采購計劃和采購預(yù)算講義

環(huán)節(jié)二采購方案和采購預(yù)算教學(xué)目的和要求：了解編制采購方案的目的；熟悉編制采購方案的根底資料，掌握采購方案的編制程序；了解采購預(yù)算的根本知識，熟悉預(yù)算編制的步驟和本卷須知。企業(yè)為什么要編制采購方案？在什么情況下需要編制采購方案？依據(jù)什么去編制采購方案？采購方案包括哪些內(nèi)容？制造企業(yè)和商業(yè)企業(yè)的采購方案編制有什么區(qū)別？供給商、采購部、需求部門的關(guān)系采購部門需求部門供給商采購請購(purchasing)(requisition)供給物流自行采購供給商、采購部、需求部門的關(guān)系全球資源部需求部門供給商采購請購(purchasing)(requisition)供給物流自行采購采購方案部上報采購方案請購請購〔Requisition〕是采購流程的起點。通過請購，采購部門可以明確用戶的需求、愿望和要求。請購方必須提供的信息包括是哪些？

請購的必需信息包括：產(chǎn)品的規(guī)格〔效勞的品質(zhì)說明〕產(chǎn)品數(shù)量〔效勞的量化指標(biāo)〕需求的時間、地點---------物料清單〔BOM〕請購過程中，物料清單BOM具有非常重要的作用。物料清單是生產(chǎn)產(chǎn)品或者效勞所需要的全部原材料和組分的清單。它描述了每一個原材料和組件的具體要求。系統(tǒng)驅(qū)動型的請購

當(dāng)一個MRP系統(tǒng)顯示應(yīng)該訂貨時，該系統(tǒng)就會自動生成一個訂購單。如果訂單滿足具體要求，它將自動獲得批準(zhǔn)并通過電子數(shù)據(jù)交換傳送給供給商。只有在訂單不在標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的范圍內(nèi)時，才需要采購部門的介入。

