀的裁決權(quán),涉

及到分公司總經(jīng)理個人的,或者影響重大的,由集團內(nèi)控部、人力資源部調(diào)查和裁決。

1.10.7對分公司各部門各項工作有監(jiān)控和指導權(quán)。

文件編號:UD-HG-06-New06

UK=K=Uy

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2總經(jīng)辦主任

3人事專員文員

4商品計劃部經(jīng)理

5采購助理

6物流部經(jīng)理

7倉管員

8打單文員

9送貨員

10財務(wù)部經(jīng)理

11會計

12出納

13市場部經(jīng)理

14策劃專員

15銷售管理部經(jīng)理

16督導專員

17業(yè)務(wù)員

18客戶服務(wù)中心經(jīng)理

19客戶助理

文件編號:UD-HG-06-New06

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第二部分:管理程序

（-）文件管理程序

1目的

規(guī)范分公司文件與資料管理,方便溝通,防止泄密。

2范圍

本程序在優(yōu)迪各分公司內(nèi)適用。

3職責

3.1本程序由優(yōu)迪（本部）總經(jīng)理審批，集團企劃部擬訂、修訂、解釋、授權(quán)發(fā)布。

32各分公司總經(jīng)理是本程序的第一推行者,分公司各部門負責具體執(zhí)行本程序相

關(guān)規(guī)定。分公司總經(jīng)辦負責按照本程序開展文件管理的稽核。

33集團督導組到分公司督導時,本程序為核查必查項目。就核查發(fā)現(xiàn)的問題,可

以對分公司總經(jīng)理提出處罰措施。

4文件分類

4.1分公司文件按格式分為ISO（國際標準化委員會）格式、GB（國家標準）格式

及普通資料格式。

4.2ISO格式用于頒布正規(guī)的《質(zhì)量手冊》、各種程序、規(guī)程、質(zhì)量記錄、工作規(guī)劃,

等。本程序即為ISO格式文件。

4.2.1ISO格式的封面

《質(zhì)量手冊》、《規(guī)范管理手冊》等大型ISO文件一般應(yīng)制作封面。封面由公司

LOGO,標準公司中英文名稱、文件中英文標題、文件持有部門、文件編號、文件版本、

生效日期、文件頁數(shù)、擬訂人、審核人、批準人、受控印章。

LOGO:高1.79CM,寬4.76CM。居中。

421.2標準中文名稱:一號黑體“優(yōu)迪商貿(mào)有限公司"。標準英文名稱:TimesNew

Roman字體三號字"UEEDYTtade./td"。居中。

421.3文件中文標題:1號華文中宋。文件英文標題:三號TimesNewRoman字體。

居中。

4214文件持有部門:五號仿宋字體。居中。

文件編號:UD-HG-06-New06

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版本:

波迪1.0

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421.5文件編號:文件版本、生效日期、文件頁數(shù):小四號仿宋字體。居中。

421.6擬訂人、審核人、批準人:四號仿宋字體。居中。

421.7受控印章:四號仿宋字體,居中。

4.2.2ISO格式的內(nèi)文

使用WORD的表格和邊框工具,設(shè)置內(nèi)頁文件頭、文件正文框。

422.1文件頭：LOGO高0.83CM,寬2.22CM。華文行楷字體四號縮放140%“優(yōu)迪

商貿(mào)有限公司文件”。文件標題華文中宋小四號字體。

右上方分別列舉文件編號、版本、生效日期、頁碼,為宋體字五號字體。

(1)文件編號:UD-SH-OX-XX,含義為優(yōu)迪-上海分公司-2006年-第06號。

(2)版本：1.0,含義為第一版,沒有修改過。修改過一次為1」版。在此基礎(chǔ)上

重新擬訂為2.0版。

(3)生效日期:含義為本文件的自X年X月X日開始具有法律效力。

(4)頁碼:XX/XX,含義為總共為XX頁中間的第XX頁。

422.2為宋體字小四號,行距為18磅。標題使用黑體和華文中宋。字號適當放大。

4.3GB格式適用于通知、規(guī)定、聯(lián)絡(luò)函等文體。

431GB格式文件頭:優(yōu)迪商貿(mào)(XX)有限公司文件,一號華文中宋字體。居中。

432GB格式文件編號:XX優(yōu)迪規(guī)字2006第XX號。五號仿宋字體。居中。

433紅色橫杠。寬4磅。居中。

434標題:二號華文中宋。居中。

435正文:小四號宋體字,行距18磅,居左。

4.3.6功能區(qū):

