辦公用品管理 辦公用品采購 核發(fā) 保管 盤點 使用監(jiān)督全套

辦公用品管理：辦公用品采購、核發(fā)、保管、盤點、使用監(jiān)督01辦公用品采購02辦公用品核發(fā)03辦公用品保管04辦公用品盤點05辦公用品使用監(jiān)督一、辦公用品采購辦公用品是供辦公用的物品。辦公用品包括：辦公用具、辦公設(shè)備、辦公圖籍三類，詳情如下。辦公用具包括：辦公桌、辦公椅、沙發(fā)、檔案柜、鐵皮柜、保險柜、多屜柜、書架、雜志架、衣架、臺燈、卡片架等辦公設(shè)備◆事務(wù)設(shè)備：碎紙機(jī)、裝訂機(jī)、考勤機(jī)、過塑機(jī)、名片掃描儀等◆IT設(shè)備：電腦、投影儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、多功能一體機(jī)、掃描儀、相機(jī)、攝像機(jī)、交換機(jī)、路由器等◆通訊設(shè)備：電話機(jī)、傳真機(jī)等◆辦公電氣：加濕器、飲水機(jī)、電風(fēng)扇、空調(diào)等辦公圖籍辦公所用的地圖、字典、圖表、法規(guī)、工作手冊等辦公耗材硒鼓、墨盒、色帶、裝訂夾條、裝訂膠圈、復(fù)印紙、傳真紙、網(wǎng)線、水晶頭等1．辦公用品采購計劃綜合部編制辦公用品采購計劃前，各部門應(yīng)首先提交本部門辦公用品配置計劃，辦公用品配置計劃的制定需滿足以下要求。第一，要符合企業(yè)相關(guān)工作需要。第二，要符合企業(yè)的形象定位。第三，要能夠滿足企業(yè)技術(shù)發(fā)展需要。第四，使用人的綜合素質(zhì)能滿足辦公用品的使用條件。綜合部收到各部門提交的辦公用品配置計劃后，應(yīng)進(jìn)行項目分類，根據(jù)庫存及消耗情況，編制企業(yè)辦公用品采購計劃。辦公用品采購計劃表序號所屬類別產(chǎn)品名稱產(chǎn)品描述申請數(shù)量單位所需部門12……部門經(jīng)理意見：簽字：日期：年月日總經(jīng)理意見：簽字：日期：年月日2．辦公用品采購要求綜合部工作人員在采購過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，有效控制成本費用支出，選擇到物美價廉的辦公用品。為實現(xiàn)上述目標(biāo)，采購人員應(yīng)做到以下幾點。辦公用品采購要求采購要求相關(guān)說明明確需求了解擬采購的各項辦公用品的用途，明確哪些用途是本企業(yè)辦公的真正需求，哪些用途是本企業(yè)辦公的次要需求市場摸底在采購前應(yīng)事先了解各項辦公品的形態(tài)、樣式、功能要求，了解市場行情，比較各廠商的價格、信譽、質(zhì)量供應(yīng)及時對廠商進(jìn)行考察，確保采購訂單提交后，廠商能夠及時供應(yīng)采購的辦公用品經(jīng)濟(jì)合理采購過程中，要盡可能爭取價格或其他優(yōu)惠，并嚴(yán)格控制回扣等弊端的發(fā)生3．辦公用品采購程序辦公用品采購應(yīng)按以下程序進(jìn)行，如下。各部門提交辦公用品配置計劃企業(yè)內(nèi)部各部門根據(jù)工作需要提交本部門辦公用品配置計劃，注明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量，并闡明配置理由綜合部編制采購計劃綜合部根據(jù)各部門提交的辦公用品配置計劃和庫存情況，編制采購計劃主管負(fù)責(zé)人審批采購計劃企業(yè)內(nèi)部相關(guān)主管負(fù)責(zé)人在職權(quán)范圍內(nèi)，對采購計劃進(jìn)行審批實施采購采購人員按照采購計劃要求進(jìn)行采購，綜合部指派人員依據(jù)購貨合同和進(jìn)貨憑證對采購的辦公用品數(shù)量、質(zhì)量、品種、規(guī)格進(jìn)行驗收二、辦公用品核發(fā)綜合部做好采購辦公用品的登記工作后，依據(jù)各部門提交的辦公用品配置計劃發(fā)放辦公用品。對于經(jīng)費已超支的部門，應(yīng)嚴(yán)格限制辦公用品的領(lǐng)用。1．工作人員按慣例需用的辦公用品企業(yè)內(nèi)部工作人員按慣例需用的辦公用品，應(yīng)進(jìn)行定期定量的分配，由使用人員自行領(lǐng)用并實施登記。2．工作人員非慣例使用的辦公用品企業(yè)內(nèi)部工作人員非慣例使用的辦公用品，應(yīng)由領(lǐng)用人首先遞交申請表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，到綜合部領(lǐng)取辦公用品。