公司行政前臺(tái)管理制度

公司行政前臺(tái)管理制度背景與目的隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，前臺(tái)管理工作日益繁忙，要求行政前臺(tái)人員能夠熟練掌握相應(yīng)的管理流程，協(xié)調(diào)各部門的工作需要，提升客戶滿意度。為此，公司制定了此制度，旨在規(guī)范行政前臺(tái)人員的工作流程，確保公司行政前臺(tái)管理工作能夠更加高效有序地進(jìn)行。責(zé)任范圍公司行政前臺(tái)管理工作包括但不限于以下內(nèi)容：接待訪客、應(yīng)聘者和客戶，解答咨詢與投訴，并及時(shí)反饋處理情況。安排會(huì)議室預(yù)約和管理，配合各部門進(jìn)行會(huì)議支持服務(wù)。負(fù)責(zé)新聞刊物和物品送達(dá)、收發(fā)等管理工作。管理前臺(tái)工作人員的排班、工作任務(wù)分配等工作，并提供必要的技能培訓(xùn)。負(fù)責(zé)前臺(tái)終端硬件維護(hù)，協(xié)調(diào)解決前臺(tái)設(shè)備等日常工作問題。工作流程1.來訪預(yù)約來訪者電話預(yù)約來訪。行政前臺(tái)人員記錄預(yù)約信息，包括來訪者姓名、身份證號、來訪目的和時(shí)間等。來訪當(dāng)天，行政前臺(tái)人員需要提前5分鐘到崗位，進(jìn)行前期準(zhǔn)備，做好接待準(zhǔn)備。來訪者到達(dá)公司后，行政前臺(tái)人員進(jìn)行身份核實(shí)、登記，并頒發(fā)訪客名牌。行政前臺(tái)人員將預(yù)約信息反饋給被訪人員的助理，并通知被訪人員前來接待。2.客戶接待行政前臺(tái)人員在客戶到達(dá)時(shí)進(jìn)行身份核實(shí)，登記客戶姓名、單位、來訪目的和時(shí)間等信息。根據(jù)客戶來訪目的，行政前臺(tái)人員進(jìn)行相應(yīng)的安排，如轉(zhuǎn)接電話、安排會(huì)議室等?？蛻綦x開時(shí)，行政前臺(tái)人員登記離開時(shí)間和離開人數(shù)。3.會(huì)議室預(yù)約行政前臺(tái)人員接受會(huì)議室預(yù)約需求，并登記相關(guān)信息，包括預(yù)定人員、會(huì)議主題、會(huì)議人數(shù)和時(shí)間等。會(huì)議當(dāng)天，行政前臺(tái)人員需要提前30分鐘到崗位，做好會(huì)議室準(zhǔn)備，如設(shè)置會(huì)議桌椅、調(diào)整溫度等。會(huì)議結(jié)束后，行政前臺(tái)人員需要及時(shí)檢查會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生和設(shè)備的完好情況，并對未歸還的物品進(jìn)行登記。4.物品管理行政前臺(tái)人員進(jìn)行來信、包裹、鮮花等物品的接收、安排、通知，并通知收貨人員前來領(lǐng)取并確認(rèn)簽字。行政前臺(tái)人員進(jìn)行外發(fā)宣傳資料、禮品等物品的寄出、登記和跟蹤，保證物品的及時(shí)、安全到達(dá)目的地。工作要求行政前臺(tái)人員應(yīng)保持良好的儀表儀態(tài)和服務(wù)態(tài)度，嚴(yán)格遵守公司制度和管理規(guī)定。行政前臺(tái)人員應(yīng)具備基礎(chǔ)的辦公技能，熟練運(yùn)用辦公軟件，如MicrosoftOffice等。行政前臺(tái)人員應(yīng)能夠熟練掌握通訊設(shè)備和前臺(tái)設(shè)備的使用方法，如電話、傳真機(jī)、收音機(jī)和打印機(jī)等。行政前臺(tái)人員應(yīng)具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和應(yīng)急處理能力。行政前臺(tái)人員應(yīng)保證信息的保密性和安全性，嚴(yán)格按照公司規(guī)定進(jìn)行操作和管理?？己伺c評價(jià)公司行政部門將對行政前臺(tái)人員進(jìn)行工作定期考核和評估?？己藘?nèi)容包括但不限于接待服務(wù)、物品管理、會(huì)議支持、后勤保障等方面。評估結(jié)果直接影響行政前臺(tái)人員的表現(xiàn)和績效評價(jià)。附本次制度為公司行政前臺(tái)人