請購的處理原那么1、先到先效勞原那么這種方法是不考慮請求的重要程度和緊急程度的，對所有的請購方來說符合公平的原那么。請購的處理原那么2、根據(jù)需求日期安排這種方式一般不考慮供給商的提前期問題。比方，物資A有20周的提前期〔leadtime〕，物資B有3周的提前期。物資A的需求日是未來18周，物資B的需求日是未來5周。如果對兩種物資的請購?fù)瑫r到達(dá)，物資B應(yīng)該首先被訂購。而物資A雖然在正常的提前期內(nèi)，卻按需求日期被安排在后面進(jìn)行訂購。請購的處理原那么3、緊急訂單緊急的請購在任何采購企業(yè)中都具有最高的優(yōu)先權(quán)。它們的出現(xiàn)可能有許多原因，每一個緊急請購都應(yīng)該引起采購方的密切關(guān)注。另外，選擇供給商進(jìn)行時，也只能選擇具有近似最低總本錢的供給商，而不一定是最低總本錢的供給商。請購的處理原那么4、重要訂單按訂單的重要程度進(jìn)行訂購時，往往需要用多個標(biāo)準(zhǔn)確定請購的優(yōu)先級。與此相關(guān)的一些措施有需求日和估計的提前期之間的差異、金額和數(shù)量、產(chǎn)品和效勞的主要性能以及采購的復(fù)雜性。5、季節(jié)性用這種方法確定采購需求的優(yōu)先級時，應(yīng)該首先考慮季節(jié)性物資的采購活動，因為如果不及時進(jìn)貨，就采購不到這些物資了。課前書上一起“定品牌〞采購案例分析：報備是指出于防范風(fēng)險或先入為主的考慮，進(jìn)行備案或備份。尋租尋租一詞是要描述這樣一種制度背景化的行為：在那里，個人竭盡使價值最大化造成了社會浪費，而沒有形成社會剩余。〞?經(jīng)濟學(xué)?解釋為：“那些通過某一行業(yè)獲得壟斷地位或維持壟斷地位來獲得或保持現(xiàn)存租金的行為成為尋租。〞為便于理解可以先看幾個尋租例子。1〕我們大都經(jīng)歷過這樣的事：上學(xué)時有些同學(xué)很會討老師歡心，從獲得當(dāng)班干，三好學(xué)生，甚至助學(xué)金，獎學(xué)金和畢業(yè)分配的好處。2〕49年前后的中國，有人不惜以自殘的方式獲取傷殘缺乏和別人的施舍。3〕國內(nèi)的一些貧困縣每年會得到國家一筆扶貧款，于是有些縣為了得到這筆扶貧款，甘愿戴上貧困縣的帽子，而戴上帽子的更舍不得脫貧。第一節(jié)采購方案與采購預(yù)算概述采購方案是企業(yè)根據(jù)市場供求情況、企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營能力和物料消耗規(guī)律等，對方案期內(nèi)物料和其他物品的采購管理活動所作的預(yù)見性安排和部署。方案重點考慮的問題：是否采購、采購什么、采購多少、怎樣采購以及何時采購。一、編制采購方案的目的①預(yù)估材料需用數(shù)量與時間，防止供給中斷，影響產(chǎn)銷活動；②防止材料儲存過多，積壓資金及占用堆積的空間；③配合公司生產(chǎn)方案與資金調(diào)度；④使采購部門事先準(zhǔn)備，選擇有利時機購入材料；⑤確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便管制材料購用數(shù)量及本錢。二、決定采購方案的資料根底1〕銷售方案2〕生產(chǎn)方案(ProductionSchedule)。3〕用料清單(BillofMaterial)。4〕存量管制卡(RinCard)。5〕生產(chǎn)效率6〕采購環(huán)境〔內(nèi)部、外部〕7〕設(shè)備維修方案和技術(shù)改造方案8〕根本建設(shè)方案和科研方案經(jīng)營方案、生產(chǎn)方案與采購方案的關(guān)系戰(zhàn)略計劃與目標(biāo)經(jīng)營計劃產(chǎn)品與銷售計劃生產(chǎn)計劃資源需求計劃戰(zhàn)略計劃與目標(biāo)經(jīng)銷需求計劃生產(chǎn)安排表物料需求計劃生產(chǎn)活動控制采購計劃與控制資源產(chǎn)能計劃產(chǎn)能需求計劃產(chǎn)能控制需求管理2、采購方案舉例三、采購方案的編制程序目前公認(rèn)的采購方案的主要環(huán)節(jié)有采購認(rèn)證方案：準(zhǔn)備認(rèn)證方案、評估認(rèn)證需求、計算認(rèn)證容量、制定認(rèn)證方案、采購訂單方案：準(zhǔn)備訂單方案、評估訂單需求、計算訂單容量、制定訂單方案，下面分別詳細(xì)闡述這8個環(huán)節(jié)。1、準(zhǔn)備認(rèn)證方案準(zhǔn)備認(rèn)證方案是采購方案的第一步，也是非常重要的一步。關(guān)于準(zhǔn)備認(rèn)證方案可以從以下4個方面進(jìn)行詳細(xì)的闡述〔1〕接收開發(fā)批量需求。開發(fā)批量需求是能夠啟動整個供給程序流動的牽引項，要想制定比較準(zhǔn)確的認(rèn)證方案，首先要做的就是非常熟悉開發(fā)需求方案。目前開發(fā)批量需求通常有兩種情形：一種是在以前或者是目前的采購環(huán)境中就能夠挖掘到的物料供給；另一種情形就是企業(yè)需要采購的是新物料，在原來形成的采購環(huán)境中不能提供，需要企業(yè)的采購部門尋找新物料的供給商?！?〕接收余量需求。隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，市場需求也會變得越來越大，舊的采購環(huán)境容量缺乏以支持企業(yè)的物料需求；或者是因為采購環(huán)境有了下降的趨勢從而導(dǎo)致物料的采購環(huán)境容量逐漸縮小，這樣就無法滿足采購的需求。以上這兩種情況都會產(chǎn)生余量需求，這就產(chǎn)生了對采購環(huán)境進(jìn)行擴容的要求。采購環(huán)境容量的信息一般是由認(rèn)證人員和訂單人員來提供。〔3〕準(zhǔn)備認(rèn)證環(huán)境資料。通常來講，采購環(huán)境的內(nèi)容包括認(rèn)證環(huán)境和訂單環(huán)境兩個局部。有些供給商的認(rèn)證容量比較大，但是其訂單容量比較?。挥行┕┙o商的情況恰恰相反，其認(rèn)證容量比較小，但是訂單容量比較大。因此，可以看出認(rèn)證容量和訂單容量是兩個完全不同的概念，企業(yè)對認(rèn)證環(huán)境進(jìn)行分析的時候一定要分清這兩個概念?！?〕制定認(rèn)證方案說明書。制定認(rèn)證方案說明書也就是把認(rèn)證方案所需要的材料準(zhǔn)備好，主要內(nèi)容包括認(rèn)證方案說明書(物料工程名稱、需求數(shù)量、認(rèn)證周期等)，同時附有開發(fā)需求方案、余量需求方案、認(rèn)證環(huán)境資料等2、評估認(rèn)證需求評估認(rèn)證需求是采購方案的第二個步驟，其主要內(nèi)容包括3方面：分析開發(fā)批量需求、分析余量需求、確定認(rèn)證需求。〔1〕分析開發(fā)批量需求。要做好開發(fā)批量需求的分析不僅需要分析量上的需求，而且要掌握物料的技術(shù)特征等信息。開發(fā)批量需求的樣式是各種各樣的，按照需求的環(huán)節(jié)可以分為研發(fā)物料開發(fā)認(rèn)證需求和生產(chǎn)批量物料認(rèn)證需求；按照采購環(huán)境可以分為環(huán)境內(nèi)物料需求和環(huán)境外物料需求；按照供給情況可以分為可直接供給物料和需要訂做物料；按照國界可分為國內(nèi)供給物料和國外供給物料等。從以上可以看出，認(rèn)證方案人員需要兼?zhèn)浞桨钢R、開發(fā)知識、認(rèn)證知識等，具有從戰(zhàn)略高度分析問題的能力。〔2〕分析余量需求。分析余量需求要求首先對余量需求進(jìn)行分類，前面已經(jīng)說明了余量認(rèn)證的產(chǎn)生來源：一是市場銷售需求的擴大，另一種情況是采購環(huán)境訂單容量的萎縮。這兩種情況都導(dǎo)致了目前采購環(huán)境的訂單容量難以滿足用戶的需求，因此需要增加采購環(huán)境容量。對于因市場需求原因造成的，可以通過市場及生產(chǎn)需求方案得到各種物料的需求量及時間；對于因供給商萎縮造成的，可以通過分析現(xiàn)實采購環(huán)境的總體訂單容量與原訂容量之間的差異，這兩種情況的余量相加即可得到總的需求容量。〔3〕確定認(rèn)證需求

