檔案庫房管理制度

檔案庫房管理制度1.目的為了規(guī)范檔案庫房的管理和使用，保證檔案管理的安全、有效和合法性，制定本管理制度。2.適用范圍本管理制度適用于所有使用該檔案庫房資源的部門及人員。3.檔案庫房的管理3.1安全管理檔案庫房的出入口必須設(shè)有門衛(wèi)，并保證門衛(wèi)在工作時(shí)間全天候上班，實(shí)行嚴(yán)格的入出門禁制度。檔案庫房必須采取可靠的安全技術(shù)防護(hù)措施，如激光防盜、紅外線探測、視頻監(jiān)控等設(shè)備，確保檔案的安全無損失。禁止吸煙、飲食、喧嘩、打鬧、使用明火等任何危險(xiǎn)行為，以免造成火災(zāi)及其他安全事故。3.2檔案歸檔管理檔案要按照文件管理的一般規(guī)定歸檔，并應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)的文種、文號、時(shí)間、主題等有序歸檔。檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備專用文件柜、文件車等器具，并應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一編號、標(biāo)識(shí)、封存。對于重要的檔案，還應(yīng)當(dāng)編寫檔案目錄，并在檔案柜上加掛目錄清單。在檔案歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)遵守“三檢查、三復(fù)核、一簽字”的流程，確保檔案的準(zhǔn)確歸檔。3.3盤點(diǎn)管理檔案庫房每年定期進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)結(jié)果上報(bào)本單位、總檔案室等相關(guān)部門。對于未發(fā)現(xiàn)的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行二次搜尋，并重新登記歸檔。對于重要資料、檔案要加強(qiáng)保密，進(jìn)行多次復(fù)查，確保安全。3.4借閱管理申請借閱人必須持本單位的借閱證和身份證到檔案庫房辦理借閱手續(xù)，對其進(jìn)行身份核對并進(jìn)行必要的借閱登記。借閱人不得拆開檔案、更改內(nèi)容、私自復(fù)制或通過其他方式泄露檔案內(nèi)容。檔案借閱期限應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)，如需延期應(yīng)當(dāng)提前申請并經(jīng)過檔案管理員批準(zhǔn)方可延期。檔案借閱應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制，對于特殊檔案、涉密資料、保密各級的檔案、核心技術(shù)資料等重要檔案，應(yīng)當(dāng)在借閱前進(jìn)行嚴(yán)格的審批。4.檔案庫房使用的注意事項(xiàng)檔案庫房內(nèi)物品應(yīng)當(dāng)放置整齊干凈，防止雜物雜草等影響現(xiàn)場整潔度，遵守清潔工作的要求。檔案庫房內(nèi)工具設(shè)備應(yīng)當(dāng)齊全，如現(xiàn)場工具、安全帶等，并保證維護(hù)完好，避免出現(xiàn)影響正常工作。禁止吸煙，如有需要請到指定地點(diǎn)吸煙，保持整個(gè)庫房內(nèi)相對舒適的環(huán)境狀態(tài)。任何人不得私自改動(dòng)庫房內(nèi)設(shè)施或涂寫墻壁等，如有需要應(yīng)當(dāng)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)申請并進(jìn)行評估。5.附則檔案庫房應(yīng)當(dāng)按照本管理制度及國家有關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程的規(guī)定進(jìn)行管理，對檔案進(jìn)行合法、安全、高效的管理和利用。本管理制度自發(fā)布之日起施行，所涉及的事項(xiàng)如有變更，應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新，并向庫房內(nèi)人員進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)和宣傳。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得銷毀或弄丟任何檔案，如有違反將追究相應(yīng)的責(zé)任。6.結(jié)論檔案管理是每個(gè)單位的重要工作之一，做好檔案管理能夠保障各個(gè)部門的正