4.361主題辭：為便于電腦查閱,挑選出標題詞組羅列上去。有效期,要注明文件

的有效期。

4.362抄報:報給誰。

4.363發(fā)送:文件主要是發(fā)給誰的。

4.364抄送：文件還要讓誰知道一下。

4.365擬訂人、審核人、簽發(fā)人。

436.6印刷、發(fā)行單位,發(fā)行日期,發(fā)行份數(shù)。

4.4普通資料格式適用于內(nèi)部培訓資料等。

441頁眉:必須具有優(yōu)迪商貿(mào)LOGO、文件標題。字號適中,居右。

4.4.2頁腳:必須有頁碼。

5文件擬訂與審批

5.1承擔具體工作的人員負責擬訂關(guān)于本項的文件。

52部門負責人負責審核文件。

文件編號:UD-HG-06-New06

UEEDLJ

版本：L0

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53分公司總經(jīng)理負責簽署文件。簽署后的文件被視為分公司持有的合法文件。

部門負責人認為應(yīng)該使用文件的形式,

6文件發(fā)放

6.1文控中心

分公司總經(jīng)辦即為分公司的文控中心,負責文件的發(fā)放、回收與銷毀工作。

6.2文件發(fā)放

6.2.1文控中心只發(fā)放合法文件與受控資料。

622文件簽署后,交給總經(jīng)辦文控文員（由人事文員/專員兼任）復印、裝訂,在

封面和內(nèi)頁加蓋“受控文件”印章,在《文件發(fā)放記錄表》上詳細登記。

623將文件發(fā)放給相關(guān)部門的收文人員,由收文人員在《文件發(fā)放記錄表》上簽字。

7文件的傳閱

收文單位必須組織文件傳達對象人員學習或傳閱文件。傳閱后在文件背后簽署自己

的名字,否則,視為沒有看過,每次罰款10元。

8文件的保管

8.1分公司總經(jīng)辦（文控中心）負責保管整個分公司的文件,承擔責任后果。分公

司各部門分別保管發(fā)放給自己部門的文件,部門負責人承擔責任后果。

8.2各辦事處負責人為辦事處文件保管的責任人。

8.3文件傳閱后,必須在3天內(nèi)放進快勞保管起來。保管時必須將來文分門別類,

依文號存放整齊,保證文件的完整性。密級文件,單獨保管?？靹诟袷接杉瘓F公司企劃

部統(tǒng)一制訂。

8.4任何文件嚴禁帶離公司,且不得復印、摘抄和外傳。特殊情況需復印、摘抄和

外傳文件,須由公司總經(jīng)理批準。

9文件密級劃分

9.1文件分為秘密、機密、絕密三級。

9.2秘密文件是指公司一般秘密,泄露會使公司的權(quán)益受到損害的文字資料和電子

文本,包括公司人事檔案、各類合同、協(xié)議、職員工資收入、尚未進入的市場、編訂成

冊的質(zhì)量手冊、管理手冊、公司尚未對外公開的各類信息資料。

9.3機密文件是指包含公司重要秘密,泄露會使公司的權(quán)益受到非常嚴重損害的文

字資料和電子文本,包括公司尚未付諸實施的經(jīng)營項目和經(jīng)營決策、財務(wù)報表、統(tǒng)計資

料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況、商品采購資料、客戶資料等。

9.3絕密級文件是指公司董事會、股東會的重大決策、公司已經(jīng)確定但尚未正式實

施的公司發(fā)展戰(zhàn)略、長期規(guī)劃和經(jīng)營方向等。

10文件回收與銷毀

文件編號:UD-HG-06-Ncw06

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10.1總經(jīng)辦承擔文件回收和銷毀的責任。一般是一個季度清理一次文件。