要確定認(rèn)證需求可以根據(jù)開發(fā)批量需求及余量需求的分析結(jié)果來確定。認(rèn)證需求是指通過認(rèn)證手段，獲得具有一定訂單容量的采購環(huán)境。3、計算認(rèn)證容量計算認(rèn)證容量是采購方案的第三個步驟，它主要包括4方面的內(nèi)容：分析工程認(rèn)證資料、計算總體認(rèn)證容量、計算承接認(rèn)證量、確定剩余認(rèn)證容量?！?〕分析工程認(rèn)證資料。分析工程認(rèn)證資料是方案人員的一項重要事務(wù)，不同的認(rèn)證工程其過程及周期也是千差萬別的?！?〕計算總體認(rèn)證容量。在采購環(huán)境中，供給商訂單容量與認(rèn)證容量是兩個不同的概念，有時可以互相借用，但絕不是等同的?？傊诠┙o商認(rèn)證合同中，應(yīng)說明認(rèn)證容量與訂單容量的比例，防止供給商只做批量訂單，而不愿意做樣件認(rèn)證。計算采購環(huán)境的總體認(rèn)證容量的方法是把采購環(huán)境中所有供給商的認(rèn)證容量疊加即可，但對有些供給商的認(rèn)證容量需要加以適當(dāng)?shù)南禂?shù)?！?〕計算承接認(rèn)證量。供給商的承接認(rèn)證量等于當(dāng)前供給商正在履行認(rèn)證的合同量。一般認(rèn)為認(rèn)證容量的計算是一個相當(dāng)復(fù)雜的過程，各種各樣的物料工程的認(rèn)證周期也是不一樣的，一般是要求計算某一時間段的承接認(rèn)證量。最恰當(dāng)、最及時的處理方法是借助電子信息系統(tǒng)，模擬顯示供給商已承接的認(rèn)證量，以便認(rèn)證方案決策使用?！?〕確定剩余認(rèn)證容量。某一物料所有供給商群體的剩余認(rèn)證容量的總和，稱為該物料的“認(rèn)證容量〞，可以用下面的公式簡單地進(jìn)行說明。物料認(rèn)證容量=物料供給商群體總體認(rèn)證容量-承接認(rèn)證量這種計算過程也可以被電子化，一般MRP系統(tǒng)不支持這種算法，因而可以單獨創(chuàng)立系統(tǒng)。認(rèn)證容量是一個近似值，僅作為參考，認(rèn)證方案人員對此不可過高估計，但它能指導(dǎo)認(rèn)證過程的操作。4、制定認(rèn)證方案制定認(rèn)證方案是采購方案的第四個步驟，它的主要內(nèi)容包括比照需求與容量、綜合平衡、確定余量認(rèn)證方案、制定認(rèn)證方案4個方面的內(nèi)容?！?〕比照需求與容量。認(rèn)證需求與供給商對應(yīng)的認(rèn)證容量之間一般都會存在差異，如果認(rèn)證需求小于認(rèn)證容量，那么沒有必要進(jìn)行綜合平衡，直接按照認(rèn)證需求制定認(rèn)證方案；如果認(rèn)證需求量大大超出供給商容量，出現(xiàn)這種情況就要進(jìn)行認(rèn)證綜合平衡，對于剩余認(rèn)證需求需要制定采購環(huán)境之外的認(rèn)證方案?！?〕綜合平衡。綜合平衡就是指從全局出發(fā)，綜合考慮生產(chǎn)、認(rèn)證容量、物料生命周期等要素，判斷認(rèn)證需求的可行性，通過調(diào)節(jié)認(rèn)證方案來盡可能地滿足認(rèn)證需求，并計算認(rèn)證容量不能滿足的剩余認(rèn)證需求，這局部剩余認(rèn)證需求需要到企業(yè)采購環(huán)境之外的社會供給群體之中尋找容量?！?〕確定余量認(rèn)證方案。確定余量認(rèn)證方案是指對于采購環(huán)境不能滿足的剩余認(rèn)證需求，應(yīng)提交采購認(rèn)證人員分析并提出對策，與之一起確認(rèn)采購環(huán)境之外的供給商認(rèn)證方案。采購環(huán)境之外的社會供給群體如果沒有與企業(yè)簽訂合同，那么制定認(rèn)證方案時要特別小心，并由具有豐富經(jīng)驗的認(rèn)證方案人員和認(rèn)證人員聯(lián)合操作?！?〕制定認(rèn)證方案。制定認(rèn)證方案是認(rèn)證方案的主要目的，是銜接認(rèn)證方案和訂單方案的橋梁。只有制定好認(rèn)證方案，才能根據(jù)該認(rèn)證方案做好訂單方案。下面給出認(rèn)證物料數(shù)量及開始認(rèn)證時間確實定方法。認(rèn)證物料數(shù)量=開發(fā)樣件需求數(shù)量+檢驗測試需求數(shù)量+樣品數(shù)量+機動數(shù)量開始認(rèn)證時間=要求認(rèn)證結(jié)束時間-認(rèn)證周期-緩沖時間5、準(zhǔn)備訂單方案準(zhǔn)備訂單方案也主要分為4個方面的內(nèi)容：接收市場需求、接收生產(chǎn)需求、準(zhǔn)備訂單環(huán)境資料、制定訂單方案說明書。〔1〕接收市場需求。市場需求是啟動生產(chǎn)供給程序流動的牽引項，要想制定比較準(zhǔn)確的訂單方案，首先必須熟知市場需求方案，或者是市場銷售方案。市場需求的進(jìn)一步分解便得到生產(chǎn)需求方案。企業(yè)的年度銷售方案一般在上年的年末制定，并報送至各個相關(guān)部門，同時下發(fā)到銷售部門、方案部門、采購部門，以便指導(dǎo)全年的供給鏈運轉(zhuǎn)；根據(jù)年度方案制定季度、月度的市場銷售需求方案?！?〕接收生產(chǎn)需求。生產(chǎn)需求對采購來說可以稱之為生產(chǎn)物料需求。生產(chǎn)物料需求的時間是根據(jù)生產(chǎn)方案產(chǎn)生的，通常生產(chǎn)物料需求方案是訂單方案的主要來源。在MRP系統(tǒng)之中，物料需求方案是主生產(chǎn)方案的細(xì)化，它主要來源于主生產(chǎn)方案、獨立需求的預(yù)測、物料清單文件、庫存文件。編制物料需求方案的主要步驟包括：①決定毛需求；②決定凈需求；③對訂單下達(dá)日期及訂單數(shù)量進(jìn)行方案?！?〕準(zhǔn)備訂單環(huán)境資料。訂單環(huán)境的資料主要包括：①訂單物料的供給商消息；②訂單比例信息(對多家供給商的物料來說，每一個供給商分?jǐn)偟南聠伪壤Q為訂單比例，該比例由認(rèn)證人員產(chǎn)生并給予維護(hù))；③最小包裝信息；④訂單周期，它是指從下單到交貨的時間間隔，一般以天為單位?！?