某餐飲文化有限公司采購流程管理系統(tǒng)教材

阿克蘇市李記餐飲文化有限公司第八、宗采購部工作流程為了標(biāo)準(zhǔn)大宗采購部采購制定的程序，提高其運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)性、高效性，確保工作質(zhì)量，促進(jìn)各工程方案的實現(xiàn)，特制定本流程；一、各物流站向大宗采購要貨的規(guī)定為了標(biāo)準(zhǔn)大宗采購的工作流程，提高大宗采購與部門之間工作的配合效率，現(xiàn)對各部門向大宗采購的要貨流程作出如下具體的規(guī)定：大宗采購方案員在每月的4號、19號將刷新過后的大宗采購產(chǎn)品和到貨時間表在下午6：00點(diǎn)前發(fā)至各部門的郵箱，每月5號、20號的各部門站向大宗采購的要貨方案〔方案表中標(biāo)明產(chǎn)品規(guī)格、單價〕，在經(jīng)理的審核簽章后，方案員必須在5號、20號下午6：00點(diǎn)前發(fā)至大宗采購郵箱，大宗采購方案員在接收到各部門的方案后，及時對確定供貨商的產(chǎn)品進(jìn)行喊貨，并與供貨商溝通貨品數(shù)量與到貨時間，在6號、21號下午的6：00點(diǎn)前將貨品的到貨時間追蹤情況總結(jié)，以書面的形式將各部門所要產(chǎn)品的到貨追蹤情況發(fā)至方案部的郵箱，請方案員查收，如出現(xiàn)在到貨周期追蹤時間內(nèi)貨品缺乏現(xiàn)象，方案員應(yīng)提前三天與大宗采購方案員溝通，在收到信息兩個小時內(nèi)給與解決回復(fù)，杜絕出現(xiàn)貨品供應(yīng)缺乏現(xiàn)象；大宗采購方案員及時完成貨品的付款申請后，將付款申請發(fā)給財務(wù)人員，方案人員對信息的傳遞必須準(zhǔn)確及時，在半小時內(nèi)傳遞到相關(guān)人員處，〔通知、質(zhì)量問題、缺貨現(xiàn)象等〕；是否與下面一條重復(fù)各部門在收到大宗采購的產(chǎn)品后，及時對到貨數(shù)量進(jìn)行查點(diǎn)核對，并在到貨后的24小時內(nèi)，將收貨明細(xì)〔詳細(xì)說明產(chǎn)品品名、規(guī)格型號、數(shù)量〕發(fā)至大宗采購方案郵箱，并將出現(xiàn)的質(zhì)量與數(shù)量不符合問題，及時向大宗采購方案員溝通反映，大宗采購方案員對質(zhì)量問題在半小時內(nèi)給與相應(yīng)的解決回復(fù)。請各部門相關(guān)人員配合。各部門向大宗采購要貨方案大宗采購要貨方案表訂貨日期：訂單：要求到貨日期：改單編號改單日期貨品名稱單位到貨周期現(xiàn)有庫存天數(shù)平安庫存天數(shù)實際定量驗收數(shù)量規(guī)格備注方案人：部門主管簽字：二、工程部向大宗采購方案與驗收的規(guī)定為了標(biāo)準(zhǔn)工程部大宗采購組的工作流程，提高大宗采購部與工程部之間工作配合的效率，現(xiàn)對工程部向大宗采購部的要貨方案預(yù)驗收流程作出如下具體的規(guī)定：工程部向大宗采購工程組的要貨方案表〔方案表中標(biāo)明規(guī)格名稱、數(shù)量、要求到貨時間〕，經(jīng)工程部部長簽字后，發(fā)至“大宗采購郵箱；工程部的要貨方案必須統(tǒng)一以郵件的形式〔用統(tǒng)一的表格〕進(jìn)行要貨方案，大宗采購合同簽定后的發(fā)貨明細(xì)回復(fù)一份給工程經(jīng)理〔收到方案5天內(nèi)〕；在大宗采購簽定合同后，方案員將合同在2天內(nèi)，以復(fù)印件的形式轉(zhuǎn)交于裝修店面工程經(jīng)理，并電話告知確定到貨時間，便于工程部及時收貨，需要現(xiàn)場出納付款的，必須提前一天給與通知；工程部收貨人員在收到貨品后，驗收合格的8小時內(nèi)〔工作時間內(nèi)〕，將收貨明細(xì)以郵件的形式發(fā)至方案員處，〔工程經(jīng)理親自從自己內(nèi)部郵箱發(fā)出〕收貨明細(xì)必須有工程經(jīng)理的簽字，明確說明到貨產(chǎn)品的規(guī)格型號，數(shù)量〔按照發(fā)貨明細(xì)表收貨〕〔驗收表必須以書面形似交出納保管〕庫管必須按照合同規(guī)定及樣品收貨，如貨品有質(zhì)量問題應(yīng)在1小時內(nèi)電話的形式反響于采購部，采購部在收到信息的2小時內(nèi)給與回復(fù)；大宗采購工程組的付款，由方案員依據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行付款申請〔注明詳細(xì)付款方式、金額、帳號〕，10萬元以下的申請由大宗采購工程組組長簽字；10萬以上的由大宗采購部長簽章，情況緊急的30萬內(nèi)的可以由工程部部長簽字，財務(wù)人員見申請簽章前方可付款；需分批付款的貨品，必須在申請中注明分批付款的金額及付款條件。分批付款見裝修店面收貨人員的收貨明細(xì)，及工程經(jīng)理的簽字，分批付款10萬元以下的申請由大宗采購工程組組長簽字；10萬以上的由大宗采購部長的簽章；情況緊急的30萬內(nèi)的可以由工程部部長簽字，大型工程必須由工程部長同意，才可以付款?！