10.2銷毀使用碎紙機銷毀,如果是太多,可以送到紙漿廠,在現(xiàn)場監(jiān)督銷毀。銷毀

時,分公司財務(wù)部經(jīng)理在場監(jiān)督。

11執(zhí)行

本程序自發(fā)布之日起執(zhí)行,其它有與本程序相抵觸的,以本程序為準。

12支持文件

12.1ISO標準文本格式（略,見本手冊）

12.2ISO作業(yè)指導書格式

12.3GB文件格式

12.4GB《聯(lián)絡(luò)函》格式

12.5快勞插條模版

13質(zhì)量記錄

《文件發(fā)放記錄表》

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(二)分公司目標管理程序

1目的

明確目標,分解目標,保證目標實現(xiàn)。

2范圍

本程序在優(yōu)迪本部及各分公司范圍適用。

3職責

3.1本程序由優(yōu)迪(本部)總經(jīng)理審批,集團企劃部擬訂、修訂、解釋、授權(quán)發(fā)布。

32各分公司總經(jīng)理是本程序的第一推行者,分公司各部門負責人執(zhí)行和分解分公

司下達的目標。分公司總經(jīng)辦承擔稽核的責任。

3.3分公司總經(jīng)理及各部門分別檢查自屬范圍的目標實現(xiàn)情況,結(jié)合《分公司人力

資源管理手冊》規(guī)定的內(nèi)容評估員工的績效。

3.4集團人力資源部負責評估分公司目標實現(xiàn)情況。

4分公司運作目標概定

4.1優(yōu)迪分公司目標包括:績效目標(量化目標)、職能目標(定性目標)。

4.1.1量化目標包括:

(V銷售額。

(2)毛利率。

(3)資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率。

(4)回款率。

(5)客戶開發(fā)家數(shù)。

(6)客單額。

(7)商品滿足率。

(8)費用比例。

4.L2職能目標包括:

(1)優(yōu)迪統(tǒng)一銷售平臺在本區(qū)域的客戶認同度。

(2)直銷目錄產(chǎn)品在本區(qū)域市場的競爭力。

(3)客戶對分公司服務(wù)的滿意度。

(4)內(nèi)部規(guī)范管理與員工素質(zhì)提升。

5分公司目標達成措施

51解決賣給誰的問題

5.1.1由市場部牽頭,調(diào)查清楚分公司轄區(qū)市場客戶數(shù)量,客戶性質(zhì)。

5.1.2由市場部牽頭,理清楚哪些是優(yōu)迪分公司的目標客戶。

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5.1.3建立規(guī)范的客戶檔案。

5.2解決賣什么的問題

521商品計劃部牽頭,調(diào)查清楚分公司轄區(qū)市場行銷產(chǎn)品情況。

5.2.2商品計劃部牽頭,以《直銷目錄》為藍本,擬訂區(qū)域市場產(chǎn)品目錄,分公司總

經(jīng)理審批。

523跟文一?紅葉集團商務(wù)部訂貨或在當?shù)厥袌霾少?確保備貨充足。

5.3解決怎么賣的問題

5.3.1以目錄銷售為主,DM促銷為輔;以郵寄、電話拜訪為主,登門拜訪為輔。

532分公司辦事處、客戶服務(wù)中心（CALLCENTER）、（大客戶部）,承擔銷售任務(wù)。

5.33分公司市場部承擔營銷策劃與營銷措施跟進任務(wù)。

5.3.4客戶服務(wù)中心受理客戶訂單。

5.3.5分公司物流部倉庫負責配貨,物流部送貨員負責送貨。

54解決貨款回收的問題

5.4.1分公司辦事處、銷售管理部負責鑒定客戶資信,分公司總經(jīng)理審批。

54.2分公司財務(wù)部負責客戶資信的把關(guān)。

543財務(wù)部負責對帳、催款。

5.4.4財務(wù)部收款員負責將貨款收回來。

6分公司目標制訂與分解

6.1每年12月份,優(yōu)迪（本部）召開優(yōu)迪系統(tǒng)目標研討會,參加人員分公司總經(jīng)理、

集團財務(wù)中心負責人、集團人力資源部負責人、集團企劃部負責人,確定優(yōu)迪系年度目

標,以及分解給各分公司的年度目標。優(yōu)迪本部目標在《優(yōu)迪年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中體現(xiàn),