〕制定訂單方案說明書。制定訂單方案說明書也就是準(zhǔn)備好訂單方案所需要的資料，主要內(nèi)容包括：①訂單方案說明書，如物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期等；②附有市場需求方案、生產(chǎn)需求方案、訂單環(huán)境資料等。6、評估訂單需求評估訂單需求是采購方案中非常重要的一個環(huán)節(jié)，只有準(zhǔn)確地評估訂單需求，才能為計算訂單容量提供參考依據(jù)，以便制定出好的訂單方案。它主要包括3個方面的內(nèi)容：分析市場需求、分析生產(chǎn)需求、確定訂單需求。〔1〕分析市場需求。市場需求和生產(chǎn)需求是評估訂單需求的兩個重要方面。訂單方案不僅僅來源于生產(chǎn)方案，一方面，訂單方案首先要考慮的是企業(yè)的生產(chǎn)需求，生產(chǎn)需求的大小直接決定了訂單需求的大小；另一方面，制定訂單方案還得兼顧企業(yè)的市場戰(zhàn)略及潛在的市場需求等。此外，制定訂單方案還需要分析市場要貨方案的可信度。〔2〕分析生產(chǎn)需求。要分析生產(chǎn)需求，首先就需要研究生產(chǎn)需求的產(chǎn)生過程，然后再分析生產(chǎn)需求量和要貨時間，這里不再做詳細(xì)的闡述，僅通過一個企業(yè)的簡單例子做一下說明。某企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)方案大綱，對零部件的清單進(jìn)行檢查，得到部件的毛需求量。在第一周，現(xiàn)有的庫存量是80件，毛需求量是40件，那么剩下的現(xiàn)有庫存量為80-40=40(件)那么到第三周時，庫存為40件，此時預(yù)計入庫120件，毛需求量70件，那么新的現(xiàn)有庫存為40+120-70=90(件)每周都有不同的毛需求量和入庫量，于是就產(chǎn)生了不同的生產(chǎn)需求，對企業(yè)不同時期產(chǎn)生的不同生產(chǎn)需求進(jìn)行分析是很有必要的。〔3〕確定訂單需求。根據(jù)對市場需求和對生產(chǎn)需求的分析結(jié)果，就可以確定訂單需求。通常來講，訂單需求的內(nèi)容是通過訂單操作手段，在未來指定的時間內(nèi)，將指定數(shù)量的合格物料采購入庫。7、計算訂單容量只有準(zhǔn)確地計算好訂單容量，才能比照需求和容量，經(jīng)過綜合平衡，最后制定出正確的訂單方案。計算訂單容量主要有4個方面的內(nèi)容：分析工程供給資料、計算總體訂單容量、計算承接訂單容量、確定剩余訂單容量?！?〕分析工程供給資料。在目前的采購環(huán)境中，所要采購物料的供給商信息是非常重要的一項信息資料。如果沒有供給商供給物料，那么無論是生產(chǎn)需求還是緊急的市場需求，一切都無從談起。可見，有供給商的物料供給是滿足生產(chǎn)需求和滿足緊急市場需求的必要條件。例如，某企業(yè)想設(shè)計一家練歌房的隔音系統(tǒng)，隔音玻璃棉是完成該系統(tǒng)的關(guān)鍵材料，經(jīng)過工程認(rèn)證人員的考察，該種材料被壟斷在少數(shù)供給商的手中，在這種情況下，企業(yè)的方案人員就應(yīng)充分利用好這些情報，在下達(dá)訂單方案時就會有的放矢的了?！?〕計算總體訂單容量?？傮w訂單容量是多方面內(nèi)容的組合。一般包括兩方面內(nèi)容：一是可供給的物料數(shù)量，另一方面是可供給物料的交貨時間。舉一個例子來說明這兩方面的結(jié)合情況：A供給商在12月31日之前可供給5萬個特種按鈕(i型3萬個，ii型2萬個)，B供給商在12月31日之前可供給8萬個特種按鈕(i型4萬個,ii型4萬個)，那么12月31日之前i和ii兩種按鈕的總體訂單容量為13萬個,其中ii型按鈕的總體訂單容量為6萬個。〔3〕計算承接訂單容量。承接訂單容量是指某供給商在指定的時間內(nèi)已經(jīng)簽下的訂單量，但是，承接訂單容量的計算過程較為復(fù)雜。仍以一個例子來說明：A供給商在12月31日之前可以供給5萬個特種按鈕(i型3萬個，ii型2萬個)，假設(shè)是已經(jīng)承接i型特種按鈕2萬個，ii型2萬個，那么對i型和ii型物料已承接的訂單量就比較清楚，即2萬個(i型)+2萬個(ii型)=4萬個?！?〕確定剩余訂單容量。剩余訂單容量是指某物料所有供給商群體的剩余訂單容量的總和，可以用下面的公式表示。物料剩余訂單容量=物料供給商群體總體訂單容量-已承接訂單量8、制定訂單方案制定訂單方案是采購方案的最后一個環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)。它主要包括4個方面的內(nèi)容：比照需求與容量、綜合平衡、確定余量認(rèn)證方案、制定訂單方案。〔1〕比照需求與容量。如果經(jīng)過比照發(fā)現(xiàn)需求小于容量，即無論需求多大，容量總能滿足需求，那么企業(yè)要根據(jù)物料需求來制定訂單方案；如果供給商的容量小于企業(yè)的物料需求，那么要求企業(yè)根據(jù)容量制定適宜的物料需求方案，這樣就產(chǎn)生了剩余物料需求，需要對剩余物料需求重新制定認(rèn)證方案。〔2〕綜合平衡。綜合平衡是指綜合考慮市場、生產(chǎn)、訂單容量等要素，分析物料訂單需求的可行性，必要時調(diào)整訂單方案，計算容量不能滿足的剩余訂單需求。〔3〕確定余量認(rèn)證方案。在比照需求與容量的時候，如果容量小于需求就會產(chǎn)生剩余需求，對于剩余需求，要提交認(rèn)證方案制定者處理，并確定能否按照物料需求規(guī)定的時間及數(shù)量交貨。為了保證物料及時供給，此時可以通過簡化認(rèn)證程序，并由具有豐富經(jīng)驗的認(rèn)證方案人員進(jìn)行操作。一份訂單包含的內(nèi)容有下單數(shù)量和下單時間兩個方面。下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量-方案入庫量-現(xiàn)有庫存量+平安庫存量下單時間=要求到貨時間-認(rèn)證周期-訂單周期-緩沖時間實例：電子公司采購方案表