踩纾嚎照{(diào)、通風(fēng)、衛(wèi)生間〕付定金可以見總申請即可付款，先付款后到貨的財務(wù)必須見申請付款，由大宗采購方案員監(jiān)督收貨情況。財務(wù)人員在打款后當(dāng)天，將小票傳真于供貨商；遇對方下班，不超過次日上午12點(diǎn)。工程組大宗采購方案表訂貨日期：方案員填寫材料名稱規(guī)格型號品牌單位方案數(shù)量要求到貨時間備注：方案員填寫方案員填寫方案員填寫方案員填寫方案人：方案時填寫工程經(jīng)理簽字：方案時填寫工程復(fù)核員：方案時填寫工程組大宗采購驗收表訂貨日期：方案員填寫實際到貨日期：庫管員填寫材料名稱規(guī)格型號品牌單位方案數(shù)量實收數(shù)量備注：工程經(jīng)理簽字：驗收時填寫庫管：驗收時填寫三、ABC類產(chǎn)品價格刷新的規(guī)定對于固定供貨商的資料刷新、大宗采購方案員每次在接收到相關(guān)方案要貨時，與供貨商通過電話傳真的方式，對〔銀行賬號、規(guī)格包裝、聯(lián)系電話、公司名稱〕進(jìn)行定期的刷新與核對，確保固定供貨商的資料保持最新；、方案員及時提醒大宗采購對固定供貨ABC類產(chǎn)品的價格刷新，其中A類產(chǎn)品的價格半月刷新一次；、〔賬號、規(guī)格包裝、聯(lián)系電話〕定期與供貨商進(jìn)行溝通，及時對產(chǎn)品價格表中各類進(jìn)行刷新，對于A類產(chǎn)品的價格在每次要貨之前，大宗采購與供貨商進(jìn)行價格核實。、大宗采購方案員在每月的4號、19號將刷新過后的大宗采購產(chǎn)品和到貨時間表在下午6：00點(diǎn)前發(fā)至各部門的郵箱。四、關(guān)于大宗采購付款申請的規(guī)定1、大宗采購固定供貨商確實定總金額合計≥10萬元以上大宗采購在對貨品市場價格與質(zhì)量的調(diào)查后，確定貨品的供貨商要簽訂合同〔協(xié)議〕時，總金額合計≥10萬元以上，統(tǒng)一由大宗采購部長進(jìn)行確認(rèn)審核，在部長同意后，方可代表公司簽訂合同〔協(xié)議〕；大宗采購方案員依據(jù)合同內(nèi)容，向部長提交授權(quán)申請委托書，〔詳細(xì)說明合同金額、付款方式〕，在部長簽章批復(fù)后，轉(zhuǎn)發(fā)于財務(wù)人員進(jìn)行付款〔財務(wù)人員只有見章付款〕；總金額合計＜10萬元在確定供貨商進(jìn)行簽訂合同〔協(xié)議〕時，如果付款總金額在10萬元以下，沒有超出大宗采購簽約合同權(quán)限〔權(quán)限為10萬元〕，各小組組長負(fù)責(zé)對合同審核，然后確定供貨商，進(jìn)行合同的簽訂，簽訂后合同交于方案員保管，方案員依據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行付款的申請，付款申請以傳真的方式發(fā)于相關(guān)財務(wù)人員〔申請付款必須包括合同簽訂人的手寫簽字確認(rèn)，方可有效，財務(wù)人員方確定付款〕，大宗采購固定供貨商的付款大宗采購方案員對固定供貨商的價格進(jìn)行刷新后，及時提供核定后的價格表，方案員在編制方案時，將單品規(guī)格、單價、數(shù)量填寫清楚，交由經(jīng)理審核簽章后，以郵件的形式發(fā)至“大宗采購方案處，方案員進(jìn)行供貨商要貨聯(lián)系并及時將付款申請?zhí)峁?yīng)相應(yīng)財務(wù)人員；財務(wù)人員依據(jù)大宗采購方案員的付款明細(xì)、包含經(jīng)理簽章的要貨申請才能付款；大宗采購ABC類產(chǎn)品劃分為A類的產(chǎn)品，付款總金額在10萬元以上，統(tǒng)一由大宗采購部長進(jìn)行確認(rèn)審核，方案員進(jìn)行付款申請，財務(wù)人員在規(guī)定日期內(nèi)付款；A類產(chǎn)品總金額在10萬元以下的和BC類產(chǎn)品由大宗采購組長進(jìn)行確認(rèn)，大宗采購方案員在收到合同〔協(xié)議〕后，以傳真的形式〔包括大宗采購手寫簽字〕，發(fā)至財務(wù)人員，進(jìn)行付款。五、付款申請的本卷須知①、在簽訂合同后，進(jìn)行付款申請，檢查對方方案，②、注意付款產(chǎn)品的品名、數(shù)量、規(guī)格、單價、金額、大小寫是否正確，③、仔細(xì)核對對方公司的名稱、付款日期、帳號一定要準(zhǔn)確，便于財務(wù)人員及時進(jìn)行付款；④、檢察對方聯(lián)系人、注明款到發(fā)貨還是貨到付款，如果不是定價需簡明扼要的說明。六、大宗采購合同簽訂流程大宗采購在確定供貨商后，供貨商提供買賣雙方合同〔協(xié)議〕，采購對買賣合同中產(chǎn)品具體的規(guī)格型號、大小、種類、付款方式、金額、賣方公司情況進(jìn)行核對，確保要購置的產(chǎn)品規(guī)格大小符合公司實際需要與合同一致，將合同交于公司法律參謀進(jìn)行各項條款規(guī)定的審核與修改，保證公司的合法利益不受到侵害，合同內(nèi)