下達給分公司的目標使用表格體現(xiàn),見附表《分公司年度目標》。

6.2每月下旬,分公司配合集團人力資源部,將分公司下月目標擬訂成KPI文件,

優(yōu)迪（本部）總經(jīng)理審批,下發(fā)給各分公司。（參見《分公司人力資源管理手冊》）

6.3分公司總經(jīng)辦協(xié)助總經(jīng)理分解目標,擬訂成分公司的KPI文件,分解給分公司

各部門。（參見《分公司人力資源管理手冊》）

6.4各部門將KPI指標分解到每個員工。不能使用的KPI的,使用CPI分解技術(shù)。

7分公司目標修訂

7」評估運營指標陽性的或陰性的,可以根據(jù)年度目標上浮或下浮分公司目標。修

訂目標一般每季度進行一次。

7.2各分公司可以向（本部）總經(jīng)理提出修訂目標的申請。（本部）總經(jīng)理經(jīng)過評估

認為分公司應(yīng)該調(diào)整目標的,可直接調(diào)整分公司目標。

8執(zhí)行

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本程序自發(fā)布之日起執(zhí)行。其它文件有與之相違背的,以本程序為準。

9支持文件

9.1《優(yōu)迪年度戰(zhàn)略規(guī)劃》

9.2《分公司人力資源管理手冊》

10質(zhì)量記錄

《分公司年度目標》

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(三)商品運做管理程序

1目的

規(guī)范分公司商品運做,提升商品競爭力。

2范圍

本程序在優(yōu)迪各分公司內(nèi)適用。

3職責

3.1本程序由優(yōu)迪(本部)總經(jīng)理審批,集團企劃部擬訂、修訂、解釋、授權(quán)發(fā)布。

3.2分公司商品計劃部負責具體執(zhí)行本程序。

3.3分公司市場部、銷售管理部、客戶服務(wù)中心負責協(xié)助本程序的執(zhí)行。

3.4集團產(chǎn)品中心負責提供公共商品及上游資源。

4商品定義

本程序中,將分公司銷售的商品分為優(yōu)迪系公共商品,和區(qū)域性商品。

4.1優(yōu)迪系公共商品

是指在優(yōu)迪各分公司銷售的上《直銷商品目錄》冊的商品,以及集團產(chǎn)品中心開發(fā)

的自有品牌性質(zhì)的商品。

4.2區(qū)域性商品

是指為滿足分公司客戶需要,《直銷商品目錄》冊上沒有的,分公司商品計劃部在

當?shù)厥袌鰧ｍ棽少彽纳唐贰?/p>

5商品市場調(diào)查與分析

5.1分公司商品計劃部負責進行當?shù)匚幕k公用品市場的調(diào)查,每個月進行一次大

規(guī)模調(diào)查,每周進行一次抽樣調(diào)查。

51.1月度調(diào)查

(1)每月的月底25?31日，分公司商品計劃部應(yīng)派出兩人以上的調(diào)查小組,開展

區(qū)域市場的商品調(diào)查。

⑵調(diào)查范圍以省為單位,調(diào)查以典型城市為樣板,如山東省主要調(diào)查青島市、

濟南市。主要調(diào)查典型城市里的具有較大規(guī)模的競爭對手、文化辦公用品批發(fā)市場,必

要時,調(diào)查對象擴大為大型超級市場、小文具店。

(3)采用現(xiàn)場走訪的方法,記錄或拍攝下來商品信息,使用《商品市場調(diào)查統(tǒng)計

表》記載調(diào)查結(jié)果。有商品畫冊、商品目錄的,應(yīng)索取帶回。

(4)調(diào)查應(yīng)延伸至商品的陳歹h促銷、售后服務(wù)等。

5.1.2每周抽樣調(diào)查

(1)每周調(diào)查時間不加以限定。調(diào)查人員不加以限定。

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優(yōu)迪一版4；i.o

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(2)主要是調(diào)查一下周邊競爭對手以及批發(fā)市場,新上了何種產(chǎn)品,開展了何種