實例：某人造纖維公司采購數(shù)量方案表第二節(jié)采購預(yù)算所謂預(yù)算就是一種用數(shù)量來表示的方案，是將企業(yè)未來一定時期間經(jīng)營決策的目標(biāo)通過有關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)地反映出來，是經(jīng)營決策的具體化、數(shù)量化。一、預(yù)算的作用和類型1、預(yù)算的作用一般說來，預(yù)算主要具有以下作用。①促進(jìn)企業(yè)方案工作的開展和完善，減小企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險與財務(wù)風(fēng)險。②保障戰(zhàn)略方案和作業(yè)方案的執(zhí)行，確保組織向同一個方向邁進(jìn)。③協(xié)調(diào)組織經(jīng)營。④在部門之間合理安排有限資源，保證資源分配的效率性。⑤控制支出：預(yù)算通過審批和撥款過程及差異分析控制支出。監(jiān)視支出：管理者用目前的收入和支出與預(yù)算的收入和支出相比較，變化最大的地方，無論是有利的還是不利的，可能就是管理者高度重視的對象，以確定這些差異的原因和應(yīng)對方法。2、預(yù)算的種類預(yù)算的種類不同，所起的作用也不同。根據(jù)時間的長短，可以將預(yù)算分為長期預(yù)算和短期預(yù)算。根據(jù)預(yù)算所涉及的范圍，可以將預(yù)算分為全面預(yù)算和分類預(yù)算。總預(yù)算根據(jù)其內(nèi)容的不同分為財務(wù)預(yù)算、決策預(yù)算和業(yè)務(wù)預(yù)算3類3、采購中涉及的預(yù)算采購部門中主要有4個領(lǐng)域受到預(yù)算控制：原料，維護(hù)、修理運作〔MRO〕供給，資產(chǎn)預(yù)算及采購運作預(yù)算。〔1〕原料。準(zhǔn)備充分的原料預(yù)算為組織提供如下作用：①使得采購部門能夠設(shè)立采購方案以確保原料需要時能夠及時得到；②用以確定隨時備用的原材料和成品部件的最大價值和最小價值；③建立一個財務(wù)部門確定與評估采購支出需求的根底。盡管原料預(yù)算通?；诠烙嫷膬r格和方案的時間進(jìn)度，原料預(yù)算還可以做到下面的工作：①為供給商提供產(chǎn)量方案信息和消耗速度方案信息；②為生產(chǎn)和材料補充的速度制定恰當(dāng)?shù)姆桨福虎巯鳒p運輸本錢；④幫助提前購置。另外，原料預(yù)算還可以提前通知供給商一個估計的需求數(shù)量和進(jìn)度，從而改進(jìn)采購談判?！?〕MRO供給。維護(hù)、修理和運作〔MRO〕供給包含在運作過程中，但它們并沒有成為生產(chǎn)運作中的一局部。MRO工程主要有辦公用品、潤滑油、機器修理和門衛(wèi)。MRO工程的數(shù)目可能很大，對每一項都做出預(yù)算并不可行。MRO預(yù)算通常由以往的比例來確定，然后根據(jù)庫存和一般價格水平中的預(yù)期變化來調(diào)整。〔3〕資產(chǎn)預(yù)算。固定資產(chǎn)的采購?fù)ǔＪ侵С鲚^大的局部。好的采購活動和談判能為組織節(jié)省很多錢。固定資產(chǎn)采購的評估不僅要根據(jù)初始本錢，還要根據(jù)包括維護(hù)、能源消耗及備用部件本錢等的生命周期總本錢。由于這些支出的長期性質(zhì)，通常用凈現(xiàn)值算法進(jìn)行預(yù)算和做出決策?！?〕采購運作預(yù)算。采購職能的運作預(yù)算包括采購職能業(yè)務(wù)中發(fā)生的所有花費。通常，這項預(yù)算根據(jù)預(yù)期的業(yè)務(wù)和行政的工作量來制定，這些花費包括工資、空間本錢、供熱費、電費、電話費、郵政費、辦公設(shè)施、辦公用品、技術(shù)花費、差旅與娛樂花費、教育花費及商業(yè)出版物的費用。二、預(yù)算的編制方法和流程概率預(yù)算零基預(yù)算彈性預(yù)算滾動預(yù)算固定預(yù)算1、概率預(yù)算概率預(yù)算是指對在預(yù)算期內(nèi)不確定的各預(yù)算構(gòu)成變量，根據(jù)客觀條件，做出近似的估計：估計他們可能變動的范圍及出現(xiàn)在各個變動范圍的概率，再通過加權(quán)平均計算有關(guān)變量在預(yù)期內(nèi)的期望值的一種預(yù)算編制方法。

