檔案接受收管理制度

檔案接受收管理制度一、目的為規(guī)范檔案接受收工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、可信度、及時(shí)性，保證檔案的合法性、權(quán)威性、完整性、保密性、安全性，提高檔案工作的效率和服務(wù)質(zhì)量，制定本《檔案接受收管理制度》。二、適用范圍本制度適用于全公司各單位業(yè)務(wù)檔案的接收、收集、審核和傳遞等環(huán)節(jié)所涉及的管理制度。其中檔案種類包括：紙質(zhì)檔案、電子檔案。三、工作流程1.檔案接受收登記（1）檔案接收。相關(guān)單位應(yīng)存在專人負(fù)責(zé)檔案接收收集工作。接收人員應(yīng)在接收工作前先進(jìn)行培訓(xùn)，了解收集的相關(guān)內(nèi)容。（2）檔案收集。檔案接收單位應(yīng)定期向各業(yè)務(wù)部門發(fā)放檔案征集通知，并按照規(guī)定時(shí)間與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通和聯(lián)系，完成檔案的收集工作。（3）檔案接收收集登記。檔案接收單位應(yīng)按照規(guī)定的表格格式，將接收收集的內(nèi)容進(jìn)行匯總登記，并進(jìn)行電子記賬，登記內(nèi)容包括：檔案類別、件號、文件題名、存放地點(diǎn)、擬定保管期限等，以及檔案交接時(shí)間、交付人、接收人等。2.檔案質(zhì)量審核（1）檔案質(zhì)量審核。檔案接收單位對于檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、可信度進(jìn)行審核，對于質(zhì)量不合格檔案予以退回。（2）檔案分類整理。檔案接收單位對質(zhì)量合格檔案進(jìn)行分類整理，然后進(jìn)行登記、編號和標(biāo)識。3.檔案管理（1）檔案分類存儲(chǔ)。按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，檔案接收單位對檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，分類存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)按照檔案保存期限和密級等進(jìn)行管理。（2）檔案保密及安全保障。檔案接收單位應(yīng)按照保密等級和保密風(fēng)險(xiǎn)評估的結(jié)果，采取相應(yīng)的技術(shù)措施和管理措施，保障檔案的安全、保密性及其它相關(guān)法律法規(guī)要求。4.檔案查詢和借閱（1）檔案查詢。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)建立檔案查詢系統(tǒng)，如有必要可委托專人負(fù)責(zé)相關(guān)查詢工作。查詢應(yīng)當(dāng)記錄。（2）檔案借閱。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)建立檔案借閱制度，進(jìn)行嚴(yán)格管理和登記。對于涉及國家秘密和商業(yè)機(jī)密的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行操作。5.檔案歸檔（1）檔案歸檔。檔案接收單位在完成檔案存儲(chǔ)、保密后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行檔案歸檔。歸檔應(yīng)對文件進(jìn)行編號，記錄相關(guān)賬目，以便今后查詢。（2）檔案管理。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)定期對檔案進(jìn)行管理和清點(diǎn)，確保檔案保存完整，并通報(bào)相關(guān)部門。四、責(zé)任及流程說明檔案接收人員由接收所在單位負(fù)責(zé)，紙質(zhì)檔案應(yīng)負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行登記、整理、存儲(chǔ)、借閱及歸檔等工作，電子檔案應(yīng)負(fù)責(zé)進(jìn)行電子備份。接收工作結(jié)束后，檔案接收單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向管理部門匯報(bào)，并進(jìn)行檔案交接。五、附則本制度自公布之日起生效，如對本制度所