促銷等。

(3)調(diào)查結(jié)果在向商品計劃部經(jīng)理匯報,重要的信息向分公司總經(jīng)理匯報后,可

以直接應(yīng)用。

52統(tǒng)計與分析

5.2.1調(diào)查回來后,調(diào)查人員應(yīng)補充填制《商品市場調(diào)查統(tǒng)計表》,對于統(tǒng)計表進行

匯總。

5.2.2根據(jù)匯總結(jié)果,分析商品的整體價格趨勢。

523對于單個商品進行價格的比較、材質(zhì)的比較、檔次的比較。

5.2.4分析調(diào)查對象的供應(yīng)商支持力度。

5.2.5綜合判斷調(diào)查對象的商品競爭力。

5.2.6商品計劃部撰寫《月度商品市場調(diào)查報告》,經(jīng)商品計劃部經(jīng)理簽字后,上報

給總經(jīng)理,向市場部、銷售管理部、客戶服務(wù)中心通報,并抄送給集團產(chǎn)品中心一份。

6商品結(jié)構(gòu)調(diào)整

6.1根據(jù)月度市場調(diào)查與每周市場調(diào)查結(jié)果,分公司商品計劃部應(yīng)以保持分公司商

品競爭力為出發(fā)點,對于本區(qū)域行銷商品制作調(diào)整方案,上報總經(jīng)理審批后實施。

6.1調(diào)整范圍:

6.1.1商品經(jīng)銷范圍是否擴大或縮減。

6.1.2商品的定價是否要做出改變。

6.1.3商品的結(jié)構(gòu)是否進行重新規(guī)劃。

6.1.4商品的定位是否準確,否則進行調(diào)整。

6.1.5是否引進新的品種。

6.1.6是否建議制訂專項促銷方案。等。

7直銷目錄制作與使用輔導

7」直銷目錄的制作

7.1.1分公司商品計劃部必須在制作《直銷商品目錄》過程中發(fā)揮主要角色。目錄的

制作,由優(yōu)迪本部牽頭，集團產(chǎn)品中心、集團企劃部參與成立目錄制作組,同各分公司

商品計劃部協(xié)作完成。《直銷商品目錄》一般為半年出版一次,條件成熟后,一個季度

出版一次。

7.1.2商品計劃部跟蹤《直銷商品目錄》的使用情況,將增減商品輸入Excel格式的

《直銷商品目錄建議增減表》,到討論時,遞交給目錄制作組。

7.1.3會同分公司總經(jīng)理、銷售管理部經(jīng)理、客戶服務(wù)中心經(jīng)理一起,審核目錄制作

組提供的產(chǎn)品目錄草案,提出修正性意見。

7.1.4對于個性化商品,應(yīng)配合進行產(chǎn)品的拍照,按照要求傳遞給設(shè)計部門。

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7.2直銷目錄的使用輔導

721商品計劃部收集各種資訊,準備接納分公司銷售部門的咨詢。資訊從集團產(chǎn)品

中心、供應(yīng)商、網(wǎng)絡(luò)、宣傳資料上收集。

722屬于商品計劃部自己開發(fā)的區(qū)域性商品,商品計劃部在傷食之前必須制作、下

發(fā)《標準商品知識教材》,發(fā)放給銷售部門。

723自己不能提供咨詢的,向集團商品計劃部索取資源。

7.2.4跟蹤銷售部門,指導其正確推廣《直銷商品目錄》刊載的商品。必要時,會同

銷售人員共同擬訂針對客戶的專業(yè)方案。

8供應(yīng)商開發(fā)管理與區(qū)域性商品采購

本章節(jié)所描述的供應(yīng)商是指區(qū)域性商品的供應(yīng)商。公共商品的供應(yīng)商為集團產(chǎn)品中

/Q'o

8.1分公司采購目錄

商品計劃部按照分公司市場需求,編制《分公司商品采購目錄》。采購目錄按照優(yōu)

迪系統(tǒng)一編碼,分類管理。《分公司商品采購目錄》由商品計劃部每周更新一次。

8.2供應(yīng)商開發(fā)

821根據(jù)《分公司商品采購目錄》,尋找3家以上有實力的供應(yīng)商作為合作對象。

要求符合下列條件:

⑴具有合法經(jīng)營資格。

⑵有可靠的信譽。

⑶能滿足公司的商品需求。

(4)愿意同公司月結(jié),最好能夠月結(jié)+30天。

8.2.2商品計劃部采購助理根據(jù)上述要素對于供應(yīng)商進行全方位的考察,填寫《供應(yīng)

商檔案》,由商品計劃部經(jīng)理核實,分公司總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批后的供應(yīng)商即為分

公司法定供應(yīng)商。

8.2.3不管現(xiàn)有供應(yīng)商合作質(zhì)量如何,商品計劃部都要定期從市場上尋覓新的供應(yīng)

商,作為后備資源。

824建立供需關(guān)系的供應(yīng)商應(yīng)該簽署《采購合同書》。

8.3供應(yīng)商管理

8.3.1《供應(yīng)商檔案》由分公司財務(wù)部保管。有新的資料,應(yīng)該馬上更新該供應(yīng)商檔

案。

8.3.2采購助理不斷跟蹤在合作的供應(yīng)商供貨情況,包括:

(1)供貨的及時性。

(2)供貨質(zhì)量。

(3)供貨的滿足程度。

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(4)價格是否公道。

(5)售后服務(wù)情況。

將其表現(xiàn)記入供應(yīng)商資信檔案。

833對于經(jīng)常缺貨、經(jīng)常出現(xiàn)質(zhì)量問題、不能及時供貨、價格偏高、售后服務(wù)拖拉

等情況的供應(yīng)商,采購助理提出淘汰申請,上報經(jīng)理審批。經(jīng)理調(diào)查核實確實如此的,

終止與該供應(yīng)商的合作，更換新的供應(yīng)商。

8.3.4采購助理應(yīng)向供應(yīng)商索要配套贈品，對于交易量較大的供應(yīng)商索要公司活動贊

助，間接降低采購成本。索要時必須兩個人在場并進行登記,否則視為向供應(yīng)商索賄行

力。

8.4計劃采購與零星采購

8.4.1計劃采購

采購計劃一周制訂一次。商品計劃部檢討庫存情況,在每周六填寫《采購清單》,

由部門經(jīng)理審核,分公司總經(jīng)理審批。周一提交給供應(yīng)商訂貨。

8.4.2零星采購

(1)在遇到下列情況時,可以進行零星采購:

/、當沒有建立該類型物資正式供應(yīng)商時。

B、沒有能納入采購計劃的臨時采購項目。

C、客戶強烈要求采購的特殊商品;等。

⑵遇到需要請款時,由采購助理提出申請,經(jīng)理審核,分公司總經(jīng)理審批,從

財務(wù)部借款。分公司總經(jīng)理有1000元以內(nèi)的采購借款審批權(quán),超出1000的部分由本部

總經(jīng)理或集團財務(wù)總監(jiān)審批。

(3)零星采購不得高出每月總采購量的8%。

8.5采購競價

8.5.1詢價

每一筆物資的采購,都必須進行詢價,詢問3家以上的報價。

8.5.2競價

商品計劃部掌握3家以上的報價,要求三方再次壓價,直至3家分別推出至低價。

競價方略:告訴A,B比你的報價低XX元,或者告訴C,A已經(jīng)告訴我這件商品

的進價是XX元,你們的報價太高了,或者以長期合作為誘惑條件,等等,擠壓采購水

分。

8.5.3價格異議處理

在進行大宗采購時,如采購助理來不及一筆一筆詢價,事后發(fā)現(xiàn)同期銷售同一規(guī)格

的產(chǎn)品報價更低時,有權(quán)要求供應(yīng)商給予按照合理的價格結(jié)算。

8.6庫存管理

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8.6.1分公司采購系統(tǒng)是分公司SAP系統(tǒng)的一部分。采購助理隨時可以進行庫存訪

問。在每筆采購訂單下單之前,必須查詢庫存情況。

862庫存不得超過上月庫存量的20%。發(fā)現(xiàn)已經(jīng)超量儲存的,應(yīng)停止采購。

8.7退貨流程

8.7.1當出現(xiàn)以下情況時,應(yīng)進行退貨處理:

(V因質(zhì)量問題,或因規(guī)格