概率預(yù)算的根本特征是：

1.影響預(yù)算對象的各因素具有不確定性，因而存在著多種開展可能性，并且這些可能性能夠計量。

2.由于對影響預(yù)算對象的變量的所有可能都作了客觀的估計和測算，因而開闊了變量的范圍，改善了預(yù)算指標(biāo)的準(zhǔn)確程度。概率預(yù)算編制的步驟：〔1〕在預(yù)測分析的根底上，估計各相關(guān)因素的可能值及其出現(xiàn)的概率，它可以根據(jù)歷史資料或經(jīng)驗進(jìn)行判斷；〔2〕計算聯(lián)合概率，即各相關(guān)因素的概率之積；〔3〕根據(jù)彈性預(yù)算提供的預(yù)算指標(biāo)以及與之對應(yīng)的聯(lián)合概率計算出預(yù)算對象的期望值，即概率預(yù)算下的預(yù)算結(jié)果。概率預(yù)算編制的一般程序如下：1.對變量可能出現(xiàn)的結(jié)果估計一個概率Pi,取值范圍是0≤Pi≤1,∑Pi=1。2.根據(jù)各個變量〔Xi)及其估計概率〔Pi〕，計算其數(shù)學(xué)期望值E。E=∑Xi×Pi3.根據(jù)各變量期望值編制預(yù)算。

概率預(yù)算的編制過程能使所得結(jié)果更符合客觀實際情況。2、零基預(yù)算零基預(yù)算法全稱為“以零為根底編制方案和預(yù)算的方法〞，簡稱零基預(yù)算，均以零為基底，不考慮以往情況如何，從根本上研究分析每項預(yù)算有否支出的必要和支出數(shù)額的大小。這種預(yù)算不以歷史為根底作修修補補，在年初重新審查每項活動對實現(xiàn)組織目標(biāo)的意義和效果，并在本錢—效益分析的根底上，重新排出各項管理活動的優(yōu)先次序，并據(jù)此決定資金和其他資源的分配。

零基預(yù)算的特點：1.預(yù)算的根底不同

調(diào)整預(yù)算法的編制根底是前期結(jié)果，本期的預(yù)算額是根據(jù)前期的實績調(diào)整確定的。零基預(yù)算的根底是零，本期的預(yù)算額是根據(jù)本期經(jīng)濟活動的重要性和可供分配的資金量確定的。