綜合部應(yīng)做好辦公用品發(fā)放登記，詳細(xì)寫明發(fā)放辦公用品名稱、數(shù)量、用途、批準(zhǔn)人、審核人、領(lǐng)用人等信息。登記表至少，每月統(tǒng)計一次，交綜合部主管人查閱，以便于其了解企業(yè)辦公用品消耗情況，改進(jìn)工作。三、辦公用品保管辦公用品的保管是企業(yè)辦公用品管理中的一項重要工作，為有效保管好辦公用品，一般按以下要求進(jìn)行保管，如下。辦公用品保管要求保管要求詳細(xì)說明專人專庫保管辦公用品一般設(shè)置專門的庫房、專門的人員進(jìn)行管理，保管人應(yīng)將辦公用品登記、上賬、入庫、妥善保管按類放置辦公用品入庫后，必須按照性能、用途、保管要求進(jìn)行科學(xué)分類和放置，做到整齊、美觀，避免亂放亂置經(jīng)常檢查◆要經(jīng)常檢查庫存辦公用品，將辦公用品可能存在的隱患排除掉◆要經(jīng)常開展庫房的安全巡查工作，做好防火、防水、防盜等安全防范工作，防止意外事故的發(fā)生重視保養(yǎng)根據(jù)辦公用品性能采取相應(yīng)的措施，確保辦公用品在庫存期間仍能夠保持良好的狀態(tài)，不至于出現(xiàn)損壞、變質(zhì)、變形四、辦公用品盤點為準(zhǔn)確掌握企業(yè)辦公用品的進(jìn)出變動情況，綜合部不僅要建立必要的賬卡，對進(jìn)出倉庫的辦公用品進(jìn)行詳細(xì)的登記，還需要定期開展辦公用辦公用品的盤點。1．盤點時機(jī)綜合部每年年終財務(wù)結(jié)算前應(yīng)對企業(yè)內(nèi)部所有辦公用品進(jìn)行一次全面清查，逐類逐件加以清點，并填寫盤點表。當(dāng)倉庫發(fā)生辦公用品損失事故或更換保管人員時，綜合部也可視情況安排局部性或全面盤點。辦公用品盤點表編號：盤點日期：年月日編號品名規(guī)格單位單價上期結(jié)存本期購進(jìn)本期發(fā)放本期結(jié)存?zhèn)渥?shù)量金額數(shù)量金額保管員：盤點人：審批人：2．盤點要求盤點過程中，只要應(yīng)遵循以下盤點工作要求，如下。盤點職責(zé)清晰：盤點過程中，每個盤點人員的職責(zé)、負(fù)責(zé)的盤點區(qū)域必須清晰，以加快盤點時間，減少盤點錯誤盤點資料真實：盤點所依據(jù)數(shù)據(jù)、資料真實，不允許弄虛作假掩蓋漏洞和失誤盤點過程準(zhǔn)確：辦公用品檢查、盤點的點數(shù)、盤點資料輸入等過程都必須準(zhǔn)確無誤盤點項目完整：不能遺漏任何區(qū)域，不能遺漏任何辦公用品3．盤點后的工作辦公用品盤點結(jié)束后，綜合部還應(yīng)做好以下工作。第一，對積壓過多的辦公用品予以妥善處理。第二，組織修復(fù)存在故障、或出現(xiàn)損壞的辦公用品。第三，對無法修復(fù)使用的辦公用品進(jìn)行報廢處理。第四，做好盤點后的賬卡，確保賬、卡、物相符。五、辦公用品使用監(jiān)督為確保辦公用品使用能夠達(dá)到經(jīng)濟(jì)、有效、規(guī)范的目標(biāo)。綜合部應(yīng)對企業(yè)內(nèi)部各部門辦公用品的使用情況要定期進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容一般包括以下三個方面。①調(diào)查辦公用品領(lǐng)用單據(jù)與辦公用品臺賬是否一致。②調(diào)查辦公用品申請與實際使用情況是否一致。③調(diào)查辦公用品領(lǐng)用臺賬與實際臺賬是否一致。1．辦公用具使用監(jiān)督為減少和杜絕辦公用具的浪費，綜合部應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行辦公用品以舊換新的制度。對于未達(dá)到以舊換新標(biāo)準(zhǔn)的辦公用具，要給予及時修復(fù)處理，并督促適用部門繼續(xù)使用；若辦公用具遺失，則需要由部門賠償、自購。2．辦公設(shè)備使用監(jiān)督綜合部應(yīng)從以下3個方面對辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行監(jiān)督。第一，監(jiān)督辦公設(shè)備是否由具備基本操作技能的專門人員使用。第二，監(jiān)督辦公設(shè)備使用使用人員是否根據(jù)辦公設(shè)備的操作規(guī)范、維修保養(yǎng)要求對辦公設(shè)備進(jìn)行使用和日常維護(hù)保養(yǎng)。第三，監(jiān)督辦公設(shè)備是否在其負(fù)荷能力范圍使用，有無超負(fù)荷運轉(zhuǎn)情況發(fā)