2．預(yù)算編制分析的對象不同

調(diào)整預(yù)算法重點對新增加的業(yè)務(wù)活動進(jìn)行本錢效益分析，而對性質(zhì)相同的業(yè)務(wù)活動不作分析研究，零基預(yù)算法那么不同，它要對預(yù)算期內(nèi)所有的經(jīng)濟活動進(jìn)行本錢—效益分析。

3．預(yù)算的著眼點不同

調(diào)整預(yù)算法主要以金額上下為重點，著重從貨幣角度控制預(yù)算金額的增減。零基預(yù)算除重視金額上下外主要的是從業(yè)務(wù)活動的必需性以及重要程度來分配有限的資金。

零基預(yù)算的編制方法的步驟a:劃分和確定基層預(yù)算單位b:編制本單位的費用預(yù)算方案c:開展本錢--收益分析d:分配資金e:落實預(yù)算零基預(yù)算具有以下優(yōu)點：

(1)有利于提高員工的“投入一產(chǎn)出〞意識。(2)有利于合理分配資金。(3)有利于發(fā)揮基層單位參與預(yù)算編制的創(chuàng)造性。(4)有利于提高預(yù)算管理水平。缺點：工作量大，費用高，資金分配時，受主觀因素的影響，容易引起部門之間的矛盾。3、彈性預(yù)算彈性預(yù)算法又稱變動預(yù)算法、滑動預(yù)算法，是在變動本錢法的根底上，以未來不同業(yè)務(wù)水平為根底編制預(yù)算的方法，是固定預(yù)算的對稱。是指以預(yù)算期間可能發(fā)生的多種業(yè)務(wù)量水平為根底，分別確定與之相應(yīng)的費用數(shù)額而編制的、能適應(yīng)多種業(yè)務(wù)量水平的費用預(yù)算。以便分別反映在各業(yè)務(wù)量的情況下所應(yīng)開支(或取得)的費用(或利潤)水平。正是由于這種預(yù)算可以隨著業(yè)務(wù)量的變化而反映各該業(yè)務(wù)量水平下的支出控制數(shù)，具有一定的伸縮性，因而稱為"彈性預(yù)算"。用彈性預(yù)算的方法來編制本錢預(yù)算時,其關(guān)鍵在于把所有的本錢劃分為變動本錢與固定本錢兩大局部。變動本錢主要根據(jù)單位業(yè)務(wù)量來控制,固定本錢那么按總額控制。本錢的彈性預(yù)算方式如下:本錢的彈性預(yù)算＝固定本錢預(yù)算數(shù)＋∑〔單位變動本錢預(yù)算數(shù)×預(yù)計業(yè)務(wù)量〕

編制彈性預(yù)算的步驟如下：①選擇和確定各種經(jīng)營活動的計量單位消耗量、人工小時、機器工時等。②預(yù)測和確定可能到達(dá)的各種經(jīng)營活動業(yè)務(wù)量。在確定經(jīng)濟活動業(yè)務(wù)量時，要與各業(yè)務(wù)部門共同協(xié)調(diào)，一般可按正常經(jīng)營活動水平的70％－120％之間范圍確定，也可按過去歷史資料中的最低業(yè)務(wù)量和最高業(yè)務(wù)量為上下限，然后再在其中劃分假設(shè)干等級，這樣編出的彈性預(yù)算較為實用。③根據(jù)本錢性態(tài)和業(yè)務(wù)量之間的依存關(guān)系，將企業(yè)生產(chǎn)本錢劃分為變動和固定兩個類別，并逐項確定各項費用與業(yè)務(wù)量之間的關(guān)系。

④計算各種業(yè)務(wù)量水平下的預(yù)測數(shù)據(jù)，并用一定的方式表示，形成某一項的彈性預(yù)算。

彈性本錢預(yù)算法的主要特點①能提供一系列生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)量的預(yù)算數(shù)據(jù)，它是為一系列業(yè)務(wù)量水平而編制的，因此，當(dāng)某一預(yù)算工程的實際業(yè)務(wù)量到達(dá)任何水平時(必須在選擇的業(yè)務(wù)量范圍之內(nèi))．都有其適用的一套控制標(biāo)準(zhǔn)。

②由于預(yù)算是按各項本錢的性態(tài)分別列示的，因而可以方便地計算出在任何實際業(yè)務(wù)量水平下的預(yù)測本錢，從而為管理人員在事前據(jù)以嚴(yán)格控制費用開支提供方便，也有利于在事后細(xì)致分析各項費用節(jié)約或超支的原因，并及時解決問題。

彈性預(yù)算的優(yōu)點

彈性預(yù)算的優(yōu)點在于:一方面能夠適應(yīng)不同經(jīng)營活動情況的變化,擴大了預(yù)算的范圍,更好地發(fā)揮預(yù)算的控制作用,防止了在實際情況發(fā)生變化時,對預(yù)算作頻繁的修改;另一方面能夠使預(yù)算對實際執(zhí)行情況的評價與考核,建立在更加客觀可比的根底上。這種方法適用于各項隨業(yè)務(wù)量變化而變化的工程支出，如學(xué)校的貨物采購工程，由于學(xué)生的招生規(guī)模變化很大，因而可以根據(jù)預(yù)算年度計劃招生人數(shù)、在校學(xué)生人數(shù)測算應(yīng)添置的課桌凳、床的數(shù)量、教學(xué)樓防護(hù)維修或其他采購工程。

4、滾動預(yù)算滾動預(yù)算法又稱連續(xù)預(yù)算或永續(xù)預(yù)算，是指按照“近細(xì)遠(yuǎn)粗〞的原那么，根據(jù)上一期的預(yù)算完成情況，調(diào)整和具體編制下一期預(yù)算，并將編制預(yù)算的時期逐期連續(xù)滾動向前推移，使預(yù)算總是保持一定的時間幅度。簡單地說，就是根據(jù)上一期的預(yù)算指標(biāo)完成情況，調(diào)整和具體編制下一期預(yù)算，并將預(yù)算期連續(xù)滾動向前推移的一種預(yù)算編制方法。滾動預(yù)算的編制，可采用長方案，短安排的方式進(jìn)行，即在編制預(yù)算時，可先按年度分季，并將其中第一季度按月劃分，編制各月的詳細(xì)預(yù)算。其他三個季度的預(yù)算可以粗一些，只列各季總數(shù)，到第一季度結(jié)束前，再將第二季度的預(yù)算按月細(xì)分，第三、四季度及下年度第一季度只列各季總數(shù)，依此類推，使預(yù)算不斷地滾動下去。滾動預(yù)算的優(yōu)點1、能保持預(yù)算的完整性、繼續(xù)性，從動態(tài)預(yù)算中把握企業(yè)的未來。2、能使各級管理人員始終保持對未來一定時期的生產(chǎn)經(jīng)營活動作周詳?shù)目紤]和全盤規(guī)劃，保證企業(yè)的各項工作有條不紊地進(jìn)行。3、由于預(yù)算能隨時間的推進(jìn)不斷加以調(diào)整和修訂，能使預(yù)算與實際情況更相適應(yīng)，有利于充分發(fā)揮預(yù)算的指導(dǎo)和控制作用。采用滾動預(yù)算的方法，預(yù)算編制工作比較繁重。為了適當(dāng)簡化預(yù)算的編制工作，也可采用按季度滾動編制預(yù)算。4、有利于管理人員對預(yù)算資料作經(jīng)常性的分析研究，并根據(jù)當(dāng)前的執(zhí)行情況及時加以修訂，保證企業(yè)的經(jīng)營管理工作穩(wěn)定而有秩序地進(jìn)行。滾動預(yù)算的適用性這種方法適用于規(guī)模較大、時間較長的工程類或大型設(shè)備采購工程。滾動預(yù)算的實施將原定的預(yù)算結(jié)果不斷的進(jìn)行修改，但是這種不斷的更新和修改正是滾動預(yù)算要做的事情，也是它優(yōu)于普通年度預(yù)算之處。這是因為，預(yù)算有兩個大的作用，考核和方案。做為考核，沿用正式的預(yù)算是正常的，但作為方案和資源配置的重要工具，預(yù)算是前一年制訂的，到實際執(zhí)行時，情況可能已經(jīng)變化，原來的假設(shè)可能已不適用，所以要有最新的預(yù)測來指導(dǎo)經(jīng)營決策，滾動預(yù)算起的就是這個作用。但滾動預(yù)算一般不太會作為更新的考核指標(biāo)，以確保在目標(biāo)設(shè)置上預(yù)算的權(quán)威性。所以滾動預(yù)算做的事不是不斷的修改目標(biāo)，而是不斷的修改預(yù)測的結(jié)果，以指導(dǎo)最新的決策。滾動預(yù)算的運用采用滾動預(yù)算把握企業(yè)的未來為了便于企業(yè)管理當(dāng)局把握企業(yè)的未來，我們主張應(yīng)當(dāng)編制動態(tài)預(yù)算。其理由如下：

1、滾動預(yù)算符合人們的認(rèn)識規(guī)律。

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動是復(fù)雜多變的，在編制預(yù)算時，雖然人們對預(yù)算期內(nèi)影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的各方面因素進(jìn)行了預(yù)測和分析，形成了一定的共識。但是，隨著時間的推移，它將會產(chǎn)生各種難以預(yù)料的變化，這無疑會影響預(yù)算的正確性，甚至?xí)?dǎo)致某些預(yù)算不合時宜。再說人們對未來客觀事物的認(rèn)識也有一個由粗到細(xì)，由簡單到具體的過程，而滾動預(yù)算能幫助我們克服預(yù)算的盲目性，防止預(yù)算與實際有較大的出人。2、滾動預(yù)算有助于提高預(yù)算的準(zhǔn)確性。

滾動預(yù)算的預(yù)算期間具有動態(tài)固定特性，說它具有固定特性是因為滾動預(yù)算始終要保持一個固定的預(yù)算期間，通常為一年或者長于一年的一個經(jīng)營周期；說它有動態(tài)特性，是因為每經(jīng)過一個月，就根據(jù)已經(jīng)掌握了的新的情況對后幾個月的預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和修正，并在原來的預(yù)算期末隨即補充一個月的